Kasserere og medlemsadministratorer

Transkript

1 Kasserere og medlemsadministratorer Velkommen til kasserersystemet! Her har du adgang til alle jeres medlemmers oplysninger, og det er her, du kan lave rettelser, oprette nye medlemmer, og slette dem, der ikke længere ønsker medlemskab. Du kan også udskrive medlemskort. Eller du kan maile medlemskort direkte til de af jeres medlemmer, der har oplyst en mailadresse. Brugervejledning Her følger en kort brugervejledning til systemet. Øverst på siden er der 5 faner: Forside, Min side, Klub xxx, Foreningsoversigt og Logout. Forside bruges, når du står et andet sted end på forsiden og gerne vil tilbage hertil. Logout bruges, når du er færdig med at bruge systemet, og skal ud af det. Min side og Foreningsoversigt relaterer sig til dit eget medlemskab, og er det samme, som alle menige medlemmer kan se. Vejledningen hertil, som er den samme, som de menige medlemmer får, findes sidst i denne brugervejledning. Det er vigtigt at huske at trykke Gem, hver gang du har rettet i et felt. Klub xxx Dette er selve kasserersystemet, og det er her, du arbejder med jeres egne foreningsmedlemmer opretter/ændrer/sletter mv. Generelt gælder, at forekommer der symboler i en kolonne ud for et medlem, markerer det, at de pågældende oplysninger findes på medlemmet, er feltet tomt, mangler oplysningerne. Du har en række kolonner til rådighed, som du kan sortere medlemslisten efter, ved at trykke øverst på kolonnenavnet. Første gang du trykker, sorterer systemet i stigende orden, trykker du igen, sorteres listen i faldende orden. Ved at taste F3 får du et søgefelt frem, hvor du hurtigt kan søge i listen, hvis du f.eks. kender medlemmets navn eller medlemsnummer.

2 Hvis du stiller dig på kolonneoverskriften, åbner der et lille rullegardin nedenunder, hvor der står Udvidet. Hvis du trykker på udvidet, åbner listen med et udmeld felt på forsiden, men den åbner langsommere, end når du trykker på kolonneoverskriften. Prøv dig frem. I kolonnen er der et kuvertsymbol, som markerer, at der forefindes en mailadresse på medlemmet. Trykker du på symbolet, kan du sende en besked eller et nyhedsbrev til det pågældende medlem. Sætter du flueben i Vedhæft medlemskort, sendes medlemskortet med ud i mailen. Trykker du på symbolet, får du igen en flettefunktion til nyhedsbrev, hvor du kan sætte flueben i Vedhæft medlemskort. Forskellen til ovenfor er, at der nu ryger en af sted til alle de medlemmer, der har en mailadresse. Desuden får de alle et medlemskort, hvis der er et kuvertsymbol i kolonnen Medlemskort. Symboler Over de yderste kolonner til højre findes der 3 symboler. Trykker du på symbolet, får du øjeblikkeligt en medlemsliste ud som Excel fil. Denne fil er stort set identisk med det, du ser på skærmen, dog tilføjet medlemmernes telefonnumre. Denne liste er dannet i web systemet. Trykker du på symbolet får du en udvidet Excel liste med alle de oplysninger, vi har registreret på medlemmerne dog undtaget de sidste 4 cifre i cpr.nummeret. Denne liste modtager du i din mailboks. Listen er dannet direkte i Navision og tager længere tid af producere, da den skal gennemløbe mange rutiner, inden listen er klar. Symbolet er beregnet til oprettelse af nye medlemmer. Når du trykker på ikonet, kommer der en søgemaske frem, hvor du bliver guidet igennem en søgning på, om medlemmet findes i medlemskartoteket i forvejen. Det er meget vigtigt, at du bruger søgefunktionen rigtigt, så vi ikke risikerer, at det samme medlem bliver oprettet med flere medlemsnumre. Det giver nemlig meget store udfordringer, når forbundet skal tilbagebetale dobbeltkontingent, og det giver fejl i udsendelse af Sportsfiskeren. Specielt for foreninger der selv opkræver kontingent Kolonnen Bet. godk. Denne kolonne viser om medlemmet har betalt. viser, at der ikke er registreret en betaling på medlemmet.

3 viser, at der registreret en betaling på medlemmet. Er feltet blankt, er der tidligere registreret en betaling på medlemmet. Disse felter bliver sikkert nemmere at forstå, når der i løbet af januar bliver lagt nye opkrævninger op på alle medlemmer. Når alle betalingsoplysninger nulstilles i januar, vil der i forbindelse med de nye opkrævninger komme en ny kolonne frem. I denne kolonne skal du sætte flueben ved, om medlemmet har betalt. Når du har sat flueben, forsvinder feltet, og efter der er bogført, vil der blive dannet et medlemskort til medlemmet. Omkring sletning, se venligst nedenfor under punktet om Sletning af medlemmer. Specielt for foreninger der er tilsluttet kontingentopkrævning via PBS I den udvidede Excel medlemsliste kan du se hvilke af dine medlemmer, der har betalt kontingent. Oprettelse af nye medlemmer Når du trykker på symbolet åbner en søgemaske, hvor du bliver ledt igennem en søgning på, om medlemmet findes i systemet i forvejen. Til venstre på siden står de muligheder, du har for at søge. Du har som nævnt 3 søgemuligheder. Finder du medlemmet på listen, trykker du på medlemmets nummer eller navn. Nu åbner medlemmets side, hvor du tjekker alle oplysninger, og udfylder de felter, hvor der mangler oplysninger. HUSK altid at tage stilling til kontingenttype i feltet Medlemskab. Opretter du et juniormedlemskab skal fødselsdato eller cpr.nr. altid indtastes. Når du har indtastet alle oplysninger, trykker du på Gem. Denne proces gentages, hvis der skal meldes flere ind på en gang. Ved oprettelse af familiemedlemmer skal du have de enkelte familiemedlemmer knyttet sammen, men de skal selvfølgelig være oprettet enkeltvist i systemet først. Vær obs. på, at den person, som de øvrige knyttes til, er den person, der opkræves kontingent. De øvrige er kontingentfrie. Du skal ind på det enkelte medlems kort, og knytte dem sammen én for én til betaleren. Bogføring i Navision (foregår i sekretariatet) Efter du har gennemført en oprettelse, bliver der nu i Navision dannet et tilbud på

4 medlemmet, som skal udlignes med en indbetaling fra foreningen/medlemmet. Når beløbet er bogført og udlignet, dannes der et medlemskort til medlemmet, som du så kan sende ud via mail, hvis der er en mailadresse at sende til. Sletning af medlemmer I kolonnen Udmeld på forsiden kan du hurtigt slette det enkelte medlem. Du skal bekræfte udmeldelsen inden den effektueres. Feltet Udmeld bliver herefter blankt. Medlemmet bliver stående som medlem resten af året, og forsvinder først fra listen ved årets udgang. Udmeldelse og sletninger skal ske inden den 1. marts i kalenderåret i henhold til forbundets vedtægter. Specielt for foreninger, der selv opkræver, er dette vigtigt, da der efter den 1. marts vil blive opkrævet for alle tilbageværende medlemmer på listen. Så husk venligst at slette i god tid inden den 1. marts. Rettelser på medlemmer Du bevæger dig ind på medlemmets fulde medlemsoplysninger ved at trykke på enten medlemsnummer eller navn. Det ligner dit eget kort, men du har som kasserer et par yderligere funktioner. Den ene er oprettelse og sammenknytning af familiemedlemmer, som beskrevet ovenfor. Bemærk feltet Ophæv familierelation samt søgefeltet, der gør det let og hurtigt at finde de øvrige familiemedlemmer i medlemslisten. Ved oprettelse familierelationer bliver der automatisk lavet et tjek på adressen. Fælles adresse er en forudsætning for sammenknytningen. Rabat Så er der feltet Rabat. Du kan ikke ændre rabatkoden, men du kan bestemme, hvem der betaler for medlemmet. Dette felt bruges f.eks. til kontingentfrie bestyrelsesmedlemmer, opsynsmænd mv., hvor foreningen betaler forbundskontingentet for medlemmet. Du skal være opmærksom på, at feltet nulstilles hvert år ved årets udgang, så du skal straks i det nye år tage stilling til, hvem foreningen i det nye år betaler for, og naturligvis huske at indtaste oplysningerne. Mailadresser Da sikkerheden i systemet er bygget op omkring medlemsnummer og mailadresser er det nødvendigt, at alle medlemmer så vidt muligt har en mailadresse. Du kan som kasserer validere en tom mailadresse, hvilket betyder, at du kan oprette og lave rettelser på et medlem uden, at systemet kræver en mailadresse.

5 Hvis der én gang er tastet en mailadresse ind i feltet, kan det ikke slettes igen. Du kan selvfølgelig rette i det, men feltet kan ikke stå tomt. Medlemmer kan slet ikke komme ind i systemet uden en mailadresse. Det er vigtigt, at der gøres en indsats for at skaffe mailadresser på alle de medlemmer, de er i besiddelse af en. Det vil lette kommunikationen til medlemmerne for både foreningen og forbundet. HUSK altid at trykke GEM, når du har rettet i et felt!

6 Denne information er den samme, som medlemmerne modtager, og er alene vedhæftet til orientering! Medlemsinformation Velkommen til din egen side. Her følger en kort forklaring på de tilgængelige funktioner. Øverst på siden er der 4 faner: Forside, Min side, Foreningsoversigt og Logout. Forside bruges, når du står et andet sted end på forsiden og gerne vil tilbage hertil. Logout bruges, når du er færdig med at anvende systemet, og skal ud af det. Min side Trykker du på Min side kommer en side frem med en kort oversigt med nogle af dine stamoplysninger og en oversigt over dine betalinger. Det er her, du kan se, hvilken/hvilke forening/ er du er medlem af, og hvilke betalinger vi har registreret fra dig. Du kan også på denne side udskrive dit medlemskort, hvis der yderst til højre under Medlemskort optræder et rødt PDF ikon. Trykker du på dit navn, kommer en oversigt frem med alle de oplysninger, vi har registreret på dig i medlemssystemet. De oplysninger, der mangler, beder vi dig venligst udfylde. Dit cpr.nr. vil vi gerne opfordre dig til at oplyse, da vi vil bruge det til adressevask hos cpr.registreret i forbindelse med udsendelse af Sportsfiskeren. Vi får mange eksemplarer af Sportsfiskeren retur med forkert adresse, det er helt unødvendigt, og alt for dyrt. Desuden får flere foreninger tilskud fra kommunen, og til brug herfor, skal de oplyse minimum fødselsdato. på de medlemmer, de søger til. Til din orientering er det kun forbundet, der har registreret og adgang til de sidste 4 cifre i dit cpr.nr. Din forening har ikke adgang til disse oplysninger. Har du oplyst de sidste 4 cifre i dit cpr.nr til din forenings kasserer, kan han naturligvis taste dem ind, men derefter er de skjult. Dit kontonummer er vigtigt, hvis du er medlem af flere foreninger, og derfor måske bliver opkrævet mere end ét forbundskontingent. Det overskydende kontin

7 gent skal du naturligvis have retur, og den billigste måde for forbundet at gøre det på er ved en bankoverførsel direkte til din konto. Det er også her du kan rette din mailadresse og dit password. Det er vigtigt, at du husker dit password, da vi ikke kan se det, og derfor ikke kan hjælpe dig med oplysning herom. Vi kan dog give dig et nyt, og det kan din kasserer også. Du kan også selv bestille et nyt ved hjælp af funktionen Nyt password på forsiden Skal du have ændret dit kontingent, sker det ved henvendelse til din foreningskasserer. Familiekontingent og medlemskort Er du det betalende familiemedlem i et familiekontingent, har du rettigheder til at udskrive medlemskort til alle i familien. Foreningsoversigt Her finder du en oversigt over alle foreninger i forbundet, der optager medlemmer. Du kan sortere foreningerne efter enten Navn eller Postnummer ved at trykke i toppen af den relevante kolonne. Hvis du ønsker at blive medlem af en eller flere af disse foreninger, trykker du på Ikke medlem. Herefter kommer ny side frem, hvor du skal bekræfte med dit Ja. Der afgår herefter en mail til den pågældende forenings kasserer, der vil kontakte dig. Nogle foreninger har ventelister, så der er ingen garanti for, at du kan blive optaget i den pågældende forening. Du kan også i oversigten se, hvilken/hvilke forening/ er du er medlem af. Det er markeret med Medlem. Trykker du på denne, kan du her bede om at blive meldt ud af en forening. Også i dette tilfælde afgår der en mail til den pågældende forenings kasserer, der vil kontakte dig. God fornøjelse!