Referat af 25. januar 2012

Transkript

1 I bestyrelsen: Øvrige: Dagsorden: Referat af 25. januar 2012 ordinært selskabsbestyrelsesmøde tirsdag, den 24. januar 2012 kl i bestyrelseslokalet i Lindeholmen 2, 2680 Solrød Strand Jørgen Clausen (JC), Haktan Bulut (HB)), Naima Simring, S.A.B. Jensen (SAB) og Rose Petersen (RP) Per Felby (PF) og Tommy Jørgensen (TJ) 2012 Emne Begrundelse/indstilling Beslutning 1 Velkomst ved formanden Orientering om mødets afvikling, herunder dagsordenens Næstformand er mødeleder fra næste møde. godkendelse. Dagsorden godkendt 2 Godkendelser af referater fra møderne den 25.10, og De 3 referater er fremlagt som dagsordenens Bilag 1, 2 og 3 til godkendelse. 3 Forretningsorden Der blev på mødet den nedsat et udvalg, der havde til opgave at udarbejde et forslag til ny forretningsorden. Udvalget har afholdt møde herom og fremlægger på den baggrund ny forretningsorden, hvor hovedsigtet har været at tilsikre en enkel og klar forretningsorden, der ikke indeholder bestemmelser, der allerede er fastlagt i vedtægter eller lovgivning. Udvalget indstiller forretningsordenen til godkendelse. Bilag 4 Bilag 1, 2 og 3 godkendt Revideret forretningsorden godkendt og underskrevet 4 Foreløbig balance for 2011 Administrationen har gennemgået balancerne for både selskabet og afdelingen med baggrund i de foreløbige tal. Administrationens foreløbige redegørelse blev taget til efterretning.

2 5 Kommunikationsløsninger herunder omkostninger forbundet hermed 6 Overførsel af ældreboliger fra boligselskabet Gulspurven til Villabyernes Boligselskab. Der mangler fortsat efterposteringer før balance og bilag kan fremsendes til revisors behandling. Den foreløbige gennemgang har givet anledning til bemærkninger, der fremgår af Bilag 5 (selskabet) og Bilag 6 afdelingen). Det indstilles, at den foreløbige redegørelse om balancen for 2011 tages til efterretning. Med virkning fra den 1. januar 2012 er der sket en forhøjelse af abonnementsydelsen til YouSee, dels som følge af de almindelige prisreguleringer, dels som følge af, at TV 2 bliver en licensbetalt kanal (delvist). Stigningen i ydelse er over de seneste år betragtelig og udviklingen i prisen er der redegjort for i dagsordenens Bilag 7. Det indstilles, at antennebidraget med virkning fra hæves til kr. 95,-. Solrød Kommune har rettet henvendelse til Ældreboligselskabet Gulspurven i anledning af, at man ikke længere finder grundlag for at anvise ældre til de 5 boliger der er i Havdrup og de 6 boliger i Jersie landsby. Kommunen ønsker derfor at bruge boligerne i Havdrup til en form for bofællesskab for psykisk syge, idet der i forvejen er en sjette bolig i bebyggelsen, der bruges til kommunens dagpleje og derfor tillige kan være et udgangspunkt for støtte til beboerne i de 5 andre boliger. De 6 boliger i Jersie skulle tilsvarende bruges til indlogering af flygtninge. Gulspurven har protesteret herimod, idet boligerne derved anvendes til andre formål end tilsigtet og i stedet foreslået, at boligerne overgår til almindelige familieboliger. Dette vil også være uden for Gulspurvens primære interesseområde, Budget 2012 tages op til revurdering på næste møde. Sagen udsættes indtil videre Administrationens indstilling blev tiltrådt.

3 7 Status i udvalg: a. Informationsstrategi b. IT hvorfor det er foreslået, at de anførte boliger overføres til Villabyerne. Der henvises vedrørende boligerne konkret til dagsordenens Bilag 8. En overførsel fra et boligselskab til et andet forudsætter godkendelse i de kompetente myndigheder, d.v.s. Gulspurvens afdeling vedrørende de nævnte boliger samt på beboermøde i VB. Det indstilles, at bestyrelsen principielt tiltræder en overførsel af de anførte boliger til Villabyernes Boligselskab og at administrationen foranlediger det fornødne beslutningsgrundlag tilvejebragt. Den fremtidige informationsstrategi blev drøftet på det seneste bestyrelsesmøde, herunder nedsættelse af et udvalg, der skulle fremkomme med et oplæg til en informationsstrategi. Som følge af formandsskiftet er udvalget ikke kommet i gang med arbejdet. Det indstilles, at sammensætningen af udvalget revurderes. I overensstemmelse med beslutningen på mødet er der ligeledes indkøbt 7 Ipad til brug for bestyrelsen, administrator og driftsleder. Det indstilles, at der afholdes et særskilt aftenmøde, hvor der gives instruktion i de grundlæggende funktioner. Forhandlinger med eventuel udbyder pågår stadig. Det indstilles, at status tages til efterretning. Udvalget blev ændret således at det nu består af PF, RP og JC HB afholder grundkursus i anvendelsen af IPads for interesserede bestyrelsesmedlemmer. Der fortsættes indtil videre med YouSee. Orientering om status udsendes til beboerne.

4 c. Nye visioner På det senest afholdte seminar blev det anbefalet, at der blev arbejdet videre med definering af VB s fremtidsvisioner. 8 Status i udviklingen af program til omkostningsstyring af konto 115, 116 og 117 m.v. 9 Administrative forretningsgange. Det indstilles, at der nedsættes et udvalg på 4 personer, der udarbejder et oplæg til visioner for Villabyerne. Administrationen arbejder med støtte fra Landsbyggefonden på udviklingen af et program, der kan effektivisere styringen af kontiene 115, 116 og 117. Der blev indgået aftale med firmaet Aventor om den videre programudvikling i december måned og kravspecifikationerne er under udarbejdelse og forventes at foreligge ultimo januar, jfr. Bilag 9. BS 61 står for betalingen af udlæg for omkostningerne til programudviklingen. Det indstilles, at den givne status tages til efterretning. Fra den 1. januar 2012 er bemandingen på ejendomskontoret suppleret med en medarbejder fra administrationen, der vil tage imod direkte og telefoniske henvendelser både hvad angår opgaver af teknisk og administrativ karakter. Hensigten hermed er at tilsikre en umiddelbar reaktion og afklaring af alle henvendelser således, at driftslederen kan koncentrere om sine primære opgaver. Den første tirsdag i måneden vil der ligeledes være en administrativ medarbejder tilstede under aftenåbningen. Erfaringerne fra tidligere har dog vist, at der ikke har været behov for denne service over for beboerne. Den blev simpelthen ikke benyttet. Hvis det i løbet af et par måneder viser sig, at behovet fortsat ikke er til stede, vil medarbej- Udvalget består af NS og SAB fra selskabsbestyrelsen og Rose Petersen og Nina Poulsen fra afdelingsbest. Status taget til efterretning. Status taget til efterretning. Der udsendes en information herom til alle beboerne.

5 deren af omkostningsmæssige grunde ikke længere deltage i aftenåbningerne ligesom en indførelse af de under punkt 8 anførte initiativer kan indebære ændringer. Der vil blive udsendt en særskilt information fra administrationskontoret om den fremtidige forretningsgang vedrørende de administrative forhold. Det indstilles, at nævnte forretningsgange tages til efterretning. 10 Vejlauget Spanager Udgifterne til vejlauget Spanager afholdes stort set af Villabyernes Boligselskab. Det virker derfor som overflødigt og unødvendigt konstruktion, som i bedste fald vil være et forsinkende led. 11 Statistikker: a. Køkkenudskiftninger Det skal undersøges dels om de øvrige interessenter omfattet af den fælles deklaration vil være indstillet på, at Villabyernes Boligselskab overtager opgaven, dels om deklarationen giver mulighed herfor, eventuelt efter dispensation fra Solrød Kommune. Det indstilles, at administrationen nærmere undersøger mulighederne for, at Villabyernes Boligselskab overtager de opgaver, der p.t. varetages af vejlauget. Hvad angår udskiftningerne af køkkener, der begyndte for 8 år siden, er vi ved udgangen af 2011 oppe på i alt 311 enheder, hvilket svarer til, at vi har fået udskiftet ca. 80 % af de gamle køkkener i de tidligere afdelinger 1 og 2. De ca. 75 lejligheder, der mangler udskiftning, må forventes at tage nogen tid. Det må anses for tilfredsstillende niveau. Indstilling godkendt Statistikkerne blev taget til efterretning. Punkterne medtages efterfølgende fast på dagsordenen.

6 b. Badeværelser c. Fraflytninger 12 Udsættelsesforretninger, retssager og udsættelsessager. 13 Fælles dialogmøde mellem Solrød Kommune og boligselskaberne 14 Meddelelser Formanden For så vidt angår renoveringerne af badeværelser er antallet ved årets udgang i alt 57, svarende til 15 %, hvis vi ser det i relation til de gamle afdelinger. Det forventes, at vi kan nå ca. 30 om året, så horisonten er ca 10 år, før vi har været hele vejen rundt. Vi har haft 58 fraflytninger, hvor enkelte har været interne flytninger. Det svarer til lige under 10 %, hvilket må anses for tilfredsstillende, uagtet forbruget på konto 117 til trods herfor skal styrkes. Det indstilles, at de anførte statistikker tages til efterretning. Der er fortsat en del udsættelsesforretninger og udsættelsessager samt 2 konkrete retssager, der belaster økonomien. Administrationen orienterer på mødet nærmere om sagerne. Der har været afholdt fælles dialogmøde den 19. december Mødet omhandlede særligt de to væsentlige problemer om psykisk syge og flygtningekvoter. Referatet fremlægges som Bilag 10. Det indstilles, at referatet tages til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. Referatet blev taget til efterretning Orienteringen om generalforsamlingen i fjernvarmeværket og den til formanden fremsendte klage blev taget til efterretning. Forretningsfører Etablering af dørtelefoner medtages på dagsordenen

7 på næste møde. Driftsleder Taget til efterretning. Øvrige Det indstilles, at de givne meddelelser tages til efterretning. 15 Kommende møder Selskabsbestyrelsesmøder i 2012: 24. januar 17. april (m/afd.bestyrelsen) 28. august (m/afd.bestyrelsen) 23. oktober Repræsentantskabsmøder i 2012: 22. maj Beboermøde i 2012: 25. september Taget til efterretning. 16 Eventuelt Administrationen foranlediger brochure vedrørende varmemålere omdelt til beboerne. 17 Videregivelse af meddelelser Meddelelse til afdelingsbestyrelsen. Per Felby/Tommy Jørgensen