Referat BE møde

Transkript

1 Referat DKF Mødegruppe: Bestyrelsen Dato: Sted: Scandic Roskilde Deltagere: Ole Tikjøb (OT), Vibeke Preisler (VP), Jan Darfelt (JD), Peter Ansvarlige benævnes med Sørensen (PS), Lau Larsen (LL), Tayo Lill Andreasen (TLA), initialer. Peter Unold (PeU), Christian Jacobsen (CJ), Flemming Jørgensen (FJ), Afbud: Referent: Referatudkast godkendes senest: Referat udsendes senest: Pkt 1-4: Rune Dahl Mortensen, (RDM), Dorthe Hansen (DH), Michael Jakobson (MJ), Mikkel von seelen (MS), René Olsen (RO), Malene Hjorth (MAL), Lisa Weidich (LW) Martin Hald, Martin Rosenkilde FJ Nr. Punkt Kommentar/beslutning/opgave 1. Velkommen OT bød alle velkommen med en speciel velkomst til SEK. Tak til SEK for en god indsats gennem 2011 med bl.a. Årsmagasinet og ATK som vi har fået stor ros for fra Michael Andersen (TD) og Niels Nygaard (DIF). 2. Godkendelse af referat 3. Godkendelse af dagsorden 4. Gennemgang af weekenden Godkendt Tilføjelse af pkt. 4(4) vedr Aalborg Sportshøjskole 1) Temadag Weekendens program blev gennemgået og de forskellige opgaver fordelt for lørdagens aktiviteter. 2) Årsmøde Søndagens dagsorden blev gennemgået og det blev besluttet, om muligt at afsætte tid til en gruppedebat i relation til det udsendte forslag til et politikkatalog. Fremlæggelsen af evt. underbyggende kommentarer til de skrevne beretninger blev aftalt jf. ansvarsområderne. 3) Underskrift af regnskab og protokollat 2011 Årsregnskabet for 2011 blev underskrevet. 1

2 5. Beslutning 1) Kajakpoloreglement PS gennemgik ændringerne der primært drejede sig om præciseringer. Reglementet er godkendt. 2) Placering af Temadag/Årsmøde 2013 Pga. møde i ECA afholdes arrangementet d marts. Sted: Scandic Silkeborg. Det tidlige tidspunkt betyder at årsmødematerialet ikke vil kunne udsendes de sædvanlige 3 uger før mødet. Det vil formentlig kun blive 14 dage før. Fristen er ikke lovfæstet, så klubberne skal blot informeres om dette. 3) Godkendelse af ny klub: Rønne Roklub Godkendt 4) Repræsentantskabsinvitation fra Aalborg Sportshøjskole DKF takker ja til invitationen og deltager i det omfang det er muligt. 6. Status/orientering fra formanden OT orienterede kort om at formanden for DFfR blev genvalgt sidste weekend.. Der har været afholdt møde i styregruppen for Bagsværd Sø hvor der blev sagt ok til planerne for nyt rostadion.. Der forestår nu en fundraisingopgave der varetages af kommunerne, TD, DIF og LOA. Der er bestyrelsesmøde i i/s Rostadion d. 17/4-12. OT har været til møde med SEDK vedr. regeringens udspil omkring afholdelse af større breddearrangementer i regi af SEDK. SEDK har peget på bl.a. DKF hvor f.eks. TdG kunne være et arrangement man gik ind i. TdG kommiteen arbejder i forvejen på en modernisering af hele TdGkonceptet. Der arbejdes bl.a. på at finde en model så TdG igen lægges ind under DKF, hvilket også vil være en nødvendighed såfremt det skal støttes af SEDK. Vedr, WC og VM så er der langsomt ved at være gang i arbejdsgrupperne. Der er fortsat behov for hjælp på flere områder. Bulletin nr. 2 udsendes inden d. 1. april. JD: DIF og SEDK er i dialog om afholdelse af større breddearrangementer i København. Svømmeunionen har bl.a. et arrangement hvor der svømmes rundt om Christiansborg og der ses på om det er muligt at lave lignende arrangementer inden for f.eks. løb, cykling og kajak i DKF s engagement i en sådan event drøftes på næste bestyrelsesmøde. JD har tilsagn fra Kbh. kajak kreds om at de vil bidrage til et sådan arrangement. 2

3 7. Statur/orientering fra SEK 1) Magasin / annoncering Magasinet koster jf budgettet rigtig mange penge. Ii forbindelse med årets 2 første udgivelser ser det ud til at det budgetterede annoncesalg næste holder. Det ligger for #2 på 95%. 2) Udviklingsprojekt Efter 2 styregruppemøder med DIF er der nu klarhed over status og projektets prioriteringer i forhold til indberetninger og oprindelige projekttal. PeU: Projektet er en stor succes og vi kan se at Malenes store indsats giver resultater når vi målretter vores ressourcer. 3) Medlemstal Via hårdt arbejde og stort tidsforbrug fik vi alle tal i hus inden for tidsfristen. Den nye registreringsform indført fra DIF side har resultateret i at medlemstallet på landsplan er stagneret. Alene på de kombinerede ro- og kajakklubber har vi mistet 800 medlemmer. 4) SFS Se under pkt. 8(2) 5) Søsikkerhedskampagne Mads Sejerø en frivillig som kontaktede DKF, DFFR og Sejlunionen har måtte konstatere at det ikke har været muligt at rejse de fornødne midler og projektet som skulle oplyse om sjov og sikker færdsel på vandet er nu skrinlagt. 6) Initiativ med Sejlunionen vedr. efterskoler 40 skoler var repræsenteret på mødet der forløb rigtig godt. Langt de fleste deltagere havde dog skoleaftaler i forvejen, hvorfor vi allerede var i dialog med dem. 7) Uddannelsessamarbejde Se under pkt. 8(2) 8) DIF s klubpris Se under pkt. 8(1) 9) Martin Rosenkilde er pt. på træningslejr, men vil arbejde målrettet på implementeringen af ATK og ATK-certificeringen. 10) Der arbejdes fortsat på at etablere et træningslokale på rostadion, men inden vi går ind i projektet skal der være fuldstændig klarhed over de juridiske ejerforhold og rettigheder. 11) Vi har fået en henvendelse fra en APP-udvikler der har udviklet en smartphome-app specifikt til roere. Udvikleren ønsker at DKF blåstempler app en. Uddannelsesarbejdsgruppen ser på produktet godkender evt. på vegne af BE. 3

4 8. Status/orientering fra bestyrelsen 1) KFM (Klub, facilitet & miljø) Århus kommune har vedtaget deres plan vedr. diverse vandveje, kanaler og havnefaciliteter i og omkring Århus i forbindelse med havneudviklings projekterne Urban Space og Multimediehus mv, til gavn for ikke mindst kajakroning og kajakpolo og der åbnes op for adgang fra hav til å og videre til Brabrand Rostadion. DIF s klubpris er interessant og vi skal se på om vi har klubber der kunne være potentielle modtagere i Tayo tager det op og orienterer om DiF s klubpris 2013 og kriterier herfor på Årsmødet. 2) UA (Udvikling og aktivitet) Der har været afholdt internationalt EPP-møde, hvor den finske repræsentant meddelte at de var klar til at søge om optagelse i systemet og tage det i brug. Norge er ligeledes på vej ind. Tyskland ser på om det er muligt at de kan bruge systemet mere. De overvejer også at rebrande systemet fordi pas i Tyskland har en negativ klang. Sverige har ligget lidt stille på EPP-fronten, men tager nu fat i implementeringen og administration med flere ressourcer. På internationalt plan er der på lang sigt ønske om at samordne instruktørsystemerne. Erfaringerne fra udarbejdelsen af færdighedsdel fortæller dog at det bliver et mangeårigt projekt. Trin 1 er at beskrive nationale standarder med internationale terminologier. Søfartsstyrelsens seneste regeludspil har taget hensyn til flere af DKF s kommentarer. Der skal nu udarbejdes deciderede sikkerhedsforeskrifter og vi arbejder på at der indskrives at DKF s instruktørniveauer skal benyttes. Det overvejes om det evt. er muligt at certificere udvalgte klubber til at kunne afholde EPP 3 og Instruktør 2 kurser. Uddannelsesmødet der afholdes lørdag skal evaluere tiden der er gået og lægge op til det fremtidige samarbejde med underviserne. 3) MK (Motion og konkurrence) Der har været afholdt møde omkring Stige Ø projektet. PT ligger der nogle miljømæssige hindringer i vejen, men der arbejdes videre med projektet. Der har været afholdt møde med Ringsted Roklub vedr. afholdelse af DM Maraton. Det videre forløb afklares lørdag. PS har trukket et stort læs omkring arbejdsgrupperne på poloområdet - tak for det. Vi er klar med en ny runde af registreringen af officials. Så snart data mv. er på plads udstedes der certifikater fra SEK. Vedr. Cph Spring Regatta dispenserer BE fra den, jf. tidspunktet tvungne brug af redningsveste for seniorer på betingelse af at der indsættes en ekstra følgebåd. Den endelige beslutning træffes på selve dagen afhængig af vind- og vejrforholdene. Officialsbemandingen til WC er stort set på plads. 4) LE (Landshold og elite) ATK er klar og bog, hjemmeside mv. releases lørdag. 4

5 René Olsen er kommet godt i gang og har afholdt flere samlinger. Sportschefen er tilbage fra Florida og melder om gode resultater for holdets træning. Der arbejdes på ændringer til vores kraftcenterkoncept. Ideerne fremlægges på KC-mødet lørdag og vil bl.a. betyde at der optages flere kvinder på elitecentret, at antallet af kraftcentre sandsynligvis reduceres, at kravene til professionalisering af kraftcentrene øges og at der etableres ATK-centre. Et sportssamarbejde med BRIK landende er blevet diskutereret i DIF. Sport One undersøger mulighederne for finansiering og vender tilbage hvis det bliver aktuelt. 9. Økonomi 1) Balance Pga. den manglende forventede stigning i antallet af medlemmer er der pt. et manko på kr ift budgettererede kontingent indtægter. For allerede nu at reagere herpå, forsøger vi at få reduceres vores egenandele i forhold til vores aftaler med DIF. Uddelingen af puljemidler suspenderes for 2012 og budgettet reduceres med 3% på alle områder, hvor DKF har konkrete fopligtigelser. Sammen med diverse andre besparelser kan vi hente kr hvilket dækket manglen og giver et budgetteret plus omkring kr Eventuelt OT opfordrerde bestyrelsen til at tænke over om der er nogen vi skal hædre jf. DKF s hædersbevisninger. Vi skal gøre klubberne opmærksom på at de har denne mulighed for at anerkende folk i egne rækker og at DKF gerne stiller op til overrækkelserne hvis det ønskes og er muligt. 5

6 Bestyrelsesnotat Bilag 1 Bestyrelsesmøde d. 23. marts 2012 Dagsordens punkt 3.1 Form Ansvarlig Emne Opgave Baggrund Indstilling Næste opfølgning Gennemgang af weekenden Chistian Jacobsen / Flemming Jørgensen Temadag De forskellige praktiske opgaver ved temadagen skal fordeles. Hvilke workshops deltager bestyrelsen i. Hvem sørger for deltagerlister og velkomster. Workshop fordelling af personale mm fremgår af bilag. 6

7 Bestyrelsesnotat Bilag 2 Bestyrelsesmøde d. 23. marts 2012 Dagsordens punkt 3.2 Form Ansvarlig Emne Opgave Gennemgang af weekenden Chistian Jacobsen Årsmøde De forskellige praktiske opgaver og præsentationer ved årsmødet skal fordeles. (bekræftes) Baggrund Gennemgang af dagsorden for årsmødet med fordeling af ansvarsopgaver a. Kontingent og økonomi b. Forbundets planer c. Politikkatalog d. Motiver lovforslag e. Valg Se detaljerne i det udsendte årsmødemateriale. Indstilling Bestyrelsen bekræfter de forskellige aftaler og eventuelle justeringer. Næste opfølgning 7

8 Bestyrelsesnotat Bilag 3A+B BILAG 3B ofentliggøres ikke (protokol) Bestyrelsesmøde d. 23. marts 2012 Dagsordens punkt Form Ansvarlig 3.3 Gennemgang af weekenden Chistian Jacobsen Emne Underskrift regnskab og protokollat 2011 Opgave Regnskab og protokol til bestyrelsens godkendelse fremlægges. Originaler underskrives. Baggrund Bestyrelsen skal godkende regnskab og protokol. Regnskabet er gengivet i årsmødematerialet og protokollen,som er revisionens rapportering til bestyrelsen, er fremsendt særskilt. Indstilling Næste opfølgning Bestyrelsen godkender og underskriver. Godkendelse af regnskab på årsmødet. Underskrift af formand og dirigent. 8

9 Bestyrelsesnotat Bilag 4 Bestyrelsesmøde d. 23. marts 2012 Dagsordens punkt Form Ansvarlig 4.2 Beslutning Christian Jacobsen Emne Placering teamdag/årsmøde 2013 Opgave Temadag / Årsmøde 2013 skal placeres. Årsmødet foreslås placeret marts Baggrund I 2013 er der 2 forhold som årsmødet skal tage højde for. ECA holder normalt møde den sidste weekend i marts i ulige år. Påsken ligger i vejen for normal placering. Årsmødet kunne placeres medio april, men vil formentlig så kolliderer med mange standerhejsninger. Indstilling Næste opfølgning Bestyrelsen fastlægger Årsmødet til marts 2013 Silkeborg. Bestyrelsen adviserer klubberne om at årsmødemateriale i i 2010 først modtages 2 uger før årsmødet. Normal praksis er 3 uger. Orientering af årsmødet. 9

10 Bestyrelsesnotat Bilag 5 Bestyrelsesmøde d. 23. marts 2012 Dagsordens punkt Form 6 Status / orientering sekr. Ansvarlig Emne Christian Jacobsen 1. Magasin / annoncesalg 2. Udviklingsprojekt 3. Medlemstal 4. SFS, hvad sker der 5. Søsikkerhedskampagne 6. Initiativ med sejl vedr. efterskoler 7. Udd. samarbejde 8. DIF klubpris Opgave Orientering 10

11 Magasin / annoncesalg Magasinet har nu udgivet 2 udgaver i Annoncesalget er tæt på målet og der er lavet mange aftaler som dækker hele året. Der er også pæn overholdelse af underposter / budgetter. Dog er det ikke muligt at holde distributions omkostningerne nede, bl.a. fordi post dk satte priserne op sidst i Udviklingsprojekt Der har været afholdt 2 møder med DIF for at gennemgå status på projektet. Seneste statusdokument/resume er vedlagt. Da der er tilbagegang ift den officielle medlemsstatistik er der naturligvis ikke fuld tilfredshed. Det er dog for tidligt at lave store justeringer så DKF skal vurderer om der skal være mindre omprioriteringer. Store justeringer foretages først når projektet har været i drift i højsæsonen. Medlemstal Der er en gennemgang af medlemstal i formandens beretning / årsmødemateriale. DIF har pga den særlige måde som tallet var gjort op på i 2010 ikke kunne lave så detaljeret kvalitetssikring. DKF opfodres til at arbejde med øget information om korrekt registrering til 2013 og til mere aggressivt at kvalitetssikre. DIF har generelt haft store problemer med såvel teknik, udsendelse, support og bemanding på opgaven. Flere specialforbund oplever uventede udsving og store udfordringer med at gennemfører registreringen. Baggrund SFS, hvad sker der Vi afventer pt. SFS endelige materiale. Efterfølgende skal DKF aktivt medvirke til at udbrede kendskabet, såvel overfor klubber med kommerciel aktivitet samt for kommercielle partnere og skoler/institutioner. DKF s standard samarbejdsaftale justeres i forhold til dette. Søsikkerhedskampagne Sammen med Sejl, DFfR har DKF bakkket op om Mads Sejrø, der har forsøgt at rejse midler til en kampagen for skov og sikker færdsel i kano, kajak, joller, småbåde og robåde. Det har desværre været afslag hele vejen rundt og Mads trækker sig nu. Det konkrete projekt skrinlægges derfor. Initiativ med sejl vedr. efterskoler Sammen med sejl tilbyder DKF en informationsdag rettet mod efterskoler. Temaet er SFS s nye regler og hvilke muligheder de 2 forbunds uddannelsessystemer kan give i den sammenhæng. Der ventes ca. 40 deltagere. Initiativet er en fortsættelse af vores gode samarbejde med de 2 organisationer. Udd. samarbejde DKF har været i dialog med flere organisationer indenfor 11

12 spejderbevægelsen, med kommuner, ungdomsorganisationer og konkrete samarbejder er ved at materialiserer sig. Mange forbereder sig på nye regler fra SFS og vender sig gerne mod DKF. 3 nye samarbejdsaftaler er på plads i DIF klubpris DIF s nye klubpris er et spændende nyt initiativ. DKF har ikke indstillet en klub til Indstilling Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Næste opfølgning 12

13 Bestyrelsesnotat Bilag 6 Balancen udsendes særskilt og uploades ikke til nettet. Bestyrelsesmøde d. 23. marts 2012 Dagsordens punkt Form Ansvarlig Emne 8.1 Økonomi Christian Jacobsen Balance 2012 Opgave Balancen pr 13/3 er udarbejdet. Der er ikke store udsving. Det er dog klart at en medlemstilbagegang betyder færre kontingentindtægter. Baggrund Indstilling Næste opfølgning Bestyrelsen drøfter den økonomiske situation, og hvilken proces der skal igangsættes. Der samles input fra årsmødet, og den videre proces iværksættes efterfølgende Efter årsmødet.. 13