Vejledning om stillingsnummer og stillingsregister

Transkript

1 Vejledning om stillingsnummer og stillingsregister Økonomistyrelsen 2000

2 Vejledning om stillingsnummer og stillingsregister Udsendt af Økonomistyrelsen 2000 Omslag: BYSTEDHOVEDKVARTERET A/S Tryk: Nordsjællands Trykcenter ISBN: Yderligere eksemplarer af denne publikation kan bestilles hos: Økonomistyrelsen Borgergade 18 Postboks København K Tlf Fax Kontakt Økonomistyrelsen: Spørgsmål om registrering i lønsystemet og om tildeling og anvendelse af stillingsnummer kan rettes til SCL-konsulenten i Økonomistyrelsen eller til Økonomistyrelsens Løn- og Personalestatistik, fuldm. Pia Kallehauge, tlf , e-post pka@oes.dk

3 Indledning Finansministeriets stillingskontrol Finansministeriets stillingskontrol indebærer, at visse stillinger ikke kan oprettes uden godkendelse fra Finansministeriet. Det drejer sig om stillinger i lønramme 37 og derover. Hvor sådanne stillinger ønskes oprettet, skal der indsendes anmodning til Finansministeriet, jf. nedenfor. Stillingskontrollen er en rammestyring af antal stillinger i en given lønramme, således at eksisterende stillinger - fx som led i en omstrukturering som hovedregel kan anvendes til andre formål end det oprindelige. En stilling kan dog ikke uden videre anvendes på en anden hovedkonto, med mindre der er overførselsadgang på finansloven. Stillingsregister Til hver godkendt stilling er tilknyttet et stillingsnummer, dels fordi der kan være knyttet særlige betingelser til stillingen og dels for at gøre det muligt at opgøre varigheden af eventuelle ubesatte stillinger. Summen af anvendte og ledige stillingsnumre udgør normeringen og fremgår af stillingsregisteret. Økonomistyrelsen vedligeholder stillingsregisteret på grundlag af oplysninger fra institutionerne og fra lønsystemerne. Se også Bilag. De første års erfaringer Efter etableringen i 1996 foreligger der nu nogle års erfaringer med stillingskontrol og stillingsregister. Hvad der umiddelbart forekommer at være et ukompliceret og robust system har vist sig at være noget kompliceret og med en del fejlkilder. Selve stillingskontrollen i forbindelse med oprettelse af stillinger giver ikke anledning til problemer, men så snart en stilling er godkendt til oprettelse, begynder fejlmulighederne. Derfor er bl.a. proceduren ved tildeling af stillingsnumre nu ændret med henblik på at undgå disse fejl: Samtidig med meddelelse om tilladelse til at oprette en ny stilling vil ministeriet fra Personalestyrelsen modtage oplysning om stillingens klassificering samt om stillingsnummer.

4 For at sikre institutionernes mulighed for løbende at kontrollere rigtigheden af oplysningerne i stillingsregisteret, herunder om antal ubesatte stillinger, er stillingsregisteret fra januar 1999 indbygget i SCL's kodefortegnelse om lønkoder m.v. Oplysningerne ajourføres månedligt. Oplysningen hentes på denne måde: Gå ind på Økonomistyrelsens hjemmeside Vælg Løn- og personalestatistik Vælg Andre publikationer Vælg SCL s kodefortegnelse Download kodefortegnelsen Vælg Gem program på disk og OK Vælg Gem på eget drev Luk Åbn ved at dobbeltklikke på fil Vælg Unzip

5 Undgå fejl i stillingsregisteret Når Finansministeriet ved anmodninger om stillingsoprettelser undersøger antallet af ubesatte stillinger på et område, viser det sig i nogle tilfælde, at der i henhold til stillingsregisteret forekommer et antal ubesatte stillinger, mens ressortministeriet ikke mener, at der findes ledige stillinger. Herunder vises en tjekliste for, hvordan man imødegår typiske fejl. Institutionerne skal være opmærksomme på, at de har ansvaret for, at stillinger omfattet af stillingskontrollen indrapporteres i lønsystemet med stillingsnummer samt ansvaret for rigtigheden af stillingsregisterets oplysninger om antallet af stillinger. Reagér på advarselslisterne I en del tilfælde med ledige stillingsnumre viser det sig, at institutionen har undladt at påføre stillingsnumre på flere af de besatte stillinger. På den måde kommer det for Finansministeriet til at se ud som om, der er uforbrugte stillinger og dermed en overkapacitet. Institutionerne kan undgå sådanne situationer ved at reagere på de advarselslister, der udsendes fra Økonomistyrelsen om manglende stillingsnumre, samt ved at kontrollere stillingsregisteret i SCL s senest foreliggende kodefortegnelse. Brug SCL s kodefortegnelse I andre tilfælde er forekommet, at institutioner anvender samme stillingsnummer til flere stillinger, hvorved de får et "overskud" af ledige numre. SCL s kodefortegnelse indeholder oplysning om stillingsnumre, der anvendes af mere end én ansat, og institutionerne har dermed grundlag for at rette sådanne fejl.

6 Stillingsnummer skal følge hovedkonto Hvis en stilling overføres fra én hovedkonto til en anden, skal der medfølge stillingsnummer. Den ændrede hovedkonto skal registreres i stillingsregisteret. Sker det ikke, kommer den afgivende hovedkonto til at stå med et overskud af stillinger, og den modtagende kommer til at mangle et nummer i sin normering. Her har den modtagende institution ansvaret for, at der tilgår Økonomistyrelsen oplysning om ændret hovedkonto, således at stillingsregisteret kan tilrettes herefter. Tjek de interne arbejdsgange Endelig er der stillinger, der aldrig har fået tildelt stillingsnummer, fx fordi meddelelsen med tildeling af nummer til en nyoprettet stilling aldrig er tilgået den person, som står for at indrapportere stillingen i lønsystemet. Det er en hyppig fejlkilde i de enkelte institutioner, at stillingsbesættelser, stillingsskift o.l. foregår i personaleafdelingerne, mens indberetningen til lønsystemet kan foregå i en anden del af organisationen, fx i en økonomiafdeling, hvor der ikke altid er tilstrækkeligt kendskab til formålet med stillingsnumre og til, hvordan de anvendes. Enkelte steder har man søgt at løse dette problem ved at forsyne alle meddelelser om udnævnelser o.l. med stillingsnummer. Det forekommer at være en god og praktisk løsning.

7 Vejledning punkt for punkt Anmodning om stillinger Anmodning om en stilling i lønramme indsendes til ministeriets budgetansvarlige kontor i Finansministeriet. Behandlingen af stillingsønsker sker to gange årligt i juni i forbindelse med forslag til finansloven samt i november i forbindelse med ændringsforslag til finansloven. Ønsker et ministerium behandling af en anmodning om en stilling udenfor disse terminer, skal der anføres en begrundelse for, hvorfor behandlingen ikke kan afvente næste ordinære behandling. Hvis Finansministeriet afviser, at stillingen kan oprettes, giver det budgetansvarlige kontor ministeriet besked om dette. Hvis Finansministeriet godkender, at stillingen kan oprettes, overgår den videre sagsbehandling til Personalestyrelsen. Nyoprettelser Ved oprettelsen af en ny stilling i lønramme 37 eller derover giver Personalestyrelsen meddelelse til det departement, der står for den formelle kontakt til den pågældende institution. I meddelelsen til departementet vil indgå oplysning om godkendt stillingsbetegnelse, lønramme, forhandlingsberettiget organisation, hovedkonto, eventuel tidsbegrænsning/varighed, eventuel hjemmel til besættelse på åremål samt andre særlige betingelser i forbindelse med stillingen. Ligeledes oplyses et stillingsnummer. Økonomistyrelsen ajourfører samtidig stillingsregisteret og dermed områdets normeringsoversigt.

8 Genbesættelse Stillingsnummeret knytter sig til stillingen. Ved genbesættelse af en stilling, der er blevet ledig, bruges stillingens nummer til den nye stillingsindehaver. Nummeret på den tidligere/afgående stillingsindehavers lønregister aflæses og indrapporteres på det nye lønregister. Der tildeles således ikke nyt stillingsnummer. Ved genbesættelse af en stilling, hvortil der i stillingsregisteret er registreret særlige oplysninger om den tidligere indehaver - fx om personlig omklassificering - vil stillingsnummeret ikke umiddelbart kunne genindrapporteres i SCL. Institutioner bør i sådanne tilfælde tage kontakt til Økonomistyrelsen, som vurderer, om der ved genbesættelsen er basis for at ændre oplysningerne i stillingsregisteret. Dette sker med henblik på at sikre, at registeret altid er opdateret med de seneste ændringer m.v. af stillingens klassificeringsmæssige oplysninger. En typisk fejl ved genbesættelser er, at den tidligere stillingsindehaver har været personligt omklassificeret, fx fra 38 til 39. Derfor er stillingen anført med en note om, at den nedrykkes ved ledighed. Denne note skal naturligvis slettes, når stillingen genbesættes i 38. Nedlæggelser Ved nedlæggelse af stillinger nedlægges stillingsnummeret i registeret, hvorefter nummeret ikke kan genanvendes i lønsystemet. Det påhviler institutionen at meddele Økonomistyrelsen, at stillingen ikke længere kan anvendes, og at den i stillingsregisteret skal markeres som nedlagt.

9 Omklassificering Omklassificeringer finansieret af puljemidler behandles i det af Personalestyrelsens kontorer, der i øvrigt behandler spørgsmål om det pågældende ministeriums løn- og ansættelsesvilkår. Når der er opnået enighed med vedkommende faglige organisation, informerer kontoret ministeriet efter samme retningslinier som ved stillingsoprettelser. Dog skal institutionen, hvor omklassificeringerne finder sted, meddele Økonomistyrelsen det pågældende stillingsnummer, så stillingsregisteret kan ajourføres, eller der kan tildeles nyt stillingsnummer, hvis omklassificeringen betyder oprykning til lønramme 37. Ved gruppevise omklassificeringer, hvor alene en del af en stillingsgruppe omklassificeres, skal institutionen, hvor omklassificeringerne finder sted, ligeledes meddele Økonomistyrelsen de pågældende stillingsnumre samt den aftalte ændring. Er der tale om varig omklassificering af en stilling, hvor indehaveren i forvejen var personligt omklassificeret, skal institutionen orientere Økonomistyrelsen. Endelig påhviler det institutionerne at oplyse Økonomistyrelsen om ændret stillingsbetegnelse med henblik på ajourføring af stillingsregisteret. Hvis stillingens bevillingslønramme (BVLR) ændres i lønsystemet, kan det være fordi der er tale om en omklassificering eller om overgang til en anden stilling. Samtidig skal anvendes et andet stillingsnummer på den berørte persons lønregister. Når en stilling omklassificeres personligt, skal den ved ledighed rykkes til lavere lønramme. For at få dette markeret i stillingsregisteret, påhviler det institutionen at meddele personlige omklassificeringer til Økonomistyrelsen. Ved personlig omklassificering af en stilling beholder stillingen "gammelt" stillingsnummer. Det samme er tilfældet ved ressortomlægninger.

10 Deltidsstillinger Et stillingsnummer kan ikke deles mellem flere ansatte, og som hovedregel er stillinger omfattet af stillingskontrollen fuldtidsstillinger. Opstår der undtagelsesvis behov for deling af et stillingsnummer, rettes henvendelse til Økonomistyrelsen. Udlånte stillinger Er der tale om udlån af stillinger mellem forskellige hovedkonti, skal stillingen i registeret være opført hos den udlånende institution, dvs. hvor stillingen er bevilget, mens låneren indrapporterer stillingsnummeret i forbindelse med anvisning af løn til den lånte stilling. Ansatte med 55-tillæg Tildeling af 55-tillæg kan ske ved overtagelse af en stilling med en lavere klassificering end den hidtidige stilling. Reglen for indplacering i bevillingslønramme for ansatte med 55-tillæg er den samme som for ordinære stillinger: Hvor den klassificerede lønramme for 55- stillingen er 35 eller derover, sættes bevillingslønramme lig klassificeret lønramme. Ellers sættes bevillingslønramme lig 00. Rykkes der fx fra en stilling i lønramme 37 til en stilling i lønramme 36, og ydes der i den forbindelse et 55-tillæg, så skal bevillingslønrammen sættes lig 36, og der skal ikke være stillingsnummer tilknyttet stillingen. Stillingsnummeret knyttet til lønramme 37-stillingen, kan genanvendes ved genbesættelse af stillingen i lønramme 37. Sker nedrykning fra højere lønramme til en stilling fx i lønramme 37, sættes bevillingslønrammen for 37-stillingen til 37, og det påhviler institutionen at sørge for det fornødne stillingsnummer til denne stilling, mens stillingsnummeret knyttet til stillingen i den højere lønramme kan genanvendes ved genbesættelse af stillingen i den højere lønramme. Tilsvarende gælder ved frivillige aftaler om lavere klassificering i forbindelse med aftaler om retræte eller om seniorordninger med retræte.

11 Overførselsadgang Overførsel af stillinger mellem aktivitetsområder eller hovedkonti kan finde sted, hvor der foreligger adgang til overførsel af bevillinger. Hvor dette ikke er tilfældet, kan overførsler kun finde sted med Finansministeriets godkendelse. Denne godkendelse kan ske: i form af skriftlig forelæggelse for Finansministeriet ved hver enkelt stillingsoverførsel eller ved at Finansministeriet efter forelæggelse skriftligt tiltræder, at der mellem konkrete hovedkonti generelt kan overføres stillinger i lønramme Det bemærkes, at overførsel af bevillingsbeløb, herunder lønsum, fortsat skal være hjemlet på finansloven. Anmodninger om overførselsadgang rettes til Finansministeriets 1. kontor. Ved tiltrædelse af overførselsadgange orienterer den "modtagende" institution Økonomistyrelsen herom med henblik på ajourføring af stillingsregisteret. I brevet, hvor ministeriet meddeles tiltrædelse af overførselsadgang, vil følgende fremgå: "Det påhviler den "modtagende" institution at meddele Økonomistyrelsen, at pågældende stillingsnummer er flyttet, således at Økonomistyrelsen kan ajourføre ministeriets normeringsoversigt, herunder oversigt over adgang til overførsel". Funktioner (konstitutioner) Da funktioner som hovedregel vil være kortvarige, og da der ofte kan være tale om funktion i en stilling, hvor stillingsnummeret er besat, er det fundet mest praktisk, at funktioner ikke skal tilknyttes stillingsnumre. Det gælder dog ikke for funktioner, der besættes over et længere tidsrum (i praksis ca. 3 måneder). Disse "lange" funktioner skal i følge Personaleadministrativ Vejledning kap. 29 besættes efter opslag. I disse tilfælde skal institutionen benytte det stillingsnummer, der knytter sig til den stilling, der fungeres i, og i en kortere periode kan et stillingsnummer derfor være anvendt til mere end én stilling.

12 Særlige områder Højere læreanstalter Fuldt eksternt finansierede professorstillinger ved de højere læreanstalter kan oprettes efter behov uden for normeringen. En særlig stillingsnummerserie i intervallet fra til skal bruges til sådanne stillinger, og et interval af numre er tildelt til de enkelte læreanstalter af Økonomistyrelsen. De højere læreanstalter bør være opmærksomme på, om der anvendes ordinære stillingsnumre til eksternt finansierede stillinger. Kliniske professorater samt professorater med særlige opgaver indgår ligeledes ikke i opgørelsen af antal normerede stillinger og skal ikke indberettes i lønsystemet med stillingsnummer. Erhvervsskoler For lederstillinger ved erhvervsskoleområdet gælder, at der er truffet aftale om decentrale klassificeringer for visse stillinger, jf. Finansministeriets cirkulære af 14. juni 1995 om Aftale om klassificering af nyoprettede lederstillinger ved erhvervsskolerne (tekniske skoler og handelsskoler). Skolerne skal rette henvendelse til Økonomistyrelsen om tildeling af stillingsnummer ved oprettelse af sådanne stillinger. Udlån af stillinger til internationale institutioner Ved udlån til internationale institutioner kan der ikke tildeles ekstra stillingsnumre til anvendelse ved den udlåntes tilbagevenden. Central rådigheds- og retrætepulje Til særlige situationer råder Finansministeriet over en pulje med 40 retrætestillinger, der kan anvendes i bevillingslønrammerne Finansministeriet administrerer udlånet og klassificeringen af stillingerne. Tildeling af stillingsnummer foregår på samme måde som ved stillingsoprettelser.

13 Institutioner med lønanvisning via SCL For institutioner, der får anvist løn via SCL-systemet (Økonomistyrelsen), gælder en række særlige forhold. Indrapportering mv. Stillingsregisteret er af praktiske grunde etableret under SCL-systemet, og numrene er opsat på den enkelte stillingsindehavers lønregister. Stillingsnummeret indrapporteres på skærmbillede i feltet STILL.KTRL. Et allerede indrapporteret stillingsnummer aflæses på registerbilledet som et statusdata under feltet HSTIK. Feltet STINR, der på registerbilledet optræder umiddelbart til højre for feltet HSTIK, har intet at gøre med stillingsregisteret, hvorfor der heller ikke skal indrapporteres til dette felt. Udskrivning af advarselskode 303 Denne advarsel udskrives til institutionen, hvis stillingsnummer mangler, det vil sige, hvor der ikke er indrapporteret noget stillingsnummer på et register i bevillingslønramme 37 eller derover. Dette sker for, at institutionen kan bringe forholdene i orden. Her anbefales at undersøge, om der til stillingen tidligere har været knyttet et stillingsnummer. Funktioner (konstitutioner) Hvor der normalt, for stillinger underlagt stillingskontrollen, udskrives ADKO 303 med teksten "stillingsnummer mangler", udskrives denne advarsel ikke for funktionsstillinger (PLBNR 99). I stedet udskrives ADKO 360 med teksten "funktion uden stillingsnummer". Vær opmærksom på, at der ikke skal benyttes stillingsnumre til funktionernes negative del (Person løbenummer 98). Antal godkendte stillinger SCL s kodefortegnelse indeholder en løbende ajourført oversigt over samtlige stillingsnumre, såvel besatte som ubesatte, jf. indledningens sidste afsnit.

14 Aktuelt besatte stillinger Ved at anvende Økonomistyrelsens lønstyringsværktøj ISOLA kan man på grundlag af Personoversigt B fremstille en fortegnelse over de personer, der har stillingsnummer. Denne oversigt er forsynet med bl.a. navn og lønnummer (CPR + PLBNR). Adgang til ISOLA kræver et brugernavn, som kan bestilles på Økonomistyrelsens hjemmeside. Personoversigten i ISOLA erstatter uddata 993. Uddrag fra SCL-kodefortegnelsen

15 Stillingsnummerets struktur Til hvert stillingsnummer er knyttet følgende oplysninger: LR Lønramme HKTO Hovedkonto i finansloven STIKO Klassificeret eller godkendt stillingsbetegnelse, jf. Økonomistyrelsens brugervejledninger STIKO-BV hhv. KLASS.STIKO-BV. Åben/lukket Kode for markering om nummeret kan anvendes ORG Kode for centralorganisation: 1=STK 2=COII 3=AC 4=LC (TOK) 9=Andet Oprettelsesdato Dato for sidste besættelse. Ledige stillinger er markeret med en *. Ophørskode:** 1=ingen ophør 2=ved ledighed 3=på bestemt dato 4=ved ledighed til lavere lønramme 5=på bestemt dato til lavere lønramme 6=retrætestilling 7=hvis allerede ophørt 9=kode ikke opsat Ophørsdato (hvis ophørskode 3 opsat) Tæller, hvis stillingsnummer anvendes til mere end én stilling Note**: Forklaringer på ophørskoder, se overfor.

16 Hvad betyder ophørskoderne? Ophørskode 2 anvendes til tidsbegrænsede stillinger Ophørskode 3 anvendes til stillinger, som skal nedlægges på en bestemt dato. Ophørskode 4 er primært til personlige omklassificeringer Ophørskode 5 anvendes bl.a. ved udlånte stillinger, personlige omklassificeringer, åremålsstillinger mv. Ophørskode 6, retrætestillinger, anvendes udelukkende til retræte- og konsulentstillinger, jf. lønnings- og klassificeringslovens 43. Intervaller til stillingsnumre Følgende intervaller anvendes til stillingsnumre: reserveret Rigspolitichefen DSB Forsvarsministeriet reserveret SCL-systemet (Økonomistyrelsen): automatisk opsætning (1. gang) tilretning af eventuelle fejl og mangler løbende tildeling eksternt finansierede stillinger løbende tildeling speciel nummerserie: konstitutioner ved domstolene

17 Bilag: Det centrale stillingsregister Med Budgetvejledning 1996 blev den bevillingsmæssige årsværksstyring nedlagt. Samtidig indførtes en central stillingskontrol for stillinger i lønramme 37 og derover, jf. Budgetvejledning 1996, afsnit samt pkt Stillingskontrollen indebærer, at visse stillinger skal godkendes af Finansministeriet forud for oprettelse. For fortsat at kunne opgøre antallet af stillinger omfattet af stillingskontrollen har Finansministeriet etableret et centralt register over disse stillinger. Alle stillinger er forsynet med et nummer til identifikation - et stillingsnummer. Dette stillingsnummer indrapporteres til de store statslige lønanvisningssystemer: Forsvarsministeriet, Rigspolitichefen og Banestyrelsen samt Statens Centrale Lønanvisning under Økonomistyrelsen. Den enkelte institution har ansvaret for, at stillinger omfattet af stillingskontrollen indrapporteres i lønsystemet med stillingsnummer samt ansvaret for rigtigheden af stillingsregisterets oplysninger om antallet af stillinger. Den daglige drift og vedligeholdelse af stillingsregisteret varetages af Økonomistyrelsen på grundlag af oplysninger fra institutionerne. Økonomistyrelsen tildeler stillingsnumre på grundlag af henvendelse fra institutioner, der skal oprette nye stillinger. Stillingsnummeret indrapporteres efterfølgende til lønsystemet af den pågældende institution i forbindelse med anvisning af løn. For Forsvarsministeriet, Rigspolitichefen og Banestyrelsen gælder, at de selv opretter deres stillingsnumre og efterfølgende indrapporterer disse til lønsystemet. Hvert stillingsnummer opføres i stillingsregisteret med oplysninger om den pågældende stillings placering i finansloven (HKTO), den klassificerede eller godkendte stillingsbetegnelse (STIKO), lønrammen (LR), stillingens oprettelsesdato, eventuelle betingelser om nedlæggelse eller nedrykning ved ledighed, hvornår den sidst har været besat m.v. Det formelle grundlag for Finansministeriets stillingskontrol fremgår af Budgetvejledning 1996.