Dubletkontrol af kontaktpersoner

Transkript

1 Dynamics CRM 4.0 Bredana Systemudvikling A/S - How to Dubletkontrol af kontaktpersoner En meget vigtig opgave i ethvert CRM system er at sikre at der er fokus på datakvaliteten i databasen over kunder og specielt kontaktpersoner. Idet Dynamics CRM journaliserer s på kundeemner, firmaer og kontaktpersoner er det vigtigt at der ikke optræder dubletter i databasen. Systemets superbruger eller en udpeget bruger bør således have til opgave løbende at overvåge dubletter i databasen. I denne vejledning vil vi tage udgangspunkt i kontaktpersoner, idet dette er den mest oplagte kilde til dubletter. Men samme metode kan naturligvis anvendes til firmaer og kundeemner og andre entiteter i CRM hvor der ønskes fokus på dubletter. I Dynamics CRM er dubletkontrollen regelbaseret. Dvs. at der kan opsættes regler i systemet der afgør hvad der opfattes som dubletter. Fx om navnet er ens eller om adressen er ens osv. I vores eksempel vil vi oprette en regel der siger at en kontaktperson er en dublet hvis: adressen er nøjagtig ens OG status er nøjagtig ens. Al opsætning af dublet-kontrol sker under Indstillinger-Datastyring. Under "Indstillinger for registrering af dubletter" opsættes hvornår dublet kontrollen skal aktiveres. Det anbefales generelt at have markering i alle felter. Dog kan det ifm. import være nødvendigt at slå denne fra, idet man ellers kan opleve at data ikke importeres korrekt Bredana Systemudvikling A/S Side 1

2 Under "Regler for registrering af dubletter" opsættes og publiseres de enkelte regler. Bemærk at der kan være flere regler på de samme poster (entiteter). Bemærk også at en regel skal være udgivet for at den er aktiv på systemet. Vi ønsker at lave en regel vi kalder "Kontaktpersoner med samme og status". Vi tilføjer de 2 ønskede felter: Status og med kriteriet "Nøjagtig match". Herefter gemmes og udgives reglen. Status er medtaget, idet vi ikke vil opfatte en Inaktiv post som en dublet. Bemærk! CRM udregner en "Matchkode" for kriterierne. Denne må ikke overstige 450. Bemærk endvidere at denne matchkode opdateres hvert 5. minut. Dette kan give visse udfordringer når man tester dubletkontrollen, idet fx en statusændring på en post først vil slå igennem i dublet-kontrollen efter max 5 minutter Bredana Systemudvikling A/S Side 2

3 Du skulle nu have en status hvor den oprettede regel er Udgivet som den eneste regel på kontaktpersonentiteten. Er der flere regler bør disse annulleres via Handlinger-Annuller udgivelse. For at teste vores regel kan du oprette 2 kontaktpersoner med samme adresse. Jeg har for eksemplets skyld oprettet følgende 2 kontaktpersoner: Kaj Asmussen med kaj.asmussen@mail.tele.dk og Kaj Test Asmussen med samme . Ved oprettelse og opdatering vises nedenstående pop-up dialog som bekræfter at reglen er aktiv. For at checke reglen på alle aktive kontaktpersoner og se hvor mange dubletter vi har med samme adresse kan vi nu anvende den nye regel via et "Job til registrering af dubletter". Dette er et job der kan kører periodisk manuelt eller løbende fx hver 14. dag automatisk Bredana Systemudvikling A/S Side 3

4 Vælg Indstillinger-Datastyring-Job til registrering af dubletter og vælg Ny(t) som starter nedenstående guide. Først angives objektet i dette tilfælde kontaktpersoner. Brug gerne en gemt visning fx Aktive kontaktpersoner. I vores eksempel udvider vi kriteriet med yderligere et kriterium at feltet skal indeholde data (idet vi kun er interesseret i at finde dubletter på -adresser som vores regel kører på). Herefter trykkes "Næste" og udfyld de sidste informationer om jobbet. Bemærk muligheden for automatisk at køre jobbet fx en gang i ugen eller måneden og få en når jobbet er kørt Bredana Systemudvikling A/S Side 4

5 Afslutningsvis klikkes på "Næste" "Udfør" og jobbet startes. Bemærk! Alt efter antallet af kontaktpersoner kan jobbet tage kortere eller længere tid. Når jobbet er "Fuldført" kan resultatet ses direkte fra jobbet. I nedenstående eksempel ses min testkontakt som den eneste dublet. God arbejdslyst og god fornøjelse med anvendelse af vores hosted CRM løsning. Du kan altid kontakte vores hotline på Bredana Systemudvikling A/S Side 5