Ideoplæg til interne regler for. Advokatfirmaet xx. i medfør af hvidvasklovens 25, stk. 1

Transkript

1 Ideoplæg til interne regler for Advokatfirmaet xx i medfør af hvidvasklovens 25, stk Indledning Hvidvaskloven medfører en række pligter for advokater, når advokaten varetager de sagstyper, som er nævnt i hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 13 og 14. Pligterne kan sammenfattes som følger: Advokaten skal kende sin klients identitet og opbevare disse id-oplysninger. Hvis der opstår mistanke om, at klientens henvendelse har eller har haft tilknytning til hvidvask eller terrorfinansiering, skal forholdet undersøges nærmere. Hvis mistanken ikke kan afkræftes, og sagen ikke er omfattet af hvidvasklovens 8, skal der ske indberetning til Advokatsamfundet eller Statsadvokaten for Særlig Økonomisk Kriminalitet (SØK). Advokaten har pligt til at fastsætte skriftlige interne retningslinjer og uddanne personalet heri. Med baggrund i ovenstående fastsættes følgende interne regler for Advokatfirmaet xx: 2. Sagstyper, hvor advokater er omfattet af hvidvaskloven Følgende fremgår af hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 13 og 14: Denne lov finder anvendelse på følgende virksomheder og personer:. 13) Advokater, når de deltager med bistand ved planlægning eller udførelse af transaktioner for deres klienter i forbindelse med a) køb og salg af fast ejendom eller virksomheder, b) forvaltning af klienters penge, værdipapirer eller andre aktiver, c) åbning eller forvaltning af bank-, opsparings- eller værdipapirkonti, d) tilvejebringelse af nødvendig kapital til oprettelse, drift eller ledelse af virksomheder, e) oprettelse, drift eller ledelse af virksomheder eller f) anden forretningsmæssig rådgivning. 14) Advokater, når de på deres klients vegne og for dennes regning foretager en finansiel transaktion eller en transaktion vedrørende fast ejendom...

2 Det er ikke muligt at opstille en positivliste over sager, som er omfattet af hvidvaskloven. Følgende sagstyper vil dog som udgangspunkt være omfattet: Rådgivning, herunder koncipiering af dokumenter, om: Køb/salg af fast ejendom/virksomheder Køb/salg af driftsmateriel/driftsinventar m.v., når rådgivningen ydes til en erhvervsdrivende Selskabsretlig rådgivning, der er knyttet til transaktioner, f.eks. stiftelse af selskaber, kapitalforhøjelse eller overdragelse af aktier/anparter m.v. Skatteretlig rådgivning, der er knyttet til transaktioner for erhvervsdrivende Diskretionær forvaltning af konti m.v. Sager, hvor det er advokaten, der på klientens vegne foretager en finansiel transaktion eller en transaktion vedrørende fast ejendom,jf. hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 14. Nedenfor følger en negativ afgrænsning af hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 13 og 14: Rådgivning af forbrugere: Ved rådgivning af forbrugere er advokater ikke omfattet af hvidvaskloven, medmindre sagen er omfattet af hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 13, litra a-c, eller nr. 14. Retssager m.v.: Retssager, herunder straffesager og inkassosager, er ikke omfattet af hvidvaskloven. Ejendomsadministration: Sædvanlig ejendomsadministration er ikke omfattet af hvidvaskloven. Juridisk rådgivning: Juridisk rådgivning, der ikke er bistand ved planlægning eller udførelse af en transaktion for klienten, er ikke omfattet af hvidvaskloven. Juridisk rådgivning om eksempelvis immaterialret, ansættelsesretlige sager, lejeretlig rådgivning, herunder koncipiering af lejekontrakter, rådgivning inden for regelsæt, der regulerer forholdet mellem en virksomhed og det offentlige, herunder planret, miljøret, energiret, byggeret, landbrugslovgivningen, konkurrenceret etc. er heller ikke rådgivning om en transaktion. Tilsvarende gælder rådgivning om almindelige formueretlige regler (erstatning, forsikring, produktansvar, markedsføring etc.). Skattesager, hvor advokaten bistår med at opstille eller vurdere mulige scenarier, vil ikke være omfattet. Derimod er skattemæssig rådgivning til erhvervsdrivende omfattet, hvis rådgivningen er direkte knyttet til en konkret skatterelateret transaktion, idet der i så fald er tale om anden forretningsmæssig rådgivning. Skifte af dødsboer, behandling af konkursboer, rekonstruktion og værgemål er omfattet i det omfang, der foretages dispositioner nævnt i hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 13 og 14. Udlægning af fast ejendom til en ægtefælle i forbindelse med bodeling eller til en arving ved et dødsboskifte er ikke køb eller salg af fast ejendom, hvorimod salg til tredjemand er omfattet af hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 13, litra a.

3 3. Advokaters pligter i medfør af hvidvaskloven I forbindelse med klientforholdets etablering, skal advokaten indhente identitetsoplysninger på den, som søger bistand. Advokaten skal altid have identitetsoplysninger på klienten, dvs. navn, adresse, cpr.nr. eller CVR-nr. Identitetsoplysningerne skal verificeres, det vil sige at klienten skal legitimere sig ved det første møde med advokaten. Hvis der ikke afholdes et indledende møde, skal klienten fremsende kopi af f.eks. kørekort eller pas samt sygesikringsbevis (supplerende dokumentation), og klienten skal i så fald betragtes som en distancekunde, jf. nedenfor i pkt Personer Legitimationen skal omfatte navn, adresse og cpr-nr. Legitimationen skal ske ved, at personen foreviser pas eller kørekort. Der kan undtagelsesvis benyttes andre tilsvarende id-papirer udstedt af en offentlig myndighed. Dokumentationen skal registreres og opbevares ved at [tage kopi af pas/kørekort, som indlægges på sagen] eller [scanne pas/kørekort, som gemmes på klientens stamkort i sagsbehandlingssystemet] eller [notere datoen for fremvisning af pas/kørekort, navn, adresse, cpr-nr. og evt. pasnr., samt hvilke id-papirer, der er fremvist]. Legitimationsproceduren kan foretages risikobaseret, når advokaten har f.eks. personligt kendskab eller et langvarigt og godt kendskab til klienten, jf. hvidvasklovens 12, stk. 7. Det betyder, at advokaten ikke behøver at indhente dokumentation for klientens identitet, når advokaten vurderer, at der ikke er nogen risiko for, at klienten oplyser forkert navn, adresse eller cpr-nr. I så fald skal der udarbejdes et kort notat, hvori der redegøres for advokatens vurdering. Dette notat opbevares på samme måde som id-oplysninger Virksomheder (selskaber og tilsvarende retlige enheder) Legitimationen skal omfatte navn, adresse og CVR-nr. Legitimationen sker typisk ved forevisning af eller udtræk af selskabsrapport fra CVR. Virksomhedens ejer- og kontrolstruktur skal fastlægges, og den reelle ejer, jf. hvidvasklovens 3, skal legitimeres. Dette indebærer, at såfremt en person i sidste ende ejer mere end 25 % af ejerandelene eller stemmerettighederne skal pågældende person legitimeres som personer jf. pkt Dette gælder dog ikke børsnoterede virksomheder og finansielle virksomheder. Ved fonde eller andre selvejende institutioner legitimeres om muligt den eller de, i hvis interesse fonden er stiftet, og/eller legatarer, som skal modtage mere end 25 % af uddelingsmidlerne. Hvis bestyrelsen består af færre end 4 medlemmer med lige stor indflydelse, skal bestyrelsesmedlemmerne legitimeres Offentlige beskikkelser: Når advokaten fungerer som eksempelvis rekonstruktør, kurator, bobestyrer eller værge, er klienten skifteretten henholdsvis statsforvaltningen. I så fald er der, jf. hvidvasklovens 21, stk. 1, nr. 3, ikke nogen forpligtelse til at gennemføre legitimationsprocedure efter hvidvasklovens 12, jf. 19. Hvis privatskiftende arvinger anmoder om bistand til skiftet, og der f.eks. skal sælges fast ejendom, skal arvingerne legitimeres.

4 3.4. Fuldmagtsforhold Hvis en person eller en virksomhed handler på vegne af en anden, skal den reelle klient identificeres og legitimeres. Identiteten på den umiddelbare klient den person, der henvender sig til advokaten skal fastslås på baggrund af en risikovurdering. Hvis en person, f.eks. i henhold til stillingsfuldmagt handler på vegne af en virksomhed, kan identiteten ud fra en risikovurdering fastslås ved at tjekke virksomhedens hjemmeside eller gennem et visitkort. I alle tilfælde, hvor der handles på vegne af en anden, skal det sikres, at fuldmægtigen er beføjet hertil. Såfremt den, der søger bistand, bor i udlandet, skal det afklares, om personen er en politisk udsat person, jf. hvidvasklovens 19, stk. 4 og 5, jf. 3, stk. 1, nr. 6, og bkg. nr. 712 af 1. juli 2008, og jf. pkt Skærpet legitimationsprocedure Hvis klienten ikke har været til stede for at legitimere sig (distancekunde), skal der på baggrund af en risikovurdering foretages yderligere foranstaltninger for at sikre identiteten. Dette kan, jf. hvidvasklovens 19, stk. 2, ske ved at træffe en eller flere af følgende foranstaltninger: 1) Sikre, at kundens identitet fastslås ved supplerende dokumentation. 2) Kontrollere eller verificere de udleverede dokumenter eller kræve en bekræftende attestering fra en af de i 1, stk. 1, nr. 1-11, nævnte virksomheder eller personer. 3) Kræve, at den første betaling i forbindelse med transaktionerne foretages via en konto åbnet i kundens navn i et pengeinstitut. Hvis den, der søger bistand, er en politisk udsat person bosiddende i udlandet, skal den sagsansvarlige advokat godkende, at pågældende klientforhold etableres, og der skal iværksættes foranstaltninger efter hvidvasklovens 19, stk Opbevaring af id-oplysninger Id-oplysninger og notater opbevares i mindst 5 år efter, at klientrelationen er ophørt. 4. Mistanke 4.1. Klientforholdet Hvis advokaten eller andre medarbejdere ved klientens henvendelse får mistanke om, at klientens formål er at misbruge rådgivningen til strafbare handlinger, herunder hvidvask, må advokaten ikke påtage sig sagen, jf. de advokatetiske regler pkt Hvis der ikke er etableret et klientforhold kan henvendelsen afvises uden yderligere tiltag. Hvis der er tale om et eksisterende klientforhold, skal der handles efter pkt Tiltag ved mistanke Såfremt der opstår mistanke om, at klientens transaktion eller henvendelse har tilknytning til hvidvask eller terrorfinansiering skal den sagsansvarlige advokat undersøge forholdet nærmere. Hvis mistanken ikke kan afkræftes, skal der tages stilling til, om forholdet er omfattet hvidvasklovens 8, stk. 1: Advokater er undtaget fra pligten i 7 til at indberette oplysninger, som disse

5 modtager fra eller indhenter om en af deres klienter i forbindelse med, at de fastslår den pågældende klients retsstilling eller forsvarer eller repræsenterer denne under eller i forbindelse med en retssag, herunder rådgiver om at indlede eller undgå et sagsanlæg. Dette gælder uanset, om oplysningerne modtages før, under eller efter retssagen eller i forbindelse med, at den pågældende klients retsstilling fastslås. Også voldgiftssager og sager for Landsskatteretten er omfattet af undtagelsen i stk. 1. Stk. 1 gælder dog ikke, hvis der ydes bistand med henblik på hvidvask/terrorfinansiering, eller at der er viden om, at klienten søger bistand med henblik på hvidvask/terrorfinansiering. Med fastslår klientens retsstilling forstås stillingtagen til, hvad der er gældende ret på et givent område, dvs. juridisk rådgivning. Undtagelsen vedrører kun underretningspligten, og ikke pligten til at indhente idoplysninger. Hvis forholdet ikke er omfattet af hvidvasklovens 8 skal der - hvis den bagvedliggende lovovertrædelse kan straffes med fængsel i over 1 år, og mistanken ikke kan afkræftes - ske indberetning til Advokatsamfundet eller SØK. I tilfælde af mistanke om hvidvask skal transaktionen så vidt muligt stilles i bero til underretning har fundet sted. I tilfælde af mistanke om terrorfinansiering, må transaktionen ikke gennemføres, før SØK har afklaret, om der skal ske beslaglæggelse. Klienten må ikke på noget tidspunkt få orientering om, at advokaten overvejer at indberette, eller at indberetning er sket. Advokaten kan fraråde klienten at udøve ulovlig virksomhed, men rådet må ikke inkludere oplysning om, at manglende efterlevelse vil medføre indberetning. Beslutning om eventuel udtræden af sagen efter indberetning, jf. nedenfor, skal ske på en sådan måde, at advokaten holder oplysningen om indberetning hemmelig for klienten. Uanset om forholdet er omfattet af hvidvasklovens 8, eller der er foretaget underretning, skal der tages stilling til fortsat klientrepræsentation. Følgende fremgår af de advokatetiske regler: Såfremt en advokat i forbindelse med klientens anmodning om bistand får begrundet mistanke om, at klientens formål er at misbruge advokatens rådgivning til at fremme strafbare handlinger eller undladelser, herunder "hvidvaskning" af penge, må advokaten ikke påtage sig opgaven. Det samme gælder, hvis opgavens udførelse indebærer en overtrædelse af god advokatskik, jf. rpl Såfremt en advokat under udførelse af en opgave for en klient får begrundet mistanke om forhold af den i nævnte art, påhviler det advokaten at frasige sig opgaven.

6 5. Instruktion af medarbejdere, uddannelse m.v. Disse regler med bilag udleveres til alle medarbejdere, der på nogen måde er involveret i klientrelationer, sagsoprettelse, varetagelse af advokatopdrag, arkivering m.v., uanset karakteren af medarbejderens arbejdsopgave og ansvarsområde. Medarbejderen er forpligtet til at efterleve nærværende interne regler. Disse regler skal senest ved tiltrædelsen udleveres til nye medarbejdere, og der skal senest xx uger efter tiltrædelsen holdes et møde mellem medarbejderen og advokat xx for en uddybende drøftelse af de pligter, der følger af nærværende regler og hvidvaskloven. Personale, der ikke på nogen måde er involveret i varetagelsen af sagen, jf. ovenfor, skal orienteres om, at advokater er underlagt særlige pligter om at kræve legitimation af personer, som søger bistand på kontoret og underretningspligt i tilfælde af mistanke om hvidvask/terrorfinansiering. De pågældende medarbejdere skal ved tiltrædelsen have en en kopi af nærværende regler, og de skal til hver tid kunne søge yderligere information om reglerne hos advokat xx. Advokat xx fører løbende kontrol med overholdelsen af disse regler og hvidvaskloven i øvrigt. Mindst én gang [eller xx gange] om året skal ovenstående retningslinjer gennemgås på et personalemøde med heraf følgende mulighed for at stille spørgsmål til retningslinjerne og hvidvaskloven i øvrigt. xx-købing, den / 20xx