Referat Bestyrelsesmøde

Transkript

1 Grundejerforeningen Vistoftgårdens Jorder V/ Jørgen Lakjer Ranunkelvej Sabro Tlf.: Mobil: Sabro, Referat Nr juni 2011 Referat Bestyrelsesmøde Dato: 08. juni 2011 Tidspunkt: kl Mødested: Fælleshuset, Vistoftparken 106 Fremmødte: Dagsorden: Jørgen Lakjer Heidi Boddum Bjerregaard Kirsten Ihler Hanne Mortensen Kjeld Letting Ulla Zetterberg Riecke (suppleant) 1. Konstituering af bestyrelsen: Følgende uddelegering af ansvar og kompetence blev vedtaget: Formand: Jørgen Lakjer tegner foreningen udadtil, og informere bestyrelsesmedlemmerne ved at fremsende af kopi af mail og brevkorrespondance. Deltager i arbejdsgrupper om evaluering af Rødtjørnvejs støjvold, og nye 3-årige aftaler om vedligehold af foreningens områder. Sekretær: Heidi B. Bjerregaard læser korrektur på bl.a. forretningsbreve skrevet af Jørgen Lakjer. Kasserere: Hanne Mortensen ansvarlig for ajourføring af regnskabet i samarbejde med Jørgen Lakjer. Bestyrelsesmedlem: Kjeld Letting deltager i arbejdsgrupper for evaluering af Rødtjørnvejs støjvold og nye 3-årige aftaler om vedligehold af foreningens områder. Bestyrelsesmedlem: Kirsten Ihler informerer afdelingsformændene for boligforeningerne Fagbo og Vesterbo, om bl.a. nyheder fra grundejerforeningen og emner af fælles interesse. Suppleant: Ulla Z. Riecke hjælper Kirsten Ihler med ovenstående opgaver. 2. Opfølgning af åbne emner fra bestyrelsesmødet den 9. februar: 2.1 Opdatering og ændring af grundejerforeningens hjemmeside: Arbejdet med hjemmesiden er nu omsider afsluttet. Der vil dog løbende blive foretaget ændringer efterhånden som nye idéer til format og indhold forekommer. Som noget nyt er alle mødereferater nu lagt ud på hjemmesiden, hvilket alle var enige i at skulle fortsætte fremover. 2.2 Generalforsamlingen den 27. april, referat m.m.: Referat af generalforsamlingen blev fremsendt/fordelt til afdelingsformændene for Fagbo og Vesterbo afdelingerne, parcelforeningernes formænd, formanden for Andelsboligforeningen Ranunkelparken, Boligview, og til boligforeningernes administrationschef Carl Danielsen. Side 1 af 6

2 Referat Nr (forts.) Derudover blev Vejkonti kontoopgørelser for 2010 fordelt/fremsendt til ovennævnte afdelinger og foreninger. Referat af generalforsamlingen er lagt ud på foreningens hjemmeside i henhold til foreningens vedtægt. Status: Emnet Lukket 2.3 Udarbejdelse af Brugervejledning for foreningens regnskabsprogram: Arbejdet med brugervejledningen er godt i gang og forventes afsluttet af Jørgen Lakjer inden næste generalforsamling. Status: Emnet åben 2.4 Aftaler om vedligehold af foreningens områder: Som en del af formandens beretning på generalforsamlingen den 27. april blev de fremmødte informeret om, at foreningen fortsat vil benytte firmaet Flemming Nørgård Anlæg til vedligehold af områderne i Reetablering af område efter gravearbejde: Det opgravede område i forbindelse med kabelarbejde ved stien for enden af Ranunkelvej var nu blevet genetableret. 2.6 Vand på stien ved Fagbo Afd. 17: Vandudstrømningen fra det formentlig gamle frostsprængte drænrør er stoppet. 2.7 Overdragelse af vedligehold af Rødtjørnvejs stamvej til parcelforeningen: Den fremtidige vedligeholdelse af stamvejen vil blive evalueret af arbejdsgruppen som nedsættes i forbindelse med gennemgang og fornyelse af aftaler for vedligehold af foreningens grønne områder i Formandens beretning: Den 10. maj foretog Jørgen Lakjer og Trine Brun fra firmaet Flemming Nørgård Anlæg en rundtur i hele området. Formålet var at gennemgå aftalerne om vedligehold af områderne, og at tilrettelæge sommers ekstraopgaver. Resultatet af rundturen er beskrevet i referat fremsendt til bestyrelsen den 11. maj Referatet kan ligeledes ses på foreningens hjemmeside. Som nævnt i referatet blev Område V fra stien foran Sabro Legeplads og frem til boligområderne stadig ikke vedligeholdt af Århus Kommune. Efter skriftligt at have gjort Århus Kommune Børn & Unge Afdeling opmærksom på problemet, er området nu omsider blevet ryddet for ukrudt. I henhold til referatet bliver det sikkert nødvendigt at udskifte ca. 30. planter på indersiden af volden ved Højagerparken. Kirsten Ihler ville gerne have undersøgt om der stadig er en grogaranti på planterne, som blev planter af firmaet Kristian Buus i Ved en lille reception den 31. maj i Vistoftparkens fælleshus, blev GVJ Miljøpris 2010 overrakt til Orla Vinther, Højagerparken 19. Udover et diplom fik Orla Vinther en flot blosterdekoration og gaver. Billeder fra receptionen er lagt ud på foreningens hjemmeside, og der er skrevet en artikel til Informationsavisen om begivenheden. 4. Kassererens Beretning: Fremsendelse/fordeling af 73 breve og indbetalingskort for opkrævning af medlemmernes Bidrag 2011 blev foretaget af Jørgen Lakjer den 16. maj. Sidste frist for betaling af bidraget var den 6. juni. Side 2 af 6

3 Referat Nr (forts.) Resultatopgørelse af den 11. juni (bilag) viser, at der indtil nu er indbetalt kr Der henstår kr på driftskontoen og kr på kontoen for Vejfond for den fremtidige udlægning af asfaltslidlag. Bogføring vil fremover fortsat blive foretaget af Jørgen Lakjer, men nu i tæt samarbejde med Hanne Mortensen, der blev valgt som kasserer på generalforsamlingen. Følgende blev besluttet på mødet: Der indkøbes en bærbar computer med det nødvendige tilbehør til Hanne Mortensen Computeren og tilbehøret vil blive registreret i regnskabet under Aktiver og afskrevet hvert år med 25% i henhold til gældende regler Kopi af foreningens regnskabsprogram, med databasen for medlemmernes navne og adresser m.m., vil blive lagt ind på computeren Hanne Mortensen vil få adgang til foreningens konti i Danske Bank Hinnerup Afdeling Jørgen Lakjer vil løbende informere Hanne Mortensen om status på regnskabet 5. Nye Emner: 5.1 Planlægning af godkendte ekstraopgaver i 2011: Trine Brun fra Flemming Nørgård Anlæg har per mail oplyst, at arbejdet med udskiftning af hegnet omkring søen, oprensning ved søen, og rydning af brinker ned mod søen vil blive udført i uge 27. I henhold til det reviderede tilbud bliver prisen kr inkl. moms. 5.2 Arbejdsgruppe, Rødtjørnvejs støjvold: Træflis på indersiden af støjvolden skrider ned i de tilstødende haver, hvilket er til stor gene for grundejerne. Der vil derfor blive nedsat en arbejdsgruppe bestående af Jørgen Lakjer og Kjeld Letting fra grundejerforeningen, formanden for Rødtjørnvejs parcelforening Niels Hejlesen og 2 ejere af grunde langs volden. Arbejdsgruppen vil få til opgave at evaluere problemet og fremkomme med forslag til modeller for løsning, som skal forelægges på generalforsamlingen i Jørgen Lakjer vil indledningsvis kontakte Niels Hejlesen for at se om der allerede i år kan gøres noget for at afhjælpe generne. 5.3 Hærværk i området: Som bekendt er der begået hærværk mod 3 træer ved stien foran Sabro Legeplads. Det er nu tredje gang indenfor de sidste 4 år. Det blev besluttet ikke at plante nye træer, og at lade resterne af de knækkede træer blive stående resten af vækstsæsonen. 5.4 Nye 3-årige aftaler med Flemming Nørgård Anlæg: De nuværende aftaler udløber den 31. december Det blev besluttet at fremsende de nuværende aftaler til boligforeningernes afdelingsformænd, og anmode om deres forslag til ændringer af aftalerne. Aftalerne vil ligeledes blive fremsendt til formændene for parcelforeningerne, andelsboligforeningen og Boligview. Efterfølgende vil der blive arrangeret møder hvor forslagene vil blive gennemgået, hvorefter bestyrelsen vil træffe den endelige afgørelse om hvilke forslag der skal medtages i de afsluttende forhandlinger om en 3-årig forlængelse af aftalerne med Flemming Nørgård Anlæg. I møderne deltager Jørgen Lakjer og Kjeld Letting. 5.5 Opdatering af 5 års plan for vedligehold af området: Planen skal opdateres til at indeholde beskæring af træer og buske langs boligområderne. Side 3 af 6

4 Referat Nr (forts.) Jørgen Lakjer vil derfor sammen med Trine Brun fra Flemming Nørgård Anlæg gennemgå områderne, hvorefter Trine Brun vil fremsende tilbud på opgaven. Bestyrelsen vil efterfølgende afgøre om tilbuddene skal forelægges på generalforsamlingen i 2012 og dermed indgå i vedligeholdelsesplanen. 5.6 Retningslinjer for tildeling af Miljøpris: Tildeling af en miljøpris ser umiddelbart ud til at have været en succes. Jørgen Lakjer vil udarbejde regler for fremtidige årlige tildelinger, som efter godkendelse af bestyrelsen vil blive publiceret på foreningens hjemmeside. 5.7 Evaluering af frostskader på asfalten på veje og stier: Jørgen Lakjer vil kontakte et firma med speciale i udlægning af asfaltslidlag og reparation af veje, og anmode om besøg af en konsulent, som skal vurdere hvilke frostskader der skal udbedres. 6. Dato for næste bestyrelsesmøde: Dato for næste bestyrelsesmøde blev fastsat til tirsdag den 27. september 7. Eventuelt: Der var ingen emner under dette punkt. Referent Jørgen Lakjer Side 4 af 6

5 Kontonumre Referat Nr , Bilag Grundejerforeningen Vistoftgårdens Jorder 8471 Sabro Udskriftdato: 11. juni 2011 Resultatopgørelse Periode 1. Januar Juni Regnskabsår 2011 Indtægter Regnskab Budget Indbetalinger Fagbo Afdeling 14, 17, 21 og VesterBo Afdeling 23, 24 og Private grundejere, Højagerparken Private grundejere, Rødtjørnvej BoligView (Grønagerparken) Andelsboligforeningen Ranunkelparken Tryllefløjten og Galaksen Sabro Legeplads Renter 1009 Renter, Driftskonto Renter, Vejfondkonto Indtægter i alt: Budgetteret: Udgifter 2000 Vedligehold af området 2001 Vedligeholdelse af grønne fællesarealer Vedligeholdelse af støjvold, Højagerparken Vedligeholdelse af støjvold, Rødtjørnvej Fejning af P-plads, opsamling af affald Vintervedligehold Stier Driftsudgifter 2006 Kontorhold, IT Reparation af bomme og affaldsstativer Diverse Vedligehold af veje 3001 Græsklip af vejrabatter Vedligehold af kloaker Vintervedligehold Veje Rep. af veje, rabatter og fortove Ekstra opgaver års Vedligeholdelsesplan Uforudsete reparationsopgaver m.m Udgifter i alt: Budgetteret: Afskrivninger IT-Udstyr Overskud / (Underskud) per 11. juni Side 5 af 6

6 Referat Nr , Bilag (forts.) Passiver Egenkapital Driftskonto, Saldo per 31. December 2010: Vejfondkonto, Saldo per 31. December 2010: IT-Udstyr, Primo Saldo , , ,00 Overskud / (Underskud) , ,60 Aktiver Balance per 11. juni 2011 Passiver i alt: ,60 IT-Udstyr IT-Udstyr, anskaffelsespris ,00 Akkumuleret afskrivning ,00 481,00 Danske Bank Hinnerup Afdeling Driftskonto ,60 Vejfondkonto , ,60 Aktiver i alt: ,60 Hanne Bech Hansen Revisor GVJ Hanne Mortensen Kasserer GVJ Jørgen Lakjer Formand GVJ (Dato) (Dato) (Dato) Side 6 af 6