Medlemmer Simon Pihl Sørensen. Morten Normann Jørgensen Søren P. Rasmussen. Anne Jeremiassen

Transkript

1 Økonomiudvalget Protokol kl. 15:30 Udvalgsværelse 1 Medlemmer Simon Pihl Sørensen Mette Hoff Morten Normann Jørgensen Søren P. Rasmussen Dorthe la Cour Anne Jeremiassen Sofia Osmani Jan Kaspersen Henrik Brade Johansen var fraværende var fraværende var fraværende deltog deltog deltog deltog deltog deltog Sofia Osmani (C) var fraværende. Istedet deltog Mette Schmidt Olsen (C). Jan Kaspersen (C) var fraværende. Istedet deltog Karsten Lomholt (C). Henrik Brade Johansen (B) var fraværende. Derudover deltog: Søren Hansen Bjarne Marcussen Charlotte Bidsted Christian Rønn Østeraas Ekstraordinært møde Side 1 af 5

2 Indholdsfortegnelse 1. Orientering om sagsflow i sag om støjgener i forbindelse med afvikling af musikarrangementer ved Havnehytten Side 2 af 5

3 Økonomiudvalget Sag nr Orientering om sagsflow i sag om støjgener i forbindelse med afvikling af musikarrangementer ved Havnehytten Sagsfremstilling På Økonomiudvalgsmøde den 23. oktober 2014 besluttede udvalget at bemyndige forvaltningen til at indlede forhandlinger med forpagter om udarbejdelse af allonge til gældende kontrakt, hvorefter der tillades et begrænset antal koncerter med elektrisk forstærkede instrumenter mod en passende justering af forpagtningsafgiften. Der henvises til sagsfremstilling og protokol fra mødet (bilag). I sagen blev det oplyst, at forvaltningen ikke i tidligere sæsoner har modtaget skriftlige klager over støjniveauet for musikarrangementer ved Havnehytten, men at forvaltningen i sæsonen 2014 havde modtaget i alt 3 skriftlige klager samt et antal telefoniske henvendelser, hvor klagerne har ønsket at være anonyme. På baggrund af anmodning om aktindsigt og på baggrund af klage til Statsforvaltningen, må forvaltningen imidlertid konstatere, at sagen ikke var været tilstrækkeligt belyst ved forelæggelsen i oktober Forvaltningen var ikke opmærksomme på evt. klager journaliseret i det tidligere journalsystem, og det viser sig, at den klage, som Danmarks Naturfredningsforening indsendte i 2007, jf. nedenfor, ikke har været at finde i kommunens fysiske arkiv, mens det udgående svar fra forvaltningen blev overset. Tilsvarende har klagen fra Danmarks Naturfredningsforening fra 2011 samt forvaltningens svar herpå har ikke været journaliseret korrekt, hvorfor forvaltningen ikke ved sagsfremstillingen i oktober 2014 var opmærksom herpå. Det ligger således nu klart, at forvaltningen har modtaget følgende klager over støjgener i forbindelse med afvikling af musikarrangementer: 2007: Klage fra Danmarks Naturfredningsforening over støj i forbindelse med afvikling af musikarrangementer. 2009: Forvaltningen er blevet bekendt med, at musikarrangementerne har været til gene for omgivelserne, og anmoder derfor underforpagter om at overholde forpagtningskontraktens bestemmelse om, at der ikke må anvendes elektrisk forstærkede musikinstrumenter. 2011: Klage fra Danmarks Naturfredningsforening. Side 3 af 5

4 2014: Tre skriftlige klager samt et antal telefoniske henvendelser, hvor klagerne ønskede at være anonyme. For så vidt angår gennemgang af sagsflow, henvises til vedlagte Sagsflow Havnehytten (bilag). Efter sagens behandling i Økonomiudvalget udbad lokalformand for Danmark Naturfredsforening Hans Nielsen sig aktindsigt i alle sagsakter vedrørende Havnehytte. Hans Nielsen fik den meddelelse om, at sagens akter lå klar til gennemsyn. Hans Nielsen har indsendt klage til Statsforvaltningen vedrørende kommunens håndtering af sag om støjgener fra musikarrangementer, idet han gør opmærksom på, at det sagsmateriale, som var fremlagt til gennemsyn, ikke var fuldstændigt. Hans Nielsen gør i klagen gældende, at kommunen har vildledt Økonomiudvalget i sagsfremstillingen til udvalgets møde den , at kommunen ikke har journaliseret sagen korrekt, at kommunen burde have reageret på hans læserbrev i Det Grønne Område samt at kommunen ikke har håndhævet forpagtningskontrakten i tilstrækkeligt omfang. Forvaltningen har udelukkende modtaget kopi af klagen fra Hans Nielsen, mens Statsforvaltningen endnu ikke har anmodet kommunen om svar i sagen. Når det sker, vil svarudkast blive forelagt Økonomiudvalget til godkendelse. Det kan endvidere oplyses, at underforpagteren ikke ønsker at fortsætte forpagtningsforholdet af personlige årsager, og anbefaler, at den nuværende bestyrer indtræder i forpagtnings-/underforpagtningsforholdet. Forvaltningen har aftalt møde med forpagter (Frisko) og bestyreren ultimo februar Økonomiske konsekvenser Ingen. Beslutningskompetence Økonomiudvalget. Indstilling Forvaltningen foreslår, at udvalget tager orienteringen til efterretning, idet der på mødet i april måned 2015 vil blive forelagt en sag om eventuelle justeringer i forpagtningskontrakten. Økonomiudvalget den 6. februar 2015 Udvalget tager forvaltningens redegørelse til efterretning, idet det konstateres, at der er sket utilsigtede sagsbehandlingsfejl og det konstateres, at der ikke har været politisk involvering i denne forbindelse forud for sagens behandling den 23. Side 4 af 5

5 oktober 2014 i Økonomiudvalget. Forvaltningen anmodes om en redegørelse om synspunkterne i Hans Nielsens, Niels Wellendorfs og Allan Cornelius breve af 6. februar 2015, samt en redegørelse for udrulning af det nye sags- og journaliseringssystem i Endeligt anmodes forvaltningen om at udarbejde et notat vedr. regler for tavshedspligt. V konstaterer, at det har taget lang tid at få svar på de stillede spørgsmål. Sofia Osmani (C) var fraværende. Istedet deltog Mette Schmidt Olsen (C). Jan Kaspersen (C) var fraværende. Istedet deltog Karsten Lomholt (C). Henrik Brade Johansen (B) var fraværende. Bilagsfortegnelse 1. Protokoludskrift møde i ØK den Sagsflow-Havnehytten Side 5 af 5

6

7

8 Punkt nr. 1 - Orientering om sagsflow i sag om støjgener i forbindelse med afvikling af musikarrangementer ved Havnehytten den , s.2 Bilag 1 - Side -2 af 4 I juni måned modtager forvaltningen første skriftlige klage, og forvaltningen skriver til underforpagter med henvisning til forpagtningskontraktens bestemmelser. Underforpagter svarer tilbage, at han ville bede sin bestyrer dæmpe musikken fremadrettet, så borgere ikke generes. I september måned modtager forvaltningen anden skriftlige klage, hvor forvaltningen igen skriver til underforpagter, som svarer, at der ved enkelte lejligheder har været skruet en kende for højt op, men at han vil bede bestyreren skrue ned de kommende søndage. Da underforpagter den 16. september ansøger om et ekstra arrangement søndag den 5. oktober pga. en aflysning af et arrangement tidligere på sæsonen, præciserer forvaltningen, at reglerne i forpagtningskontrakten skal overholdes - set i lyset af den for nyligt modtagne klage. Den 24. september svarer underforpagter tilbage, at det ikke kunne betale sig med 100 % akustiske arrangementer, og at man derfor vælger at indstille al musik ved Havnehytten fremadrettet. Underforpagter går samtidig til Det Grønne Område og oplyser, at al musik er indstillet ved Havnehytten pga. forbud fra kommunen. Økonomiudvalgets medlemmer blev den 25. september orienteret om sagen, og forvaltningen gav efterfølgende, på baggrund af det fremskredne tidspunkt for arrangementets afholdelse, underforpagter dispensation til at afholde arrangementerne den 28. september og den 5. oktober under forudsætning af, at underforpagter eller bestyrer skulle være til stede under arrangementerne således, at der kunne skrues ned for musikken i fornødent omfang samt sikres fri passage på stierne omkring Havnehytten og ligeledes sikres, at lejerne af kommunens bådpladser havde fuld og uhindret adgang til deres både. Det blev i den forbindelse endvidere aftalt med underforpagter, at kommunen vil se på, om forpagtningskontrakten skal justeres, således at der evt. kan spilles med elektrisk forstærkede musikinstrumenter indenfor en rimelig decibel, samt at der skal indarbejdes en bestemmelse mht. antallet af arrangementer, tidsrum mv. Den 5. oktober om aftenen, efter det sidste musikarrangement var gennemført, modtog forvaltningen den tredie skriftlige klage over støjniveauet fra en nabo til Havnehytten. Møde i Økonomiudvalget d

9 Punkt nr. 1 - Orientering om sagsflow i sag om støjgener i forbindelse med afvikling af musikarrangementer ved Havnehytten den , s.3 Bilag 1 - Side -3 af 4 Det bemærkes, at forvaltningens anmodning om en efter forholdene nødvendig justering af lydniveauet i f.m. de senest afholdte musikarrangementer ved benyttelse af elektrisk forstærkede instrumenter således ikke synes at have hjulpet i et sådant omfang, at det har forhindret klager. Det bemærkes, at Havnehytten i perioden 1. oktober til 31. marts kun må holde åbent efter nærmere aftale med bortforpagter (forvaltningen). Der er pt. ikke søgt tilladelse til i øvrigt at holde åbent. Økonomiske konsekvenser Opgaven løses inden for rammen. Underforpagter betaler en fast halvårlig forpagtningsafgift, som reguleres årligt efter de 3 første år med den samme procentsats, som anvendes i den kommunale budgetplanlægning. Beslutningskompetence Forpagtningskontrakten henhører under Økonomiudvalget. Forhold vedrørende støjniveau henhører myndighedsmæssigt under Teknik- og Miljøudvalget. Indstilling Forvaltningen foreslår, at sagen drøftes med henblik på beslutning om, hvorvidt der skal ske ændringer i forpagtningskontrakten i forhold til musikarrangementer. Økonomiudvalget den 23. oktober 2014 Med 7 stemmer (C, A, F, B og LA) vedtaget, at forvaltningen bemyndiges til at indlede forhandlinger med forpagter om udarbejdelse af allonge til gældende kontrakt gældende for et år, hvorefter der tillades et begrænset antal koncerter med elektrisk forstærkede instrumenter mod passende justering af forpagtningsafgift. Møde i Økonomiudvalget d

10 Punkt nr. 1 - Orientering om sagsflow i sag om støjgener i forbindelse med afvikling af musikarrangementer ved Havnehytten den , s.4 Bilag 1 - Side -4 af 4 2 (V) undlod at stemme. Allonge til kontrakt forelægges Teknik- og Miljøudvalg forud for Økonomiudvalget. Dorthe la Cour (V) var fraværende. I stedet deltog Birgitte Hannibal. Møde i Økonomiudvalget d

11 Punkt nr. 1 - Orientering om sagsflow i sag om støjgener i forbindelse med afvikling af musikarrangementer ved Havnehytten Bilag 2 - Side -1 af 3 Havnehytten sagsflow 5.september 2004: Kommunen indgår forpagtningskontrakt for Havnehytten med Frisko Is. Frisko Is har ifølge kontrakten ret til at overlade driften af Havnehytten til en anden, og Havnehytten har i alle årene været videreforpagtet. Det fremgår af kontrakten, at Der må ikke anvendes elektrisk forstærkede musikinstrumenter, og der skal ved evt. arrangementer tages hensyn til de omkringboende og besøgende. 10. juli 2007: Danmarks Naturfredningsforening (DN) klager til kommunen over voldsomme støjgener fra musikarrangementer. 13.juli 2007: Forvaltningen svarer DN, at der er givet tilladelse til musikarrangementer i perioden maj september 2007 på betingelse af, at der ikke anvendes elektrisk forstærkede musikinstrumenter. Der er dog i et enkelt tilfælde givet tilladelse til elforstærket bas. Kommunen vil tage kontakt for forpagteren for at høre nærmere. 25. august 2009: Journaliseret, at der har været samtale med Carsten Rechnagel, hvor det er præciseret overfor denne, at der ikke må spilles høj musik. 12. januar 2011: DN klager over støjgener fra musikarrangementer. 13. juli 2011: Forvaltningen svarer, at man har haft kontakt til Havnehytten, som vil forsøge at vende musikretningen mod det siddende publikum, og sænke lydniveauet. Forvaltningen svarer desuden, at man generelt bifalder, at der er musik ved Havnehytten på de udvalgte søndage. 18. juni 2014: Forvaltningen modtager telefonisk klage over støj ved musikarrangementerne. Det bliver indskærpet overfor underforpagteren, at musikarrangementerne ikke må være til gene for omgivelserne. 10. september 2014: Forvaltningen modtager en skriftlig klage over støj ved musikarrangementerne. Det bliver indskærpet overfor underforpagteren, at musikarrangementerne ikke må være til gene for omgivelserne. 16. september 2014: Underforpagteren ansøger om et ekstra arrangement den 5. november 2014 pga. en aflysning. Forvaltningen præciserer, at musikarrangementerne ikke må være til gene for omgivelserne. 24. september 2014: Underforpagteren meddeler, at han vælger at indstille al musik fremadrettet, da der ikke er publikum nok til akustiske arrangementer. Underforpagteren kontakter samtidig til Det Grønne område, og Kommunalbestyrelsen involveres. 25. september 2014: en borger retter henvendelse til Kommunalbestyrelsen og påpeger, at det er en kvalitet for området, at der er lejlighedsvis musik ved Havnehytten. Møde i Økonomiudvalget d

12 Punkt nr. 1 - Orientering om sagsflow i sag om støjgener i forbindelse med afvikling af musikarrangementer ved Havnehytten Bilag 2 - Side -2 af september 2014: Økonomiudvalget bliver orienteret om sagen. Grundet det fremskredne tidspunkt giver forvaltningen tilladelse til at afholde arrangementer den 28. september og den 5. oktober oktober 2014: Forvaltningen modtager en skriftlig klage over støj ved musikarrangementerne. 23. oktober 2014: Sagen forelægges Økonomiudvalget. Økonomiudvalget beslutter, at forvaltningen bemyndiges til at udarbejde allonge til den gældende kontrakt, hvor der tillades et årligt antal koncerter med elektrisk forstærkede instrumenter mod en passende justering af forpagtningsafgiften. 27. oktober 2014: Søren P. Rasmussen anmoder om fuld aktindsigt i sagen. 27. oktober 2014: Sagens akter udskrives og lægges i politikerrummet. For så vidt angår klager vedlægges det journaliserede vedr. telefonisk klage af 18. juni 2014, skriftlig klage af 10. september 2014 samt skriftlig klage af 5. oktober december 2015: DGO bringer et læserbrev af Hans Nielsen, hvor hans anbringende er, at der er sket ulovlig forskelsbehandling på underforpagteren af Havnehytten og forpagteren af Dyrehavegaard. Det fremgår af læserbrevet, at der har været klaget over støjgener i 2007 og december 2014: Hans Nielsen anmoder på vegne af DN om aktindsigt i sagen. 10. december 2014: Søren P. Rasmussen stiller et spørgsmål på PolWeb om, hvilke klager der er tilgået forvaltningen vedr. støj fra Havnehytten. Forvaltningen henviser til telefonisk klage af 18. juni 2014, skriftlig klage af 10. september 2014 samt skriftlig klage af 5. oktober december 2014: Forvaltningen tilbyder Hans Nielsen at se sagens ældre akter på Rådhuset. 16. december 2014: Henrik Brade Johansen stiller et spørgsmål på PolWeb om hvorvidt der har været klaget over støjgener fra Havnehytten i 2007 og 2011, som angivet af Hans Nielsen. 18. december 2014: Hans Nielsen ser sagens akter på Rådhuset. 19. december 2014: Hans Nielsen anmoder på vegne af DN om fornyet indsigt i sagens akter, da han ikke ved gennemsyn den 18. december 2014 fandt de to klager fra henholdsvis 2007 og 2011 i sagen. 6. januar 2015: Forvaltningen svarer Hans Nielsen, at det ikke har været muligt at finde den fysiske klage fra 2007, samt at henvendelsen fra 2011 ej heller er at finde i journalsystemet. Forvaltningen vedhæfter udklip fra ældre journalsystem, hvor det fremgår, at kommunen har modtaget DN`s brev af 10. juli 2007 samt afsendt svar af 13. juli januar 2015: Henrik Brade Johansen genfremsætter et spørgsmål på PolWeb om, hvorvidt der har været klaget over støjgener fra Havnehytten i 2007 og 2011, som angivet af Hans Nielsen. Møde i Økonomiudvalget d

13 Punkt nr. 1 - Orientering om sagsflow i sag om støjgener i forbindelse med afvikling af musikarrangementer ved Havnehytten Bilag 2 - Side -3 af 3 7. januar 2015: Hans Nielsen retter på vegne af DN henvendelse til forvaltningen og påpeger det beklagelige i, at de to klager fra henholdsvis 2007 og 2011 ikke er registreret i sagsbehandlingssystemet. Han spørger samtidig, hvad forvaltningen agter at gøre i den henseende. 9. januar 2015: Forvaltningen svarer Hans Nielsen, at begge henvendelser nu er blevet journaliseret, og vil indgå i det videre arbejde med revidering af forpagtningsaftalen. 10. januar 2015: Hans Nielsen anmoder på vegne af DN om indsigt i det journalsystem, som var gældende i januar 2011 juli 2011 med henblik på identifikation af DN`s klage i dette tidsrum. 12. januar 2015: Udklip fra journalsystem fremsendes til Hans Nielsen. Forvaltningen anmoder samtidig om kopi af forvaltningens svar til DN på klage af 14. juli 2011 (skulle rettelig have været 13. juli 2011). 21. januar 2015: Forvaltningen modtager kopi af klage fra Hans Nielsen til Statsforvaltningen. 23. januar 2015: Forvaltningen svarer Henrik Brade Johansen på PolWeb med henvisning til svar af 6. januar 2015 til Hans Nielsen. Møde i Økonomiudvalget d