Fundraising samarbejdsaftale

Transkript

1 Side1 Langeland Kommune Torvet Rudkøbing Att.: Kommunaldirektør, Jørgen Vestby Christiansen FUNDRAISEREN.DK Tlf.: Mail: info@fundraiseren.dk CVR: SAMARBEJDSAFTALE 5. februar 2015 Fundraising samarbejdsaftale Tak for muligheden for at komme med et oplæg på hjælp til fundraising til etableringen af en svømmehal med en anlægsudgift på 35 mio. kroner. Jeres finansieringsplan med 5 mio. kroner fra anlægsbudgettet, 10 mio. kroner fra fonde og 20 mio. kroner som lån ser umiddelbart meget realistisk ud. Vi får dagligt henvendelser ang. hjælp til fundraising, og vi siger nej til mange - særligt de projekter, hvor der ikke er (lokal) opbakning, engagement og flere samarbejdspartnere/interessenter til at gennemføre projektet. Derfor er det altid vigtigt for os at høre mere om motivationen, engagementet og lysten til at realisere projektet fra de respektive interessenter - og ikke mindst de lokale indbyggere. Vi har det som et krav, at vi mødes med de relevante interessenter i projektet, når vi har lavet en aftale. I skal vide, at der er en stor motivation fra vores side til at påbegynde et samarbejde omkring fundraising med jer på dette projekt. Vi går som udgangspunkt kun ind i projekter, som vi tror på, og hvor vi har en formodning om, at vi kan finde midler til det. Vores primære erfaring med private danske fonde som fx Lokale- og Anlægsfonden, Realdania og A.P. Møller og hustru Chastine McKinney Møllers fond til almene formaal, men vi har også gode erfaringer med offentlige puljer og viden om EU-midler, som min hustru sidder og godkender og administrerer. Derudover er vi bl.a. rådgivnings- og sparringspartner for DBU og har et tæt samarbejde med DGI. I forhold til den økonomiske del har jeg skitseret et tilbud på de næste sider. Vores arbejde på et projekt som dette er umiddelbart estimeret til +100 timer plus transport. I kontrakten står der, hvad omfanget af arbejdet er, men det er også kort skitseret nedenfor. Kort fortalt køber I tid og kompetencer, hvor vi styrer hele processen, skriver og er med til møder (transport faktureres særskilt). Når der så forhåbentlig kommer en bevilling plejer vi at få et mindre succeshonorar på fx 4% af midlerne. I denne samlede model har begge parter noget på spil og et stort incitament til at få projektet realiseret. Der står mere om det på hjemmesiden: Vi ser frem til at høre fra jer. På forhånd tak. Venlig hilsen Rasmus Munch rm@fundraiseren.dk

2 Side2 Indholdsfortegnelse Pris på opgaveløsningen... 3 Tidsplan... 3 Mandskabsmæssige ressourcer... 4 Udvalgte referencer (siden 2011): : Parterne : Kontraktens omfang og form : Fundraising ydelser : Vederlag og omkostninger : Betalingsbetingelser...7 3: Varighed og opsigelse : Eksklusivitet : Immaterielle rettigheder : Misligholdelse : Hemmeligholdelse : Tvister... 8

3 Side3 Pris på opgaveløsningen Projekt- og idéudvikling i samarbejde med Kunden Sparring og rådgivning i forhold til projektet, vinklingsmuligheder m.v. Udarbejdelse af fundraising strategi Løbende kortlægning af støttemuligheder Klæde kunden på til at varetage telefonisk kontakt til fonds- og puljeadministratorer Kontakte fonds- og puljeadministratorer på vegne af kunden Estimeret timetal: 30 timer á kr Udarbejdelse af projektbeskrivelse Udarbejdelse af konkrete og målrettede ansøgninger Udfyldelse af ansøgningsskemaer Elektronisk afsendelse af færdige ansøgninger til Kunden Estimeret timetal: 70 timer á kr Mødeaktiviteter med Kunden m.fl. i det omfang det er nødvendigt er med i tilbuddet. Estimeret timetal: 20 timer á kr Transport til møder faktureres særskilt Pris i alt Rabat Samlet tilbud Alle priser er i danske kroner ekskl. moms Derudover 4% i succeshonorar af indkomne midler baseret på Fundraiseren.dk s arbejde. Enkelte støtteordninger kan udelades af ordningen, hvis der er særlige forhold eller relationer gældende. Fx hvis kommunen har et godt forhold til Realdania og Fundraiseren.dk kun skal assistere i forhold til dialogen her. Men lad os tale om det helt konkret. Tidsplan Såfremt alle nødvendige materialer og godkendelser foreligger, så estimerer vi en periode på ca. 2-4 måneder til alt forberedende arbejde, hvor der er god tid til at indgå i dialog med fondene og udarbejde et kvalitativt stykke arbejde. Eventuelle forskydninger i tidsplanen kan især skyldes pt. ukendte datoer i forhold til fondsbestyrelsesmøder og eventuelle afventende myndighedsgodkendelser m.v.. Fondenes svartid vil typisk være 3-6 måneder, men med den rette dialog kan vi komme denne ventetid i forkøbet. I forhold til tidsplanen vil det ikke være anbefalelsesværdigt at lade en ekstern fundraiser varetage dialogen med fondene på jeres vegne. Dette kan i værste fald resultere i afslag, da projektejer har valgt at lade ekstern part uden den samme dybde i faglige kompetencer varetage dialogen. I skal vise ejerskab over jeres projekt, og det gør I ved selv at kontakte fondene, men I vil blive guidet, holdt i hånden og rådgivet af os i den forbindelse. Dette sker bl.a. ved hjælpe af et talescript og forberedende manøvrer, hvor vi allerede på forhånd har identificeret, hvem I skal tale med, om hvad og hvad udbyttet skal være.

4 Side4 Nedenstående tidsplan er blot vejledende i forhold til, hvor hurtigt vi kan træde til og hjælpe med opgaven. Det vigtige at kigge på er nok ikke så meget tidspunkterne, men mere tidsspændet i fundraising processen. Dvs. den estimerede tid det tager at gå fra nuværende stadie til bevilling/afslag. Måned Opgave Februar 2015 Indgåelse af samarbejdsaftale. Marts 2015 Fælles målrettet udviklingsmøde og fastlæggelse af handlingsplan. Foråret 2015 Indhentning af bilag (interessetilkendegivelser, skitser m.v.). Foråret 2015 Udarbejdelse af budget- og finansieringsplan April 2015 Udarbejdelse af forespørgsel til indledningsvis dialog med udvalgte fonde (2-3 siders appetizer ) med fokus på især Realdania, LOA-fonden, A.P. Møller Fonden og Nordea-fonden. Vi ser også på andre muligheder som fx offentlige støttepuljer (noget med Vandkantsdanmark ) og EU-midler måske i form af strukturfondsmidler. Vi udarbejder en konkret fondsstrategi og approach til de enkelte støtteordninger og hvornår og i hvilken rækkefølge de skal. Maj 2015 Eventuelle møder med fonde og fremvisning af lokation Maj 2015 Beskrivelse, optimering og vinkling af ansøgning(er) Maj 2015 Statusmøde, korrektion og sidste rettelser. Maj/juni 2015 Godkendelse og afsendelse af færdig(e) ansøgning(er). Der søges i bølger med få fonde, hvor den ene fondsdialog skaber grundlag for den næste. Der vil være tale om en strategisk og ikke sporadisk fondsansøgningsproces. Juni 2015 Statusmøde og evt. afsendelse af nye ansøgninger ved afslag. Mandskabsmæssige ressourcer Rasmus er direktør for kontoret i Silkeborg, mens Dennis er direktør for kontoret i Valby. Derudover vil vores to medarbejdere blive inddraget efter behov:

5 Side5 Udvalgte referencer (siden 2011): Navn og projekt Hentet beløb Projektbudget Højby Hallen (anlægsprojekt i proces) To cifret mio.beløb 60 mio. kr. Askov Højskole og efterskole (anlægsprojekt): 20 mio.kr. 33 mio.kr. Limfjordsteatret (anlægsprojekt) 10 mio.kr. 31 mio. kr. Egtved Multihus (anlægsprojekt) 6,9 mio.kr. 29,5 mio. kr. Rudersdal Kommune og NCC (energi/klima/miljø) 5 mio. kr. 10,2 mio.kr. Naturvidenskabernes hus (formidlingsprojekt): 4,9 mio. kr. 8 mio. kr. TH Langs Skoles sciencehus (anlægsprojekt) 3,65 mio.kr. 7,9 mio. kr. Broagerhallen (anlægsprojekt) 2,65 mio.kr. 12,5 mio. kr. Museumscenter Hanstholm (formidling og anlæg) 2,25 mio.kr. 4,3 mio. kr. Idrætsefterskolen Ulbølle (anlægsprojekt) 1,8 mio.kr. 12,5 mio. kr. Viborg Kommune og Hærvejsløbet (event og turisme) 1,5 mio.kr. 3,8 mio. kr. Randers Kommune (arkitektkonkurrence til anlægsprojekt) 0,75 mio.kr. 110 mio. kr. Silkeborg Kommune (rådgivningsforløb) Herning svømmehal (anlægsprojekt) 0,075 mio.kr. Kun rådgivning

6 Side6 1: Parterne Denne kontrakt er indgået mellem: Langeland Kommune Fundraiseren.dk I/S Torvet 5 Glarmestervej 18, Rudkøbing Att.: Kommunaldirektør, Jørgen V. Christiansen Medejer og direktør, Rasmus Munch (i det følgende nævnt som Kunden) (i det følgende nævnt som Fundraiseren.dk) 2: Kontraktens omfang og form Fundraiseren.dk skal for Kunden udføre konsulentarbejde i forbindelse med at skaffe ekstern finansiering (estimeret til ca. 10 mio.kr.) til etablering af svømmefacilitet på Langeland. Ved underskrift af kontrakten indgår Kunden og Fundraiseren.dk en kontrakt om levering af fundraising ydelser som nærmere specificeret i 2.1 mod et vederlag som specificeret i : Fundraising ydelser Fundraiseren.dk forpligter sig til fyldestgørende at levere projektledelse samt projektkoordination af fundraising arbejdet igennem følgende forpligtigelser i kontraktperioden: Løbende kortlægning af støttemuligheder Projekt- og idéudvikling i samarbejde med Kunden Sparring og rådgivning i forhold til projektet, vinklingsmuligheder m.v. Udarbejdelse af fundraising strategi Udarbejdelse af projektbeskrivelse Udarbejdelse af konkrete og målrettede ansøgninger Udfyldelse af ansøgningsskemaer Klæde kunden på til at varetage telefonisk kontakt til fonds- og puljeadministratorer Elektronisk afsendelse af færdige ansøgninger til Kunden Mødeaktiviteter med Kunden m.fl. i det omfang det er nødvendigt I det omfang Kunden opnår bevillinger, forestår Kunden selv administrationen og projektledelsen i forbindelse hermed. Fundraiseren.dk påtager sig gerne administrationsopgaven, og de nærmere vilkår herfor skal aftales skriftligt mellem parterne. I det omfang Kunden ønsker at fundraise indenfor andre områder end de der er omfattet af denne aftale, forpligter Kunden sig til at koordinere denne fundraising med Fundraiseren.dk.

7 Side7 Kunden forpligtiger sig til at orientere Fundraiseren.dk om enhver bevilling, der modtages i forbindelse med fundraising indenfor områder, der er omfattet af nærværende aftale. Kunden forpligter sig til at sende en kopi af samtlige skrivelser fra fonde og puljer (bevillingsskrivelser, afslagsskrivelser m.v.) til Fundraiseren.dk straks efter modtagelsen. 2.2: Vederlag og omkostninger Det er aftalt, at Fundraiseren.dk s honorar andrager et samlet fast honorar for begge opgaver på kr ,00 ekskl. moms for fundraising arbejdet i kontraktperioden samt et succesfee på 4% af samtlige bevilgede midler, når Kunden har takket ja til modtagelse, uanset om midlerne bevilges i aftaleperioden, eller om der først sker bevilling efter aftalens udløb. Efter aftale kan enkelte støtteordninger udelades af ordningen, så Fundraiseren.dk ikke modtager succesfee fra disse støtteydere, hvis der er særlige forhold eller relationer gældende. Fx hvis kommunen har et godt forhold til Realdania og Fundraiseren.dk kun skal assistere i forhold til dialogen her. Det er aftalt, at Fundraiseren.dk alene er berettiget til honorering af de udførte opgaver i det omfang, der bevilges penge til det eller de projekter, der er ansøgt om midler til. I det omfang Kunden får flere midler end der er søgt til det samlede projekt, og herefter får tilladelse til at anvende de overskydende midler til andre formål, beregnes honoraret af de samlede bevilgede midler. Fundraiseren.dk får betaling af honoraret, når Kunden får udbetalt det bevilligede beløb. Såfremt en bevilling udbetales i rater, forfalder Fundraiseren.dk s tilgodehavende ligeledes i rater. Dog skal det samlede udbetalte honorar i sidste ende udgøre den aftalte % af de samlede indkomne midler. Afregning sker efter fremsendt faktura. Alle priser er anført i danske kroner (DKK) ekskl. moms. 2.3: Betalingsbetingelser Betaling af fast honorar på kr ,00 ekskl. moms for igangsætning af fundraising arbejdet forfalder ved indgåelse af denne aftale, hvorefter faktura sendes til Kunden. Betalingsbetingelserne er aftalt til 14 dage fra fakturadato. Fundraiseren.dk har følgende bankoplysninger, hvor pengene bedes overført til: Bank: Nordea, Vestergade Silkeborg Konto: : Varighed og opsigelse Aftalen træder i kraft d.d. med underskrift og har en varighed på 12 måneder, med mindre andet aftales mellem parterne, indenfor hvilken periode Fundraiseren.dk fundraiser aktivt indenfor de i aftalen anførte rammer. Aftalen kan forlænges efter aftale, ligesom den kan ændres ved skriftlig aftale mellem parterne. 4: Eksklusivitet I den periode aftalen løber, forpligtiger Kunden sig til ikke at indgå lignende aftaler med andre firmaer om fundraising og til selv at udforme ansøgninger til samme formål foruden hvad der er aftalt.

8 Side8 5: Immaterielle rettigheder Ved alle opgaver løst i forbindelse med nærværende aftale tilhører samtlige immaterielle rettigheder Fundraiseren.dk. Kunden må således ikke benytte det udarbejdede materiale til at søge andre midler til projektet uden skriftligt samtykke fra Fundraiseren.dk. 6: Misligholdelse Såfremt en af parterne væsentligt misligholder sine forpligtelser i henhold til aftalen, er den anden part berettiget til at ophæve aftalen uden varsel. Fundraiseren.dk kan ikke drages til ansvar for tilbagebetalingskrav fra de, der bevilger midler til projektet. Kunden har til enhver tid selv ansvaret for at påse, at udbetalingsvilkår er forenelige med projektet. Ligeledes har Kunden selv ansvaret for enhver afrapportering/korrespondance overfor bidragsyderne, medmindre andet er aftalt herom. Fundraiseren.dk kan under ingen omstændigheder, uanset udvist simpel eller grov uagtsomhed, blive erstatningsansvarlig for et større beløb end det erlagte honorar for opgaven. Tvister om fortolkning eller opfyldelse af denne aftale afgøres ved Retten i København som aftalt værneting. 7: Hemmeligholdelse Fundraiseren.dk og Kunden skal såvel under kontraktens løbetid som efterfølgende iagttage fuldstændig tavshed om hinandens øvrige forhold, herunder vedr. økonomi, organisation og interne dokumenter, som ikke bør komme til tredje mands kendskab. Hver af parterne hæfter på objektivt grundlag for de skader, som den anden part må blive påført i anledning af et brud på hemmeligholdelsespligten. 8: Tvister Tvister afgøres ved de ordinære domstole med Retten i Aarhus som første instans. Dansk ret finder anvendelse. --o0o-- Nærværende aftale udfærdiges i to eksemplarer ét til hver af parterne. Silkeborg, den 5. februar 2015 Rudkøbing, den 5. februar 2015 Rasmus Munch Indehaver, Fundraiseren.dk Jørgen Vestby Christiansen Kommunaldirektør, Langeland Kommune