Referat over forhandlinger i forbindelse med generalforsamlingen den 29. april 2015 i Billund Boligforening, Billund.

Transkript

1 Referat over forhandlinger i forbindelse med generalforsamlingen den 29. april 2015 i Billund Boligforening, Billund. I generalforsamlingen deltog: På generalforsamlingen var 61 beboere mødt som repræsenterede 50 husstande. I generalforsamlingen deltog fra administrationen, Bovia: Direktør Per Nielsen, byggetekniskchef Niels Klausen, beboerservicechef Dorte Radik, økonomichef Bethina J. Lorentzen, inspektør Leif Nygaard Jensen, forsyningsass. Louise Kristensen. Ligeledes deltog Bjarne Zetterström fra BL. Formanden bød velkommen til generalforsamlingen. 1. Valg af dirigent Formanden foreslog Bjarne Zetterström som dirigent. Bjarne Zetterstrøm valgt. Dirigenten konstaterede mødets lovlige indvarsling og forsamlingens beslutningsdygtighed. Dagsorden er i overensstemmelse med vedtægterne og blev godkendt. Der blev nedsat følgende stemmeudvalg: John Grønkjær, Maiken Madsen, Jørgen Rehder.

2 2. Forretningsorden for generalforsamlingen i Billund Boligforening. Bjarne Zetterstrøm orienterede om, at den på en tidligere generalforsamling godkendte forretningsorden vil være gældende for mødets afholdelse sammen med vedtægterne. Forretningsorden godkendt. 3. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning. Formanden aflagde bestyrelsens årsberetning: Billund Boligforening Årsberetning 2014 (Formandens talepapir det talte ord er gældende) Året i boligforeningen Jeg vil gerne berette lidt om hvad der er sket i boligforeningen gennem det seneste år. Nybyggerier: Tendensen er klar Flere og flere mennesker flytter til de større byer, og fremskrivningen siger, at mere end 9 ud af 10 indbyggere vil bo i byerne i Det udfordrer yderområderne på en række punkter, som i øjeblikket diskuteres flittigt i bl.a. de danske medier. Den markante bevægelse fra land til by medfører dog mindst lige så store udfordringer for fremtidens byer og dermed for alle os, der deltager aktivt i arbejdet med at skabe gode byer for vores børn og børnebørn. Som jeg de senere år har nævnt, så er Billund Kommune heldigvis en kommune i vækst og kommunen har tilkendegivet, at der også i fremtiden skal bygges almene boliger i Billund og omegn. Det viser, at kommunen stadig er fremtidsorienteret og kan se behovet for almene boliger i byen. For at kunne tiltrække virksomheder til byen, skal der også være et miks af boligudbud til de mennesker, der ønsker at bosætte sig i

3 Billund. Og tilvæksten af boliger og borgere der ønsker at flytte til byen er stigende. Borgmesteren har på et tidspunkt udtalt at der netto er ca der pendler til Billund kommune og kunne det lykkes ta få blot 10 % af disse til at bosætte sig ville det være dejligt. Billund Kommune har i den forbindelse udtrykt tilfredshed med samarbejdet mellem kommune og Bovia/Billund Boligforening og den måde man agerer på. Det kan vi kun være godt tilfredse med. Boligforeningen er således i tæt dialog med kommunen for at være med til at præge det fremtidige boligudbud i byen og placeringerne heraf. Boligforeningen forventer at der i løbet af 2015 kommer en afklaring med hensyn til placering af nybyggerier der kommer til at ligge i området bag ved fjernvarmeværket, ud af Møllevej, i området der hedder Ankelbo, som kommunen har bedt os om at sætte i gang. Der er tale om 2 projekter på omkring 20 og 55 boliger. På et areal i Museumsparken i Vorbasse kan der på sigt opføres yderligere 6-8 familieboliger. Kommunen er positivt indstillet for at give tilsagn til disse boliger. Vi er glade for denne opbakning fra kommunen og glæder os til at komme i gang med planlægningen af projekterne. Boligforeningen har ibrugtaget 20 familieboliger ved Vejlevej i Billund i sommeren Alle boliger er udlejet. Forbedringsarbejder m.v. i afdelinger På vores årlige møder med kommunen, har kommunen tilkendegivet at den er yderst tilfreds med at der er fokus på renovering af boligafdelingerne. Man ser gerne at dette fortsætter og vil gøre deres til at sager bliver gennemført. Landsbyggefonden har lavet temaundersøgelse omkring de årlige henlæggelser til vedligeholdelse i den almene boligsektor Med denne undersøgelse er der sat fokus på udviklingen i de årlige henlæggelser der foretages i boligforeningerne rundt om i landet. Billund kommune ligger i den lavere ende med hensyn til henlæggelse pr. bolig er henlæggelsen i kr. pr. bolig. Det er for lidt når vi ser på udfordringerne i afdelingerne.

4 I henhold til lovgivningen skal boligorganisationer sørge for, at der henlægges passende midler til fornyelse af tekniske installationer, til hovedistandsættelse samt til afholdelse af sådanne istandsættelses og vedligeholdelsesudgifter konto 120. Det er en svær øvelse idet der både skal sikres en jævn huslejestigning men samtidig sikres nødvendige henlæggelser. Men uanset hvad så skal der henlægges for at der kan laves noget i afdelingerne. Bestyrelsen anerkender, at beboerdemokratiet har beslutningskompetencen i afdelingen i forhold til hvad der skal igangsættes af aktiviteter. Beboerdemokratiet i de enkelte afdelinger skal inddrages i det omfang projektet tillader det og inden for de rammer som beboerdemokratiet skal have indflydelse på. Det betyder at mange parter har meninger og holdninger, men målet er at der skal komme holdbare løsninger ud af det og som kan gennemføres inden for lovgivningens rammer. Selvfølgelig er der og kan være forskellig opfattelse af hvor beboere og administration synes der skal være fokus, men overordnet skal beboerne have synliggjort hvad udfordringerne er i afdelingen som en helhed. Ellers er der ikke et godt nok grundlag for at træffe beslutninger på. Og lovgivningen er hele grundlaget for driften i boligforeningen. Det er bestyrelsens ansvar, at vore boligafdelinger er økonomisk og socialt velfungerende og fysisk fremstår i god og tidssvarende standard. Samtidig skal det sikres, at lovgivningen overholdes. Derfor har bestyrelsen også bedt administrationen om at udarbejde helhedsplaner når projekter skal overvejes og igangsættes i afdelingerne. Det er nødvendigt, at der arbejdes med langsigtede planer for afdelingerne, så det på en overskuelig måde kan synliggøres, hvilke projekter eller tilsvarende, der skal gennemføres for stadig at bevare afdelingen, som et godt botilbud og dermed også bevare konkurrenceevnen. Det er bestyrelsens holdning af man skal fortsætte denne strategi, for at sikre

5 fremtidige gode boliger til beboerne. Billund Boligforening består af mange selvstændige og af hinanden økonomisk uafhængige afdelinger - derfor kan der være plads til forskellige ønsker, når blot man er indenfor lovens rammer og har et velfungerende beboerdemokrati i afdelingen. Vi har gennem se senere år haft fokus på afvikling af tidligere års underskud i afdelingerne samt fokus på at få budgetterne sammensat så realistisk som muligt. I forbindelse med arbejdet med årshjulet i afdelingen er der i samarbejde med afdelingsbestyrelserne øget behov for drøftelser omkring henlæggelser og langtidsplanerne i afdelingerne. Fremtidssikring henhører som et nødvendigt emne under helhedsplanerne, idet opgaven er at fremtidssikre boligerne til de krav som fremtiden byder på. Henlæggelser/råderet og kursus Mange af Billund Boligforenings beboere bor i parcelhuse. Vi er begyndt at kalde boligerne for punkthuse, da der er andre regler for punkthuse i en boligforening end for almindelige enfamilie parcelhuse i Billund Kommune. Er der udgifter til f.eks. tag og vinduer i et parcelhus er det ejeren der alene bliver omfattet af udgiften. En afdeling I Billund Boligforening kan bestå af mange enkelte huse, hvor man solidarisk i afdelingen skal henlægge til vedligeholdelse og udskiftning af samme. Princippet er, at enhver lejer betaler for sit eget forbrug og slidtage, bl.a. ved at betale til henlæggelser til vedligeholdelse og fornyelser, således at der er penge opsparet, når vedligeholdelsen/udskiftningen skal udføres. For at holde fokus på disse forskelligheder og beboernes muligheder har Billund Boligforening lavet en aftale med Boligselskabernes Landsforening ved Birgitte Foged om afholdelse af kurser i råderetsreglerne. Der er afhold et kursus den 16. marts 2015, hvor interessen var så overvældende at der stod mere en 20 personer på ventelisten. Der er nu aftalt at der holdes et tilsvarende kursus den 11. maj 2015, hvor dem der står på ventelisten får tilbuddet. Da området er meget kompleks i forhold til, hvad man må og ikke må som beboer, er administrationen gået i gang med at lave en pixi-bog, som skal være en hjælp for afdelingsbestyrelser og ansatte i forhold til at kunne vejlede og drøfte mulighederne for hensigtsmæssige tiltag i afdelingerne.

6 Stemmeret Billund Varmeværk I forbindelse med Billund Varmeværks generalforsamling den 6. november 2014, var der en beboer som spurgte om mulighederne for at afgive stemme til generalforsamlingen. De steder hvor der sidder en måler pr. lejlighed (f.eks. lærkevej og Ved Søen), kan Billund Boligforening vælge at delegere stemmeretten til sine lejere. Det ønsker Billund Boligforening, hvilket kræver at fjernvarmen 8 dage inden Generalforsamlingen får at vide hvem der bor hvor. Det vil administrationen prøve at sætte i system. Billund Boligforening har samtidig rettet henvendelse til Billund Varmeværk, da bestyrelsen ønsker samme mulighed for de lejere som ikke er tilsluttet direkte, men via en fællesmåler som f.eks. Hybenvej og Kærvej. Billund Varmeværks vedtægter har været gennemgået af en jurist ved Boligselskabernes Landsforening, som vurderer at mulighederne burde være til stede. Sagen behandles p.t. af Billund Varmeværk bestyrelse, som vil vende tilbage til administrationen, når de har forholdt sig til juristens fortolkning. Individuelt vand I samarbejde med Billund Vand er der for afdeling 1 indgået en aftale om at hvert enkelt punkthus tilmeldes direkte afregning af vand og spildevand. Det kan kun lade sig gøre, hvis der kan afregnes via en måler, en selvstændig vandledning og der er etableret en stophane pr. punkthus. Afdelingen vil dog stadig skulle hæfte for dårlige betalere, fællesforbrug og vandspild i eget ledningsnet. Billund Boligforening vil fremadrettet følge fordele og ulemper ved denne løsning. Fjernaflæsning På beboermøderne i september 2014 blev flere afdelinger præsenteret for muligheden for fjernaflæste målere på vand (varmt og koldt vand) samt varme. Arbejderne skrider stille og rolig frem, dog er det er besluttet, for at minimere de uforudsete udgifter, at der skal en mere gennemgribende vurdering til (forprojekt) inden de enkelte arbejderne sættes i gang. Målet er, ud over at opfylde EU kravene, at kunne koble andet udstyr så som infotavler, elektroniske navneskilte og varmefordelingsmålere på systemet, som afdeling 27, Vejlevej har fået det. Det næste store projekt der går i gang inden for det fjernaflæste område er etablering af fjernaflæste koldtvandsmålere, varmtvandsmålere og varmemålere i afdeling 19, Buen.

7 Udlejning I årets løb har der været ledige boliger i afdelingerne. Udgifter til tomgange i afdelingerne er dækket af dispositionsfonden i hovedforeningen, der har i særdeleshed været tomgang afdeling 11, 12, 14, 27 og 30. Pr. 1. januar 2014 indgik boligforeningen i samarbejde med Bovia om fælles opnotering. Det indebar, at alle kan søge blandt lejligheder, rækkehuse, parcelhuse og ungdomsboliger som Bovia administrerer. I fælles opnotering deltager AAB-Kolding, Billund Boligforening, Boligorganisationen Grønnevangen og Lunderskov Boligforening. Formålet er at give bedre service for boligsøgende, både nuværende og kommende beboere. Tankegangen er, at det må være bedre kun at skulle henvende sig ét sted og betale X kroner fremfor at skulle gå en masse steder hen at betale hver gang. Der er ikke tale om fælles udlejning. Kun om fælles opnotering. Der er tale om en fælles database, som medarbejderne trækker på og kan se, hvem der skal have den næste ledige bolig. Den fælles opnotering forventes fortsat at have positiv effekt på udlejningen i Billund Boligforening. Samarbejde i Bovia Vi skal senere på generalforsamlingen behandle et indkommet forslag fra 2 beboere omkring vores ejer og medlemsskab af Bovia. Bestyrelsen er stadig af den opfattelse at det er rigtigt at være en del af vores fælles administration. Bovia ejes i forening af Billund Boligforening og AAB Kolding, 50 % til hver - og blev etableret i Baggrunden for etableringen var netop at sikre en forsvarlig og effektiv drift af begge boligforeninger. Ved etableringen af Bovia blev det sikret, at bestyrelsen er tæt på beslutningerne via sæde i Bovias bestyrelse, desuden blev det besluttet at alle administrative medarbejdere er ansat i Bovia. Det var en beslutning, som blev truffet for at sikre at både beslutningskompetencer og medarbejdernes faglige kompetencer er tilstede.

8 Med den komplekse lovgivning der findes på området er det afgørende vigtigt, at boligforeningen råder over de nødvendige kompetencer, såvel ledelsesmæssigt som på medarbejderplan, bestyrelsen er af den opfattelse, at dette er sikret via Bovia. Det er en enig bestyrelse der senere vil indstille til generalforsamlingen, at generalforsamlingen afviser forslaget. Sammenfatning og evaluering af målsætninger forvaltningsrevision I henhold til lovgivningen skal vi forholde os og arbejde med målsætninger og forvaltningsrevision. De væsentligste forhold vil jeg kort nævne. Det er bestyrelsens opfattelse, at de økonomiske tiltag der er foretaget i afdelingerne gennem de senere år har været med til at stabilisere den økonomiske situation i afdelingerne. Der er stadig stor fokus på økonomien i afdelingerne, og det skulle gerne resultere i at budgetterne udarbejdes på realistiske forudsætninger. Et fokusområde er henlæggelser i afdelingerne, hvor der i flere afdelinger skal foretages yderligere henlæggelser for at kunne honorere kravene til planlagt vedligeholdelse. Dette indebærer huslejestigninger i flere afdelinger. Gennem arbejdet med visioner, målsætninger og god ledelsesskik er bestyrelsen kommet langt i bestræbelserne på at drive boligforeningen på fornuftigvis og i forhold til de krav lovgivningen stiller. I dette arbejde indgår inddragelse af beboere og beboerdemokratiske forhold, hvilket i særdeleshed kommer til udtryk i forbindelse med renoveringsprojekterne. Arbejdet med at synliggøre behovet for renoveringsprojekter er omfattende, men en spændende proces, og beboerne tager stadig godt imod initiativerne. I bestyrelsen har vi arbejdet med udvikling af beboerdemokratiet, hvor den via seminarer har arbejdet med at udarbejde målsætninger for beboerdemokratiets udvikling. Denne proces tager udgangspunkt i de 4 værdier, Troværdighed, Åbenhed, Samarbejde og Helhed De nuværende udlejningsregler er efter bestyrelsens mening ganske velfungerende og med til at skabe en velafbalanceret beboersammensætning i boligforeningen. Kommunen anvender næsten ikke deres anvisningsret til boliger, og det sker altid i dialog med boligforeningen.

9 Kommunen har indkaldt til møde omkring bosætningen af kommende flygtninge der kommer til kommunen. I den forbindelse kan den kommunale anvisningsret komme i spil for at løse denne udfordring. Det er bestyrelsens opfattelse, at samarbejdet mellem bestyrelsen og administrationen er med til at sikre, at der i fælleskab arbejdes med at opfylde de mål som lovgivningen stiller til boligforeningen. De interne forretningsgange er med til at sikre at boligforeningen agerer ud fra målsætninger om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. Afslutning Der skal lyde en tak til personalet i boligforeningen og i Bovia for det arbejde der er udført i årets løb. Også en tak til mine bestyrelseskollegaer, vi har haft mange og gode møder i årets løb. Jeg synes vi fungerer godt sammen. Med disse ord overlader jeg beretningen til generalforsamlingens behandling. Bestyrelsen April 2015 I den efterfølgende debat var der kommentarer og bemærkninger omkring følgende emner: Vandregnskab i afdelingen Husorden, råderet og vedligeholdelsesreglement i afdelingen vedligeholdelsestilstanden Normalistandsættelse i afdelingen - misligholdelse Henlæggelser i afdelingerne Dirigenten konstaterede herefter at ingen havde fremført indvendinger mod årsberetningen. Efter en afstemning ved håndsoprækning kunne dirigenten konstatere, at beretningen var énstemmigt godkendt.

10 4. Endelig godkendelse af årsregnskabet for hovedforening og afdelingerne for året 2014 med tilhørende revisionsprotokol. Økonomichef Bethina J. Lorentzen gennemgik årsregnskabet for hovedforening og afdelingerne samt revisionsprotokollen. Dirigenten satte årsregnskabet for hovedforeningen og afdelingerne til afstemning ved håndsoprækning. Det blev énstemmigt godkendt., hvorfor dette var godkendt. Dirigenten kunne ligeledes konstatere at Revisionsprotokol blev taget til efterretning. 5. Forelæggelse af budget for hovedforeningen for 2015 Bethina J. Lorentzen gennemgik budgettet for Dirigenten kunne konstatere at Budgettet blev til efterretning. 6. Indkomne forslag: Der var indkommet et forslag: Udmeldelse af medlemsskabet Bovia. Forslagsstiller fik lejlighed til at motivere det fremsendte forslag. Efterfølgende motiverede formanden på vegne af bestyrelsen baggrunden for bestyrelsens indstilling om at afvise forslaget. Efter en debat blev der foretaget skriftlig afstemning om det stillede forslag. Resultatet blev: For forslaget 20 stemmer Imod forslaget 67 stemmer Ugyldige 1 stemme

11 Dirigenten kunne efter den skriftlige afstemning konstatere at det indkomne forslag var forkastet. 7. Valg: Dirigenten konstaterede følgende valg på generalforsamlingen: a. Valg af formand Jørgen Bjerg Sørensen blev enstemmigt genvalgt for 2 år b. 2 bestyrelsesmedlemmer Tonny Bodilssøn og Villy Gasbjerg blev enstemmigt genvalgt for 2 år. c. 2 suppleanter Eigil Kristoffersen, afd. 27, blev foreslået og blev valgt som 1. suppleant Det var ikke muligt at få valgt 2. suppleant d. Revisor PwC Statsautoriseret Revisionspartnerselskab blev valgt for 1 år. 8. Eventuelt. Følgende emner var til behandling: Der var enkelte spørgsmål omkring gulve og vedligeholdelsen heraf, ligesom vedligeholdelse af carporte blev drøftet. Godkendt den 4. maj 2015 Per Nielsen Referent Bjarne Zetterstrøm Dirigent Jørgen Bjerg Sørensen Formand