Klagesagsbehandling i Arbejdstilsynet

Transkript

1 Klagesagsbehandling i Arbejdstilsynet Instruks IN Arbejdsmiljøemne: Generelle instrukser uden arbejdsmiljøemne Ansvarlig enhed: AFC, 4. kontor Ikrafttræden: 1. maj 2015 Senest revideret: EMNE OG FORMÅL Formålet med instruksen er at beskrive reglerne om klagesagsbehandling og beskrive Arbejdstilsynets praksis ved behandling af klager. Reglerne om klagesagsbehandling findes i forvaltningsloven og offentlighedsloven og arbejdsmiljøloven. Målgruppen for denne instruks er jurister i Arbejdstilsynet, som behandler klagesager. INSTRUKS Når Arbejdstilsynet modtager en klage, skal reglerne og retningslinjerne i denne instruks følges. Denne instruks giver retningslinjer for behandlingen af klager over afgørelser efter arbejdsmiljølovgivningen og rygeloven (bilag 1), afgørelser efter forvaltningsloven og offentlighedsloven, herunder aktindsigt (bilag 2), myndighedens adfærd hos myndighedspersoner og procesbeslutninger (bilag 3). Klager over afgørelser efter offshoresikkerhedsloven behandles ikke nærmere i denne instruks. Disse sager behandles af Energiklagenævnet. Behandlingen af klagen afhænger af, hvad der klages over Bilag 1: Klages der over Arbejdstilsynets afgørelser efter arbejdsmiljøloven eller lov om røgfri miljøer, skal klagen behandles efter instruksens bilag 1. Bemærk, at der ikke er klageadgang i forhold til markedsovervågnings-afgørelser efter Lov om indretning m.v. af visse produkter. Markedsovervågningsafgørelser, der er truffet efter arbejdsmiljøloven (jf. overgangsordning) kan påklages efter arbejdsmiljøloven. Sådanne klager er omfattet af bilag 1. 1

2 Eksempler på afgørelser efter arbejdsmiljøloven er påbud efter AML 77, stk. 1, 2 eller 3, rådgivningspåbud, afgørelse uden påbud (AUP), dispensation/afslag herpå, opsættende virkning, frist for efterkommelse af påbud, at Arbejdstilsynet ikke vil træffe en afgørelse (på grund af manglende hjemmel eller fordi Arbejdstilsynet vurderer, at der ikke er en overtrædelse), godkendelse, vilkår i forbindelse med afgørelse, anerkendelse af udenlandske arbejdstageres kvalifikationer /fratagelse af certifikater, afgørelser om autorisering af arbejdsmiljørådgiver, afgørelser om tilskud. Eksempler på afgørelser efter rygeloven er: strakspåbud om rygestop, påbud om rygepolitik. Bilag 2: Klage over Arbejdstilsynets afgørelser efter forvaltningsloven eller offentlighedsloven, herunder klager over afslag på aktindsigt behandles efter instruksens bilag 2. Afgørelser efter forvaltningsloven/offentlighedsloven er primært afgørelser om aktindsigt, men omfatter også afslag på genoptagelse, afgørelser om forhold som partsstatus, status som klageberettiget og habilitet. IKRAFTTRÆDEN Instruksen træder i kraft den 1. maj Samtidigt med at denne instruks træder i kraft, ophæves Instruks om klagesagsbehandling fra Desuden ophæves instruks nr. IN Frister for behandling af klagesager. 2

3 1. Indledning 4 2. Indledende sagsbehandling Hvornår er der tale om en klage Hvem er klageberettiget? Er klagen rettidig? Beregning af klagefristen Klage modtaget efter klagefristens udløb Ubegrundede eller foreløbige klager Har klagen opsættende virkning? Fratagelse af opsættende virkning Særligt om klage over afgørelser om dispensation Særligt om rådgiverpåbud og opsættende virkning Særligt om klage over afgørelser truffet ifm. markedsovervågning (MO) Arbejdstilsynets behandling af klagen Arbejdstilsynets sagsbehandlingsmål Kvittering for klagen Sagens oplysning og vurdering af klagen Hvilken betydning har klagens indhold for sagens oplysning Vurdering af de forvaltningsretlig/juridiske aspekter Er kravet om høring opfyldt Om høring og oplysninger i den rapport der afleveres på tilsynet Er kravet om begrundelse opfyldt Er der mangler i afgørelsens hjemmelsangivelse Er dokumentationen i orden Generelt Krav om relevans Er afgørelsen klar Er der dokumentation for konstatering Beskrivelsen, herunder dokumentation, lider af mangler Vurdering af sagens arbejdsmiljøfaglige aspekter Er afgørelsen formuleret korrekt For brede formuleringer 27 1

4 For konkret formuleret Klager over at der ikke er valgt den korrekte reaktion Krav til de enkelte reaktioner Hvad er konsekvensen af, at reaktionen er forkert? Betydning af manglende klagevejledning Udfaldet af vurderingen Afgørelsen fastholdes Afgørelsen berigtiges eller ændres Berigtigelse af afgørelsen Ændring af afgørelsen? Afgørelsen ophæves Afgørelsen ophæves og der gives samtidig en ny Afgørelsen ophæves uden der afgives en ny afgørelse Underretning om ændring eller ophævelse af afgørelse Tilbagemelding til den tilsynsførende om ændring eller ophævelse af afgørelse Tavshedspligt, interne oplysninger/dokumenter og sikring af anonymitet Afgørelse fra Arbejdsmiljøklagenævnet Arbejdsmiljøklagenævnet fastholder afgørelsen Arbejdsmiljøklagenævnet ændrer Arbejdstilsynets valg af sanktion Arbejdsmiljøklagenævnet hjemviser afgørelsen Arbejdsmiljøklagenævnet ophæver afgørelsen Genoptagelse Arbejdstilsynets opsamling på afgørelser fra Arbejdsmiljøklagenævnet Sikring af at klagenævnets praksis kendes i Arbejdstilsynet Håndtering af principielle afgørelser Tjekliste og Paradigmer Tjekliste Paradigmer til afgørelse om ophævelse ved remonstration 42 a) Generelt paradigme 42 b) Tekstforslag ved ophævelse Paradigmer for udtalelse til klagenævnet 44 a)indstilling om fastholdelse: 44 b) Tekstforslag til fastholdelse med præcisering / ændring af hjemmel: 45 2

5 c) Indstilling om afvisning af for sent indkommet klage Paradigme for brev til virksomheden, når klagenævnet har truffet afgørelse om hjemvisning /ophævelse 47 3

6 1. Indledning Reglen om klageadgang efter arbejdsmiljølovgivningen findes i arbejdsmiljølovens 81 og 79 a, stk. 4. Efter denne bestemmelse kan Arbejdstilsynets afgørelser efter arbejdsmiljøloven og rygeloven indbringes for Arbejdsmiljøklagenævnet inden 4 uger efter, at afgørelsen er meddelt den pågældende. Der vil typisk være tale om klager over: påbud efter 77, stk. 1 forbud efter 77, stk. 2 påbud efter 77, stk. 3 undersøgelsespåbud efter lovens 21 opsættende virkning frist for efterkommelse af påbud afgørelse om at Arbejdstilsynet ikke vil træffe en afgørelse (pga. manglende hjemmel eller fordi der ikke er en overtrædelse) dispensationer/afslag herpå godkendelse og bindende forhåndsbeskeder vilkår i forbindelse med dispensationer anerkendelse af udenlandske arbejdstageres kvalifikationer/fratagelse af certifikater øvrige afgørelser efter arbejdsmiljøloven afgørelser efter rygeloven Arbejdsmiljøklagenævnets afgørelser kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed. 2. Indledende sagsbehandling 2.1. Hvornår er der tale om en klage Det første der skal tages stilling til, når en indsigelse fremkommer, er, om der er tale om en klage, med den virkning at Arbejdstilsynet skal behandle klagen efter denne instruks. En klage kan fremstå på mange forskellige måder. 4

7 Ved formelle skriftlige klager, hvor det eksplicit fremgår, at der er tale om en klage, er der ikke tvivl om, at der skal oprettes en klagesag. Der er imidlertid ikke formkrav til en klage. Der kan således også klages mundtligt via personligt fremmøde eller pr. telefon. Ved sådanne klager påhviler det sagsbehandleren at tage notat om klagen og sørge for, at klagen præciseres i en sådan grad, at den kan behandles som en klage over en konkret afgørelse. Også tilbagemeldinger på afgørelser, mails eller telefonopkald, hvor der angives større eller mindre utilfredshed med Arbejdstilsynets afgørelse, reaktionens form, Arbejdstilsynets ansatte eller andet, skal i nogle tilfælde registreres og behandles som klage. Afklaring af, om der foreligger en klage kan ske enten formelt ved et brev eller uformelt gennem en opringning, men det påhviler under alle omstændigheder Arbejdstilsynet, at få afklaret om den indsigelse, der foreligger, skal betragtes som en klage. Det er herudover vigtigt at overveje, om der reelt klages over afgørelsen. Hvis der blot påpeges fejl eller unøjagtigheder ved en afgørelse (fx at et navn er stavet forkert eller forkert adresse), som kan udbedres ved en berigtigelse, oprettes ikke klagesag, men der foretages i stedet en berigtigelse af afgørelsen. Der oprettes heller ikke klagesag, hvis der stilles spørgsmål til eller bedes om en forklaring på en beslutning eller et tilsynsbesøg, og tilfredsstillende svar kan gives uden klagesagsbehandling Hvem er klageberettiget? Klageberettiget er for det første adressaten for afgørelsen, men også andre, der berøres af afgørelsen, kan anses for klageberettigede. Det gælder fx de ansatte, hvis arbejdsforhold direkte er omfattet af afgørelsen, ligesom det efter omstændighederne kan gælde leverandører, hvis virksomhedsforhold berøres af afgørelsen. På baggrund heraf betragtes følgende som klageberettigede: 5

8 Adressaten for afgørelsen. Den eller de enkelte ansatte, som konkret berøres af afgørelsen, herunder en arbejdsmiljørepræsentant Andre, som berøres af afgørelsen, fx leverandører og professionelle tredjemænd, herunder rådgivere og projekterende. Repræsentanter for adressaten og de ansatte efter disses eget valg. Som udgangspunkt kræves fuldmagt fra den klageberettigede. Advokater og faglige organisationer accepteres som repræsentanter uden fuldmagt, hvis de erklærer at repræsentere en klageberettiget. Øvrige private, som har en speciel, direkte interesse i afgørelsen. De klageberettigede kan ikke altid anses for parter. Kredsen af klageberettigede i forhold til afgørelser efter arbejdsmiljøloven må anses for at være udvidet i forhold til partsbegrebet efter forvaltningsretten. En klager vil dog altid være part i selve klagesagen med de rettigheder, parter har efter forvaltningsloven. Om partsbegrebet i relation til Arbejdstilsynets afgørelser se i øvrigt Kvalitetsprocedure G-202 Afgørelser Er klagen rettidig? Klager over Arbejdstilsynets afgørelser skal være Arbejdtilsynet i hænde inden 4 uger efter, at afgørelsen er meddelt adressaten, jf. arbejdsmiljølovens 81, stk. 1 og 2. Det er Arbejdsmiljøklagenævnet der har kompetence til at afgøre, om klage er sket rettidig eller for sent. For at afgøre, om sagen skal behandles efter den særlige procedure for for sent indkomne klager, skal Arbejdstilsynet dog foretage en første fristberegning Beregning af klagefristen Når afgørelsen er sendt elektronisk indenfor almindelig kontortid, udløber klagefristen ved midnat samme ugedag som klagen er afsendt blot fire uger senere. Det vil sige, at hvis afgørelsen er afsendt en torsdag, udløber fristen torsdag ved midnat 4 uger senere, fordi Arbejdstilsynet ikke oplyser kontortider på sine afgørelser eller på hjemmesiden. 6

9 Når fristen udløber på en helligdag, anses klagefristen for forlænget til den følgende hverdag. (Justitsministeriets vejledning til Forvaltningsloven pkt. 212.) Det skal vurderes, om der i sagen kan foreligge tidligere henvendelser fra klager - f.eks. en tilbagemelding, der bør betragtes som en (rettidig) klage, selv om den ikke i første omgang er vurderet som en klage. Ved fristoverskridelser i sager, hvor en ansat klager (dvs. en form for partstvist) er hovedreglen, at der alene skal ses bort fra fristoverskridelse, hvis ganske særlige forhold taler for det, fordi det, som er til fordel for den ene part er til ulempe for den anden. Arbejdsgiveren skal efter AML 18 underrette arbejdsmiljø-/tillidsrepræsentanten om afgørelsen, og hvis dette ikke er sket, kan den manglende lovpligtige underretning være et sådant særligt forhold. Eksempel Arbejdstilsynet modtog en klage over et strakspåbud ca. 8 uger efter klagefristens udløb. Inden klagefristen havde den underafdeling, som påbuddet vedrørte, i tilbagemeldingen på påbuddet tilkendegivet, at det kunne forventes, at hovedafdelingen ville klage over påbuddet. Klagenævnet fandt, at der var klaget rettidigt, idet underafdelingen måtte anses at have klaget på virksomhedens vegne. Arbejdstilsynets j.nr /4 Eksempel Klage over et påbud kom 9 dage for sent. Klagenævnte realitetsbehandlede klagen, fordi virksomheden i sit høringssvar, inden Arbejdstilsynet traf afgørelse, havde tilkendegivet synspunkter, som efter sædevanlig praksis ville blive registreret som en klage. Arbejdstilsynets j.nr /10 Eksempel Arbejdstilsynet modtog en klage efter fristens udløb. Klagenævnet fandt, at der var en særlig grund til at behandle klagen trods fristoverskridelsen, da virksomheden i tilbagemeldingen på påbuddet havde skrevet, at virksomheden ikke finder, at der er grundlag for et påbud om procesventilation i støbehal og håndformeri. Arbejdstilsynets j.nr

10 Klage modtaget efter klagefristens udløb Når særlige grunde taler for det, har Arbejdsmiljøklagenævnet mulighed for at behandle en klage, som er indgivet for sent, jf. arbejdsmiljølovens 81, stk. 4. Da klagen i medfør af remonstrationsordningen i første omgang sendes til Arbejdstilsynet, er det Arbejdstilsynet, der i første omgang skal vurdere, om klagen bør behandles trods fristoverskridelsen. Dette beror i alle tilfælde på en konkret vurdering, hvor samtlige forhold skal afvejes, inden der træffes beslutning om hvad Arbejdstilsynet skal indstille til Arbejdsmiljøklagenævnet. I denne vurdering skal Arbejdstilsynet lægge vægt på: om der ved afgørelsen er givet korrekt klagevejledning længden af fristoverskridelsen, om fristoverskridelsen skyldes undskyldelige omstændigheder, om der er tale om en åbenbart forkert afgørelse, og om sagen er af principiel karakter. Eksempel Arbejdstilsynet modtog en klage efter fristens udløb. Klagenævnet fandt at It- problemer hos virksomheden, der betød, at man ikke havde medarbejderadgang til e-boks, herunder post fra Arbejdstilsynet, ikke udgjorde en særlig grund til at se bort fra fristoverskridelsen. Arbejdstilsynets j.nr Eksempel Arbejdstilsynet modtog en klage efter fristens udløb. Klagenævnet fandt, at klagen ikke skulle behandles, selvom Arbejdstilsynet ved en fejl havde sendt en kvitteringsskrivelse til klager, hvoraf fremgik, at klagen var rettidig. Arbejdstilsynets j.nr

11 Skyldes fristoverskridelsen en fejl begået af Arbejdstilsynet, f.eks. manglende eller uklar klagevejledning, skal klagen som udgangspunkt behandles. Er klagen fejlagtigt fremsendt af klageren til Arbejdsmiljøklagenævnet eller en anden offentlig myndighed inden for klagefristen, men først Arbejdstilsynet i hænde efter fristens udløb, skal klagen ligeledes som udgangspunkt behandles, idet den anses for rettidig. (Justitsministeriets vejledning til Forvaltningsloven pkt. 212.) Hvis der ikke er særlige grunde til at se bort fra fristoverskridelsen, sender Arbejdstilsynet en indstilling til klagenævnet om at afvise klagen. Arbejdstilsynet forholder sig i så fald som udgangspunkt ikke til den påklagede afgørelse, men beder om at få lejlighed til at afgive en udtalelse, hvis Arbejdsmiljøklagenævnet beslutter at behandle klagen. Hvis den for sent indkomne klage efter Arbejdstilsynets opfattelse bør realitetsbehandles, og denne realitetsbehandling fører til, at afgørelsen bør ophæves, inddrages Arbejdsmiljøklagenævnet ikke. Arbejdstilsynet træffer i så fald en ny afgørelse om ophævelse af den oprindelige afgørelse. Det skal af afgørelsen fremgå, at Arbejdstilsynet har foretaget en fornyet vurdering af sagen i anledning af klagen, og at der derved er fundet væsentlig mangler, som medfører, at afgørelsen må ophæves og sagen evt. genoptages. Hvis Arbejdstilsynet finder, at den for sent indkomne klage bør realitetsbehandles, sender Arbejdstilsynet en begrundet indstilling herom til klagenævnet sammen med en udtalelse om, hvorfor afgørelsen bør fastholdes Ubegrundede eller foreløbige klager En klage, som er formuleret som foreløbig klage, eller som er ganske kortfattet og varsler nærmere uddybning senere, skal registreres og behandles som en klage, idet der ikke kan stilles formkrav til klager. I disse tilfælde fastsætter Arbejdstilsynet en frist for den endelige klage / nærmere uddybning af klagen. Fristen meddeles i kvitteringsbrevet. 9

12 Ifølge forvaltningslovens 21 kan den, der er part i en sag på ethvert tidspunkt af sagens behandling forlange, at sagens afgørelse udsættes, indtil parten har afgivet en udtalelse. Myndigheden kan fastsætte en frist for udtalelsen. Fristen fastsættes efter en konkret vurdering. Hvis parten giver udtryk for, at der er tale om en klage, må partsindlægget registreres som en klage og realitetsbehandles, som en klage til Arbejdsmiljøklagenævnet Har klagen opsættende virkning? Efter Arbejdsmiljølovens 81, stk. 3, har en klage til Arbejdsmiljøklagenævnet normalt opsættende virkning. For sent indgivne klager og klager over følgende afgørelser har ikke opsættende virkning: afgørelser efter 77, stk. 1, som skal bringes i orden straks - strakspåbud afgørelser efter 77, stk. 2, forbud afgørelser efter 77, stk. 3, påbud til leverandører om at levering eller markedsføring standses eller det pågældende produkt tilbagekaldes. Arbejdsmiljøklagenævnets formand kan, når særlige grunde taler derfor, behandle en klage og tillægge den opsættende virkning, selv om den ikke er indkommet rettidig. Muligheden for at tillægge klage opsættende virkning gælder ikke for klager over forbud og strakspåbud. Rettidige klager, der alene vedrører fristen for efterkommelse af et påbud, har opsættende virkning for påbuddet, fordi det anses for en integreret del af påbuddet. Rettidig klage over Arbejdstilsynets afslag på en anmodning om fristforlængelse har ikke opsættende virkning for påbuddet, da afslaget på fristforlængelse er en selvstændig afgørelse. Klage over afslag på fristforlængelse medfører ikke, at adressaten under klagesagens behandling kan handle, som om fristforlængelsen var givet Fratagelse af opsættende virkning Arbejdsmiljøklagenævnets formand kan bestemme, at en klage fratages opsættende virkning. For så vidt angår påbud, tænkes på situationer, hvor der er tale om arbejdsmiljøforhold, der er så uforsvarlige, at foranstaltningerne ikke findes at kunne afvente klagesagsbehandlingen, selv om 10

13 betingelserne for at reagere med strakspåbud/forbud ikke har været til stede på afgørelsestidspunktet. Da Arbejdstilsynets beføjelser til at anvende forbud og strakspåbud er vide, må det antages, at området for, hvornår en afgørelse kan fratages opsættende virkning, er snævert. Det vil normalt være en forudsætning for at indstille til nævnet, at klage over et påbud fratages opsættende virkning, at Arbejdstilsynet i den påklagede afgørelse har angivet, at Arbejdstilsynet i tilfælde af klage vil indstille til nævnet, at klagen fratages opsættende virkning Særligt om klage over afgørelser om dispensation Hvis en klage angår det forhold, at Arbejdstilsynet har meddelt en dispensation eller vilkårene i en meddelt dispensation, medfører lovens 81, stk. 3, at klagen har opsættende virkning. Det vil sige, at modtageren af dispensationen (typisk arbejdsgiveren) ikke kan udnytte dispensationen, før klagesagen er afgjort. Dermed skal arbejdsgiveren overholde lovgivningens krav, mens klagesagen verserer. Også i disse tilfælde kan klagenævnets formand dog bestemme, at klagen fratages opsættende virkning, således at dispensationen kan udnyttes, mens klagesagen verserer. Klage over afslag på dispensation medfører ikke, at adressaten for afgørelsen under klagesagsbehandlingen kan handle som om dispensationen er givet Særligt om rådgiverpåbud og opsættende virkning Rådgivningspåbud gives på baggrund af et påbud vedrørende et kompleks eller alvorligt arbejdsmiljøproblem, et undersøgelsespåbud vedrørende psykisk arbejdsmiljø eller kemi, eller når der er truffet fem eller flere afgørelser ved samme tilsyn (Mange-påbud). Da forudsætningen for et rådgiverpåbud er det eller de underliggende påbud, betragtes rådgiverpåbuddet også som påklaget, hvis der klages over det eller de underliggende afgørelser, selvom der ikke eksplicit klages over rådgiverkravet. Klagen får således også opsættende virkning for rådgiverpåbuddet. Det medfører desuden, at Arbejdstilsynet i remonstrationen og ved udtalelse til klagenævnet skal forholde sig til rådgiverkravet. For mange-påbud gælder dette kun, hvis der klages over alle de underliggende afgørelser eller over så mange af de underliggende afgørelser, at udfaldet af klagesagen/-erne er afgørende for, om mange-påbuddet kan opretholdes. 11

14 Er der for eksempel syv afgørelser som grundlag for et mange-påbud, og der klages over de tre afgørelser, anses mange-påbuddet for påklaget. Hvis der kun klages over de to afgørelser, anses mange-påbuddet ikke som påklaget, da der uanset udfaldet af klagesagen vil være 5 påbud som grundlag for mange-påbuddet. Klagen har i sidstnævnte eksempel kun opsættende virkning for rådgivers bistand til de to afgørelser, som er påklaget. Eksempel En virksomhed fik ved et tilsynsbesøg 2 strakspåbud, 4 påbud med frist samt et mange-påbud. Der blev klaget over 3 af de seks påbud, men ikke over mange-påbuddet. Arbejdstilsynet ophævede et af påbuddene ved remonstrationen. Klagen over de øvrige to påbud blev videresendt til klagenævnet med indstilling om fastholdelse. Da udfaldet af klagesagen vedrørende de to resterende påbud var afgørende for, om mange-påbuddet kunne opretholdes, blev dette også klagemarkeret, og Arbejdstilsynet sendte en særskilt indstilling til klagenævnet om fastholdelse af mange-påbuddet. Klagenævnet fastholdt de to påbud og traf selvstændig afgørelse om fastholdelse af mangepåbuddet. Arbejdstilsynets j.nr Det er vigtigt, at det af kvitteringsbrevet fremgår, i hvilket omfang klagen har opsættende virkning for rådgiverkravet. Klages der over rådgiverpåbuddet, men ikke over den / de underliggende afgørelser anses kun rådgiverkravet for påklaget, og klagen har ikke opsættende virkning for efterkommelse af det underliggende påbud. 12

15 Eksempel En større virksomhed fik i forbindelse med et tilsynsforløb i alt 8 afgørelser om overtrædelse af Arbejdsmiljøloven samt et mange-påbud. Virksomheden klagede kun over mange-påbuddet. Af de bagvedliggende afgørelser var der kun et påbud med frist, som ikke var efterkommet på klagetidspunktet. Dette blev ikke anset for påklaget. Mange-påbuddet blev fastholdt. Arbejdstilsynets j.nr Særligt om klage over afgørelser truffet ifm. markedsovervågning (MO) Markedsovervågnings-afgørelser, der er truffet efter arbejdsmiljøloven, kan påklages til Arbejdsmiljøklagenævnet efter 81 i AML. Sådanne klager behandles efter retningslinjerne i dette bilag. Det vil sige, at følgende afgørelser kan påklages efter bilagets procedure: 1. Afgørelser om at et produkt, der er bragt i omsætning før 1. juli 2013, ikke er i overensstemmelse med reglerne, 2. Påbud om at træffe foranstaltninger, når produktet ikke har været bragt i omsætning efter 30. juni 2013, og 3. Påbud om tilbagekaldelse af produkter, der ikke har været bragt i omsætning efter 30. juni Øvrige afgørelser i markedsovervågningssager træffes efter Lov om indretning m.v. af visse produkter og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed Arbejdstilsynets behandling af klagen En klage behandles i det center, der har truffet den afgørelse, der påklages. Centeret kan ved behov inddrage relevante fagkontorer i AFC eller landskoordinerende enheder i forbindelse med sagens behandling Arbejdstilsynets sagsbehandlingsmål Der skal ved klagesagens oprettelse tages stilling til om klagen skal behandles efter den almindelige klagesagsprocedure (42 dage) eller efter en af de to særlige hurtige procedurer (21 dage og 28 dage). 13

16 Den særligt hurtige procedure (formandsafgørelser) Efter arbejdsmiljølovens 81 a, stk. 7, skal visse kategorier af sager afgøres efter en særlig hurtig procedure. Arbejdsmiljøklagenævnets formand har derfor fået kompetence til at afgøre visse sager på nævnets vegne. Disse sager skal ikke afvente møde i nævnet. Det drejer sig om: klager der alene vedrører fristen for efterkommelse af påbud spørgsmål om fratagelse af en klages opsættende virkning spørgsmål om behandling af en for sent indgivet klage For at følge op på lovens intention om en særlig hurtig sagsbehandling i disse sager skal Arbejdstilsynet have en tilsvarende hurtig procedure for sagsbehandling. Sådanne sager skal behandles inden for 21 dage Klager over strakspåbud og forbud efter arbejdsmiljøloven (den særlig hurtige procedure) Klager over strakspåbud og forbud har ikke opsættende virkning. Strakspåbud og forbud indebærer en umiddelbar handlepligt for virksomhederne og klager over sådanne afgørelser efter arbejdsmiljøloven skal derfor behandles inden for 28 dage Klager over Arbejdstilsynets øvrige afgørelser efter arbejdsmiljøloven (sædvanlig klagesagsprocedure) Klager over andre afgørelser, herunder påbud med frist og strakspåbud i henhold til Lov om Røgfrie Miljøer skal behandles indenfor 42 dage Beregning af sagsbehandlingstid Sagsbehandlingstiden beregnes efter kalenderdage og er den tid, der går fra Arbejdstilsynet har modtaget klagen indtil: afgørelsen er ophævet af Arbejdstilsynet eller Arbejdstilsynet har videresendt klagen (med en udtalelse) til Arbejdsmiljøklagenævnet eller klager har meddelt, at klagen trækkes tilbage En klage anses for indgået til Arbejdstilsynet den dag, den er indgået, uanset tidspunktet på døgnet, dvs. også hvis den indgår efter almindelig arbejdstids ophør. Sagsbehandlingstiden beregnes/tælles imidlertid først fra dagen efter den dag, klagen er indgået. 14

17 2.8. Kvittering for klagen Når klagen er modtaget, skal der straks sendes en kvitteringsskrivelse til klager. Hvis det ikke er adressaten for afgørelsen eller dennes repræsentant, der klager, skal adressaten for afgørelsen desuden underrettes om klagen. Af kvitteringsskrivelsen skal det fremgå om klagen er rettidig, og om klage har opsættende virkning. Hvis klage ikke har opsættende virkning, fordi der er tale om en klage over et strakspåbud eller et forbud eller en for sen klage skal det fremgå, at virksomheden har pligt til at efterleve afgørelsen i den tid, der går med behandling af klagen. Der henvises til ovenstående, hvor der er redegjort nærmere for vurderingen af de nævnte forhold. Hvor der foreligger en grov overtrædelsessag, og virksomheden klager, skal der gøres opmærksom på, at Arbejdstilsynet fortsat overvejer, om der er grundlag for at melde virksomheden til politiet eller give den en bøde. 3. Sagens oplysning og vurdering af klagen Det er Arbejdstilsynet, der skal sikre, at klagesagen er såvel juridisk som sikkerheds- og sundhedsfagligt fuldt oplyst, inden den oversendes til Arbejdsmiljøklagenævnet. Det betyder at der i sagsbehandlingen skal foretages en vurdering af, om afgørelsen holder forvaltningsretligt, om dokumentationen er i orden, om vores faglige vurdering er korrekt, og om afgørelsen har fået den rigtige formulering og indhold Hvilken betydning har klagens indhold for sagens oplysning Efter de almindelige forvaltningsretlige principper er der i remonstrationsordningen indbygget en pligt for den myndighed, der modtager en klage over sin afgørelse, til at genoptage behandlingen af sagen, hvis klagen indeholder væsentlige nye oplysninger. 15

18 Derudover har myndigheden altid ret til at genoptage sagsbehandlingen. Arbejdstilsynet skal således først og fremmest skal forholde sig til de forhold, som klager anfører i klagen, hvad enten det vedrører forvaltningsretlige eller arbejdsmiljøfaglige forhold. Arbejdstilsynet er herudover forpligtet til af egen drift at forholde sig til evt. sagsbehandlingsfejl, som Arbejdstilsynet bliver opmærksom på. Det kan f.eks. være en forkert faglig vurdering eller at der uoverensstemmelse med Arbejdstilsynets normale praksis. Denne pligt skal ses i sammenhæng med officialmaksimen, som Arbejdstilsynet er underlagt. Pligten følger endvidere af det almindelige forvaltningsretlige ligebehandlingsprincip, idet en part ikke skal stilles ringere end andre, der ikke har klaget Vurdering af de forvaltningsretlig/juridiske aspekter Når Arbejdstilsynet modtager en klagesag, skal Arbejdstilsynet undersøge, om de forvaltningsretlige krav, der følger af forvaltningsloven og offentlighedsloven og af de uskrevne retsgrundsætninger, dvs. krav om høring, begrundelse, hjemmel, dokumentation for overtrædelsen samt krav om tydelighed i afgørelsen, er overholdt. Vurderingen af disse krav hænger tæt sammen med den arbejdsmiljøfaglige vurdering af afgørelsen Er kravet om høring opfyldt Arbejdstilsynet er forpligtet til af egen drift at kontrollere, om der er foretaget behørig partshøring af virksomheden. Dvs. også selvom virksomheden ikke klager over manglende partshøring. I Arbejdstilsynets sager kan der være sket skriftlig høring, mundtlig høring eller det kan være vurderet, at høring ikke skal foretages på grund af sagens akutte eller enkle karakter. Forvaltningsloven forudsætter, at alle tre muligheder kan være tilstrækkelige. Retningslinjerne omkring Arbejdstilsynets høringsprocedure er i øvrigt nærmere beskrevet i Kvalitetsprocedure G 203 Høring og besøgsrapport Om høring og oplysninger i den rapport der afleveres på tilsynet Den rapport, som den tilsynsførende altid skal aflevere til arbejdsgiveren (eller bygherren eller andre), skal afspejle rammerne omkring høring, fx om der er foretaget høring på stedet eller om der er blevet varslet skriftlig høring. Ved modtagelsen af en klage er det derfor vigtigt at kontrollere, hvad der fremgår af besøgsrapporten om høring. 16

19 Skriftlig høring Det kan være anført i den rapport, som Arbejdstilsynet afleverer til virksomheden på tilsynet, at der vil blive foretaget skriftlig høring. I så fald skal denne høring gennemføres. I modsat fald kan der være grundlag for at ophæve afgørelsen. Mundtlig høring/høring på stedet Arbejdstilsynet foretager som udgangspunkt høring på stedet. Arbejdstilsynet skal i disse tilfælde ikke alene kunne dokumentere, at der er foretaget høring under besøget, men også indholdet af høringen skal fremgå og det skal fremgå af den rapport, som afleveres på tilsynet. Følgende elementer skal tjekkes i rapporten: 1. Man skal sikre sig, at den der er hørt også kan udtale sig på arbejdsgiverens vegne, herunder acceptere de fremlagte faktiske forhold. 2. Man skal sikre sig, at der ikke er tale om et kompliceret arbejdsmiljøproblem, og at sagen vedrører enkle og forholdsvis overskuelige oplysninger om de faktiske forhold. 3. Man skal sikre sig, at de væsentlige fakta er nedskrevet, og som minimum de fakta, der er lagt vægt på i afgørelsen samt oplysninger om arbejdsgiverens evt. uenighed om fakta. 4. Besøgsrapportens side 2 skal være underskrevet. Er disse kriterier opfyldt, vil der ikke være grundlag for at anfægte den mundtlige høring. Er blot en af forudsætningerne ikke til stede, skal det overvejes om afgørelsen skal ophæves. Undladelse af høring I nogle tilfælde kan partshøring undlades. Det kan fx være, når Arbejdstilsynet konkret vurderer, at virksomhedens interesse i at sagens afgørelse udsættes må vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, der taler imod en sådan udsættelse. Det er typisk de situationer, hvor Arbejdstilsynet afgiver forbud eller strakspåbud. Efter omstændighederne vil Arbejdstilsynet således efter forvaltningslovens 19, stk. 2, nr. 3, kunne undlade at foretage partshøring med henvisning til, at der under et tilsynsbesøg er konstateret et alvorligt arbejdsmiljøproblem, som kræver øjeblikkelig indgriben. Dette vil typisk være relevant i sammenhæng med forbud eller strakspåbud. 17

20 Hvis der ikke er foretaget partshøring Tilsidesættelse af regler om partshøring medfører i almindelighed, at afgørelsen bliver ugyldig og derfor skal ophæves, medmindre myndigheden i den konkrete sag godtgør, at en høring af parten ikke ville have kunnet føre til et andet resultat, eller påviser at beslutningen i tilfælde af korrekt høring ikke ville have fået et anderledes indhold; med andre ord at den manglende partshøring har været konkret uvæsentlig. Der er principielt tale om en retlig mangel, hvis der kan konstateres en partshøringsfejl - også selv om virksomheden ikke nødvendigvis har klaget herover. En sådan fejl skal som udgangspunkt føre til ophævelse - også selv om virksomheden ikke nødvendigvis kræver dette. Officialmaksimen indebærer, at Arbejdstilsynet er forpligtet til at komme frem til den "materielle sandhed", og dette gælder også i remonstrationen. De bemærkninger, der er indkommet fra virksomheden i forbindelse med klagen, skal inddrages i den konkrete væsentlighedsvurdering, hvis de er relevante, f.eks. hvis er tale om nye fakta. Fremgår det således af sagens faktiske forhold - evt. suppleret af virksomhedens klage - at en høring ikke ville have ført til, at den tilsynsførende ville have truffet en anden afgørelse, bør afgørelsen ikke ophæves, i hvert fald ikke med henvisning til en manglende partshøring. Sammenfattende vil Arbejdstilsynet ved vurderingen af, om en afgørelse skal fastholdes - på trods af mangelfuld partshøring, kunne lægge vægt på følgende: Om klagen er rettet mod de faktiske oplysninger, som ligger til grund for afgørelsen Om klagen indeholder faktiske oplysninger, som ikke er medtaget i afgørelsen om de faktiske oplysninger er relevante for afgørelsens indhold Husk, at de hensyn, som Arbejdstilsynet i vurderingen har lagt vægt på, skal fremgå udtrykkeligt af udtalelsen til Arbejdsmiljøklagenævnet. Eksempel I forbindelse med et påbud om støjdæmpning havde Arbejdstilsynets foretaget høring på stedet. Klagenævnet udtalte, at partshøring ikke burde være foretaget på stedet, da det var en omfattende beskrivelse af mange faktiske forhold, der lå til grund for afgørelsen. Nævnet fandt imidlertid, at den 18

21 manglende skriftlige partshøring ikke havde været væsentlig for afgørelsen i det konkrete tilfælde. Påbuddet blev fastholdt. Arbejdstilsynets j.nr og Klagenævnets nyhedsbrev nr. 1/ Er kravet om begrundelse opfyldt Det skal også undersøges, om der er mangler i begrundelsen. Afgørelser skal være ledsaget af en skriftlig begrundelse, medmindre parten gives fuldt ud medhold. Begrundelsespligten er derfor obligatorisk for Arbejdstilsynet, fordi afgørelser vedrørende arbejdsmiljøloven som oftest er til ugunst for virksomheden. Begrundelsespligten omfatter både afgørelsens retlige og faktiske grundlag. Det vil sige, at det både skal fremgå med hvilken hjemmel, afgørelsen er truffet og på hvilket faktisk grundlag. Såfremt Arbejdstilsynets afgørelse beror på fortolkning af retsregler, skal den anlagte fortolkning beskrives. Der kan også efter omstændighederne være pligt til at henvise til Arbejdstilsynets interne retningslinjer (AT-instrukser) og lignende. Såfremt Arbejdstilsynets afgørelse beror på et skøn, skal hovedhensynene for skønnet beskrives. Mange af de arbejdsmiljøretlige regler giver Arbejdstilsynet en skønsbeføjelse. I remonstrationen skal Arbejdstilsynet derfor være særligt opmærksom på, om den foretagne skønsudøvelse er tilstrækkeligt beskrevet i begrundelsen. Arbejdstilsynets afgørelser er dog meget forskellige i relation til begrundelsespligten, idet mange afgørelser indeholder skøn, mens en mindre række afgørelser er påbud uden skøn, fx APV, AMO, m.v. At Arbejdstilsynets afgørelser mangler begrundelse er sjældent genstand for direkte klage. Klagen er ofte gemt i en formulering om, at klager ikke er enig i den vurdering Arbejdstilsynet har foretaget fx om farligheden af et kemikalie, forsvarligheden af en arbejdsmetode m.v Skønsafgørelser Mange af reglerne i arbejdsmiljølovgivningen overlader som nævnt et skøn til Arbejdstilsynet. Det gælder ord og begreber som unødig, effektiv og skal være fuldt forsvarligt. 19

22 Under klagesagsbehandlingen kan det være nødvendigt, at tage stilling til, om Arbejdstilsynet i sin begrundelse har taget højde for at få vurderet, hvorfor en påvirkning eller en belastning er unødig eller hvorfor en udsugning eller en foranstaltning ikke er effektiv. Det er en fordel, at Arbejdstilsynet skriftligt tydeliggør den foretagne skønsudøvelse, dvs. udtrykkeligt angiver, hvad Arbejdstilsynet i sin vurdering har lagt vægt på. Hvis dette ikke er blevet gjort (tilstrækkeligt klart) i Arbejdstilsynets afgørelse, kan det med fordel gøres i udtalelsen til Arbejdsmiljøklagenævnet Afgørelser uden skøn Modsat kan det også være tale om fuldt retsbundne regler som f.eks. reglerne om unges arbejde, hvor der i mange af reglerne ikke er overladt skøn til Arbejdstilsynet. Her vil begrundelsen ofte bestå af en henvisning til retsreglerne. Fiktivt eksempel Ifølge reglerne om unges arbejde må unge som er år, eller som er omfattet af undervisningspligten, ikke arbejde i tidsrummet mellem kl og kl Reglerne er overtrådt, idet det ved besøget kl blev konstateret, at en 14-årig pige ekspederede i butikken Hvis der ikke er givet begrundelse Begrundelseskravet er principielt af sekundær betydning i forhold til de indholdsmæssige krav til afgørelsen. Med andre ord kan afgørelsen som sådan være korrekt, selv om begrundelsen er fejlbehæftet. Det skal derfor vurderes, om den mangelfulde begrundelse kan have påvirket indholdet af afgørelsen. Hvis dette er tilfældet, skal afgørelsen som udgangspunkt ophæves. Således skal afgørelsen erklæres ugyldig, hvis begrundelsen helt mangler eller på afgørende punkter er ufyldestgørende. Omvendt vil mindre alvorlige begrundelsesmangler typisk være konkret uvæsentlige for indholdet af den trufne afgørelse. I forhold til begrundelsen skal følgende spørgsmål besvares i remonstrationen: Indeholder afgørelsen henvisning til relevante retsregler? Hvis retsreglerne ikke er helt klare, indeholder begrundelsen så en redegørelse for fortolkningen af retsreglerne? 20

23 Hvis retsreglerne indrømmer Arbejdstilsynet et skøn, indeholder begrundelsen så en redegørelse for den foretagne skønsudøvelse, dvs. de elementer som Arbejdstilsynet særligt har lagt vægt på i afgørelsen? Indeholder begrundelsen i relevant omfang en redegørelse for de faktiske omstændigheder? Hvis det faktuelle grundlag lægger op til en vurdering af oplysningernes betydning eventuelt over for andre (modstridende) oplysninger, indeholder begrundelsen så en redegørelse for den foreliggende dokumentation? Er oplysningerne præsenteret, så det klart fremgår for adressaten, hvilke oplysninger Arbejdstilsynet har lagt vægt på i afgørelsen? Indeholder begrundelsen den konkrete subsumption? Hvis der kan svares bekræftende på alle spørgsmålene, er begrundelsen korrekt. Hvis der kan svares negativt på et eller flere af spørgsmålene, er der principielt tale om en begrundelsesmangel, og det må derfor vurderes, om afgørelsen skal ophæves. Ved denne vurdering lægges vægt på følgende momenter: Mangler begrundelsen helt eller delvist, eller er den på afgørende punkter utilstrækkelig? Må der antages at være en sammenhæng mellem den mangelfulde begrundelse og afgørelsens indhold? Hvis der kan svares bekræftende på et af spørgsmålene, skal afgørelsen som udgangspunkt ophæves. Kan der derimod svares negativt på begge spørgsmål, er begrundelsesmanglen konkret uvæsentlig. I så fald kan afgørelsen fastholdes, men Arbejdstilsynet bør i sin udtalelse til Arbejdsmiljøklagenævnet udbedre begrundelsen. Bemærk, at afgørelseskonceptet i Arbejdstilsynet er sådan konstrueret, at begrundelsen teknisk er opdelt i et prosaafsnit og et hjemmelsafsnit. Det betyder, at man ved vurderingen af begrundelsen i afgørelsen skal huske at spørgsmålet om, hvorvidt forvaltningslovens krav om henvisning til retsregler er opfyldt, skal vurderes ved læsning af begge afsnit Er der mangler i afgørelsens hjemmelsangivelse Det skal undersøges om afgørelsen savner hjemmel eller om der er mangler i hjemmelsangivelsen. Det følger af det almindelige ulovbestemte legalitetsprincip, at Arbejdstilsynets afgørelser skal havde hjemmel i lov. Hjemlen skal fremgå af afgørelsen. 21

24 Der skal naturligvis henvises til den korrekte hjemmel og henvisningerne bør være så præcise som muligt. Det betyder, at der skal henvises til den korrekte lov og bekendtgørelse, til den korrekte paragraf og til det relevante stykke og/eller nummer. Kravet om præcision indebærer endvidere, at der i almindelighed bør henvises til en speciel bestemmelse frem for en generel bestemmelse, såfremt et faktisk forhold er omfattet af begge. Efter fast praksis henviser Arbejdstilsynet som hovedregel til de generelle bestemmelser i loven og samtidig til en mere specifik bestemmelse i en tilhørende bekendtgørelse. Såfremt der er angivet forkert hjemmel i en påklaget afgørelse, men afgørelsen dog har hjemmel i en anden paragraf, rejser dette spørgsmålet, om Arbejdstilsynet efter klagen kan ændre dette ved at berigtige denne i remonstrationen. En upræcis henvisning er ikke nødvendigvis en hjemmelsmangel, som medfører afgørelsens ugyldighed og derved ophævelse. En upræcis hjemmelshenvisning kan efter omstændighederne "repareres", dvs. berigtiges, i remonstrationen ved at anføre en mere korrekt speciel hjemmel som supplement til den allerede anførte generelle bestemmelse. Det er selvfølgelig en forudsætning for reparation, at afgørelsen rent faktisk har hjemmel. Herudover skal Arbejdstilsynet ud fra de samme oplysninger, kunne træffe den samme afgørelse, og der skal således være sikkerhed om sagens oplysninger og herunder Arbejdstilsynets skøn. Har afgørelsen ikke hjemmel skal den ophæves. 22

25 Eksempel Arbejdsmiljøklagenævnet fandt ikke, at den manglende hjemmel fra bekendtgørelse havde betydning for afgørelsens gyldighed med henvisning til, at reglerne er enslydende og at beskrivelse og begrundelse angav kravet Arbejdstilsynets j.nr Link til paradigme for udtalelse til nævnet - fastholdelse med præcisering/ændring af hjemmel Er dokumentationen i orden Ved vurderingen af klagen, skal Arbejdstilsynet undersøge, om der er redegjort for de faktiske omstændigheder, som ligger til grund for afgørelsen. Kravet om, at der skal være redegjort for de faktiske omstændigheder skal ses i sammenhæng med kravet til begrundelse. I begrundelsen skal de faktiske oplysninger nemlig subsumeres under de relevante retsregler. De faktiske omstændigheder skal endvidere i et vist omfang være understøttet af dokumentation. Hvis klagen indeholder nye oplysninger vil det være en god idé at kontakte den tilsynsførende for at få dennes bemærkninger Generelt De faktiske omstændigheder, som ligger til grund for en afgørelse, skal præsenteres for virksomheden på en måde, så denne er i stand til at varetage sine interesser - herunder at vurdere de oplysninger, som virksomheden bliver partshørt over, og som Arbejdstilsynet har lagt til grund for afgørelsen. Det er også som klart udgangspunkt et krav, at det i beskrivelsen af de faktiske forhold er angivet, hvem hos virksomheden, der har afgivet de pågældende oplysninger. Herudover skal beskrivelsen være let læselig, kort og præcis, tekniske ord/fagudtryk skal om nødvendigt forklares, og den skal være udtømmende. Kravene til beskrivelsen bygger på et hensyn til afgørelsens adressat. Hvis kravene overhovedet ikke er opfyldt, må det overvejes, om afgørelsen skal ophæves. 23

26 Link til paradigmer for ophævelse Krav om relevans Det skal undersøges, som oplysningerne i afgørelsen er relevante. Selvom der er en beskrivelse af de faktiske forhold, der ligger til grund for en afgørelse, kan de relevante faktiske forhold være tæt på umulige at identificere, fordi der i afgørelsen er medtaget en lang række andre oplysninger af irrelevant karakter. Der skal i en afgørelse alene redegøres for oplysninger af relevans for den pågældende afgørelse. Oplysninger uden reel betydning for afgørelsen skal ikke medtages. Overflødige oplysninger har som udgangspunkt ingen betydning for en afgørelses materielle korrekthed, og at sådanne irrelevante oplysninger er medtaget kan næppe i sig selv føre til, at en afgørelse må ophæves. Det kan dog ikke udelukkes, at en ekstrem mængde af oplysninger uden relevans for afgørelsen kan have indflydelse på afgørelsens gyldighed. Hvis mængden af irrelevante oplysninger er så omfattende, at virksomheden reelt ikke har mulighed for at varetage sine interesser - navnlig i forbindelse med partshøringen - er der tale om en retlig mangel ved afgørelsen. Afgørelsen vil efter omstændighederne i så fald være ugyldig Er afgørelsen klar Det skal undersøges, om afgørelsen er klar og utvetydig. De faktiske oplysninger skal være præsenteret i afgørelsen på en klar og utvetydig måde. Det skal være klart, hvad Arbejdstilsynet har lagt til grund med hensyn til de faktiske omstændigheder. I modsat fald vil virksomheden ikke kunne varetage sine interesser i fornødent omfang. Link til paradigmer for ophævelse Er der dokumentation for konstatering Ved vurderingen af klagen, skal det undersøges om kravene til konstatering er opfyldt. I Arbejdstilsynets interne instruks IN-18-8 om konstatering af overtrædelser findes en række retningslinjer for, hvilke krav der kan stilles til Arbejdstilsynets konstateringer. I afgørelsessager har Arbejdstilsynet en almindelig pligt til at notere relevante oplysninger, jf. offentlighedslovens Dokumentation for egne iagttagelser Sædvanligvis sker konstateringer af overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen på baggrund af Arbejdstilsynets egne iagttagelser ved tilsynsbesøg hos virksomhederne. Iagttagelserne vil i udgangspunktet være tilstrækkelige til at danne grundlag for afgørelsen. 24

27 Iagttagelserne kan underbygges med dokumentation. En sådan dokumentation kan eksempelvis være fotografier eller målinger. Selv om en iagttagelse principielt kan være tilstrækkelig som grundlag for en afgørelse, kan dokumentation blive nødvendigt Rekonstruktion og demonstration som dokumentation I nogle tilfælde bygger Arbejdstilsynets konstateringer på en rekonstruktion eller en demonstration. For eksempel en rekonstruktion af, hvordan en stige var opstillet, da en ulykke skete, eller en demonstration af en løfteopgave, som jævnligt forekommer på et arbejdssted, men ikke blev udført under Arbejdstilsynets besøg. Hvis der i klagen gøres indsigelse mod sådanne konstateringer, skal det vurderes, om rekonstruktionen/demonstrationen konkret kan anses for valid. Herunder om det har været klart for de pågældende, hvad Arbejdstilsynet har ønsket at få forevist, og om repræsentanter for virksomhedens ledelse har overværet og/eller anerkendt det foreviste. Eksempel Arbejdstilsynet afgav strakspåbud om brug af tekniske hjælpemidler ved udskiftning af folieruller på en maskine. Påbuddet blev afgivet på baggrund af oplysninger om, at der skulle påsættes en rulle cirka en gang ugentligt, samt en demonstration af, hvordan opgaven normalt blev udført. Det fremgik heraf, at to personer løftede en vægt på 55 kg i op til ¾ arms afstand med kraftig foroverbøjning. Der forelå fotos af demonstrationen. I klagen anførte virksomheden blandt andet, at Arbejdstilsynet ikke havde set arbejdet blive udført, og at demonstrationen ikke var i overensstemmelse med virksomhedens praksis. Klagenævnet fastholdt påbuddet og bemærkede, at der var tilstrækkelig grund til at fastslå, at virksomhedens praksis er den under tilsynsbesøget viste. Der blev lagt vægt på, at demonstrationen var udført af to ansatte under tilstedeværelse af virksomhedens lokale ledelse, og at Arbejdstilsynet havde bedt de ansatte vise, nøjagtigt hvordan de plejede at gøre. Arbejdstilsynets j.nr

28 Dokumentation for arbejde udført før Arbejdstilsynets besøg I nogle tilfælde er Arbejdstilsynets afgørelser om overtrædelser af arbejdsmiljøreglerne alene baseret på oplysninger om overtrædelser, som har fundet sted umiddelbart inden tilsynsbesøget. Dette vil typisk være tilfældet, når tilsynsbesøget er foranlediget af en arbejdsulykke. Selv om Arbejdstilsynet ikke ved selvsyn kan konstatere overtrædelsen, kan der træffes afgørelse, hvis det kan konstateres, at der er tale om en væsentlig overtrædelse af arbejdsmiljøreglerne. Dette følger af Arbejdstilsynets interne instruks nr. IN-18-8 om konstatering af overtrædelser, hvorefter en række kriterier skal være opfyldt for, at Arbejdstilsynet kan konstatere en sådan væsentlig overtrædelse, der ikke ved selvsyn har været iagttaget. Eksempel Ved klage over et strakspåbud om stilladsuddannelse blev det blandt andet anført, at Arbejdstilsynet ikke havde set den pågældende medarbejder udføre nedtagning af stilladset i over 3 meters højde, og at der var andre på pladsen, som havde stilladsuddannelsen. Klagenævnet fastholdt påbuddet og lagde vægt på, at medarbejderen under tilsynsbesøget havde oplyst, at han havde nedtaget stilladset fra over 3 meters højde, uden at være i besiddelse af stilladsuddannelse. Nævnet bemærker, at Arbejdstilsynet kan træffe afgørelse om forhold, selvom Arbejdstilsynet ikke ved selvsyn har set overtrædelsen, hvis situationen sammenholdt med oplysninger givet på stedet, vurderes tilstrækkelige. Arbejdstilsynets j.nr / Dokumentation, når ingen mulighed for selvsyn Endelig forekommer det, at arbejdsmiljøforholdene er af en sådan karakter, at det ikke er muligt for Arbejdstilsynet ved selvsyn at konstatere overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen, f.eks. hvis der er tale om forhold relateret til det psykiske arbejdsmiljø. Selv om forholdene ikke er umiddelbart konstaterbare, kan der være grundlag for at træffe en afgørelse om, at en virksomhed har overtrådt arbejdsmiljøreglerne. Ifølge Arbejdstilsynets interne instruks nr. IN-18-8 må en overtrædelse af arbejdsmiljølovgivningen truffet på baggrund af ikke fysisk konstaterbare forhold bero på en helhedsvurdering. Der skal således foretages en faglig og loyal afvejning af alle for sagen relevante forhold. 26

29 Dette stiller store krav til beskrivelse og dokumentation. Også fordi det ofte i klagesager forekommer, at der stilles spørgsmålstegn ved de faktuelle forhold. Principperne bag den her beskrevne inddragelse og afvejning af forskellige forhold er illustrative for alle sager, hvor der skal foretages en samlet afvejning af forskellige forhold, som ikke er fysisk konstaterbare, og samlet set kræves det, at der er foretaget en grundig indsamling af oplysninger, at alle oplysningerne er afvejet fagligt og loyalt over for hinanden, at flere forhold efter afvejningen peger i retning af en overtrædelse, og at virksomhedens ledelse eller repræsentant kan bekræfte oplysningerne Beskrivelsen, herunder dokumentation, lider af mangler Hvis det i forbindelse med remonstrationen vurderes, at der ikke har været tilstrækkeligt grundlag for at træffe den pågældende afgørelse, skal afgørelsen ophæves. Det er dog ikke almindeligt, at der ikke har været grundlag for at træffe afgørelsen. Mere almindelig er det, at fakta ikke er blevet grundigt nok beskrevet. Konsekvensen er den samme: afgørelsen ophæves Vurdering af sagens arbejdsmiljøfaglige aspekter Det skal undersøges, om afgørelsen er fagligt korrekt, herunder om den følger regler og retningslinjer på området, herunder om praksis for afgivelse af påbud er fulgt. I den forbindelse kan man herudover tale med den tilsynsførende og rådføre sig med andre kolleger og se i AMK afgørelser/amk- årsberetning, branchevejledninger og domstolsafgørelser Er afgørelsen formuleret korrekt Ved behandling af klagen skal det undersøges, om afgørelsen er formuleret klart og præcist. Formuleringen af påbud skal ses i nøje sammenhæng med hjemlen til den pågældende afgørelse. Således skal en afgørelse, hvis hjemmel er arbejdsmiljølovens 17 om instruktionspåbud, formuleres som et påbud om at instruere nogen i noget og ikke f.eks. om at sikre forsvarligheden af noget. Hjemmel og påbudsformulering skal således altid være tænkt sammen ( den røde tråd ) For brede formuleringer Udover de ovenfor citerede krav, stilles der også krav om, at afgørelserne ikke formuleres for bredt, idet det så kan være uklart for virksomheden, hvad denne skal foretage sig for at efterkomme afgørelsen. 27

30 Eksempel Arbejdstilsynet vurderede, at bestemte dele af en virksomheds procedure for opsætning af varer var i strid med arbejdsmiljølovgivningen. Afgørelsen blev truffet på baggrund af en arbejdsskade, der skete, fordi en ansat snublede over en palleløfter, idet den ansatte bar på kasser, som hindrede for vedkommendes udsyn. På denne baggrund udstedte Arbejdstilsynet følgende påbud: "Virksomheden påbydes at sikre at arbejdet sker sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt." Påbuddet blev ophævet, fordi det var formuleret for bredt, idet det slet ikke var klart, hvad virksomheden skulle have fokus på for at efterkomme påbuddet. Påbuddet burde have specificeret, hvilken del af arbejdsprocessen, som var påbuddets konkrete genstand. Påbuddet burde derfor have været formuleret direkte med henblik på disse momenter. Arbejdstilsynets j.nr Som det fremgår af eksemplet skal for bredt formulerede afgørelser som udgangspunkt ophæves For konkret formuleret En meget konkret formulering af et påbud mv. kan ligeledes være uhensigtsmæssig, fordi det efter sin ordlyd omfatter en snævert afgrænset situation, som med kun meget lidt sandsynlighed må forventes at opstå igen og det kan derfor være vanskeligt for virksomheden at gennemskue, hvad den skal foretage sig for at efterkomme påbuddet. Om afgørelsen skal ophæves, vil afhænge af omstændighederne og om afgørelsen signalerer et krav, som Arbejdstilsynet ikke kan stille (metodepåbud) se nærmere i afsnit Klager over at der ikke er valgt den korrekte reaktion 4.1. Krav til de enkelte reaktioner I nogle tilfælde klages der over, at Arbejdstilsynet ikke har brugt den korrekte reaktion typisk brugt strakspåbud i stedet for påbud med frist, forbud i stedet for strakspåbud eller påbud med frist i stedet for en afgørelse uden påbud. Reglerne for anvendelse af Arbejdstilsynets reaktioner findes i arbejdsmiljølovens 77, stk. 1 og 2. Medens et påbud med frist kan afgives, blot der foreligger en overtrædelse, stilles der yderligere krav, når der afgives strakspåbud eller nedlægges forbud mod fortsat arbejde. 28

31 Efter 77, stk.1 kan et påbud udstedes med fristen straks som et strakspåbud. Der henvises til instruks om anvendelse af strakspåbud Der henvises desuden til instruks om anvendelse af strakspåbud ved tunge løft Hertil kommer at man må inddrage det almindelige proportionalitetsprincip i afgørelsen, det vil sige, der skal være et rimeligt forhold mellem krav og løsning. Ved vurderingen af, om det har været berettiget at bruge forbud, skal betingelserne i paragraffen sammenlignes med beskrivelse og begrundelse i forbuddet. Ved vurderingen af, om det var korrekt at give et AUP, skal det undersøges, om det i beskrivelse og vurdering i afgørelsen er beskrevet, at forholdene er bragt i orden inden afgørelsestidspunktet, ligesom det skal fremgå, hvordan problemet er løst Hvad er konsekvensen af, at reaktionen er forkert? Ud fra det ovenfor angivne må det i remonstrationen overvejes, om betingelserne for den valgte reaktion konkret er opfyldt. Hvis dette ikke er tilfældet, skal det vurderes om reaktionen skal ophæves. Hvis reaktionen/afgørelsen skal ophæves, skal det overvejes, om det er relevant at udstede en ny afgørelse med den korrekte reaktion. Hvis Arbejdstilsynet vælger at genoptage sagen og derved træffer en ny afgørelse, aktualiseres forvaltningslovens sagsbehandlingsgarantier på ny. Remonstrationen må i dette tilfælde resultere i en ophævelse af den oprindelige afgørelse. Det er imidlertid vigtigt, at Arbejdstilsynet samtidig med ophævelsens meddelelse gør klager opmærksom på, at Arbejdstilsynet har genoptaget sagen og i den forbindelse agter at træffe en ny afgørelse eventuelt fremsender den nye afgørelse samtidig med ophævelse af den oprindelige. Det må antages, at netop området for reaktioner er et område, hvor der ofte kan træffes en ny afgørelse uden at foretage et nyt besøg. Tidsfaktoren kan dog tale imod en sådan løsning. Hvis der udstedes en alternativ eller supplerende sanktion, er der reelt tale om en ny afgørelse, som aktualiserer alle almindelige forvaltningsretlige krav, herunder bl.a. med hensyn til begrundelse og hjemmel. Det betyder også, at Arbejdstilsynet som udgangspunkt skal foretage partshøring. Partshøringspligten i forvaltningslovens 19, stk. 1, er aktuel, selv om virksomheden er bekendt 29

32 med, at Arbejdstilsynet er i besiddelse af de pågældende oplysninger, fordi virksomheden ikke ved, at oplysningerne indgår som grundlag for en (ny) afgørelse. I tilfælde af at virksomheden under en sådan fornyet partshøring oplyser at have løst det arbejdsmiljøproblem, som lå til grund for den oprindelige afgørelse og i øvrigt fremlægger tilstrækkelig dokumentation herfor, kan Arbejdstilsynet enten vælge helt at undlade at træffe en ny afgørelse (og således står ophævelsen af den oprindelige afgørelse alene, og virksomheden vil ikke have modtaget en sanktion), eller at anvende sanktionen afgørelse uden påbud. Sidstnævnte vil dog kræve, at Arbejdstilsynet har belæg for på baggrund af sagens omstændigheder at konstatere, at der oprindeligt var et problem, som burde have ført til en reaktion. Eksempel Arbejdstilsynet ophævede en afgørelse uden påbud i remonstrationsperioden, og sendte samtidig en ny afgørelse uden påbud og uden at sende denne i høring, da det alene var begrundelsen (og ikke de faktiske forhold), der blev ændret. Afgørelsen blev herefter påklaget på ny. Nævnet, fastholdt den nye afgørelse Betydning af manglende klagevejledning Der skal gives klagevejledning til alle Arbejdstilsynets skriftlige afgørelser, der ikke giver klager fuldt ud medhold. Manglende klagevejledning kan ikke begrunde en ophævelse men medfører, at klagefristen i Arbejdsmiljølovens 81, først løber fra det tidspunkt, hvor korrekt klagevejledning er givet. 5. Udfaldet af vurderingen 5.1. Afgørelsen fastholdes Når klagesagen foreligger fuldt oplyst, og det vurderes, at afgørelsen skal fastholdes, skal klagen oversendes til Arbejdsmiljøklagenævnet til endelig afgørelse. Med oversendelsen skal følge Arbejdstilsynets udtalelse, hvortil der vedlægges alle relevante bilag. Udtalelsen skal have følgende indhold: Angivelse af klage. Gengivelse af det/de forhold, der klages over. 30

33 Sagens indhold, herunder redegørelse for sagens forløb og de faktiske forhold. Stillingtagen til klagers påstande/anbringender. Arbejdstilsynets sagsbehandling. Konklusion, herunder Arbejdstilsynets vurdering. Angivelse af, hvilke bilag der sendes med. I udtalelsen til Arbejdsmiljøklagenævnet skal der således være taget stilling til de juridiske og tilsynsfaglige aspekter, som sagen giver anledning til. Link til paradigmer for udtalelse til klagenævnet Arbejdstilsynets beslutning om, at afgørelsen skal fastholdes, er en processuel beslutning. Der er ikke, udover det, der følger af almindelig god forvaltningsskik, særlige formkrav til udtalelsen til Arbejdsmiljøklagenævnet. Der er derfor rum for, at udtalelserne kan varieres alt efter sag og klage. Det er dog særdeles vigtigt, at der i indstillingen er taget stilling til samtlige klagepunkter. Hvis der findes en praksis på det pågældende område, oplyses dette, og der henvises til nævnsafgørelser og domme i lignende sager og til den At-vejledning, der omhandler emnet. Der kan tillige henvises til Branchevejledninger, hvis sådanne findes indenfor området. Arbejdsmiljøklagenævnet kan både under forberedelsen af sagen til nævnsmødet og efter behandlingen på nævnsmødet have behov for at høre Arbejdstilsynet om spørgsmål af arbejdsmiljøfaglig karakter. Nævnet vil afhængig af sagens karakter sætte en frist for Arbejdstilsynet. Såfremt det ikke er muligt at svare inden fristen, kan Arbejdstilsynet anmode nævnet om udsættelse. Dette vil som hovedregel blive imødekommet Afgørelsen berigtiges eller ændres Berigtigelse af afgørelsen Det antages, at forvaltningsmyndigheder har mulighed for at berigtige skrivefejl i ord, navne, tal samt regnefejl og fejl/forglemmelser, som kun vedrører formen. Der er også praksis for at man kan ændre paragraffen, såfremt der er en anden paragraf, der dækker ordlyden i påbuddet og der således er hjemmel for afgørelsen. Arbejdstilsynet har således mulighed for at rette ovenstående typer af fejl. Fejl vedrørende materielle spørgsmål, som er behandlet i afgørelsen, kan ikke korrigeres alene ved en berigtigelse. 31

34 I forbindelse med berigtigelser skal der ikke tages samme hensyn til parter som ved ændring af en afgørelse. Der er således en videre adgang til at berigtige fejl i en afgørelse, end til at ændre en afgørelse. Når en fejl berigtiges skal der ikke træffes en ny afgørelse. Fejlen kan rettes ved almindeligt brev til virksomheden. Det er en god ide, at give klager mulighed for at komme med eventuelle bemærkninger til berigtigelsen. Hvis det vurderes, at der er henvist til en forkert bestemmelse som hjemmel for en afgørelse, men at denne manglende henvisning ikke skal føre til en ophævelse, idet der er sikkerhed omkring sagens oplysninger (og der rent faktisk er hjemmel for kravet), kan hjemlen berigtiges under remonstrationen. Hvis det der klages over kan berigtiges i remonstrationen, afsluttes sagen med berigtigelsen Ændring af afgørelsen? Hvis Arbejdstilsynet ved revurdering af sagen finder, at afgørelsen er gyldig men har mangler, opstår spørgsmålet om, hvorvidt Arbejdstilsynet kan ændre sin afgørelse. Arbejdstilsynets afgørelser har ofte virkninger for andre end klager, der typisk er arbejdsgiveren. Det, der er til gunst for arbejdsgiveren, kan opfattes som værende til skade for de ansatte og omvendt. Dette kan betyde, at muligheden for at ændre afgørelsen til gunst for arbejdsgiveren begrænses, idet dette typisk vil være til skade for andre. Omvendt kan det betyde, at der lettere kan ændres i skærpende retning over for arbejdsgiveren. Muligheden for at ændre en afgørelse afhænger endvidere af, hvilke grunde Arbejdstilsynet har for at ændre. Der er således større mulighed for at ændre en afgørelse, hvis ændringen er begrundet i hensyn til menneskers liv, sundhed og velfærd eller i øvrigt begrundet i formålet med arbejdsmiljøloven. Det vil dog ofte være således, at der lige så hurtigt kan træffes en ny afgørelse, som der kan ændres i afgørelsen. 32

35 5.3. Afgørelsen ophæves Afgørelsen ophæves og der gives samtidig en ny Hvis en afgørelse lider af mangler, der gør den ugyldig eller forkert skal den ophæves. Samtidig opstår spørgsmålet, om arbejdsmiljøproblemet stadig eksisterer, og der derfor skal træffes en ny afgørelse og i bekræftende fald om dette fordrer et nyt besøg Ny afgørelse uden nyt besøg Afgørelser vedrørende ændring af reaktionen vil typisk kunne ske uden nyt besøg, hvor fakta ikke er ændret. Det samme gælder, såfremt en afgørelse ophæves på grund af manglende høring. Her er fakta heller ikke ændret, der er blot ikke hørt tilstrækkeligt over fakta. Det samme kan gælde for mangelfuld begrundelse eller ukorrekt formulering af afgørelsen (f.eks. funktion og ikke metode), samt hvis der er tale om forkert adressat. Endelig kan der være tale om rent formelle fejl f.eks. også skabelonfejl. I disse tilfælde vil Arbejdstilsynet kunne træffe en ny afgørelse uden nyt besøg. Der vil i langt de fleste tilfælde skulle foretages ny høring inden den nye afgørelse træffes. Selv i tilfælde hvor ændringen måske ikke skulle i høring efter reglerne, skal man dog være opmærksom på, at man, forinden der træffes ny afgørelse, skal sikre sig, at der stadig eksisterer en overtrædelse, hvorfor det som minimum vil være nødvendigt at høre herom inden afgørelse på ny træffes. Eksempel I forbindelse med undersøgelse af en arbejdsulykke blev der givet strakspåbud om at sikre mod ulykker ved elektrisk strøm og eksplosioner ved termografering af eltavler. Virksomheden klagede og indsendte sammen med klagen en nærmere redegørelse om, at ulykken ikke var sket i forbindelse med termografering af eltavler, men derimod ved kontrol af låsemekaniskmen på eltavlerne. Arbejdstilsynet ophævede strakspåbuddet og fremsendte høring af påbud om sikring af arbejdet mod ulykker ved elektrisk strøm ved arbejde med låger på eltavler på baggrund af de fornyede oplysninger i sagen uden at genbesøge virksomheden. Arbejdstilsynets j.nr

36 Ny afgørelse efter nyt besøg Hvis det ikke kan afklares om en overtrædelse stadig eksisterer, eller om der overhovedet er tale om en overtrædelse, skal der foretages et nyt besøg til konstatering heraf. Rent forvaltningsretlig er der herefter tale om et ganske almindeligt tilsyn. Virksomheden skal have underretning om ophævelsen og om, at der vil blive foretaget et nyt besøg. Virksomheden bør oplyses om inden for hvilken tidshorisont besøget planlægges aflagt. Ophævelsen er en afgørelse, der skal følge de forvaltningsretlige regler Afgørelsen ophæves uden der afgives en ny afgørelse En afgørelse anses for ugyldig, hvis den lider af visse væsentlige mangler. Der kan være tale om såvel retlige som formelle mangler. Hvis en afgørelse anses for ugyldig stilles adressaten for afgørelsen, som om afgørelsen aldrig har været truffet. Når en klage modtages i Arbejdstilsynet, og det efter en umiddelbar vurdering er Arbejdstilsynets opfattelse, at afgørelsen er ugyldig og bør ophæves, vil det normalt ikke være nødvendigt, at foretage en nøjere vurdering. Hvis Arbejdstilsynet finder, at en afgørelse er ugyldig, gives meddelelse til klageren om, at afgørelsen ophæves. Meddelelsen er en afgørelse i forvaltningslovens forstand, den skal derfor opfylde de formelle krav til en forvaltningsafgørelse. Reglerne om ophævelse på grund af ugyldighed er beskrevet i den forvaltningsretlige teori. Nedenfor er angivet de overordnede retningslinjer for, hvornår der kan være tale om ugyldighed Retlige mangler Den retlige mangel skal som hovedregel have været af væsentlig betydning for den konkrete afgørelse, og der kan foreligge undskyldende momenter, der taler for at opretholde afgørelsen fx hensynet til parten selv og retsvirkningerne i forhold til andre (parter). Følgende retlige mangel vil altid medføre ugyldighed: - Afgørelsen mangler hjemmel i arbejdsmiljølovgivningen eller rygeloven Følgende mangler vil som altovervejende hovedregel medføre ugyldighed 34

37 - Afgørelsen har væsentlige mangler i form af fx uklarhed eller manglende konkretisering af, hvad afgørelsen går ud på. En sag kan indirekte komme til at lide af hjemmelmangel, fordi der bliver udstedt et metodepåbud, hvor der kun er hjemmel til et funktionspåbud. Eksempel Ved klage over et strakspåbud om brug af værnefodtøj blev det blandt andet gjort gældende, at der var tale om et uhjemlet metodepåbud. Klagenævnet fastholdt kravet om værnefodtøj, men ændrede efterkommelsesfristen. Nævnet bemærkede i afgørelsen, at reglen om brug af personlige værnemidler foreskriver den metode, der skal anvendes, hvis der er risiko for fodskader, som i denne sag. Arbejdstilsynets j.nr Eksempel Klagenævnet hjemviste et påbud om akustikregulering blandt andet under henvisning til, at der var stillet krav om en bestemt metode uden hjemmel. Nævnet bemærkede blandt andet, at Arbejdstilsynets påbud var formuleret således, at virksomheden skal lave akustikregulering. Det vil sige et krav om en metode, som kræver hjemmel i reglen om akustikregulering i bekendtgørelsen om faste arbejdssteders indretning. Denne regel var ikke citeret i Arbejdstilsynets afgørelse. Arbejdstilsynets j.nr og Nyhedsbrev 1 / Formelle mangler Der vil typisk være tale om ugyldighed på grund af formelle mangler, hvis fundamentale formkrav eller krav til sagsbehandling er tilsidesat. Fx har hovedparten af forvaltningslovens regler karakter af sådanne garantiforskrifter, hvis manglende overholdelse kan medføre ugyldighed. Følgende er eksempler på formelle mangler, som kan medføre ugyldighed: Afgørelsen mangler begrundelse Regler om partshøring eller partsaktindsigt er tilsidesat Forkert adressat 35

38 Manglende klagevejledning kan ikke begrunde en ophævelse men medfører, at klagefristen i Arbejdsmiljølovens 81 først løber fra det tidspunkt, hvor korrekt klagevejledning er givet Underretning om ændring eller ophævelse af afgørelse Arbejdstilsynets afgørelse om ophævelse skal stiles til adressaten for afgørelsen eller dennes repræsentant, dvs. den afgørelsen retter sig til, og kopi til klager i de få tilfælde, hvor adressat og klager ikke er sammenfaldende. Hvis en organisation klager på adressatens vegne, vil underretning om ændring eller ophævelse af afgørelsen skulle sendes til adressaten med kopi til organisationen. Hvis afgørelsen retter sig til flere, anses de alle som adressater. Hvis adressaten er arbejdsgiveren, skal arbejdsgiveren gøres bekendt med pligten til at underrette arbejdsmiljøorganisationen/de ansatte og tillidsrepræsentant Tilbagemelding til den tilsynsførende om ændring eller ophævelse af afgørelse Hvis den påklagede afgørelse ophæves eller ændres i remonstrationen, er det vigtigt, at der sker en læring heraf i Arbejdstilsynet. Derfor skal der ske en tilbagemelding om ophævelsen/ændringen fra den jurist, der har behandlet klagesagen til den tilsynsførende/sagsbehandler, der har truffet den påklagede afgørelse. Tilbagemeldingen skal indeholde følgende: hvorfor ophæves/ændres afgørelsen er der andre problemer i afgørelsen hvordan skulle afgørelsen være skrevet, hvis den skulle være fastholdt hvilke opmærksomhedspunkter skal den tilsynsførende/sagsbehandleren være opmærksom på ved en lignende sag. Hvis ophævelsen eller ændringen vedrører en problemstilling, der har relevans for en bredere kreds end den konkrete tilsynsførende/sagsbehandler, gives desuden en mere generel tilbagemelding til den relevante TG og/eller Taskforce, om problemstillingen og hvad den betyder. 36

39 6. Tavshedspligt, interne oplysninger/dokumenter og sikring af anonymitet Der gælder efter forvaltningsloven, offentlighedsloven og straffeloven en række generelle regler om tavshedspligt og om videregivelse af oplysninger. Disse skal også følges i forbindelse med sagsbehandlingen i klagesager efter arbejdsmiljøloven. Når Arbejdstilsynet sender materiale til Arbejdsmiljøklagenævnet, er der tale om videregivelse af oplysninger til en anden forvaltningsmyndighed, som Arbejdstilsynet sender, fordi Arbejdstilsynet er retlig forpligtet hertil. Det betyder, at oplysninger, der oversendes til Arbejdsmiljøklagenævnet bevarer sin fortrolige status, uanset om der er tale om interne dokumenter eller andre fortrolige oplysninger. Der er dog den vigtige undtagelse, at tavshedspligten i arbejdsmiljølovens 79, stk. 2, hvorefter Arbejdstilsynet ikke må oplyse, at man kommer på tilsyn på baggrund af en klage og dermed tillige klagers identitet, ikke gælder for Arbejdsmiljøklagenævnet. Arbejdstilsynet oversender ikke en 79, stk. 2 - klage til Arbejdsmiljøklagenævnet i forbindelse med en klagesag. 7. Afgørelse fra Arbejdsmiljøklagenævnet Klagenævnet sender nævnets afgørelse til klager og en kopi af afgørelsen til eventuelle andre parter og til det tilsynscenter, der har oversendt klagen til behandling i nævnet Arbejdsmiljøklagenævnet fastholder afgørelsen Når klagenævnet fastholder Arbejdstilsynets afgørelse, underretter klagenævnet klager om afgørelsen, hvorfor Arbejdstilsynet ikke skal foretage sig yderligere. I de afgørelser fra Arbejdsmiljøklagenævnet, hvor der er fastsat en efterkommelses- og tilbagemeldingsfrist, skal Arbejdstilsynet følge op på samme måde, som hvis der var tale om Arbejdstilsynets egen afgørelse. Man skal være opmærksom på, at en eventuel senere anmodning om forlængelse af efterkommelsesfrist skal sendes til klagenævnet til afgørelse. Arbejdstilsynet vil normalt medsende en udtalelse i forbindelse med oversendelsen af sagen til nævnet, hvori anmodningen kommenteres. 37

40 7.2. Arbejdsmiljøklagenævnet ændrer Arbejdstilsynets valg af sanktion Når klagenævnet i forbindelse med en klagesag ændrer Arbejdstilsynets reaktion fra strakspåbud til påbud med frist eller fra påbud med frist til en afgørelse uden påbud, fastholder klagenævnet den af Arbejdstilsynet trufne afgørelse om, at arbejdsmiljølovens regler er overtrådt Klagenævnet skriver til virksomheden, at reaktionsformen er ændret, og at virksomheden ikke skal efterkomme afgørelsen/ikke skal foretage sig videre i forhold til en afgørelse uden påbud Arbejdsmiljøklagenævnet hjemviser afgørelsen Når en klagesag hjemvises, skriver klagenævnet i afgørelsen, at Arbejdstilsynet skal vurdere sagen på ny, og at klager vil høre nærmere fra Arbejdstilsynet. Den af anvendte formulering betyder, at Arbejdstilsynet skal kontakte virksomheden snarest mulig efter hjemvisningen for at oplyse, hvordan Arbejdstilsynet vil håndtere sagen. Der tages herefter stilling til, om der skal ske genbesøg på virksomheden. Der sendes derefter et brev til virksomheden med en orientering om, at Arbejdstilsynet enten ikke foretager sig yderligere, eller at Arbejdstilsynet agter at foretage et genbesøg på virksomheden. Link til paradigme for brev til virksomheden når klagenævnet har hjemvist afgørelsen Arbejdsmiljøklagenævnet ophæver afgørelsen Når en klagesag ophæves af klagenævnet, er Arbejdstilsynets afgørelse bortfaldet. Arbejdstilsynet skal som udgangspunkt ikke foretage sig noget i forhold til virksomheden i anledning af ophævelsen. Hvis ophævelsen skyldes væsentlige faktiske eller retlige mangler, tages der stilling til, om der skal foretages et nyt besøg på virksomheden. Hvis der skal det, sendes herefter et brev til virksomheden med en orientering om, at Arbejdstilsynet agter at foretage et genbesøg på virksomheden. 38

41 8. Genoptagelse Der gælder en ulovbestemt adgang til at begære en sag genoptaget. Arbejdstilsynet er forpligtet til at genoptage en sag, hvis der fremkommer nye faktiske oplysninger af så væsentlig betydning for sagen, at der er en vis sandsynlighed for, at sagen ville have fået et andet udfald, hvis oplysningerne havde foreligget i forbindelse med Arbejdstilsynets oprindelige stillingtagen til sagen. Uanset om anmodningen om genoptagelse kommer fra virksomheden eller de ansatte vil Arbejdstilsynets afvisning af at genoptage sagen udgøre en afgørelse efter forvaltningsloven, hvorfor afgørelsen skal ledsages af en klagevejledning til Arbejdsmiljøklagenævnet. Eksempel Der blev klaget over, at Arbejdstilsynet ikke genoptog en sag, hvor der var afgivet flere strakspåbud om vold og trusler. Arbejdsmiljøklagenævnet fastholdt Arbejdstilsynets strakspåbud. Arbejdsmiljøklagenævnet fastholdt også tilsynets afgørelse om ikke at genoptage sagen, med den begrundelse at klager ikke var fremkommet med nye væsentlige retlige oplysninger, som kunne begrunde en genoptagelse af sagen. Arbejdsmiljøklagenævnet fandt endvidere, at Arbejdstilsynets afslag på at genoptage sagen og inddrage kommunens bemærkninger, var en selvstændig afgørelse efter forvaltningsloven og arbejdsmiljøloven. Nævnet lagde i den forbindelse vægt på at kommunen direkte havde anmodet om genoptagelse. Eftersom der var tale om en afgørelse, skulle Arbejdstilsynet have givet en klagevejledning. Arbejdstilsynets j.nr Arbejdstilsynets opsamling på afgørelser fra Arbejdsmiljøklagenævnet 9.1. Sikring af at klagenævnets praksis kendes i Arbejdstilsynet Arbejdstilsynet har behov for at være bekendt med alle klagenævnets afgørelser. Der er derfor sikret en systematisk samling af sager, der illustrerer praksis på arbejdsmiljølovens forskellige områder. Samlingen opdateres løbende af TC Syd, som får alle afgørelser tilsendt fra klagenævnet. TC Syd sørger i samarbejde med AFC for, at afgørelserne lægges ind på intranettet Håndtering af principielle afgørelser De principielle afgørelser fra Arbejdsmiljøklagenævnet skal markeres og samles til brug for læring og praksisafklaring internt i Arbejdstilsynet. Det betyder, at når tilsynscenteret modtager en afgørelse fra Arbejdsmiljøklagenævnet, skal det vurderes, om afgørelsen er principiel. 39

42 Principielle afgørelser er bl.a. afgørelser, der Ændrer en tidligere fast praksis på et område Fastslår en ny praksis på et område, hvor der ikke tidligere har været en fast praksis Vedrører et område, hvor der ikke tidligere er truffet afgørelser Indeholder udtalelser fra Arbejdsmiljøklagenævnet om emner, der har givet anledning til tvivl i Arbejdstilsynet. Tilsynscentret kan til vurderingen indhente bemærkninger fra det/ de relevante kontorer i AFC Er der herefter tale om en principiel afgørelse, sender tilsynscentret afgørelsen til kontaktpersonen for den forvaltningsretlige gruppe i TC Syd ledsaget af en kort notat om, hvorfor den er principiel. Afgørelsen lægges derefter på intranettet, markeret som principiel. For at sikre læring af de principielle afgørelser beskriver juristen i forbindelse med fremsendelsen desuden om muligt, hvem afgørelsen er relevant for og dermed skal kommunikeres videre til, fx tilsynsgrupper, taskforces, kontorer i AFC mv. 40

43 10. Tjekliste og Paradigmer Tjekliste I forbindelse med behandlingen af en klagesag er Arbejdstilsynet forpligtet til af egen drift at påse, om Arbejdstilsynet i forbindelse med afgørelsen har overholdt de sagsbehandlingsregler, der har karakter af garantiforskrifter. Nedenstående tjekliste kan bruges til at danne et overblik over de forskellige forhold i sagsbehandlingen, som bør undersøges, når det skal vurderes, om en afgørelse skal fastholdes eller ophæves. 1) Er klagen indkommet inden for klagefristen (afsnit 10)? 2) Er besøgsrapporten korrekt udfyldt? 3) Er den korrekte sanktion anvendt (afsnit 5)? 4) Er der foretaget korrekt partshøring (afsnit 3)? 5) Er påbuddet givet til den rette adressat? 6) Er der hjemmel til at udstede det pågældende påbud (afsnit 9)? 7) Er påbuddet formuleret tilstrækkeligt klart og korrekt (afsnit 8)? 8) Er faktum i sagen tilstrækkeligt klart (afsnit 4)? 9) Er der tilstrækkelig dokumentation for påbuddet (afsnit 4.4)? 10) Er der anført en tilstrækkelig begrundelse, herunder en konkret subsumption (afsnit 7)? 11) Er hjemlen for påbuddet korrekt anvendt i begrundelsen og i øvrigt gengivet korrekt (afsnit 7.1 og 9)? 12) Er der givet klagevejledning? 41

44 10.2. Paradigmer til afgørelse om ophævelse ved remonstration a) Generelt paradigme Ophævelse af afgørelse vedrørende [forbud / strakspåbud / påbud] [mod / om] at [ ] [Klager] har den [dato] klaget over Arbejdstilsynets afgørelse af [dato] vedrørende [forbud / strakspåbud / påbud] [mod / om] at [beskriv påbud]. [ OBS: hvis der klages over flere påbud mv., skal de enkelte påbud behandles hver for sig under forskellige overskrifter nedenfor]. [VÆLG, hvis relevant Klagens indhold Klagens hovedpunkter gengives kort hvis relevant - det vil det ikke være, hvis ophævelsen skyldes formelle mangler ved afgørelse] Arbejdstilsynets vurdering Arbejdstilsynet har på grund af klagen vurderet sagen igen. Vi har herved fundet, at [forbuddet / strakspåbuddet / påbuddet] [mod / om] at [ ] lider af væsentlige mangler, idet [ her nævnes den væsentlige mangel se tekstforslag næste side] Afgørelsen bør derfor ophæves. [VÆLG, hvis relevant: Som en konsekvens heraf bør påbud om at bruge autoriseret arbejdsmiljørådgiver/virksomhed ligeledes ophæves.] Arbejdstilsynets afgørelse Arbejdstilsynets afgørelse af [dato] vedrørende [forbud / strakspåbud / påbud] [mod / om] [ ] ophæves. Klagevejledning Arbejdstilsynets afgørelse kan inden for 4 uger indbringes for Arbejdsmiljøklagenævnet. Klagen indsendes til Arbejdstilsynet, Tilsynscenter Øst, Postboks 1228, 0900 København C. Underretning Efter arbejdsmiljølovens 18, påhviler der arbejdsgiveren en pligt til at informere arbejdsmiljøorganisationen og arbejdsmiljørepræsentanten eller andre repræsentanter for de ansatte om Arbejdstilsynets afgørelse. Arbejdstilsynet henleder opmærksomheden på denne forpligtelse. Øvrige bemærkninger Arbejdstilsynet [VÆLG: vil ikke foretage yderligere på nuværende tidspunkt / vil foretage et nyt besøg på virksomheden]. 42

45 b) Tekstforslag ved ophævelse pga. ukorrekt hjemmel Arbejdstilsynet har på grund af klagen vurderet sagen igen. Vi har herved fundet, at afgørelsen lider af en væsentlig mangel, idet der ikke er anført den korrekte hjemmel for [påbuddet/strakspåbuddet etc.]. Afgørelsen bør derfor ophæves pga. uklar beskrivelse Arbejdstilsynet har på grund af klagen vurderet sagen igen. Vi har herved fundet, at afgørelsen lider af en væsentlig mangel, idet sagens oplysninger, som de fremgår af afgørelsen, ikke er tilstrækkeligt klare til, at den pågældende afgørelse kan træffes. Afgørelsen bør derfor ophæves. 43

46 10.3. Paradigmer for udtalelse til klagenævnet a)indstilling om fastholdelse: Klage over afgørelse vedrørende [forbud / strakspåbud / påbud] [afskriv påbud] [Klager] har den [dato] klaget over Arbejdstilsynets afgørelse af [dato] vedrørende [forbud / strakspåbud / påbud] om at [afskriv påbud mv.]. Arbejdstilsynet anser klagen for at være indkommet rettidigt. [ OBS: hvis der klages over flere påbud mv., skal de enkelte påbud behandles hver for sig under forskellige overskrifter nedenfor]. Sagens indhold [Meget kort beskrivelse af besøget, hvilke afgørelser, der er truffet, hvilket der er påklaget, og hvordan eventuelle øvrige klager er behandlet. Afsnittet uddybes, hvis der er tale om en kompliceret sagsforløb, hvor en gengivelse af forløbet vil skabe det fornødne overblik i sagen, eller det på grund af uklarheder i forløbet af sagen vil være hensigtsmæssigt med en tidsmæssig fremstilling af sagen] Klagens indhold [Klager] har i klagen anført, at [gengiv klagepunkter kort]. Arbejdstilsynets vurdering og bemærkninger til klagen Det er Arbejdstilsynets vurdering, at [ ]. Arbejdstilsynet har i denne vurdering navnlig lagt vægt på, at [ ], at [ ] og at [ ]. Til det i klagen anførte om [ ] bemærkes [ ] Efter en samlet afvejning er det Arbejdstilsynets vurdering, at påbuddet bør fastholdes. Bilag Der ved lægges [x] bilag. 44

47 b) Tekstforslag til fastholdelse med præcisering / ændring af hjemmel: For så vidt angår [påbuddet/strakspåbuddet etc.] kan Arbejdstilsynet henholde sig til det i afgørelsen anførte, idet Arbejdstilsynet skal præcisere, at der som hjemmel for påbuddet skulle have været henvist til [indsæt korrekt hjemmelbestemmelse]. Det er Arbejdstilsynets vurdering, at den fejlagtige hjemmelhenvisning er konkret uvæsentlig, eftersom [indsæt begrundelse herfor - typisk fordi det af afgørelsen er klart, hvad tilsynet mener]. Hvis det ville have været mere korrekt at henvise til en yderligere bestemmelse, kan følgende paradigmetekst anvendes: Det er Arbejdstilsynets vurdering, at [påbuddet/strakspåbuddet etc.] er omfattet af [X] i [lov/bkg.], som der henvises til i afgørelsen. Endvidere er det tilsynets vurdering, at [påbuddet/strakspåbuddet etc.] er omfattet af den mere præcise bestemmelse i [Y] i [lov/bkg.]. Arbejdstilsynet vurderer, at [Y] i [lov/bkg.] udfylder den bredere bestemmelse i [X] i [lov/bkg.]. Efter Arbejdstilsynets opfattelse udgør den manglende henvisning til [Y] i [lov/bkg.] ikke en væsentlig mangel, fordi afgørelsen kan indeholdes i den bredere bestemmelse i [X] i [lov/bkg.]. 45

48 c) Indstilling om afvisning af for sent indkommet klage For sent indgivet klage over afgørelse vedrørende [forbud / strakspåbud / påbud] [mod / om] at [ ] [Klager] har den [dato] klaget over Arbejdstilsynets afgørelse af [dato] vedrørende [forbud / strakspåbud / påbud] om at [ ] I Arbejdstilsynets afgørelse var angivet, at der kunne klages til Arbejdsmiljøklagenævnet, og at klagen skulle indsendes til Arbejdstilsynet og være modtaget inden fire uger efter, at virksomheden havde modtaget afgørelsen. Arbejdstilsynets vurdering Det er Arbejdstilsynet vurdering, at klagen er indkommet for sent. Arbejdstilsynet vurderer, at der ikke foreligger særlige grunde, der taler for at se bort fra overskridelsen af klagefristen. [VÆLG, hvis relevant: Det er i klagen anført, at.hertil bemærker Arbejdstilsynet, at klagers argumenter kommenteres. ] Hvis klagenævnet vurderer, at klagen over påbuddet skal realitetsbehandles, skal Arbejdstilsynet bede om at få mulighed for at udtale sig i sagen, inden afgørelse træffes. Der ved lægges [x] bilag. 46

49 10.4. Paradigme for brev til virksomheden, når klagenævnet har truffet afgørelse om hjemvisning /ophævelse Arbejdsmiljøklagenævnets [hjemvisning / ophævelse.] af [forbud / strakspåbud/ påbud mod/om at] Ved afgørelse af [.] har Arbejdsmiljøklagenævnet [hjemvist / ophævet] Arbejdstilsynets påbud [.] om at [.]. Når et påbud bliver [hjemvist / ophævet] af Arbejdsmiljøklagenævnet, overvejer Arbejdstilsynet, om der skal foretages et nyt besøg på virksomheden. I den forbindelse kan vi oplyse, at Arbejdstilsynet [VÆLG: ikke vil foretage sig yderligere på baggrund af klagenævnets afgørelse / vil foretage et nyt tilsynsbesøg på virksomheden indenfor [angivelse af tidsramme for nyt besøg]] 47

50 Bilag 2 Klager over afgørelser efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven, herunder særligt om aktindsigt 1. Indledning 2 2. Indledende sagsbehandling Hvornår er der tale om en klage Hvem er klageberettiget Ubegrundede eller foreløbige klager Kvittering for klagen 5 3. Særligt om klager over afgørelser om aktindsigt Klage over afgørelse om aktindsigt i sager, hvor Arbejdstilsynet har truffet afgørelse efter arbejdsmiljøloven Klage over afgørelse om aktindsigt i sager, hvor der er klaget over den eller de afgørelser efter arbejdsmiljøloven, der er anmodet om aktindsigt i Klage over afgørelse om aktindsigt i sager, hvor Arbejdstilsynet ikke har truffet afgørelse efter arbejdsmiljøloven Klage over afgørelse om aktindsigt i sager, hvor Arbejdstilsynet både har truffet afgørelse efter arbejdsmiljøloven og har besluttet ikke at træffe afgørelse efter arbejdsmiljøloven Klage over sagsbehandlingstiden, offentlighedslovens Sagens oplysning og vurdering af klagen Vurdering af de forvaltningsretlige/juridiske aspekter Særligt om manglende eller mangelfuld begrundelse Særlig om manglende eller mangelfuld hjemmel Manglende klagevejledning 9 5. Resultatet af Arbejdstilsynets behandling af klagen 9 6. Oversendelse til Beskæftigelsesministeriet og/eller Arbejdsmiljøklagenævnet Afgørelse fra Arbejdsmiljøklagenævnet eller Beskæftigelsesministeriet Afgørelsen fastholdes Afgørelsen hjemvises Afgørelsen ophæves 11 1

51 Bilag 2 Klager over afgørelser efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven, herunder særligt om aktindsigt 1. Indledning De klager, der skal behandles efter retningslinjerne i dette bilag er klager over følgende afgørelser efter forvaltningsloven og offentlighedsloven, fx: afslag på anmodning om aktindsigt, afgørelse om aktindsigt partsstatus status som klageberettiget habilitet afslag på genoptagelse Det følger af den almindelige ulovbestemte administrative rekursadgang, at en underordnet myndigheds afgørelse altid kan påklages til en højere administrativ myndighed, og det fremgår af offentlighedsloven, at afgørelser om aktindsigt kan påklages. Afgørelser, som Arbejdstilsynet træffer, og som ikke er omfattet af arbejdsmiljølovens 81 om remonstration, kan påklages til Beskæftigelsesministeriet. Afgørelse om aktindsigt i sager, hvor Arbejdstilsynet ikke har truffet afgørelse efter arbejdsmiljøloven, kan også påklages til Beskæftigelsesministeriet. Det fremgår af Bekendtgørelse om forretningsorden for Arbejdsmiljøklagenævnet 1, at klagenævnet kan behandle forvaltningsretlige spørgsmål i tilknytning til afgørelser truffet af Arbejdstilsynet i henhold til arbejdsmiljøloven. Efter arbejdsmiljølovens 81, stk. 6, kan afgørelser om aktindsigt desuden påklages til Arbejdsmiljøklagenævnet, når Arbejdstilsynet træffer afgørelse om aktindsigt i sager, hvor Arbejdstilsynet har truffet afgørelse efter arbejdsmiljøloven, fx om aktindsigt i tilsynssager, hvor der er afgivet påbud. Sammenfattende betyder dette, at afgørelser efter offentligheds- og forvaltningsloven, der ikke knytter sig til en afgørelsessag efter arbejdsmiljø- eller rygeloven, herunder afgørelser om aktindsigt, kan påklages til Beskæftigelsesministeriet, 2

52 Bilag 2 Klager over afgørelser efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven, herunder særligt om aktindsigt afgørelser efter offentligheds- og forvaltningsloven, der knytter sig til en afgørelsessag efter arbejdsmiljø- eller rygeloven, herunder afgørelser om aktindsigt, kan påklages til Arbejdsmiljøklagenævnet. For klager over de her omhandlede afgørelser fungerer Arbejdstilsynet som postkasse således, at klagen sendes til Beskæftigelsesministeriet eller Arbejdsmiljøklagenævnet via Arbejdstilsynet. Det sikrer en hurtigere sagsbehandling, idet Arbejdstilsynets udtalelse om klagen kan oversendes samtidig med klagen. Såfremt Beskæftigelsesministeriet modtager en klage direkte fra borgeren, vil Beskæftigelsesministeriet typisk bede Arbejdstilsynet om en udtalelse. I Arbejdstilsynet skal klagen behandles i det center, der har truffet afgørelsen. Der er ikke fastsat nogen frist for indgivelse af klage over sådanne afgørelser og beslutninger. 2. Indledende sagsbehandling 1.1. Hvornår er der tale om en klage Det første der skal tages stilling til, når en indsigelse fremkommer, er om der er tale om en klage, med den virkning at Arbejdstilsynet skal behandle klagen efter denne instruks. En klage kan fremstå på mange forskellige måder. Ved formelle skriftlige klager, hvor det eksplicit fremgår, at der er tale om en klage, er der ikke tvivl om, at der skal oprettes en klagesag. Der er imidlertid ikke formkrav til en klage. Der kan således også klages mundtligt via personligt fremmøde eller pr. telefon. Ved sådanne klager påhviler det sagsbehandleren at tage notat om klagen og sørge for, at klagen præciseres i en sådan form, at den kan behandles som en klage over en afgørelse. Også mails eller telefonopkald, hvor der angives større eller mindre utilfredshed med Arbejdstilsynets afgørelse, skal i nogle tilfælde registreres og behandles som klage. Der er ikke frist for at klage over afgørelser efter forvaltningsloven og offentlighedsloven. En klage kan altså ikke afvises på grundlag af tidspunktet for klagen. 3

53 Bilag 2 Klager over afgørelser efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven, herunder særligt om aktindsigt Afklaring af, om der foreligger en klage kan ske på mange måder enten formelt ved et brev eller uformelt gennem en opringning. Det påhviler under alle omstændigheder Arbejdstilsynet, at få afklaret om den indsigelse, der foreligger, skal betragtes som en klage. Det er herudover vigtigt at overveje, om der reelt klages over afgørelsen. Hvis der blot påpeges fejl eller unøjagtigheder ved en afgørelse, som kan udbedres ved en berigtigelse, oprettes ikke klagesag, men der foretages en berigtigelse af afgørelsen. Der oprettes heller ikke en klagesag, hvis der stilles spørgsmål til eller bedes om en forklaring på en afgørelse og tilfredsstillende svar umiddelbart kan gives. Hvis en klage over en afgørelse efter offentligheds- eller forvaltningsloven (som kan påklages til Beskæftigelsesministeriet), optræder i sammenhæng med en klage over en afgørelse efter arbejdsmiljø- eller rygeloven (som kan påklages til Arbejdsmiljøklagenævnet), skal der oprettes to sager, jf. pkt Hvem er klageberettiget Det klare udgangspunkt er, at det kun er modtageren af afgørelsen, dvs. parten, der kan klage over afgørelsen. Dette udgangspunkt gælder også klager over afslag på aktindsigt. Den person eller virksomhed, som oplysningerne angår, kan derfor ikke påklage en afgørelse om, at der gives aktindsigt i oplysningerne om personen/virksomheden. Hvis den person eller virksomhed, som oplysningerne angår, mener, at Arbejdstilsynet har tilsidesat en tavshedspligt ved at give aktindsigt, vil personen/virksomheden imidlertid være part i sagen om tilsidesættelse af tavshedspligten. Som konsekvens heraf vil personen/virksomheden som hovedregel kunne indbringe spørgsmålet for den klageinstans, der ville kunne behandle klage over afslag på aktindsigt i den pågældende sag Ubegrundede eller foreløbige klager En klage, som er formuleret som foreløbig klage, eller som er ganske kortfattet og varsler nærmere uddybning senere, skal registreres og behandles som en klage, idet der ikke kan stilles formkrav til klager. 4

54 Bilag 2 Klager over afgørelser efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven, herunder særligt om aktindsigt Ifølge Forvaltningslovens 21 kan den, der er part i en sag på ethvert tidspunkt af sagens behandling forlange, at sagens afgørelse udsættes, indtil parten har afgivet en udtalelse. Myndigheden kan fastsætte en frist for udtalelsen. Arbejdstilsynet fastsætter i disse tilfælde en frist for den endelige klage / nærmere uddybning af klagen. Fristen meddeles i kvitteringsbrevet Kvittering for klagen Når klagen er modtaget, skal der straks sendes en kvitteringsskrivelse, der oplyser om, at klagen er modtaget og hvilken instans Beskæftigelsesministeriet/Arbejdsmiljøklagenævnet, der træffer afgørelse i sagen. Det skal endvidere oplyses, om sagen er delt op i to sager, ligesom det skal oplyses, hvornår den sag, der skal afgøres af henholdsvis Beskæftigelsesministeriet og Arbejdsmiljøklagenævnet, forventes oversendt dertil. 3. Særligt om klager over afgørelser om aktindsigt Der er ingen frist for at klage over en afgørelse om aktindsigt. Det gælder uanset, om der klages over Arbejdstilsynets afgørelse om aktindsigt i sager, hvor Arbejdstilsynet har truffet afgørelse efter arbejdsmiljøloven eller sager hvor Arbejdstilsynet ikke har truffet afgørelse efter arbejdsmiljøloven. Reglerne vedrørende klagesagsbehandling er ens for parter og ikke parter, jf. arbejdsmiljølovens 81a, stk. 6, offentlighedslovens 37 og 39 samt forvaltningslovens 16, stk Klage over afgørelse om aktindsigt i sager, hvor Arbejdstilsynet har truffet afgørelse efter arbejdsmiljøloven Det er formanden for Arbejdsmiljøklagenævnet, der træffer afgørelse, når der er klaget over Arbejdstilsynets afgørelser om aktindsigt i sager, hvor Arbejdstilsynet har truffet afgørelse efter arbejdsmiljøloven. Klagen skal sendes til Arbejdstilsynet, som remonstrerer sagen. Såfremt Arbejdstilsynet fastholder afgørelsen, skal Arbejdstilsynet snarest og som udgangspunkt senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen af klagen, jf. offentlighedslovens 37, stk. 2, videresende 5

55 Bilag 2 Klager over afgørelser efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven, herunder særligt om aktindsigt sagen og dens dokumenter til klagenævnet. Det center, der har truffet afgørelse i aktindsigtssagen, skriver en udtalelse til klagenævnet om sagen, og vedlægger sagens dokumenter. Hvis Arbejdstilsynet på baggrund af klagen vurderer, at der skal gives yderligere aktindsigt, fremsendes en ny afgørelse til anmoderen om dette inden 7 arbejdsdage. Hvis der stadig ikke gives fuld aktindsigt i det, der er anmodet om, skal Arbejdstilsynet også sende sagen i Arbejdsmiljøklagenævnet med en udtalelse vedrørende den del, der ikke er givet aktindsigt i Klage over afgørelse om aktindsigt i sager, hvor der er klaget over den eller de afgørelser efter arbejdsmiljøloven, der er anmodet om aktindsigt i Hvis Arbejdstilsynet har truffet afgørelsen om aktindsigt, inden sagen blev oversendt til Arbejdsmiljøklagenævnet, følges den ovenstående procedure i afsnit 3.1. Hvis klagesagen om afgørelsen efter arbejdsmiljøloven er oversendt, men nævnet endnu ikke har truffet afgørelse, orienteres nævnet straks om klagen over afslag på aktindsigt, af hensyn til nævnets tilrettelæggelse af behandling af klagen over afslag på aktindsigt. Hvis klagen over afgørelsen om aktindsigt er indkommet, efter sagen om det, der søges aktindsigt i, er sendt i klagenævnet, og klagenævnet derfor har truffet afgørelse om aktindsigt vedrørende de akter, der ligger i klagenævnet, kan Arbejdstilsynet ikke behandle klagen over afslag på aktindsigt, men skal straks videresende den til klagenævnet Klage over afgørelse om aktindsigt i sager, hvor Arbejdstilsynet ikke har truffet afgørelse efter arbejdsmiljøloven Hvis der klages over afgørelser om aktindsigt, hvor Arbejdstilsynet ikke har truffet afgørelse efter arbejdsmiljøloven, er det Beskæftigelsesministeriet, der er klageinstans. Det gælder eksempelvis klager over afgørelser om sammenstilling af oplysninger og afgørelser om indsigt i databeskrivelser. Det gælder også klage over aktindsigt i tilsynssager, hvor der ikke er truffet afgørelse. Sagerne behandles i tilsynscentrene. Det er således det center, der har truffet afgørelsen om aktindsigt eller sammenstilling der skriver en udtalelse og sender den til departementet. 6

56 Bilag 2 Klager over afgørelser efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven, herunder særligt om aktindsigt Arbejdstilsynet skal snarest og som udgangspunkt senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen af klagen videresende sagen og dens dokumenter til Beskæftigelsesministeriet Klage over afgørelse om aktindsigt i sager, hvor Arbejdstilsynet både har truffet afgørelse efter arbejdsmiljøloven og har besluttet ikke at træffe afgørelse efter arbejdsmiljøloven I sager hvor der klages over afslag på aktindsigt i en sag, hvor Arbejdstilsynet både har truffet afgørelse efter arbejdsmiljøloven og i samme sag har besluttet ikke at træffe afgørelse efter arbejdsmiljøloven, er Arbejdsmiljøklagenævnet kompetent til at behandle den del af klagen, der vedrører aktindsigt i afgørelsen efter arbejdsmiljøloven og Beskæftigelsesministeriet er kompetent til at behandle den del af klagen der vedrører beslutningen om ikke at træffe afgørelse efter arbejdsmiljøloven. Arbejdstilsynet skal skille dokumenter og oplysninger i sagen ad, så kun den del af sagen, som Arbejdsmiljøklagenævnet kan behandle, sendes til klagenævnet og resten af sagen sendes til Beskæftigelsesministeriet. Det skal fremgå af oversendelsesbrevet til hhv. Arbejdsmiljøklagenævnet og Beskæftigelsesministeriet, at en del af sagen behandles hos den anden myndighed. Eksempel En journalist klagede over omfanget af aktindsigt, idet nogle dokumenter var undtaget under henvisning til Arbejdsmiljølovens 79, stk. 2. Blandt de dokumenter, der var undtaget, var en anonym henvendelse fra en fagforening vedrørende ergonomiske og kemiske belastninger. Henvendelsen havde givet anledning til et tilsynsbesøg, hvor der blev givet påbud om arbejdspladsbrugsanvisninger. Nævnet havde kun kompetence til at træffe afgørelse om den del af fagforeningens henvendelse, der handlede om kemiske belastninger. Klagen blev videresendt til Beskæftigelsesministeriet for så vidt angår den del af dokumentet, som vedrørte ergonomiske belastninger, da der ikke var truffet afgørelse efter arbejdsmiljøloven om denne del. Arbejdstilsynets j.nr

57 Bilag 2 Klager over afgørelser efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven, herunder særligt om aktindsigt 3.5. Klage over sagsbehandlingstiden, offentlighedslovens 39 Hvis der klages over sagsbehandlingstiden i en sag, hvor der er anmodet om aktindsigt i en sag, hvor Arbejdstilsynet har truffet afgørelse efter arbejdsmiljø- eller rygeloven, er det Arbejdsmiljøklagenævnet, der er klageinstans. I øvrige tilfælde er det Beskæftigelsesministeriet. Klagen skal sendes til Arbejdstilsynet. Hvis Arbejdstilsynet ikke færdigbehandler aktindsigtsanmodningen inden 7 arbejdsdage, skal klagen videresendes til klageinstansen med en begrundelse for sagsbehandlingstiden. Ved forsinkelser uden fyldestgørende grund kan klageinstansen undtagelsesvis træffe afgørelse om aktindsigt. 4. Sagens oplysning og vurdering af klagen Det er Arbejdstilsynet, der skal sikre, at klagesagen er fuldt oplyst, inden den oversendes til Beskæftigelsesministeriet eller Arbejdsmiljøklagenævnet. Der er ensbetydende med, at der i sagsbehandlingen skal foretages en vurdering af om afgørelsen lever op til de forvaltningsretlige krav, og om afgørelsen har fået den rigtige formulering og indhold. I forhold til afgørelser om aktindsigt fremgår remonstrationsordningen af offentlighedslovens 37, stk Vurdering af de forvaltningsretlige/juridiske aspekter Følgende gælder generelt for afgørelser efter offentligheds- og forvaltningsloven. For kravene til afgørelser om aktindsigt, se instruks om aktindsigt Særligt om manglende eller mangelfuld begrundelse Begrundelseskravene er principielt af sekundær betydning i forhold til de indholdsmæssige krav til afgørelsen. Med andre ord kan afgørelsen som sådan være korrekt, selv om begrundelsen er fejlbehæftet. Det skal derfor vurderes, om den mangelfulde begrundelse kan have påvirket indholdet af afgørelsen. Hvis dette er tilfældet, skal afgørelsen som udgangspunkt ophæves. Således skal afgørelsen erklæres ugyldig, hvis begrundelsen helt mangler eller på afgørende punkter er ufyldestgørende. Omvendt vil mindre alvorlige begrundelsesmangler typisk være konkret uvæsentlige for indholdet af den trufne afgørelse. Det følger af forvaltningslovens 24, stk. 3, 2. pkt., at begrundelsespligten kan begrænses eller helt bortfalde, hvis partens ret til en begrundelse efter en konkret afvejning findes at burde vige for 8

58 Bilag 2 Klager over afgørelser efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven, herunder særligt om aktindsigt afgørende hensyn til private eller offentlige interesser. Hvis der i sagen er undtaget oplysninger om klage efter AML 79, stk. 2, vil der som udgangspunkt være tale om et sådant hensyn, der kan medføre, at afgørelsen om afslag på aktindsigt ikke indeholder begrundelse Særlig om manglende eller mangelfuld hjemmel Det følger af det almindelige ulovbestemte legalitetsprincip, at Arbejdstilsynets afgørelser skal havde hjemmel i lov. Hjemlen skal fremgå af afgørelsen. Såfremt der er angivet forkert hjemmel i en påklaget afgørelse, men afgørelsen dog har hjemmel men i en anden paragraf rejser dette spørgsmålet, om Arbejdstilsynet efter klagen kan ændre dette enten ved en ændring af afgørelsen eller ved at berigtige denne. En upræcis henvisning til en generel bestemmelse er ikke nødvendigvis en hjemmelsmangel, som medfører afgørelsens ugyldighed og derved ophævelse. En upræcis hjemmelshenvisning kan efter omstændighederne "repareres", dvs. berigtiges, i remonstrationen ved at anføre en mere korrekt speciel hjemmel som supplement til den allerede anførte generelle bestemmelse. Hvis det vurderes, at der er henvist til en forkert bestemmelse som hjemmel for en afgørelse, men at dette ikke skal føre til en ophævelse, idet der er sikkerhed omkring sagens oplysninger (og der rent faktisk er hjemmel for afgørelsen) kan hjemlen på samme måde berigtiges under remonstrationen. Det er selvfølgelig en forudsætning at afgørelsen rent faktisk har hjemmel. Ellers skal afgørelsen ophæves Manglende klagevejledning Der skal gives klagevejledning til alle Arbejdstilsynets skriftlige afgørelser, der ikke giver klager fuldt ud medhold. En klagevejledning, der angiver, at afgørelsen kan påklages til Beskæftigelsesministeriet eller at den kan påklages til Arbejdsmiljøklagenævnet og indsendes til Arbejdstilsynet, opfylder forvaltningslovens krav. 5. Resultatet af Arbejdstilsynets behandling af klagen Ved klager over afgørelser efter forvaltningsloven/offentlighedsloven, hvor Arbejdstilsynet giver klager fuldt medhold, meddeles dette klager ved en afgørelse. 9

59 Bilag 2 Klager over afgørelser efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven, herunder særligt om aktindsigt Hvis Arbejdstilsynet ikke kan give klager medhold sendes klagen til Arbejdsmiljøklagenævnet og /eller Beskæftigelsesministeriet med en udtalelse. 6. Oversendelse til Beskæftigelsesministeriet og/eller Arbejdsmiljøklagenævnet Når klagesagen herefter foreligger fuldt oplyst og skal oversendes til Beskæftigelsesministeriet eller Arbejdsmiljøklagenævnet, skal Arbejdstilsynet udarbejde en udtalelse med følgende indhold: Angivelse af klage. Gengivelse af det/de forhold, der klages over. Sagens indhold, herunder redegørelse for sagens forløb og de faktiske forhold. Stillingtagen til klagers påstande/anbringender. Arbejdstilsynets sagsbehandling. Konklusion, herunder Arbejdstilsynets vurdering. Angivelse af, hvilke bilag der sendes med. Hvis der findes en praksis på det pågældende område, oplyses det, og der henvises til endelige afgørelser i lignende sager, og til evt. interne instrukser. Til inspiration se bilag 1, afsnit 10.3: paradigmer for udtalelse til klagenævnet 7. Afgørelse fra Arbejdsmiljøklagenævnet eller Beskæftigelsesministeriet 7.1. Afgørelsen fastholdes Når klageinstansen fastholder Arbejdstilsynets afgørelse, underretter klageinstansen klager om afgørelsen, hvorfor Arbejdstilsynet ikke skal foretage sig yderligere Afgørelsen hjemvises Når en klagesag hjemvises, skriver klageinstansen i afgørelsen, at Arbejdstilsynet skal vurdere sagen på ny, og at klager vil høre nærmere fra Arbejdstilsynet. Det betyder, at Arbejdstilsynet skal kontakte virksomheden snarest mulig efter hjemvisningen, ligesom at Arbejdstilsynet skal vurdere om der skal træffes ny afgørelse. 10

60 Bilag 2 Klager over afgørelser efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven, herunder særligt om aktindsigt Til inspiration se bilag 1. afsnit 10.4: paradigme for brev til virksomheden når klagenævnet har hjemvist/ophævet afgørelsen Afgørelsen ophæves eller ændres Når en afgørelse ophæves af klageinstansen, er Arbejdstilsynets afgørelse efter forvaltnings- eller offentlighedsloven bortfaldet. Når en afgørelse ændres af klageinstansen, gælder denne afgørelse. En afgørelse om ophævelse eller ændring vil som udgangspunkt altid betyde, at Arbejdstilsynet skal genoptage sagen, fx når et afslag på aktindsigt ophæves. Til inspiration se bilag 1, afsnit 10.4: paradigme for brev til virksomheden når klagenævnet har hjemvist /ophævet afgørelsen. 11

61 Bilag 3 Myndighedsklager 1. Indledning Er der tale om en klage Indledende sagsbehandling Hvem behandler klagen Indhentelse af udtalelse fra et tilsynscenter i DIS og AFC sager Kvittering for klagen Arbejdstilsynet sagsbehandlingsmål Behandling af klagen Besvarelsens form

62 Bilag 3 Myndighedsklager 1. Indledning Dette bilag omhandler myndighedsklager. Myndighedsklager vedrører Arbejdstilsynets faktiske og retlige virksomhed, og vedrører således ikke en afgørelse enten efter arbejdsmiljøloven (se bilag 1) eller efter offentligheds- eller forvaltningsloven (se bilag 2). Sagerne kan opstå særskilt eller i forbindelse med en klagesag vedrørende en afgørelse efter arbejdsmiljøloven. I dette bilag beskrives myndighedsklager, der vedrører hhv. myndighedspersonernes adfærd, Arbejdstilsynets myndighedsudøvelse og Arbejdstilsynets procesbeslutninger. Det kan dreje sig om klager over: 1. En myndighedspersons adfærd. 2. Arbejdstilsynets myndighedsudøvelse. 3. Arbejdstilsynets procesbeslutninger - dvs. beslutninger vedrørende sagsbehandlingsskridt fx: a. At Arbejdstilsynet ikke træffer afgørelse b. At en sag er sat i bero c. Tiltaleindstillinger d. Valg af tilsynsmetode e. Offentliggørelse/tildeling af smiley f. Beslutning om at genoptage en sag g. Beslutning om administrativ bøde (Se uddybende bemærkninger nedenfor) Ad 1. Klage over en myndighedspersons (tilsynsførende eller anden sagsbehandler) adfærd: Der kan fx være tale om misforståelser i kommunikationen mellem virksomhed/borger og Arbejdstilsynet eller udtryk for almindelig utilfredshed med Arbejdstilsynets ageren. Ad 2: Klage over Arbejdstilsynets myndighedsudøvelse: Der kan fx være tale om en klage over hvordan tilsynet planlægges og gennemføres, sagsbehandlingstid eller andet forhold i sagsbehandlingen. 2

63 Bilag 3 Myndighedsklager En borger/virksomhed kan udtrykke sin utilfredshed med Arbejdstilsynets udførelse af sin opgave, selvom der (endnu) ikke er truffet en afgørelse i sagen. En myndighedsklage skal behandles uden at afvente en eventuel afgørelse i sagen, da myndighedsklagen i sagens natur ikke vedrører afgørelsen. Ad 3. Klage over procesbeslutninger dvs. beslutninger om sagsbehandlingsskridt: Disse beslutninger adskiller sig fra afgørelser ved ikke at afslutte sagen, og således ikke fastlægge en egentlig materiel retsstilling for borgeren og er således ikke afgørelser. F.eks. er en beslutning om at genoptage en sag som resultat af en klage, en procesledende beslutning. Det bemærkes imidlertid, at et afslag på en anmodning om at genoptage en sag er en selvstændig afgørelse og derfor skal behandles efter bilag 2. For så vidt angår administrative bøder, er selve beslutningen om at udstede et bødeforelæg ikke en afgørelse. Da et administrativt bødeforelæg imidlertid kan ende med at være den endelige afgørelse af en straffesag, hvis bødeforelægget vedtages, behandles det vedtagne bødeforelæg som en afgørelse med hensyn til den sagsbehandling, der måtte finde sted efter, at bødeforelægget er vedtaget. Klager over sådanne afgørelser skal derfor behandles efter bilag Er der tale om en klage Enhver negativ tilkendegivelse kan ikke betragtes som en egentlig klage. En virksomhed eller borger kan være utilfreds med omstændighederne i et tilsynsforløb og give udtryk for det, uden at ønske at indgive en formel klage. Der kan desuden være tale om forhold, som skyldes ukendskab til eller misforståelser om Arbejdstilsynets kvalitetsprocedurer eller lovgivningen, og hvor misforståelsen kan rettes gennem dialog. Det skal derfor altid indledningsvist afklares om der er tale om forhold, som kan løses ved dialog med den utilfredse borger eller om borgerens henvendelse har en karakter, så der er behov for at behandle denne som en klage og give et skriftligt svar. Der skal være et vist konkretiseret klagegrundlag. Det vil sige, at der skal være udvist en konkret myndighedsudøvelse eller truffet en procesledende beslutning i forhold til en part. 3

64 Bilag 3 Myndighedsklager Arbejdstilsynet vil således ikke betragte følgende klager som myndighedsklager: Klager over retsgrundlaget (arbejdsmiljøloven og bekendtgørelser), f.eks. klager over smileyordningen som sådan, klager over Arbejdstilsynets organisering og åbningstider. Klager over den praktiske tilrettelæggelse af (rammerne for) tilsynsarbejdet, f.eks. at der foretages tilsynsbesøg på virksomheder med ansatte. Klager der kan besvares med en generel vejledning om, hvordan reglerne skal forstås. Dette betyder, at disse henvendelser skal bevares som et almindeligt borgerbrev, med sagsbehandleren eller den nærmeste chef som underskriver. Hvis der efter den indledende dialog er tvivl om, om en henvendelse skal betragtes som en egentlig myndighedsklage, der skal bevares af direktøren eller tilsynsdirektøren kan TC et inddrage AFC (kontor for Metoder og virkemidler) i vurderingen heraf. 2. Indledende sagsbehandling Der er ingen frist for indgivelse af myndighedsklager. En virksomhed/borger kan klage til (tilsyns)direktøren eller Beskæftigelsesministeriet som et led i de almindelige overordnelsesbeføjelser. Når Beskæftigelsesministeriet modtager en klage over myndighedsudøvelsen, vil Arbejdstilsynet normalt blive bedt om en udtalelse. Svaret/udtalelsen udarbejdes af AFC eller et TC afhængig af sagens indhold, se afsnit Hvem behandler klagen Hvis der er tale om en klage, jf. afsnit 1.1., afhænger det af klagesagens karakter i øvrigt, hvor den behandles og hvem som underskriver den. Tilsynscentrene behandler klager, der omhandler lokale forhold. Svar på sådanne klager underskrives af den lokale tilsynsdirektør. Følgende klager behandles således i tilsynscentrene: 4

65 Bilag 3 Myndighedsklager Klage over dårlig eller manglende kommunikation på eller i forbindelse med tilsyn eller anden utilfredshed med konkrete tilsynsbesøg. Klager over konkrete ansatte i tilsynscentrene. Vær opmærksom på at klager over chefer i tilsynscentrene behandles i AFC. Klage over manglende overholdelse af interne instrukser eller procedurer. Klage over sagsbehandlingstid i sager, der behandles eller er behandlet i et TC. Klager over sagsbehandlingen i konkrete sager, der behandles eller er behandlet i et TC. Det er tilsynscenterets ansvar at vurdere, om der er behov for og i givet fald at orientere og eventuelt drøfte indholdet af klagesagen med AFC. Hvis det vurderes, at sagen er principiel, skal AFC altid inddrages. Det, at en klage er stilet til direktøren, betyder ikke, at den skal behandles i AFC. Dog kan henvendelen ud fra dens indhold have en sådan karakter, at det er tydeligt, at det er direktøren som der ønskes svar fra. I disse tilfælde skal centeret gå i dialog med AFC/DIS omkring, hvem som besvarer den. Følgende klager behandles i AFC og underskrives af direktøren, alternativt vicedirektøren: Klager vedrørende principielle eller generelle forhold, fx tilrettelæggelse af og indholdet i det risikobaserede tilsyn som sådan. Klager om, at At s interne procedurer strider mod lov eller bekendtgørelse Klage over sagsbehandlingstid i sager, der behandles i AFC. Klager over konkrete sager og/eller ansatte i AFC. Klager over chefer, fx tilsynschefer eller kontorchefer, skal altid underskrives af direktøren. Det er AFC s ansvar at vurdere, om der er behov for at drøfte indholdet af klagesagen med et tilsynscenter, og om der er behov for at indhente en egentlig skriftlig udtalelse fra det pågældende tilsynscenter (se nedenfor afsnit ). Det relevante tilsynscenter skal altid modtage en kopi af besvarelsen til klager. Er et tilsynscenter i tvivl om, om en klage skal behandles i tilsynscenteret eller i AFC tages kontakt til AFC med henblik på afklaring heraf. Det center, der behandler klagen foretager oprettelsen af sagen. 5

66 Bilag 3 Myndighedsklager Er der tale om en klage, der både indeholder en myndighedsklage og en klage over en afgørelse enten efter arbejdsmiljøloven eller offentligheds- eller forvaltningsloven deles klagen op, så myndighedsklagen behandles for sig selv og klagen over afgørelsen behandles efter proceduren herfor i henholdsvis bilag 1 og bilag 2. Der oprettes således to sager (se nedenfor afsnit 2.2) Indhentelse af udtalelse fra et tilsynscenter i DIS og AFC sager Såfremt AFC til brug for sin behandling af sagen har brug for en skriftlig udtalelse i sagen, anmodes centerdirektøren for det relevante tilsynscenter om en udtalelse i sagen. Udtalelsen skal indeholde: - Sagens klagepunkter. - Sagsfremstilling/sagsforløb i almindelig tekst- og i punktform, indeholdende datoer, steder, Arbejdstilsynets reaktioner, osv. - Tilsynscentrets vurdering af sagen. - Sagshenvisninger Når udtalelsen er klar, lægger tilsynscentret det endelige høringssvar ind på sagen som Notat. Tilsynscentret sender samtidig en til AFC for at gøre opmærksom herpå. Fristen for tilsynsdirektørens svar er 2 uger Kvittering for klagen Når sagsbehandleren har modtaget klagen, skal der straks sendes en kvitteringsskrivelse, der oplyser, at klagen er modtaget, og hvornår der forventes at foreligge svar, se nedenfor afsnit 2.3. Hvis relevant skal det endvidere oplyses, om sagen er delt op i 2 sager, jf. ovenfor. I disse sager skal det også oplyses, hvornår den sag, der skal afgøres af Arbejdsmiljøklagenævnet henholdsvis Beskæftigelsesministeriet, forventes oversendt dertil Arbejdstilsynet sagsbehandlingsmål Klagen skal besvares af direktøren eller tilsynsdirektøren indenfor 30 dage. Dvs., hvis en klage er modtaget den 10. marts, skal svaret sendes senest den 9. april. 3. Behandling af klagen Sagen skal søges oplyst på samme måde som andre klagesager, jf. bilag 1 og bilag 2. 6

67 Bilag 3 Myndighedsklager I behandlingen af klagen tages stilling til alle klagers anbringender, hvorefter der skrives et udkast til svar fra (vicedirektøren ved klage over AFC), direktøren eller tilsynsdirektøren til klager. Brevet forelægges (vice)direktøren eller tilsynsdirektøren til godkendelse. (Tilsyns/vice)direktørens besvarelse i sagen er ikke en afgørelse, medmindre den ændrer retstilstanden for klageren og dermed aktualiserer behovet for at klager tillægges partsrettigheder efter forvaltningsloven, fx høring. Dette kan fx være tilfældet, hvis en klager på grund af en berettiget forventning (fx fordi AT har informeret forkert) har indrettet sig herefter. Idet bevarelsen ikke er en afgørelse skal den ikke ledsages af en klagevejledning (medmindre der i den konkrete sag er tale om, at der træffes en afgørelse). 4. Besvarelsens form Bevarelsen sendes som et almindeligt brev i et let tilgængeligt sprog. Hvis der er tale om en længere besvarelse, opsummeres hovedpointerne i brevet (max 1-1½ side) og der uddybes nærmere i et vedlagt bilag, som bestræbes udarbejdet så kortfattet så muligt. Såfremt sagen er behandlet af AFC, og det er fundet relevant at indhente en skriftlig udtalelse fra tilsynscenteret, kan en del af denne udtalelse indgå i bilaget. Det er vigtigt, at besvarelsen og/eller den skriftlige udtalelse fra det relevante tilsynscenter afspejler den dialog, som Arbejdstilsynet ønsker at opretholde eller genetablere i forhold til klageren, og besvarelsen må således ikke skabe en unødig distance til klageren. Omtal bl.a. derfor klager som du i besvarelsen, medmindre klager selv har benyttet De-formen. Overskriften på besvarelsen skal kort opsummere, hvad klagen omhandler. Eksempelvis: Du har den dd.mm.åååå klaget over. (fx Arbejdstilsynets sagsbehandling). Indledningen kan kort opsummere, hvad klagepunkterne beror på. Herefter adresseres klagepunkterne enkeltvis, om nødvendig med henvisning til et evt. vedlagt bilag. Såfremt klagen ikke giver Arbejdstilsynet anledning til at foretage sig noget, kan det tilføjes til svaret at (tilsyns)direktøren ikke på den baggrund finder anledning til at foretage sig yderligere i 7

68 Bilag 3 Myndighedsklager sagen. Har svaret været længe undervejs beklages den lange sagsbehandlingstid. Som nævnt skal der ikke være klagevejledning, medmindre der i den konkrete sag er tale om, at der træffes en afgørelse, (se ovenfor afsnit 3). 8