Referat bestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat bestyrelsesmøde Dato: 11. oktober2016 kl. 20:00 Tilstede: Fra : Mette Hamurkesen (MH) og Rasmus Sørensen (RS, ref.) Fra bestyrelsen: Michala Gauguin (MIG), Børge Tamsmark (BØT), Birger Püschl (BIP), Nina Ryttergaard (NR), og Allan Andersen () Fraværende: Zeynep Tümer, Ulrik Kjeldsen (ULK), Jonas Gauguin (JOG), Frederic Maigaard (FRM) Emne Beslutning Ansv. 1 Godkendelse og underskrift af referat af Referat 9. august og 5. september Tilbud fra håndværk A/S vedr. udskiftning af kviste. Tilbud fra BKT Murerservice vedr. understrygning og isætning af tagbindere. Tilbud fra M.S. Anlæg aps vedr. rensning af faldstammer. Fuldmagt mellem bestyrelsen og Allan Andersen om godkendelse af fakturaer. Jf. foreningens vedtægt 29, stk Bestyrelsens beslutning/orientering vedr. Referater underskrevet. Tilbud vedr. udskiftning af kviste underskrevet. Tilbud vedr. understrygning underskrevet. Tilbud vedr. rens af faldstammer underskrevet. Fuldmagt til Allan Andersen, hvor han bemyndiges til at godkende fakturaer på op til kr. underskrevet. Evaluering XGF Der lød stor ros for det praktiske arrangement i forbindelse med den ekstraordinære generalforsamling Bestyrelsen havde undersøgt flere alternativer (blandt andre Musikkonservatoriet og Frederiksberg Gymnasium) for afholdelsen. Til slut stod Falkoner Centret tilbage som eneste mulighed, og måtte derfor vælges

2 Afslutning af retsmægling På opfordring fra foreningens rådgivere afsendes brev til Nykredit, hvoraf det fremgår at retsmæglingen betragtes som værende afsluttet, da den ekstraordinære generalforsamling nedstemte Nykredits forslag til refinansiering. Udskiftning i bestyrelsen Pilates studiet Bo Jul Jeppesen udtræder af bestyrelsen, da han er på studie ophold i Polen indtil sommeren Bestyrelsen takker Bo for hans indsats Suppleant Zeynep Tümer, der tidligere har siddet i bestyrelsen, genindtræder per dato. Erhvervsmægleren har oplyst at der på ca. 15 dage har været 6 fremvisninger. Det er bestyrelsens opfattelse, at den fremtidige erhvervslejer skal være fra et erhverv, som ikke medfører støjgener for underboerne, hvilket meddeles erhvervsmægleren BØT Fuldmagt til at stemme på HH s vegne på ABF s generalforsamling Bestyrelsesmødet bekræftede den beslutning, som bestyrelsen tog i forlængelse af den ekstraordinære generalforsamling, at give fuldmagt til en repræsentant fra en andelsboligforening til at stemme på HH s vegne ved valg til ABF s bestyrelse. 3 Adm. chef beslutning/orientering vedr. Salg af lejligheder til udefrakommende Hvis der ikke er interesserede fra ventelisterne på salgsmødet, er det op til sælger at finde en køber. Sælger vælger selv, om de ønsker at sælge til en udefrakommende, der er mødt op på salgsmødet, eller om de selv vil finde en køber, jf. foreningens vedtægt. Personale Der gennemføres MUS samtaler snarest BIP/BØT

3 Filmoptagelse og leje af beboerlokale Via en andelshaver har Nordisk Film fået tilladelse til en enkelt dags filmoptagelse, såfremt dette ikke kommer til at genere beboerne Andelshaverne fik samtidig tilladelse til at leje beboerlokalet, såfremt det ikke allerede var udlejet Aktivering af retshjælpsforsikringen Det skal undersøges om der er nogen tidsbegrænsning for aktivering af retshjælpsforsikringen, når den skal anvendes på en given sag Retshjælpsforsikringen skal kun aktiveres, når det vurderes, at en given sag vil medføre relativt store omkostninger til advokat bistand, da retshjælpen indgår i opgørelsen over antallet af anmeldte skader Vagtordning SSG har overtaget vagtordningen efter Gravesen Fremleje En andelshaver havde søgt om dispensation fra fremlejereglerne, hvilket blev afvist 4 Økonomi Igangsættelse af nye projekter Efter en kort debat blev det besluttet at der grundet den økonomiske situation - ikke igangsættes nye projekter. Dette medfører at der ikke pt. opsættes aluminiums porte indtil gårdene, hvilket meddeles den pågældende håndværker 5 beslutning/orientering (jf. notat fra )

4 Faktura godkendes Såfremt det er uklart for, hvordan en given faktura, der er sendt til godkendelse, skal håndteres, sendes fakturaen atter gennem godkendelsessystemet. Fremlejekontrakter Ved fremleje skal bestyrelsen kun godkende fremlejetager, og godkender det formelle i forhold til foreningens vedtægter Fremover spørges bestyrelsen kun om en given fremlejetager kan godkendes eller ej Dette betyder, at bestyrelsen ikke får fremlejekontrakten til gennemsyn Fremleje af værelser Punktet blev udskudt til bestyrelsesmødet i november Servicekontrakt vedr elevatorer Kontrakten indsendes til Restancer orienterede om et par restance sager, som bestyrelsen efterfølgende diskuterede Konklusionen blev, at restancerne skal forfølges Inkassosager Hverken bestyrelsen eller bør bruge tid på inddrivelse af restancer Der fremskaffer derfor information om professionel assistance til inkasso sager Beboersager Bestyrelsen behandlede et par beboersager AirBNB Foreningens vedtægter indeholder endnu ikke bestemmelser vedr. udlejning via AirBNB og tilsvarende Overtrædelse af foreningens vedtægt vedrørende fremleje af lejlighed kan medføre eksklusion Fremleje En andelshaver kan max udleje halvdelen af værelser i den givne lejlighed.

5 I et konkret eksempel skal en andelshaver redegøre for sin udlejning af værelser Udbetaling af kompensation til andelshavere, der deltager i projekter, der er forhåndsgodkendt af bestyrelsen Beregning og udbetaling sker i henhold til de af bestyrelsen definerede regler står for udbetalingen og har en deadline den 20. i måneden med udbetaling i samme måned. Status på samarbejdet med. Bestyrelsen er meget tilfreds med engagementet og arbejdet, der bliver leveret af. 6 Projekter Ansættelse af drifts- og adm. chef. 2 samtaler i næste uge MIG/ Sikkerhed og adgangskontrol Udskudt jf ovenstående vedr. økonomi 7 Eventuelt Bestyrelsesmanual inkl. årshjul Behandles på BM i november Næste møde 8. november 2016 kl. 20:00 Nina Ryttergaard Birger Püschl Børge Tamsmark Michala Gauguin