ØKONOMI & LØN Dato

Transkript

1 ØKONOMI & LØN Dato I Nordfyns Kommune er Økonomi og Løn samlet i en central stabsafdeling, som servicerer internt. Afdelingens opgaver kan beskrives som: styringsmæssige overfor Direktionen serviceopgaver overfor den interne organisation driftsopgaver. Økonomi og Løn er opdelt i følgende team og den daglige styring varetages af: Budget, teamleder Peter Nimann Opgaver: koordinering af budgetlægning, budgetopfølgninger, økonomisk sagsbehandling, refusioner samt konsulent- og analysefunktion. Regnskab, teamleder viceøkonomichef Flemming Gitz Opgaver: Finansiel styring af likvider, afstemninger, lån, månedsregnskaber, indkøb, debitorer, forbrugsafgifter, ressourcestyring. Løn, teamleder Gitte Dyreborg Opgaver: ansættelser, lønsagsbehandling, overenskomster, fravær, lønforhandling, forsystemer til Lønsystemet Vagtplan, Matrix. Intern service, teamleder Annette Antonsen Opgaver: decentraliseringsaftaler, sagsstyring, Intranet, sikkerhedsstyring, OPUS, undervisning, lønbudgetter. Afdelingens normering er følgende: Chef Budget Regnskab Løn Intern service I alt Økonomichef 1,0 Teamleder 1,0 1,0 1,0 1,0 Fuldtidsstillinger 4,8* 6,6 6,0 2,9 Fleksjob 0,1 Elev 1,0 1, 1,0 5,9 8,6 8,0 3,9 27,4 * Heri indgår 2 akademikere med rådighedstillæg. Hertil kan der være jobtræningspersoner, hvor der p.t. er 2 ansatte. Dokumentnavn: Beskrivelse Økonomi og Løn Sagsnummer: Afdeling: Økonomi og Løn Udarbejdet af: Gitte Clemmensen Side 1 af 4

2 Økonomi og Løn har følgende målsætning og delmål: Målsætning at give vores brugere det bedst mulige beslutningsgrundlag at vores brugere opfatter os som et serviceteam som de gerne henvender sig til at kvaliteten i vores arbejde/opgaveløsninger er høj at vi respekterer deadlines at vi løbende optimerer og videreudvikler vores fagområder at vi sikrer optimal udnyttelse af vores systemer at vores kompetencer er i konstant udvikling. Delmål En stærk central Økonomi og Lønafdeling med fokus på helhedstænkning men samtidig med faglige specialiseringer Fokus på den generelle økonomi og lønstyring og ledelsesinformation Fokus på kvaliteten af regnskabsdata og et retvisende regnskab Fokus på bedre og styrket likviditetsstyring med udgangspunkt i det nye og større cashflow Fokus på OPUS Økonomi og løn optimal udnyttelse og uddannelse af samtlige brugere Fokus på konsulentfunktion overfor de decentrale enheder samt kommunens afdelinger Fokus på kursusaktiviteter for at opkvalificere brugerne af løn og økonomiske data Fokus på fælles økonomiske spilleregler Delmålene er udmøntet i et antal fokusområder, der løbende arbejdes med. Daglig organisering i forhold til Otterup og Søndersø Rådhuse Kontor med 2 arbejdspladser på Søndersø og Otterup Rådhuse. Kontoret bemandes med undtagelse af torsdag oftest af 2 personer. I hovedparten af tiden er det budgetmedarbejdere, men der laves uger med fokus på løn, afstemninger, rapporter mm., hvor det er andre medarbejdere, der bemander arbejdspladserne. Torsdag er fastmødedag i Bogense for alle medarbejdere i Økonomi og Løn. Fælles fokusområder Udfærdigelse af kasse og regnskabsregulativ for Nordfyns Kommune - ok Sikkerhedsbeskrivelser for Økonomi og lønsystem - igang Arbejdsgangsbeskrivelser i OPUS Økonomi - Etablering af hot-line for økonomi - Et jobcenter og økonomien herfor - igang Lave 6 årlige nyhedsbreve - Opstarte på projekt med ledelsesinformation - Direktionens fokusområde på økonomi og styring - igang Årsplan for økonomi og løn Definition af interne kontroller samt ledelsestilsyn Fokus på elektroniske arbejdsgange og sagsbehandling og herigennem afskaffelse af unødvendigt papir og print arbejdsgangsbeskrivelser i forhold til vores systemer Projekt økonomistyring for decentrale ledere Side 2 af 5

3 Løn reduktion af antal af fejlsager - igang reduktion i a conto udbetalinger - Optimal udnyttelse matrix-systemet Feriepengeberegning ved interne ansættelser Skanning af P-sager - igang Fokus på kontering af løn - igang Fraværsindberetninger, procedurebeskrivelse og undervisning Retningslinier for kørselsgodtgørelser - igang Forhandling af lederlønninger Lønforhandlinger og udmøntningsgaranti for alle ansatte Lønforhandlinger og harmonisering af lønningerne Ny lønberegner Arbejdsgangsbeskrivelser imellem leder og løn Regnskab Debitor gennemgang og analyse af restancer - igang Ajourføring af leverandørregister mht. betalingsfrister - Indførelse af åben post princippet for afstemninger - ok Fokus på afstemninger for at sikre rettidighed og opfølgning herpå - ok Afregning af moms på gamle udstykninger - udskillelse af spildevandsområdet - igang plejecenterbyggeri - igang administration af ældreboliger afleveres til Domea - Styring af anlægsprojekter i samarbejde med Teknik og miljø - Ressourcestyring for miljømedarbejdere - Implementering af e-handel og elektronisk bestillingssystem - igang Fokus på indkøb, udbud og gevinster herved - Arbejdsgruppe mellemkommunale betalinger mm Analyse af tilskudsparametre herunder BBR, folkeregister samt indberetninger Danmarks Statistik Rapportering om regninger betales rettidigt Likviditetsbudgetter og likviditetsopfølgning - Indkøb og EU s kontroldirektiv Konvertering af udbetalingssystemet til nyt i SAP - Side 3 af 5

4 Budget Månedlig budgetrapport med verbal beskrivelse af afvigelser. Udarbejdes til Økonomiudvalget og anvendes til alle udvalg. Optimering af budgetprocessen for - ok Optimering af datagrundlag for budgetlægningen - igang Optimering af budgetbemærkninger Definere relevante nøgletal indenfor alle budgetområder - igang Analyser og hensigtserklæringer - ok Refusion på dyre enkeltsager - igang Analyse af budget til indvendig vedligehold og udenomsarealer - Analyse af budgetter til el, vand og varme - ok Årsplan for samarbejdet mellem økonomisk konsulent og fagchef Diverse analyseområder o midler til indvendig vedligeholdelse o energiforbrug i alle institutioner ved energibesparende foranstaltninger o budget til udenomsarealer Pilotkommune for elektroniske bilag automatisk i børn og voksensystemet Orienteringsskrivelser fra ISM Rapportering drøfte optimal rapportering med fagchefen Kontoplan gennemgå kontoplan med fagchef og i afdelingen mht. optimal styring Månedsbudgetter Ledelsesinformation børn og unge samt handicap og psykiatri Intern service Vejledninger til intranettet: barselspuljer, langvarigt sygdom mm. - ok Implementering og udrulning af lederportal til alle decentrale brugere - igang Etablering af kursuskatalog for undervisning i Økonomi og lønsystem - igang o grundlæggende løn - Undervisning af ledere i praktiske forhold omkring ansættelser, løn, overenskomster samt barsel og sygdom o grundlæggende økonomi o nye ledere o nye medarbejdere Intranet og vejledninger Udarbejdelse af decentraliseringsaftaler og årsrapporter - igang Sikkerhedsbeskrivelser for Økonomi- og lønsystem Arbejdsgangsbeskrivelser i OPUS Økonomi Optimering af organisationsstyring og beskrivelse heraf Nyt sags og journalsystem Lønforhandlinger og undervisning heri Side 4 af 5

5 Optimering af ressourcestyring o Medarbejder portalen implementeres (RBI) o Ressourcestyring på miljømedarbejdere Årsrapporter og opfølgning herpå Opfølgning på lederportalen og undervisning heri Side 5 af 5