Vi vil gerne være de bedste til det, vi laver - derfor har vi også de bedste kontorelever...

Transkript

1 Elevmappe Vi vil gerne være de bedste til det, vi laver - derfor har vi også de bedste kontorelever...

2 FORORD I foråret 2012 vedtog Kommunalbestyrelsen en ny administrativ struktur i LTK. Den nye hovedstruktur er baseret på en koncernmodel med 6 faglige centre, 3 tværgående centre og to stabsfunktioner. Den nye organiseringsmodel træder i kraft pr Vi står derfor overfor store forandringer og udfordringer i administrationen, idet de gamle forvaltningsstrukturer nedlægges og nye organiseringsmodeller og arbejdsmetoder skal implementeres i den kommende periode. Alt dette får selvfølgelig også betydning for kontorelevuddannelsen i LTK, idet der flyttes rundt på ganske mange medarbejdere herunder også elevvejlederne. Så det kommende år bliver i forandringernes tegn spændende udfordringer banker på. Vi glæder os meget til at være med til at udvikle og udforme en god og kvalificeret elevuddannelse i offentlig administration. Et af de nye centre er Center for Økonomi og Personale. Det overordnede ansvar for kontorelevuddannelsen i offentlig administration vil blive placeret i dette center nærmere bestemt i HR og Personalejura. Center for Økonomi og Personale ønsker derfor til stadighed at sætte fokus kontorelevuddannelsen i offentlig administration overfor nyansatte kontorelever, elevvejledere, samarbejdspartnere m.fl. i Lyngby-Taarbæk Kommune. Vi har derfor samlet relevant materiale omkring kontorelevuddannelsen med henblik på et hurtigt overblik omkring denne erhvervsuddannelse i offentlig administration, uddannelsesforløb og indhold. Pjecen vil således være et nyttigt opslagsværk for de nye kontorelever, elevvejlederne og andre interesserede, bl.a. for på den måde hurtigt at kunne få et overblik over uddannelsesforløbet for kontoreleverne i Lyngby-Taarbæk Kommune. Kim Bjernvig Center for Økonomi og Personale Side 2

3 INDHOLDSFORTEGNELSE Side FORORD: 2. KONTORELEVUDDANNELSEN: 4. MÅLET MED ELEVUDDANNELSEN I OFFENTLIG ADMINISTRATION: 4. UDDANNELSESANSVARLIG: 5. UDDANNELSESAFTALE: 5. ELEVTID: 5. EVALUERINGSSAMTALER: 5. PRØVETID: 6. TEORETISK UDDANNELSE: 6. PRAKTIKUDDANNELSEN: 8. UDDANNELSESPLAN: 8. CENTRENES OPGAVER: 9. ELEVVEJLEDER: 9. ELEVVEJLEDERNETVÆRK: 10. VURDERING: 10. PLACERING EFTER ENDT ELEVUDDANNELSE: 10. BILAG 11. Center for Økonomi og Personale Side 3

4 KONTORELEVUDDANNELSEN Lyngby-Taarbæk Kommune ønsker at synliggøre kontorelevuddannelsen i offentlig administration i forhold til andre offentlige og private virksomheder i området. Vi ønsker at lære vore kontorelever de grundlæggende holdninger, der kommer til udtryk i kommunens personalepolitik tillige med de praktiske færdigheder, der er omfattet af en kontorelevuddannelse i offentlig administration. Eleverne skal have en uddannelse, der både giver grundlag for deres fremtidige arbejdsliv og bidrager til deres personlige og faglige udvikling og samfundets indvirkning på dette. Der lægges således vægt på, at tilbyde en attraktiv, bred og faglig velfunderet elevuddannelse, der kan danne basis for en fremtid på arbejdsmarkedet, herunder at mulighederne for fast beskæftigelse i kommunen efter endt uddannelse tilbydes, såfremt det er muligt. Kontorelevuddannelsen vil blive tilrettelagt på en sådan måde, at eleverne opnår de kompetencer, der omfatter uddannelsens fællesmål og specialemål inden for respektive forvaltningsområder. Kommunen har udarbejdet overordnede retningslinjer for praktik- og elevordninger i Lyngby- Taarbæk Kommune, jfr. retningslinje i kommunens personalepolitik. Vi lægger vægt på, at praktikuddannelsen tilrettelægges således, at fortsat teoriundervisning og praktikuddannelse understøtter hinanden. Læringssystemet, som der arbejdes ud fra er Ansvar for egen læring. Det betyder, at eleverne skal være aktive omkring egen uddannelse, tage medansvar for at nå målene for uddannelse og i øvrigt være motiveret for at lære. De overordnede retningslinjer for praktik- og elevordninger i Lyngby-Taarbæk Kommune ligger på kommunens Intranet (Lynet) under personalepolitik/fælles retningslinjer. MÅLET MED ELEVUDDANNELSEN I OFFENTLIG ADMINISTRATION: Målet for den praktiske uddannelse er, at eleven opnår viden og færdigheder indenfor kommunens administrationsområder: * Eleven skal efter endt uddannelse selvstændigt kunne udføre almindeligt forekommende kontorarbejdsopgaver, herunder almindeligt forekommende sagsbehandling samt have færdighed i anvendelse af de kontortekniske og elektroniske hjælpemidler, herunder de Itsystemer, der benyttes på arbejdsstedet. * Eleven skal kunne udvise initiativ, selvstændighed, samarbejdsevne, kreativitet og evne til at rådgive og kommunikere. Center for Økonomi og Personale Side 4

5 UDDANNELSESANSVARLIG: Center for Økonomi og Personale (HR og Personalejura) har det overordnede ansvar for at kontorelevuddannelsen i offentlig administration opfylder ovennævnte mål. De respektive centre/stabe er ansvarlige for gennemførelsen af deres del af uddannelsesprogrammet. Der er udpeget elevvejledere i de enkelte centre/afdelinger/afsnit. Elevvejlederne har det daglige ansvar for en effektiv og hensigtsmæssig uddannelse/oplæring af kontoreleverne. UDDANNELSESAFTALE: For at sikre sammenhæng i uddannelsesforløbet udarbejder praktikstedet (centre/stabe/afdelinger) dels en uddannelsesplan over elevens praktiske uddannelse gældende for det første uddannelsesår, dels en uddannelsesplan gældende for det andet uddannelsesår. ELEVTID: Elevtiden vil variere alt efter hvilken grundlæggende uddannelse kontoreleven har: HG2 & HHX Student, HF, HTX, med 12 ugers ekstra handelsskole. 2 års praktik 2 års praktik EVALUERINGSSAMTALER: I løbet af praktikperioden skal der afholdes mindst 3 evalueringssamtaler. Center for Økonomi og Personale (HR og Personalejura) holder samtaler med kontoreleverne: Umiddelbart inden prøvetidens udløb d.v.s. inden udgangen af november måned Medio april måned 2013 med 1. års eleverne med henblik på placering i det andet år. Primo maj måned 2013 med 2. års eleverne med henblik på en samlet evaluering af hele uddannelsesforløbet. Elevvejlederne i centrene holder løbende opfølgningssamtaler med eleverne med henblik på uddannelsesplanens gennemførelse i respektive afdelinger/afsnit. Center for Økonomi og Personale Side 5

6 PRØVETID: Alle elever har 3 måneders prøvetid. Det enkelte center orienterer såvel Center for Økonomi og Personale (HR og Personalejura) som eleven om resultatet af prøvetiden. TEORETISK UDDANNELSE: Uddannelsesbog: Erhvervsakademiet København Nord har udarbejdet en elektronisk uddannelsesbog som præsenteres overfor eleverne ved et intromøde på skolen i november måned 2012, hvor også uddannelsesforløbet i offentlig administration på Erhvervsakademiet bliver introduceret. Uddannelsesbogen indeholder bl.a. en lokal undervisningsplan for eleven sammen med skolevejledninger for de enkelte skoleophold. Den beskriver de kvalifikationer og kompetencer, eleven opnår - såvel de teoretiske som de praktiske - under uddannelsen. Formålet med uddannelsesbogen er bl.a. at sikre, at eleven har et overblik over den samlede uddannelse, samt et redskab til at kunne dokumentere gennemførelsen af forskellige elementer i uddannelsen. Uddannelsesbogen skal endvidere danne baggrund for en større sammenhæng imellem den teoretiske- og den praktiske del af uddannelsen. Uddannelsesbogen indeholder derfor en beskrivelse af elevens teoretiske baggrund inden uddannelsesaftalen blev indgået, samt en beskrivelse af indholdet i uddannelsen og specialefagene/emnerne på de enkelte skoleophold. Skolen har ansvaret for udgivelse og ajourføring af indholdet i uddannelsesbogen. Skole: I praktikperioden skal eleven på skoleophold i 4 perioder af varierende længde - i alt 15 uger. Der er følgende skoleperioder: 1. Skoleperiode (4 uger) Min arbejdsplads i det offentlige. 2. Skoleperiode (4 uger) Det offentlige som serviceleverandør 3. Skoleperiode (5 uger) Den offentlige sektor som aktiv part i samfundet. 4. Fagprøve (2 uger) Fagprøveperioden. 5. Eksamensperiode (fagprøven) Center for Økonomi og Personale Side 6

7 Fagene omhandler: * Målstyring og kvalitetssikring i den offentlige sektor * Sagsbehandling * Informationssøgning og informationslagring * Kommunikation, markedsføring og brugerservice * Teamwork i offentlig sektor * Præsentations- og vejlednings teknikker * Nye samarbejdsflader mellem offentlig og privat sektor * Den offentlige sektors økonomi, lovgrundlag og værktøjer. Fagprøve: Fagprøven har til formål at evaluere elevens opnåede faglige, generelle og personlige kvalifikationer inden for det pågældende fagområde og at vise, at eleven er i stand til at anvende denne viden ved løsning af en given opgave. Sigtet med fagprøven er at eleven skal kunne: formulere en idé fastsætte mål planlægge gennemføre og procesevaluere. Ved idéudvikling, planlægning og gennemførelse af aktiviteten skal eleven kunne inddrage teoretiske og praktiske forhold fra hele uddannelsen, herunder information af og samarbejde med andre i processen. Inden for de givne rammer skal eleven kunne forholde sig til helhed og sammenhænge og kunne fordybe sig i et mere afgrænset problemfelt af relevans for elevens uddannelse og arbejdsområde. Endelig skal eleven kunne evaluere egen indsats i forhold til de fastsatte mål. Mellem 2. og 3. skoleperiode begynder de første forberedelser til fagprøven, idet eleven sammen med sin praktikplads formulerer en idé, et tema, et emne, der kan føre frem til den endelige problemformulering. Den endelige problemformulering skal godkendes skolen og arbejdspladsen. Fagprøven gennemføres som et projekt, der forberedes i den 3. skoleperiode, hvor eleven udarbejder sin problemformulering i samarbejde med en lærer. I fagprøveperioden (4. skoleperiode) færdiggøres den udarbejdede projektopgave og afleveres i 3 eksemplarer til skolen + 1 eksemplar til personaleafdelingen. Eleven modtager en skriftlig dokumentation fra skolen på at projektet er afleveret rettidigt. Center for Økonomi og Personale Side 7

8 Herefter sendes elevens projekt til eksaminator og censor, der skal have mulighed for at sætte sig ind i opgavens problemstilling, hvorefter der finder en mundtlig eksamen sted. Den mundtlige eksamination foretages med den enkelte elev under medvirken af en censor og faglæreren. PRAKTIKUDDANNELSEN: Eleven informeres om alle de funktioner, som henhører under det enkelte center og dennes afdelinger/afsnit/teams. Endvidere oplæres eleven - under ophold i de enkelte centre/afdelinger - i flest mulige arbejdsrutiner. Introduktion. Center for Økonomi og Personale (HR og Personalejura) tilrettelægger for alle kommunens kontorelever et fælles introforløb, der bl.a. omfatter en orientering om: Kommunestyret, Kommunalbestyrelsen, de politiske udvalg Organiseringen i LTK (centre/stabe og den eksterne drift) Personalepolitik, herunder de fælles retningslinjer for praktik- og elevordninger MED-systemet Arbejdsmiljøarbejdet Undervisning i kommunens IT-platform Diverse interne kurser samt overværelse af et kommunalbestyrelsesmøde Herudover kan der tilrettelægges studiebesøg på relevante eksterne kommunale arbejdspladser. I fortsættelse af dette fællesprogram kan der for den enkelte kontorelev arrangeres særskilt introduktionsprogram om arbejdet i det enkelte center/stab. UDDANNELSESPLAN: Centrene udarbejder en uddannelsesplan for praktikperioden i overensstemmelse med uddannelsesreglerne. Anvendelsen af uddannelsesplanen styrker tilrettelæggelsen af et bredt kvalificerende uddannelsesforløb for eleven, og giver således eleven et overblik over hele forløbet i kontorelevuddannelsen. Da der er tale om en faglig grunduddannelse, hvorunder det tilsigtes, at eleven opnår et helhedssyn på kommunens opgaver, bør eleven - i uddannelsestiden - placeres i 2 centre. På denne måde bliver muligheden for at lære mange forskellige kontordiscipliner større. Eleven lærer at skifte arbejdsmiljø og får derved lettere ved at omstille sig. Der vil dog være mulighed for at målrette kontorelevuddannelsen, som f.eks. borgerserviceelev, personaleelev eller økonomielev. Center for Økonomi og Personale Side 8

9 I det enkelte center kan eleven placeres i flere afdelinger/afsnit/teams. Perioden bør ikke være mindre end 4 måneder gerne 6 og op til 12 måneder hvert sted. I det omfang, det er praktisk, kan lederen/elevvejlederen med pågældende elev aftale udstationering i passende tidsrum til en institution under afdelingen. Center for Økonomi og Personale (HR og Personalejura) sørger for, at det inden elevens tiltrædelse er planlagt i hvilke centre/stabe den enkelte elev skal placeres i under elevuddannelsen det første år. Det enkelte center udarbejder en intern rokeringsplan for den enkelte kontorelev. Denne præsenteres for eleven ved ansættelsens start. CENTRENES OPGAVER: Det er centerchefens/afdelingslederens opgave at sikre, at eleven får den størst mulige information om arbejdsområderne i det enkelte center/stab, og at eleven rokerer i centret til flere arbejdsområder. Der holdes løbende netværksmøder med elevvejlederne om uddannelsens indhold samt eksempler på opfyldelse af uddannelsesmålene. Det er vigtigt at elevvejlederne, arbejdspladsen og de berørte kolleger kender til kravene til en kontorelevs uddannelsesplads. ELEVVEJLEDER: Eleven skal modtage vejledning i de enkelte arbejdsfunktioner i løbet af praktiktiden, således at der sker en alsidig oplæring og opnås en grundlæggende forståelse af arbejdsopgaverne for at sikre en korrekt og sikker udførelse af arbejdet. Ved placeringen i de enkelte områder tilknyttes eleven en bestemt medarbejder (elevvejleder), som leder og fordeler elevens arbejde. Centrene skal være opmærksomme på at en kontorelev er under uddannelse, samt at det er tidskrævende at være elevvejleder. Derudover skal elevvejlederne deltage i et 2-dages obligatorisk kursus, ligesom der efter behov løbende tilbydes opfølgningskurser for elevvejlederne. Center for Økonomi og Personale Side 9

10 ELEVVEJLEDERNETVÆRK: Elevvejleder-Netværket består af ca. 25 elevvejledere fra alle centre/stabe i administrationen. Det tilstræbes, at Elevvejleder-netværket mødes 2-3 gange årligt, hvor forhold omkring kontorelevuddannelsen, fagprøven, etablering af nye samarbejdsrelationer på tværs af centre/stabe, udarbejdelse af uddannelsesplaner m.v. vil blive drøftet. Sidst men ikke mindst vil der selvfølgelig også være mulighed for erfaringsudveksling. VURDERING: Center for Økonomi og Personale (HR og Personalejura) foretager i perioden løbende vurdering af elevens situation. Første gang i forbindelse med prøvetidens udløb, d.v.s. inden der er gået 3 måneder fra eleven blev ansat. Centrene skal udfærdige en udtalelse om eleven. Udtalelsen skal beskrive elevens færdigheder, holdninger til service, samarbejde mv.. Indholdet heraf skal eleven gøres bekendt med. Eleven er velkommen til selv evt. skriftligt at komme med udtalelser til elevuddannelsen i det enkelte center. Udtalelsen samt elevens supplerende bemærkninger fremsendes til Center for Økonomi og Personale. Udtalelserne danner baggrund for samtale med den enkelte elev om uddannelsens forløb i prøvetiden, herunder hvorvidt der i næste periode skal tages særlige hensyn til praktikuddannelsen eller skoleundervisningen. HR og Personalejura er ansvarlig for at der løbende bliver fulgt op på udtalelserne, ligesom der for den enkelte elev vil være mulighed for opfølgningssamtaler under hele uddannelsesforløbet dels i det enkelte center, dels i Center for Økonomi og Personale/HR og Personalejura. PLACERING EFTER ENDT ELEVUDDANNELSE: Kontorelever kan ikke forvente permanent ansættelse efter elevtidens afslutning. Kontorelever kan søge eventuelle ledige stillinger ved kommunen på lige fod med interne og eksterne ansøgere, når eleven er ved at være færdig med sin kontorelevuddannelse i offentlig administration. Center for Økonomi og Personale Side 10