Birgitte Stobberup bød velkommen, og deltagerne præsenterede kort sig selv.

Transkript

1 Referat Forvaltning: Sundhed, Kultur og Omsorg Møde vedr.: Dialogmøde om udbud af visiteret befordring Mødested: Laksetorvet, Randers Kommune Mødedato: Fra Randers Kommune deltog: - Jane Fink, Kørselskontoret - Pia Olsen, Kørselskontoret - Bitten Laursen, Børn og Skole - Nana Andersen, Miljø og Teknik/Vej og Trafik - Lise Dyrby Rasmussen, Økonomi/Udbud og Indkøb - Birgitte Stobberup, Økonomi/Budget - Nils Högel, Sundhed, Kultur og Omsorg (referent) Følgende leverandører deltog: - Aros Bus - Bjert Busser - Dalbyover Taxi - Falck Danmark - Favrskov Taxi - Handicap Befordring A/S - Ketty og Villy s Buslinier - LM Taxi - M Busser - Mols Taxa - Mux Bus - Randers Taxa - Kronjyllands Taxabus ApS - Terndrup Taxa & Turistbusser A/S 1. Velkomst og præsentation af mødedeltagere Birgitte Stobberup bød velkommen, og deltagerne præsenterede kort sig selv. Birgitte Stobberup præsenterede dagsordenen og opfordrede til at bryde ind, hvis der er spørgsmål. 2. Befordring i Randers Kommune i dag Jane Fink, kørselskontoret, forklarede om kørselskontoret: Det fungerer som én indgang til kørsel i Randers Kommune. Forvaltningerne har andel i opgaven, blandt andet visiterer og betaler de for kørslen institutioner og skoler mm. er også vigtige aktører i samarbejdet. 1

2 Der arbejdes på at implementere et kørselssystem. Der vil blive hurtigere meldinger ved ændringer, og muligheder for udtræk. På lidt længere sigt efter det kommende udbud vil der være mulighed for snitflade ( SUTI ) til leverandørernes system. Spørgsmål: Hvilket system er kommunen ved at indføre? Systemet leveres af Solid Software Development ApS fra Aalborg. Jane Fink gennemgik kort de tre former for borgerbefordring i Randers Kommune: Fast kørsel Variabel kørsel Åben skolebuskørsel Herefter gennemgik Jane Fink den nuværende struktur for visiteret kørsel i Randers Kommune: Antal passagerer, aktuel omsætning, delaftaler, stor variation i leverandører mht. størrelse mv., leverandørerne ruteplanlægger, der optimeres via koordinering og samkørsel, fast zone-/turpris med tillægspriser. 3. Igangværende befordringsanalyse Birgitte Stobberup præsenterede udgangspunktet for og forventningerne til en analyse af befordringsområdet, som Deloitte Consulting gennemfører for Randers Kommune i foråret/sommeren Analysen er igangsat mhp. at identificere en besparelse på kørselsområdet på mindst 0,5 mio. kr. fra og med 2017 ved at effektivisere kommunens kørselsopgave. Analysen ser både på tilrettelæggelsen af kørselsopgaven, planlægning af udbudsopgaven, visiteringspraksis og serviceniveauer. Afrapporteringen fra analysen forventes at have stor betydning for det kommende udbud og vil udgøre et centralt input til udbudsmaterialet, herunder: Anbefalinger til besparelser Oplæg til nyt service- og visitationskatalog. 4. Udbudsproces og tidsplan Birgitte Stobberup gennemgik den forventede udbudsproces og tidsplan frem mod kontraktstart for nye kontrakter 1. august 2017 med udgangspunkt i den præsenterede tidsplan. 5. Dialog og spørgsmål Hvordan passer tidsplanen med investeringer og udarbejdelse af tilbud? Er der afsat tid nok i tidsplanen til at udarbejde tilbud? 2

3 Spørgsmål / bemærkninger: Primo august udgør en udfordring som fast startdato, fordi mange former for kørsel starter der, og det giver en ekstra køreplan for få dage (indtil ferien er afsluttet). Desuden kan det være en udfordring at skulle klargøre til ny kontraktstart hen over sommerferieperioden. En måned er kort tid til at udarbejde tilbud, 40 dage er bedre. Den afsatte tid fra underskrivelse til kontraktstart er ok. Bliver Deloitte rapporten implementeret straks eller fra det kommende udbud? Det afhænger af politisk beslutning - noget kan iværksættes straks, og andet kræver en ny kontrakt. Deloittes rapport er et af flere input. Denne dialog, erfaringer fra det nuværende samarbejde og meldinger fra institutionerne indgår også. En god idé at lave en en høringsperiode (hvor forslaget til udbudsmateriale bliver offentligt), så leverandørerne kan forberede sig på det og komme med input senere i forberedelsesprocessen. Det betyder noget hvilke tilladelser, chaufførerne skal have. Væsentligt at være opmærksom på dette ifm. sammensætningen af pakker. Pas på ikke at pakke noget sammen, der kræver forskellige licenser/tilladelser eller køretøjer. Pakker med kørsel, der passer sammen, så det giver bedst mulig udnyttelse af bilen. Ringetider og tidspunkter for ældrekørsel kan koordineres. Serviceniveau for bl.a. maks. transporttid sætter grænser for, hvad man kan kombinere. Undgå at lægge op til kørsel, hvor der er tomgang midt på dagen. Randers Kommune benytter i de nuværende kontrakter princippet Én destination og én leverandør. Hvad er holdningen til dette? Spørgsmål / bemærkninger: Det er et dyrt princip. Koordination på skolen er lettere, når der kun er én leverandør. Flere leverandører på samme destination kræver klare grænser; ellers risiko for uklarhed om, hvem der har ret til nytilkomne passagerer. 3

4 Hvem bør planlægge ruter leverandøren eller kommunen? Det bør være leverandører. Kommunal ruteplanlægning og kilometerpris går ikke sammen. Kommunen bør undgå at ændre flere parametre samtidigt ved det nye udbud; det skaber usikkerhed. Er der bemærkninger til kommunens nuværende servicekrav? Giver de særlige bindinger på kørslen? Fast chauffør om eftermiddagen kan være en udfordring, når eleverne har forskellige afhentningstidspunkter fra dag til dag. Det er bedre at stille krav om faste afløsere. Kravet kan gradueres; nogle steder er det en meget god idé med fast chauffør, andre steder er det knap så nødvendigt. Hvilken afregningsenhed er bedst? I dag benyttes zonepris med tillægspriser. Zoneprisafregning er et godt princip. Der kommer aldrig uenighed om prisen for kørsel. Zonepriser er blevet mere udbredt siden seneste udbud, og dermed er leverandørernes kendskab til denne afregningsenhed også blevet større. Anvendes også andre steder (fx Haderslev). Prismodellen skal hænge sammen med omkostningsstrukturen. Hvor mange zoner er hensigtsmæssigt? (I dag: fem zoner). Tag højde for fjorden og Udbyhøj. Ikke større intervaller; gerne flere zoner med mindre intervaller. Gennemsnit af fugleflugtslinje og faktisk afstand? Fugleflugt er ok, der skal også være arbejde for leverandøren - enkelt er at foretrække. 4

5 Vil en garanti for minimumskørsel i startfasen (fx de første to år) give lavere priser? Vil ikke have stor betydning. Måske ved meget små delaftaler. Det kan eventuelt gøre det lettere for nye. Vil et krav om bankgaranti udgøre en forhindring/virke fordyrende? Ja. Det er en omkostning. Der findes andre måder at sikre kontrakten. Hvordan virker det med en rabatstruktur, der går på et antal pakker, uden mulighed for at specificere? Svært, når man ikke ved hvilke pakker, man ender med at vinde - volumen i sig selv gør det ikke. Kommunen kan også specificere kombinationerne på forhånd i udbudsmaterialet. Et af de områder, der behandles i Deloittes analyse, er skolebuskørslen, herunder om det vil være fordelagtigt at ændre den åbne skolebuskørsel, så den kun vil gælde kørselsberettigede elever. Vil det i så tilfælde være muligt for jer ift. vognpark og koordineringsmuligheder? Ideer til kriterier generelt? Der er tale om forskellige overenskomster for hhv. åben og lukket skolebuskørsel. Der findes også 16 og 19 personers busser. Vognkvalitet - de nuværende krav er fine. Husk at overenskomster skal overholdes. Kommunen kan se på, om vognmanden har sager i arbejdsretten. Randers Kommune oplyste, at kommunen ikke kan ikke stille krav om bestemt overenskomst, men om vilkår, der svarer til almindelige overenskomster. Randers Kommune oplyste endvidere, at kommunen godt kan undersøge, hvorvidt vognmanden har sager i arbejdsretten, men at der skal tages højde for vognmandens mulighed for selfcleaning. 5

6 Hvad er leverandørernes muligheder for at levere udvalgte centrale nøgletal til brug for kommunens løbende opfølgning og ledelsesinformation? Og kan der stilles krav til indholdet i/formatet af fakturaer? Jo flere oplysninger der skal på, jo mere kompliceret bliver det (aflastning fx). Hvis leverandøren planlægger, så er det ufornuftigt at stille krav om information om forhold, der ligger hos leverandøren. Vil det fordyre tilbud, hvis vi stiller krav om ledelsesinformation? Det kan risikere at favorisere de store. Krav om ledelsesinformation vil ofte medføre omkostninger. Det manuelle arbejde skaber omkostninger. Ingen grund til at stille krav om noget, som kun fordyrer og ikke skaber nytte. Meget præcise krav kan være svære at leve op til, eksempelvis ift. måling af rettidighed. Har vognmændene ideer til at effektivisere generelt? En vurdering af/et skøn over bilernes størrelse kan være gavnligt for hver delaftale. Længere køretid gør det lettere at få flere i bilen. Større eller mindre biler er op til vognmanden. Mere faste afhentnings-og ankomsttider hos institutionerne, fx hver time frem for hvert kvarter. Hvor meget transporttid kan eksempelvis en elev i en specialskole klare? Det kommer an på mange ting. Nogle ture er så lange, at det kun er muligt at køre direkte og derfor resulterer i enekørsel/solokørsel. Ved lange afstande bør det overvejes at øge maks. køretid. Oplysninger om særlige behov bør fremgå af kørelisterne, særligt de omkostningsdrivende. Et godt grundlag giver et godt og ens udgangspunkt. 6

7 Der vil i forlængelse af offentliggørelsen af udbudsmaterialet blive afholdt et informationsmøde, hvor det vil være muligt at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Desuden vil der blive tilbudt vejledning i udfyldelse af udbudsdokumenter (ESPD). Hvad kan Randers Kommune derudover gøre for at vejlede bedst i processen? God ide med et møde, når udbudsmaterialet er klar. Også en god idé med muligheden for at få vejledning til udfyldelse af ESPDdokumentet. Det nye ESPD-dokument er en udfordring. Det er en stor hjælp, hvis kommunen markerer de felter, der skal udfyldes. Kontraktlængde hvilken er mest hensigtsmæssig? Og hvad med optioner for forlængelse? En kontraktlængde på fire år er godt; fire år giver mulighed for afskrivning. Optionen på forlængelse giver ikke lavere pris. Overvej muligheden for at lave optioner, der er kortere end ét år det giver mulighed for at flytte kontraktstart for den efterfølgende kontraktperiode, så man ikke næste gang har kontraktstart 1. august. Husk i den forbindelse at være opmærksom på frister for forlængelse og opsigelsesvarsel. Betydning af nyt kørselssystem? Bemærkning: SUTI grænseflade kræver meget præcise data stavefejl giver dobbeltkørsel. Kørselsdata i udbudsmaterialet - hvor præcist? Hvis der ikke er mulighed for at oplyse husnummer (personfølsomt) så oplys gerne et interval på lange veje. Overvej evt. at sende fyldestgørende adresseoplysninger til interesserede tilbudsgivere under forudsætning af, at pgl. underskriver en fortrolighedserklæring. Antallet af kørsler og elevlister det er vigtigt, at de er så nye som muligt. Oplysninger for februar vil være ok. 7

8 Andre spørgsmål? Spørgsmål: Overvejes der krav om borgers selvbetjening, fx afbud vha. app? Randers Kommune har ikke konkrete overvejelser herom. Bemærkning: Vigtigt at vide det ved tilbudsgivning Det vil gøre det sværere at byde. 6. Farvel og tak for i dag Birgitte Stobberup rundede dialogmødet af og takkede for gode inputs. 8