Ideoplæg til INTERNE REGLER. for Advokatfirmaet XX. om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme

Transkript

1 Ideoplæg til INTERNE REGLER for Advokatfirmaet XX om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme [Endelige regler bør udarbejdes konkret og individuelt ud fra den enkelte advokats/advokatvirksomheds behov] 1. Gældende regler: Lbkg. nr. 389 af 15. april 2011 om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme, som ændret ved lov nr. 155 af 28. februar 2012, fremover benævnt hvidvaskloven. I medfør af loven er udstedt tre bekendtgørelser, hvoraf to har betydning for advokathvervet: Bkg. nr. 712 af 1. juli 2008 om hvilke fysisk og juridiske personer samt produkter, der kan undtages fra lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme, samt definitionen af politisk udsatte personer. Bkg. nr af 3. december 2010 om lande og territorier, hvor der anses at være en særlig risiko for hvidvask eller finansiering af terrorisme (FATF-listen). Sidstnævnte bekendtgørelse afløses af ny bekendtgørelse, hver gang FATF-listen opdateres. På har Advokatrådet offentliggjort vejledninger rettet mod advokater vedrørende hvidvaskloven, og Finanstilsynet har udstedt hvidvaskvejledning, nr af 30. september 2011, som kan læses på eller Vejledningens kapitel 19 er særlig møntet på advokater, der udøver advokatvirksomhed. 2. Formålet: Formålet med hvidvaskloven er at forebygge hvidvask og finansiering af terrorisme. I den forbindelse indgår, at personer eller virksomheder som enten ønsker at hvidvaske eller finansiere terrorisme, er bekendt med, at de personer og virksomheder, som er omfattet af hvidvaskloven, er underlagt en underretningspligt i tilfælde af mistanke, som ikke kan afkræftes. Pligterne i medfør af hvidvaskloven kan sammenfattes som følger: Advokaten skal kende sin klients identitet og opbevare disse id-oplysninger. Idoplysningerne skal verificeres, f.eks. ved forevisning af pas fremover benævnt legitimationen, jf. nærmere nedenfor i pkt. 5.

2 Hvis der opstår mistanke om, at klientens henvendelse har eller har haft tilknytning til hvidvask eller terrorfinansiering, skal forholdet undersøges nærmere. Hvis mistanken ikke kan afkræftes, og sagen ikke er omfattet af hvidvasklovens 8, skal der ske indberetning til Advokatsamfundet eller Statsadvokaten for Særlig Økonomisk Kriminalitet (SØK). Advokaten har pligt til at fastsætte skriftlige interne retningslinjer om kundelegitimation, indberetning, opbevaring af registreringer, intern kontrol, risikovurdering og risikostyring, ledelseskontrol og kommunikation samt uddannelses- og instruktionsprogrammer for medarbejderne og uddanne personalet heri. Ved siden af pligterne i hvidvaskloven, skal advokater være opmærksomme på Europa- Parlamentets forordninger indeholdende regler om finansielle sanktioner mod lande, personer, grupper, juridiske enheder eller organer. Disse regler har til formål at fastsætte interne regler og dermed procedurer for Advokatfirmaet XX s håndtering af sager omfattet af hvidvaskloven. I Advokatfirmaet XX er advokat [NN] den ansvarlige partner i spørgsmål i relation til hvidvaskloven og forordningerne om finansielle sanktioner, og i dennes forfald advokat [NN] eller advokat [NN]. 3. Sager omfattet af hvidvaskloven: Advokater er omfattet af hvidvaskloven i følgende sager, jf. hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 13 og 14: 13) Advokater, når de deltager med bistand ved planlægning eller udførelse af transaktioner for deres klienter i forbindelse med a) køb og salg af fast ejendom eller virksomheder, b) forvaltning af klienters penge, værdipapirer eller andre aktiver, c) åbning eller forvaltning af bank-, opsparings- eller værdipapirkonti, d) tilvejebringelse af nødvendig kapital til oprettelse, drift eller ledelse af virksomheder, eller e) oprettelse, drift eller ledelse af virksomheder. 14) Advokater, når de på deres klients vegne og for dennes regning foretager en finansiel transaktion eller en transaktion vedrørende fast ejendom. Det er ikke muligt at opstille en positivliste over sager, som er omfattet af hvidvaskloven. Følgende sagstyper vil dog som udgangspunkt være omfattet: Rådgivning, herunder koncipiering af dokumenter, om: Køb/salg af fast ejendom/virksomheder Selskabsretlig rådgivning, der er knyttet til transaktioner, f.eks. stiftelse af selskaber, kapitalforhøjelse eller overdragelse af aktier/anparter m.v. Diskretionær forvaltning af konti m.v. 2

3 Sager hvor det er advokaten, der på klientens vegne foretager en finansiel transaktion eller en transaktion vedrørende fast ejendom, jf. hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 14. Nedenfor følger en negativ afgrænsning af hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 13 og 14: Rådgivning af forbrugere: Ved rådgivning af forbrugere er advokater ikke omfattet af hvidvaskloven, medmindre sagen er omfattet af hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 13, litra a-c, eller nr. 14. Retssager m.v.: Retssager, herunder straffesager og inkassosager er ikke omfattet af hvidvaskloven. Ejendomsadministration: Sædvanlig ejendomsadministration er ikke omfattet af hvidvaskloven. Rådgivning af erhvervsklienter: Juridisk rådgivning af erhvervsklienter er ikke omfattet af hvidvaskloven, medmindre der er tale om bistand i forbindelse med planlægning eller udførelse af en transaktion i forbindelse med de i hvidvaskloven 1, stk. 1, nr. 13, litra a-e nævnte forhold, eller dispositioner omfattet af hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 14. Skifte af dødsboer, behandling af konkursboer, rekonstruktion og værgemål er omfattet i det omfang, der foretages dispositioner nævnt i hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 13 og 14. Udlægning af fast ejendom til en ægtefælle i forbindelse med bodeling eller til en arving ved et dødsboskifte er ikke køb eller salg af fast ejendom, hvorimod salg til tredjemand er omfattet af hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 13, litra a. 4. Definition af hvidvask og finansiering af terrorisme: Ved hvidvask forstås ifølge hvidvaskloven: uberettiget at modtage eller skaffe sig eller andre del i økonomisk udbytte, der er opnået ved en strafbar lovovertrædelse, uberettiget at skjule, opbevare, transportere, hjælpe til afhændelse eller på anden måde efterfølgende virke til at sikre det økonomiske udbytte fra en strafbar lovovertrædelse eller forsøg på eller medvirken til sådanne dispositioner. Ved finansiering af terrorisme forstås ifølge hvidvaskloven finansiering af terrorisme som defineret i straffelovens 114b, for så vidt angår handlinger omfattet af 114. Finansiering af terrorisme kan ske på baggrund af lovligt tilvejebragte midler. 5. Kunde-/klientkendskab identifikation og legitimation: I sager omfattet af hvidvaskloven gælder et ubetinget krav om identifikation af klienten, dvs. at Advokatfirmaet XX skal være i besiddelse af klientens navn, adresse, cpr.nr. eller CVR nr. (stamoplysninger). 3

4 Endvidere gælder der bortset fra klienter, hvor legitimationen foretages risikobaseret, jf. nærmere pkt. 8 et udgangspunkt om, at klienten legitimerer sig for advokaten, inden sagsbehandlingen påbegyndes. Fysiske personer: Hvis klienten er en fysisk person, skal identitetsoplysningerne indhentes, dvs. navn, adresse og cpr.nr. (stamoplysninger). Der skal gennemføres en legitimationsprocedure, hvor identitetsoplysningerne verificeres. Legitimationsproceduren gennemføres ved forevisning af pas eller kørekort (billedlegitimation). Hvis klienten ikke har været fysisk til stede, er der tale om en distancekunde, og der gælder i så fald skærpede legitimationsregler, jf. nærmere nedenfor i pkt. 7. Legitimationen skal gennemføres, selv om legitimationspapirerne er tilgængelige hos andre involverede i sagen. I ejendomshandler skal der således gennemføres en legitimation af klienten, selv om ejendomsmægleren har gjort det samme. Under visse nærmere betingelser er det muligt at genbruge allerede indhentet legitimation, jf. nedenfor pkt. 9. Identitetsoplysningerne noteres, legitimationspapirerne [kopieres/scannes] og oplysningerne opbevares på [sagen] eller [klientstamkortet]. Virksomheder: Hvis klienten er en virksomhed, hvormed der efter hvidvasklovens 3, stk. 1, nr. 2, forstås selskaber og andre tilsvarende retlige arrangementer, skal der indhentes identitetsoplysninger, dvs. navn, adresse og CVR-nr. (stamoplysninger). Legitimationen af en virksomhed kan ske gennem en selskabsrapport, og hvis en sådan ikke kan fremskaffes, gennem vedtægter, generalforsamlingsprotokollat m.v. Virksomhedens ejer- og kontrolstruktur skal fastlægges og den/de eventuelle reelle ejere skal legitimeres. Der skal derfor udarbejdes diagram over virksomhedens ejer og kontrolstruktur. I det omfang der ikke gennem offentlige registre kan indhentes oplysninger om ejer- og kontrolstrukturen, må oplysningerne indhentes med bistand fra klienten eller bureauer, der udbyder virksomhedsoplysninger. Virksomhedens reelle ejere, dvs. personer, der eventuelt gennem flere led ultimativt ejer mere end 25% af kapitalen og/eller stemmerettighederne i det selskab, som er klient, skal identificeres og legitimeres i overensstemmelse med den procedure, der gælder for fysiske personer, jf. ovenfor. Identitetsoplysningerne noteres, legitimationspapirerne [kopieres/scannes] og oplysningerne opbevares på [sagen] eller [klientstamkortet]. Såfremt klienten er en fond, indhentes identitetsoplysninger (stamoplysninger), og legitimationen sker gennem oplysninger fra Det Centrale Virksomhedsregister, eller hvis fonden ikke er registreret der, gennem vedtægt, fundats m.v. 4

5 Såfremt fondsbestyrelsen består af færre end 4 personer med lige stor indflydelse, skal bestyrelsesmedlemmerne legitimeres, da disse i så fald er reelle ejere, jf. hvidvasklovens 3, stk. 1, nr. 4, litra e. Hvis en person skal modtage 25% eller mere af fondens uddelingsmidler, skal personen, hvis vedkommende er kendt, legitimeres, jf. hvidvasklovens 3, stk. 1, nr. 4, litra c. Legitimationskravene efter hvidvasklovens 12, stk. 1-4, og 15 kan ud fra en risikovurdering undlades, hvis klienten er en af de i hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 1-8, 10 og 19 nævnte virksomheder - f.eks. pengeinstitutter, realkreditinstitutter - eller tilsvarende virksomheder inden for EU, eller virksomheder etableret i lande uden for EU under forudsætning af, at fællesskabet har indgået aftale med pågældende land på det finansielle område omfattet af 3. hvidvaskdirektiv, eller, hvis aftale ikke er indgået, er underlagt krav om bekæmpelse af hvidvask og finansiering af terrorisme, som svarer til de krav, der følger af 3. hvidvaskdirektiv. Tilsvarende gælder, hvis klienten er en børsnoteret virksomhed eller en indenlandsk offentlig myndighed, jf. hvidvasklovens 21, stk. 1. Når advokaten fungerer som eksempelvis rekonstruktør, kurator, bobestyrer eller værge, er klienten skifteretten henholdsvis statsforvaltningen. I så fald kan legitimationsproceduren, hvis der skal foretages dispositioner omfattet af hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 13 eller 14, ud fra en risikovurdering undlades, jf. hvidvasklovens 21, stk. 1, nr. 3. Hvis privatskiftende arvinger anmoder om bistand til skiftet, og der f.eks. skal sælges fast ejendom, skal arvingerne legitimeres. Såfremt klienten er et offentligt ejet selskab eller et interessentskab, hvor alene indgår offentlige myndigheder, skal der gennemføres sædvanlig legitimationsprocedure. Hvis der opstår mistanke om hvidvask eller terrorfinansiering skal der altid indhentes legitimation, jf. hvidvasklovens Fuldmagtsforhold: Det skal fastslås, om klienten handler på egne vegne eller på vegne af en anden. Hvis et opdrag kommer i stand ved, at direktøren for et selskab retter henvendelse på vegne af selskabet, foreligger der et fuldmagtsforhold, jf. hvidvasklovens 15. Såfremt det konstateres, at klienten handler på vegne af en anden person eller virksomhed, skal den reelle klient identificeres og legitimeres efter den procedure, som følger af pkt. 5. Fuldmægtigens identitet skal klarlægges på baggrund af en risikovurdering. Klarlægning af identiteten indebærer, at der medmindre en risikovurdering måtte føre til andet ikke er nogen forpligtelse til at gennemføre en egentlig legitimationsprocedure i forhold til fuldmægtigen. Hvis det f.eks. er en medarbejder hos virksomheden, kan virksomhedens hjemmeside, et visitkort m.v., ud fra en risikovurdering være tilstrækkeligt. Det skal sikres, at fuldmægtigen er beføjet til at rette henvendelse på vegne af den reelle klient. Dette kan eksempelvis ske ved forevisning af en fuldmagt, en vurdering af, om 5

6 pågældende handler ifølge stillingsfuldmagt, og i sager, hvor tegningsreglerne skal iagttages, at disse er overholdt. 7. Skærpede legitimationskrav: Hvis en klient eller baggrunden for en klients henvendelse i sig selv medfører en øget risiko for hvidvask og terrorfinansiering, skal der ud fra en risikovurdering stilles yderligere krav til legitimationen end nævnt i hvidvasklovens 12. Det følger af hvidvasklovens 19, at der skal træffes yderligere foranstaltninger, såfremt klienten ikke har været til stede for at legitimere sig. En klient, der ikke har været til stede for at legitimere sig i forbindelse med etablering af opdraget, betegnes en distancekunde. Ved distancekunder gennemføres legitimationen ved, at klienten fremsender kopi af legitimationspapirerne. Yderligere foranstaltninger for at sikre kundens rette identitet kan, jf. hvidvasklovens 19, stk. 2, f.eks. være: Indhentelse yderligere oplysninger om identiteten og krav om forevisning af yderligere legitimation Kontrol/verifikation af udleverede dokumenter eller indhentelse af en bekræftende attestering fra de i hvidvaskloven 19, stk. 1, nr nævnte virksomheder eller personer Kræve, at den første betaling i forbindelse med transaktionerne foretages via en konto åbnet i kundens navn i et pengeinstitut eller en tilsvarende virksomhed etableret i et land inden for Den Europæiske Union, et land, som Unionen har indgået aftale med på det finansielle område, eller et tredjeland, der er underlagt krav om bekæmpelse af hvidvask og finansiering af terrorisme, som svarer til kravene i denne lov, og der føres kontrol med overholdelsen af disse krav. Det bemærkes vedrørende sidstnævnte, at en klientbankkonto er åbnet i advokatens navn. Såfremt klienten er en politisk udsat person bosiddende i et andet land, jf. hvidvasklovens 19, stk. 4, jf. 3, stk. 1, nr. 6, skal der iværksættes skærpede foranstaltninger. En politisk udsat person defineres som en person, som har eller haft et højerestående offentligt hverv, sådanne personers umiddelbare familiemedlemmer eller personer, der er kendt som deres nære samarbejdspartnere. Politisk udsatte personer er defineret i bkg. nr. 712 af 1. juli Heraf fremgår: Stk. 2. Ved politisk udsatte personer, der har eller har haft et højerestående, offentligt erhverv, forstås: 1) Statschefer, regeringschefer, ministre og viceministre eller assisterende ministre. 2) Parlamentsmedlemmer. 3) Højesteretsdommere, medlemmer af forfatningsdomstole og af andre højtstående retsinstanser, hvis beslutninger kun er genstand for yderligere prøvelse under ekstraordinære omstændigheder. 4) Medlemmer af revisionsretter og af bestyrelser for centralbanker. 6

7 5) Ambassadører, chargés d'affaires og højtstående officerer i de væbnede styrker. 6) Medlemmer af statsejede virksomheders administrative, ledende eller kontrollerende organer. Stk. 3. Ved umiddelbare familiemedlemmer forstås: 1) Ægtefæller. 2) Registrerede partnerne. 3) De i nr. 1 og 2 nævnte personers børn. 4) De i nr. 1 og 2 nævnte personers forældre. Stk. 4. Ved nære samarbejdspartnere forstås: 1) Personer, der har ejendomsret til retlige enheder og retlige arrangementer eller som på anden måde har nære forretningsforbindelser med en af de i stk. 2 omfattede personer. 2) Personer, der har ejendomsret til en retlig enhed eller et retligt arrangement, som er oprettet til fordel for en af de i stk. 2 omfattede personer. Stk. 5. De i stk. 2 nævnte personer omfatter ikke embedsmænd på mellemniveau eller lavere niveau. Stk. 6. Såfremt en af de i stk. 2 nævnte personer ikke har haft et højerestående erhverv i mindst et år, betragtes denne ikke længere som en politisk udsat person. Etablering af et klientopdrag med en politisk udsat person bosiddende i et andet land, kan alene ske, såfremt den ansvarlige partner godkender dette. Den ansvarlige partner skal tillige godkende fortsættelsen af et klientforhold med en politisk udsat person i et andet land, som er etableret før den 1. januar Der skal ved opdrag med en politisk udsat person bosat i et andet land træffes rimelige foranstaltninger for at indhente oplysninger om formue- og indtægtskilderne, der er omfattet af opdraget/sagen, og der skal løbende være opmærksomhed på forretningsforbindelsen. 8. Risikobaseret legitimation: I medfør af hvidvasklovens 12, stk. 7, kan legitimationsproceduren i 12, stk. 1-5, gennemføres ud fra en risikovurdering afhængig af risikoen ved den enkelte klient, forretningsforbindelse og karakteren af transaktionen. Det er alene legitimationsproceduren, der kan gennemføres risikobaseret; der kan ikke lempes i kravene til, at identitetsoplysningerne indhentes. Stamoplysningerne, dvs. navn, adresse, cpr.nr. eller CVR-nr., herunder på de reelle ejere, skal således altid foreligge i sager omfattet af hvidvaskloven. For Advokatfirmaet XX gælder følgende retningslinjer for risikobaseret legitimation: [Her indsættes et afsnit om risikostyring, dvs. eksempler på sager, som Advokatfirmaet XX segmenterer som lavrisiko- eller højrisikogrupper.] Der kan gennemføres risikobaseret legitimation af klienter, som advokaten kender personligt. 7

8 Der kan endvidere gennemføres risikobaseret legitimation af de reelle ejere af en virksomhed under forudsætning af, at den sagsansvarlige advokat har et godt kendskab til de reelle ejere, og under forudsætning af, at virksomheden har været klient hos advokaten i mere end x år, og pågældende har været reelle ejere af virksomheden i mindst samme periode. Hvis kravet om godt kendskab til en reel ejer kun gælder nogle af de reelle ejere, kan legitimationen ikke gennemføres risikobaseret. Kravet om at virksomhedens ejer- og kontrolstruktur skal fastlægges, jf. hvidvasklovens 12, stk. 3, 2. pkt., kan ikke foretages risikobaseret, og der skal således løbende foretages kontrol af, om der er sket ændringer i ejerkredsen, og dermed hvem, der er reelle ejere. Såfremt der er foretaget risikobaseret legitimation, skal dette og baggrunden herfor noteres på [sagen/klientstamkortet]. Dette gælder også risikobaseret tilgang til legitimationen, hvor klienten er omfattet af hvidvasklovens 21, stk. 1. Bortset fra nævnte ovennævnte tilfælde, bør legitimationsproceduren ikke gennemføres risikobaseret. 9. Genbrug af legitimation - outsourcing: Genbrug af legitimationen: Udgangspunktet i hvidvaskloven er, at pligtsubjekter, f.eks. advokater, egenhændigt skal indhente legitimationsoplysninger og kræve forevisning af legitimation, også selv om andre pligtsubjekter har eller skal gennemføre samme legitimationsprocedure. I en ejendomshandel vil banken, ejendomsmægleren og berigtigende advokat være omfattet af hvidvaskloven og være forpligtet til at kræve legitimation. Den omstændighed, at medvirkende ejendomsmægler som en service fremsender den af ejendomsmægleren indhentede legitimation, fritager ikke advokaten for selvstændigt at indhente legitimation hos klienten. Under visse betingelser er det muligt at genbruge allerede indhentet legitimation, indhentet i medfør af hvidvasklovens 12, stk. 4, 15 og 19, stk. 1, 2 og 4. Der skal i så fald være tale om legitimation, der stilles til rådighed af en af de i hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 1-8, 13 eller 15 nævnte virksomheder eller personer, det vil eksempelsvis sige banker, realkreditinstitutter, andre advokater og statsaut. eller registrerede revisorer. At legitimationsoplysningerne stilles til rådighed forudsætter en konkret aftale med pågældende. Hvis en advokat stiller legitimationsoplysningerne til rådighed for en anden advokat eller f.eks. en statsaut. revisor eller registreret revisor, forudsætter dette klientens samtykke. Det er en betingelse, at den, der genbruger legitimationen, sikrer sig, at tredjemanden den der stiller legitimationen til rådighed bekræfter, at kravene i hvidvaskloven er overholdt. Den der genbruger legitimationen er ansvarlig for, at hvidvasklovens krav overholdes. 8

9 For Advokatfirmaet XX gælder, at advokaten i de tilfælde, der genbruges legitimation, skal udarbejde et notat på sagen herom. I dette notat skal henvises til aftalen og dermed vilkårene for genbrug af legitimationen. Advokaten er forpligtet til at indhente en kopi af legitimationen fra den tredjemand, der stiller oplysningerne til rådighed. Nævnte identitetsoplysninger, kontroloplysninger og eventuel legitimation skal opbevares som om legitimationsproceduren var gennemført af advokaten selv, jf. nedenfor i pkt. 11. Muligheden for genbrug af legitimationen omfatter ikke overvågning af klientforholdet, jf. nedenfor i pkt. 10. Outsourcing af opgaver i medfør af hvidvaskloven: Advokatfirmaet XX har besluttet ikke at outsource opgaven med at indhente legitimation på klienter til tredjemand. Eller: [De i forhold til overholdelsen af hvidvaskloven ansvarlige partnere, jf. ovenfor under pkt. 1, kan beslutte, at legitimationen af [udenlandske] erhvervsklienter skal gennemføres ved træk på [.]. [Teknisk beskrivelse af fremgangsmåde, hvordan sikres overholdelse af advokater tavshedspligt m.v.] Uanset at opgaverne i medfør af hvidvaskloven er outsourcet til tredjemand, hæfter den sagsansvarlige advokat for overholdelsen af hvidvaskloven. 10. Overvågning af kundeforholdet og opdatering af oplysningerne om klienten: Klientforholdet skal løbende overvåges, og det skal kontrolleres, at de transaktioner, som advokaten bistår med planlægning eller udførelse af, fremstår logiske og naturlige i forhold til formålet med forretningsforbindelsen. Såfremt der i forbindelse med sagsbehandlingen konstateres forhold, der kan have tilknytning til hvidvask eller terrorisme, skal dette noteres, jf. hvidvasklovens 6, jf. 23, stk. 2. Det skal løbende kontrolleres, at de indhentede identitetsoplysninger er ajourførte. For virksomheders vedkommende er det særligt vigtigt løbende at få afklaret evt. ændringer i virksomhedens ejer- og kontrolstruktur. 11. Opbevaring af identitetsoplysninger: Identitets- og kontroloplysningerne skal opbevares i mindst 5 år efter, at kundeforholdet er ophørt. Med kontroloplysninger forstås notater om legitimationen, herunder hvad der har været forevist. Hvis der f.eks. har været forevist pas anføres dette tilligemed oplysning om pasnummeret. Da det fremgår nedenfor, at Advokatfirmaet XX har besluttet, at der skal tages kopi af den foreviste legitimation, og at kopien heraf skal opbevares på samme måde som identitetsoplysningerne, skal der kun udfærdiges kontroloplysninger i tilfælde, hvor denne fremgangsmåde undtagelsesvist har måttet fraviges. For Advokatfirmaet XX er det tillige besluttet, at kopi af legitimationspapirerne skal opbevares på samme måde som identitetsoplysningerne. 9

10 Notater, koncerndiagrammer eller andre registreringer vedrørende en sag omfattet af hvidvaskloven, skal ligeledes opbevares i 5 år. For Advokatfirmaet XX er besluttet følgende omkring opbevaringen: Eksempler: [Såfremt klientrelationen er etableret i forbindelse med bistand i én konkret sag, dvs. at der ikke er tale om et løbende klientforhold, skal identitetsoplysninger, kopi af legitimationspapirer, notater m.v. opbevares i et chartek i den fysiske sag, som skal være arkiveret i minimum 5 år efter kundeforholdet er ophørt.] [Såfremt der løbende løses sager for klienten opbevares identitetsoplysninger, kopi af legitimationspapirer, notater m.v. i en sag oprettet særskilt til dette formål. I notaterne skal der være henvisninger til de relevante journalnumre og sager, som har givet anledning til udarbejdelsen af disse.] [Såfremt klientrelationen er etableret i forbindelse med bistand i én konkret sag, dvs. at der ikke er tale om et løbende klientforhold, skal identitetsoplysninger, kopi af legitimationspapirer, notater m.v. opbevares på klientstamkortet i mindst 5 år efter, at kundeforholdet er ophørt.] [Såfremt der løbende løses sager for klienten, opbevares identitetsoplysninger, kopi af legitimationspapirer, notater m.v. på klientstamkortet. I notaterne skal der være henvisninger til de relevante journalnumre og sager, som har givet anledning til udarbejdelsen af disse.] 12. Foranstaltninger i medfør af Europa-Parlamentets og Rådets forordninger m.v. Advokatfirmaet XX bistår ikke med betalingsformidling som selvstændig tjenesteydelse, og der fastsættes derfor ikke særlige procedurer for betalinger, jf. hvidvasklovens 25, stk. 1, jf. 16 om overholdelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordninger om oplysninger, der skal medsendes om betaler ved pengeoverførsler. Advokatfirmaet skal medvirke til, at der sker indefrysning af midler tilhørende personer, grupper og lande, som er omfattet af internationale finansielle sanktioner (terrorbekæmpelse og sanktioner mod tredjelande). Advokatfirmaet skal således sikre, at der ikke sker overførsel af midler til og fra enheder, som er optaget på EU s lister over personer mv., som er omfattet af en finansiel sanktion. Når advokatfirmaet medvirker i en transaktion, skal advokatfirmaet [altid] eller [ud fra en risikovurdering] undersøge, om de involverede parter i transaktionen er optaget på listen, som findes her: 10

11 Resultatet af søgningen opbevares på sagen i 5 år. Hvis personen mv. findes på listen, tages kontakt til SØK for nærmere afklaring af advokatfirmaets pligt til at indefryse midlerne. Advokatfirmaet skal endvidere ved påtagelse af en sag tage stilling, om klientens henvendelse indebærer transaktioner til lande, som er medtaget i erklæringer fra FATF, jf. pt. bkg. nr af 3. december 2010, hvor der anses at være særlig risiko for hvidvask eller terrorfinansiering. 13. Uddannelse af personale: Det påhviler ledelsen i Advokatfirmaet XX ved nyansættelser at drage omsorg for, at personalet gøres bekendt med de pligter, som følger af hvidvaskloven og disse interne regler. Forpligtelsen gælder alt personale, som er involveret i sagsbehandlingen, herunder men ikke begrænset til advokater, advokatfuldmægtige, sekretærer, stud.jur er og bogholderi. Disse interne regler skal udgøre et bilag til ansættelseskontrakten, og den ansatte skal kvittere for modtagelsen heraf. Ved nyansættelser afholdes et møde med den ansatte, hvor disse interne regler gennemgås. Mindst 1 gang om året afholdes der internt kursus, hvor personalet undervises i håndteringen af sager omfattet af hvidvaskloven. Samtidig hermed påhviler det den ansvarlige partner, jf. pkt. 1, at kontrollere, at disse interne regler er opdaterede. 14. Undersøgelsespligt, mistanke om hvidvask eller terrorfinansiering: Det følger af hvidvasklovens 6, stk. 1, at der gælder en generel undersøgelses- og notatpligt i sager omfattet af hvidvaskloven. Særlig ved komplekse eller usædvanligt store transaktioner og hvis transaktionen har tilknytning til lande optaget på FATF listen, pt. bkg. nr af 3. december 2010, skal der være opmærksomhed om klientens aktiviteter, som kan have tilknytning til hvidvask eller finansiering af terrorisme. I så tilfælde skal den ansvarlige partner øjeblikkeligt orienteres. Mistanke om hvidvask kan eksempelvis være begrundet i følgende omstændigheder: Klienten ønsker at foretage betaling af større købesummer eller andre beløb, der indgår i en aftale eller transaktion, med kontanter, der afleveres på Advokatfirmaet XX s kontor. Klienten er uvillig til at opgive normale og tilstrækkelige oplysninger ved etablering af klientforholdet, herunder ved åbning af klientbankkonto, eller klienten giver falske oplysninger. 11

12 Klienten ønsker at indsætte kontanter i adskillige omgange på klientbankkonto, hvor det enkelte beløb ikke er bemærkelsesværdigt, men hvor summen af indbetalinger er betydelig. Enhver betydelig transaktion med kontanter eller værdipapirer, hvor køber eller sælger er ukendt, eller hvor transaktionens størrelse, karakter eller hyppighed forekommer usædvanlig. Klienten handler ikke på egne vegne og er uvillig til at oplyse om midlernes rette ejer eller oprindelse. Større eller usædvanlige transaktioner, der tilsyneladende ikke har et økonomisk eller indlysende lovligt formål. Pludselig betaling af større gæld. Atypiske betalingsveje eller sikkerhedsstillelser. Markante over/underfaktureringer (f.eks. ved samarbejde med køberen af et aktiv, der herefter opnår en hvidvasket fortjeneste). Iøjefaldende betalinger af bod/erstatning ved misligholdelse af kontrakter. Transaktioner med skattelylande eller lande, hvorfra det kan være vanskeligt at få kontroloplysninger. Atypiske apportindskud ved selskabsstiftelse og kapitalforhøjelser. Såfremt der i forbindelse med sagsbehandlingen opstår mistanke, skal forholdet undersøges nærmere, jf. hvidvasklovens 7. Hvis mistanken ikke umiddelbart kan afkræftes, skal den ansvarlige partner inddrages, og den ansvarlige partner overtager herefter sagen i relation til yderligere undersøgelser og stillingtagen til, om der skal foretages underretning. I medfør af hvidvasklovens 8 er der ikke pligt til at foretage underretning, uanset mistanke som ikke kan afkræftes, såfremt oplysningerne er modtaget i forbindelse med: at klientens retsstilling fastslås en retssag rådgivning om at indlede eller undgå et sagsanlæg Hvidvasklovens 8 gælder uanset om oplysningerne modtages før, under eller efter retssagen eller i forbindelse med, at den pågældende klients retsstilling fastslås. Med fastslår klientens retsstilling forstås rådgivning om, at hvad der er gældende ret på et givent område, jf. Advokatrådets vejledning pkt , dvs. juridisk rådgivning. Heraf følger, at advokater - så længe bistanden vedrører juridisk rådgivning af klienten - er 12

13 omfattet af hvidvasklovens 8, med den følge, at der som praktisk hovedregel ikke er underretningspligt. Hvis der ikke er underretningspligt, skal der tages stilling til, hvorvidt der skal udtrædes af sagen. 15. Underretning: Hvis mistanken ikke kan afkræftes, og forholdet ikke kan henføres til hvidvasklovens 8, skal der omgående foretages underretning til Advokatsamfundet eller SØK, såfremt mistanken vedrører lovovertrædelser (den bagvedliggende kriminalitet), der kan straffes med fængsel i over 1 år. Det er alene den ansvarlige partner, der kan foretage underretning. Såfremt den ansvarlige partner er i tvivl om, hvorvidt der skal ske underretning, kan der søges vejledning herom hos Advokatsamfundet. Af hensyn til tavshedspligten skal forholdet så vidt muligt beskrives i generelle vendinger og uden at afgive oplysninger om klientens identitet. Hvis Advokatsamfundet på baggrund af den generelle orientering vurderer, at der er underretningspligt, meddeler den ansvarlige partner herefter de nødvendige oplysninger om klientens identitet mv. Transaktionen skal om muligt sættes i bero, indtil Advokatsamfundet/SØK er blevet underrettet, og såfremt underretning er givet til Advokatsamfundet, indtil Advokatsamfundet enten har videregivet underretningen til SØK eller har meddelt, at underretningen efter en konkret vurdering ikke vil blive videregivet. I tilfælde, hvor det ikke forekommer muligt at undlade at gennemføre transaktionen, eller en sådan undladelse synes at kunne skade efterforskningen, skal den ansvarlige partner underrette Advokatsamfundet eller SØK umiddelbart efter transaktionens gennemførsel. Der må ikke gives orientering til klienten eller personer i tilknytning til denne om underretningen. Såfremt mistanken drejer sig om finansiering af terrorisme, og mistanken ikke kan afkræftes ved undersøgelsen, sætter den ansvarlige partner transaktionen i bero og underretter Advokatsamfundet eller SØK om mistanken. Transaktionen må alene gennemføres, såfremt der foreligger forudgående aftale herom med SØK. 16. Fortrolighed og tavshedspligt: Videregivelse af oplysninger i god tro til Advokatsamfundet eller SØK anses ikke som et brud på den ansvarlige partners tavshedspligt, og videregivelsen påfører ikke Advokatfirmaet XX eller dets medarbejdere nogen form for ansvar. Som beskrevet ovenfor i pkt. 12 skal henvendelse i tvivlstilfælde dog så vidt muligt ske i generelle vendinger og uden at afgive oplysninger om klientens identitet, idet underretning i tilfælde, hvor der ikke er underretningspligt, kan være i strid med tavshedspligten. Alle ansatte er forpligtet til at hemmeligholde, at der er givet underretning eller iværksat undersøgelse i overensstemmelse med nærværende regelsæt. 13

14 17. Kontrol: Advokatfirmaet XX vil stikprøvevis kontrollere, at medarbejderne i Advokatfirmaet XX efterlever nærværende regelsæt. Den interne kontrol forestås af de ovenfor i punkt 1 nævnte advokater. 18. Ansvar: Overtrædelse af reglerne i hvidvaskloven straffes med bøde. Ved særlig grove eller omfattende forsætlige overtrædelser kan straffen stige til fængsel i op til 6 måneder. Medvirken til hvidvask af penge kan straffes med fængsel i op til 6 år efter straffelovens 290, mens medvirken til finansiering af terrorisme kan straffes med fængsel indtil på livstid efter straffelovens 114. Desuden kan advokaten sanktioneres for overtrædelse af de advokatetiske regler, der regulerer en række identiske problemstillinger. Ud over de konsekvenser, der er en følge af lovgivningens almindelige regler og de advokatetiske regler, vil overtrædelse af dette regelsæt afhængigt af overtrædelsens karakter kunne anses for en væsentlig misligholdelse af ansættelsesforholdet. 19. Spørgsmål og kontaktadresser: Spørgsmål vedrørende en konkret transaktion skal rettes til den ansvarlige partner. Indberetning af en konkret sag foretages af den ansvarlige partner. Indberetning kan ske til: Advokatsamfundet, att. Generalsekretær Torben Jensen, Kronprinsessegade 28, 1306 København K, tlf.: , fax: , mobil: eller afdelingschef Rasmus Møller Madsen, mobil: , eller Hvidvasksekretariatet under Statsadvokaten for Særlig Økonomisk Kriminalitet (SØK), Bryggervangen 55, 2100 København Ø, tlf.: , fax: , fiu@politi.dk 20. Underskrift: Undertegnede medarbejder bekræfter hermed, at jeg har læst nærværende regelsæt og vil efterleve dette. 14