Ipad-projekt i Byg-til-Vækst. Digitale værktøjer - Hvad skal det løse?

Transkript

1 Ipad-projekt i Byg-til-Vækst Digitale værktøjer - Hvad skal det løse?

2 Baggrund for projektet i Byg-til-Vækst LEAN I projektet Byg-til-Vækst-LEAN indledte man arbejdet med at implementere LBS som planlægningsværktøj på taktisk niveau. Det affødte selvfølgelig ønsket om yderligere digitalisering på operativt niveau. Enkelte faggrupper brugte digitale redskaber, men hovedparten af de tilstedeværende entrepriser på pladsen, gjorde ikke og da der samtidigt var en vis kritik fra medarbejderne på operativt niveau, i forbindelse med planlægningen af byggeprocessen, fandt Task-force-gruppen det hensigtsmæssigt at undersøge muligheden for et afgrænset projekt, - altså et projekt i projektet vedr. implementering af digitale værktøjer på byggepladsen. 1 Skal dansk byggeri i fremtiden optimere byggeprocessen, drage nytte af de mange nye digitale muligheder samt sikre en bedre kvalitet i byggeriet, så skal medarbejderne på operativt niveau beherske digitale redskaber i langt større grad end tilfældet er i dag. Projektet i en større samfundsmæssig og byggefaglig kontekst Mere end en fjerdedel af den danske befolkning er såkaldte dårlige eller svage ITbrugere. En OECD-rapport fra oktober 2013 viser, at en million danskere er ikke gode nok til at anvende deres it-kundskaber. Mere end hver tredje af landets omkring små og mellemstore virksomheder bruger kun IT til helt basale ting som bogføring og regnskab, viser en undersøgelse fra Erhvervsstyrelsen. Rapporten Digitalisering af dansk erhvervsliv konkluderer det samme. Hvis andelen af danske virksomheder, der har digitaliseret mindst en intern funktion, øges med 1 procentpoint, vil det give en årlig værditilvækst på op til 6,5 milliarder kroner årligt i den samlede private sektor. Udfordringen er blot, at mange af de små virksomheder i Danmark ikke bruger ret mange penge på IT. Ifølge Danmarks Statistik bruger små virksomheder med mellem ansatte kun kr. på it pr. fuldtidsbeskæftiget. Lektor ved Institut for Økonomi og Ledelse på Aalborg Universitet, Reimer Ivang, siger, at små og mindre virksomheder risikerer at blive sat tilbage, hvis de ikke rider med på den digitale bølge. - Her tænker jeg både på at eksponere sig selv digitalt, endsige bruge de digitale hjælpemidler intelligent på arbejdspladsen. Med de krav, der stilles til vores 1 Organisationen Odense & Co, har bidraget til pilotprojektet med en mer-bevilling.alle andre interessenter har indvilget i at inddrage dette projekt som en del af det samlede projekt. 1

3 virksomheder i et digitalt samfund, risikerer man at afvikle virksomheden, hvis ikke man formår at følge med, siger Reimer Ivang. Stort potentiale En analyse fra forskningsenheden CEBR (Centre for Economic and Business Research, CBS), Digitalization and Productivity, viser, at potentialet for øget digitalisering i de danske virksomheder er enormt og når de fleste håndværksvirksomheder i dag afgiver tilbud, sker det i form af et word-dokument, et Excelark eller måske håndskrevne papirer. Et af rapportens nøgleresultater er, at en et procentpoint større andel af virksomheder, som har digitaliseret visse forretningsprocesser, er knyttet til 0,72 procent højere værditilvækst pr. medarbejder. Med andre ord: Det svarer til en årlig bruttoværditilvækst på mellem 2,6 og 6,5 milliarder kroner. FTF: Uddan en million danskere Hovedorganisationen FTF, der repræsenterer lønmodtagere både privat og offentligt, anbefalede regeringen i april 2014, at iværksætte en plan, der kan ituddanne den million danskere, der er dårlige til at bruge IT, for at skabe vækst og jobs. Formelle krav til fremtidige byggerier i DK Der er allerede i dag i forbindelse med offentligt støttet byggeri krav om BIM i hele byggeprocessen og at byggeriet afleveres med et tegningsmateriale, der er digitalt retvisende. Desuden kan man forvente af dansk byggeri, hvis det skal gøre sig gældende og dermed konkurrencedygtigt, at der sker en digitalisering i forhold til miljøcertificering, kvalitetssikring, FM-modeller, etc. Det kræver ikke alene klare beskrivelser af digitale værktøjer, men også af digitale processer. Universitets- & Bygningsstyrelsen udtaler i forbindelse med renovering af Vestfyns Gymnasium, hvor lokale entreprenører havde opgaven : I fremtiden vil vi allerede i udbuddet stille krav til entreprenørerne om selv at selv at opstille en digital skurvogn med projektweb og A3-printer på byggepladsen, så projektweb kan anvendes igennem hele processen. Og så må det være op til den enkelte entreprenør selv at gøre sig parate til dette - og kun entreprenører, der er indstillet på at opfylde kravene, vil komme i betragtning ved tilbudsgivningen. Som statslig bygherre kan vi kun være meget tilfredse med, at byggeweb nu kommer i praktisk anvendelse ude på byggepladserne 2

4 Referenceprojekt Task-forcegruppen tager udgangspunkt i projektet Den digitale byggeplads. Projektet er et BABEL projekt i samarbejde med Bygge og anlægsbranchens Udviklingsfond. BABEL har undersøgt mulighederne og potentialet i at introducere Ipads på byggepladsen. Der refereres fra 2 rapporter fra projektet, dels en rapport udarbejdet af Jacob Vest Adler og dels en rapport, uden forfatter, udgivet af BABEL og Byggeriets uddannelser. Hovedspørgsmålene i projektet var : Hvilke fordele kan man drage af en digital byggeplads? Og hvordan kommer man selv i gang med digitale løsninger i sin egen entreprise? Resultater Håndværkerne meddeler at de med digitaliseringen fået: lettere adgang til informationer færre forespørgsler omkring problemløsning til deres formænd færre og kortere arbejdsstop øget flow i arbejdet færre misforståelser om arbejdets udførelse færre fejl i processen mulighed for at forberede arbejdsprocesser når det passer den enkelte højere arbejdsglæde grundet større medarbejderinddragelse Men I stedet for BIM, blev projektets digitale omdrejningspunkt et program der primært bruges til KS og registrering af fejl og mangler, og dels et simpelt system, hvor de tegninger som folkene tidligere havde fået som laminerede tegninger, nu lå elektronisk, og blev læst ved hjælp af ipads. Men for at kunne udføre projektet uden for mange frustrationer, og for at finde et niveau hvor teknologien faktisk har været givende for håndværkerne og byggeprocessen, er projektet blevet justeret til et niveau, der udfordrer og udvikler organisationer og håndværkere på et realistisk niveau, der afspejler deltagernes digitale udviklingsniveau. 3

5 Derfor blev det rapportens underspørgsmål der konstituerede projektet: Hvilke barrierer og potentialer oplever de enkelte faggrupper i forhold til implementeringen af ny teknologi? Hvilke kommunikative barrierer er der mellem de forskellige faggrupper, vertikalt i de deltagende virksomheder? Hvilke kulturelle forskelle mellem faggrupperne, vertikalt i virksomhederne, skal der tages højde for, når digitale teknologier skal implementeres blandt de udførende håndværkere Task-force-gruppen vil successivt tage stilling til underspørgsmålenes relevans og aktualitet i dette projekt. Planlægningsmodel. Nedenstående model er udgangspunktet for Task-force-gruppens arbejde med pilot-projektet. Modellen viser hvilke forudsætninger processer og produkter, som Task-Forcegruppen har fokus på og som skal afklares indledningsvis i projektet. Modellen er brugbar, fordi hele projektet hviler på de analyser, teorier og erfaringer, der er gjort i sammenlignelige projekter, fx præsenteres i sidste del af oplægget, hvilke barrierer der bør tages højde for i digitale projekter på byggepladsen. 2 Hvad er målet? Målgruppen? Hvor mange brugere/enheder? Teknologi Hvilket system? Hvem introducerer? Opdatering? Brugere Hvem kontakter man ved nedbrud? Hvad er behovet for træning? - Systematisk - Justering - Hvor ofte? Opfølgning Task-force-gruppens opfølgning Data Rapport Evaluering - vidensdeling 2 Se bilag 1 4

6 Bemærk! Så snart gruppen har gennemarbejdet modellen og der foreligger en tids-, intro- og opfølgningsplaner, opdateres dokumentet med relevante data. Foreløbigt oplæg til projektet. Deltagere: Guldfeldt tømrer ( 2 sjakbajser og formand) Thode tømrere ( 1 sjakbajs og formand) Airteam ventilation og køl. KPC - byggeleder BtV Allan Due og Jim I alt skal vi bruge 14 stk. Ipad. Hvorfor: Som udgangspunkt var det for at entreprenørerne skulle opleve at et digitalt redskab/værktøj, var lige så naturligt at anvende som en skruemaskine. Desuden ville det fremadrettet øge entreprenørernes muligheder for at deltage i digitale udbud. I dette projekt vil brug af Ipad handle om : At tegningsmaterialet, altid er ajour. At tegningsmaterialet ka ses i 3D Huskeliste til tavlemøder hele teamet kan bidrage til bedre fælles foranstaltninger Tavlemødet kan dokumenteres (foto) og der kan laves en digital huskeliste til teamet/sjakket. Kvalitetssikring (billeddokumentation) Mangelgennemgang Bestilling af materialer Timeregnskab (anvendes som skurbog) Kan vi på nogen måde anvende Ipad til dokumentation af reduktion af spild? Kan vi på nogen måde bruge Ipad til dokumentation af øget løn? Ovennævnte handler om produkter, men hvilke processer kan en Ipad forbedre? a. Kommunikation generelt? b. Kommunikation mellem byggeledelse og sjak? c. Kommunikation sjakkene imellem? d. Skabe og opretholde et bedre flow i byggeprocessen? e. Ændre arbejdsprocesser så vente- og spildtid reduceres? 5

7 f. Empower medarbejdere på alle niveauer ved at forbedre informationsniveauet? g. Vil beslutningerne, der træffes i de enkelte sjak, blive bedre? h. Vil sjakkene blive mere selvledede? Der vil medio august 2016 blive foretaget en afsluttende evaluering 6

8 Undervisning/introduktion i brug af I-pad i relation til Byggeprocessen. I det følgende fremlægges en undervisningsplan for brug af I-pad i projektet. Kursets formål er at deltagerne opnår handlekompetence i forhold til at bruge udvalgte apps i det daglige arbejde. Nedenstående kan også fungere som anvisning på hvorledes medarbejderne, selv kan oprette og indrette I-pad en til arbejdsbrug, - fx som e-læring. Vi anbefaler dog, at opstart sker som traditionel undervisning, således at deltagerne kan samtale om indholdet. Opstart: Opret Appel-id som er forbundet med din private . Har du i forvejen et appelid skal det anvendes. Konfiguration af en ny ipad 1. Monter simkort a. Se vejledningen der følger med ipaden. 2. Tænd telefonen 3. Skærm: Hej a. Stryg fra venstre mod højre på teksten nederst 4. Skærm: Sprog liste a. Vent lidt: Så vises Puk/Pin besked b. Tast Puk + opret pinkode i. Bemærk: Du finder puk koden i brevet med simkortet. Enten i det blå felt nederst på brevet, eller på selve plastikkortet som simkortet sidder i. c. Vent sekunder: SIM Locked besked vises d. Tast den nye pinkode igen e. Du er nu tilbage på Sprog liste skærmen f. Vent: indtil der er signal og 3G/4G logo i øverste venstre hjørne af skærmen g. Vælg Dansk 5. Skærm: Vælg land el. område a. Vælg "Danmark" 6. Skærm: Vælg Wi-Fi eller mobil net a. Tryk "Brug mobil forbindelse nederst" 7. Skærm: Lokalitetstjenester 7

9 a. Vælg "Slå lokalitetstjenester til" 8. Skærm: Indstil ipad a. Vælg "Indstil som ny ipad" 9. Skærm: Apple-id a. Vælg "Log ind med dit Apple id" b. Skriv Apple-ID brugernavn og kode 10. Skærm: Vilkår og betingelse a. Tryk "Enig" b. Tryk "Enig" igen på Popup beskeden 11. Skærm: icloud a. Tryk "Brug icloud" 12. Skærm: Find min ipad a. Tryk "Næste" 13. Skærm: imessage og FaceTime a. Bemærk: Denne kommer kun hvis der tidligere har været opsat imessage og Facetime på dit Apple-ID b. Hvis du ikke ønsker at ipaden skal modtage imessage beskeder og FaceTime opkald på denne ipad via en eller flere af disse kan du fjerne fluebenene ud for hver enkelt. c. Tryk Næste 14. Skærm: icloud Drive a. Bemærk: Denne kommer kun hvis opgraderingen ikke tidligere er foretaget på det aktuelle Apple-ID b. Tryk "Opgrader til icloud Drive" 15. Skærm: Touch ID a. Hold telefonen og dermed fingeren på samme måde som du til dagligt vil gøre når du trykker på knappen nederst for at tænde skærmen b. Tilmeld finger ved at følge guide på skærmen Vend til bage her til når du bliver spurgt om en kode! 16. Skærm: Opret Adgangskode til Touch ID a. VIGTIGT: Dette er Låsekoden til telefonen! i. Du bliver bl.a. spurgt når telefonen tændes efter at den har være slukket b. Opret koden og gentag på næste skærm 17. Skærm: Touch ID til itunes & App Store a. Bemærk: Denne skærm kommer kun hvis dit Apple-id tidligere har været brugt på App-store 8

10 b. Vælg "indstil senere" 18. Skærm: icloud-nøglering (Opret ny nøglering) a. Bemærk: Hvis dit Apple-ID allerede indeholder et icloud-nøglerings lager vises denne skærm ikke, men derimod den skærm der kan ses i næste afsnit! i. Forskellen ses på valgmulighederne b. Vælg "Indstil icloud-nøglering" c. Vælg "Brug adgangskode" (for at benytte Touch ID Låsekoden) d. Skærm: Telefonnummer e. Tast dit telefonnummer og tryk "Næste" 19. Skærm: icloud-nøglering (Forbind til eksisterende nøglering) a. Bemærk: Hvis dit Apple-ID ikke allerede indeholder et icloudnøglerings lager vises denne skærm ikke, men derimod den skærm der vises i forrige afsnit! i. Forskellen ses på valgmulighederne b. Vælg "Brug icloud-sikkerhedskode" c. Skærm: icloud-sikkerhedskode i. Skriv din nøglerings sikkerhedskode 20. Skærm: Diagnostik a. Vælg "Send automatisk" 21. Skærm: Appanalyse a. Vælg "Del med appudviklere" 22. Skærm: Velkommen a. Tryk "Kom i gang" 23. Skærm: Forside vises a. Vent på: Popup besked med "imessage kræver evt. betaling.." b. Bemærk: Der kan nogle gange stå FaceTime i stedet for imessage eller måske begge dele c. Tryk "OK" Tilføjeles af konto 1. Gå i Indstillinger ved at trykke på Tandhjuls Ikonet a. Gå ind i , kontakter, kalendere b. Under konti vælg Tilføj konto d. Vælg Exchange (snak med IT ansvarlig fra dit firma) e. Indtast din adresse og adgangskode (snak med IT ansvarlig fra dit firma) f. Ret Beskrivelse til firma mail 9

11 c. Tryk Næste Opsætning af App-Store I dette afsnit forbindes ipaden til App-store således at du kan hente Apps som f.eks. byggeweb app en. a) Start Appen App Store a. Søg på Byggeweb b. Klik på byggeweb i listen og tryk Installer i. Bemærk: Der står Gratis på knappen og første gang du trykker på den skifter den navn. c. Log på med dit Apple-ID og svar evt. på diverse spørgsmål og licensbetingelser. i. Bemærk: Det er lidt forskelligt hvor meget den spørger om. alt efter om dit apple-id har været benyttet i App Store tidligere eller ej. d. Du er nu klar til at benytte App Store i. Bemærk: Det kan godt være den ikke installerer Byggeweb appen, men så gentager du bare installationen. Apps som skal anvendes i Byg til Vækst LEAN. Byggeweb (tegninger KS mangelgennemgang) Bluebeam (koster 80 kr.) anvendes til 3d, pdf tegninger, Asbuild, målsætning og kommentar på tegningerne. Påmindelser (huskeliste) Ovennævnte er gennemført som kursus i Byg-til-Vækst-LEAN, men er også gennemført som kurser i to entreprenørvirksomheder. 10

12 BILAG 1 Barrierer ved implementering af digitale redskaber/ipads på byggepladsen. 3 Overordnet set kategoriseres de identificerede barrierer i 3 kategorier: 1. Basale færdigheder i behandling af hard- og software 2. Kommunikative barrierer 3. Kulturelt baserede barrierer De basale færdigheder fokuseres omkring brugen af, og viden om hard- og software; hvordan bruger man en ipad, og hvordan fungerer programmerne? Desuden betyder det en del for implementeringssuccesen, hvorvidt brugerne er teknologiforskrækkede eller ej. Alle barrierer i denne kategori er umiddelbart lette at håndtere, da de bare kræver oplæring, tilvænning og dagligt brug for at blive mindsket. Det kræver selvfølgelig opmærksomhed fra virksomhedernes side, men det vil også være meget individuelt hvilket behov der er for opfølgning, ligesom det vil afhænge af hvilken software der vælges. De barrierer som relaterer til praktiske færdigheder, og simple retningslinjer omkring brugen af tablets kan koges ned til følgende: Hvordan tænder man sin tablet? Hvordan zoomer man på en tegning? Hvordan undgår man at ens zoom forsvinder, når ens tablet bliver vippet? Hvem har ansvar for den udleverede tablet; er det virksomhed eller medarbejder? Hvem overdrager man tablet en til, når man går på ferie, så sjakket altid har adgang til tegningsmaterialet? Hvad gør man med den ved fyraften? Tager medarbejderen den med hjem, eller skal den blive på pladsen, så den ikke bliver hjemme, hvis medarbejderen har en sygedag? Hvordan sikrer man, at alle tablets indeholder de nyeste versioner af tegningsmaterialet? Hvordan sikrer man netforbindelse? Hvordan sikrer man, at alle tablets er opdateret, og at de nødvendige programmer er opdateret til den seneste version? Hvornår ved en håndværker nok til at kunne bruge programmet ordentligt? 3 Udgangspunktet er Babelprojektet Den digitale byggeplads. 11

13 Samtidig med listen over de identificerede barrierer, der knytter sig til de praktiske færdigheder og overvejelser, skal det understreges, at nogle af barriererne er specifikke for de soft- og hardwareløsninger vi har brugt i projektet. Det betyder, at en del af disse barrierer vil ændre karakter over tid. De kommunikative barrierer anser vi som helt centrale og afgørende barrierer for om digitaliseringsprocessen bliver en succes eller ej. Det drejer sig især om tydelig kommunikation om formålet med digitaliseringen, identifikation af organisatoriske gevinster og kommunikation om progressionen i projektet. En tæt, aktiv dialog mellem brugerne og de der styrer implementeringen vil uden tvivl styrke projektets resultat. Undersøgelsen viser, at tæt kommunikation kvalificerer udviklingen af og hastigheden af projektets progression. Hvis en digitaliseringsproces skal blive en succes, er det vigtigt at de involverede parter gør sig klart hvor og hvordan kommunikationen bliver påvirket og forandret. Overordnet er der nogle helt grundlæggende overvejelser omkring kommunikation, som man som virksomhed er nødt til at forholde sig til, når man digitaliserer sine sjak. De faktorer som bliver nævnt i dette afsnit er afgørende for, hvordan den generelle kommunikation i organisationen påvirkes af de nye arbejdsgange. På den ene side kan en bevidst strategi for den interne kommunikation omkring processen skabe rum for positive forandringer, men på den anden side kan fraværet af samme medføre uoverensstemmelser, utilfredshed på tværs af organisationen og generelle kommunikationsvanskeligheder, hvis man ikke forholder sig aktivt til disse problematikker. For det andet giver begge parter udtryk for, at tiden i et vist omfang er sparet, men det er ikke kun positivt. Det kan betyde, at de problemer der tidligere blev taget op og løst når man alligevel mødtes, ikke længere bliver taget op i det uformelle rum, der skabes når folk mødes tilfældigt. Disse dag-til-dag eller time-til-time-problemer skal i forbindelse med en digitalisering adresseres på en anden, mere aktiv måde. Når en stødbajs siger, at han nu kan løse 98 % af sine problemer selv, så signalerer han samtidig, at han og hans sjak er blevet mere selvkørende. For det andet: Betydningen af medarbejderinddragelsen i forhold til fagkulturelt ejerskab kan ikke fremhæves tydeligt nok. Hvis man selv har været med til at udtænke og etablere et system, er det svært ikke at bruge det, og anerkende dets funktion og struktur. Derfor er kommunikationen i en opstartsfase, mellem brugergrupperne en væsentlig del af en succesfuld implementeringsfase. 1. Personlige barrierer og Gruppe-baserede barrierer Reelt set hænger de to dimensioner dog sammen, og påvirker hinanden internt. Dannelsen af kulturelle mønstre foregår i en vekselvirkning mellem gruppens enkelte medlemmer og gruppen som helhed. Det betyder i praksis, at enkeltpersoners personligt funderede barrierer kan påvirke gruppens generelle 12

14 indstilling til for eksempel en digitaliseringsproces, samtidig med at den enkelte også er kraftigt påvirket af de mest fremtrædende holdninger i gruppen samlet set. Dermed er det også fuldstændig rationelt, om end oftest ikke på et særligt højt refleksionsniveau, at modstanden typisk manifesterer sig i de sociale fora hvor medarbejderen føler sig tryg, og har den største sandsynlighed for at kunne positionere sig selv og sine holdninger, så man ikke risikerer at stå alene. Hvis disse personer enten har formelle ledelsesfunktioner, eller er højt placeret i det uformelle hierarki, så kan modstanden og skepsissen kan have stor effekt på implementeringen. 13