Referat bestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat bestyrelsesmøde Dato: 25. juni 2015 kl. 20:15 Tilstede: Ulrik Kjeldsen (ULK), Zeynep Tümer (ZT), Birger Püschl (BIP), MetteMarie Lunding (MEL), Bo Jul Jeppesen (BJ), Frederic Maigaard (FRM) og Andersen (AA) (ref.) Fraværende: Jonas Gauguin (JOG), Jonas Kanneworff (JK), Børge Tamsmark (BØT) Emne Beslutning Ansv. 1 Godkendelse og underskrift af referat af Referat fra bestyrelsesmøder Deponering af kroner hos advokat Finn Lynge Jepsen 2 Beslutning/orientering vedr. Underskrevet Godkendt per mail Swap, Stævning og Forhandling Erhvervsudvalget Foreningen har i første ombæring fået afslag på fri proces, da vi har en retshjælpsforsikring, som skal aktiveres. Thomas Sørensen har skrevet til Alm. Brand Proces bevillingsnævnet har bedt Sø- og Handelsretten om at sende sagens akter, så det kan afgøres, om vi kan få tilladelse til at appellere Sø- og Handelsrettens afgørelse vedr. værneting. Vedr. Hostrups Have 62 (den fra Lagkagehuset adskilte butik)er et rejsebureau er meget interesseret og en underskrift skulle efter oplysningerne fra Lykke og La Cour være lige på trapperne. Den samlede leje af hele HH 62 vil i så fald komme op på den tidligere betalte leje på kr John har haft møde med rejsebureauet, der også ønsker at leje rest -kælderen under HH 62. John bekræfter også

2 Beboerudvalget o Status på sager o Overdragelse af beboerkonflikter til administrator rejsebureauet interesse for lokalet. Lagkagehuset er i fuld gang med at klargøre lokalerne, hvorfor det er opfattelsen, at kommunen har godkendt Lagkagehuset. Så John forventer at de bliver færdige til åbningen medio august. Mie gav en orientering om de aktive sager I fortsættelse af orientering udspandt der sig en længere debat, om hvordan beboerkonflikter skulle håndteres fremover. Konklusionen blev, at: o De i gangværende sager køres færdigt, men bestyrelsen eller beboerudvalget påtager sig ikke pt. flere sager som mægler o Fremtidige sager afleveres til adm.chef, der fører logbog efter Qvortrups anvisninger, og som herefter sender sagen videre til administrator til behandling. o Det diskuteres med Jens Anker Hansen, hvor længe og hvor mange hændelser, der skal have fundet sted og dokumenteres før en evt. eksklusionssag kan påbegyndes. o ABF spørges om deres erfaringer med eksklusioner/beboer sager og hvad andre gør o Retningslinjer for beboerklager beskrives på hjemmesiden Mie/Børge Aktivitetsudvalg herunder loppemarked Bestyrelsen godkendte afholdelse af loppemarked samt 780 kroner til afholdelse af dette. Evt. indtægter fra loppemarkedet, tilgår foreningen. Kontakt mellem arbejdsgruppen og bestyrelsen Zeynep Regler for godtgørelse/kompensation Retningslinjerne blev diskuteret, og det konkluderedes, o At der kun gives budget til i forvejen budgetterede og godkendte projekter, jf. de af bestyrelsen besluttede

3 retningslinjer for projektudvalg o En projektbeskrivelse skal indeholde en beskrivelse af behov, formål, omfang (tid og opgaver) samt evt. økonomi skal godkendes af bestyrelsen før eventuel kompensation kan udbetales. En skabelon til projektbeskrivelse lægges på bestyrelsens drev Hjælp med udfyldelse fås hos Birger Rolighedsvej frivillig aftale Administrator skal rykke for underskrift af aftale og konsekvenserne ved ikke at underskrive skal fremgå. Qvortrup informeres Birger Birger Eksklusionsag 8982 H 259/79 annulleres Det skyldige beløb er indbetalt, hvorfor bestyrelsen fulgte Qvortrups indstilling til annullering af eksklusionssagen 3 Ekstraordinær GF status - udestående Ingen udestående Lokalerne var fine, men kan ikke anvendes generelt grundet den lille kapacitet på max. 200 personer. Udlejningsservice informeres Efterårets ekstraordinære GF planlægges tentativt til 22/ Frederiksberg Gymnasium reserveres 4 Dispensationer Generelt og specifikt Hovedreglen er, at der ikke meddeles dispensation fra gældende regler, vedtægter mm Eneste undtagelse er i specielle situationer, hvor fremleje i et ekstra år kan bevilges. 5 Vores forsikringer tilbud fra Willis Bestyrelsen besluttede at indgå samarbejde med Willis om et samarbejde på bedst mulige vilkår, herunder en bedre forsikring af bestyrelsesmedlemmerne 6 Orientering vedr. Referat fra ekstraordinær GF Referat er udsendt. Bestyrelsen godkender senest 1. juli 2015

4 Eksklusioner antal påmindelser Se punktet beboerudvalget VVS lukning for vand pris mm på hjemmesiden Der vil snarest komme info på hjemmesiden om aftalen med Gravesen Vandskade - status Arbejdet er i gang. Interne arbejdsopgaver overblik Kort orientering og debat om status En hurtigt arbejdende projektgruppe blev nedsat Bestyrelsen får senest på næste BM et beslutningsgrundlag Qvortrup møde med Niels Jensen kontoplan Møde med Niels Jensen tirsdag d. 30. juni Ny kontoplan udskydes til iværksættelse per 1. januar 2016, men præsenteres for Niels Jensen på mødet Hanne Sandersen sender liste over ting, der skal indarbejdes nu og som præsenteres for Niels Jensen på mødet Der skal findes en lettere måde at opdatere månedsoversigten på Efter mødet med Niels Jensen afholdes møde med Lene Heide bla. vedr. indsamling af mailadresser jf. de vedtægter Sammenlægning Drifts- og Adminkontor Bestyrelsen bevilgede kroner til istandsættelse, hæve/sænke bord mm. af driftskontoret, så der kan indrettes et kontor til administrationschefen i overensstemmelse med arbejdsmiljølovgivningen Færdiggørelse ca. 1. september 2015 Håndbog bestyrelse - andelshavere Punktet blev skubbet til næste BM Tilskud til Energi forbedrende ændringer Umiddelbart er tilskudsordningerne til vinduer, varmemålere mm ikke attraktive, da tilskuddene er for lave i forhold til omkostning og eventuel gevinst Valuar vurdering og offentliggørelse Kort orientering om valuar Lars Wismanns henvendelse og tilbud til foreningen, samt hvorfor man har takket nej til udlevering af foreningens interne arbejdspapirer, efter drøftelse med administrator /Birger John/

5 Varmemålere/vandmålere Beregningsmodellerne for de økonomiske gevinster er endnu ikke offentlig tilgængelige, hvorfor der ikke kan vurderes om det er en god eller dårlig investering for foreningen. Kommunikation: adm til bestyrelse Bestyrelsen er tilfreds med det nuværende informationsniveau 7 Eventuelt Arbejdsdage Bestyrelsen tilsluttede sig ønsket om arbejdsdage Kontakt mellem initiativgruppen og bestyrelsen Birger Domain Direct fortalte om negative hændelser med mail systemet o John havde oplevet at forskellige web indgange til mailsystemet giver et forskelligt antal mails selvom samme søgning anvendes o anvender outlook og har oplevet at mails forsvinder og at mappe strukturer ikke overføres o IT gruppen kigger på sagen Sommerferie hvem - hvornår Umiddelbart er der ikke det store behov for udveksling af ferier terminer Næste ordinære møde 11. august kl. 20 Bo/Birger/Jonas Ulrik Kjeldsen MetteMarie Lunding Birger Püschl Frederic Maigaard Bo Jul Jeppesen Zeynep Tümer