Orientering om retningslinjer for lægebesøg med børn

Transkript

1 ROSKILDE UNIVERSITET LU-bilag 03/13/01 Internt notat HR og Kommunikation/mettebr Orientering om retningslinjer for lægebesøg med børn Der er, til Retningslinjer for lægebesøg mv. i arbejdstiden (Retningslinjen findes på følgende link: tilføjet følgende: Du kan efter konkret aftale med din chef få bevilget tjenestefrihed med løn, hvis du skal til læge eller tandlæge med dine hjemmeboende børn. Det forudsætter, at det ikke er muligt for dig at placere konsultationen uden for arbejdstiden. Bilag 1 - lægebesøg med børn 1

2 ROSKILDE UNIVERSITET LU-bilag 03/13/02 Internt notat HR og Kommunikation/mettebr Orientering om baggrunden for indførelse af lønsamtaler Baggrund: Der har været et ønske fra ADM-LU om at undersøge, hvad baggrunden har været for at indføre lønsamtaler. Sagsfremstilling I Roskilde Universitets første lønpolitik, der er vedtaget på HSU møde den 30. september 2004, står beskrevet: Medarbejderudvikling og løndannelse Roskilde Universitetscenters personaleudviklingspolitik rummer krav om, at der årligt eller som minimum hvert andet år skal gennemføres medarbejderudviklingssamtaler mellem leder og medarbejder. Der vil i medarbejderudviklingssamtalen opstå mulighed for at tale om medarbejderens lønforhold. Roskilde Universitetscenter ønsker dog, at medarbejderudviklingssamtalen netop alene skal være en samtale om den enkelte medarbejders udvikling, og det er derfor væsentligt, at lønaspektet ikke gives plads i samtalen. Der er efter universitetets opfattelse ikke en automatisk sammenhæng mellem udviklingsbehov og ønsker og aflønning. Løn ønskes således også brugt i andre sammenhænge og under andre betingelser. Det er universitetets opfattelse, at lønforhold bedst diskuteres i en separat samtale, idet dog ingen ansat kan forhandle sine egne lønforhold. Drøftelse af den enkeltes lønforhold kan således ikke være bindende. Der kan alene indgås bindende aftaler imellem ledelse og tillidsrepræsentant. Dvs. at baggrunden for at indføre lønsamtaler, har været, at sikre at medarbejderudviklingssamtalen (MUS) ikke kommer til at omhandle lønforhold, men fokuserer på medarbejderens udviklingsperspektiver. Det blev derfor muligt for medarbejderen at anmode lederen om en lønsamtale. Ved en lønsamtale afstemmes medarbejderens og lederens forventninger til lønudvikling, men der er ikke tale om en egentlig lønforhandling. Lønforhandling foregår mellem lederen og tillidsrepræsentanten. Indstilling: Det indstilles, at LU tager orienteringen til efterretning. Baggrund for indførelse af lønsamtaler 1

3 ROSKILDE UNIVERSITET HR og Kommunikation LU-bilag 03/13/03 Notat Opgørelse over job på særlige vilkår 2012 Baggrund RUC tildeles hvert år en kvote på løntilskudsjob, og for 2012 var den tildelte kvote på 15, et tal baseret på RUC s samlede antal årsværk. Sagsfremstilling Det er af største vigtighed, at den tildelte kvote opfyldes da der ved en ikke-opfyldelse af kvoten kan være økonomiske sanktioner forbundet med ordningen. Sanktioneringen ved ikke at opfylde og afslå en henvendelse/rekvirering fra et jobcenter er, at vi kan blive pålagt at dække udgifter til et alternativt aktiveringsforløb, som ministeriet oplyste tilbage i starten af 2012, kunne løbe op i størrelsen af kr. Udover ovennævnte økonomiske fokus er det ligeledes for RUC vigtigt, at kvoten opfyldes set i lyset af RUC s fokus og indsats på CSR-området (Corporate Social Responsibility). Nedenfor er opgjort en opgørelse over de job på særlige vilkår (fleksjob, job med løntilskud og virksomhedspraktik) som RUC har, har haft eller har etableret i Fleksjob Job med løntilskud Virksomhedspraktik i alt var der i 2012 ansat 26 personer i fleksjob, heraf o 4 tidsbegrænset o 3 blev annulleret pga. dødsfald og pension o 5 nye fleksjob etableret o fleksjob etableret indtil er med 1/2 eller 2/3 tilskud samt 50 % fra staten af den resterende lønudgift, enkelte jobs fra ordningens start er med fuld refusion i alt er der i 2012 ansat 23 personer i job med løntilskud o jobbene er typisk job der er etableret af ½ til 1 års varighed o job med løntilskud er ofte forbundet med en mindre udgift for RUC i form af betaling til pension og ferie i alt er der i 2012 etableret virksomhedspraktik til 24 personer o virksomhedspraktik er typisk jobs af 4 ugers varighed enkelte etableres af lidt længere varighed og enkelte har været arbejdsprøvninger under revalideringen o virksomhedspraktik eller arbejdsprøvninger er helt uden omkostninger for RUC Flere af jobbene med løntilskud er etableret med en virksomhedspraktik først. Ligeledes har enkelte af jobbene med løntilskud afstedkommet tidsbegrænset ordinære ansættelser i kortere eller længere varighed, og et par stykker har affødt faste ansættelser. Indstilling Der indstilles til at LU tager opgørelsen over job på særlige vilkår til efterretning.

4 ROSKILDE UNIVERSITET LU-bilag 03/13/04 Internt notat HR og Kommunikation April 2013 Status på akut-job Baggrund Regeringen har i november 2012 indgået aftale om etablering af akut-job, så dagpengemodtagere der er ved at miste retten til at modtage dagpenge, har bedre mulighed for at komme i betragtning til ledige stillinger. Ordningen er gældende frem til 1. juli Sagsfremstilling I forbindelse med denne aftale om akut-job er der til alle statslige institutioner udmeldt en kvote, hvoraf RUC s andel udgør 7 akut-job stillinger. RUC har på baggrund af denne kvote indstillet til HSU om finansiering, procedure, afrapportering, opslag m.m., og endvidere indstillet til, at institutledere og kontorchefer indgav ønsker om etablering af job, med henvisning til enhedens strategiske mål for Bestyrelsen har godkendt finansiering af 7 akut-job til en samlet udgift på ca. kr. 1,5 mio., svarende til 7 job af 6 måneders varighed, afhængig af hvilken stillingskategori og overenskomst der ansættes under. Evt. ansættelse udover 6 måneder finansieres af enheden selv. Der indkom 15 ønsker/stillingsprofiler om oprettelse af akutjob. Ønskerne fordelte sig med 8 fra institutterne og 7 fra fællesadministrationen. På baggrund af de indkomne ønsker blev der udarbejdet en prioriteret liste, hvoraf 4 af akutjobbene var i Fællesadministrationen og 3 var i institutterne. Af skemaet nedenfor ses de afdelinger og institutter der har opslået og ansat akut-job samt en status på, hvor i forløbet stillingen er. Akutjobbene bliver opslået efter stort set samme procedure som ved ordinære TAP-stillinger, blot skrives der i opslagets overskrift, at der er tale om et akutjob samt indsættes en standardtekst, hvori bl.a. indgår en opfordring til målgruppen om at søge jobbet. Status vedr. akutjob 2

5 Side 2 Stilling Sted Ansøgere Ansættelse Bemærkning Målgruppen I alt Målgruppen Studiesekretær NSM Afsluttet ESDH-medarbejder HRK/ UI Afsluttet AC-fuldmægtig/ Projektmedarb. UI/ International Afsluttet AC-fuldmægtig/ Praktikkoordinator Rektors./ Innovation Afsluttet AC-fuldmægtig/ Projektmedarbej. FIT/ Campus IT I proces (frist 2/5 13) AC-fuldmægtig CUID MANGLER AC-fuldmægtig PAES MANGLER

6 Sygefravær i Fællesadministrationen Roskilde Universitet 02. april 2013 Sygefraværsrapport for Fællesadministrationen i 4.kvartal Fællesadministrationens medarbejdere havde i gennemsnit 1,8 sygefraværsdage, hvilket er 0,3 mindre end statens gennemsnit, jf. tabel 1. Tabel 1: Det gennemsnitlige antal sygefraværsdage pr. medarbejder i 4.kvartal 2012 Område Fraværsdage pr. medarbejder Årsværk Fællesadministrationen 1,8 146 Staten 2, RUC 2,0 906 Kilde: ISOLA, Udviklingen i fællesadministrationens sygefravær for 4. kvartal over de seneste fire år. jf. tabel 2. Tabel 2: Udviklingen i det gennemsnitlige antal sygefraværsdage i 4. kvartal År Fællesadministrationen 2,4 1,7 2,0 1,8 Kilde: ISOLA, Hovedparten af Fællesadministrationens sygefravær er kort sygefravær, dvs. fraværsperioder under 30 dages varighed. Sygefravær over 30 dage indgår derfor ikke i tabellerne. Der var 6 langtidssyge (over 30 dage) i 4.kvartal 2012 i Fællesadministrationen. Elever og lærlinge fremgår ikke af tabellerne, men er en del af HRK, dvs. en del af Fællesadministrationen. Elever og lærlinge har i gennemsnit 3,7 antal sygefraværsdage pr. medarbejder i 4. kvartal 2012.

7 Sygefravær 4. kvt Fællesadministrationen 2,5 2,0 Gns. antal sygedage pr. medarbejder (antal årsværk) 1,5 1,0 0,5 0,0 Rektoratet og Ph.d. admin Finans, IT ogteknik HR og Kommunikation (u. elever og lærlinge) Uddannelse og Internationalisering Innovation Afdelinger og staten 0,9 1,4 1,2 1,9 1,7 2,1 Hele staten

8 Sygefravær i Fællesadministrationen pr. 4. kvt Gns. antal sygedage pr. medarbejder (årsværk) 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0, Gns. antal sygedage 2,4 1,7 2,0 1,8

9 ROSKILDEUNIVERSITET LU-bilag 03/13/06a Notat Fællesadministrationen HR og Kommunikation/pbirk Vurdering af det fysiske arbejdsmiljø i bygning 30 Baggrund: Der blev i april 2013 gennemført en vurdering af det fysiske arbejdsmiljø i bygning 30. Vurderingen kan kaldes en "ibrugtagnings-apv", da den blev foretaget 6 måneder efter at hovedparten af Fællesadministrationens medarbejdere flyttede ind i bygningen, og 9 måneder efter PAES's indflytning. Derved har medarbejderne oplevet den påvirkning som forskellige årstider eventuelt kan have på deres arbejdsplads, fx. lysindfald, temperatur mv. Vurderingen blev gennemført med et elektronisk spørgeskema, som blev sendt til medarbejderne i PAES incl. eksterne lektorer, og de af Fællesadministrationens medarbejdere som har kontor i bygning 30. Den samlede svarprocent var 49. Undersøgelsen bestod af 8 spørgsmål til medarbejdernes egen arbejdsplads og fællesfaciliteterne: - Er du tilfreds med din kontorstol og arbejdsbord? - Er du tilfreds med forholdene omkring din skærm, tastatur og mus? - Er du tilfreds med de nære fysiske rammer? - Er du tilfreds med indeklimaet (temperatur, udluftning mv.)? - Er du tilfreds med rengøring og oprydning? - Er du tilfreds med arbejdslys og dagslysindfald? - Er du tilfreds med støjniveauet? - Er du tilfreds med fællesfaciliteterne (undervisningslokaler, mødelokaler, køkken, kopirum, toiletter mv.)? Hvert spørgsmål kunne besvares med Ja, Delvis eller Nej, med kommentarfelter til hhv. beskrivelse af problemet og forslag til løsning. Besvarelser med Nej eller Delvis er samlet i en rapport APV bygning 30 FA besvarelser - FORTROLIGT, som er fortrolig/ til LU s brug. Der er indrapporteret problemer på hvert af de 8 områder. Kommentarer om fysiske fejl og mangler i bygningen, fx støj fra ventilationsanlæg og mislyd fra gulv, er givet videre til Kim Rosenqvist, som er RUC's kontaktperson til udlejer. De øvrige kommentarer handler primært om: Kontorstol og arbejdsbord: Enkelte mangler vejledning i indstilling af bord og stol; enkelte ønsker andet skrivebord; enkelte ønsker anden stol med bedre støtte til ryggen/bedre indstillingsmulighed. Skærm, tastatur og mus: Enkelte ønsker anden skærm, anden mus og/eller tastatur; enkelte ønsker to skærme for bedre opgaveløsning; ønske om bærbar pc til medarbejdere i storrum for bedre/nemmere brug af stillerum; én mangler vejledning i indstilling af skærm. Nære fysiske rammer: Uro i storrummet; støj fra gangarealer; sidder ikke ved vindue men inde i lokalet og savner direkte lys (dagslys); baggrundsstøj fra klimaanlæg; vedrørende glasvægge: det forventes at persiennerne er åbne, men så føles det som at sidde i et akvarium. Indeklima: Tør luft; træk fra vinduer; meget varmt i kontorer med store vinduespartier når solen skinner; svært at regulere temperatur bl.a. fordi radiatortermostat er svært tilgængelig. Rengøring og oprydning: Mange er generet af støj og uro ved rengøring i dagtimerne, især støj fra støvsuger og gulvvaskemaskine umuliggør samtaler og telefonsnak i rummet; ønsker flere 1 af 2

10 Side 2 timer til rengøring for en bedre kvalitet; toiletter fløj B stuen bærer præg af mange brugere især ved studiestart og større arrangementer, hvor mere rengøring ønskes; irriterende at de studerende sætter deres opvask i vores køkken. Arbejdslys og dagslysindfald: Meget lys fra de store vinduespartier - nødvendigt at rulle persienner ned for at undgå reflekser/solindfald på pc-skærm; persiennerne i kontorer kan ikke styres individuelt, så selvom det havde været tilstrækkeligt at lukke én persienne ned, er man nødt til at lukke alle, hvorved lokalet bliver mere mørkt end det var nødvendigt; manglende mulighed for manuel tænd/sluk af loftslys (virker med sensor i loft og tænder/slukker ikke altid hensigtsmæssigt); manglende mulighed for tænd/sluk af loftslamperne enkeltvis (alle lamper er på samme kontakt); enkelte mangler skrivebordslamper. Støjniveauet: Meget lydt i bygningen; til tider højt støjniveau fra gangarealer/gæster/kollegaer/ opholdsarealer/storrum/undervisningslokaler; højt støjniveau påvirker arbejdsevnen; stillerum anvendes ofte som møderum så det ikke er tilgængeligt som stillerum; mere støj når man sidder flere i kontorerne (mange sad tidligere i enkeltmandskontor). Fællesfaciliteter: Mange melder om pladsmangel i køkkener og kopirum; manglende afskærmning af personalekøkken (løsning er på vej); problemer med booking af større lokaler; mangler mødelokaler; mangler kopimaskiner; mangler garderobeplads til vådt vinterovertøj; Indstilling: Det indstilles, at LU drøfter besvarelserne, prioriterer problemerne og udarbejder handlingsplan for løsning af de prioriterede problemer. Handlingsplanen med tidsplan for løsning af problemerne skal meldes ud til Fællesadministrationens medarbejdere. LU kan eventuelt nedsætte en arbejdsgruppe til at varetage dette. RUC's arbejdsmiljøkonsulent kan inddrages for sparring til problemløsning.

11 ROSKILDEUNIVERSITET LU-bilag 03/13/06c Notat Fællesadministrationen HR og Kommunikation/pbirk UDKAST Handlingsplan for det fysiske arbejdsmiljø i bygning 30, vurderet af Fællesadministrationens medarbejdere, april 2013 Problem (incl. lokale/område) EX: Svært at regulere temperaturen, bl.a. fordi radiatortermostat er svært tilgængelig (lokale 30.1-xx) Løsning Ansvarlig Deadline Vejledning til medarbejdere om temperaturregulering (hvad kan man selv gøre og hvordan; hvad sikrer den centrale styring; kontaktperson hvis temperatur er meget høj eller lav). Undersøge om det er teknisk muligt at flytte termostater. Xx xx xx.xx.2013 xx.xx af 1

12 ROSKILDE UNIVERSITET LU-bilag 03/13/07 Notat Fællesadministrationen Finans, IT og Teknik Journalnummer: /0005 Rådgivende udvalg under LU Deltagere i mødet: Poul Erik Nikander Frandsen, Jytte Pedersen, Pernille Birk, Louise Jørgensen, Sune Kaspar Testrup-Friis og Henrik Jensen Forhindret i at deltage i mødet: Per Lau Knudsen, Johnny Jakobsen, Anne Dreyer, Kenja Henriksen og Anne-Mette Lund Møller Det 6. møde i udvalget blev afholdt fredag 19. april Dagsordenen var evaluering af den hidtidige proces samt videndeling mellem projektlederen og deltagerne. Inventar til bygningen: Kim har indsamlet inventarbehov hos teamledere/kontorchefer. Efter et miniudbud har RUC indgået aftale med leverandører om at levere diverse inventarer. Hensigten har været at videreføre den nuværende designlinje i bygningen. Dvs. at det fremtidige inventar vil være sammenligneligt med det nuværende inventar. APV for bygning 30: Der er udført en APV-undersøgelse for bygning 30 før påske. Data vil blive analyseret, og herefter skal LU beslutte opfølgningen på undersøgelsen. Indsamling af fejl og mangler: Efter påsken er der blevet indsamlet fysiske fejl og mangler i bygningen, som brugerne har hjulpet med at spotte via et spørgeskema. Svarprocenten var ca. 60 %. 2. maj vil PFA og Kim lokalisere fejlene, som herefter vil blive udbedret. Sikkerhed ved udprintning: Campus-IT tester software til at højne sikkerheden ved udprintning. CIT forventer at kunne implementere softwaret i uge 23 i bygning 30 eller minimum at kunne teste det i uge 23 i bygningen. CIT vil sammen med de enkelte temaledere/kontorchefer aftale et forløb for udskiftning af stationære computere til bærbare med dock, hvis det er hensigtsmæssigt ift. arbejdsopgaver og anvendelse af IT-systemer. Rektoratets mødelokale: Tilbagemeldingerne på anvendelsen af Rektoratets mødelokale er, at lyset giver genskær fra de hvide vægge og flimmer for øjnene. Udvalget foreslår, at væggene bliver malet mørke med lyse/hvide koraller. Kælderrummene: RUC overtager 2 kælderrum nogle uger før indflytningen i uge 23. Der vil blive aftalt en proces med de teams/kontorer, som har materiale til rummene om hvornår det flyttes til bygningen. Test af alarmer: Håndværkerne har i forbindelse med ombygningen udløst brandalarmen nogle gange. Der har været nogle tilbagemeldinger, som peger i forskellig retning, idet alarmen kan høres i den ene ende af fløjen, men ikke den anden 1 af 2

13 Side 2 ende. Elektrikerne vil derfor teste alarmen en tidlig morgen, så det forstyrre færrest mulig. Derudover vil tyverialarmen blive testet onsdag d. 24. april for at vise brugerne lydforskellen mellem brand- og tyverialarm. Byggestøj: Der har været en del støj i opstarten af ombygningen. Støjen har for størstedelen været varslet. Desuden vil støjniveauet ifølge PFA være klart størst i starten af byggeperioden. Dvs. vi kan forvente et væsentlig lavere støjniveau i den resterende del af ombygningen. Rundtur i uge 21: Alle kommende beboere i bygning 30 vil i uge 21 blive inviteret til rundtur i de nye lokaler, som RUC overtager 1. juni. Indstilling: Det indstilles, at LU tager notatet til efterretning.

14 ROSKILDE UNIVERSITET LU-bilag 03/13/08 Internt notat HR og Kommunikation/mettebr Ny forretningsorden samt ny sammensætning af Fællesadministrationens LU Baggrund: Forslag til ny forretningsorden har tidligere været sat på LU-dagsordenen og været drøftet i LU. HRK har undersøgt de formelle rammer for indholdet af LU s forretningsorden, hvorfor der nu foreligger et nyt udkast til en forretningsorden, med et forslag til en ny sammensætning af LU. Der er ifølge Samarbejdsaftalens 6, stk. 2 anført, at medarbejderrepræsentanterne og suppleanterne for disse udpeges af de forhandlingsberettigede personaleorganisationer blandt de anmeldte tillidsrepræsentanter i institutionen. RUC har indgået en Lokalaftale den 5. marts 2007, hvor det er anført, at de lokale udvalg selv bestemmer, hvor mange medlemmer, der skal sidde i hvert udvalg. Antallet af pladser fastsættes derfor i forretningsordenen. Kan der ikke opnås enighed, følges nedenstående struktur, som indeholder minimumskravene til antal medlemmer: Lokalt plan (én-strenget struktur) A-side: Universitetsdirektør (formand) 2 ledelsesrepræsentanter B-side 2 tillidsrepræsentanter/medarbejderrepræsentanter 2 sikkerhedsrepræsentanter Da de nuværende b-side medlemmers valgperiode udløber pr. 31. december 2013, vil det være hensigtsmæssigt, at ny forretningsorden træder i kraft pr. 1. januar Indstilling: Det indstilles, at LU drøfter vedlagte udkast til revideret forretningsorden for Fællesadministrationens lokaludvalg, herunder ny sammensætning af LU. Bilag 8 - Forklæde Ny forr orden smsætn af LU 1

15 ROSKILDE UNIVERSITET LU-bilag 03/13/08 Fællesadministrationens Lokaludvalg /mettebr UDKAST Forretningsorden for Fællesadministrationens Lokaludvalg Formand, næstformand og sekretariat 1: Fællesadministrationens Lokaludvalg er etableret jf. Lokalaftale om samarbejds- og sikkerhedsorganisationer på Roskilde Universitet af 5. Marts Stk. 2 Fællesadministrationens Lokaludvalg har følgende sammensætning: 4 ledelsesrepræsentanter (Universitetsdirektøren samt Fællesadministrationens 3 kontorchefer) 4 medarbejderrepræsentanter (2 tillidsrepræsentanter og 2 arbejdsmiljørepræsentanter). For at sikre en god varetagelse af de arbejdsmiljømæssige opgaver vælges den ene arbejdsmiljørepræsentant af og blandt fællesadministrationens medarbejdere på kontorområdet, og den anden arbejdsmiljørepræsentant vælges af og blandt fællesadministrationens medarbejdere på håndværkerområdet. Det tilstræbes, at alle fællesadministrationens afdelinger er repræsenteret i udvalget. Stk. 3 Medarbejderrepræsentanterne og suppleanterne for disse udpeges af de forhandlingsberettigede personaleorganisationer blandt de anmeldte tillidsrepræsentanter på RUC, jf. Samarbejdsaftalen 2011, 6 stk. 2 (Cirkulære om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner). Arbejdsmiljørepræsentanterne vælges efter reglerne i arbejdsmiljøloven, blandt og af Fællesadministrationens medarbejdere. 2: Universitetsdirektøren er født formand for lokaludvalget. Næstformanden udpeges af og blandt medarbejderrepræsentanterne i udvalget. Formand og næstformand udgør formandskabet. Stk. 2 Ved formandens fravær varetager næstformanden formandens opgaver i henhold til denne forretningsorden. Er både formand og næstformand fraværende udpeger formanden inden mødet en af ledelsessidens repræsentanter til at varetage formandens opgaver i henhold til denne forretningsorden. Stk. 3 Lokaludvalget vælger blandt sine medlemmer en kontaktperson, der fungerer som bindeled mellem Lokal- og Hoved Arbejdsmiljøudvalget (HAU). Det vil blandt andet være kontaktpersonen, der modtager materiale fra HAU, såsom dagsordener og mødereferater, samt anden information. Kontaktpersonen skal formidle sin viden til resten af lokaludvalget. 3: Ved ordinære medlemmers fravær indtræder medlemmets suppleant. 4: Administrationen stiller sekretariatsmæssig bistand til rådighed for lokaludvalget. Bilag 8 - Forretningsorden for FA-LU - udkast 4

16 Side 2 5: Lokaludvalget afholder fire møder årligt. Lokaludvalgets møder Stk. 2 Formanden indkalder efter aftale med næstformanden Lokaludvalget til ekstraordinære møder, når der er behov for det. Stk. 3 Mindst to gange årligt afholdes der fællesmøde med HAU, hvor kontaktpersonen deltager og aflægger rapport om Lokaludvalgets arbejde med sikkerhedsspørgsmål. Stk. 4 Lokaludvalgets møder lægges så vidt muligt indenfor normal arbejdstid. Indkaldelse og dagsorden 6: Formand og næstformand drøfter, hvilke sager der skal på dagsordenen forud for et givent møde. Stk. 2 Lokaludvalget har følgende fast punkter på dagsordenen: Godkendelse af dagsorden Valg af justeringsperson Godkendelse af referat Meddelelser fra formanden Meddelelser fra næstformanden Meddelelser fra HR-chefen Orientering om arbejdsskader Information fra dagens møde Evt. Næste møde Stk. 3 Der afholdes årligt et seminar for Lokaludvalgets medlemmer, hvor den årlige arbejdsmiljødrøftelse er på dagsordenen. 7: Dagsorden udsendes af formanden senest 10 arbejdsdage før mødedagen. Stk.2 Bilag, som medlemmerne skal være orienteret om inden mødet, sendes ud sammen med dagsordenen. Hvis det ikke er muligt, oplyses det så vidt muligt i dagsordenen, hvor og hvornår materialet er tilgængeligt for medlemmerne. 8: Mødepligt

17 Side 3 Medlemmerne har pligt til at møde, medmindre de har lovligt frafald. Lovligt frafald skal meddeles til sekretariatet inden mødet. Mødets afholdelse 9: Sager kan kun behandles, hvis de er optaget af selvstændige punkter på dagsordenen. Lokaludvalget kan under punktet godkendelse af dagsorden i enighed beslutte, at ændre rækkefølgen af punkterne eller optage nye punkter på dagsordenen. Stk. 2 Udvalget kan i enighed beslutte, at punkter udelukkende skal drøftes som lukkede punkter. 10: Formand og næstformand kan aftale, at ressourcepersoner deltager i behandlingen af et givent punkt. 11: Ved hastsager, der ikke kan afvente behandling på et møde, behandler formandskabet sagen. Lokaludvalget orienteres om sagen ved førstkommende møde. Nedsættelse af udvalg 12: Lokaludvalget kan nedsætte permanente eller midlertidige udvalg for særlige sager. Et udvalg kan bestå af såvel medlemmer af lokaludvalget, som af særligt udpegede personer. Stk. 2 Ved nedsættelse af permanente eller midlertidige udvalg træffer lokaludvalget beslutning om udvalgets størrelse, sammensætning og kommissorium samt om, hvordan der skal indkaldes til første møde. 13: Udvalget vælger selv sin formand med mindre andet er besluttet af lokaludvalget. Udvalget afgiver skriftlig eller mundtlig beretning efter aftale med lokaludvalget. Valgperiode 14: Lokaludvalgets medlemmer vælges for en 2-årig periode, med mulighed for genvalg. Referat 15: Beslutningsreferat udfærdiges snarest efter mødet. Referatet godkendes af formanden, næstformanden og en af lokaludvalget udpeget justeringsperson, samt forelægges til godkendelse ved næste møde. Stk. 2 Referatet skal som minimum indeholde: Oplysninger om tid og sted for mødet, Dagsorden for mødet, Oplysninger om hvilke medlemmer, der var til stede ved mødet, og

18 Side 4 Hvad der blev aftalt under de enkelte punkter, herunder de hovedsynspunkter, der af A- og B-siden blev fremført under drøftelsen. Stk. 3 Ethvert medlem kan forlange særsynspunkter optaget kort i referatet. Stk. 4 Referat underskrives af formanden, næstformanden og justeringspersonen. Stk. 5 Referatet er offentligt. Dog ikke referater vedrørende lukkede punkter jf. 9, stk. 2. Stk. 6 Referatet gøres tilgængeligt for alle ansatte på Roskilde Universitet. Forretningsordenen 16: Forretningsordenen kan opsiges af hver af parterne (medarbejder-siden eller ledelses-siden) med 3 måneders varsel. Inden opsigelsen skal samarbejdsudvalget forsøge at ændre de hidtidige retningslinjer på en måde, som er tilfredsstillende for samarbejdsudvalgets parter. Stk. 2 Forretningsordenen evalueres løbende og som minimum i forbindelse med ordinært valg af medarbejderrepræsentanter og ny-konstituering af udvalget. Stk. 3 Forslag til ændringer af forretningsordenen skal være udsendt sammen med dagsordenen senest 10 dage før mødet afholdes. 17: Forretningsordenen træder i kraft den Ikrafttræden Vedtaget af Fællesadministrationens lokaludvalg den 7. maj Formand, / Næstformand, / -2013