KVALITETSSIKRING AF AMU AARHUS TECH

Transkript

1 KVALITETSSIKRING AF AMU AARHUS TECH

2 Indhold: 1.0 Kvalitetssystem AARHUS TECH AMU 2.0 Udbudspolitik og udliciteringspolitik for AARHUS TECH 3.0 Kvalitetskrav - ansatte Kvalitetskrav - chefer Kvalitetskrav undervisere Kvalitetskrav administrationen Kvalitetskrav - planlægger 4.0 Kvalitetskontrol Kvalitetskontrol undervisning AARHUS TECH Kvalitetskontrol udlagt undervisning Kvalitetskontrol administrationen

3 1.0 Kvalitetssystemet AARHUS TECH & AMU AARHUS TECH har et ønske om at være kendt for høj faglighed og høj kvalitet i uddannelser og kurser. For at sikre dette, har vi etableret et kvalitetssystem, som fastlægger: - kvalitetsmål 1 for uddannelser og kurser. - opfølgning på kvalitetsmål herunder hvordan vi opfanger og registrerer afvigelser i forhold til kvalitetsmål. Se nedenstående figur for skolens kvalitetssystem: KVALITETSSYSTEM FOR AARHUS TECH FORMELLE PROCESSER FOR KVALITETSUDVIKLING OG KVALITETSSIRKING AF UDDANNELSER OG KURSER. UDVIKLE OG FORBEDRE KVALITETEN AF UDDANNELSER & KURSER Undervisningsteam og uddannelseschef arbejder løbende på at forbedre undervisningen, så vi når vores kvalitetsmål. Dette sker bl.a. på kvalitetsmøder og i forbindelse med selvevalueringer, hvor diskussioner om forbedring af undervisningen er omdrejningspunktet. KVALITETSMÅL Ingen afbrud Fuldførelsesprocent Landsgennemsnit * Tilfredse elever/kursister Resultat Tilfreds Interne og eksterne krav til kvalitetssikrin g og - udvikling af uddannelser/ kurser UNDERVISNING OPFØLGNING PÅ KVALITET -UDDANNELSER & KURSER Der gennemføres løbende kvalitetstjek af uddannelser og kurser via diverse målinger, kontrol af dokumentation og intern audit. Målingerne er fx tilfredshedsundersøgelser samt opgørelser af afbrud, fravær, karakterer mm. Teamets resultater diskuteres ved kvalitetsmøder og selvevalueringer samt behandles af pågældende uddannelseschef. Høj faglighed Karaktergennemsnit 7 * Høj deltagelse Fraværsprocent 5 Kvalitetssikring af AMU Skolens ansatte, der er involveret i AMU-aktiviteter, arbejder med udgangspunkt i beskrevne retningslinjer. Der er udarbejdet regelsæt for ledelse, undervisere samt administrativt personale, der skal overholdes i forbindelse med AMU-opgaver samt politikker, der skal følges. Endvidere bliver der systematisk fulgt op på 1 AARHUS TECH - Kvalitetsmål for AMU. Tilfredshed blandt kursister lig 4 eller derover (Vis Kvalitet) og Gennemførelsesprocent lig landsgennemsnittet eller højere. Læs mere om skolens kvalitetsmål - og se resultater

4 kvaliteten af AMU-aktiviteten. Dette sker via systematisk kvalitetskontrol i form af audit og opfølgning på skolens kvalitetsnøgletal. Endvidere diskuteres løbende kvalitetsforbedringer i forbindelse med månedlige kvalitetsmøder og selvevaluering. Du kan læse mere om skolens kvalitetssystem på skolens hjemmeside Skolens kvalitetssystem revideres efter behov og mindst en gang årligt, hvor samtlige dokumenter gennemgås. Ressourcepersoner kvalitetssystemet Uddannelsesdirektør EUD/VEU: Personen/funktionen har det overordnede ansvar for AMU, og udarbejder udkast til den årlige udbudspolitik, som efterfølgende godkendes af bestyrelsen. Kundecenterchef: Programansvar AMU samt ansvarlig for at informere nøglepersoner om ændring i AMUlovgivningen. Leder for kundeservice - kurser: Personen/funktionen er ansvarlig for at sikre support og opdatering af regler indenfor administration af AMU. Sekretærer Kundeservice-kurser: Ved afslutning af administrationen af et kursus anvendes tjekliste til sikring af korrekt registrering. Tjeklisten underskrives af kursussekretær. Planlægger: Når et kursus planlægges anvendes tjekliste for at sikre korrekt registrering, overholdelse af tidsfrister mm. Controller: Personen/funktionen er ansvarlig for skolens kvalitetssystem dvs. vedligeholdelse/tilretning, drift, kontrol og evaluering. Alle, som er involveret i AMU-aktiviteter, er ansvarlige for at sikre høj kvalitet. Ved afvigelser påhviler det næst ansvarlige at følge op og sikre at korrigerende handling gennemføres. Dokumentstyring Kvalitetsstyringsdokumenter Alle gældende kvalitetsstyringsdokumenter ligger på sharepointsiden AMU - kvalitetssikring og dokumentation. Dokumenterne vedligeholdes af controller, og bliver revideret efter behov. Der arbejdes endvidere med fejlliste, hvor problematikker ved procedurerne samles, og overgangsløsninger er beskrevet. Kvalitetsstyringsdokumenterne er tilgængelige for alle skolens medarbejdere, og det forventes at ansatte, der er involveret i AMU-aktiviteter, løbende holder sig ajour. Kvalitetsdokumentation for afholdt kursus Denne dokumentation findes dels i kursusmappe og på sharepointsiden AMU - kvalitetssikring og dokumentation. Kundeservice-kurser har ansvaret for dokumentationen. Dokumentationen opbevares i fem år. Dokumentation for kvalitetskontrol/auditering Dokumentation ved auditering herunder afvigelser arkiveres på sharepointsiden AMU - kvalitetssikring og dokumentation.

5 2.0 Udbudspolitik for AARHUS TECH Der udarbejdes en udbudspolitik for AMU-aktiviteter årligt. Politikken godkendes af bestyrelsen og offentliggøres inden udgangen af året på skolens hjemmeside. Politikkens indhold er: * Udbud / Geografiske opland * Aktivitetsudvikling * Bevillingsmæssige prioriteringer * Behovsvurdering * Indsatsområder * Markedsføring * Udliciteringspolitik Politikken udarbejdes efter VEU-center Østjyllands skabelon: Elementer til den enkelte institutions udbudspolitik Link til politikken:

6 3.0 Kvalitetskrav - ansatte Der er udarbejdet retningslinjer til skolens ansatte, som er direkte involveret i afholdelse af AMUaktiviteter. Det drejer sig om følgende personalegrupper: * Uddannelseschefer * Undervisere * Administrativt personale kursus * Planlæggere Endvidere er der udarbejdet tjeklister, som anvendes til kvalitetssikring af planlægning, administration samt undervisning.

7 3.1 AMU KVALITETSKRAV - UDDANNELSESCHEFER For at sikre at skolen til enhver tid kan leve op til gældende AMU-lovgivning, er det vigtigt, at du som uddannelseschef bidrager aktivt. Udover at du skal sikre høj kvalitet af undervisningen i dit center, skal du sikre dig, at de udbudte aktiviteter er i overensstemmelse med startegien for centeret, og at de understøtter samarbejdet med virksomhederne og deres behov. Herudover har du en række opgaver, som er beskrevet i dette dokument. Udarbejde halvårlig plan for udbud af kurser Du skal udarbejde halvårlig plan for, hvilke kurser der vil blive udbudt i dit center. Deadline for aflevering af forårsplanen er senest 01/10, og deadline for efterårsplanen er senest 01/04. Fire uger før deadline for indsendelse af udbudsplanen vil du modtage en skabelon til formålet. Planen indsendes til Kundeservise - kurser. Udbudsplan som dokumentation for annonceringspligt Hvis du er den eneste udbyder i region Midtjylland af en FKB, skal det fremgå af din udbudsplan, at alle uddannelsesmål har været annonceret inden for et kalenderår. Alternativt skal du indgå en skriftlig aftale med en anden institution om at overdrage annoncerings- og udbudsforpligtigelsen. Hvis du er den eneste udbyder på landsplan af en FKB, skal det fremgå af din udbudsplan, at alle kernemål og tilknyttede mål er udbudt af dit center. Du kan evt. indgå aftaler med anden institution om at de udbyder tilknyttede mål. Nye kurser som ikke fremgår af udbudsplanen Hvis du ønsker at oprette et kursus, som ikke fremgår af udbudsplanen, skal du kontakte Kundeservice - kurser hurtigst muligt og senest 5 hverdage før kursets startdato, så reglerne for annoncering kan overholdes. Udbud af kurser hvor AARHUS TECH ikke har FKB-godkendelse Ønsker du at udbyde et kursus, som AARHUS TECH ikke har godkendelse til, skal du søge anden skole om lån dvs. indlægning af FKB. Du skal kontakte Kundeservice-Kurser, som sørger for lån/indlægning fra anden institution samt dokumentation. Afslutningsvis skal du godkende dokumentationen og underskrive kontrakten. Udlån af din FKB til anden skole Du har ansvaret for udlån dvs. udlægning af dine FKB-er til en anden skoler. Hvis en skole henvender sig til dig mhp. at låne dvs. søge om udlægning af din FKB, skal du kontakte Kundeservice Kurser, som sørger for at udarbejde en udlægningsaftale, som du efterfølgende godkender og underskriver.

8 Udarbejdelse af uddannelsesaftaler Når du indgår en aftale med en virksomheder om afholdelse af et kursus, er det Kompetencecenteret, som står for den praktiske udformning af den formelle uddannelsesaftale samt opfølgning på aftalen. Uddannelsesaftalen skal altid være underskrevet af dig. Udarbejdelse af lokalelejeaftale Hvis undervisningen foregår på en ikke-aarhus TECH-adresse, skal der altid indgås en skriftlig lokalelejeaftale. Du skal henvende dig til Kundeservice Kurser for rekvirering af skabelon til kontrakt. Der skal ikke udarbejdes lokalelejeaftale ved virksomhedsforlagt undervisning. Markedsføring af kurser Al materiale, der bruges i centeret i forbindelse med markedsføring af kurser, skal kvalificeres af Kommunikationsafdelingen og Kompetencecenteret, som efter godkendelse sender materialet til Kundeservice-kurser til orientering. Undervisernes kompetencer - CV Du er ansvarlig for, at der foreligger opdateret CV for alle AMU-undervisere i dit center. Alle de AMU-undervisere, der underviser i dit center, skal være ansat på AARHUS TECH. Kompetenceoversigt Du skal udarbejde en kompetenceoversigt over AMU-undervisere i dit center. Af oversigten skal det fremgå, hvilke skolefag den enkelte underviser er godkendt til at undervise i se skabelon. Ved recertificeringskurser skal udløbsdato fremgå af oversigten. Du skal sørge for, at oversigten altid er ajourført, og du vil modtage informationer om nye og/eller ændring af skolefagsnumre fra Kundeservice - Kurser. Kompetenceoversigten skal være tilgængelig på AMU sharepoint fra 1/ Administration af kurser For korrekt administration af kurser, skal Kundeservice - kurser have en række informationer fra dig. Det drejer sig om informationer om oprettelse, ændring og aflysning af AMU-aktiviteter (se bilag). Du og/eller din planlægger skal sørge for korrekt skemalægning i FLEX dvs. underviser(e), tid og lokale, skal være registreret i FLEX senest 5 hverdage inden kursusstart, så kursussekretæren kan indkalde kursister rettidigt. Når en underviser skemalægges, tjekkes det endvidere om vedkommende er registreret til, at kunne undervise i det pågældende skolefag. Dette sker med udgangspunkt i kompetenceoversigten. Se tjekliste til korrekt planlægning. Undervisere skal fraværsregistrere elektronisk, og kursisterne skal evaluere kurset direkte i Vis Kvalitet.

9 Test af basale færdigheder Alle kursister skal informeres om test af basale færdigheder på første kursusdag. Dog skal testen ikke nødvendigvis gennemføres første dag. Du skal sikre dig, at kursisterne i dit center har mulighed for at gennemføre testen samt har mulighed for efterfølgende at få en samtale med en læsevejleder. Du skal informere dine undervisere om forholdene for test af basale færdigheder, så de kan videregive denne information til kursisterne. Gennemførelse af IKV i AMU Du skal i centeret kunne gennemføre IKV i AMU ved henvendelser fra kommende kursister. Det er dit ansvar at sikre, at det rette beredskab er til stede samt at koordinere denne aktivitet. Fraværsregistrering To gange ugentligt vil der blive fulgt op på fraværsregistrering (EN10). Du vil modtage besked fra kvalitetscontroller, hvis der på et af kurserne fra dit center, ikke er blevet ført fravær. Det er vigtigt, at du følge op på fraværsregistreringen, da den har betydning for udbetaling af VEUgodtgørelse, befordring og kost og logi. Audit Kvalitetsorganisationen vil løbende gennemføre intern audit i dit center. Der vil blive fulgt op på tilstedeværelse, undervisningens tilrettelæggelse og kvalitet samt dokumentationen. Du vil få besked, når auditeringen er gennemført samt hvis, der skal gennemføres korrigerende handlinger. Har du udlånt dvs. udlagt en FKB til anden institution, vil du årligt blive bedt om at deltage i ekstern audit hos pågældende institution. Auditeringen vil være anmeldt, og varigheden er ca. en time. Opfølgning på måltal Skolens kvalitetsmål for AMU-området er: * Høj tilfredshed blandt kursister ( 4) * Høj gennemførelsesprocent ( Landsgennemsnittet) Du skal sammen med dine lærerteam følge op på disse mål evt. ved kvalitetsmøder.

10 3.2 KVALITETSKRAV TIL UNDERVISERNE PÅ ARBEJDSMARKEDSUDDANNELSERNE AARHUS TECH Som underviser på AMU er du underlagt en række krav i forbindelse med gennemførelse af kurser herunder krav til dokumentation. Der vil løbende blive fulgt op på om kvalitetskravene efterleves ved internt audit og eksternt audit. Nedenfor kan du læse om de kvalitetskrav, der gælder for dig. INDEN KURSET SKAL DU: A. Udarbejde en undervisningsplan. Læs mere om kravene til en undervisningsplans indhold under Vejledning undervisningsplan. Undervisningsplanen uploades på SharePoint siden: AMU kvalitetssikring og dokumentation under fanen: Upload materialer. Her finder du også en vejledning til hvordan du gør. Husk at filen skal navngives med holdnummer. Upload af undervisningsplan skal ske senest 6 hverdage inden kursus start. Hvis åbent værkstedskurser - uploades materialer kvartalsvis. B. Afstemme præsentation og undervisningsmateriale med kursets målbeskrivelse. Undervisningsmaterialet uploades ligeledes på SharePoint siden sammen med undervisningsplanen. Hvis åbent værkstedskurser - uploades materialer kvartalsvis. C. Sikre dig, at du har modtaget en deltagerliste eller mødejournal/protokol fra Kundeservice-kurser. UNDER KURSET SKAL DU: D. Gennemføre undervisningen i overensstemmelse med undervisningsplanen. Såfremt I forlader det aftalte undervisningssted/lokale sættes seddel på døren med angivelse af, hvor I befinder jer. E. Med udgangspunkt i undervisningsplanen - gennemgå titel, indhold og mål for kurset ved opstart samt tilbyde kursisterne afklaring af basale færdigheder. F. Kunne fremvise undervisningsplanen, UV-materialet samt dit CV. G. Følge op på om kursisterne er mødt ved start af hver kursusdag samt er tilstede, når kursusdagen slutter. Tilstedeværelse/fravær registreres løbende i efteruddannelse.dk eller elevplan. H. Inden sidste kursusdag skal du sikre dig, at du har modtaget det rette antal beviser samt evalueringskoder fra Kundeservice-kurser. Beviserne underskriver du. I. På sidste kursusdag - sørge for, at kursisterne evaluerer kurset i Vis kvalitet.

11 J. Udlevere beviser til kursister, der har gennemført kurset med tilfredsstillende resultat. EFTER KURSET SKAL DU: K. Uploade en eventuel revideret undervisningsplan og undervisningsmateriale. L. Aflevere overskydende beviser samt skriftlige begrundelser for kursister, som ikke har bestået til kursussekretæren. M. Såfremt kursister ikke havde mulighed for at evaluere i Vis Kvalitet eller hvis svarprocenten er lav (under 75), skal du aflevere en skriftlig begrundelse til kursussekretæren. Hvis manglende besvarelse skyldes tekniske problemer, afleveres skærmprint af fejlmeddelelse til kursussekretæren.

12 3.3 AMU KVALITETSKRAV - ADMINISTRATION Kundeservice kurser administrer kurser indenfor AMU/ÅU/IV. Som kursussekretær i Kundeservice kurser er du underlagt en række krav i forbindelse med administration af kurser herunder krav til dokumentation, hvilket sker for at sikre skolen til enhver tid kan leve op til gældende AMU-lovgivning. Til dette formål er der udarbejdet en AMU-tjekliste, som skal udfyldes for hvert kursus. Der vil blive fulgt op på om kvalitetskravene efterleves ved løbende kontrol af dokumentation, internt audit samt eksternt tilsyn. Nedenfor kan du læse om de kvalitetskrav, der gælder for dig.

13 3.4 AMU KVALITETSKRAV - PLANLÆGGERNE Ved planlægning af kurser skal planlæggerne sørge for korrekt skemalægning i FLEX. Det vil sige at underviser(e), tid og lokale, skal være registreret korrekt i FLEX. Dette skal ske senest 5 hverdage inden kursusstart. Der anvendes tjeklisten: Tjekliste planlæggere til sikring af korrekt planlægning.

14 4.0 Kvalitetskontrol Der gennemføres forskellige typer af kontrol og opfølgning på kvalitet på tværs af funktioner og niveauer: Skoleniveau Organisering/styring af kursusaktiviteter Undervisningen Administration af kurser Kvalitetskontrol & opfølgning skoleniveau Kvalitetskontrol af skolens samlede kursusaktiviteter sker via opgørelser for skolens to kvalitetsmål: Kursisternes tilfredshed samt gennemførelse. Resultaterne offentliggøres kvartalsvis på skolens hjemmeside: Ligeledes offentliggøres gennemførelsesprocenter på skolens hjemmeside: Dette sker også kvartalsvis. Såfremt resultaterne afviger fra skolens mål, behandles det af skolens direktion, og der aftales korrigerende handlinger.

15 4.1.0 KVALITETSKONTROL VEDR. PLANLÆGNING OG AFHOLDELSE AF UNDERVISNING Auditering besøg Uanmeldte besøg overholdelse af undervisningstiden Der gennemføres uanmeldte besøg mindst en gang pr. måned, hvor der følges op på undervisers og kursisters tilstedeværelse. Undervisningen vil ikke blive afbrudt. Auditøren vil udvælge 4-5 kurser pr. auditering - og udvælgelsen vil ske, så hver AMU-underviser får besøg i gennemsnit en gang om året. Anmeldte besøg kvaliteten i undervisningen Formålet med anmeldte besøg er, at sikre at en underviser/undervisningsteam lever op til skolens kvalitetsstandard herunder kan formidle forløbsplan/kursusmaterialer, introduktion til kursus samt har styr på øvrige relevante formaliteter. Anmeldte besøg gennemføres efter behov, og typisk hvis der er mistanke om, at kvalitetskravene ikke efterleves i et område - fx hvis evalueringer er dårlige, mistanke om skolens AMU procedure ikke overholdes o.lign. Eksempel på anmeldt besøg: Aftalt møde med pågældende AMU-underviser udenfor undervisningstiden. Varighed min. Dagsorden til mødet - Gennemgang af den introduktion der gives til kursister - Gennemgang af forløbsplan herunder hvordan denne hænger sammen med UV-materialet - Evt. gennemgang af skolens kvalitetskrav til AMU-underviserne - Evt. anvendelse af tjeklisten Undervisning. Underviser og uddannelseschef får besked ved afvigelser og dokumentation for auditering opbevares på AMU-sharepoint i pågældende kursusmappe Kvalitetskontrol af dokumentationen Der gennemføres kvalitetstjek af dokumentationen på mindst 10 udvalgte kurser pr. måned. Kvalitetstjekket sker med udgangspunkt i DEs AMU audit tjeklister. Dog med fokus på undervisningsplan, undervisningsmaterialer samt evalueringer. Underviser og/eller uddannelseschef får besked ved afvigelser, og dokumentation for auditering opbevares på AMU-sharepoint i pågældende kursusmappe Fraværsregistrering - opfølgning To gange ugentligt vil der blive fulgt op på fraværsregistrering (EN10), og mangler der fraværsregistrering i et område vil uddannelseschefen modtage besked.

16 4.2.0 KVALITETSKONTROL UDLAGT UNDERVISNING Procedure for kvalitetskontrol af udlagt undervisning Institutioner, hvortil skolen har lånt FKB dvs. udlagt undervisning, får besøg en gang årligt, og dette sker anmeldt. Auditørerne vil være controller og uddannelseschefen for området. Auditeringen vil ske efter DEs AMU audit tjekliste til udlagt undervisning. Såfremt der ved audit konstateres afvigelser i forhold til kontrakten, ophører samarbejdet med den pågældende institution.

17 4.3.0 Kvalitetskontrol af administrationen Procedure for kvalitetskontrol af administrationen A. Løbende kvalitetskontrol For at sikre kvaliteten af administrationen af kurser arbejdes der bl.a. efter tjeklister. Forrest i hver enkelt kursusmappe ligger en tjekliste, som er en liste over alle trin i administrationen af et kursus, og som samtidig fungerer som oversigt over dokumentationen i mappen. Tjeklisterne underskrives af kursus sekretæren, når kurset er afsluttet. B. Yderligere kvalitetskontrol Der gennemføres løbende kvalitetskontrol af administrationen af Økonomiafdelingen og revisionen.