Bilag til Kontrakt/Udbud Januar 2014

Transkript

1 Bilag til Kontrakt/Udbud Januar 2014 Elektronisk journalsystem til den kommunale tandpleje i Syddjurs og Norddjurs Kommune.

2 Bilagsfortegnelse Bilag 1 Tidsplan Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Bilag 5 Bilag 6 Bilag 7 Bilag 8 Bilag 9 Bilag 10 Bilag 11 Bilag 12 Bilag 13 Bilag 14 Bilag 15 Bilag 16 Kravspecifikation Priser og betaling Specifikation af optioner med priser Løsningsbeskrivelse Ordregivers deltagelse Specifikation af vedligeholdelse Prøver Licensbetingelser Servicemål Samarbejdsorganisation Ændringsprocedure Revisionserklæring Virksomhedens nøgletal og referencer Tro og Love erklæring Aktindsigt Felter markeret med gult udfyldes af leverandøren.

3 Bilag 1 Tidsplan - Side 1 Bilag 1 Tidsplan 1. Tidsplan 1.1. Aktiviteter i forbindelse med kontraktens gennemførelse Hvor en aktivitet gennemføres over en periode anføres periodens start og sluttidspunkt i kolonnen Tidsangivelse. Nedennævnte aktiviteter iværksættes af den anførte initiativtager for den pågældende aktivitet. I det omfang at der er angivet flere initiativtagere, er det den førstnævnte, der er den primære initiativtager. Bodsudløsende milepæle er fremhævet med fed i nedenstående skema. Aktivitet/begivenhed Tidsangivelse Initiativtager Frist for aflevering af spørgsmål 24/2 L Frist for svar på spørgsmål 3/3 O Frist for modtagelse af tilbud 10/3 L Demonstration af løsninger /3 L Valg af leverandør 27/3 O Kontraktindgåelse 31/3 O+L Afklaringsfase Aftales L Godkendelse af dokumentation fra afklaringsfase Aftales Frist for Ordregivers udtræden Aftales O Gennemførelse af driftsprøve Aftales L+O Seneste tidspunkt for godkendt driftsprøve Aftales Brugere i drift August 2014 L O = Ordregiver L = Leverandør 1.2. Ændring af tidsplan Ændring af denne tidsplan, kan kun ske efter styregruppens behandling og godkendelse, jf. Bilag 11, eller ved Ordregivers udskydelse af en tidsfrist i medfør af kontraktens punkt 8.2. Ved eventuelle ændringer af tidsplanen udarbejdes en ny tidsplan eller tillæg dertil til erstatning af det, der ændres Implementeringsplan Leverandøren skal udarbejde en implementeringsplan indeholdende de for implementeringen nødvendige aktiviteter fra kontraktens underskrift til tidspunktet for godkendt driftsprøve. Implementeringsplanen udarbejdes i forbindelse med afklaringsfasen. O L

4 Bilag 1 Tidsplan - Side 2 2. Afklaringsfasen 2.1. Afklaringsfasens mål Afklaringsfasens formål er i overensstemmelse med kontraktens punkt 4, 1. afsnit at undersøge, om det er hensigtsmæssigt at præcisere eller supplere kravspecifikationen, samt om Ordregivers IT-miljø lever op til kravene i Bilag Afklaringsfasens indhold Hvor en aktivitet gennemføres over en periode anføres periodens start og sluttidspunkt i kolonnen Tidsangivelse. Nedennævnte aktiviteter iværksættes af den anførte initiativtager for den pågældende aktivitet. I det omfang at der er angivet flere initiativtagere, er det den førstnævnte, der er den primære initiativtager. Skemaet udfyldes af Ordregiver og Leverandør i fællesskab, inden kontraktindgåelse. Aktivitet/begivenhed Tidsangivelse Initiativtager Bemærkninger K = Ordregiver L = Leverandør

5 Bilag 2 Kravspecifikation - Side 1 Bilag 2 Kravspecifikation 1. Kommunernes IT-miljøer Beskrivelse af Syddjurs Kommunes eksisterende it-miljø Syddjurs Kommune anvender fuldstændig udbredt Server Based Computing baseret på Microsoft Server 2008R2 64 bit med RDS (RemoteDesktopServices). På platformen anvendes: IE (InternetExplorer) 8 Mozilla Firefox Safari Google Chrome MS (MicroSoft) Office 2010 MS Lync 2010 Fremtidige versioner af IE (InternetExplorer), Mozilla Firefox, Safari, Google Chrome, MS (MicroSoft) Office 2010 med MS Lync 2010 skal kunne understøttes. Citrix serverne er virtuelle på vmware, men de er samtidigt Provisioneret fra en Citrix Provisioning server, hvilket vil sige, at de allesammen booter fra det samme (kun læsbare) image. Citrix Provisioning Services skal understøttes. Fremtidige versioner af MicroSoft Server med RDS skal kunne understøttes på RDS-platformen kører Syddjurs Citrix XenApp 6.5 og software kan virtualiseres via Citrix Application Streaming. Citrix XenApp 6.5 og fremtidige versioner skal understøttes ligesom Citrix Application Streaming skal understøttes. Installations filerne understøtter automatisk udrulning. Som klienter anvendes: Tynde terminaler baseret på TPC (Linux 32 bit) Bærbare pc er med Windows 7 32 bit (og enkelte Windows 7 64 bit) Stationære pc er med Windows 7 32 bit (og enkelte Windows 7 64 bit) Alle enheder har USB port som trækkes med op til serverplatformen (Windows Server 2008 R2). Om RDS skriver MicroSoft: In Windows Server 2008 R2 (WS2008R2), Terminal Services (TS) has been expanded and has been renamed to Remote Desktop Services (RDS). The new and enhanced architecture takes advantage of virtualization and makes remote access a very flexible solution with new deployment scenarios. Det er således afløseren for WTS. Til skrivebordsstyring anvendes Express-udgaven af RES Workspace Manager (tidligere RES Powerfuse). I tilfælde af, at leverandøren skal have adgang til en intern server, tilbydes en VPN-forbindelse.

6 Bilag 2 Kravspecifikation - Side 2 Syddjurs Kommunes teknikere og udviklere kan kontaktes i følgende tidsrum: Mandag onsdag fra kl Torsdag fra kl Fredag fra kl Syddjurs IT afdeling er beliggende på adressen Hovedgaden 77, 8410 Rønde. Beskrivelse af Norddjurs Kommunes eksisterende it-miljø Norddjurs Kommunes platform kører virtuelt baseret på VMware og brugerne kører publiceret skrivebord fra Citrix XenApp 6.5. VMware ESXi 5 MS Windows Server 2008 R2 Hvis systemet er.net baseret: MS.NET 2.0+ og MONO til Linux 2.6+* Hvis systemet er Java baseret: Oracle Java * Hvis systemet er web baseret (server): MS IIS 6+, Apache 2.4+* Hvis systemet er web baseret (klient): MS IE 6+*, Google Chrome 24+*, Firefox, Safari skal kunne afvikles i browser fra Windows, Linux, OS-X, IOS Hvis systemet benytter databaser: MS SQL 2012+*, MySQL 5+* (MariaDB 10+*) Hvis systemet gemmer datafiler: CIFS share direkte via UNC ikke nødvendigvis drev bogstav Alt, hvad der skal bruges for at afvikle systemet, skal leveres som MSI filer eller ZIP filer ved X-Copy installation. Installation af systemet (server og klient) skal udførligt dokumenteres, særligt specielle opsætningskrav som andet end læse rettigheder i filsystemet og registreringsdatabasen. *+ betyder den angivne version til og med den version som er den nyeste på leveringstidspunktet. Norddjurs Kommunes teknikere og udviklere kan kontaktes i følgende tidsrum: Mandag onsdag fra kl Torsdag fra kl Fredag fra kl Norddjurs IT afdeling er beliggende på adressen Torvet 3, 8500 Grenaa.

7 Bilag 2 Kravspecifikation - Side 3 IT tekniske krav til løsningen: Systemet skal i størst muligt omfang anvende Den Fælleskommunale Serviceplatform i forbindelse med adgang til data og funktionalitet se også afsnit Skal anvende services som udstilles fra serviceplatformen. 2. Skal anvende services som udstilles fra mobil serviceplatformen. (MEAP) 3. Skal understøtte OCES (og OpenSign) 4. Nye services der leveres skal understøttes af SAML 2.0 (roller, rettigheder bæres med rundt) 5. Nye services skal integrere med følgende autentifikationsmekanismer: AD, ADFS(federation), x.509 (medarbejder signatur), SQL databaser. 6. Systemet skal være 100 % citrix understøttet. 7. Ikke krav om fuld administratoradgang til klienten incl. skriveadgang til system32 mappen. 8. Skal kunne køre sammen med Symantec antivirus, som Syddjurs Kommune kører med, og F-Secure som Norddjurs Kommune bruger som antivirus program. 9. Ordregiver har ret til gennemsyn af løsningens kildekode, også selvom koden ikke ejes af Ordregiver. Det kan f.eks. være i fejlsøgningssituationer, eller ved udvikling af andre systemer der skal integreres med løsningen. 10. Gennemsyn af kildekode kan være efter indgåelse af fortrolighedsaftale. 2. Kravspecifikation Syddjurs Kommune (SDK) og Norddjurs Kommune (NDK) ønsker at indkøbe et elektronisk journalsystem til brug i de kommunale tandplejer. Systemet skal anvendes i de to kommuners kommunale tandplejer samt i en tandreguleringsklinik (FKO=Fælles Kommunale Ortodontiordning), der gennem en samarbejdsaftale drives af Syddjurs Kommune. Systemet skal være et standardsystem, som leverandøren kan dokumentere anvendes hos andre kommuner i dag. Der ønskes en løsning, hvor data fra de tre juridiske enheder kan håndteres i ét system, hvor data kan sendes mellem de tre juridiske enheder på en sikker måde og hvor der ikke skal ske manuelle konverterings- og datahåndteringsprocesser i forbindelse med behandling af patienter i den fælles FKO. Samtidig skal løsningen i tråd med den øvrige kommunale digitalisering kunne understøtte digital kommunikation med patienterne/deres forældre via mails og på sigt kunne understøtte selvbetjening til patienterne/deres forældre, f.eks. digital tidsbestilling, journalindsigt og ajourføring af helbredsoplysninger. Der ønskes tilbud på licenser der tilgodeser behovene ved følgende struktur: Organisation Antal klinikker Antal Units Antal medarbejdere Antal røntgenrum Antal receptioner Syddjurs Kommune Norddjurs Kommune FKO * 1** * Hvoraf én også indgår i antallet af medarbejdere i Syddjurs Kommune. ** FKO deler reception med en af klinikkerne i Syddjurs Kommune.

8 Bilag 2 Kravspecifikation - Side 4 Røntgen og reception bliver brugt af flere personer, hvilket betyder, at der muligvis skal være flere systemadgange end der er personer ansat, således man ikke skal logge af og på når man skifter funktion. Norddjurs Kommune har ca aktive patienter og inaktive. Syddjurs Kommune har ca aktive patienter og inaktive. Begge kommuner har digitaliseret sit røntgenudstyr med programmet Planmeca Romexis R. Det er et krav, at der er integration mellem tandplejesystemet og røntgensystemet, således at man kan gå direkte til en patients røntgenbilleder fra patientens journal. Systemet skal kunne modtage automatisk import af borgerdata fra Tabulex Tea. Det er et ønske at Hotline (altså akut hjælp til fejlretning osv.) skal være åben mandag til fredag fra kl Faktisk åbningstid bedes beskrevet i Bilag 7, afsnit 5.1 Vedligeholdelsesydelser. Det bedes her ligeledes beskrevet, hvilke personkategorier, der er berettiget til at kontakte hotline service. Der ønskes tilbud på basisuddannelse af i alt 63 medarbejdere (Syddjurs 28, Norddjurs 22, FKO 13) samt superbrugeruddannelse til 8 medarbejdere (Syddjurs 4, Norddjurs 4), fordelt på de 3 enheder. Systemet skal overholde de gældende regler om opbevaring og arkivering af persondata, jf. BEK nr 3 af 02/01/2013 (Journalføringsbekendtgørelsen) Fjernprint, Digital post og NemSMS Ordregiver anvender fjernprint, Digital post og NemSMS som udgående kanaler og disse kanaler skal understøttes af Leverandørens løsninger. Fjernprint Ordregivers fjernprintsløsning er Doc2Mail. Leverandørens løsning skal være i stand til at sikre at relevante værdier, f.eks. CPR og modtager, fra løsningen indsættes i brevskabeloner, således at de kan anvendes af Doc2Mail. Dette sker ved at der er indlejret Doc2Mail-printkoder i løsningens brevskabeloner. Se mere her: og%20brevfletning.pdf Digital post Ordregiver anvender Digital post på Borger.dk og Virk.dk som leveringskanal til borgere og virksomheder. Løsningen skal understøtte levering via Digital post til Borger.dk eller Virk.dk. Løsningen må ikke indeholde en lokal proprietær digital post-funktionalitet. Se mere her: NemSMS Ordregiver anvender NemSMS til nemt og effektivt at sende sms-påmindelser til borgere og virksomheder. NemSMS er en service til borgere og virksomheder, der hjælper med at huske aftaler, frister o. lign. Det er et ønske at systemet kan sættes op, så sms-påmindelser journaliseres automatisk og sendes til borgere og virksomheder via NemSMS.

9 Bilag 2 Kravspecifikation - Side 5 Læs mere her: Computopic HTTP SMS-Gateway Ordregiver anvender også Computopic HTTP SMS-Gateway. Det er et ønske at tandplejesystemet kan implementere Computopic HTTP SMS-Gateway og at der kan logges på en ekstern løsning hvor samtlige afsendte SMS'er kan ses, samt at man kan se leveringsstatus for hver SMS. Denne funktionalitet er understøttet i Computopic HTTP SMS-Gateway. Det skal tilstræbes at tandplejesystemet kan håndtere leveringsstatus direkte i systemet således, at det er let for f.eks. en klinikassistent, at lave et opslag på en given SMS-levering. Generelt vedr. SMS-integration URL/konfiguration af afsendelse i tandplejesystemet skal let kunne sættes op i løsningen således at der kan skiftes til anden SMS-gateway eller arkitektur (eks. det kommende tværkommunale SMSbroker, der er udvidelse af CPRbroker ( Databehandling Leverandøren er Databehandler og Ordregiver er dataansvarlig. Databehandleren skal overholde de til enhver tid gældende regler i lov om behandling af personoplysninger, Persondataloven Lov nr. 429 af 31. maj 2000 med senere ændringer, med tilhørende bekendtgørelser, herunder bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000, som ændret ved bekendtgørelse nr. 201 af 22. marts 2001, Sikkerhedsbekendtgørelsen. Databehandleren handler alene efter instruks fra den dataansvarlige. Databehandleren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. Databehandleren skal på den dataansvarliges anmodning give den dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet Exit fra aftaler på IT-systemer eller services Aflevering af data ved aftaleophør Syddjurs Kommune betinger sig retten til at anvende alle systemets data i eget regi og det er et krav at systemet ved exit kan levere data der kan overføres til kommunens datavarehus, Syddjurs Organisations og Forretnings Databrønd (SOFD).Ved aftaleophør skal Leverandøren uden beregning overføre data, som er genereret af Ordregivers brug af systemet. Norddjurs Kommune har ikke pt. en sådan databrønd, men forbeholder sig ret til at få overført data som ovenfor i det tilfælde, at en sådan anskaffes i kontraktperioden. Såvel Syddjurs som Norddjurs Kommune kan modtage og bringe data både internt og eksternt via almindelig kendte protokoller (FTP/FTPS/..). Ordregiver kan modtage data i følgende formater: Flade filer: Fast kolonne

10 csv. Regneark (Excel oa.) XML (Kun til mindre data mængder) De fleste databaseformater via ODBC: MySQL MSSQL MSACCESS DB2 Oracle SyBase Krav til data Bilag 2 Kravspecifikation - Side 6 a) Data skal være sammenstillet (ikke summeret) og struktureret på en logisk måde og leveres til Ordregiver b) Dataleverancen skal være dokumenteret. Dokumentationen skal som minimum indeholde: a. Beskrivelse af sammenhænge mellem tabeller b. En detaljeret feltbeskrivelse (feltnavn, type, længde, værdi osv.) c. En beskrivelse af tabellerne d. Det er leverandørens opgave løbende at vedligeholde dokumentationen Ved kontraktindgåelse skal den endelige afleveringsform aftales Aflevering til offentligt arkiv Leverandøren understøtter bekendtgørelse nr af 20. august 2010 fra Statens Arkiver. Den tilbudte løsning skal understøtte alle gældende bestemmelser om opbevaring, kassation og aflevering af data fra bl.a. Danmarks Statistik, Statens Arkiver og Syddjurs Kommunes arkivmyndighed Syddjurs Kommunearkiv. Den tilbudte løsning skal herunder indeholde faciliteter til automatisk og løbende aflevering af data til relevante myndigheder i henhold til gældende love og bestemmelser. Den tilbudte løsning skal kunne tilpasses fleksibelt, så udsøgning, oprydning, bevaring og aflevering af data kan ændres, f.eks. hvis Syddjurs Kommune ønsker merbevaring i forhold til gældende bestemmelser. Den tilbudte løsning skal kunne afleveres til Syddjurs Kommunearkiv som arkiveringsversion i henhold til arkivlovens til enhver tid gældende bekendtgørelser og til den afleveringsbestemmelse, som Syddjurs Kommunearkiv udarbejder på den konkrete løsning. Leverandøren kan faktureres for forbrugte timer på test af arkiveringsversioner som indeholder fejl af en sådan karakter, at afleveringen ikke umiddelbart kan godkendes af Syddjurs Kommunearkiv (timetakst: 600 kr. (ex moms.). Den tilbudte løsning skal kunne afleveres rettidigt i henhold til den i afleveringsbestemmelsen fastsatte afleveringsdato. Afleveringsdatoen fastsættes efter forhandling mellem leverandøren og Syddjurs Kommunearkiv. Leverandørens omkostninger vedr. afleveringsforretningen skal være indeholdt i prisen, og angives i Bilag 3, Tilknyttede ydelser.

11 Bilag 2 Kravspecifikation - Side 7 Syddjurs Kommune har outsourcet visse arkivopgaver til Aalborg Stadsarkiv, hvorfor leverandøren accepterer at Aalborg Stadsarkiv kan fungere som Syddjurs Kommune og Syddjurs Kommunearkivs proxy. De tilsvarende krav er gældende for Norddjurs Kommune. Norddjurs Kommune afleverer til Statens Arkiver Overholdelse af Sikkerhedsbekendtgørelsen Det er et krav at Leverandøren og leverandørens solgte løsning overholder Bekendtgørelse om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning (Sikkerhedsbekendtgørelsen), i medfør af 41, stk. 5, i lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af personoplysninger. Herunder at der forefindes en for Ordregiver tilgængelig og søgbar log over alle væsentlige handlinger i løsningen Udveksling af data Syddjurs Kommune betinger sig retten til at anvende alle systemets data i eget regi og det er et krav, at systemet leveres med en generel snitflade således at data kan overføres til Syddjurs Kommunes datavarehus, Syddjurs Organisations og Forretnings Databrønd (SOFD). Norddjurs Kommune har ikke pt. en sådan databrønd, men forbeholder sig ret til at få overført data som ovenfor, i det tilfælde at en sådan anskaffes i kontraktperioden. Begge kommuner kan modtage og bringe data både internt og eksternt via almindelig kendte protokoller (FTP/FTPS/..). Ordregiver kan modtage data i følgende formater: Flade filer: Fast kolonne csv. Regneark (Excel oa.) XML (Kun til mindre data mængder) De fleste databaseformater via ODBC: MySQL MSSQL MSACCESS DB2 Oracle SyBase Krav til data a) Data skal være sammenstillet (ikke summeret) og struktureret på en logisk måde og leveres dagligt til Ordregiver b) Snitfladen skal være dokumenteret. Dokumentationen skal som minimum indeholde: a. Beskrivelse af sammenhænge mellem tabeller, b. En detaljeret feltbeskrivelse (feltnavn, type, længde, værdi osv.) og

12 Bilag 2 Kravspecifikation - Side 8 c. En beskrivelse af tabellerne d. Det er leverandørens opgave løbende at vedligeholde dokumentationen Ordregiver betinger sig retten til at udvide leverancen med nye felter, hvis det viser sig nødvendigt. Der aftales faste procedurer for information/varsel i forbindelse med ændring/udvidelse af dataleverancen. Data afleveres med en frekvens bestemt af behovet. Der indgås aftale om, hvor hyppigt SOFDfunktionen skal indlæse og behandle data (1 gang pr. døgn). Data skal ved aflevering være kontrolleret for overholdelse af konsistenskrav og valideret mht. type og feltindhold. Den systemansvarlige hos leverandøren skal meddele enhver ændring af datasnitfladen til SOFDfunktionen, hvilket indebærer, at systemleverandøren skal meddele enhver ændring til den systemansvarlige. Ved kontraktindgåelse skal den endelige afleveringsform aftales Dataudvekling og snitflader Systemet skal overholde de fællesoffentlige standarder der findes for IT-kontrakter. Det drejer sig om: OIO åbne standarder o Læs mere på søg OIO åbne standarder WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) o Læs mere på søg WCAG Fælleskommunal rammearkitektur o Læs mere på OIO åbne standarder Der findes 7 sæt obligatoriske åbne standarder, der skal anvendes i den offentlige sektor i Danmark: 1. Standarder for dataudveksling mellem offentlige myndigheder (OIOXML) 2. Standarder til elektronisk sags- og dokumenthåndtering (FESD) 3. Standarder til elektroniske indkøb i det offentlige (OIOUBL) 4. Standarder for digital signatur (OCES) 5. Standarder for offentlige netsteder / hjemmesider og tilgængelighed 6. Standarder for it-sikkerhed (DS484 - kun for staten) 7. Standarder for dokumentudveksling (ODF, OOXML og PDF) WCAG WCAG er en international standard, der sikrer at hjemmesider er tilgængelige for flest mulige i flest mulige situationer. Dermed menes, at løsningen skal kunne fungere på forskellige terminaler. Fælleskommunal rammearkitektur Den fælleskommunale rammearkitektur er lavet for, at sammenhængen mellem systemer bevares, selvom det involverer forskellige leverandører.

13 Bilag 2 Kravspecifikation - Side 9 De fælleskommunale støttesystemer De fælleskommunale støttesystemer er en central del af KOMBITs monopolbrudsprogram. Støttesystemerne understøtter behov for data og funktionalitet på tværs af it-systemer. Udbuddet til støttesystemerne igangsættes i første kvartal Støttesystemerne er derfor ikke færdigudviklet og det er derfor vigtigt, at løsningen er funktionsdygtig uden støttesystemerne, men samtidig skal være opbygget, så omlægning til støttesystemerne kan ske nemmest muligt. Læs mere om støttesystemerne på Anvendelsen/omlæggelsen til støttesystemerne kan indarbejdes som en option i bilag 4. Den Fælleskommunale Serviceplatform Kommunerne har i samarbejde med KOMBIT udviklet en Serviceplatform (se og hvorfra data og funktionalitet i størst muligt omfang skal tilgås. Løsningen skal integrere med services på den Fælleskommunale Serviceplatform og forestå den nødvendige tilslutning til Serviceplatformen. Se mere herom på Da der endnu kun er få snitflader tilgængelige på serviceplatformen, vil det i det videre forløb aftales med Tilbudsgiver, hvilke snitflader, der er relevante at anvende sammen med tilbudsgivers tilbud. CPRbroker Ordregiver anvender også CPRbroker til håndtering af persondata og levering til fagsystemer. Det er et ønske at tandplejesystemet kan anvende CPRbroker ( 3. Use-Case I forbindelse med systempræsentationen ønskes følgende scenarier demonstreret: Scenarie 1. Administration og aftalestyring. En patient oprettes i systemet. Patienten tilknyttes behov og der oprettes en aftale. Patienten melder afbud til aftalen og den skal ombookes. Patienten udebliver fra aftalen og den skal ombookes. Patienten skal have en ny aftale sammen med sin søster Scenarie 2. Journalen Det ønskes en demonstration af, hvordan journalen i løsningen anvendes i forbindelse med undersøgelse og behandling af en patient. Visning og dokumentation af tandreguleringsbehov herunder orto-visitationsskema Visning af røntgen i den kliniske situation og integrationsgraden i journalkontinuationen. Tilføjelse og visning af dokumenter i journalen. Scenarie 3. Statistik og rapportering Tandplejen skal indrapportere til Danmarks statistik. Der skal hentes ORTO rapporter på visiterede patienter, hvem har visiteret og hvad er resultatet? Der skal laves en specifik rapport med information om patienter, ydelser, indkaldeinterval Scenarie 4. Selvbetjening og kommunikation (option) Der modtages e-post fra Patientens forældre. Der kvitteres for modtagelse af e-post.

14 Bilag 2 Kravspecifikation - Side 10 Patientens forældre læser journal på selvbetjeningsportal. Patientens forældre booker tid til undersøgelse på selvbetjeningsportal. Der sendes en sms til patientens forældre. Der sendes samtidig en sms til patienten. Der laves informeret samtykke med patientens forældre. Derudover ønskes følgende funktionalitet præsenteret: Demonstration af Administration og aftalestyring Selvbetjening og kommunikation Journalen Statistik og rapportering Demonstrationen skal omhandle følgende begreber Aftalebog, Behovssikring, Stamdata, Udeblivelser, Import& eksport og Søgning. Online booking, Journalindsigt, e-post &sms, og informeret samtykke SCOR, Kontinuation & behandlingsoverblik, ORTO Journal & visitationsskema, Dataudveksling mellem klinikker, "Anamnese & traumer, Digital røntgen og Dokumenthåndtering Ydelser, Intervaller, Danmarks statistik og ORTO statistik Demonstrationen af systemets funktionalitet og brugervenlighed danner sammen med løsningsbeskrivelsen grundlag for evalueringen af underkriteriet Funktionalitet, jf. udbudsbrevet.

15 Bilag 3 Priser og betaling - Side 1 Bilag 3 Priser og betaling 1. Systemvederlag og den samlede kontraktsum 1.1. Generelt Systemvederlag og den samlede kontraktsum opgøres som anført i oversigten i henholdsvis punkt 1.2 og 1.3 nedenfor. De enkelte ydelser samt priserne derfor er nærmere specificeret i de i punkt 1.2 og 1.3 nævnte bilag. Priserne er faste, medmindre prisen er markeret med *. Hvis en pris ikke er fast, skal det af det relevante specifikationsbilag udtrykkeligt fremgå, hvordan prisen reguleres. Systemvederlag og den samlede kontraktsum kan ændres som følge af ændringsanmodninger eller Ordregivers udnyttelse af aftalte optioner i overensstemmelse med kontraktens punkt 6 og 9. Alle priser er i danske kroner ekskl. moms. Hvis værdien i et felt er kr. 0,- bedes dette angivet. Hvis et felt ikke er udfyldt, antages værdien for kr. 0,-. Leverandøren kan efter behov tilføje yderligere rækker i skemaerne. I forbindelse med vurderingen af underkriteriet pris til tilbudsevalueringen, vil den samlede pris blive opgjort ved en sammenlægning af priserne i Den samlede kontraktsum inkl. optioner, jf. afsnit 1.4. Leverandøren skal i nedenstående skema udfylde den faste pris særskilt for systemvederlaget. Prisen skal omfatte alle ydelser, som er en engangssum. Prisen skal angives for hver organisatorisk enhed for sig. SDK = Syddjurs Kommune NDK = Norddjurs Kommune FKO = Fælles Kommunale Ortodontiordning Her angives leverandørens bud på antal licenser: SDK NDK FKO Total antal licenser 1.2. Systemvederlag Ydelse SDK NDK FKO Total Udstyr (Bilag 5) [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Programmel (Bilag 5) [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Programlicens [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Dokumentation (Bilag 5) [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Systemvederlag [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr.

16 Bilag 3 Priser og betaling - Side Tilknyttede ydelser Her prisfastsættes de tilknyttede ydelser, der indgår som en del af den samlede leverance. Med implementering forstås projektledelse og fornøden implementeringsstøtte, der ligger udover uddannelse af brugere. Ydelse SDK NDK FKO Total Installation, opsætning og teknik, implementering [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Konvertering af data [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Uddannelse af brugere [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Aflevering til arkiv [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Tilknyttede ydelser [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr Vedligeholdelse, løbende licensafgifter og support Ydelse SDK NDK FKO Total Opdatering og vedligeholdelse [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Reparation [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Årlig pris for vedligehold af licenser [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Support (Hotline) [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Vedligeholdelse og support [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr Andre vederlag Nedenfor anføres leverandørens vederlag for udarbejdelse af løsningsforslag, jf. kontraktens pkt. 6.1 samt leverandørens vederlag for Ordregivers ret til udtræden, jf. kontraktens punkt 5, 4. afsnit. Ydelse SDK NDK FKO Total Udarbejdelse af løsningsforslag, pris/time [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Ret til udtræden [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr Den samlede kontraktsum Den samlede kontraktsum omfatter systemvederlaget, tilknyttede ydelser samt vedligeholdelse og support, der indgår som en del af den samlede leverance. Ydelse SDK NDK FKO Total Systemvederlag (pkt.1.2) [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Tilknyttede ydelser (pkt.1.2.1) [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Vedligeholdelse og support (pkt.1.2.2) [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Den samlede kontraktsum [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr.

17 Bilag 3 Priser og betaling - Side Den samlede kontraktsum inkl. optioner Ved den samlede vurdering af prisen vil Ordregiver udregne den samlede omkostning for en 4-årig periode, inkl. optioner. Den samlede kontraktsum inklusive prisen for optioner, der kan udnyttes af Ordregiver udgør følgende: Ydelse SDK NDK FKO Total Den samlede kontraktsum [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Optioner (Bilag 4) [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Den samlede kontraktsum inkl. optioner [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Tilbudsgiver bedes oplyse, om der ydes rabat ved Ordregivers uopsigelighed af en periode på 4 år. Denne rabat indgår ikke i prisevalueringen. Kontraktløbetid 4 år uopsigelig Rabat 2. Fakturering 2.1. Fakturering af systemvederlaget Leverandøren er berettiget til at fakturere Ordregiver for den samlede kontraktsum i overensstemmelse med nedennævnte og kontraktens punkt 12. Faktureringstidspunkt Frist for Ordregivers udtræden 10% Installationsdag 30 % Overtagelsesdag 40 % Driftsprøve bestået 20% Den samlede kontraktsum Fakturabeløb/ % af kontraktsummen [.] kr Accepterede løsningsforslag der er relateret til ændringsanmodninger samt optioner til levering til overtagelsesdagen, faktureres særskilt på overtagelsesdagen, medmindre andet er aftalt Priser Den årlige vedligeholdelsesafgift forfalder til betaling kvartalsvis forud efter overtagelsesdagen med 1/4 hver den 1. januar, 1. april, 1. juli og 1. oktober. Første gang vedligeholdelsesafgiften forfalder til betaling, betales en forholdsmæssig ydelse for perioden fra overtagelsesdagen og indtil det pågældende kvartals udløb. Leverandøren kan vælge at regulere vedligeholdelsesafgiften pr. 1. januar hvert år med den procentvise ændring i det af Danmarks Statistik offentliggjorte nettoprisindeks, jf. lovbekendtgørelse nr. 76 af 3. februar 1999, fra tidspunktet for den seneste regulering eller fastsættelse af afgiften og indtil oktober måned det

18 Bilag 3 Priser og betaling - Side 4 foregående år. Ophører beregningen af nettoprisindekset, skal regulering foretages på baggrund af et andet indeks, der svarer dertil. Reguleringen kan første gang foretages den 1. januar 2015, baseret på oktober måneds indeks Prisfald skal uden ophold komme Ordregiver til gode. 3. Fakturering af den samlede kontraktsum Leverandøren er berettiget til at fakturere Ordregiver for den samlede kontraktsum i overensstemmelse med nedennævnte og kontraktens punkt 12. Faktureringstidspunkt Fakturabeløb/ % af kontraktsummen Frist for Ordregivers udtræden 10% Installationsdag 30% Overtagelsesdag 40% Driftsprøve bestået 20% Accepterede løsningsforslag der er relateret til ændringsanmodninger samt optioner til levering til overtagelsesdagen, faktureres særskilt på overtagelsesdagen, medmindre andet er aftalt. 4. Garanti For Ordregivers betalinger for nedennævnte ydelser, der finder sted før overtagelsesprøven er godkendt af Ordregiver, er det en betingelse for udbetaling, at leverandøren har stillet fuld anfordringsgaranti fra et anerkendt pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab for et beløb svarende til prisen for den pågældende ydelse inkl. moms. Ordregiver skal kunne godkende garantiens nærmere udformning. Garantien frigives på overtagelsesdagen. Ydelse Pris

19 Bilag 4 Specifikation af optioner med priser - Side 1 Bilag 4 Specifikation af optioner med priser 1. Optioner Ordregiver ønsker tilbud på nedenstående optioner. De nedenfor angivne optioner medtages i beregningen af den samlede kontraktøkonomi. Optionerne skal kunne bestilles løbende over kontraktperioden. Som led i digitaliseringen af kommunens services ønskes optioner på moduler til sikker selvbetjening og kommunikation med patienterne og deres forældre/forældremyndighedsindehavere. Der ønskes tilbud på: Digital tidsbestilling Digital korrespondance mellem tandpleje og patient/forældre Korrespondance via SMS (jf. krav beskrevet i kravspecifikation) Adgang til patientjournal Ajourføring af helbredsoplysninger 1.1. Konsekvenser af tilrettet kravspecifikation Såfremt der i forbindelse med afklaringsfasen udarbejdes en tilrettet kravspecifikation, skal leverandøren i beskrivelserne for optioner foretage sådanne eventuelle ændringer, som er en konsekvens af præciseringer eller suppleringer af kravspecifikationen. Ændringerne i beskrivelserne af de enkelte optioner forelægges styregruppen, jf. Bilag 6, til godkendelse. 2. Bestilling og pris for optioner 2.1. Optioner til levering til overtagelsesdagen Optioner, som skal leveres samtidig med og som en del af systemet i overensstemmelse med kontraktens punkt 9.1, skal senest bestilles på de nedenfor anførte tidspunkter. Option Digital tidsbestilling Digital Korrespondance SMS korrespondance Pris for optioner i kr. (ex moms) Udfyldes af leverandør Frist for bestilling Bemærkning Adgang til patientjournal Ajourføring af helbredsoplysninger 2.2. Optioner til levering efter overtagelsesdagen Optioner til levering efter overtagelsesdagen i overensstemmelse med kontraktens punkt 9.2, skal senest bestilles på de nedenfor anførte tidspunkter. Disse optioner bliver ikke en del af systemet.

20 Bilag 4 Specifikation af optioner med priser - Side 2 Option Pris for optioner i kr. (ex moms) Udfyldes af leverandør Frist for bestilling Bemærkning Løsningsforslag til optioner til levering efter overtagelsesdagen skal beskrive de nærmere leveringsvilkår, herunder vedrørende afprøvning, leveringstid, pris, fakturering, forholdet til systemet og vedligeholdelse. Forhold, som ikke er reguleret i løsningsforslaget, reguleres af kontraktens bestemmelser med de fornødne tilpasninger som følge af forholdets karakter. Tilbudsgiver kan her indsætte sine yderligere tilbudte optioner. Disse vil ikke blive medtaget i beregningen af den samlede kontraktøkonomi.

21 Bilag 5 Løsningsbeskrivelse - Side 1 Bilag 5 Løsningsbeskrivelse Løsningsbeskrivelsen skal udarbejdes på baggrund af kravspecifikation i bilag 2 og skal beskrive de ydelser Tilbudsgiver leverer for at opfylde kundens kravspecifikation. Der forventes en overordnet løsningsbeskrivelse af funktionaliteten, som skal være egnet til at give Ordregiver mulighed for at vurdere løsningen. Sammen med systempræsentationen vurderes denne under underkriteriet Funktionalitet. Derudover bedes Tilbudsgiver lave en beskrivelse af det udstyr, programmel og dokumentation, der leveres under kontrakten. Tilbudsgiver skal i tilbuddet beskrive, i hvor høj grad løsningen anvender Serviceplatformen. Det vægtes højt, at Tilbudsgiver har anvendt Serviceplatformen i størst muligt omfang. På tilsvarende vis vil det vægtes højt at Tilbudsgiver kan anvende CPR broker. Tilbudsgiver skal specificere, hvilke krav Tilbudsgiver stiller til Ordregivers IT-miljøer, såvel under implementeringsforløbet som under garanti- og vedligeholdelsesperioden. Tilbudsgiver skal angive krav til Ordregivers softwareløsninger, der skal fungere sammen med løsningen, datalinjer etc.: Processor, ram og andet Styresystemer osv. Hvilken netværkshastighed der kræves (upload/download) Mv. Leverancerne beskrevet heri skal tilstrækkeligt opfylde kontraktens krav. Det bør af besvarelsen tydeligt fremgå, hvilke tilknyttede ydelser, der indgår som en del af den samlede leverance, der faktureres Ordregiver efter betalingsplanen i bilag 3, punkt 2 og hvilke tilknyttede ydelser, der kræver, at Ordregiver foretager særskilt bestilling. Klik her for at angive tekst.

22 Bilag 6 Ordregivers deltagelse - Side 1 Bilag 6 Ordregivers deltagelse 1. Generelt om Ordregivers deltagelse Uanset at leverandøren er ansvarlig for gennemførelsen af en aktivitet, er det inden for rammerne af det i kontraktens punkt 10, 1. afsnit og nærværende bilag anførte en forudsætning for gennemførelsen, at Ordregiver medvirker aktivt dertil. Ordregiver skal i den forbindelse sørge for, at de nødvendige ressourcer med den aftalte kompetence samt de fysiske forhold beskrevet nedenfor vil være til rådighed og opfyldt i forbindelse med kontraktens gennemførelse. Felter markeret med gult udfyldes af tilbudsgiver. 2. Styregruppe Ordregiver deltager i styregruppens møder og dertil knyttede aktiviteter, jf. Bilag Ordregivers projektleder og andre centrale personer Ordregivers projektleder skal i implementeringsforløbet anvende ca. [antal] % af sin almindelige arbejdstid til gennemførelse af kontrakten. Hvis der er perioder, hvor det er nødvendigt, at Ordregivers projektleder deltager i videre omfang end nævnt, skal leverandøren orientere Ordregiver derom i god tid forinden. Andre centrale personer, som Ordregiver skal stille til rådighed i forbindelse med kontraktens gennemførelse, fremgår af nedenstående oversigt. Personprofil/kompetence [..] Estimeret antal personer Periode Deltagelse i % af normal arbejdstid [..] [..] Herudover må Ordregiver påregne, at andre personer i organisationen skal frigøres for deres sædvanlige arbejde i det omfang dette er nødvendigt for projektets gennemførelse, eksempelvis i forbindelse med gennemførelse af prøver, som nærmere angivet i punkt 4. nedenfor. 4. Oversigt over ressourcekrævede aktiviteter Aktivitet [.] [.] Personprofil/antal Estimeret ressourceforbrug i dage pr. person Tidsangivelse Bemærkning

23 Bilag 6 Ordregivers deltagelse - Side 2 [.] [.] 5. Fysiske forhold I Ordregivers almindelige arbejdstid gives leverandøren fysisk adgang til Ordregivers lokaler, udstyr og systemer i det omfang, at det er nødvendigt for kontraktens gennemførelse, og forudsat Ordregiver til enhver tid værende sikkerhedsforskrifter overholdes. Ordregiver stiller i sædvanligt omfang kontorfaciliteter til rådighed for leverandørens personale i forbindelse med udførelse af arbejde hos Ordregiver. 6. Andre forhold Ordregiver sørger selv for, at der altid foreligger en gyldig sikkerhedskopi/backup af samtlige Ordregivers lokalt lagrede data. Ved indgreb hvor der er risiko for tab af en større mængde data, er leverandøren forpligtet til forinden skriftligt at informere Ordregiver herom. Ordregiver har som dataansvarlig selv pligt til at foretage eventuelle anmeldelser til Datatilsynet. 7. Manglende medvirken Hvis Ordregiver efter leverandørens mening ikke yder den ovenfor beskrevne medvirken, skal leverandøren straks gøre Ordregivers projektleder opmærksom på dette. Hvis Ordregiver herefter fortsat ikke deltager som forudsat, skal leverandøren skriftligt orientere styregruppen derom.

24 Bilag 7 Specifikation af vedligeholdelse - Side 1 Bilag 7 Specifikation af vedligeholdelse 1. Vedligeholdelse af systemet 1.1. Omfang Leverandøren forestår i overensstemmelse med kontraktens punkt 14 vedligeholdelse af alle dele af systemet fra overtagelsesdagen med de nedenfor anførte undtagelser. Leverandørens vedligeholdelsesforpligtelse træder i kraft før overtagelsesdagen for så vidt angår følgende dele af systemet: Programmel [..] Ikrafttrædelsestidspunkt Udstyr [..] Ikrafttrædelsestidspunkt Dokumentation [..] Ikrafttrædelsestidspunkt De dele af systemet, som ikke er omfattet af leverandørens vedligeholdelse i medfør af dette bilag, er følgende: Programmel Udstyr Dokumentation [..] [..] [..] 1.2. Generelt om leverandørens vedligeholdelsesarbejder Vedligeholdelse af systemet skal udføres af kvalificeret personale, der har kendskab til systemet, og være i overensstemmelse med god IT-skik. Vedligeholdelsesarbejder skal planlægges og udføres, så de er til mindst gene for Ordregiver. 2. Vedligeholdelse af programmel 2.1. Generelt om leverandørens vedligeholdelse af programmel I tilfælde af vedligeholdelsesarbejder, der udføres på leverandørens initiativ, og i de tilfælde, hvor det ikke på forhånd er fastlagt, hvornår leverandøren skal udføre vedligeholdelse i henhold til dette bilag, skal Ordregiver i videst muligt omfang varsles derom mindst 14 dage i forvejen. Vedligeholdelsesarbejder bør så vidt muligt finde sted uden for Ordregivers normale arbejdstid hvor der er mindst behov systemet. Normal arbejdstid er mandag, tirsdag, onsdag og fredag kl , torsdag

25 Bilag 7 Specifikation af vedligeholdelse - Side 2 Servicevinduer skal aftales af afdelingsleder Lone Smedegaard Krings ([email protected], tlf.: ) i Digitalisering & IT Syddjurs Kommune samt systemadministrator Thomas Kenneth Sørensen, [email protected] i Norddjurs Kommune. Ordregiver har mulighed for at afvise et servicevindue mod begrundelse og anvisning af et andet servicevindue. I forbindelse med servicevinduer skal systemet præsentere en informationsside til brugerne om at systemet er lukket for service. Nægter Ordregiver at tillade en hel eller delvis afbrydelse af systemet straks efter leverandørens anmodning derom, er dette at betragte som en af Ordregiver anmodet udskydelse af det pågældende vedligeholdelsesarbejde. Ifald den udskudte vedligeholdelse er årsag til en forringelse af servicemålene, jf. Bilag 10, eller i øvrigt aftalte krav, er leverandøren ikke ansvarlig derfor i den periode, som vedligeholdelsen udskydes. Reetablering af data fra Backup skal ske senest 4 timer efter, at systemets sædvanlige driftsmiljø er sat ud af funktion. Dette er Driftsleverandørens forpligtelse. Reetablering af system eller etablering af nøddrift skal ske senest 12 timer efter, at systemets sædvanlige driftsmiljø er sat ud af funktion. Dette er Driftsleverandørens forpligtelse Vedligeholdelsesydelser Versioner og releases Leverandøren leverer nye versioner og releases af henholdsvis tredjepartsprogrammel og leverandørudviklet programmel så snart og i det omfang, at sådant programmel er frigivet til distribution i Danmark, forudsat programmellet er omfattet af nærværende vedligeholdelsesordning, jf. punkt Ved en ny version forstås en version, der indeholder væsentligt ændret funktionalitet. Almindeligvis er en ny version kendetegnet ved, at hovednummeret for versionen ændres (f.eks. fra 5.1 til 6.0). Ved en release forstås en mindre opdatering af programmellet, herunder fejlrettelser, som kan være kendetegnet ved, at versionsnummeret for programmellet ændres med en decimal (for eksempelvis fra 5.0 til 5.1). Leverandøren orienterer uden ugrundet ophold Ordregiver om nye versioner og releases, herunder om væsentlige ændringer i forhold til tidligere versioner og releases, når sådanne foreligger. Hvis Ordregiver herefter ønsker at få leveret en ny version eller release installeret, og er installationen omfattet af denne vedligeholdelsesordning, jf. punkt 2.3.1, forestår leverandøren sådan installation centralt i Ordregivers IT-miljøer. Opfyldelse af krav og servicemål i henhold til dette bilag forudsætter, at Ordregiver maksimalt er 2 udgaver bagud i forhold til senest frigivne version og 1 udgave bagud i forhold til senest frigivne release af det programmel, som vedligeholdelsen omfatter. Uanset førnævnte skal krav og servicemål dog opfyldes, så længe den af Ordregivers benyttede version eller release er modtaget af Ordregiver indenfor det seneste år.

26 Bilag 7 Specifikation af vedligeholdelse - Side Mangelafhjælpning Leverandøren kan foretage mangelafhjælpning ved levering og installation af nye versioner/releases eller ved individuel afhjælpning overfor Ordregiver. I tilfælde af mangler ved systemet skal leverandøren i øvrigt foretage afhjælpning i overensstemmelse med det nedenfor anførte, under hensyntagen til manglens kategorisering. Kategoriseringen af en mangel afhænger særligt af, om manglen er kritisk for løsning af Ordregivers opgaver og om manglen kan omgås. Ved omgåelse forstås blandt andet anvendelse af andre og/eller yderligere indtastninger eller funktioner samt Ordregivers benyttelse af ændrede arbejdsprocesser. Leverandøren skal ved mangelafhjælpning holde Ordregiver løbende underrettet om status for denne. Det tidsinterval, som leverandøren anvender til afhjælpning af mangler, måles fra det tidspunkt, hvor leverandøren modtager Ordregivers fyldestgørende reklamation, jf. nedenfor, til det tidspunkt, hvor leverandøren har foretaget de handlinger, der fremgår af dette bilag, samt givet Ordregiver meddelelse derom. Hvis mangelafhjælpning foretages ved levering af ny version eller release og Ordregiver ikke ønsker installation af en sådan, er leverandøren berettiget til særskilt vederlag for yderligere arbejde relateret til afhjælpning af de pågældende mangler, som ellers kunne have været udbedret ved installation af den pågældende version eller release. Leverandørens krav på vederlag bortfalder dog, hvis Ordregivers afvisning af installation af en ny version/release i relation til leverandørudviklet programmel skyldes, at sådan installation vil medføre ikke uvæsentlige omkostninger eller ulemper for Ordregiver, herunder i forbindelse med tilpasning af henholdsvis tilretninger, specialudviklinger og lignende, forretningsprocesser samt integration til Ordregivers IT-miljø Leverandørudviklet programmel Vedligeholdelsesbeskrivelse Leverandørens vedligeholdelse af leverandørudviklet programmel omfatter de nedenfor nævnte ydelser. Forebyggende vedligeholdelse Versioner: a. Nye versioner af leverandørudviklet programmel b. Installation c. Ajourføring af parameteropsætning d. Ajourføring af tilretninger Releases: a. Nye releases af leverandørudviklet programmel b. Ajourføring af tilretninger Installation c. Ajourføring af parameteropsætning d. Ajourføring af tilretninger Individuel mangelafhjælpning Hotline, jf. punkt 5. I det omfang vedligeholdelsen omfatter forskellige typer programmel, udarbejdes der en vedligeholdelsesbeskrivelse for hver type, der vedlægges som bilag.

27 Bilag 7 Specifikation af vedligeholdelse - Side Mangelafhjælpning Leverandøren afhjælper indrapporterede mangler ved leverandørudviklet programmel indenfor de nedenfor fastsatte tidsintervaller. Mangelkategori A B C Mangelkategori D E Beskrivelse En mangel, der er kritisk for løsning af Ordregivers opgaver, og hvor rimelig omgåelse ikke er mulig. En mangel, der er kritisk for løsning af Ordregivers opgaver, men hvor rimelig omgåelse efter leverandørens anvisninger er mulig. En mangel, der ikke er kritisk for løsning af Ordregivers opgaver, og hvor rimelig omgåelse ikke er mulig. Beskrivelse En mangel, der ikke er kritisk for løsning af Ordregivers opgaver, og hvor rimelig omgåelse efter leverandørens anvisninger er mulig. En mangel, der ikke har nogen eller blot bagatelagtig betydning for løsning af Ordregivers opgaver. Tidsinterval for gennemført mangelafhjælpning 1 arbejdsdag 3 arbejdsdage 10 arbejdsdage Tidsinterval for påbegyndt mangelafhjælpning 10 arbejdsdage 20 arbejdsdage Det tidsinterval, som leverandøren anvender til afhjælpning af mangler, måles fra det tidspunkt, hvor leverandøren modtager Ordregivers fyldestgørende reklamation, jf. punkt 2.4, til det tidspunkt, hvor leverandøren enten har afhjulpet eller påbegyndt afhjælpning af manglen i overensstemmelse med det, der gælder for den pågældende mangelkategori, samt givet Ordregiver meddelelse derom. Ved sådanne mangler ved tredjepartsprogrammel, som det er umuligt - eksempelvis som følge af manglende adgang til kildekode eller manglende rettigheder - for leverandøren at afhjælpe, skal leverandøren indenfor de ovenfor anførte tidsintervaller dog alene anvise relevant og rimelig omgåelse af manglen. Endvidere forestår leverandøren rapportering af manglen til den pågældende tredjemand med anmodning om udbedring. Når tredjemand har leveret en rettelse af den pågældende eller eventuelt andre mangler eller anvist relevant omgåelse, skal leverandøren straks sørge for orientering af samt installation hos Ordregiver, hvor dette i øvrigt er en del af den aftalte vedligeholdelse, jf. punkt Mangelrapportering Hvis Ordregiver konstaterer problemer, der tilsyneladende beror på mangler ved systemet, indrapporteres disse til leverandøren, som skal yde bistand til diagnosticering og afhjælpning af det indrapporterede problem. Ved indrapportering skal Ordregiver udfylde en mangelrapport, der som minimum skal indeholde følgende oplysninger: Navn på programmel

28 Bilag 7 Specifikation af vedligeholdelse - Side 5 Versionsnummer Beskrivelse af mangel, herunder udført handling og opnået reaktion Forslag til mangelkategorisering Eventuelle bilag til belysning af problemet (for eksempel skærmprint) Tidspunkt for manglens konstatering Kontaktperson(er) hos Ordregiver Indrapportering skal ske til: [navn eller afdeling] [ , telefonnummer] Leverandøren kan vælge at stille en standardrapport til rådighed for Ordregiver, som skal anvendes ved indrapportering af problemer eller mangler. Mangler kategoriseres af parterne i fællesskab i forbindelse med Ordregivers indrapportering. Såfremt der er uenighed om kategoriseringen, kan hver af parterne henvise kategoriseringen til Ordregivers og leverandørens projektleder, der da sammen afgør dette spørgsmål. Kan der ikke opnås enighed mellem parternes projektledere, kan hver af parterne anmode Dansk IT om at udmelde en uvildig sagkyndig, der afgør spørgsmålet om kategorisering endeligt og bindende for begge parter. Tvister om fortolkning af aftalen og andre juridiske spørgsmål kan ikke afgøres af den sagkyndige. Den sagkyndige træffer afgørelse om fordelingen af sit honorar på parterne under hensyntagen til afgørelsens udfald. Indtil den sagkyndige har afgjort spørgsmålet om kategorisering af den indrapporterede mangel, skal leverandøren afhjælpe denne i forhold til Ordregivers kategorisering. Viser det sig efterfølgende gennem fælles erkendelse eller den sagkyndiges afgørelse, at manglen burde have været kategoriseret som anført af leverandøren, kan leverandøren kræve dokumenterede meromkostninger, herunder i forbindelse med nødvendiggjort overarbejde, som følge af Ordregivers fejlagtige kategorisering dækket af Ordregiver. Hvis Ordregiver fejlagtigt indrapporterer et forhold som værende en mangel, og viser det sig efterfølgende, at Ordregivers indrapportering beror på manglende uddannelse, forkert brug eller lignende, som ikke kan tilregnes leverandørens forhold, er leverandøren berettiget til kræve et rimeligt vederlag for behandling af Ordregivers henvendelse. Retten til vederlag indtræder dog først fra det tidspunkt, hvor leverandøren gør Ordregiver opmærksom på, at forholdet ikke er omfattet af leverandørens vedligeholdelsesforpligtelser, og da under forudsætning af, at Ordregiver accepterer at leverandøren fortsætter arbejdet. 3. Vedligeholdelse af udstyr 3.1. Vedligeholdelsesydelser Forebyggende vedligeholdelse Leverandøren er efter nærmere aftale med Ordregiver berettiget til for egen regning at installere og afinstallere relevant diagnosticeringsprogrammel på systemet til brug herfor Reparation Leverandøren skal efter anmodning fra Ordregiver reparere og udbedre alle mangler ved sådant udstyr, som er omfattet af denne vedligeholdelsesordning.

29 Bilag 7 Specifikation af vedligeholdelse - Side Reservedele Nødvendige reservedele til det af denne vedligeholdelsesordning omfattede udstyr leveres vederlagsfrit. Udskiftede dele tilhører leverandøren, idet leverandøren dog garanterer, at alle eventuelle data, der måtte være tilgængelige på den udskiftede del, slettes efter endt udskiftning Vedligeholdelsesbeskrivelse Leverandørens vedligeholdelse omfatter de nedenfor nævnte ydelser. 4. Vedligeholdelse af dokumentation 4.1. Vedligeholdelsesydelser Vedligeholdelse af dokumentation Leverandøren skal vedligeholde den leverede dokumentation, så Ordregiver til enhver tid er i besiddelse af en opdateret udgave af den aftalte dokumentation. Ved dokumentation for tredjemandsprogrammel skal leverandøren stille den af tredjemand senest udarbejdede dokumentation til rådighed for Ordregiver. Dette forudsætter i øvrigt, at det programmel og/eller udstyr, som dokumentationen relaterer sig til, er omfattet af nærværende vedligeholdelsesordning. Hvis vedligeholdelse af programmel eller udstyr medfører ændringer af dette, skal leverandøren sørge for, at den tilhørende dokumentation ændres i overensstemmelse dermed. Ovenstående kan opfyldes ved, at dokumentationen i sædvanligt omfang stilles til rådighed for Ordregiver som online dokumentation, herunder at leverandøren anviser Ordregiver web-adresse eller lignende, hvorigennem Ordregiver kan få adgang til dokumentationen. 5. Hotline service I det omfang hotline service er omfattet af leverandørens vedligeholdelse af systemet, jf. punkt og 3.2, gælder følgende for denne ydelse Vedligeholdelsesydelser Ordregiver kan alle (skriv hvilke dage) mellem kl. [tid1] og [tid2) få telefonisk assistance fra leverandørens hotline service. Følgende kategorier af personer hos Ordregiver er berettiget til at kontakte hotline service: Personkategori: [Angiv brugerkategori] Henvendelse skal ske til: [navn], [tlf.]. [ ].

30 Bilag 7 Specifikation af vedligeholdelse - Side 7 Hotline service besvarer korte præcise spørgsmål vedrørende anvendelse af programmel og udstyr, foretager simpel problemdiagnosticering og yder generel vejledning vedrørende det pågældende programmel/udstyr, herunder om et konstateret forhold tilsyneladende beror på mangler ved systemet, som forudsætter indrapportering i overensstemmelse med punkt 2.4 ovenfor. Leverandøren garanterer, at der ved Ordregivers telefoniske henvendelse til hotline service maksimalt vil være [ ] minutters ventetid for kvalificeret besvarelse af henvendelsen. I øvrigt vil [ ] % af en kalendermåneds rapporterede problemer, der er omfattet af leverandørens hotline service, være afhjulpet senest dagen efter leverandørens modtagelse af Ordregivers henvendelse Vedligeholdelsesbeskrivelse Leverandørens hotline service omfatter leverandørudviklet programmel. 6. Servicemål Så længe programmel, udstyr eller dokumentation er omfattet af den i dette bilag beskrevne vedligeholdelsesordning, garanterer leverandøren, at de i dette og Bilag 10 anførte krav og servicemål for systemet opretholdes. Hvis dele af denne vedligeholdelsesordning opsiges, bortfalder leverandørens indeståelse for opretholdelse af krav og servicemål i det omfang, at det er sagligt begrundet. I tilfælde af manglende overholdelse af krav eller servicemål forholdes der som fastsat i Bilag 10 og kontrakten, herunder dette bilag, i øvrigt. 7. Opsigelse Ordregiver kan opsige vedligeholdelsesordningen i overensstemmelse med kontraktens punkt 14, 4. og 5. afsnit. Ved delvis opsigelse af vedligeholdelsesordningen nedsættes den aftalte årlige vedligeholdelsesafgift med et beløb svarende til den anførte årlige pris efter eventuel regulering for den eller de pågældende ydelser. 8. Ophævelse Ordregiver er berettiget til ophævelse af denne vedligeholdelsesordning i overensstemmelse med kontraktens punkt , hvis det kvartalsvise vederlag for vedligeholdelse reduceres med mere end 50 % som følge af manglende overholdelse af servicemål, jf. Bilag 10. Sådan reduktion af vederlaget anses således i sig selv for at udgøre en væsentlig misligholdelse af leverandørens vedligeholdelsesforpligtelser. 9. Underbilag 7A Det nærmere indhold af vedligeholdelsen kan være yderligere specificeret i vedlagte underbilag 7A. Formålet med bilag 7A er alene at beskrive de forhold, der ikke er beskrevet i selve Bilag 7 eller i kontrakten i øvrigt. Såfremt bilag 7A herudover behandler forhold, der er beskrevet i Bilag 7 eller i kontrakten i øvrigt, f.eks. vedrørende løbetid, installation m.v., er parterne enige om, at der i alle henseender mellem leverandøren og Ordregiver skal bortses fra disse bestemmelser.

31 Bilag 7 Specifikation af vedligeholdelse - Side 8 Endvidere gælder, at såfremt Ordregiver som følge af krav fra underleverandører skal underskrive vedligeholdelsesbetingelser direkte overfor disse, skal der i alle forhold mellem leverandøren og Ordregiver ses bort fra disse vedligeholdelsesbetingelser i det omfang, bestemmelserne ikke falder inden for ovennævnte formål. Leverandøren skal således også skadesløsholde Ordregiver for eventuelle krav fra underleverandører, der støttes på de nævnte vedligeholdelsesbetingelser, og som ikke påhviler Ordregiver efter nærværende kontrakt.

32 Bilag 8 Prøver - Side 1 Bilag 8 Prøver 1. Afprøvning af systemet Afprøvning af systemet sker ved en overtagelsesprøve og en driftsprøve i overensstemmelse med kontraktens punkt 13 og dette bilag. Afprøvning af optioner til levering efter overtagelsesdagen gennemføres som beskrevet i Bilag Fællesregler for afprøvning 2.1. Prøvens gennemførelse Tidspunktet for prøvens gennemførelse fremgår af tidsplanen, eller anden aftale mellem parterne. Prøven skal gennemføres under forhold, der i videst muligt omfang svarer til en normal driftssituation Rapport over prøveforløbet Når overtagelsesprøven er afsluttet, udarbejder leverandøren straks en rapport over prøveforløbet med opførelse af eventuelle konstaterede mangler i en mangelliste. Ordregiver udarbejder en tilsvarende rapport i forbindelse med driftsprøvens gennemførelse Godkendelse af en prøve En prøve er bestået, når kravene til prøvens resultat er opfyldt, og godkendelse skal herefter ske i overensstemmelse med kontraktens punkt afsnit. Kan prøven ikke godkendes af Ordregiver, skal Ordregiver uden ugrundet ophold skriftligt meddele dette til leverandøren samt anføre årsagen til den manglende godkendelse Afhjælpning af konstaterede mangler Såfremt Ordregiver godkender overtagelsesprøven med konstaterede mangler, skal disse anføres i en mangelliste. Ordregiver er først forpligtet til at godkende driftsprøven, når sådanne mangler i det væsentligste er afhjulpet, jfr. kontraktens punkt Mangler konstateret efter overtagelsesdagen, herunder mangler konstateret i forbindelse med driftsprøven, afhjælpes i overensstemmelse med Bilag Overtagelsesprøve 3.1. Formål Formålet med overtagelsesprøven er primært at konstatere, om den aftalte funktionalitet og dokumentation er leveret. Det kan dog også i forbindelse med overtagelsesprøven konstateres, om servicemål er opfyldte og tilknyttede ydelser er leveret i overensstemmelse med det aftalte Prøveplan Leverandøren udarbejder efter kontraktindgåelse et udkast til prøveplan for overtagelsesprøven.

33 Bilag 8 Prøver - Side 2 I leverandørens udkast til prøveplan skal karakter og omfang samt tidspunkt for Ordregivers deltagelse specificeres, herunder hvilke data Ordregiver skal stille til rådighed med henblik på en hensigtsmæssig gennemførelse af prøven. Leverandøren skal efter afklaringsfasens afslutning indarbejde alle forslag til ændringer fra Ordregiver i prøveplanen, medmindre leverandøren kan godtgøre at disse forslag vil indebære aktiviteter, der ligger uden for hvad der med rimelighed kan påregnes. Ordregivers forslag til ændring af prøveplanen skal være leverandøren i hænde senest [ ] arbejdsdage før prøvens start, hvorefter leverandøren udarbejder en revideret prøveplan. Den reviderede prøveplan skal være modtaget af Ordregiver senest [ ] arbejdsdage efter leverandørens modtagelse af Ordregivers forslag til ændringer Tilrettelæggelse Overtagelsesprøven tilrettelægges af leverandøren som en funktionsprøve, hvor det kontrolleres, at den aftalte funktionalitet, herunder integration til andre systemer, og dokumentation er leveret. Afprøvning af væsentlige funktioner samt dokumentationen er omfattet af leverandørens oplæg til prøveplan. Øvrige funktioner og forhold afprøves i overensstemmelse med prøveplanen. Ifald der ved overtagelsesprøvens gennemførelse ønskes en særskilt konstatering af, om systemet opfylder de i Bilag 10 anførte servicemål, skal Ordregiver give leverandøren meddelelse herom senest inden afklaringsfasens afslutning Gennemførelse Overtagelsesprøven gennemføres af leverandøren med Ordregivers aktive deltagelse, jf. kontraktens punkt 13.1, 1. afsnit. Ordregivers deltagelse er nærmere beskrevet i leverandørens oplæg til prøveplan, jf. punkt 3.2 ovenfor. I forbindelse med overtagelsesprøvens gennemførelse fremprovokeres en række fejlsituationer, som systemet skal reagere på med fejlmeddelelser, der gør det muligt for brugeren at fortsætte på et veldefineret grundlag Godkendelseskriterier Kravene til overtagelsesprøvens resultat er opfyldt, hvis prøven gennemføres uden konstatering af en eller flere kvalificerede mangler. Der er tale om en kvalificeret mangel hvis, Flertallet af brugerne ikke kan anvende systemet eller funktionaliteten er nedsat i en sådan grad, at systemet må anses for ude af drift, eller Anvendeligheden af systemet nedsættes eller besværliggøres i betydende omfang, eller Anvendeligheden af systemet er nedsat i ikke ubetydeligt omfang, medmindre manglen kun berører enkelte af de relevante brugere eller manglen kan omgås uden betydelig ekstra indsats for Ordregiver. Et af de i Bilag 10 anførte servicemål er forringet med mere end 25 %, forudsat, at det er aftalt, at servicemålet afprøves under overtagelsesprøven. Der konstateres væsentlige mangler ved tilknyttede ydelser.

34 Der er ikke tale om en kvalificeret mangel hvis, Bilag 8 Prøver - Side 3 Der blot er tale om, at en enkelt funktion ikke virker, medmindre den pågældende funktion har central betydning for Ordregivers anvendelse af systemet, eller Kun få brugere ud af en større brugergruppe er påvirket af manglen, og således at de øvrige brugere i brugergruppen fortsat kan anvende systemet, eller Der blot er tale om at en enkelt funktion ikke virker, medmindre den pågældende funktion har central betydning for Ordregivers anvendelse af systemet. Såfremt antallet og indholdet af ikke kvalificerede mangler er af et sådant omfang, at Ordregivers anvendelse af systemet herigennem påvirkes som havde der været tale om en kvalificeret mangel, vil disse samlet blive anset som en kvalificeret mangel Mangler i tredjepartsprogrammel Ordregiver er uanset punkt 3.5 dog ikke berettiget til at nægte at godkende overtagelsesprøven på grund af mangler i tredjepartsprogrammel, som leverandøren har anvist en rimelig omgåelse af, således at Ordregiver uden betydelig ekstra indsats vil kunne anvende systemet. Anvist omgåelse fratager ikke Ordregiver for retten til afhjælpning af manglen, når den afhjælpes af tredjepart. 4. Driftsprøve 4.1. Formål Formålet med driftsprøven er at konstatere, hvorvidt leverancen overholder de opstillede servicemål, jf. Bilag 10, jf. kontraktens punkt 13.2, 1. afsnit Prøveplan Leverandøren skal udarbejde en prøveplan, der beskriver hvilke tekniske og ressourcemæssige forhold, der er en forudsætning for driftsprøvens gennemførelse. Prøveplanen skal sikre, at driftsprøven giver et retvisende billede af om de stillede servicemål er opfyldt Gennemførelse Inden driftsprøven påbegyndes, skal overtagelsesprøven være godkendt af Ordregiver. Driftsprøven påbegyndes endvidere først, når Ordregiver har givet leverandøren meddelelse derom, dog senest 20 dage efter overtagelsesdagen, jfr. kontraktens pkt. 13.2, 1. afsnit. I overensstemmelse med kontraktens punkt 13. 2, 1. afsnit gennemføres driftsprøven af Ordregiver med bistand fra leverandøren, og udføres af systemet som helhed. Under driftsprøven har leverandøren ret og pligt til løbende at optimere systemets ydeevne i det omfang, at det måtte være nødvendigt samt afhjælpe eventuelle konstaterede mangler. Desuden skal leverandøren være Ordregiver behjælpelig i forbindelse med besvarelse af Ordregivers spørgsmål vedrørende brug af systemet, herunder yde hotline service etc. Driftsprøven skal omfatte mindst 20 arbejdsdage i træk, hvori systemet har været i drift med normale funktioner. Fristen for driftsprøvens afslutning fremgår af tidsplanen.

35 Bilag 8 Prøver - Side Godkendelseskriterier Kravene til driftsprøvens resultat er opfyldt, når servicemålene opgjort for de sidste 10 arbejdsdage af driftsprøveperioden for systemet som helhed. Har Ordregiver godkendt overtagelsesprøven med kendte mangler anført i mangellisten, jf. punkt 2.4 ovenfor, så gælder det, at Ordregiver er først forpligtet til at godkende driftsprøven, når sådanne mangler i det væsentligste er afhjulpet, jf. kontraktens punkt 13.1, 4. afsnit. Herved forstås, at der alene resterer mangler i mangelkategori D og E, jfr. Bilag 7. De resterende mangler afhjælpes i overensstemmelse med Bilag Måling af driftseffektivitet Se Bilag 10 for måling af driftseffektivitet Måling af svartider Se Bilag 10 for måling af svartider.

36 Bilag 9 Licensbetingelser - Side 1 Bilag 9 Licensbetingelser 1. Licensbetingelser Standardlicensbetingelser for det leverede programmel indsættes her i dette bilag. Klik her for at angive tekst.

37 Bilag 10 Servicemål - Side 1 Bilag 10 Servicemål 1. Servicemål Dette bilag beskriver i overensstemmelse med kontraktens punkt 15.1 og 16.3 de servicemål, der skal være opfyldt fra overtagelsesdagen medmindre andet fremgår af bilaget Aftalte servicemål De aftalte servicemål er fastsat individuelt og tilpasset de konkrete forhold. Måling af servicemålene er nærmere beskrevet i punkt 2 nedenfor Driftseffektivitet Servicemålet for driftseffektivitet er 99 % For så vidt angår driftseffektivitet under driftsprøven henvises til Bilag Svartider Svartider samt opfyldelsesgraden afhænger af kompleksiteten af den pågældende transaktion. Beskrivelse/ Forudsætninger Start af systemet på Syddjurs/Norddjurs it-platform. Opret patient i systemet. Efter indtastet data. Visning af journal ved aktivering i program. Generer rapport til Danmarks Statistik Ønsket svartid i sekunder Maksimal accepteret svartid i sekunder 5 sek. 10 sek. 2 sek. 5 sek. 2 sek. 5 sek. 10 sek. 20 sek. Vis SCOR 2 sek. 5 sek. Send SMS. 10 modtagere. 2 sek. 5 sek. For så vidt angår svartider samt opfyldelsesgraden under driftsprøven, henvises til Bilag 8 2. Måling af servicemål 2.1. Måling af driftseffektivitet Driftseffektiviteten måles for systemet som helhed og driftseffektivitetsprocenten opgøres således: æ 100 % Ved "tilgængelig driftstid" forstås den aftalte driftstid minus den tid, hvor systemet eller en del af dette ikke kan anvendes til mangelfri driftsafvikling på grund af kategori A, B eller C mangler, jfr. Bilag 7, eller hvor

38 Bilag 10 Servicemål - Side 2 svartidskravene ikke er opfyldet. I tilfælde af at mangelfri driftsafvikling ikke kan opretholdes som følge af en driftshindring, som Ordregiver er ansvarlig for, eksempelvis fejl i Ordregivers eksisterende IT-miljø, og udefra kommende forstyrrelser (el-afbrydelse, fejl i offentlige datanet og lignende) fragår dette ikke i den tilgængelige driftstid. Driftsafbrydelser regnes fra det tidspunkt, hvor leverandøren har modtaget fyldestgørende fejlmelding fra Ordregiver, og indtil normal drift er genetableret. Den "aftalte driftstid" defineres som kl til kl alle arbejdsdage, uanset at Ordregiver er berettiget til at anvende systemet hele døgnet. Tid medgået til eventuel forebyggende vedligeholdelse indregnes hverken i tilgængelig eller aftalt driftstid. Såfremt leverandøren anvender mere tid til forebyggende vedligeholdelse end aftalt, fragår den for meget anvendte tid dog i den tilgængelige driftstid. Driftseffektiviteten måles og opgøres for 1 måned ad gangen ("måleperiode"), idet den første måleperiode begynder på overtagelsesdagen. Ordregiver skal sørge for, at der føres regnskab over driftstiderne. Såfremt mangler opstår, skal klokkeslæt for manglens opståen, tilkaldelse af leverandøren, leverandørens eventuelle ankomst og klarmelding samt manglens art, årsag og den foretagne afhjælpning anføres. Ved forebyggende vedligeholdelse skal leverandøren oplyse arten heraf. Leverandøren skal altid, inden han forlader Ordregiver, aflevere en servicerapport, der er underskrevet af Ordregiver. Ved fjerndiagnose fremsendes servicerapporten til Ordregiver straks efter, at mangelafhjælpningen er afsluttet Måling af svartider Ved svartid for en transaktion forstås tidsintervallet fra serveren modtager transaktionen fra netværket, til svaret leveres af serveren til netværket. Leverandøren skal her angive målemetode for måling af svartider. I forbindelse med konstatering af om en svartid opfylder det aftalte servicemål, skal der foretages mindst 10 målinger af svartiden for den pågældende transaktion. En overskridelse af en maksimal svartid med mere end 50 % indebærer, at systemet anses for utilgængeligt fra det tidspunkt, hvor forholdet er skriftligt meddelt leverandøren, og indtil forholdet er afhjulpet. Sker der samtidig overskridelse af en maksimal svartid for flere forskellige transaktioner, betragtes det kun som en overskridelse Uenighed om opfyldelsen af servicemål Hvis der er uenighed om, hvorvidt kravene til servicemål er opfyldt i en bestemt periode, kan hver af parterne anmode Dansk IT om at udmelde en uvildig sagkyndig, der da afgør dette spørgsmål og størrelsen af afvigelserne endeligt og bindende for begge parter. Tvister om fortolkning af aftalen og andre juridiske spørgsmål kan ikke afgøres af den sagkyndige. Den sagkyndige træffer afgørelse om fordelingen af sit honorar på parterne under hensyntagen til afgørelsens udfald. 3. Overskridelse af servicemål Hvis beregningen af driftseffektivitet for en periode ikke opfylder det aftalte, er Ordregiver berettiget til en reduktion i vederlaget for vedligeholdelse i overensstemmelse med kontraktens punkt 17.2.

39 Bilag 10 Servicemål - Side 3 Hvis beregningen af driftseffektivitet ved udgangen af en periode ikke opfylder det garanterede resultat, skal leverandøren for hvert påbegyndt procentpoint, som den beregnede driftseffektivitet ligger under den garanterede driftseffektivitet, betale en bod på 10 % af de samlede vedligeholdelsesudgifter for den pågældende periode. Ved kvartalsvis betaling af vedligeholdelsesudgifterne ansættes månedens vedligeholdelsesudgifter til 1/3 af de samlede vedligeholdelsesudgifter for det kvartal, hvori måneden er beliggende. Boden kan ikke i nogen måned overstige månedens vedligeholdelsesudgifter. Bodsforpligtelsen eksisterer, så længe vedligeholdelsesaftalen er i kraft. Manglende overholdelse af svartider bevirker, at systemet ikke betragtes som tilgængeligt, med de deraf følgende konsekvenser for den beregnede driftseffektivitet.

40 Bilag 11 Samarbejdsorganisation - Side 1 Bilag 11 Samarbejdsorganisation 1. Samarbejdsorganisationens struktur Med henblik på at sikre en hensigtsmæssig gennemførelse af kontrakten etableres den i dette bilag beskrevne samarbejdsorganisation, som særligt udgøres af en styregruppe og en projektledelse. Parterne skal herunder drage omsorg for, at projektet har den fornødne forankring i parternes respektive ledelser, således at det til stadighed er muligt at træffe de nødvendige beslutninger undervejs i projektet med den hastighed omstændighederne kræver. 2. Styregruppe Hver part udpeger forinden eller umiddelbart efter kontraktens underskrift et antal medlemmer, som skal repræsentere den pågældende part i en styregruppe. Ordregiver udpeger styregruppens formand. Medmindre andet aftales, deltager hver parts projektleder, jf. punkt 3 nedenfor i styregruppens møder, men projektlederne er ikke medlem af styregruppen Styregruppens ansvar Styregruppen er overordnet ansvarlig for at overvåge, at der sker en hensigtsmæssig gennemførelse af kontrakten. Ændringer af kontrakten samt eventuelle konsekvenser deraf i forhold til nytteværdi af systemet, økonomi, tidsplan eller personalemæssige ressourcer forelægges og drøftes i styregruppen Kompetence Styregruppens medlemmer refererer til ledelsen i medlemmernes respektive organisationer. Et eller flere medlemmer af styregruppen - eventuelt i forening - skal være bemyndiget til for henholdsvis Ordregiver eller leverandøren at træffe bindende beslutninger i forhold til kontrakten Styregruppemøder Styregruppen mødes efter behov, dog mindst 1 gang om måneden. Forinden afholdelse af et styregruppemøde udsender den part, der indkalder til mødet, en dagsorden for mødet til gruppens medlemmer. Ordregiver udarbejder referat af gruppens møder, som senest 2 arbejdsdage efter mødets afholdelse fremsendes til styregruppens medlemmer. Såfremt der ikke gøres indsigelser senest 5 arbejdsdage efter datoen for referatets modtagelse, betragtes mødereferatet som godkendt Styregruppens sammensætning Styregruppen består af: Ordregiver: Navn og stilling: Susanne Byg, Overtandlæge Norddjurs Tlf., mobil og , [email protected]

41 Bilag 11 Samarbejdsorganisation - Side 2 Karen Thagaard, Overtandlæge Syddjurs , , [email protected] Leverandøren: Navn og stilling: Tlf., mobil og Styregruppen kan beslutte, at andre personer skal deltage i styregruppen på ad hoc basis eller som permanente medlemmer. 3. Projektledelse Hver part udpeger forinden eller umiddelbart efter kontraktens underskrift en projektleder. Parternes projektledere udgør i fællesskab projektledelsen Projektledelsens ansvar Projektledelsen har ansvar for at overvåge kontraktens gennemførelse samt sikre den daglige fremdrift, herunder overholdelse af tidsplanen samt eventuelle aktivitets-, kvalitets-, leveranceplaner m.v. Projektledelsen udarbejder eventuelle forslag til ændringer af kontrakten, der forelægges styregruppen. Leverandørens projektleder udarbejder endvidere løbende, dog mindst hver 14. dag, statusrapporter, der blandt andet beskriver projektets fremdrift. Sådanne statusrapporter afleveres til styregruppens medlemmer samt Syddjurs Kommunes projektleder Kompetence Projektledelsens medlemmer refererer til deres respektive organisationers medlemmer af styregruppen. Projektledelsen kan indenfor kontraktens rammer gennemføre justeringer, der ikke har konsekvenser i forhold til nytteværdi af systemet, økonomi, tidsplan eller personalemæssige ressourcer Projektledelsesmøder Projektledelsen mødes jævnligt og i øvrigt efter behov, dog mindst hver 7. dag. Eventuelle justeringer, jf. punkt 3.1.1, skal beskrives skriftligt og tiltrædes af projektledelsen Projektledelsens sammensætning Ordregiver: Navn og stilling: Frederik Mølgaard Thayssen Tlf., mobil og , [email protected]

42 Bilag 11 Samarbejdsorganisation - Side 3 Leverandøren: Navn og stilling: Tlf., mobil og 4. Andre samarbejdsrelationer Parterne kan nedenfor anføre eventuelle andre personer, som skal indgå i forbindelse med samarbejdet omkring gennemførelse af visse nærmere specificerede aktiviteter. Hvis der er personer, som er centrale for kontraktens gennemførelse, kan det særskilt aftales, at sådanne personer i relation til udskiftning sidestilles med en parts projektleder i overensstemmelse med kontraktens punkt 26 om udskiftning af en parts projektleder. Ordregiver: Aktivitet Navn og stilling Tlf., mobil og IT medarbejdere i Norddjurs IT medarbejdere i Syddjurs Leverandøren: Aktivitet Navn og stilling Tlf., mobil og

43 Bilag 12 Ændringsprocedure - Side 1 Bilag 12 Ændringsprocedure 1. Ændring af kontrakten Ændring af kontrakten sker efter anmodning fra Ordregiver eller leverandøren i overensstemmelse med kontraktens punkt 6 og dette bilag. 2. Ordregivers ændringsanmodning Ordregivers ændringsanmodning skal som minimum indeholde følgende oplysninger: Beskrivelse af den ønskede ændring Ordregivers forslag til prioritering af ændringen Dato for fremsættelse af ændringsanmodningen Ændringsanmodningen skal være tilstrækkelig detaljeret til, at leverandøren i overensstemmelse med kontraktens punkt 6.1, 2. afsnit kan udarbejde et estimat over det vederlag, som vil være forbundet med udarbejdelse af et løsningsforslag. Leverandøren er ikke berettiget til særskilt vederlag for udarbejdelse af sådanne estimater. 3. Leverandørens ændringsanmodning Leverandørens ændringsanmodninger skal have samme indhold som indholdet af et løsningsforslag til Ordregiver. Leverandøren har ikke krav på vederlag for udarbejdelse af løsningsforslag, der er en del af en ændringsanmodning fra leverandøren. 4. Mindsteindhold for et løsningsforslag Et løsningsforslag skal mindst indeholde og behandle følgende: Referat af ændringsanmodningen Beskrivelse af de påkrævede ændringer til opfyldelse af ændringsanmodningen Konsekvenser for tidsplanen Pris for gennemførelse af løsningsforslaget, herunder også eventuelle konsekvenser for betalingsplanen, jf. Bilag 3 Konsekvenser for leverandørens øvrige ydelser i medfør af kontrakten Konsekvenser for eventuelle andre leverandørers leverancer Konsekvenser for dokumentation, jf.bilag 5 Konsekvenser for Ordregivers deltagelse, jf. Bilag 6 Konsekvenser for servicemål og incitamenter, jf. Bilag 10 Garanti for ændringerne og konsekvenser for øvrige garantier, jf. kontraktens punkt 16 Konsekvenser for eventuel uddannelse Konsekvenser for optioner, jf. Bilag 4 Tidspunkt for afprøvning af gennemførte ændringer og konsekvenser for afprøvning af øvrige dele af systemet, jf. Bilag 8 Konsekvenser for vedligeholdelsesaftale, jf. Bilag 7 Eventuelle andre relevante forhold.

44 Bilag 12 Ændringsprocedure - Side 2 Med mindre andet er aftalt udarbejder leverandøren de nødvendige korrektioner til de bilag, der berøres af ændringen og løsningsforslaget vedlægges disse. 5. Vurdering og godkendelse af løsningsforslag 5.1. Vurdering af løsningsforslag Ordregiver kan vælge at afvise et løsningsforslag, at anmode om ændring af løsningsforslaget eller at acceptere løsningsforslaget. Hvis Ordregiver anmoder om ændring af løsningsforslaget, udarbejder leverandøren straks estimat over det vederlag, der påregnes at være forbundet med udarbejdelse af et revideret løsningsforslag. Godkendes estimatet, udarbejder leverandøren uden ugrundet ophold og senest 5 arbejdsdage herefter et revideret løsningsforslag til Ordregiver. Accepteres det reviderede løsningsforslag, bortfalder leverandørens vederlag for udarbejdelse af både det oprindelige og det reviderede forslag. Anmodning om væsentlige ændringer af et løsningsforslag anses som en afvisning af det foreliggende løsningsforslag samt fremsættelse af en ny ændringsanmodning, der skal behandles særskilt i overensstemmelse med kontraktens punkt 6 og nærværende bilag Godkendelse Hvis løsningsforslaget eller leverandørens ændringsanmodning accepteres af Ordregiver, skal denne skriftligt have godkendt forslaget eller anmodningen forinden arbejdets iværksættelse. 6. Ændringslog Leverandøren skal føre en ændringslog. Heri skal indføres: Daterede ændringsanmodninger Daterede estimater for vederlag for udarbejdelse af løsningsforslag Daterede løsningsforslag Godkendte løsningsforslag Opdaterede tidsplaner Opdaterede betalingsplaner Øvrige relevante dokumenter. Hver ændringsanmodning skal tildeles et særligt identifikationsnummer, således at ændringsanmodningen og de hertil knyttede dokumenter kan følges i ændringsloggen.

45 Bilag 13 Revisionserklæring - Side 1 Bilag 13 Revisionserklæring Leverandøren skal, på Ordregivers forlangende og uden omkostninger, levere revisionserklæring én gang pr. kontrakt år, som dokumenterer leverandørens overholdelse af lovgivning og Ordregivers politikker. Erklæringen skal afgives iht. Revisionsstandard ISAE 3402 type 2. Erklæringen skal udarbejdes af en uafhængig tredjepart i form af et statsautoriseret revisionsfirma. Ordregiver skal have adgang til at udpege et statsautoriseret revisionsfirma til at forestå opgaven, såfremt leverandørens revisionsfirma efter Ordregivers skøn ikke anses for kompetent til at udføre opgaven. Såfremt leverandøren anvender underleverandører til udførelse af opgaver skal erklæringerne i relevant omfang også inkludere disse.

46 Bilag 14 Virksomhedens nøgletal og referencer - Side 1 Bilag 14 Virksomhedens nøgletal og referencer Tilbudsgivers udfyldelse af bilaget vurderes under udvælgelseskriterier. Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Skemaet udfyldes af Leverandøren. Virksomhedens navn: Virksomhedens CVR: Virksomhedens samlede omsætning i mio.kr. Virksomhedens omsætning inden for det udbudte aftaleområde i mio. kr. Tilbudsgivers referencer listes om muligt med 3 kommunale kunder, med kontaktpersoner. Omsætning År XXXX År XXXX År XXXX Referencer Angivelse af tidspunkt for leverancen I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, vedlægges virksomhedens balance eller uddrag heraf for de seneste tre afsluttede regnskabsår.

47 Bilag 15 Tro og Love erklæring - Side 1 Bilag 15 Tro og Love erklæring TRO OG LOVE ERKLÆRING Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45. I henhold til 1, stk. 1 i lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal tilbudsgiver afgive en erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Ved gæld til det offentlige forstås, jf. nævnte lovbekendtgørelses 2, stk. 2, skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiver er etableret. Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love, at virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på tilbudstidspunktet, som overstiger kr. Undertegnede virksomhed giver hermed samtykke til, at udbyder kan kontrollere ovennævnte oplysninger ved henvendelse til de nævnte relevante inkassomyndigheder eksempelvis det kommunale inkassokontor og Skat. 1. Fra deltagelse i en udbudsprocedure skal udelukkes enhver leverandør: a) deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/773/RIA20) b) bestikkelse som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj ) og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA 22) c) svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser 23) d) hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge. 24) 2. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver økonomisk aktør: a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning c) som ved en retskraftig dom ifølge landets retsforskrifter er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed d) som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land

48 Bilag 15 Tro og Love erklæring - Side 2 f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land g) som svigagtigt har givet urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, der kan kræves i henhold til denne afdeling, eller som har undladt at give disse oplysninger. Undertegnede erklærer herved ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelseskriterier. Virksomhedens navn, adresse og CVR nr.: Dato og underskrift

49 Bilag 16 Aktindsigt - Side 1 Bilag 16 Aktindsigt I dette bilag bedes tilbudsgiver angive såfremt tilbuddet indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet samt angive en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Såfremt bilaget ikke er vedlagt tilbuddet, kan ordregiver udlevere tilbuddet uden undtagelser ved anmodning om aktindsigt. Undtages: Begrundelse: Bemærk, at det i sidste ende er ordregivers vurdering, hvad der udleveres i en aktindsigt.