Henrik Kjærgaard, Lasse Bust,Timme Traberg-Andersen, Casper Dalgård.

Transkript

1 Mødereferat for bestyrelsesmøde uge Møde dato: Deltager: Fraværende: Send til: Cc: From: 27. januar Kjærgaard, Bust, Traberg-Andersen, Dalgård, Thomas Kjær Petersen Thomas Kjær Document No.: Kjærgaard, Bust, Traberg-Andersen, Dalgård. Ingen Dalgård INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Agenda Agenda for bestyrelsesmødet Referat Godkendelse af dagsorden Park-udvalget Økonomi Kontingent-restancer Info-breve Henvendelse fra medlem på Ravneholmsvej Kommunens snerydning på Støvnæs Allé Kommunens eventuelle medansvar for vejprojekt Snerydning Vejprojektet Næste møde Eventuelt Beslutning samt aktions liste... 4 Vejudvalg Referat GF Sømod 27. jan Side 1 af 5

2 1. AGENDA 1.1 Agenda for bestyrelsesmødet 1. Godkendelse af dagsorden 2. Park-udvalget 3. Økonomi kontingent-restancer 4. Info-breve til medlemmerne 5. Henvendelse fra medlem på Ravneholmsvej 6. Kommunens rydning af Støvnæs Allé 7. Kommunens eventuelle medansvar for vejprojekt 8. Snerydning 9. Vejprojekt 10. Næste møde 11. Eventuelt 2. REFERAT 2.1 Godkendelse af dagsorden. 2.2 Park-udvalget Parkudvalget forelagde de foreløbige planer for opgradering af det grønne areal. Det blev besluttet, at udvalget skal forberede et oplæg til generalforsamlingen. I dette oplæg skal indgå en nøjagtig pris for projektet. Oplægget præsenteres på forhånd for bestyrelsen midt i februar. 2.3 Økonomi Kontingent-restancer Der er nu sendt opkrævninger til alle medlemmer på 300,- kr. vil tage hånd om de medlemmer, der mangler indbetaling. 2.4 Info-breve Der var enighed i bestyrelsen om, at det ikke er hensigtsmæssigt, at der gives generel information vedrørende GF Sømod i info-brevene i forbindelse med opkrævning til vejprojektet, da ikke alle medlemmer modtager opkrævninger til vejprojektet. Det blev besluttet, at fremskaffer liste over de medlemmer af vejlauget, der ikke modtager opkrævning, mens danner sig et overblik over de resterende medlemmer, der ikke har modtaget info-brevet. Under alle omstændigheder vil der fremover blive informeret bredere. 2.5 Henvendelse fra medlem på Ravneholmsvej Bestyrelsen har modtaget en henvendelse fra at medlem, der er i tvivl om, om vedkommende har ansvar for snerydning af den modsatte side af vejen, der hvor vedkommende bor, da denne del af vejen støder op til det fælles grønne areal. Bestyrelsen vil undersøge hvilken status dette areal egentlig har, da det er afgørende for, hvem der har ansvaret, og hvorvidt vi kan bygge på arealet i forbindelse med opgraderingen af legeredskaber mv. Bestyrelsesmøde Referat GF Sømod 27. jan Udarbejdet Side 2 af 5

3 2.6 Kommunens snerydning på Støvnæs Allé Kommunen har ansvaret for rydning af sne på Støvnæs Allé ind mod kirkegården. Bestyrelsen vil kontakte kommunen og sørge for, at dette sker tilfredsstillende. 2.7 Kommunens eventuelle medansvar for vejprojekt Da kommunen har ansvar for rydning af en del af de private fællesveje i foreningen, vil bestyrelsen undersøge, om kommunen også har pligt til at deltage i vejprojektet og dermed støtte projektet økonomisk. 2.8 Snerydning Bestyrelsen leder fortsat efter en person, der vil stå for rydning af fortove. Der vil inden næste møde blive hængt jobopslag op i nabo-laget. Der skal tjekkes op på foreningens fejemaskine, der er delvist defekt. Hvor meget koster det at reparere den? Og kan det bedre betale sig at købe en ny og mere håndtérbar maskine? Enkelte medlemmer vil gerne låne fejemaskinen til fejning af eget fortov. Dette er pt ikke muligt, fordi maskinen står utilgængeligt i en garage på Ravneholmsvej. Bestyrelsen har ikke taget stilling til, om det ville være muligt at låne maskinen ud, hvis vi kunne finde et andet opbevaringssted. (Forhåbentligt det lille skur, vi agter at bygge på det grønne område.) Bestyrelsen har tidligere overvejet at købe fælles salt i større mængder. Det blev dog besluttet at lade være i denne omgang. 2.9 Vejprojektet Bestyrelsen afventer nu tilbud fra de tre rådgivende ingeniører. Svarfrist er 10.februar. Seneste nyt fra Dong er, at der nu er givet tilladelse til en prøvegravning. Samarbejde med Dong er altså stadig ikke udelukket! Bestyrelsen vil fortsat følge op på kommunikationen med Dong Næste møde Bestyrelsen har besluttet at fortsætte med månedlige møder i fremtiden. 24/2 hos 31/3 28/4 hos 26/5 hos Møderne er kl. 20, hvis andet ikke aftales Eventuelt Bestyrelsesmøde Referat GF Sømod 27. jan Udarbejdet Side 3 af 5

4 3. BESLUTNING SAMT AKTIONS LISTE Nr. Beslutming / aktion Ansv. / Deadline 02-1 Vejrenovering Aft. vedr. Administration - Advokatfirmaet Holm + Partnere (H+P) er valgt til at stå for den administrative del mht. til økonomi. Indkrævning fra grundejerne samt løbende betaling til entreprenører mm. - Hvis Holm + Partnere ikke har en klient konto skal der oprettes en særskilt konto til renoveringskonto 02-2 Status på indbetaling af kontingentrestancer 02-3 Ophængning af jobopslag i i butikker i nærheden. (Som snerydder) Alle Status Kontrakt underskrevet Som en del af aftalen vil der blive oprettet en klientkonto 02-4 Udarbejdelse af jobopslag til ophængning timme 02-5 Vejrenovering Entreprenører Der skal findes mindst 3 entreprenører som skal spørges i forbindelse med opgaven. Per Larsen Anlægsgartner & Entreprenør bør være en af disse. Lille entreprenør, som har bidraget til grundlaget for vejudvalget. Anders kan anbefale en som Gladsaxe kommune kan anbefalet send info Hurtigst muligt Anders Claus Hansen fra Brolæggerteamet: Tlf Brolæggerteamet APS Steendysse-Åsen Græsted 02-6 Uddeling af breve og info til positive-ikkemedlemmer Aflevere breve til Ravneholmsvej 16 ang. Bankgaranti eller anden betaling Kontakt til renovationsselskabet med henblik på at etablere opsamlingssted for skrald Aflevering af opkrævning af kontingent til resterende 9 medlemmer + yderligere 3 skyldnere. Bestyrelsesmøde Referat GF Sømod 27. jan Udarbejdet Side 4 af 5

5 Nr. Beslutming / aktion Ansv. / Deadline Gennemsyn og godkendelse af udbudsmateriale til rådgivende entreprenør derefter tilbagemelding til Udarbejde liste over medlemmer af vejlauget, som ikke modtager opkrævning til vejprojektet og sende denne liste til Uddeling af info-breve til dem, der ikke har modtaget disse. Alle Status fra Legeplads udvalg Undersøge status for det grønne areal hvem har ansvaret for snerydning mm. Og må vi bygge på det? Kontakt Kbh Kommune og sørg for, at de rydder deres del af Støvnæs Allé tilfredsstillende Kontakt Kbh Kommune og bed om, at den bidrager med sin del til vejprojektet Tjek op på fejemaskinen. Hvad koster det at reparere den? Er det bedre at købe en ny? Skaf samtidig nøgle til opbevaringsstedet for fejemaskinen Thomas Thomas Undersøg ny-pris på fejemaskine Skrives nyt infobrev til medlemmerne ifbm opkrævning i januar. Og uddeling af infobrev til alle, der ikke modtager opkrævning Opdateret liste over medlemmernes kontingent-betaling Forbered 2 oplæg om fibernet. og Udarbejdelse af telefonliste over bestyrelsens medlemmer. Mailes til os alle Status Udarbejdelse af oplæg til indkaldelse til generalforsamling Udarbejdelse af regnskab og gennemsyn af samme v. revisorerne Fortsat kontakt med Dong om samarbejde ifbm vejprojektet løbende Bestyrelsesmøde Referat GF Sømod 27. jan Udarbejdet Side 5 af 5