Innovations- og Medborgerskabsudvalget. 1. Godkendelse af dagsorden /21300 Status på Det Digitale Barometer...2

Transkript

1 Referat Innovations- og Medborgerskabsudvalget Tid Mandag den 1. september kl. 15:30 Sted Mødelokale 4 Afbud Fraværende Indholdsfortegnelse: 1. Godkendelse af dagsorden /21300 Status på Det Digitale Barometer /21300 Orientering om henvendelsesstrategi /21082 Model for udvikling af lokalsamfundene /17155 Årets landsby /21243 Innovations og Medborgerskabsudvalgets rolle i forhold til innovation i Assens Kommune /13318 Ny kompetencefordelingsplan for Innovations- og Medborgerskabsudvalget /28745 Drøftelse af status for innovationsprojektet "Borgernes Park" /20768 Orientering om "Bedre digital infrastruktur i Assens Kommune" Orientering Eventuelt Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. Assens Kommune, 1 af 13

2 2. 14/21300 Status på Det Digitale Barometer Direktøren for Innovation og Netværk indstiller, at udvalget tager orientering om status på Det Digitale Barometer til efterretning. Udvalget skal orienteres om status på Det Digitale Barometer. Digital Post Antallet af borgere i Assens Kommune, der har oprettet en digital postkasse er stigende, og pr. 17. august havde 52,8 % tilmeldt sig Digital Post, jf. bilag Det Digitale Barometer. Målet er, at 80 % af den skriftlige kommunikation mellem borgere, virksomheder og det offentlige skal foregå digitalt inden udgangen af Målet er fastsat med udgangspunkt i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi. Vi har fortsat stor fokus på at støtte og vejlede borgerne i oprettelsen og brugen af Digital Post. Fritagelser fra Digital Post Bekendtgørelsen for fritagelse fra Digital Post sætter rammerne for, hvordan borgerne kan søge om fritagelse. Pr. 11. august 2014 har 4,3 % (1455 borgere) søgt og fået en midlertidig fritagelse på 2 år fra Digital Post, og 1,3 % (439 borgere) har fået en permanent fritagelse, jf. bilag Det Digitale Barometer. Som udgangspunkt bliver ingen borgere nægtet en fritagelse. Både permanente og midlertidige fritagelser gives efter en konkret vurdering af den enkelte ansøger. Erfaringer fra Borgerservice viser, at det primært er de ældre borgere, der indtil nu har søgt om fritagelse. Størstedelen af de borgere, der har søgt om fritagelse, er samtidig borgere, der slet ikke har erfaring med brugen af en pc. Der arbejdes på en løsning til, hvordan vi sikrer, at beboere på institutioner (bosteder og plejehjem) får fritagelser, hvis de har behov for det. Det er obligatorisk for borgere ned til 15 år at oprette en digital postkasse. Det er endnu uvist, hvor stor behovet for fritagelser er for denne yngre målgruppe. I sammenhæng med den nationale oplysningskampagne om Digital Post, der startede d. 18. august, fortsætter vi i Assens Kommune selv med en række tiltag, som i stikordsform fremgår af vedhæftede bilag vedr. Digital Post-indsatser. Assens Kommune, 2 af 13

3 NemID 87,3 % af kommunens borgere på 15 år og derover havde i juni 2014 en NemID med offentlig digital signatur. Erfaringer fra Borgerservice viser dog, at ikke alle NemID er blevet aktiveret efter anskaffelse. Der er en forventning om, at antallet af borgere med NemID vil stige yderligere, da det 1. november 2014 også bliver obligatorisk for unge ned til 15 år at have en digital postkasse. I juni 2014 havde kun 5,5 % af kommunens borgere under 20 år en NemID. Det Digitale Barometer.pdf Digital Post-indsatser.docx Orientering taget til efterretning /21300 Orientering om henvendelsesstrategi Direktøren for Innovation og Netværk indstiller, at udvalget tager orientering om henvendelsesstrategi til efterretning. Udvalget skal orienteres om henvendelsesstrategi. På mødet den 3. marts 2014 blev Assens Kommunes nye henvendelsesstrategi vedtaget, jf. bilag Assens Kommunes henvendelsesstrategi. Formålet med henvendelsesstrategien er, at den hjælper os med at prioritere de digitale kanaler, når vi kommunikerer med borgere og virksomheder. Digitalisering og Velfærdsteknologi arbejder løbende på at udbrede kendskabet til strategien og sikre at der bliver levet op til den. I forlængelse af strategien er der blevet udarbejdet et visuelt overblik, der viser eksempler på kanaler, som borgerne og medarbejdere bruger i kommunikationen med hinanden, jf. bilag Eksempler på henvendelseskanaler. Det er vigtigt, at alle forstår, hvornår det er nødvendigt at leve op til strategiens fire principper det hjælper det visuelle overblik med. Udbud af hjemmeside En af vores vigtigste digitale kanaler er hjemmesiden, som vi pt er ved at forberede et udbud på. Det er hensigten, at den nye hjemmeside går i luften i efteråret Da vores hjemmeside i høj grad er vores ansigt udadtil, er det vigtigt, at den signalerer, hvad vi gerne vil og hvem vi er i Assens Kommune. På baggrund af interviews og workshops har projektgruppen udarbejdet et formålshierarki, hvor dette kommer til Assens Kommune, 3 af 13

4 udtryk, jf. bilag Formålshierarki. Formålshierarkiet har ligeledes tæt sammenhæng til henvendelsesstrategien og Vision 2018, herunder aktivt medborgerskab. Assens Kommunes nye hjemmeside vil have tre overordnede formål: Assens.dk er en brugervenlig portal, det gør det hurtigt og nemt at finde aktuel information og bruge selvbetjening (Henvendelsesstrategi) Assens.dk styrker opfattelsen af Assens Kommune som en imødekommende og attraktiv kommune med vilje til vækst (Vision 2018) Assens.dk er en interaktiv portal, der øger muligheden for borgerinddragelse i den politiske beslutningsproces og fremmer det aktive medborgerskab (Aktivt medborgerskab) Assens Kommunes henvendelsesstrategi.pdf Eksempler på henvendelseskanaler.pdf Formålshierarki.pdf Orientering taget til efterretning /21082 Model for udvikling af lokalsamfundene Direktøren for Innovation og Netværk indstiller sagen til drøftelse og beslutning i Innovations- og Medborgerskabsudvalget skal træffe beslutning om igangsætning af det forberedende arbejde omkring undersøgelse af en ny model for udvikling af kommunens lokalsamfund, herunder afholdelse af en temadrøftelse i Innovations- og Medborgerskabsudvalget den 1. december Innovations- og Medborgerskabsudvalget har ønsket en nærmere undersøgelse og afklaring vedrørende en ny model for udvikling af kommunens lokalsamfund. Som led i denne proces lægges der op til en temadiskussion i Innovations- og Assens Kommune, 4 af 13

5 Medborgerskabsudvalget med invitation af samtlige medlemmer af Assens Byråd og udvalgte formænd for eksisterende råd/grupper (under landdistrikterne) og formænd for mellembyernes foreninger. I det forberedende arbejde med at indhente inspiration til en ny model for lokalsamfundene, har administrationen været på inspirationstur til Teknologirådet og Vordingborg Kommune. Den indhentede inspiration og viden vil, sammen med inspiration og erfaringer fra endnu en kommune og Assens Kommunes egen viden, danne grundlag for temadrøftelse, og dermed for det videre arbejde frem mod et forslag til en fremtidig model. Temadrøftelsen vil blive tilrettelagt på en sådan måde, at Vordingborg og endnu en kommune præsenterer deres respektive modeller for nærdemokrati og lokalsamfund. Derefter vil der være gruppedrøftelser mellem byrådsmedlemmer og lokalråds- og foreningsformænd med henblik på at få klarlagt fordele og ulemper ved de fremlagte modeller og ønsker til en fremtidig Assens model. Lovgrundlag: Kommunalfuldmagten. Økonomi: Der kan komme diverse udgifter til eventuelle oplægsholdere fra andre kommuner mm. Innovations- og Medborgerskabsudvalget besluttede at være vært for en temadrøftelse med bl.a. Byrådet den 1. december 2014 om udvikling af en model for styrkelse af lokalsamfundene /17155 Årets landsby 2014 Direktøren for Innovation og Netværk indstiller at Innovations- og Medborgerskabsudvalget udnævner Årets Landsby Innovations- og Medborgerskabsudvalget skal træffe beslutning om udnævnelse af Årets landsby For 6. år i træk ønsker Assens Kommune at kåre en landsby, hvor lokalbefolkningen har ydet en særlig stor indsats for at styrke landsbylivet. Dette belønnes med såvel titlen Årets Landsby i Assens Kommune 2014, samt en præmie på kr., som er sponseret af Innovations- og Medborgerskabsudvalget samt Landdistriktsrådet. Tema for kåringen i 2014 Frivillighed og frivillige Det mere præcise kriterie for udvælgelsen lyder Den landsby, hvor foreningerne og deres frivillige hjælpere samarbejder på tværs til fællesskabets bedste. Med dette tema Assens Kommune, 5 af 13

6 har Assens Kommune og Landdistriktsrådet ønsket at sætte fokus på den lokale frivillighed, de frivillige og de aktive medborgere. Den vindende landsby får overrakt prisen, og afsløret de opstillede skilte ved indkørselsvejene til byen ved et arrangement fredag den 26. september. Prisen overrækkes af borgmesteren og formanden for Landdistriktsrådet. Indkomne ansøgninger Kommunen har modtaget i alt 8 ansøgninger fra følgende landsbyer: Magtenbølle, Grønnemose, Verninge, Flemløse, Jordløse, Kerte, Turup og Helnæs. Indstilling fra Landdistriktsrådet Landdistriktsrådets bestyrelse har vurderet de indkomne ansøgninger på møde den 18. august. Rådets indstilling til Årets Landsby i Assens Kommune 2014 forelægges Innovations- og Medborgerskabsudvalget på udvalgsmødet den 1. september. Bestyrelsen begrunder dens valg med, at den indstillede landsby har udvist store evner til at nytænke lokale indsatser og få mange forskellige (og nye) frivillige involveret i disse. Eksempelvis nævnes byparken som et eksempel på tværgående samarbejde i landsbyen. Parken er blevet til på baggrund af en stor frivillig indsats til hele byens bedste, men hvor også skolen og institutionerne bruger parkens tilbud i børnenes hverdag. Landsbyen har udvist nytænkning ved at arrangere IT-undervisning for plejecentrets beboere, og dermed arbejde på tværs af aldersgrænser. Den årlige Øko-Dag involverer mange frivillige, og er endnu et eksempel på, at landsbyen står sammen omkring frivillighed. Slutteligt nævner Landdistriktsrådets bestyrelse, at landsbyen tidligere har været helt i bund med hensyn til frivillige, men alligevel har rejst sig igen, og fået involveret mange nye og yngre frivillige. Lovgrundlag: Kommunalfuldmagten. Økonomi: Den vindende landsby præmieres med kroner. Denne udgift fordeles ligeligt med kroner fra Landdistriktsrådet og kroner fra Assens Kommune. Samledok Flemløse.pdf Samledok Grønnemose.pdf Samledok Helnæs.pdf Samledok Jordløse.pdf Samledok Kerte.pdf Samledok Magtenbølle.pdf Samledok Turup.pdf Samledok Verninge.pdf Assens Kommune, 6 af 13

7 Innovations- og Medborgerskabsudvalget fulgte Landdistriktsrådets indstilling til kåring af Årets Landsby /21243 Innovations og Medborgerskabsudvalgets rolle i forhold til innovation i Assens Kommune Direktøren for Innovation og Netværk indstiller at Innovations- og Medborgerskabsudvalgets opgaver og rolle i forhold til innovation i Assens kommune godkendes. Innovations- og Medborgerskabsudvalgets opgaver og rolle i forhold til innovation i Assens kommune skal godkendes. Den 18. december 2013 vedtog Byrådet en ny administrativ struktur, som ikke alene indeholdt nye organisatoriske enheder men også tilkendegav, at det at arbejde på tværs af organisatoriske og faglige skel skal have en langt større prioritet end hidtil. Nødvendigheden af at skabe varige fremskridt for vores borgere og bibeholde en solid økonomi gør, at vi skal finde nye og innovative måder at samarbejde og løse velfærdsopgaverne på. Derfor igangsættes Prof på Tværs. Prof på Tværs skal styrke samarbejdet på tværs af monofaglige og organisatoriske skel i Assens kommune og skal - sammen med udviklingen af det aktive medborgerskab - bidrage til at fremme innovation i kommunens velfærdsløsninger. Der er i foråret og hen over sommeren blevet lavet en revideret strategi for Prof på Tværs og i forlængelse heraf formuleret et idegrundlag/et koncept for netværksarbejdet i Assens kommune (jf. bilag 1 og 2). Strategien og idegrundlaget er blevet godkendt af direktionen den 13. august, og implementeringen er derefter påbegyndt. Idet udvalget for Innovation og Medborgerskab varetager den umiddelbare forvaltning af kommunens opgaver for innovation, herunder tværgående innovationsprojekter, spiller udvalget for Innovation og Medborgerskab også en rolle i implementeringsprocessen af Prof på Tværs: Innovations- og Medborgerskabsudvalget udgør politisk følgegruppe til de af direktionen nedsatte netværk, herunder: -Giver sparring og støtte til innovationsarbejdet -Sikrer innovationsproduktets kvalitet Innovations- og Medborgerskabsudvalget uddeler midler fra den administrative innovationspulje efter indstilling fra administrationen Innovations- og Medborgerskabsudvalget uddeler årets innovationspris i Assens kommune Assens Kommune, 7 af 13

8 Økonomi: Forslaget har ingen direkte økonomisk konsekvens, idet der allerede er afsat midler til en årlig innovationspulje på administrationens budget. Idegrundlag for netværk Strategi for Prof på Tværs Innovations- og Medborgerskabsudvalget godkendte opgaver og rolle i forhold til innovation i Assens kommune /13318 Ny kompetencefordelingsplan for Innovations- og Medborgerskabsudvalget Direktøren for Innovation og Netværk indstiller, at kompetencefordelingsplanen for Innovations- og Medborgerskabsudvalget godkendes. Innovations- og Medborgerskabsudvalget skal godkende ny kompetencefordelingsplan. Delegationsplanerne i Assens Kommune er udarbejdet med henblik på at skabe overblik over fordelingen af beslutningskompetence mellem Byrådet, Økonomiudvalget, de stående udvalg og administrationen. Delegationsplanen er et opslagsværk, der kan give såvel medlemmer af Byrådet og administrationen et overblik over sagsgangen og beslutningskompetencen inden for de relevante lovgivningsområder. Byrådet har delegeret en del af sin beslutningskompetence til de politiske udvalg og administrationen, men et betydeligt antal sager behandles fortsat i Byrådet, enten fordi der efter lovgivningen gælder et delegationsforbud, eller fordi Byrådet har besluttet at visse sagstyper eller afgørelser skal behandles i Byrådet. Særligt i forhold til beslutninger af overordnet strategisk karakter skal det bemærkes, at beslutningskompetencen henhører under Byrådets kompetenceområde. Udmøntning af en sådan beslutning varetages af administrationen. Delegationsplanen har som mål ud over at skaffe overblik over fordelingen af beslutningskompetence - at sikre entydighed i hvor hvilke afgørelser træffes og dermed et bedre udgangspunkt for effektiv sagsbehandling. Assens Kommune, 8 af 13

9 Det bemærkes, at delegationsplanerne ikke kan anses for at være udtømmende, idet der i praksis vil kunne opstå situationer, hvor andre love og bestemmelser kan være relevante. Styrelsesvedtægten fordeler opgavefelterne mellem de stående udvalg. Idet denne blev ændret ved en byrådsbeslutning den 25.juni, fremsendes en ny og tilrettet kompetencefordelingsplan til udvalget for Innovation og Medborgerskab. Økonomi: Ingen økonomiske konsekvenser. Byrådet. Notat - Delegation af beslutningskompetence IMU Innovations- og Medborgerskabsudvalget godkendte kompetencefordelingsplanen /28745 Drøftelse af status for innovationsprojektet "Borgernes Park" Direktøren for Innovation og Medborgerskab indstiller, at Innovations- og Medborgerskabsudvalget drøfter status for projekt Borgernes Park, herunder tager stilling til finansiering af evt. projektleder. Orientering om status på projektet og drøftelse af muligheden for ansættelse af projektleder til at forestå det videre arbejde. På mødet den 30. marts 2014 blev udvalget orienteret om idégrundlaget for udvikling af Borgernes Park i kommunen. Parken understøtter vision 2018, Vilje til vækst, og har til formål at medvirke til at: Forbedre borgernes sundhed og livskvalitet Skabe gode og aktive mødesteder og fællesskaber for borgerne Tilbyde attraktive aktiviteter for både borgere og turister. Projektgruppen har indsamlet viden gennem en række studieture og undersøgt borgernes ønsker og behov for en innovativ park. Se bilag 1 for en opsamling af viden fra studieturene. I forhold til parkens indhold, har borgerne forskellige ønsker på tværs af aldersgrupper, men samlet set tegner der sig temaerne: sundhed, teknologi og natur, og ønsker om henholdsvis ro og aktivitet. Assens Kommune, 9 af 13

10 I forhold til parkens form, er der muligheder for, at parken kan drives som beskæftigelsesprojekt, rehabiliterende indsats og/eller med inddragelse af frivillige kræfter. Samarbejdspartnere og sponsorer kan indgå. Arbejdet med udvikling af idegrundlag mv. har været varetaget af 3 konsulenter fra HR, Velfærdsstaben og By, Land og Kultur, der hver især har mange andre kerneopgaver. En videreførelse af arbejdet vil derfor kræve, at der ansættes en projektleder, der dedikeret kan arbejde med at videreudvikle konceptet, skabe det nødvendige beslutningsgrundlag mv. Desuden vil etablering af Borgernes Park være forbundet med både anlægs- og driftsudgifter, hvorfor en videreførelse af arbejdet vil kræve, at Borgernes Park indgår i den fremtidige budgetlægning. Udvalgets drøftelse er afsæt for fastlæggelse af det videre arbejde. Status på projekt Borgernes Park Udvalget drøftede sagen, og fandt det ikke realistisk, at der findes nye midler til ansættelse af en projektleder til det videre arbejde med Borgernes Park i en selvstændig form, men med bemærkning om, at de indsamlede erfaringer - som beskrevet i notatet videreformidles til hele Byrådet og inddrages i eksisterende og fremtidige fysiske planlægningsopgaver på andre områder f.eks. kultur- og børneområdet /20768 Orientering om "Bedre digital infrastruktur i Assens Kommune" Direktøren for Innovation og Netværk indstiller, at Innovations- og Medborgerskabsudvalget tager orienteringen til efterretning. Udvalget orienteres om status på igangværende projekt: Forbedring af den digitale infrastruktur i Assens Kommune. I Assens Kommune arbejdes tværorganisatorisk med dette projekt. Der er nedsat en bredt funderet gruppe, der har afholdt de første projektmøder i forbindelse med forbedring af den digitale infrastruktur i Assens Kommune. Møderne blev faciliteret af direktør for By, Land og Kultur Thomas Barfoed. Innovations- og Medborgerskabsudvalget blev orienteret om Kortlægning af bredbåndog mobildækning i Assens Kommune på mødet i februar Sideløbende arbejdes tværkommunalt i Byregion Fyn regi, hvor Odense Kommune faciliterer sekretariatsbistand til projekt omkring Forbedret bredbånds- og mobildækning Assens Kommune, 10 af 13

11 på Fyn. Her deltager alle fynske kommuner. Borgmesterforum Fyn har behandlet oplæg på deres møde d. 22. april 2014, og i forlængelse heraf er Kommunaldirektørforum blevet orienteret om status på det igangsatte arbejde på deres møde d. 26. august Arbejdet lokalt i Assens Kommune og i Byregion Fyn er i opstartsfasen. De forskellige indsatsområder er ved at blive identificeret og det nødvendige baggrundsmateriale hertil fremskaffet. Kortlægningen er i gang. Når kortlægningen er på plads, vil de forskellige projektgrupper drøfte og udarbejde oplæg til indsatsområder. I samme ombæring undersøges om det er muligt at søge nationale- og EU puljer til udbredelse af digital infrastruktur i landområderne både til Fyn og til Assens lokalt. De første oplæg samt handlingsplan forventes udarbejdet i 2. halvår Lovgrundlag: Planlov, styrelsesvedtægt m.m. 1 Lukket 2 Lukket 3 Lukket 4 Lukket 5 Lukket 6 Lukket 7 Lukket Byregion Fyn - Statusnotat vedr. udrulning af mobil og bredbåndsnet august 2014.pdf Orientering taget til efterretning. 10. Orientering Tildelingen af 18 midler og dialog med Frivilligrådet Orientering om mulighed for samarbejde om innovationsprojekt Assens Kommune, 11 af 13

12 Status på Frivillig Fredag Orientering fra Borgermøder på Helnæs og i Snave vedr. Energi Fyns fiberudrulningsprojekt. Studietur for Innovations- og Medborgerskabsudvalget Orientering taget til efterretning. 11. Eventuelt Charlotte Christiansen har deltaget i 10 års jubilæum hos Hjælpende Hænder Assens Kommune, 12 af 13

13 Underskriftsside Henning Jensen Bodil Boesgaard Tage Kiltang Bartholin Ena Nørgaard Charlotte Christiansen Leif Rothe Rasmussen Lars Søgaard Assens Kommune, 13 af 13