RAY Rejseafregningsydelse til

Transkript

1 Manual til sekretærers anvendelse af REJSUD Basware Travel & Expense Management RAY Rejseafregningsydelse til Basware Corporation Copyright Basware Corporation All rights reserved

2 Manual 2 (29) Disclaimer Information in this document is subject to change without notice and does not represent a commitment on Basware Corporation. Basware Corporation is not liable for errors contained in this document or for incidental or consequential damages in connection with furnishing or use of this material. Basware products are protected by the US and international copyright laws. Trademarks The Basware name and the Basware logo are trademarks of Basware Corporation. Basware Purchase Management, Basware Invoice Processing, Basware Document Archiving and Basware Business Transactions are trademarks of Basware Corporation. * All third party trademarks are property of their respective owner. Copyright Copyright 2008 Basware Corporation. The copyright of this document is vested in Basware Corporation. No part of this document may be reproduced, translated or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, for any purpose without the express written permission of Basware Corporation, and then only on the condition that this notice is included in any such reproduction. No information as to the contents of this document may be communicated to any third party without the prior written consent of Basware Corporation. Basware Corporation Address: Linnoitustie 2, Cello Building, FIN-Espoo, Finland Postal address: P.O. Box 97, FIN Espoo, Finland

3 Manual 3 (29) Indholdsfortegnelse 1 Om denne brugermanual Målgruppe Manualens indhold Detaljeret gennemgang: Første adgang til RejsUd-systemets Web-klient Skift af adgangsord ved første pålogning Detaljeret gennemgang: Oprettelse af nye afregninger, når du er logget på systemet Valg af dokumenttype Valg af sekretærgruppe Valg af person Afregningens basisdata Eventuel udfyldelse af kontostreng Indtastning af udgifterne Indtastning af kørsel i egen bil Indtastning af udgifter og udlæg Vedhæftning af bilag (f.eks. skannede kvitteringer) Send afregningen til kontrol og godkendelse Øvrige menupunkter og funktioner Mine opgaver Dokumenter Dokumentarkiv Rapporter Indstillinger Skærmbillede for indstillinger, del Skærmbillede for indstillinger, del

4 Manual 4 (29) 1 Om denne brugermanual 1.1 Målgruppe Denne brugermanual er rettet mod sekretærer (eller brugere i lignende funktioner), der på vegne af andre personer/medarbejdere skal oprette afregningsdokumenter i Økonomistyrelsens system til håndtering af rejse- og udgiftsafregninger. Systemet kaldes RejsUd eller RAY, og det leveres af Basware A/S. 1.2 Manualens indhold Manualen indeholder først en detaljeret gennemgang med flere skærmbilleder og forklaringer til procedurens delprocesser. Det anbefales at følge den detaljerede gennemgang, når du anvender systemet første gang. Afslutningsvis er systemets øvrige menupunkter og funktioner forklaret med skærmbilleder og tekst.

5 Manual 5 (29) 2 Detaljeret gennemgang: Første adgang til RejsUd-systemets Web-klient RejsUd-systemet (også kaldet RAY) tilgås via denne internet-adresse: Systemets login-side er vist herunder. Dit Bruger-ID er typisk dine initialer eller det login, du også bruger, når du starter din pc. Dit første Adgangsord skal du have fået oplyst i den , hvori du også modtog denne manual. I feltet Firma skal du vælge den database, der passer til institutionen. Det anbefales, at du afkrydser tjekboksen Husk bruger-id, hvorved du næste gang, du går ind på systemet, ikke skal taste Bruger-ID eller vælge database. Dette gælder dog kun, hvis det er den samme pc, du anvender. Fra eksempelvis en hjemmearbejdsplads skal valg og afkrydsning foretages igen.

6 Manual 6 (29) I skærmbilledet herunder er det vist, hvordan felterne ser ud, når de er udfyldt. Klik på knappen Log på for at logge på. 2.1 Skift af adgangsord ved første pålogning Første gang, du logger på systemet, skal du af sikkerhedsmæssige årsager ændre din adgangsord, så den opfylder sikkerhedskravene i henhold til gældende politik for adgangsord. Standardpolitikken er, at adgangsordet mindst skal være otte (8) karakterer lang, og den skal indeholde både bogstaver og tal. Det anbefales at vælge et adgangsord, som ikke let kan gættes af andre brugere. Adgangsordet abc12345 er et eksempel på en bogstav- og tal-kombination, der IKKE bør anvendes som adgangsord. Bland gerne tallene ind imellem bogstaverne, og variér anvendelsen af store og små bogstaver.

7 Manual 7 (29) Systemets skærmbillede for ændring af adgangsord er vist neden for. Skriv det adgangsord, du modtog med en, i feltet Nuværende kodeord Skriv det nye adgangsord i feltet Nyt adgangsord Bekræft det nye adgangsord ved at skrive det igen i feltet Bekræft nyt kodeord Klik herefter på knappen Skift kodeord Hvis det nye adgangsord og bekræftelsen af det stemmer overens, bliver du ledt ind på systemets velkomstside, som er vist herunder.

8 Manual 8 (29) 3 Detaljeret gennemgang: Oprettelse af nye afregninger, når du er logget på systemet Skærmbilledet herunder viser RejsUd-systemets velkomstside. I venstre side af skærmbilledet findes en menu med forskellige funktioner, som vil blive forklaret senere i denne manual. I højre side af skærmbilledet vises forskellige oplysninger alt efter dine igangværende opgaver hvilke personer, du er stedfortræder for eventuelle beskeder, som systemets administrator har sendt til dig. Klik på knappen Opret nyt dokument for at oprette nye afregninger.

9 Manual 9 (29) 3.1 Valg af dokumenttype Det første trin i oprettelsen af en afregning er at vælge en dokumenttype, som kan være Rejseafregning eller Udgiftsafregning Systemets administrator kan have lagt begrænsninger for hvilke typer dokumenter, du må udfylde. I dette eksempel vises oprettelsen af en udgiftsafregning. I feltet Behandler skal vælges den sekretærgruppe, man vil arbejde med. Der kan være defineret flere grupper. Valget af sekretærgruppe er styrende for hvilke personer, der bliver tilgængelige i feltet Person

10 Manual 10 (29) Valg af sekretærgruppe og person er vist herunder Valg af sekretærgruppe Klik på pilen for listen i feltet Behandler og vælg den gruppe, du vil arbejde med. I dette eksempel vælges Sekretærgruppen, som er den eneste tilgængelige gruppe Valg af person Klik på pilen for listen i feltet Person og vælg den person, du vil oprette en udgiftsafregning for. Første gang, du åbner listen med personer, vises kun de personer, du tidligere har oprettet afregninger for. For at vælge en person, der ikke i første omgang er vist på listen, skal du klikke på det linket med den blå tekst Alle Herefter vises en liste med alle de personer, der er knyttet til den valgte sekretærgruppe, når du igen klikker på pilen for listen i feltet Person (se skærmbillede på næste side).

11 Manual 11 (29) Hvis du vil vælge personen uden brug af musen, kan du på tastaturet taste forbogstavet i personens efternavn (evt. flere gange for at hoppe mellem de personer, hvis efternavn har samme forbogstav). Du kan også holde skiftenøglen (Shift-tasten) nede samtidig med, at du (i rækkefølge) skriver flere bogstaver i efternavnet. Når både sekretærgruppen og personen er valgt, skal du klikke på knappen Næste trin for at fortsætte til næste trin i oprettelsen af afregningen.

12 Manual 12 (29) 3.2 Afregningens basisdata I trin 2 indtastes afregningens basisdata, der består af to frie tekstfelter, som kan være frivillige eller tvungne at udfylde. I feltet Anledning kan man f.eks. skrive, hvad afregningen overordnet vedrører. I feltet Forklaring kan man f.eks. skrive en uddybning af, hvorfor udgifterne er afholdt Eventuel udfyldelse af kontostreng Kontostrengen (jf. skærmbilledet ovenfor) for kontering af udgifterne kan være påkrævet at udfylde, men det er også muligt, at disse oplysninger skal udfyldes af de personer, der kontrollerer og/eller godkender afregningen. Det er din lokale administrator af systemet, som i givet fald kan fortælle dig, om du skal udfylde noget i kontostrengen. Hvis du skal udfylde kontostrengen eller foretage ændringer i de forudfyldte værdier, skal du enten klikke på knappen Rediger eller på det område, hvor kontostrengens værdier er vist. Det skærmbillede, der herefter fremkommer, er vist på næste side.

13 Manual 13 (29) De enkelte dimensionsværdikoder kan vælges eller ændres i drop-down-listerne for hver dimensionskode (f.eks. Formål). Du kan søge efter dimensionsværdikoder ved at klikke på knappen med forstørrelsesglasset ud for hver dimensionskode. Klik på knappen Opdater for at opdatere dine ændringer og blive i skærmbilledet. Klik på knappen Gem og fortsæt for at opdatere dine ændringer og forsætte med basisdata. I det efterfølgende forudsættes det, at du ikke skal foretage ændringer i kontostrengen. Klik på knappen Næste trin for at oprette udgiftsafregningen og indtaste udgifterne. Du kan afbryde oprettelsen ved at klikke på knappen Afbryd.

14 Manual 14 (29) 3.3 Indtastning af udgifterne I det tredje trin bliver afregningen oprettet med de valgte basisdata. I bunden af skærmbilledet vises en række faneblade, hvorunder man bl.a. kan indtaste kørsel i egen bil med henblik på udbetaling transportgodtgørelse indtaste udgifter og udlæg vedhæfte bilag (f.eks. skannede kvitteringer) Disse tre muligheder er beskrevet i det efterfølgende.

15 Manual 15 (29) Indtastning af kørsel i egen bil Kørsel i egen bil indtastes under fanebladet Kørsler. Klik på knappen Ny tur for at oprette en ny kørsel. Herefter åbnes det skærmbillede, som er vist neden for. I feltet Dag vælges den dato, for kørslen er foregået. I feltet Køretøj kontrolleres det, at personen får beregnet kilometerpenge ud fra den korrekte sats. I feltet Rute kan en tidligere gemt rute vælges, hvorved længde i kilometer udfyldes automatisk. Hvis ruten ikke findes på listen, afkrydses tjekboksen Anden rute, og der skrives en ruteangivelse (fra adresse A til adresse B osv.) i det tilhørende felt. I feltet Længde skrives det antal hele kilometer, som er kørt i forbindelse med kørslen. I feltet Forklaring kan der indtastes en uddybende forklaring til kørslen. Klik på knappen Gem og fortsæt for at gemme det indtastede og fortsætte til afregningens hovedside, eller klik på knappen Ny tur for at tilføje mere kørsel.

16 Manual 16 (29) Indtastning af udgifter og udlæg Indtastning af udgifter kan enten vedrøre udgifter, der er betalt som kontantudlæg af personen, eller det kan være udgifter foretaget på et firmahæftende kreditkort. Klik på fanebladet Udgifter for at starte indtastningen. Klik på knappen Ny udgift for at indtaste udgifterne manuelt. Klik på knappen Vælg købstransaktioner for at vælge udgifter foretaget på kreditkort. I det efterfølgende vises kun den manuelle indtastning, der normalt vedrører personers udlæg af egen lomme for udgifter, der skal afholdes af den arbejdsgivende institution. Disse udgifter skal således refunderes til personen.

17 Manual 17 (29) Indtastning af udgifter betalt ved kontantudlæg Skærmbilledet for indtastning af udgifter er vist herunder. Der kan indtastes et vilkårligt antal udgifter i dette skærmbillede, hvorfor det er opbygget således, at der i bunden af skærmbilledet vises en liste med udgiftsrækkerne (inden for den røde firkant). Når man klikker på en af rækkerne, vises den tilhørende udgifts oplysninger i området oven for knapperne med Ny udgift, Kopiér udgift, og Slet udgift. I feltet Udgiftstyper vælges den type udgift, der skal registreres, f.eks. Taxi. I feltet Dag angives datoen for udgiftens forekomst. I felterne for Sum angives udgiftens beløb og eventuelt en valutakode. Hvis udgiften er i fremmed valuta, åbnes et nyt felt til eventuel indtastning af en egen vekselkurs (forskellig fra systemets). Feltet Betalingsmåde udfyldes automatisk, når udgiftstypen vælges, men betalingsmåden kan i visse tilfælde ændres efter behov.

18 Manual 18 (29) I feltet Forklaring kan der indtastes en uddybende forklaring til udgiften, som for visse udgiftstyper kan være obligatorisk. Skærmbilledet neden for viser en taxi-udgift i fremmed valuta med alle udfyldte data. Betalingsmåden Kontantudlæg medfører, at udgiften refunderes til den person, som indledningsvis har afholdt den af egen lomme på vegne af sin arbejdsgiver. Ved at klikke på linket med den blå tekst Vedhæft fil kan man vedhæfte en fil, der indeholder den skannede kvittering (originalbilaget) for udgiften. Skærmbillederne til vedhæftning af bilag er forklaret i det næste afsnit. Når kvitteringen er vedhæftet på denne måde, kan de øvrige personer, der skal kontrollere og godkende afregningsdokumentet, se kvitteringen på skærmen, dvs. de behøver ikke at sidde med det fysiske bilag i hånden for at kunne kontrollere og godkende udgiften og dens eventuelle refusion til den medarbejder, som har afholdt udgiften i første omgang. Flere udgifter kan tilføjes ved at klikke på knappen Ny udgift. Klik på knappen Gem og fortsæt for at gemme det indtastede og fortætte til afregningens hovedside.

19 Manual 19 (29) Vedhæftning af bilag (f.eks. skannede kvitteringer) Vedhæftning af bilag kan foretages direkte på de enkelte udgifter (jf. foregående afsnit), og bilagene kan endvidere vedhæftes via fanebladet på hovedsiden. Klik på fanebladet Bilag for at vedhæfte bilag. Som bilag kan vedhæftes alle typer filer, der måtte indeholde relevant dokumentation for udgifter eller formål m.v. Klik på knappen Ny vedhæftning for at vedhæfte et nyt bilag. Skærmbilledet for vedhæftning af bilag er vist på næste side.

20 Manual 20 (29) Forudsætningen for at vedhæfte bilag er, at de filer, der indeholder bilagene, findes tilgængelige på din pc eller en server, du har adgang til. Et originalbilag (kvittering), der dokumenterer en udgift, skal således først skannes, og billedfilen fra denne skanning skal først gemmes (på pc eller server), før bilaget kan vedhæftes til afregningen. Når bilagsfilen er klar og tilgængelig på din pc/server, skal du klikke på knappen Browse (på pc ere med dansk Windows-styresystem hedder knappen Gennemse ) for at søge efter filen. Vælg den fil, du vil vedhæfte, og klik på Open ( Åbn ). Feltet Fil udfyldes dermed automatisk med fil-stien til filens placering samt navnet på filen (se skærmbilledet på næste side).

21 Manual 21 (29) I feltet Bilagsnummer kan du angive en nummerering af bilaget, der vanligvis følger en nummerering, som er påført det fysiske bilag, inden det blev skannet. Dermed kan kontrollanten og godkenderen følge sammenhængene mellem bilagsnumrene i systemet og numrene på de skannede bilag (lagret i billedfilerne). I feltet Forklaring kan du angive en uddybende forklaring til bilaget. Klik på knappen Opdater for endeligt at vedhæfte bilaget og forblive i det samme skærmbillede. Klik på knappen Gem og fortsæt for endeligt at vedhæfte bilaget og fortsætte til afregningens hovedside.

22 Manual 22 (29) 3.4 Send afregningen til kontrol og godkendelse Klik på knappen Næste trin for at sende afregningen til kontrol og godkendelse. Dette bringer dig til det fjerde og sidste trin i oprettelsen og udfyldelsen af afregningen.

23 Manual 23 (29) I trin 4 af 4 kan du se hvilke personer, der skal viderebehandle afregningen som kontrollant og godkender. Klik på knappen Bekræft og send for at sende afregningen i cirkulation (flow). Kontrol- og godkendelsesflowet kan være opsat forskellige fra institution til institution. Det kan f.eks. forekomme, at kontrollanten er en systembruger, hvorved både kontrol og godkendelse påhviler godkenderen (attestanten). Endvidere kan felterne med kontrollanter og godkendere være åbne for ændringer, således der kan vælges andre personer end dem, der er opsat som standardbehandlere i dokumentflowet. I dette eksempel er felterne dog låste.

24 Manual 24 (29) Herefter er afregningsdokumentet blevet oprettet, udfyldt og videresendt til kontrol og godkendelse. Dette skærmbillede vises som bekræftelse på, at afregningsdokumentet er blevet oprettet og videresendt til kontrol og godkendelse. Klik på knappen Opgaver for at oprette flere afregninger. Klik på knappen Log af for at afslutte brugen af systemet i denne omgang.

25 Manual 25 (29) 4 Øvrige menupunkter og funktioner 4.1 Mine opgaver Dokumenter Under dette menupunkt kan du få vist de afregningsdokumenter, der er oprettet for en given person. Vælg sekretærgruppe og person. Hvis der er oprettet dokumenter for den valgte person, er de kategoriseret under fanebladene Udkast, I cirkulation og Afsluttet. Udkast: Dokumentet er oprettet, men det er ikke sendt til kontrol og godkendelse endnu I cirkulation: Dokumentet afventer kontrol og/eller godkendelse Afsluttet: Dokumentet er overført til Navision Stat for bogføring Ved at klikke på knappen Opret nyt dokument kan du oprette nye afregninger for den valgte person.

26 Manual 26 (29) 4.2 Dokumentarkiv I dokumentarkivet kan du søge efter de afregninger, du selv har oprettet for forskellige personer. Du kan afgrænse din søgning på Person, (Dokument-)Status, Dokumenttype og datoer.

27 Manual 27 (29) 4.3 Rapporter Her kan du køre rapporter der vedrører dine egne data, dvs. dine egne afregninger, hvis du selv har afholdt udgifter eller har haft firmarelateret kørsel i egen bil.

28 Manual 28 (29) 4.4 Indstillinger Under menupunktet Indstillinger kan du bl.a. vælge dine personlige indstillinger for systemet, skifte dit adgangsord og vælge personer, der kan stedfortræde dig, så de kan udføre dine opgaver f.eks. under din ferie Skærmbillede for indstillinger, del 1 Under afsnittet Generel opsætning kan du vælge sprog i feltet Sprogvalg. Under afsnittet Dokument og visning kan du bl.a. vælge den dokumenttype (rejseafregning eller udgiftsafregning), som systemet skal have valgt som standard, når du opretter nye dokumenter. Herudover er der en række andre indstillinger, der vedrører visningen af afregningsdokumenterne på skærmen. OBS: Når udtrykket objekter anvendes, menes der det samme som dimensionsværdikoder i Navision Stat. Eksempelvis er delregnskabsnummeret 1 en dimensionsværdikode, ligesom stedkoder for afdelinger/kontorer er eksempler derpå.

29 Manual 29 (29) Skærmbillede for indstillinger, del 2 Under afsnittet Favoritlister kan du vedligeholde dine såkaldte favoritværdier for lande, destinationer, kørselsruter, udgiftstyper, valutakoder, kontrollanter og godkendere. Favoritlisterne gælder dog kun for dine egne personlige afregningsdokumenter, dvs. ikke for de øvrige personer/medarbejdere, du oprette afregninger for. Under afsnittet Skift adgangskode kan du ændre dit adgangsord til systemet. Under afsnittet Vælg stedfortræder kan du opsætte hvilke personer (med samme systemrettigheder som dig selv), der skal kunne stedfortræde dig under ferie eller sygdom.