Referat Bestyrelsesmøde

Transkript

1 Grundejerforeningen Vistoftgårdens Jorder V/ Ranunkelvej Sabro Tlf.: Mobil: Sabro, Referat Nr februar 2011 Referat Bestyrelsesmøde Dato: 9. februar 2011 Tidspunkt: kl Mødested: Fælleshuset, Vistoftparken 106 Fremmødte: Fraværende: Dagsorden: Hanne Mortensen Kirsten Ihler Kjeld Letting Jesper Edlefsen 1. Opfølgning af åbne emner fra bestyrelsesmødet den 8. september 2010: 1.1 Opdatering og ændring af grundejerforeningens hjemmeside: Hjemmesiden blev opdateret i december måned af, og indeholder nu bl.a. artikler om området og en del vinterbilleder. Formatet af hjemmesiden mangler dog stadig at blive ændret. 1.2 Vedligehold af Område V, Sabro Legeplads medlemskab af grundejerforeningen: Den 25. september 2010 blev der fremsendt brev (anbefalet) til Århus Kommune Planlægning & Byggeri Afdeling med anmodning om at kommunen skriftlig bekræfter at Sabro Legeplads er medlem af grundejerforeningen, samt at kommunen er forpligtiget til at vedligeholde Område V arealet fra stien ved Sabro Legeplads og frem til Fagbo Afdeling 17. Den 14. december 2010 modtog grundejerforeningen omsider brev fra Århus Kommune Børn & Unge Afdeling, hvori de bekræfter ovenstående. 1.3 Generalforsamlingen den 28. april 2010, referat m.m.: Forslag til ændring af foreningens vedtægt 8 Stk. 1 vil blive lavet af og fremsendt per mail til bestyrelsesmedlemmerne i løbet af februar/marts måned. Efter det er koordineret skal det fremsendes med dagordenen for generalforsamlingen i år som bestyrelsens forslag til ændring af vedtægten. 1.4 Åbne emner fra generalforsamlingen: Det blev på mødet besluttet alligevel ikke at kontakte El-selskabet og stille kritiske spørgsmål om belysningen i foreningens område. Omkostningerne for vedligeholdelse og strømforbrug bliver betalt af Århus Kommune, hvilket vi skal være meget tilfredse med. Side 1 af 6

2 Referat nr (forts.) 1.5 Eftersyn og reparation af bomme ved stier: Arbejdet med eftersyn af samtlige bomme ved stier blev afsluttet i november måned. Alle låsemekanismer blev renset og smurt. 1.6 Planlægning af udførsel af opgaver i 2010 nævnt i 5 års planen og Budget 2010: Genplantning af træ ved søen: Udført af Flemming Nørgård Anlæg. Genplantning af træer, Rødtjørnvejs stamvej: Udført af firmaet Anlægsgartner Kristian Buus. Betaling for arbejdet er som aftalt bogført under driftskontoen. 1.7 Udarbejdelse af Brugervejledning for foreningens regnskabsprogram: orienterede om udviklingen af brugervejledningen som kommer til at indeholde alle 3 programmer, herunder Regnskabsprogrammet, database for medlemslister og breve til medlemmer, samt programmet for optælling af stemmeberettigede på foreningens generalforsamlinger. Brugervejledningen forventes færdig inden den kommende årlige generalforsamling i april måned. 1.8 Affald i foreningens områder fra tilstødende haver: Affaldet er blevet fjernet og grundejere med grunde langs støjvolde vil per brev inden den kommende vækstsæson blive anmodet om ikke at henkaste affald på støjvoldene. 1.9 Emner som valg af kasserer på næste generalforsamling: Der er stadig ingen emner som valg til kasserer på næste generalforsamling. Som aftalt havde derfor kontaktet Ina Mikkelsen for at undersøge muligheden for at få hende til at føre regnskabet. Ina Mikkelsen bor på Astervej nr. 2, og er ansat som bogholder i et mindre firma i Tilst. Derudover fører Ina Mikkelsen regnskab for 5 mindre virksomheder. På et møde den 4. februar med Ina Mikkelsen orienterede om foreningens regnskab. Ina Mikkelsen vil gerne påtage sig opgaven, dog under forudsætning af at hun må anvende foreningens regnskabsprogram. Prisen per time er kr. 312,50 inkl. Moms. En anden mulighed er, at et af de valgte bestyrelsesmedlemmer overtager posten som kasserer, men at regnskabet fortsat føres af. Dette kræver dog en godkendelse på generalforsamlingen. Bliver det ikke godkendt må vi lade opgaven udføre af Ina Mikkelsen mod betaling. Action: Fremmødte på generalforsamlingen 1.10 Aftaler om vedligehold af foreningens områder: Som svar på foreningens brev af den 28. september 2010 meddelte administrationschef Carl Danielsen fra Fagbo/Vesterbo per mail den 18. oktober 2010, at man ikke var interesseret i at byde på vedligeholdelse af grundejerforeningens områder. Bestyrelsen vil derfor på den kommende generalforsamling under formandens beretning foreslå, at de 7 aftaler med Flemming Nørgård Anlæg om vedligehold af foreningens områder forlænges med 3 år fra den 1. januar Hver enkelt aftale skal dog gennemgås, og om nødvendig genforhandles og ændres. 2. Formandens beretning: Vintervedligehold af stier, veje og fortove må siges at have været udført tilfredsstillende af Flemming Nørgård Anlæg. Side 2 af 6

3 Referat nr (forts.) Samarbejdet med Trine Brun har som sædvanligt været godt og de mange ekstra opgaver har været udført tilfredsstillende. I sidste øjeblik inden den kraftige storm nåede vi at få fældet det syge træ ved stien i den nordlige ende af området. Sammen med formanden for Fællesrådet Johannes Riis, lykkedes det at få overbevist Århus Kommune om at de havde ansvaret for oprydning af Thujavej. Oprydningsarbejdet er i gang og forventes færdig i nær fremtid. Ligeledes fik vi sammen med Johannes Riis overtalt Århus kommune til at reparere et frostsprængt drænrør ved indkørslen fra Sabrovej til Hvidtjørnvej. Referater fra Fællesrådet møder kan nu ses på Fællesrådets hjemmeside, som foreslået af grundejerforeningen. 3. Kassererens beretning: (fungerende kasserer) orienterede om status på foreningens regnskab. Den 17. januar 2011 var det nødvendigt at overføre det indestående beløb på Aftalekontoen i alt kr ,93 til driftskontoen for at kunne betale kr ,71 for vintervedligehold i perioden 1. oktober 31. december I lighed med sidste år vil et tilsvarende beløb blive tilbageført til Aftalekontoen i juni måned, når medlemmerne har indbetalt de årlige bidrag. Som vist i regnskabsoversigten (Bilag 1) henstår der per 12. februar kr ,07 på Driftskontoen. Regnskabet for 2010 var blevet revideret og godkendt af foreningens revisor Hanne Bech Hansen den 9. februar. Forslag til budget 2011 (fordelt på mødet) blev gennemgået og godkendt af de fremmødte. Det kan dog blive nødvendig med en mindre justering når de endelige udgifter for vintervedligehold i perioden 1. januar 31. marts foreligger første uge i april måned. Kirsten Ihler gjorde opmærksom på at teksten i Vejbudgettet i regnskabsprogrammet var misvisende. Fagbo afdeling 14 og Vesterbo afdeling 23 var nævnt i budgettet, men ingen af de to afdelinger var brugere af veje. forklarede at det var en skrivefejl, og at de to afdelinger ikke indgik i beregningerne for betaling af udgifter. Fejlen er efterfølgende blevet rettet. Flemming Nørgård Anlægs beregning af indeksreguleringen på 3,27 % for 2010 har vist sig at være forkert. En beregning foretaget af i november måned viste at det korrekte tal var -0,21 %, hvilket medførte at vi den 10. november modtog en kreditnota fra Flemming Nørgård Anlæg på i alt kr ,76. Indeksregulering for 2011 er beregnet til en stigning på 0,94 % i forhold til Regnskabsprogrammet er nu udvidet til også at indeholde et program for beregning af de fremtidige indeksreguleringer. 4. Nye emner: 4.1 Dato for generalforsamling: Datoen for den årlige generalforsamling blev fastsat til den 27. april. Kirsten Ihler sikrer at fællesrummet er ledigt. Action: Kirsten Ihler 4.2 Emne som dirigent på generalforsamlingen: kontakter Orla Winter og Vagn Bødker og forhører sig om en af de to vil lade sig vælge som dirigent på generalforsamlingen. 4.3 Vedligehold af søen: Vandstanden i søen har det sidste halve år været meget lav. En sandsynlig årsag er at grøften og afløbet på den modsatte side af Viborgvej er blevet oprenset. I henhold til Lokalplan 327 omtales søen kun som et fredet vandhul. Eventuelle planer om en oprensning af søen blev derfor skrinlagt. Det blev i stedet for besluttet at forsøge at hæve vandstanden ved at lægge en cement ring ned over afløbet i søen for på den måde at hæve vandstanden. vil kontakte Flemming Nørgård Anlæg for at få arbejdet udført. Side 3 af 6

4 Referat nr (forts.) 4.4 Reetablering af område efter gravearbejde: Den 2. november 2010 blev der givet tilladelse til nedgravning af IT/TV kabler fra en fordelingsboks for enden af Ranunkelvej og ca. 50m ind i grundejerforeningens område. Tilladelsen blev givet på betingelse af at området blev genetableret når arbejdet var afsluttet. Der mangler stadig at blive ryddet op på stedet og genetablere det opgravede område. 4.5 Vand på stien ved Fagbo Afd. 17: Varmemester Jesper Langballe fra Fagbo/Vesterbo har anmodet foreningen om at være behjælpelig med at kontakte Århus Kommune Børn & Unge Afdeling for at få standset et vandudslip i Område V ved stien ned mod Fagbo Afd. 17. Vandet kommer formentlig fra et frostsprængt drænrør. 4.6 Overdragelse af vedligehold af Rødtjørnvejs stamvej til parcelforeningen: Den 9. februar modtog en mail fra formanden for Rødtjørnvejs Parcelforening, med en anmodning om at administrationen af stamvejen overdrages til parcelforeningen. Det var fra starten parcelforeningens eget ønske at grundejerforeningen skulle overtage stamvejen (i lighed med Højagerparkens stamvej) hvilket ligeledes var et krav for Århus Kommune Byggemodningsafdeling. I henhold til det underskrevne og tinglyste skøde står grundejerforeningen som ejer af stamvejen og har dermed vedligeholdelsespligten. Alle var derfor enige i ikke at ændre forholdet. 5. Dato for næste bestyrelsesmøde: Næste bestyrelsesmøde vil finde sted den onsdag den 7. april Eventuelt: Ingen emner Referent Side 4 af 6

5 Kontonumre Bilag 1, Regnskabsoversigt per 12. februar 2011 Grundejerforeningen Vistoftgårdens Jorder 8471 Sabro Udskriftdato: 12. februar 2011 Resultatopgørelse Periode 1. Januar December Regnskabsår 2011 Indtægter Regnskab Budget Indbetalinger Fagbo Afdeling 14, 17, 21 og VesterBo Afdeling 23, 24 og Private grundejere, Højagerparken Private grundejere, Rødtjørnvej BoligView (Grønagerparken) Andelsboligforeningen Ranunkelparken Tryllefløjten og Galaksen Sabro Legeplads Renter 1009 Renter, Driftskonto Renter, Vejfondkonto Indtægter i alt: 81 Budgetteret: Udgifter 2000 Vedligehold af området 2001 Vedligeholdelse af grønne fællesarealer Vedligeholdelse af støjvold, Højagerparken Vedligeholdelse af støjvold, Rødtjørnvej Fejning af P-plads, opsamling af affald Vintervedligehold Stier Driftsudgifter 2006 Kontorhold, IT Reparation af bomme og affaldsstativer Diverse Vedligehold af veje 3001 Græsklip af vejrabatter Vedligehold af kloaker Vintervedligehold Veje Rep. af veje, rabatter og fortove Ekstra opgaver års Vedligeholdelsesplan Uforudsete reparationsopgaver m.m Udgifter i alt: Budgetteret: Afskrivninger IT-Udstyr Overskud / (Underskud) per 12. februar Side 5 af 6

6 Bilag 1, Regnskabsoversigt per 12. februar 2011 (forts.) Passiver Egenkapital Driftskonto, Saldo per 31. December 2010: Vejfondkonto, Saldo per 31. December 2010: IT-Udstyr, Primo Saldo , , ,00 Overskud / (Underskud) , ,07 Aktiver Balance per 12. februar 2011 Passiver i alt: ,07 IT-Udstyr IT-Udstyr, anskaffelsespris ,00 Akkumuleret afskrivning ,00 481,00 Danske Bank Hinnerup Afdeling Driftskonto ,07 Vejfondkonto 0, ,07 Aktiver i alt: ,07 Hanne Bech Hansen Revisor GVJ Kasserer GVJ (fungerende) Formand GVJ Side 6 af 6