VAREMÆRKER OG KILDEANGIVELSER

Transkript

1

2 J U R I D I S K E M E D D E L E L S E R Copyright 2006 Nuance Communications, Inc. Alle rettigheder forbeholdes. Ingen del af denne publikation må transmitteres, afskrives, reproduceres, lagres i et søgesystem eller oversættes til et sprog eller computersprog i nogen form eller på nogen måde, mekanisk, elektronisk, magnetisk, optisk, kemisk, manuelt eller på anden vis, uden forud skriftlig tilladelse fra Nuance Communications, Inc., 1 Wayside Road, Burligton, Massachusetts , USA. Trykt i USA og Irland. Softwaren beskrevet i denne bog leveres under licens og må kun bruges eller kopieres i overensstemmelse med betingelserne i en sådan licens. V IGTIG MEDDELELSE Nuance Communications, Inc. stiller denne publikation til rådighed I FORHÅNDENVÆRENDE STAND uden garanti af nogen art, hverken udtrykkelig eller underforstået, inklusive men ikke begrænset til de underforståede garantier om salgbarhed eller egnethed til et bestemt formål. Visse stater eller retskredse tillader ikke afskrivning af udtrykkelige eller underforståede garantier i visse transaktioner. Derfor gør denne erklæring sig måske ikke gældende for dig. Naunce forbeholder sig retten til at revidere denne publikation og til at foretage ændringer i indholdet heri fra tid til anden, uden at det forpligter Nuance til at underrette nogen person om en sådan revision eller sådanne ændringer. VAREMÆRKER OG KILDEANGIVELSER Nuance, Nuance-logoet, All-in-One Search, DesktopDelivery, FormTyper, OmniPage, PaperPort, Productivity Without Boundaries, ScanDirect, ScanSoft og SET er varemærker eller registrerede varemærker tilhørende Nuance Communications, Inc. eller dets tilknyttede organisationer i USA og/eller andre lande. Microsoft, Excel, MSN, Outlook, PowerPoint og Windows er enten registrerede varemærker eller varemærker tilhørende Microsoft Corporation i USA og/eller andre lande. Intel og Pentium er varemærker eller registrerede varemærker tilhørende Intel Corporation eller dets datterselskaber i USA og andre lande. Adobe, Acrobat og Photoshop er enten registrerede varemærker eller varemærker tilhørende Adobe Systems Incorporated i USA og/eller andre lande. ISIS er et registreret varemærke tilhørende Captiva Software Corporation i USA. Google er et varemærke tilhørende Google, Inc. WordPerfect er et varemærke eller registreret varemærke tilhørende Corel Corporation og/eller dets datterselskaber i Canada, USA og/eller andre lande. Verity-logoet er et varemærke eller registreret varemærke tilhørende Verity, Inc. i USA og/eller andre lande. Alle andre varemærker, som der henvises til heri, tilhører deres respektive ejere. Outside In Viewer Technology , Word for Word copyright 1998 Stellent Chicago, Inc. Alle rettigheder forbeholdes. Dette produkt er udviklet ved brug af Kakadu-software. Denne software er delvist baseret på arbejde udført af Independent JPEG Group. Denne software er delvist baseret på arbejde udført af Colosseum Builders, Inc. Zlib copyright Jean-loup Gailly og Mark Adler. Nuance Communications, Inc. 1 Wayside Road Burlington, Massachusetts , U.S.A. Nuance Communications International BVBA Guldensporenpark 32, Building D, BE-9820 Merelbeke, Belgien Godt i gang med PaperPort 11 December, 2006

3 I N D H O L D Velkommen til PaperPort 5 Installation og aktivering af PaperPort 5 Registrering 6 Lær at arbejde med PaperPort 6 Teknisk support 7 Hvad er nyt i PaperPort 11? 8 Kendskab til PaperPort 11 PaperPort-skrivebordet 11 PaperPort-elementer 12 Ruden Mapper 13 Miniaturer af PaperPort-element 13 Miniaturer af PaperPort-sider 15 Todelt skrivebord 15 Sidelayoutvinduet 16 Brugerdefinerbare værktøjslinier 17 Erhvervelse af elementer 17 Scanning til PaperPort-skrivebordet 18 Opstilling af scanneren med PaperPort 19 Brug af scanningsprofiler 19 Udskriv til PaperPort 20 Hentning af websider 20 Tilføjelse af PaperPort-mapper 20 Brug af DesktopDelivery 21 Import af billeder fra dit kamera 22 Retouchering af billeder 22 Redskaber til scannerforbedringsteknologi 23 Redigering af flere billeder 25 Anmærkning af sider 26 Anmærkningsredskaber 26 Godt i gang med PaperPort iii

4 Beskyttelse af elementer 27 Arkivering af elementer 28 Tilføjelse af søgekriterier til elementer 29 Lokalisering af elementer 30 Lokalisering af elementer via deres egenskaber 30 Lokalisering af ord i et element 31 Tilføjelse af elementer i All-in-One Search-indekset 31 Bruge ruden All-in-One Search 32 Brug af PDF Searchable Image 33 Planlægning af indekseringsopgaver 33 Deling af filer 34 Sending af elementer til andre programmer 35 Brug OmniPage med PaperPort 35 Brugerdefinering af Send til-linien 36 Justering af Send til-indstillinger 36 Konvertering af elementer 37 Konvertering af elementer til billedformater 37 Samling af dokumenter 38 Konvertering af billeder til tekst 38 Udfyldning af scannede formularer 39 Oprettelse af PDF-dokumenter 39 Sådan oprettes en PDF 40 PDF-varianter 40 Sådan får du hjælp 41 Brug af ScanDirect 41 Afinstallation af PaperPort 42 iv Indhold

5 Velkommen til PaperPort Velkommen til Godt i gang med ScanSoft PaperPort. PaperPort giver den nemmeste måde at ændre papir til organiserede digitale dokumenter, som alle på kontoret hurtigt kan finde og bruge. PaperPort fungerer med scannere, multifunktionsprintere og digitale kopimaskiner på netværk til at ændre papirdokumenter til digitale dokumenter. Derefter hjælper det dig med at administrere dem sammen med andre elektroniske dokumenter i et miljøog brugervenligt arkiveringssystem. PaperPorts store, tydelige elementminiaturer giver dig mulighed for visuelt at organisere, hente og bruge dine scannede dokumenter, inklusive Word-filer, regneark, PDF-filer og endda digitale fotografier. PaperPorts SET-redskaber (Scanner Enhancement Technology) sikrer, at scannede dokumenter vil se godt ud, mens anmærkningsredskaberne lader dig tilføje notater og fremhævelser på scannede billeder. Installation og aktivering af PaperPort Du kan installere PaperPort fra en cd-rom eller fra webbet. PaperPort-installationsprogrammet giver nemme trinvise instruktioner. Følg instruktionerne på hvert skærmbillede for at installere softwaren. Installation og afinstallation kræver administratorrettigheder. Du skal have webadgang til Aktivering og Deaktivering. Du vil blive inviteret til at aktivere produktet til sidst i installationen. Forudsat at du har fundet serienummeret ved dets opbevaringssted, og du har indtastet det korrekt, kræves der ingen anden brugerreaktion, og der transmitteres ingen personlige oplysninger. Hvis du ikke aktiverer produktet på installationstidspunktet, vil du blive inviteret til at gøre dette, hver gang du starter programmet. PaperPort 11.0 kan kun startes fem gange uden aktivering. Godt i gang med PaperPort 5

6 Registrering Registrering giver dig mulighed for at drage fuld fordel af Nuance produktsupport og for at modtage underrettelser om produktopdateringer. Når du er færdig med installationen af PaperPort, vil du blive bedt om at registrere online. Hvis du ønsker at opdatere dine registreringsoplysninger, kan du altid gå til Nuances website på Lær at arbejde med PaperPort Denne vejledning introducerer dig for PaperPort og viser, hvordan PaperPort kan hjælpe dig med at administrere dine oplysninger. Yderligere informationskilder, som kan hjælpe dig med at lære, hvordan du bruger PaperPort, inkluderer onlinehjælp, versionsnoter og Nuances website. Brug af denne vejledning Denne vejledning er skrevet med den antagelse, at du ved, hvordan man arbejder i Microsoft Windows miljøet. Se venligst Windows-dokumentationen, hvis du har spørgsmål om, hvordan man bruger dialogbokse, menukommandoer, rullepaneler, træk og slip-funktionen, genvejsmenuer osv. Brug af online hjælp Online hjælp til PaperPort inkluderer omfattende oplysninger om funktioner, indstillinger og procedurer. Hjælp er disponibel fra PaperPort-menuen Hjælp. Yderligere teknisk support, inklusive tekniske notater, hyppigt stillede spørgsmål, softwareopdateringer og mere findes på PaperPort-menuen Hjælp. Brug af versionsnoter PaperPort Versionsnoter giver vigtige oplysninger om denne version af programmet. Dette dokument er inkluderet på installations-cd'en, på PaperPort-menuen Hjælp, og som et eksempeldokument på PaperPort-skrivebordet. Velkommen til PaperPort 6

7 Teknisk support Nuance tilbyder både gebyrfri og gebyrbaserede muligheder for teknisk support, som er designet til at opfylde dine individuelle krav. Vores serviceydelser omfatter personlig telefonservice og teknisk support via . Vi tilbyder også selvbetjening via vores videnbase, som er tilgængelig døgnet rundt. Besøg for at få oplysninger om din supportpolice, lokale supportkontrakter og produktopdateringer. Før du kontakter Nuance, bedes du læse brugerdokumentationen og gennemse versionsnoterne. Minimum systemkrav En computer med en Intel Pentium processor eller højere Microsoft Windows 2000 SP4 eller højere, Windows XP SP2 eller højere Microsoft Internet Explorer 5.5 eller højere 128 MB hukommelse (RAM), 256 MB anbefales 200 MB ledig harddiskplads til programfiler plus 5 MB arbejdsplads under installation SVGA-skærm med 256 farver, men helst 16-bit farve (kaldt Mange farver i Windows 2000 og Medium farve i XP) og 800 x 600 pixelopløsning Windows-kompatibel pegeudstyr Cd-rom-drev til installation Webforbindelse (med IE 5.5 eller højere) til aktivering og webopdatering Ydeevne og hastighed vil blive forbedret, hvis din computers processor, hukommelse og ledige diskplads overstiger mindstekravene. Dette er især tilfældet, når der håndteres meget store farvebilleder og PDF-filer. Godt i gang med PaperPort 7

8 Hvad er nyt i PaperPort 11? PaperPort 11 inkluderer en mængde nye praktiske funktioner, der hjælper dig med at administrere dine dokumenter. Uhørt ydeevne Hurtigere start, hurtig mappenavigering, større mappekapacitet og hurtigere elementvisning på både PaperPort-skrivebordet og i PageViewer. Forbedret OCR-nøjagtighed PaperPort 11 giver en mere nøjagtig konvertering til tekst på scannede og PDF-dokumenter, inklusive billeder i lavere opløsning. Instruktionsvejledninger Når programmet først startes, vil det tilbyde dig en række illustrerede minivejledninger, der viser typiske opgaver og processer, hvilket giver hurtig adgang til programområder og relevante afsnit i Hjælp. Når først Instruktionsvejledningerne er deaktiveret, kan de aktiveres igen på menuen Hjælp. Forbedret scannervalg Du kan nemt vælge den ønskede scanner i ruden Scan, uden at du behøver køre Guiden Scanneropstilling seperat. Direkte scanning fra scannerknapperne Brug enhedsknapperne til at scanne direkte i PaperPort. Tildel PaperPortbegivenheden til scannerknapper for at få denne funktionalitet. Se afsnittet Scanning af dokumenter i Instruktionsvejledningerne for at få detaljer. Scanningsprofiler Med PaperPorts scanningsprofiler er det lettere at scanne forskellige typer dokumenter og billeder. Profilerne er optimeret til de mest almindelige opgaver: scanning i sort-hvid, gråtone, scanning af farvedokumenter eller farvefotografier. Velkommen til PaperPort 8

9 Capture Assistant Få en mere nøjagtig kontrol over flersidet scanning med det integrerede Capture Assistant. Det bredeste sortiment af valgmuligheder stilles til rådighed i PaperPort Professional 11. Mappenotater Hvis du ønsker at tilføje det samme emne, forfatter eller nøgleord automatisk til alle PDF- og MAX-elementer, som indgår i en specifik mappe gennem scanning eller DesktopDelivery TM, kan du bruge Mappenotater. Indtastning af nøgleord og emner gør det lettere at finde elementer senere hen. Brugerdefinerbare værktøjslinier Nu kan du opstille dit PaperPort-arbejdsområde mere komfortabelt ved at omplacere eller dokke værktøjslinier, og brugerdefinere hvilke ikoner, du ønsker at vise. Nye SET-redskaber Nye SET TM redskaber giver dig større kontrol over billedkvalitet: du kan indstille sorte og hvide punkter til automatisk forbedring, og slette uønskede håndskrevne notater eller skygger fra kanterne på scannede sider. PaperPort Watson Et nyt intelligent søgehjælpeprogram, der forener det bedste af PaperPort All-in- One Search TM med andre populære søgemaskiner inklusive Google og MSN søgehjælpeprogrammer direkte fra dit skrivebord. Mere indgående integration med andre Nuance-produkter Hvis du har ScanSoft OmniPage på dit system, samarbejder det med PaperPort mere indgående end nogen sinde før, samt giver det nyeste inden for OCR-sidegenkendelse og PDF-oprettelse på højt niveau inklusive søgbare PDF-filer. PaperPort Professional 11 leveres integreret med PDF Create!, hvilket giver dig mulighed for at oprette mindre tekstbaserede PDF-filer fra programmer og samle PDF-filer hurtigt og nemt fra mange forskellige kildedokumenter. Godt i gang med PaperPort 9

10 Følgende avancerede funktioner er kun tilgængelige i PaperPort Professional 11: Ubegrænsede scanningsprofiler Du kan frit oprette og konfigurere nye scanningsprofiler, eller fjerne uønskede profiler. Professional Capture Assistant Professional Capture Assistant: Capture Assistant viser miniaturer af sider, efterhånden som de scannes. Efter scanningen kan du ændre rækkefølgen, rotere sider eller tilføje blanke skilleblade. Når du er færdig, kan du specificere emne, forfatter og nøgleord til dine elementer. PDF-MRC højkomprimering Nu kan du oprette scannede farve eller gråtone PDF-filer, der er op til 8 gange mindre end almindelige scannede dokumenter. Søgbar PDF Hvis du har OmniPage installeret sammen med PaperPort Professional på dit system, kan du ligeledes oprette søgbare PDF-billedfiler. Du kan indeksere, søge og udtrække tekstindholdet på sådanne PDF'er. PaperPort leveres også i Special Editions til udvalgte scannerproducenter og andre forhandlere. Funktionssættet i disse udgaver kan variere, alt efter den enkelte leverandørs krav. Velkommen til PaperPort 10

11 Kendskab til PaperPort Dette afsnit introducerer dig til de forskellige dele af PaperPort. Se Hjælp til PaperPort for at få detaljerede oplysninger angående disse emner. PaperPort Instruktionsvejledninger Instruktionsvejledningerne vises den første gang, programmet startes. Det er en serie af minivejledninger, som hjælper dig med nemt at komme i gang, idet det giver kortfattede oversigter over primære programområder, såsom scanning, søgning, dokumentsamling og lignende. PaperPort-skrivebordet PaperPort-skrivebordet vises med ruden Mapper, når programmet startes. Det viser dine dokumenter, såvel som de redskaber, du kan bruge til at administrere dem. PaperPort tilbyder alle de nødvendige redskaber til at organisere, finde og bruge dokumenter og billeder. Kommandolinie med brugerdefinerbare værktøjslinier Skrivebord Adgang til andre sider Mapper Funktionsrude kan vise: Miniature af Mapper (menuen Vis) billedelement Sideminiaturer (menuen Vis) Elementegenskaber (menuen Vis) Scan eller hent foto (menuen Filer) All-in-One Search (menuen Værktøjer) Miniature af tekstelement Send til-linie Godt i gang med PaperPort 11

12 PaperPort-elementer De dokumenter og fotografier, som du erhverver i PaperPort, kaldes for elementer. Der er to former for elementer: billedelementer og tekstelementer. Billedelementer er scannede dokumenter, fotografier og andre digitale elementer i et billedformat, såsom PDF, JPEG, TIFF eller PaperPort Image (.max). Du opretter billedelementer fra dokumenter, fotografier, stregtegninger eller andre elementer, som du scanner, kopierer eller bringer ind på PaperPort-skrivebordet. Tekstelementer er dokumenter, der indeholder redigerbar tekst, såsom Word- (.doc), HTML- og Excel-filer, og er oprettet af tekstbehandlings- og andre tekstbaserede programmer. Du kan bruge enhver variant af PDF-fil (PDF Image, PDF Searchable Image, og PDF Formatted Text and Graphics (PDF Normal) med PaperPort. PaperPort skelner imellem PDF-elementer udelukkende med billede og uden billede. Du kan bruge SET-redskaberne til at forbedre kvaliteten på elementer, der kun indeholder PDF-billeder. Du kan hurtigt sende et element til et andet program uden at forlade PaperPortprogrammet. Træk blot et element til kædeikonet på Send til-linien nederst på skrivebordet. PaperPort understøtter mange forskellige programmer, inklusive tekstbehandlings-, regnearks-, fax-, Internet -, grafik-, optisk tegngenkendelses- (OCR) og online serviceprogrammer. PaperPort inkluderer en mappe med PaperPort-dokument, der indeholder elementer, som demonstrerer nogle af de former for elementer, du kan opbevare på PaperPort-skrivebordet. Du kan også bruge PaperPort til at vise ikke-paperport-elementer, som findes på din computer. Du kopierer eller flytter ganske enkelt dokumentfilen eller fotografiet til en PaperPort-mappe. Kendskab til PaperPort 12

13 Ruden Mapper Ruden Mapper viser et hierarki af dine PaperPort-mapper i stil med det, du ser i Windows Stifinder. Benyt Mapperedskaber til hurtigt at få adgang til dets kommandoer. PaperPort installerer en PaperPort-mappe ved navn PaperPortdokumenter i mappen Dokumenter. Hvis du benytter et flerbrugersystem, har hver bruger sin egen mappe med PaperPort-dokumenter. Mappen PaperPort-dokumenter indeholder adskillige undermapper, hvis navne såsom Artikler, Visitkort, Fotografier og Kvitteringer illustrerer de forskellige måder, du kan organisere dine elementer i PaperPort. Mappen Eksempler indeholder eksempeldokumenter og -fotografier, der kan hjælpe dig i gang med at bruge PaperPort. Når du har erhvervet dig dine egne PaperPort-elementer, behøver du ikke bruge mappen PaperPort-dokumenter til at lagre dem. Du kan tilføje andre lokale og netværksmapper til PaperPorts mappevisning. Du kan også slette mappen PaperPortdokumenter, men PaperPort-strukturen skal indeholde mindst en mappe. Du kan vise eller skjule ruden Mapper ved at klikke på knappen Mapper på kommandolinien. Med skrivebordet opdelt kan Mapper-ruderne vises for hvert Arbejdsområde. Miniaturer af PaperPort-element Der er to slags miniaturer i PaperPort: element- og sideminiaturer. Hver elementminiature er en lille, grafisk repræsentation af dit dokument eller fotografi. Sideminiaturer viser sider af billedelementer og PDF-filer i ruden Sideminiaturer både på dit PaperPort-skrivebord og i PageViewer. En hurtig måde at finde dine PaperPort-elementer er at gennemse elementminiaturerne på dit PaperPort-skrivebord. Miniaturer viser dig, hvad der er i et dokument, uden at du behøver at åbne det. Derudover giver miniaturer dig mulighed for at rulle gennem siderne i dokumentet uden at åbne det. Godt i gang med PaperPort 13

14 PaperPort viser store, tydelige miniaturer af alle dine dokumenter og fotografier, inklusive: Scannede sider og fotografier Fotografier fra dit digitalkamera Billedfiler i formater såsom BMP, TIFF, JPEG, GIF og MAX Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Word Perfect TM, og andre dokumenter, som er oprettet i populære softwareprogrammer PDF-dokumenter PDF Image-elementer HTML-dokumenter Hver elementminiature vises med et ikon, der identificerer det program, hvori det blev oprettet eller er tilknyttet i øjeblikket. Dette gør det nemt og hurtigt at se og finde alle de forskellige slags elementer på computeren. Klik på en miniature for at se billedegenskaber. Et lille ikon tilkendegiver, at elementet er skrivebeskyttet. Et lille ikon tilkendegiver, at billedet har anmærkninger. Flersidede billedelementer viser for at lade dig rulle gennem siderne selv med ruden Sideminiaturer lukket. Før du kan arbejde med et element, skal du først vælge dets miniature på PaperPort-skrivebordet. Der vises en rød streg rundt om et element for at tilkendegive, at det er valgt. Når du arbejder med elementminiaturer, kan du: Trække en miniature for at omplacere den på PaperPort-skrivebordet. Trække en miniature til en mappe for at flytte elementet til den pågældende mappe. Trække en miniature til et andet åbent Arbejdsområde for at flytte elementet til den pågældende åbne mappe. Dobbeltklikke på en miniature for at se elementet. Trykke på Ctrl-tasten og dobbeltklikke på en miniature for at åbne elementet i dets kildeprogram. Højreklikke på en miniature for at vise elementets genvejsmenu. Trække en miniature til Send til-linien for at sende en kopi af elementet til et andet program. Ved brug af elementminiaturer på PaperPort-skrivebordet kan du også nemt kombinere individuelle PaperPort Image-elementer eller PDF Image-elementer til flersidede elementer. Denne funktion er praktisk som et organiseringsredskab, hvis du bruger en scanner, der kun kan scanne en side som et separat element. Kendskab til PaperPort 14

15 Miniaturer af PaperPort-sider Ruden Sideminiaturer på PaperPort-skrivebordet og i PageViewer viser miniaturer for flersidede billedelementer. Vælg et flersidet element, klik derefter på knappen Sideminiaturer eller brug menuen Vis. Du kan hurtigt udføre funktioner på sideniveau uden at skulle åbne filerne. De første tre elementer, som er angivet nedenfor, er tilgængelige for alle billedfiler. Resten er tilgængelige for PDF-filer (både på PaperPort-skrivebordet og i PageViewer) og MAX-filer (kun skrivebord). Følgende kan udføres: Forstørrelse eller reducering af miniaturestørrelse. Kopiering og flytning af valgte sider til et Arbejdsområde som separate PDF-filer. Kopiering og flytning af sider imellem dokumenter, som er åbne i forskellige ruder. Kopiering, indsætning, klipning, sletning og omarrangering af sider. Indsætning af nye sider et bestemt sted i dokumentet. Tilføjelse af nye sider til sidst. Sideminiature-visningen af en sikker PDF er kun tilgængelig, hvis du oplyser dens adgangskode. Todelt skrivebord Når du først starter PaperPort Professional 11, vises skrivebordet delt i to Arbejdsområder top og bund. Dette layout giver dig et bedre overblik, som er nødvendigt for at organisere og kombinere dine dokumenter mere effektivt, endda på tværs af forskellige mapper. Højreklik det aktive Arbejdsområde eller benyt knappen Visninger for at ændre visningsmetoden. Hvis du arbejder med dokumenter, der indeholder flere sider, kan du benytte den tilsvarende funktionsrude til at se sideminiaturer uden at åbne det pågældende dokument. Du kan også benytte disse skrivebordsområder til at se dine mapper, eller egenskaberne for det valgte element. Du kan fjerne skrivebordsdelingen ved at åbne menuen Skrivebord og fjerne afkrydsningen fra menupunktet Opdel skrivebord eller klikke på ikonet Opdel skrivebord. Godt i gang med PaperPort 15

16 Du kan også bogmærke dit foretrukne Arbejdsområde ved brug af kommandoen Bogmærk arbejdsområde fra menuen Skrivebord. Du kan administrere dem ved brug af kommandoen Organiser bogmærker. Du kan springe til et hyppigt benyttet Arbejdsområde ved brug af et enkelt museklik, eftersom de alle vises på den samme menu. Funktionsrude visende sideminiaturer Inaktivt arbejdsområde Skrivebordsopdeling Funktionsrude visende mapper Send til-linie Sidelayoutvinduet Du kan se et element i vinduet Sidelayout ved at dobbeltklikke på en miniature i skrivebordsvisning, vælge Vis fra dens genvejsmenu eller vælge elemenetet og klikke på knappen Side på kommandolinien. Sidelayoutvinduet giver dig mulighed for at se nøjere på dine elementer og for at retouchere og anmærke dem. Du kan også forstørre eller reducere visningen, så den er lettere at læse. Benyt SET-redskaberne til at forbedre det aktuelle sidebillede. Benyt ruden Sideminiaturer til at redigere dit dokument på sideniveau. Knappen Skrivebord: Klik for at vende tilbage til PaperPortskrivebordet Aktivt arbejdsområde Anmærkningsredskaber SETredskaber Ruden Sideminiaturer Kendskab til PaperPort 16

17 Brugerdefinerbare værktøjslinier PaperPorts knapper er placeret i fem grupper ifølge deres funktionalitet. Du kan flytte, dokke og omplacere værktøjslinier og indstille hvilke knapper, du ønsker at vise på PaperPort-skrivebordet såvel som Sidelayout. Hvis du vil brugerdefinere en PaperPort-værktøjslinie, højreklikker du på den og vælger Brugerdefiner.... Angiv rækkefølge på værktøjslinieknapper Flere tilgængelige knapper Aktuelt synlige knapper Erhvervelse af elementer Der er mange måder at bringe billeder og dokumenter ind i PaperPort, så du kan bruge PaperPorts redskaber til fremvisning, redigering, anmærkning, indeksering, OCR og filstyring. Du kan f.eks. udføre følgende: Scanne fotografier, sider og andre billeder på en scanningsenhed. Føje mapper til PaperPort, som allerede indeholder billeder og dokumenter. Hente snapshots af websider. Importere filer fra andre programmer på computeren. Udskrive dokumenter fra andre programmer til PaperPort-skrivebordet. Trække eller klippe og indsætte billeder og dokumenter fra Windows Stifinder eller andre programmer til PaperPort-skrivebordet. Erhverve fotografier fra et digitalkamera. Bringe filer ind i PaperPort Professional 11 ved brug af DesktopDelivery. Godt i gang med PaperPort 17

18 Scanning til PaperPort-skrivebordet PaperPort er designet til at arbejde med alle TWAIN- og WIAkompatible scannere. (ISIS scannerdriversupport er tilgængelig pr. anmodning, men kun i PaperPort Professional 11.) Klik på knappen Scan eller hent foto for at vise ruden Scan. Vælg en scanningsprofil. Profiler er optimeret til typiske scanningsopgaver. Vælg derefter imellem brug af den producentspecifikke grænseflade for scanneren eller brug af den nye rude Scannerindstillinger i PaperPort for at få de bedste scanningsresultater. Hvis du vil bruge scannerdriverens grænseflade, markerer du afkrydsningsfeltet Vis scannerdialogboks. Hvis du lader feltet være tomt, vil det scannede element blive placeret i det aktive Arbejdsområde. Aktivér Capture Assistant for at føje emne, forfatter og nøgleord til elementer og (i PaperPort Professional) for at se og styre scanningsforløbet. Når scanningen er færdig, vil du se elementet på PaperPort-skrivebordet. Hvis scanneren ikke bruger en TWAIN-, WIA- eller ISIS-enhedsdriver, brug da det program, som fulgte med scanneren, til at scanne elementer. Kopiér eller flyt derefter de scannede elementer til PaperPort. Se Hjælp til PaperPort for at få yderligere oplysninger om scanning. PaperPort gør det nemt at scanne sider som separate elementer eller som et flersidet element. Du scanner og samler tosidede sider på din ADF-scanner ved at vende siderne, når du bliver bedt om det, klikke på Scan anden side, og PaperPort vil automatisk scanne og samle siderne i den rigtige rækkefølge. Du kan også bruge scannerenhedsknapperne til at scanne direkte i PaperPort. Åbn Windows-systemets Kontrolpanel, vælg Scannere og kameraer, vælg en hændelse på fanebladet Hændelser, og tildel PaperPort til den. Du kan også bruge en højhastighedsscanner på netværk til at scanne elementer til en netværksmappe og derefter føje mappen til PaperPort. Benyt DesktopDelivery (tilgængelig i PaperPort Professional 11) til at overvåge mapper for indkommende scannede billeder. Erhvervelse af elementer 18

19 Brug af scanningsprofiler Opstilling af scanneren med PaperPort Før PaperPort benyttes til scanning, skal scanneren installeres med dens egen scannerdriversoftware og testes for korrekt funktion. Scannerdriversoftwaren er ikke inkluderet med PaperPort. Korrekt installerede og fungerende scannere er øjeblikkeligt til rådighed i PaperPort ved at klikke på knappen Vælg, og vælge en i dialogen Tilgængelige scannere. Hvis du ikke er tilfreds med dine scanningsresultater, kan du køre PaperPort Guide til scanneropstilling fra menuen Start, under programgruppen PaperPort Profiler leveres med scanningsprofiler, som er optimeret til typiske scanningsopgaver. Vælg Sort-hvid, Gråtone eller Farvedokument; eller Farvefotografi for at få de bedste resultater. Scanningsprofilpanelerne har følgende faneblade: Profil: viser den aktuelt anvendte scanningsprofil. SET: definerer de forbedringer, som du ønsker at køre automatisk. Output: indstiller filformat og automatisk suffigerede filnavne. Scan: justerer scanningsindstillinger: tilstand, opløsning, størrelse, retning, filterfarve, lysstyrke og kontrast. I PaperPort Professional 11 kan du også tilføje nye profiler eller fjerne eksisterende. Denne udgave af programmet indeholder en ekstra scanningsprofil: Farve PDF- MRC højkomprimering. MRC er en teknologi, der lader dig oprette meget mindre PDF-filer. PDF Searchable Image er kun tilgængeligt i PaperPort Professional 11, når du også har OmniPage installeret på dit system. Godt i gang med PaperPort 19

20 Udskriv til PaperPort Du kan bringe elementer ind fra andre programmer ved at udskrive dem til PaperPort-skrivebordet som PDF Image- eller PaperPort Image- (.max) elementer. Denne funktion lader dig hurtigt importere regneark, billeder, databasefiler, tekstbehandlingsfiler og andre filer i PaperPort som elementer på PaperPortskrivebordet. I PaperPort Professional kan du bruge Udskriv til PDF til at udskrive dokumentet i formatet PDF Formatted Text & Graphics (PDF Normal). Du kan bruge Udskriv til PaperPort-muligheden til at oprette udskriftsformaterede visninger af websider. Hentning af websider Du kan bruge Webhentning til at hente websider på internettet som PaperPort Image-elementer eller PDF Image-elementer på PaperPort-skrivebordet. Disse elementer fungerer som praktiske markører til dine ynglingswebsites. Når du capture en webside, kan du vise den, arkivere den, gå til den faktiske webside på internettet (kun MAX-elementer), eller indeksere indholdet fra capturede websider. Brug funktionen Udskriv til PaperPort til at oprette udskriftsformaterede visninger af websider, som også kan føjes til All-in-one Search-indekset, hvor der kan søges efter tekstindhold. Tilføjelse af PaperPort-mapper Erhvervelse af elementer 20 PaperPort stiller et brugervenligt arkiveringssystem til rådighed, så du kan organisere dine elementer og dele dem med andre. I ruden Mapper kan følgende udføres: Tilføjelse af eksisterende mapper på computeren til ruden Mapper. Oprettelse af nye mapper, kortlagte netværksdrev og mapper på eksterne tilsluttede enheder.

21 Først viser ruden Mapper et sæt mapper, der er designet til at hjælpe dig i gang med at bruge PaperPort. Du kan flytte eller slette disse mapper, når du har lyst. Du kan føje mapper, som allerede er på din computer, til ruden Mapper, inklusive netværksmapper og mapper på eksterne enheder, der er tilsluttet din computer. Dokumenter i disse mapper er derefter disponible til brug i PaperPort. Se Hjælp til PaperPort for at få yderligere oplysninger om tilføjelse og brug af PaperPort-mapper. Benyt Mappenotater til at tildele de samme filoplysninger til alle PDF- eller MAX-filer, som ankommer i en mappe, efter dit valg, gennem scanning eller DesktopDelivery. Brug af DesktopDelivery DesktopDelivery (kun PaperPort Professional 11) overvåger netværks- eller lokale mapper for indkommende filer eller specificerede typer (PDF, TIFF, JPEG og MAX). Det kan også overvåge -mapper for vedhæftninger. Det importerer disse filer til specificerede PaperPort DesktopDelivery-mapper (f.eks. PaperPort-mapper, som er angivet til at modtage filer fra en overvåget mappe uden for PaperPort). Højreklik på enhver PaperPort-mappe og vælg DesktopDelivery fra genvejsmenuen. Overvåget mappe i -indbakke Overvåget mappe Godt i gang med PaperPort 21

22 Du kan automatisk tilføje elementegenskaber til PDF- og MAX-filer, som indgår i den valgte DesktopDelivery-mappe. Se PaperPort Instruktionsvejledninger eller Hjælp for at få flere detaljer. Import af billeder fra dit kamera Hvis du vil placere digitale fotografier på PaperPort-skrivebordet, skal du først tilslutte kameraet. Hvis enheden vises som et drev, kan du begynde hentning af filerne. Hvis kameraet ikke understøtter denne form for funktion, og dens driver er installeret korrekt, vil TWAIN- eller WIA-grænsefladen blive vist, hvilket giver dig mulighed for at importere billeder fra den. Rediger ikke billederne på selve kameraet - det er ikke al redigering, som producerer det ønskede resultat i første omgang. Overfør i stedet filerne til PaperPort og benyt SETredskaberne til at forbedre dem. Retouchering af billeder Når du viser et billedelement i sidelayoutvinduet, stiller PaperPort adskillige redskaber til rådighed, som du kan bruge til at justere eller forbedre dit billede. Du kan f.eks. rette en scannet side op, lysne et underbelyst fotografi, som er for mørkt, justere farven i et farvebillede, fjerne snavsede pletter fra en dokumentside, fjerne skygger og platter fra sidekanter, eller forøge skarpheden på slørrede billeder. Derudover kan du rotere et element, fjerne tilfældige prikker, trække streger op, fjerne røde øjne og beskære en del af et billede. Visse SET-redskaber er primært udviklet til foto- eller billedforbedring, mens andre (skyggede) hjælper dig med at forbedre elementer, der indeholder tekst, til OCR (Optical Character Recognition - optisk tegngenkendelse). Højreklik på værktøjslinien til billedredigering for at vælge de ikoner, som du ønsker at vise. Retouchering af billeder 22

23 Redskaber til scannerforbedringsteknologi Vælg område Brug redskabet Vælg område til at vælge en del af et billede, som du vil klippe, kopiere eller slette ved brug af kommandoerne på menuen Rediger eller på genvejsmenuen. Brug det til at vælge en del af et billede, før du beskærer eller bruge redskabet Fjern røde øjne. Roter et billede Klik på redskabet Roter mod højre for at rotere det valgte element 90 grader mod højre. Ret billede op En gang imellem er et dokument skævt, efter det er scannet. Når dette sker, kan du bruge redskaberne Ret op og Automatisk opretning til at justere det. Opretning af tekstlinier i en billedfil vil give bedre OCR-resultater. Forbedr et billede Funktionen Forbedr automatisk justerer lysstyrken og kontrasten, farven og farvetonen på et billede. PaperPort analyserer billedet og forsøger at rette det, der er galt med det. Du kan justere billedet manuelt ved brug af redskabet Forbedr. Det lader dig ændre lysstyrke, kontrast, farve og nuanceværdier og vælge det bedste resultat fra ni kandidater. Forøg Vælg redskabet Forøg skarphed for at justere billedskarphed skarpheden på et sløret billede, eller sløre et skarpt billede som en særlig effekt. Fjern røde øjne Redskabet Fjern røde øjne hjælper dig med at fjerne effekten med røde øjne fra en valgt del af et billede. Der kan forekomme røde øjne, når mennesker eller dyr fotograferes i lav belysning eller med en blitz. Godt i gang med PaperPort 23

24 Fjern en del af et billede Når du kun ønsker at gemme eller arbejde med en del af en side eller et billede, kan du beskære billedet, eller du kan slette den del, som du ikke vil bruge. Brug redskabet Markering til at definere den del, som du vil beholde, og brug derefter redskabet Beskær til at fjerne resten. Vælg redskabet Viskelæder for at slette det område af billedet, som du trækker markøren over. Fjern tilfældige Scannede billeder indeholder til tider tilfældige prikker prikker eller fregner. Redskabet Fjern tilfældige prikker finder og fjerner automatisk snavs fra en side. Brug det til at få bedre OCR-resultater. Fungerer på sort-hvid billeder. Forbedr streger Redskabet Forbedr streger (til sort-hvid billeder) gør streger mørkere og forbinder brudte streger i en tabel eller formular for at få dem til at se mørkere og mere lige ud. Brug dette redskab til at give bedre gengivelsesresultater. Slet kanter Angiv hvidt punkt Angiv sort punkt Anvend aktuelle sorte og hvide punkter Brug dette redskab til at fjerne skygger og pletter fra sidekanter for at forbedre OCR-ydeevnen. Klik på dette redskab og derefter på en lys farve i billedet, der vil blive det hvide punkt. Se nedenfor. Klik på dette redskab og derefter på en mørk farve i billedet, der vil blive det sorte punkt. De valgte farver for det nye hvide og sorte punkt vises på statuslinien. Klik på dette redskab for at anvende de nye sorte og hvide punkter på det aktuelle billede. Hvis resultaterne ikke er acceptable, fortryder du dine ændringer og vælger nye værdier. Retouchering af billeder 24

25 Ændring af de sorte og hvide punkter Du kan gøre dette for at forbedre billedkvaliteten ved at fjerne de meget mørke og overeksponerede områder. Alle farver, som er lysere end dit nye valgte hvide punkt, vil blive hvide. Alle farver, som er mørkere end dit nye valgte sorte punkt, angives til sort. Et typisk brugseksempel for dette, er for at fjerne en skygget grå baggrund i et dokument, som du vil udføre OCR på. Vælg et af de mørkere grå pixler fra baggrunden og anvend det som det hvide punkt. Så vil baggrunden blive hvid. Ændring af sorte og hvide punkter for et farvefotografi vil typisk forøge dets kontrast, men kan også ændre farveværdier. Før: standard Nyt hvidt punkt Nyt sort punkt standard Efter: Du kan anvende nye sorte og hvide punkter på individuelle billeder, som beskrevet. Du kan også anvende dem som en automatisk forbedring på alle nye sider, som scannes med en given scanningsprofil. Redigering af flere billeder Evnen til at behandle elementer som en gruppe kaldes ofte for batchkørsel. PaperPort stiller batchkørselsfunktioner til rådighed, således at du hurtigt kan forbedre, modificere eller rotere flere billedelementer i en enkelt funktion. Vælg et eller flere billedelementer på skrivebordet, og peg derefter på SET-redskaber på menuen Element og vælg den ønskede kommando. Se online hjælpen for at få yderligere oplysninger. Godt i gang med PaperPort 25

26 Anmærkning af sider PaperPort kommer med en samling af anmærkningsredskaber, der giver dig mulighed for at markere scannede dokumenter med oplysninger, som du gerne vil beholde sammen med det pågældende dokument. På PDF- og PaperPort Image-filer (.max) er anmærkninger redigerbare, hvilket betyder, at du kan omplacere, ændre eller fjerne dem eller redigere tekstindholdet når du ønsker det. På andre typer billedelementer, såsom JPEG- og Windows Bitmap-filer, bliver anmærkninger en permanent del af billedet, når du gemmer elementet. PaperPort deaktiverer automatisk anmærkningsredskaberne for elementtyper, der ikke kan acceptere anmærkninger. Ved brug af PaperPorts anmærkningssredskaber kan du tilføje notater og tekst, fremhæve tekst, tegne streger og pile, eller stemple et billede på et PaperPortbilledelement. Det er nemt at sende et dokument med anmærkninger til personer uden PaperPort ved brug af PDF Image-formatet. Modtageren behøver kun dobbeltklikke på den -vedhæftning, som de modtager fra dig, og de vil se dokumentet i systemets standard PDF-fremviser med intakte anmærkninger. Anmærkningsredskaber Du kan vælge et anmærkningsredskab fra anmærkningsværktøjslinien, hver gang du viser et billedelement i sidelayoutvinduet. Højreklik på et redskab for at ændre egenskaber for fremtidige anmærkninger, som er oprettet med det pågældende redskab. Dette påvirker ikke eksisterende anmærkninger. Du deaktiverer et eventuelt anmærkningsredskab ved at klikke på et nyt redskabet Vælg anmærkning er normalt bedst til dette. Højreklik på værktøjslinien til anmærkninger for at vælge de ikoner, som du ønsker at vise. Vælg anmærkning Vælg dette redskab og klik på en anmærkning for at flytte, klippe, kopiere eller skalere den på siden. Dobbeltklik på et notat eller en tekstmærkat for at redigere dens tekst. Højreklik på en valgt anmærkning, hvis du kun vil ændre dens egenskaber. Anmærkning af sider 26

27 Bemærk Tekst Fremhæver Blyant Pil eller streg Stempel Vil du skrive en huskeseddel til dig selv? Vælg redskabet Notat og tilføj et skalerbart notat meget lignende et klæbenotat, du skriver på og derefter klæber på papirdokumenter. Tilføjelse af et tekstmærkat til dine billeder er simpelt med redskabet Tekst. Vælg dette redskab for at tilføje en tekstlinie med en transparent baggrund. Brug redskabet Fremhæver til at fremhæve et område af billedet, ligesom du ville bruge en highlightertusch på papir. Redskabet Blyant lader dig tegne frihåndsstreger eller mærker på siden. Vælg redskabet Pil eller Streg til at tegne lige streger, med eller uden pilehoveder, på en side. Redskabet Stempel lader dig indsætte et bitmapbillede, som du vælger, på siden, meget i stil med et gummistempel. Beskyttelse af elementer I PaperPort Professional 11 kan du justere sikkerhedsniveauet på dine PDF-filer (understøttes op til format 1.5). Når du opretter en ny PDF fra eksisterende (f.eks. ved at kopiere en miniature af en side over til et Arbejdsområde), vil dens sikkerhedsindstillinger blive de samme som den originales. Nyoprettede PDF-filer vil blive genereret ifølge standard PDF-sikkerhedsindstillingerne i PaperPort, som specificeret under menuen Værktøjer. Der findes to former for adgangskoder i programmet. Åbningsadgangskoden begrænser adgang til dokumentet: Du kan kun åbne det ved at oplyse adgangskoden, når der bliver bedt om det. Tilladelsesadgangskoden giver brugere mulighed for at definere, hvordan dokumentet må bruges. Hvis den ikke er specificeret, er det muligt at bruge filen yderligere uden nogen begrænsninger. Godt i gang med PaperPort 27

28 Arkivering af elementer Et hovedpunkt til at organisere elementer i PaperPort er arkivering af elementer i de rette mapper. Du kan trække og slippe elementer fra en mappe til en anden eller fra PaperPort-skrivebordet i enhver ønsket mappe. Du kan specificere søgekriterier, der kan hjælpe dig med at finde elementerne senere hen. Flytning og kopiering af elementer imellem mapper er også muligt i opdelt visning på tværs af arbejdsområder. Navnet på hvert element vises under miniaturen i miniaturevisning. I et flersidet element vises navnet under de individuelle sidenavne. Ved brug af dialogboksen Mappestyring kan du tilføje, fjerne, flytte og omdøbe PaperPort-mapper. Du kan ændre farven på et mappeikon til en farve, der hjælper dig med at organisere elementerne. Du kan også tilføje, fjerne, flytte og omdøbe enhver mappe i Windows Stifinder, som vises med PaperPort-mappestrukturen. Disse ændringer vil automatisk blive reflekteret i PaperPort. I ruden Mapper kan du trække og slippe, kopiere eller flytte undermapper og deres indhold til andre undermapper eller PaperPort-mapper, oprette eller slette undermapper, eller tilføje Mappenotater. Deling og sikkerhed, samt DesktopDelivery-justeringer kan foretages direkte for hver mappegenvejsmenu. Knappen Tilbage gør det nemt at gennemgå den ordnede historie af mapper, som du har besøgt fornyligt en for en fungerer i stil med Internet Explorer forbedrer hurtig baglænsnavigering for begge arbejdsområde uafhængigt af hinanden. Du kan føje notater til mapper, som er relevante til deres indhold. Et kundenavn, telefonnummer, fødselsdato, projekt-id, -adresse er typiske eksempler. Når du scanner eller benytter DesktopDelivery, kan disse oplysninger automatisk føjes til alle PDF- eller MAX-filer, som indgår i denne mappe, så det er lettere at søge efter dem med PaperPort All-in-One Search eller andre søgehjælpeprogrammer. Mappenotater tilføjes kun automatisk, hvis du afkrydser Tilføj automatisk nøgleord fra Mappenotater på panelet Uddata i dialogboksen Scanningsindstillinger eller (i PaperPort Professional for DesktopDelivery) i dialogboksen Mappeegenskaber. Arkivering af elementer 28

29 Tilføjelse af søgekriterier til elementer Du kan tildele elementegenskaber til PaperPort Image-elementer og PDF-filer og derefter bruge egenskaberne som søgekriterier til at finde elementer i PaperPort. PaperPort giver dig også mulighed for at tildele de samme nøgleord til flere elementer samtidigt, idet det stiller et praktisk redskab til rådighed til organisering og lokalisering af lignende dokumenter og billeder. Vælg flere elementer på PaperPort-skrivebordet, og vælg derefter Egenskaber fra genvejsmenuen. Ord indtastet under Emne, Forfatter og Nøgleord vil blive anvendt på alle valgte elementer. En anden måde at tildele de samme elementegenskaber til alle PDF- eller MAX-filer, som ankommer i en mappe, efter dit valg, gennem scanning eller DesktopDelivery, er at benytte Mappenotater. Indtast ord under Emne, Forfatter og Nøgleord. Disse ord anvendes kun automatisk, hvis du afkrydser Tilføj automatisk nøgleord fra Mappenotater på panelet Uddata i dialogboksen Scanningsindstillinger eller (i PaperPort Professional) i dialogboksen Mappeegenskaber for DesktopDelivery. Godt i gang med PaperPort 29

30 Lokalisering af elementer PaperPort stiller funktioner til rådighed for at hjælpe dig med at finde dine PaperPort-elementer. Du kan hurtigt finde et element ved at gennemse miniaturer på PaperPort-skrivebordet. Når du har mange mapper og elementer, stiller PaperPort flere praktiske muligheder til rådighed med All-in-One Search. All-in-One Search giver mange muligheder for at specificere, hvor og hvad der skal søges efter, når et element skal findes, inklusive indekseret tekstindhold. De oplysninger, som du gerne vil finde, henvises til som søgekriterier. Du kan søge efter elementer via: Elementegenskaber Tekstindhold Lokalisering af elementer via deres egenskaber Du kan søge efter enhver type element via dets elementnavn. Du kan også søge efter PDF- og PaperPort Image-filer (.max) via elementegenskaber, såsom nøgleord og emneoplysninger. Når du søger via elementegenskaber, fjerner du afkrydsningen i Benyt All-in- One Search-indeks, og specificerer derefter følgende kriterier: Navn elementnavn (ikke nødvendigvis filens). Forfatter som defineret under Elementegenskaber. Nøgleord som defineret under Elementegenskaber. Kommentarer som defineret under Emne under Elementegenskaber. Anmærkninger Notater eller tekstmærkater, som er føjet til PDF- eller MAX-filer. URL Linkteksten for capturede websider. Forfatter, Nøgleord, Kommentarer og URL er kun tilgængelige for PDF- eller MAX-filer. Lokalisering af elementer 30

31 Lokalisering af ord i et element Hvis du vil søge efter ord i et element, er du nødt til at føje elementet til All-in- One Search-indekset og afkrydse Benyt All-in-One-indeks. Når du søger ved brug af indekset, kan du finde elementer, som er blevet indekseret efter deres egenskaber eller tekstindhold, eller begge dele. Specificer søgegrænser: alle filer i den aktuelle mappe men ikke dens undermapper aktuelle mappe plus undermapper alle PaperPort-mapper og undermapper. Definer søgepræcision: Nøjagtig match finder ord og fælles slutninger: søgning efter søg finder søger, søgte, osv. Cirka match finder som ovenfor og mere: søgning efter søg finder måske sørg. Når søgningen er færdig, vises resultaterne hver som en række i en tabel. Vælg en og klik på knappen Vis tekst for at se dine forekomster af søgeudtrykket i deres sammenhæng. Klik på knappen Kopiér tekst for at udtrække tekst fra filen og anbring den i Udklipsholderen. Højreklik på en resultatfil og vælg Åbn for at starte dokumentet i dets tilhørende program. Åbn mappe skifter til filens mappe med filen valgt. Søgeresultaterne filtres ifølge filoplysningerne ved at afkrydse de relevante felter under Navn, forfatter, nøgleord og ligeledes specificere teksten her. Tilføjelse af elementer i All-in-One Search-indekset All-in-One Search-indekset bruger PaperPorts OCR-software til at udtrække og kopiere tekstindhold fra dine elementer, og opretter en database med ordene eller udtrykkene i disse elementer, meget ligesom indekset i en bog. Elementegenskaber, såsom navn og forfatter, føjes også til indekset. Selvom det er tidskrævende at oprette et indeks, kan det være meget hurtigere at søge efter elementer i indekset end at søge fil for fil. Godt i gang med PaperPort 31

32 Ved brug af PaperPort-indstillinger, som er disponible fra menuen Værktøjer, kan du specificere, hvorvidt du ønkser, at All-in-One Search skal køre automatisk, hver gang du tilføjer et nyt element eller modificerer et eksisterende element. Du kan også indstille, hvor længe PaperPort skal vente, før det starter opdateringsprocessen. Hvis du foretrækker det, kan du opdatere All-in-One Search-indekset manuelt for alle elementer, et enkelt element eller alle elementer i en eller flere mapper. Det vil være en god vane at opdatere All-in-One Search-indekset regelmæssigt for at forkorte den tid, det tager at fuldføre processen. Benyt Index Manager i PaperPort Professional 11 til at oprette og planlægge indekseringsopgaver med regelmæssige mellemrum. Du kan hurtigt få adgang til dine regelmæssige indekseringsprocesser ved at starte Index Manager direkte fra ruden All-in- One Search. Bruge ruden All-in-One Search Brug ruden All-in-One Search til at indtaste søgekriterier og vælge indstillinger til at finde PaperPort-elementer. En filsøgning er kun baseret på elementegenskaber. Du indtaster elementegenskaberne i feltet Navn, forfatter, nøgleord. En indekssøgning benytter PaperPorts All-in-One Searchindeks til at finde elementegenskaber eller faktisk tekst, som findes i et element. Du indtaster elementegenskaberne i feltet Navn, forfatter, nøgleord og tekstindholdet i feltet Indholder indekseret tekst. Søgningen returnerer en liste med alle elementer, der matcher dine kriterier. Forfatter, Nøgleord, Kommentarer og URL er kun tilgængelige for PDF- eller MAX-filer. Lokalisering af elementer 32

33 Brug af PDF Searchable Image I tillæg til brug af PaperPorts varemærkebeskyttede søge- og indekseringsmuligheder kan du også oprette PDF Searchable Image-filer, som kan idekseres og gennemsøges uden for PaperPort. PDF Searchable Image er en variant af PDF. En PDF Searchable Image-fil indeholder et bitmapbillede af et dokument eller en grafik med tekstindhold, der er lagret som skjult tekst. Dette format bevarer et identisk udseende i forhold til det originale dokument, og gør det muligt for andre programmer, såsom Adobe Acrobat, at gennemsøge filens indhold. Du kan oprette filer i PDF Searchable Image-formatet, hvis du har ScanSoft OmniPage (den professionelle version af OmniPage 11 eller højere) installeret sammen med PaperPort Professional 11. Planlægning af indekseringsopgaver Index Manager er et PaperPort Professional 11 program, som er udviklet til at oprette, modificere og planlægge indekseringsopgaver for en given lokal eller netværksmappe. Indekserede filer kan derefter gennemsøges med All-in-One Search. For nye opgaver kan du indstille hvilken mappe, der skal gennemses (lokal eller netværk) med undermapper inkluderet eller ej, indstille timing og gentagelse (varighed, mønster og omfang), aktivere og deaktivere en opgave, holde pause i dens fuldførelse, eller springe en opgaveforekomst over. Du kan specificere hvordan og hvornår, Index Manager skal stoppe, i programindstillingsdialogboksen. Godt i gang med PaperPort 33

34 Deling af filer PaperPort stiller mange redskaber til rådighed, der gør det lettere for dig at dele filer, billeder og dokumenter med venner, kollegaer og forretningsforbindelser. Disse redskaber er indbygget i programmet og er let tilgængelige på værktøjslinier, menuer og kommandolinier, så du hurtigt kan få adgang til dem, når du har brug for dem. For at hjælpe dig med at dele dine elementer med andre, gør PaperPort det let at: e elementer til andre ved ganske enkelt at trække elementerne til dit foretrukne -program på PaperPorts Send til-linie. Scanne eller konvertere elementer til PDF-formatet, det altid populære fildelingsformat, der af mange opfattes som industristandarden for dokumentdistribution. Få adgang til delte mapper på det lokale eller fjerne net ved at føje mapperne til PaperPort-ruden Mapper. Få direkte adgang til Deling og sikkerhed-indstillinger direkte fra mappegenvejsmenuen. Med PaperPort er det simpelt at opstille en delt mappe på en server eller en pc, som kan fungere som et centralt opbevaringssted for alle vigtige kontordokumenter. Hver PaperPort-klient kan tilslutte til den pågældende mappe og bruge PaperPorts dokumentstyringsfunktioner og papirhåndteringsredskaber til at finde og bruge dokumenter øjeblikkeligt. Desuden kan du konvertere elementer til populære uddataformater til delt brug i mange andre programmer. Du kan få en liste over alle understøttede programkæder ved at besøge PaperPort på Nuance-websiten på Deling af filer 34

35 Sending af elementer til andre programmer Træk og slip-funktionen gør det nemt at åbne dine filer i dine ynglingsprogrammer. Vælg ganske enkelt den fil, som du ønsker, og slip den på programikonet på Send til-linien nederst på PaperPort-skrivebordet. Almindelige kontoropgaver såsom ing og faxning er nu hurtigere end nogensinde. Send til-linien gør det lettere at bruge scannede dokumenter i andre programmer ved automatisk at oversætte dokumentet til et format, som det modtagende program kan forstå. Du kan f.eks. slippe et scannet billede af et brev på Microsoft Word-kæden på PaperPort Send til-linien, og PaperPort vil genkende, at det program, som du forsøger at åbne, har brug for en tekstfil i stedet for en billedfil. PaperPort vil køre OCR for dig og sende redigerbar tekst til Word i stedet for en statisk billedfil. OmniPage OP arbejdsgange Microsoft Outlook PDF Converter PaperPort understøtter mange forskellige programmer, inklusive tekstbehandlings-, regnearks-, fax-, Internet -, grafik-, optisk tegngenkendelses- (OCR) og online serviceprogrammer. Programkæden på Send til-linien udfører eventuel nødvendig konvertering og kan give valgmuligheder i forbindelse med sending af elementet. Brug OmniPage med PaperPort Hvis PaperPort findes på en computer sammen med OmniPage, vil dets OCRservice blive tilgængelig og forstærke PaperPorts styrke. Du kan vælge et OCRprogram ved at højreklikke på et tekstprograms PaperPort-kæde, vælge Send Toindstillinger og derefter vælge OmniPage som OCR-pakken, i stedet for det altid tilgængelige PaperPort OCR. Med OmniPage kan du udføre følgende: Øjeblikkeligt konvertere papir til brugbare Microsoft Office-dokumenter. Gøre PDF-filer til redigerbare dokumenter, mens deres layout bevares. Oprette ubegrænsede søgbare PDF-filer til elektroniske arkiver. Godt i gang med PaperPort 35

36 Automatisk behandle billeder fra netværks-mfp'er og scannere. Scanne og konvertere dokumenter til XML, PDF, TIFF og mere. Dele dokumenter ved brug af , Web, XML og e-books. Benyt OmniPage arbejdsgange til øjeblikkelig men effektiv kontrol over dokumentkonvertering. Brugerdefinering af Send til-linien Du kan ændre måden, hvorpå programikoner vises på Send til-linien, på forskellige måder. Du kan specifikt tilføje programmer, og fjerne eller omarrangere programikoner. Se Hjælp til PaperPort for at få flere detaljer. Justering af Send til-indstillinger Du kan finjustere Send til-indstillinger for at specificere, hvordan du vil bruge et bestemt program på Send til-linien. Du kan f.eks. specificere det filformat, hvori PaperPort vil gemme et element. Hvis du har den professionelle version af OmniPage 14 eller højere på dit system, bruger du Send til-indstillingerne for kæden OmniPage arbejdsgange til at vælge en arbejdsgang. Sending af elementer til andre programmer 36

37 Du kan e et element ved ganske enkelt at trække og slippe elementet til dit -program på Send til-linien. Brug -kædeindstillingerne til at specificere filformatet på vedhæftningerne og andre indstillinger. Konvertering af elementer Ved brug af PaperPort kan du konvertere scannede dokumenter og tekstelementer til billedformater, og konvertere billeder tilbage til tekst. Konvertering af elementer til billedformater Du kan konvertere scannede dokumenter og tekstelementer til billedformater. Kommandoen Gem som giver dig mulighed for at gemme billedelementer i et udvalg af standardbilledformater inklusive PDF, JPEG og TIFF, såvel som det producentspecifikke PaperPort Image-format (.max). Du kan konvertere tekstelementer og billedelementer til PaperPort Imageelementer (.max) ved brug af kommandoen Dubler som PaperPort Image. Kommandoen Dubler som PDF-element giver dig mulighed for at konvertere tekstelementer til PDF Image-elementer. I PaperPort Professional 11 kan du også konvertere tekstelementer, såsom Worddokumenter, til PDF Formatted Text & Graphics-format. Ved at vælge mere end et element kan du konvertere flere elementer til et nyt format samtidigt. Se online hjælpen for at få flere detaljer. Godt i gang med PaperPort 37

38 Samling af dokumenter Du kan samle dokumenter ved at stable eller kombinere dem. Du kan stable en gruppe af PDF- eller PaperPort Image-filer (MAX) til en enkelt PDF eller MAX, henholdsvist. De filer, som du vil vælge, skal være i en enkelt mappe, og skal vælges i den rækkefølge, som du ønsker dem i stakken. Klik derefter på knappen Sæt i stak og vælg Sæt i stak fra rullelisten, eller vælg Sæt i stak fra genvejsmenuen. Originale sidestørrelser bevares i det stablede dokument. Kildefilerne forbliver ikke, efter de er sat i stak. Du kan kombinere billed-, MAX- og PDF-elementer. Målet er en PDF-fil. Følgende kombinationsindstillinger er tilgængelige: Kombiner i PDF-stak: Hver originale side bliver en PDF-side uden nogen skalering. Kombiner i Multi PDF, tilpas størrelse: Dette skalerer de medvirkende elementer og anbringer altid fire originale sider på en enkelt PDF-side. Kombiner i Multi PDF, bevar originalstørrelser: Dette anbringer så mange originale sider på hver PDF-side, som det kan. Kombiner i PDF-miniatureside: Dette opretter miniaturer af alle elementsider og indpasser så mange som muligt på en PDF-side. De originale elementer forbliver i deres originale filtyper. Kombinering tager normalt mere tid end stabling pga. PDF-generering. PaperPort Professional kan desuden kombinere tekstelementer. For at konvertere et tekstelement, skal det program, der oprettede det, være tilgængeligt på dit system. Konvertering af billeder til tekst Du kan konvertere scannede dokumenter til tekst ved ganske enkelt at trække og slippe miniaturen til dit tekstbehandlingsprogram. PaperPort behandler automatisk det scannede dokument ved brug af PaperPorts OCR-software, starter tekstbehandlingsprogrammet og indlæser den scannede tekst i et dokument, der er klar til redigering. PaperPort giver dig også mulighed for at kopiere tekst fra en del af et billedelement til brug i et tekstredigerings-, tekstbehandlings- eller regnearksprogram. OCR-softwaren behandler teksten og kopierer den til Windows' Udklipsholder. Åbn det program, hvori du vil indsætte teksten, og brug Sæt ind til at indsætte teksten i en fil. Konvertering af elementer 38

39 Udfyldning af scannede formularer FormTyper TM er et PaperPort-program, der giver dig mulighed for at udfylde formularer, såsom forsikringsformularer, registreringskort og medicinske formularer, som du scanner til PaperPort-skrivebordet. Du trækker ganske enkelt en formular fra PaperPortskrivebordet til FormTyperprogrammet på Send til-linien. FormTyper analyserer automatisk formularen, genkender de blanke områder, hvori data kan indføres, og opretter blanke felter til dataene. FormTyper understreger hvert felt i farve for at gøre det lettere for dig at se, hvor der skal indføres data. Nu kan du hurtigt indtaste og tabulere til hvert felt. Du kan også hurtigt omplacere felter, indsætte nye felter og fjerne felter efter behov. Efter du har indtastet data og fuldført formularen, kan du gemme formularen til PaperPortskrivebordet, således at du kan udskrive eller e formularen i dens helhed med dens udfyldte data. Hvis du har en fortrykt formular, kan du bruge redskabet Udskriv kun felter til at udskrive dine svar direkte på formularen. Oprettelse af PDF-dokumenter Med ScanSoft PDF Create! 4 kan du oprette PDF-filer fra et eller flere kildedokumenter. PDF-filerne kan åbnes og udskrives, der kan søges i dem og de kan redigeres. Godt i gang med PaperPort 39

40 Sådan oprettes en PDF Du kan starte PDF-oprettelsen fra forskellige placeringer: fra menuen Start i Create! Assistent fra Windows Stifinder eller fra dit skrivebord vha. en genvejsmenu fra Microsoft Word, Excel og PowerPoint vha. værktøjslinjen eller menupunkter i PDF Create!. PDF-varianter PDF-filer (Portable Document Format) klassificeres ofte i tre forskellige typer, eller varianter: PDF Image PDF Searchable Image PDF Formatted Text & Graphics (PDF Normal) Du kan oprette en eller flere af disse PDF-varianter, alt efter din version af PaperPort-softwaren. Se online Hjælp til PaperPort for at få yderligere detaljer. Denne tabel angiver, hvilke funktioner er tilgængelige til oprettelse af hver type PDF i PaperPort 11 og PaperPort Professional 11: Format PaperPort 11 PaperPort Professional 11 PDF Image PDF Searchable Image (OmniPage nødvendigt) Scan Hent fotografier Udskriv til PaperPort Gem som Web Capture Scan Hent fotografier Udskriv til PaperPort Gem som Web Capture Scan Hent fotografier Udskriv til PaperPort Gem som Web Capture Scan Hent fotografier Udskriv til PaperPort Gem som Web Capture Dubler element Oprettelse af PDF-dokumenter 40

41 Format PaperPort 11 PaperPort Professional 11 PDF Formatted Text & Graphics Scan Hent fotografier Scan Hent fotografier Udskriv til PaperPort Dubler element Sådan får du hjælp ScanSoft PDF Create! har et omfattende HTML-onlinehjælpesystem. Du kan åbne programmet ved at følge et hyperlink i PDF Create! Assistent eller gennem menuen PDF Create! i Microsoft Word, Excel eller PowerPoint. Tryk på F1 for at åbne Hjælp for det emne, der beskriver den aktuelt åbne boks. Brug af ScanDirect ScanDirect TM er et PaperPort-program, som giver dig mulighed for at scanne elementer og sende dem direkte til PaperPort eller andre programmer på din computer uden først at køre PaperPort. ScanDirect kører som et separat program fra Windows-menuen Start og viser ScanDirect-linien. Ved brug af ScanDirect kan du scanne et element og øjeblikkeligt sende elementet til enten: Et program på ScanDirect Send til-linien Ikoner på ScanDirect-linien repræsenterer de programmer, som er kædet sammen med PaperPort og ScanDirect. Du scanner og sender derefter et element til et bestemt program ved at klikke på programikonet og derefter scanne elementet. ScanDirect starter automatisk det pågældende program, når scanningen er fuldført. Godt i gang med PaperPort 41

42 PaperPort-skrivebordet Du scanner og arbejder derefter med elementet i PaperPort ved at klikke på PaperPort-ikonet og derefter scanne elementet. Når scanningen er fuldført, starter PaperPort og viser elementet i PaperPort. Du kan så bruge alle PaperPorts funktioner på elementet. Se Hjælp til PaperPort for at få yderligere oplysninger om brug af ScanDirect. Afinstallation af PaperPort 1. Vælg Tilføj/Fjern programmer fra Kontrolpanel. 2. Vælg ScanSoft PaperPort Klik på Fjern for at afinstallere programmet eller Skift for automatisk at reparere det. Der udføres et deaktiveringstrin i starten af afinstallationen, hvilket giver dig mulighed for at geninstallere programmet senere hen uden genaktiveringsproblemer. Deaktivering og genaktivering kræver webadgang. Afinstallation af PaperPort 42