Økonomistyrelsen. 27. febr. 2007

Transkript

1 Økonomistyrelsen 27. febr Afstemning af lønposter i Navision Stat (SKBBRUTTO) I denne vejledning kan du læse om hvordan du afstemmer trækkene på bankkontoen SKBBRUTTO via elektronisk bankafstemning. Afstemningen af lønnen bør foretages efter bogføring af lønfilen (jf. Vejledning til bogføring af lønposter) Afstemningen af lønposterne vil være lidt forskellig afhængig af, om du modtager lønposter fra Silkeborg Data eller fra KMD. Der er derfor lavet særskilte afsnit for hver af dem. Indhold: 1. Afstemningsprincipper Opsætning af afstemningsregler Afstemningsregler på løn fra Silkeborg Data Afstemningsregler på løn fra KMD Procedure for elektronisk afstemning af lønposterne Indlæsning af fil Manuel postering i kassererkladden Bogføring af bankafstemning Afstemningsprincipper I forbindelse med udbetaling af løn og afregning af lønkreditorer vil der ske et træk på institutionens bankkonto SKBBRUTTO. Dette træk er endnu ikke bogført i Navision. Ved bogføringen af lønfilen i Navision, blev afregningsposterne "parkeret" på flere mellemregningskonti, " Det er disse mellemregningskonti, der nu skal udlignes korrekt med de træk, der er sket på bankkontoen. Posteringer på nogle af mellemregningskontiene bliver trukket fra bankkontoen på et senere tidspunkt og derfor vil mellemregningskontoen måske ikke gå i nul efter hver afstemning. Men det er vigtigt at mellemregningskontiene over tid går i nul. Det skal du sørge for løbende at kontrollere! 2. Opsætning af afstemningsregler Det anbefales, at du afstemmer lønposterne via den elektroniske bankafstemning. Via den elektroniske bankafstemning er det muligt at få overført dele af posteringerne fra bankkontoudtoget til en kladde i Navision Stat. For at gøre dette, skal du have opsat nogle Afstemningsregler. Dette afsnit beskriver hvilke afstemningsregler, du kan have opsat på banken for at kunne få overført linjer automatisk. Der kan ske ændringer i tekstfeltet og opdelingen af kontoposterne på banken og derfor vil du selv skulle opdatere og vurdere, hvilke afstemningsregler der er bedst for netop din institution. 2.1 Afstemningsregler på løn fra Silkeborg Data Ud fra bankudtoget fra en konkret institution er der fundet nogle afstemningsregler, som kan opsættes for de første lønkørsler fra Silkeborg Data. Husk at du selv skal ind og vurdere om disse afstemningsregler også vil være gyldige for jer.

2 Nedenstående tabel beskriver den foreløbige identificerede sammenhæng mellem lønfilens tekst og bankudtogets tekst. Visse tekster kan være institutionsspecifikke ligesom at visse tekster endnu ikke kendes grundet manglende udbetaling. Eksempel fra Silkeborg Data-løn: Finanskonto Lønanvis.kapitalpens. nettoløn (KAPI- TAL/RATEPENSION) Månedsløn Indkomstskat, dansk Månedsløn Arbejdsmarkedsbidrag Månedsløn Indkomstskat, dansk Månedsløn bagud Arbejdsmarkedsbidrag Månedsløn bagud ATP-bidrag 51, 52, 91 eller 102 Tekst på kontoudtoget fra banken Nr. Navn Tekst på lønfil Lønanvis.kapitalpens. Månedsløn nettoløn (LØN) <inst.spec.kode><dato> MÅNEDSLØN/TIMELØN <inst.spec.kode><dato>-30 INFO-OVF61900 INFO-OVF61900 INFO-OVF65900 INFO-OVF65900 Kommer ikke på bankudtog Feriefond / feriekonto Ikke udbetalt endnu kender ikke posteringstekst Øvrige indeholdelser 98,63,96 mv. INFO-OVF61100 ( løn) Øvrige indeholdelser(aer) INFO-OVF65100 (bagud løn) Bemærkning Månedslønnen kommer pt. i en linje pr. medarbejder. Der arbejdes på en ændring Pensionen kommer pt. i en linje pr. medarbejder. Der arbejdes på en ændring Kommer i én postering i banken. Bogføres manuelt ud fra lønspecifikationer Kommer i én postering i banken. Bogføres manuelt ud fra lønspecifikationer ATP bidrag skal PT afregnes manuelt af institutionerne hvert kvartal til ATP - huset. ATP vil derfor ikke komme på bankkontoen SKBBRUTTO, men vil komme på SKBUD ligesom øvrige kreditorbetalinger Øvrige indeholdelser kan antage mange forskellige værdier, alt efter hvilken lønart, der anvendes og generelt skal lokale klubber og kontingenter afregnes af institutionerne selv. Teksten på bankkontoudtoget afhænger af om det er løn eller bagudløn. 102 Kommer ikke på bankudtog AER skal afregnes manuelt - kommer ikke på SKBBRUTTO Tabellen viser den finanskonto (navn og nr.), der hører til de forskellige posteringer fra henholdsvis lønfilen og fra bankudtoget. I kolonnen Tekst på lønfil kan du se den konkrete posteringstekst fra lønfilen og i kolonnen Tekst på kontoudtoget fra banken kan du se den konkrete tekst på bankudtoget fra banken. Teksten på lønnen og pensioner vil pt. består af et nummer, som er institutionsspecifikt, af en dato og af en beskrivelse. Teksten på bankudtoget er afgørende for, de afstemningsregler, du skal have sat op. Afstemningsregler opsættes her: Vælg Finans, Bank, F5, vælg SKBBRUTTO, vælg OK. Fra knappen Bankkonto væges Afstemningsregler. Nedenfor vises et eksempel på afstemningsregler opsat hos en konkret institution med Silkeborg Data-løn: 2

3 4G er de første cifre i den institutionsspecifikke kode og er de cifre, der fremgår på bankudtogs teksten for pensioner for den konkrete institution. 2.2 Afstemningsregler på løn fra KMD Ud fra bankudtoget fra en konkret institution er der fundet nogle afstemningsregler, som kan opsættes for de første lønkørsler fra KMD. Husk at du selv skal ind og vurdere om disse afstemningsregler også vil være gyldige for jer. Nedenstående tabel beskriver den foreløbige identificerede sammenhæng mellem lønfilens tekst og bankudtogets tekst. Visse tekster kan være institutionsspecifikke ligesom at visse tekster endnu ikke kendes grundet manglende udbetaling. Finanskonto Bemærkning Nr. Navn Tekst på lønfil Tekst på kontoudtoget fra banken Lønanvis.kapitalpens. nettoløn (LØN) FORUD 50<inst.spec.kode> Lønanvis.kapitalpens. nettoløn FORUD 50<inst.spec.kode> (PENSION) Indkomstskat, dansk FORUD A-skat, AM bidrag, SP bidrag Arbejdsmarkedsbidrag FORUD A-skat, AM bidrag, SP bidrag ATP-bidrag FORUD Ikke udbetalt endnu - kender ikke posteringstekst Feriefond / feriekonto? Ikke udbetalt endnu - kender ikke posteringstekst Øvrige indeholdelser FORUD INFO-OVF60100 Øvrige indeholdelser FORUD Gruppeliv Månedslønnen og pensionen kommer pt i en linje pr. medarbejder. Der arbejdes på en anden løsning Kommer i én postering i banken. Bogføres manuelt ud fra lønspecifikationen. Øvrige indeholdelser kan antage mange andre værdier. Tabellen viser den finanskonto (navn og nr.), der hører til de forskellige posteringer fra henholdsvis lønfilen og fra bankudtoget. I kolonnen Tekst på lønfil kan du se den konkrete posteringstekst fra lønfilen og i kolonnen Tekst på kontoudtoget fra banken kan du se den konkrete tekst på bankudtoget fra banken. Teksten på lønnen og pensioner vil pt. består af tallet 50 efterfulgt af et nummer, som er institutionsspecifikt. Teksten på bankudtoget er afgørende for, de afstemningsregler, du skal have sat op. Vælg Finans, Bank, F5, vælg SKBBRUTTO, vælg OK. Fra knappen Bankkonto væges Afstemningsregler. Nedenfor vises et eksempel på afstemningsregler opsat hos en konkret institution med KMDløn: 3

4 3. Procedure for elektronisk afstemning af lønposterne I dette afsnit beskrives proceduren for afstemningen af SKBBRUTTO, når elektronisk bankafstemning anvendes. For en uddybning af elektronisk bankafstemning for alle SKB bankkonti se Case12_Afstemning af bankkonto, Case11_Afstemningsregler eller kig i dit kursusmateriale fra Navision Stat kursus R1 3.1 Indlæsning af fil Først skal den elektroniske kontoudtogsfil indlæses. (Kig evt. på det udskrevne bankkontoudtog fra JNE for at se, hvilken dato, der er posteringer på) Vælg Finans, Bank, F5, vælg SKBBRUTTO, vælg OK. Fra knappen Bankkonto væges Afstemning. Indlæs nu den første bankkontoafstemningsfil fra knappen Funktion vælges Indlæs Kontoudtog. På kontoudtoget vil lønudbetalingerne fremkomme som enkelt udbetalinger, hvor de i lønfilen var placeret på "9781", som en sumpost. Dette skyldes at lønudbetalingerne pt kommer til Jyske Bank fra NemKonto Systemet som enkeltposteringer. 4

5 Ligeledes vil posteringen på A-skat og Arbejdsmarkedsbidrag komme i én udbetaling på bankkontoen, selvom de i lønfilen var placeret på to finanskonti i to posteringer. Dette skyldes at de afregnes via PBS i et beløb og dermed også trækkes i Jyske Bank i et beløb. Begge dele er ved at blive undersøgt for en bedre løsning. De posteringer, hvortil du har opsat en afstemningsregel, jf. afsnit 2, vil få teksten Kass.kld venter i feltet Status. Der vil dog være nogle linjer med Status Uafklaret. Disse linjer skal du manuelt indtaste i kassererkladden, såfremt det drejer sig om posteringer, hvortil der ikke kan oprettes en entydig afstemningsregel. Dette beskrives i næste afsnit. 3.2 Manuel postering i kassererkladden Når du afstemmer SKBBRUTTO, skal du manuelt bogføre A-skat samt Arbejdsmarkedsbidrag. Disse posteringer indlæses i lønfilen som to poster med hver sin finanskonto, men i afstemningsfilen fremgår posteringen som én samlet post. Du skal derfor ind og have opdelt det samlede beløb i to posteringer. For at kunne finde de beløb, du skal indtaste, skal du finde specifikationslisterne fra lønleverandøren frem (dem, der blev anvendt ved bogføring af lønfilen). Her skal du identificere A-skatten/indkomstskatten(finanskonto 9782) og Arbejdsmarkedsbidraget (finanskonto 9784). Du kan alternativt trække oplysninger direkte fra Navision Stat rapport. Når du har identificeret beløbene skal du have dem indtastet i kassererkladden. Gå ind i kassererkladden fra afstemningsbilledet via knappen Afstem og Kassererkladde På nye linjer under de fra bankafstemningens automatisk overførte linjer taster beløbene og debiteres og SKBBRUTTO krediteres. Nedenfor vises et eksempel på denne bogføring (linje 2. og 3.). Klarmeld og bogfør kassererkladden 3.3 Bogføring af bankafstemning Når kassererkladden er bogført, skal du have afsluttet din bankafstemning. I Navision Stat kaldes det at afslutte bankafstemningen for at bogføre. 5

6 De posteringer, du manuelt oprettede, skal du dog manuelt have udlignet, såfremt status stadig står som Uafklaret. Vælg knappen Udlign Sæt hak udfor de to posteringer, du netop oprettede i kassererkladden Når alle linjer har status OK, kan du bogføre din afstemning Vælg knappen Funktion og Bogfør 6