Digital Økonomi. Effektivisering af løn- og økonomiopgaver i Fredericia Kommune

Transkript

1 Digital Økonomi Effektivisering af løn- og økonomiopgaver i Fredericia Kommune

2 FREDERICIA KOMMUNE 23. september 2011 Strategi for Digital Økonomi Baggrund Det strategiske udviklingsprojekt Fredericia Former Fremtiden opererer med en brændende platform, hvor knappe økonomiske ressourcer, mangel på arbejdskraft og stigende efterspørgsel fra brugerne sætter den kommunale opgaveløsning under pres i de kommende år. Udfordringerne kan genkendes på økonomiområdet, dels stiller den økonomiske situation krav om en stadig bedre økonomistyring, dels er der også på dette område behov for nytænkning og innovation, hvis opgaverne skal effektiviseres og løses med indsættelse af færre personaleressourcer. Øget digitalisering af økonomistyringen er et af værktøjerne til at imødegå udfordringerne. Digitalisering er et af de mest centrale redskaber til at bibeholde og udvikle en effektiv og attraktiv kommunal sektor. Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi, november 2010 Ønsket om øget digitalisering hænger nøje sammen en række strategiske beslutninger i Fredericia: Først og fremmest er der kommunens Digitale Strategi, hvor målet er en slank og lærende administration et mål som er hentet fra Borgerservice- og Administrationspolitikken. Den slanke og lærende organisation kan bl.a. skabes ved at data gøres digitale fra start og genbruges hele vejen i processen. I sidste ende opsamles data og præsenteres via ledelsesinformationssystemer til brug for ledelsesmæssige dispositioner. Den Digitale Strategi bygger på et princip om, at digitalisering skal kunne betale sig derfor arbejdes der systematisk med business cases. Den slanke og lærende organisation går igen i udbuddet af økonomi- og lønsystemet i I udbudsmaterialet er der stillet krav om, at tidsforbruget til administration kan reduceres gennem automatiseringer af arbejdsgange. Endvidere stilles der krav om brugervenlighed og integration mellem systemerne, således at den enkelte beslutningstager får overblik og information til at træffe de rigtige beslutninger. I udbuddet er effektiviseringen illustreret ved nedenstående figur: Input Stabe Output Digitalisering af manuelle arbejdsgange decentralt Digitalisering af manuelle arbejdsgange i stabe Digitalisering af manuelle arbejdsgange ved ledere Endvidere er det i forbindelse med budgetvedtagelsen for 2012 besluttet, at Økonomi og Lønkontoret sammenlægges. Der stilles således fremadrettet ikke kun krav om en systemmæssig integration men også en organisatorisk. Målet er en slagkraftig afdeling, som dels kan understøtte økonomistyringen bedre end i dag, dels kan være initiativtager i digitalisering af økonomistyringen. 1

3 Endelige er der kommunens nye kanalstrategi Borgerservice 2.0. Strategien har som målsætning at få borgerne fra dyre kanaler typisk personlige henvendelser til billige, som ofte er digital selvbetjening. Kanalstrategien er udelukkende borgervendt, men Digital Økonomi vil lægge sig op af de samme principper, når der ses på kommunikationen mellem det decentrale niveau og administrationen på rådhuset. Visionen I 2017 er Fredericia Kommune en af de mest effektive kommuner til løsning af økonomistyringsopgaven. Der arbejdes med 3 ønskede fremtidsscenarier for økonomistyringen: Den decentrale leder Den decentrale leder har behov for et løbende og altid ajourført overblik over den økonomiske situation, sådan at der er et sikkert grundlag at handle på. Lederen bør ofte kunne få overblikket via selvbetjening enten direkte i økonomi- /lønsystemet eller på portaler på nettet. Lederen ligger ofte selv inde med de nødvendige data til beslutningsprocessen, og derfor skal dataene indberettes så hurtigt som muligt. Det kræver brugervenlige og let tilgængelige systemer og portaler. Digital selvbetjening er billigste og mest effektive løsning, og mange gange er serviceoplevelsen størst. I strategien vil målet være at gøre det så effektivt som muligt for organisationen som helhed. Det handler altså ikke om at gøre det nemt for det enkelte i processen men for kommunen som helhed. Opgaverne skal kunne løses med det samme og gerne på farten. De nye mobile løsninger skal udnyttes med mulighed for indberetning af fravær, befordringsgodtgørelse, refundering af udlæg m.m. Ledelsesinformationen skal være lige ved hånden den seneste økonomiske udvikling og nøgletal kan hentes via mobiltelefonen. Der kan opstå situationer, hvor der er behov for support fra den centrale økonomiafdeling. I sådanne situationer er der kun én indgang til supporten, og opgaven løses professionelt og helhedsorienteret. Information om økonomiske emner findes ét sted på Medarbejderportalen, og den er logisk opbygget med udgangspunkt i brugerens behov. I Borgerservice 2.0 vil der blive etableret et kontaktcenter, som har til formål at sikre god serviceoplevelse, hurtig afklaring af sager samt udvikling af effektive selvbetjeningsløsninger. I Digital Økonomi vil mulighederne for etablering af et internt kontaktcenter blive analyseret. Økonomistyringen skal være gennemskuelig med overblik over årets gang på den ansvarliges budget. Centrale puljer gør det sværere at gennemskue og kende det reelle økonomiske situation det skal derfor undgås. Den decentrale leder skal koncentrere sig om kerneydelsen. Det gælder fortsat, men styringen af økonomien og digitale færdigheder er naturlige kompetencer som offentlig leder i dag. Den decentrale leder har ansvaret for at systemerne, eksempelvis E-handel, ressourcestyring, vagtplan m.m., udnyttes optimalt til gavn for hele den kommunale organisation. Økonomi har ansvaret for at understøtte udbredelsen af systemerne. Administrationen af økonomi- og lønopgaver skal være lige så effektivt og let tilgængeligt som at benytte netbank. Økonomimedarbejderen Den centrale økonomistab vil fortsat være understøttende for kommunens økonomistyring og bevare overblikket over den økonomiske situation. Medarbejderne skal herudover understøtte digitaliseringen af arbejdsgangene. Arbejdet vil hermed udvikle sig fra traditionelt tastearbejde til opgaver som rådgivning, procesoptimering, undervisning m.m. 2

4 Administrative medarbejdere, som systematisk arbejder på at gøre sig selv overflødige, vil være eftertragtede i fremtidens kommuner. Altså medarbejdere som er i stand til automatisere processerne uden at det går ud over kvaliteten i opgaveløsningen. Der arbejdes kanalstrategisk med Økonomis opgaveløsning efter principperne i Brugerservice 2.0. Det indebærer, at Økonomi skal give samarbejdspartnerne en god serviceoplevelse, som samtidig er så effektiv og dermed så billig som muligt, for kun derigennem kan vi være med til at løse de fremtidige udfordringer. Der skal arbejdes konsekvent med digitalisering og en klar prioritering af kanalerne for kommunikation mellem det decentrale niveau og administrationen. Overflødige og for dyre kanaler skal lukkes. Afdelingen vil udvikle sig fra en mere driftsorienteret afdeling til det udviklingsorienterede med konstant fokus på projekter og opgaver, som kan optimere og digitalisere arbejdsgangene. Der arbejdes ikke med halve løsninger ingen blanketindberetninger eller lignende, som efterfølgende skal genindtastes i løn- eller økonomisystem. Den decentrale økonomimedarbejder vil forsvinde. Hvis data gøres digitale, hvor de fødes, så er der ikke længere behov for medarbejdere, som står for indkøb, for det sker via E-handel, når behovet opstår som bogfører fakturaer, for det sker ved ordreafgivelsen i E-handel som håndterer timesedler og andre engangsydelser, for det registres af medarbejderen selv og godkendes af lederen via elektroniske workflows som udsender regninger, for de generes automatisk på grundlag af indberetninger til ressourcesystem og andre regningsudskrivende systemer og opkræves via debitorsystemet holder lederen ajour med det økonomiske situation, for det fremgår let tilgængeligt via kommunens økonomisystem Endemålet vil være, at Økonomi er den strategiske sparringspartner i økonomistyringen for hele organisationen, og dem som vil bidrage til realiseringen af den digitale strategi. Politikeren og kommunens øverste ledelse Kommunens øvereste politiske og administrative ledelse skal have let tilgængelig information om kommunens økonomi via ledelsesinformation på Medarbejderportalen. Politikeren, direktion eller fagchef må aldrig tvivle på, hvordan økonomien udvikler sig. De skal have det fornødne overblik og kende forudsætninger bag den økonomiske situation. Ledelsesinformationen er altid ved hånden, da den leveres via mobile løsninger som smartphones og tablets. For politikeren er budgetlægningen den vigtigste årligt tilbagevendende begivenhed. Derfor er der et særligt behov for let tilgængelig information til brug for budgetlægningsprocessen, herunder adgang til rådgivning samt behov for understøtning af den demokratiske høringsproces. Budgetægningsprocessen vil derfor fremadrettet blive understøttet af en Byrådspotal indeholdende bl.a.: Relevant information, nøgltal, notater m.m. Spørgsmål/svar portal som sikrer videndeling i budgetlægningen Høringsportal hvor medarbejdere, brugere, interesseorganisationer m.fl. har mulighed for at give deres mening til kende Adgang til ajourført økonomiinformation via link til økonomisystemet Budgetopfølgningerne er politikerens mulighed for løbende at følge den økonomiske udvikling og via udvalgsmøderne at gå i dybden med evt. økonomiske udfordringer på området. Budgetopfølgningerne vil fremadrettet blive præsenteret digitalt. Herved er tallene altid opdaterede og giver mulighed for at dykke længere ned i relevante områder. 3

5 Målsætninger Sikker økonomistyring er essentiel for alle danske kommuner i en tid med knappe økonomiske ressourcer. Derfor vil der ikke blive gået på kompromis med kvaliteten men måden opgaverne løses på vil blive udfordret. Fredericia vil med strategien Digital Økonomi sætte effektivisering af økonomistyringen på dagsordenen, hvor målet er at frigøre administrative ressourcer samt imødegå de kommende års udfordringer på det kommunale område. Strategien skal også ses som led i realiseringen af kommunens digitale strategi, hvor den røde tråd er, at data skal gøres digitale ved kilden og forbliver digitale hele vejen gennem processen. Digitalisering skal kunne betale sig. Derfor arbejdes der systematisk med business cases og på at gevinster hentes hjem. Digital Økonomi har til formål at flytte henvendelser om økonomi- og lønfaglige spørgsmål fra dyre til billigere kanaler. Selvbetjening er mange gange den billigste og mest effektive metode og ofte giver det også den bedste oplevelse af god service. Indsatsen prioriteres, så de digitale kanaler opleves som de mest attraktive kanaler. Ineffektive kanaler og dermed for dyre kanaler lukkes. Strategien stiller krav til den enkelte økonomiansvarlige både med hensyn til økonomistyring og digitale færdigheder. Værktøjerne skal derfor være let tilgængelige og give det fornødne overblik til at få løst opgaven så effektivt som muligt. Værktøjerne skal give overblik og mulighed for at dykke længere ned og fordybe sig på et mere detaljeret niveau. Let tilgængelig er et nøgleord i digitaliseringen af økonomistyringen. Brug af mobile løsninger som smartphones og tables skal tænkes ind i løsningerne, ligesom cloudbaserede løsninger vil være naturlige at inddrage. Medarbejderne i økonomistaben får en hovedrolle i realisering af strategien. Der vil blive arbejdet systematisk med kompetenceudvikling med henblik på at sikre den fornødne ekspertise til i samarbejde med den øvrige organisation at kunne optimere processer og implementere nye digitale løsninger. Den organisatoriske understøtning af processen Strategien besluttes i Direktion og Lederforum, som samtidig hermed bakker op om, at vi som organisation vil satse på digitalisering af arbejdsgangene. Det kan herved ikke undgås, at den enkelte leder fremadrettet vil løse opgaver, som betegnes som administrative rutiner. Men lederen løser dem allerde i dag bare ikke digitalt, og hvis data skal fødes digitalt og forblive digitale i hele processen, så er det en nødvendighed. Også lukning og prioritering af kanaler kan føre til modstand men det kan blive nødvendigt, hvis strategien skal lykkes. KIT vil i lighed med alle andre større IT-projekter have det koordinerende ansvar for udrulningen af digitaliseringsprojekterne. Oversigt over fremtidige digitaliseringsprojekter på løn- og økonomiområdet fremgår af bilag 1. Økonomichefen indtræder i KIT. I Økonomi vil der blive arbejdet med kompetenceudvikling, så afdelingen i større omfang end i dag kan understøtte procesoptimering og digitalisering. I afdelingen vil der blive etableret en udviklingsafdeling, som særligt skal arbejde for at realisere visionen i strategien. Endvidere vil der blive uddannet superbrugere, som skal dække økonomi- og lønsystemet samt relevante undersystemer som Vagtplan, E-handel og Ressourcestyring. Superbrugerne har til opgave dels at udforske systemerens muligheder for at understøtte opgaveløsningen, dels at undervise øvrige brugere i den mest effektive systemanvendelse. 4

6 Økonomi kan ikke løse opgaven alene. Derfor skal der arbejdes tæt sammen med fagafdelinger og øvrige stabe. Samarbejdet med Digitaliseringssekretariatet skal udbygges og formaliseres i den kommende proces. Fredericia har netop iværksat et rotationsprojekt, hvor målet er uddannelse af digitale agenter. Det vil være oplagt at tænke dem ind i udviklingen af digitale arbejdesgange på løn- og økonomiområdet. Økonomi vil derfor prioritere denne uddannelse højt i den kommende tid. Hvis Digital Økonomi skal blive en realitet kræver det opbakning fra hele organisationen. 5