Kontrakt vedrørende revisionsydelser

Transkript

1 Kontrakt INDLEVELSE vedrørende SKABER UDVIKLING revisionsydelser Kontrakt vedrørende revisionsydelser April INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 1

2 Indholdsfortegnelse Side 1 Aftalens parter 3 2 Hensigtserklæring 3 3 Opgavens omfang 3 4 Honorar 4 5 Samarbejde 5 6 Brug af underleverandør 6 7 Lovgivnings- og myndighedskrav 6 8 Kontraktændringer 6 9 Force majeure 6 10 Misligholdelse 7 11 Tvister 8 12 Offentliggørelse 8 13 Tavshedspligt 8 14 Ikrafttræden og ophør 9 INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 2

3 1 Aftalens parter Parterne er: Skanderborg Kommune og BDO Statsautoristeret Rådhuset Revisionsaktieselskab Adelgade 44 Kystvejen Skanderborg 8000 Aarhus C CVR: (i det følgende: Skanderborg Kommune) (i det følgende: Kontrakthaver) Kontrakten beskriver Skanderborg Kommune og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder således, at kontrakten udgør det samlede kontraktmateriale. 2 Hensigtserklæring Kontrakthaver vil arbejde for et dialogbaseret samarbejde til gavn for begge parter. Ud over at opfylde lovens krav om revisionen lægger vi vægt på, at Skanderborg Kommune får stor nytteværdi af revisionen, dels gennem vejledning og rådgivning under vores revisionsbesøg, og dels gennem tilbagemeldinger under møder eller ved rapporteringen. Vi har oparbejdet en unik viden om kommuners politiske og administrative organisationer - som spiller en væsentlig rolle ved planlægningen af revisionsindsatsen - og tilfører kommunen stor nytteværdi. Det er intentionen med nærværende kontrakt, at begge parter oplever et udbytterigt samarbejde, hvor gensidig respekt og konstruktiv feedback indgår som hovedelementer. 3 Opgavens omfang Kontrakthaver påtager sig revisionsopgaven i henhold til den kommunale styrelseslovs 42. Revisionen omfatter den lovpligtige revision af regnskaberne, dvs. finansiel revision, juridiskkritisk revision og løbende forvaltningsrevision i det omfang det er krævet i lovgivningen og omfatter følgende: Revision af årsregnskabet, herunder de sociale regnskaber Uanmeldte eftersyn af beholdninger, som ud fra revisors risiko- og væsentlighedsvurdering er vigtige INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 3

4 Revisionen af opgørelser og indberetninger, som i henhold til love m.v. skal forsynes med særskilt revisionspåtegning Revision af projektregnskaber, EU-regnskaber m.v., hvor tilskudsbetingelser ikke giver mulighed for dækning af revisionshonorar Revision af fonde og legatregnskaber, for hvilke kommunen varetager regnskabsfunktionen, er regnskabsførende for, eller hvor kommunen udpeger revisor, eller hvor revision skal foretages af kommunens revisor. I samarbejde med Skanderborg Kommune foretages der kontrol af regnskabsføringen på 6 udvalgte institutioner hvert år sammen med en medarbejder fra Skanderborg Kommune Der foretages en foreløbig kvalitetssikring af årsregnskabet inden det fremsendes til politisk behandling Indledende møde og afsluttende møde i forbindelse med revision af Jobcentret Løbende rådgivning i forbindelse med revisionen (vores paratviden) Den finansielle revision omfatter de almindelige anerkendte regnskabsmæssige og bevillingsmæssige kontroller og en vurdering af de tilrettelagte forretningsgange og det interne kontrolniveau. Den juridisk - kritiske revision indebærer bl.a. kontrol af, at de dispositioner, der er kommet til udtryk i regnskabet, er lovlige, og at borgernes krav på retssikkerhed samtidig tilgodeses. Ved forvaltningsrevisionen vurderes det, om udførelsen af kommunalbestyrelsens og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. 4 Honorar Stk. 1 Honorarsum og timepriser Honoraret for opgaven indbefatter opgavens omfang, som formuleret i 3. Honorarsummen er aftalt til kr. pr. år for revision af kommunens regnskaber. Timepriser for tilkøbsydelser er aftalt til følgende satser i 2017: Beskrivelse Partner/Director Senior Manager Manager Assistant manager Trainee Timepris 1370 kr. 875 kr. 660 kr. 465 kr. 330 kr. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 4

5 Stk. 2 Prisregulering og betaling Alle priser er angivet i år 2017 prisniveau eksklusive moms, men inklusive omkostninger til kørsel, rejsetid m.v. Tilbudssummen indeksreguleres én gang årligt i forhold til udviklingen i Danmarks Statistiks sæsonkorrigerede lønindeks for den private sektor i alt (Lønindeks for den private sektor i alt procentvis ændring). Første indeksering foretages baseret på udviklingen af det pågældende indeks fra 1. kvartal 2017 til 1. kvartal Lønindekset offentliggøres af Danmarks Statistik, to måneder efter kvartalet er afsluttet. Prisindekseringen træder i kraft pr. 1. juli, første gang den 1. juli 2018, og er gældende fra 1. juli 2018 til 30. juni Sker der væsentlige ændringer, der i afgørende grad får indflydelse på revisionens omfang, tages honoraret og opgavens udførelse imidlertid op til forhandling. Væsentlige ændringer kan f.eks. være lovmæssige ændringer i kommunens struktur, opgaver m.v. Løbende ændringer og tilpasninger i kommunens organisationsstruktur, institutionsantal og institutionsopdeling giver ikke anledning til ændringer af tilbudssummen i kontraktperioden. Betaling for den lovpligtige revision sker kvartalsvis bagud med ¼ af det årlige vederlag, første gang pr. 31. marts Betalingsfristen er 30 dage netto. Tilkøbsydelser faktureres særskilt, men ligeledes med en betalingsfrist på 30 dage netto. Stk. 3 Fakturering Faktura fremsendes elektronisk, jf. lov nr om offentlige betalinger, på baggrund af det oplyste EAN-lokationsnummer og skal indeholde følgende oplysninger: Rekvirent EAN nr. Ydelse Fakturabeløb 5 Samarbejde Ud over den løbende dialog og afrapporteringer, forpligter parterne sig til at deltage i et samarbejde med henblik på dialog, opfølgning og eventuel ændring/tilpasning af aftalen. Samarbejdet har til formål at medvirke til en løbende status på samarbejdet, afklare eventuelle uklarheder i forhold til kontrakten samt drøfte andre forhold af betydning for opgavens udførelse. Der indkaldes til møde, når en af parterne finder anledning hertil, dog minimum en gang årligt i forbindelse med afslutningen af revisionen for regnskabsåret. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 5

6 Indkaldelse til møder og udarbejdelse af dagsorden og referat aftales nærmere parterne imellem. 6 Brug af underleverandør Kontrakthaver kan ikke overlade udførelsen af arbejdet til tredjemand, herunder underleverandører, uden forudgående skriftligt samtykke fra Skanderborg Kommune. 7 Lovgivnings- og myndighedskrav Kontrakthaver er forpligtiget til at overholde alle gældende regler på området, f.eks. direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud, som naturligt hører under dette arbejdsområde såvel på aftaletidspunktet som i kontraktperioden. Kontrakthaver er forpligtet til at være dækket af sædvanlige forsikringer, herunder erhvervsansvarsforsikring. Kommunen kan forlange dokumentation herfor. 8 Kontraktændringer Kontraktændringer kan ikke foretages, medmindre parterne er enige herom. Sådanne ændringer må ikke iværksættes, før der er udarbejdet skriftligt samtykke mellem parterne. I det omfang, der gennemføres ændringer, som i væsentligt omfang får indflydelse på revisionsopgavens omfang set i forhold til den samlede revisionsopgaves omfang, har begge parter krav på, at kontrakten genforhandles. Kan der ikke opnås enighed om ændringer, kan kontrakten skriftligt opsiges med 6 måneders varsel, til udgangen af et regnskabsår, under forudsætning af tilsynsmyndighedens godkendelse. Kontrakthaver kan dog tidligst opsige aftalen, når Skanderborg Kommune har haft mulighed for at antage og få godkendt ny revisor. 9 Force majeure Ingen kontraktpart er erstatningsansvarlig for forhold, som ligger uden for kontraktpartens kontrol, og som kontraktparten ikke ved aftalens indgåelse burde have taget i betragtning. Force majeure kan højst gøres gældende, så længe som force majeure-situationen varer. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 6

7 Betalinger knyttet til leveringer, der forsinkes eller ikke leveres på grund af force majeure, udskydes eller bortfalder tilsvarende. Såfremt en kontraktpart vil påberåbe sig force majeure, skal denne give skriftlig meddelelse herom til den anden kontraktpart uden ugrundet ophold, efter at force majeure-situationen er indtrådt. 10 Misligholdelse Stk. 1 Underretning Foreligger der misligholdelse, skal Kontrakthaver uden ugrundet ophold meddele Skanderborg Kommune dette, og Kontrakthaver skal ved samme lejlighed underrette Skanderborg Kommune om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad Kontrakthaver vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelse indtræder i fremtiden. Skanderborg Kommune kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør og de skridt, der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Aftalen kan ophæves af Skanderborg Kommune, hvis der foreligger en væsentlig misligholdelse fra Kontrakthavers side. I bedømmelsen af misligholdelsens væsentlighed indgår tjenesteydelsens beskaffenhed, misligholdelsens karakter, risiko for gentagelse, misligholdelsens betydning for Skanderborg Kommune, Kommunens eventuelle offentligretlige forpligtelse til at sørge for tjenesteydelsen, ophævelsens betydning for kontrakthaver samt omstændighederne i øvrigt. Der foreligger ikke væsentlig misligholdelse, så længe der kan ske afhjælpning, efterlevering eller omlevering. Aftalen kan ophæves af Kontrakthaver, hvis Skanderborg Kommune væsentligt misligholder sin forpligtelse til at medvirke til tjenesteydelsens rigtige levering eller sin betalingsforpligtelse. Det betragtes bl.a. som væsentlig misligholdelse af nærværende aftale, såfremt Skanderborg Kommune ikke giver adgang til og leverer det nødvendige materiale i forhold til løsning af opgaven. Stk. 2 Ophævelse Ved ophævelse af aftalen tilbagebetaler kontrakthaver eventuelt modtaget vederlag for endnu ikke udført levering og ordregiver betaler for eventuelt modtaget, men endnu ikke betalt levering. Kontraktparterne leverer så vidt muligt til rådighed stillede aktiver tilbage ved ophævelse af kontrakten. I øvrigt er Kontrakthaver ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssig afslag, erstatningsansvar m.v. Reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at erstatning, forholdsmæssigt afslag, modregning m.v. ikke udelukker hinanden. Hver kontraktpart er erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige regler for manglende medvirken til rigtig opfyldelse af kontrakten. Kontrakthaver hæfter ikke for driftstab, avancetab eller andet indirekte tab. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 7

8 11 Tvister Stk. 1 Voldgiftsret Enhver tvist mellem kontraktparterne, som måtte opstå i forbindelse med nærværende kontraktforhold, herunder om erstatning for skadegørende handling i forbindelse med revisionsydelsens levering, afgøres ved voldgift efter Det Danske Voldgiftsinstituts regler. Voldgiftsrettens afgørelser er endelige. Stk. 2 Voldgiftsmænd Hver kontraktpart udpeger en voldgiftsmand, medens voldgiftsrettens formand udnævnes af Det Danske Voldgiftsinstitut. Såfremt en kontraktpart ikke inden udløbet af den ifølge Voldgiftsinstituttets regler gældende frist har udpeget en voldgiftsmand, udnævnes også denne af Instituttet. Stk. 3 Udvidelse Hvis en kontraktpart begærer det, suppleres voldgiftsretten med yderligere 2 partsudpegede medlemmer. De dermed forbundne merudgifter fordeles i forbindelse med voldgiftsrettens afgørelse af spørgsmålet om sagsomkostninger. Det kan bestemmes, at de udgifter, der er en følge af rettens supplering, skal udredes af den kontraktpart, der har rejst krav herom, når voldgiftsretten skønner, at det ikke var tilstrækkeligt begrundet at fremsætte kravet. 12 Offentliggørelse I nærværende kontrakt skal aftaleparterne iagttage gældende lovgivning i forhold til udtalelser om og offentliggørelse af kontraktens indhold - særligt forvaltningsloven og offentlighedsloven. Efter konkret vurdering kan der være oplysninger i kontrakten af fortrolig karakter, som ikke vil kunne offentliggøres. I tvivlstilfælde bør indhentes udtalelse fra Kontrakthaver om, hvorvidt oplysninger om kontraktens indhold kan offentliggøres i henhold til lovgivningen. Ved imødekommelse af aktindsigt/ offentliggørelse bør Kontrakthaver så vidt muligt orienteres. 13 Tavshedspligt Kontrakthaver har i forhold til tredjemand tavshedspligt med de oplysninger, som den kommer i besiddelse af ved udførelse af revisionsopgaven for Kommunen. Dokumenter og andet materiale, som Kontrakthaver kommer i besiddelse af i forbindelse med sin opgavevaretagelse har fortrolig karakter og behandles under hensyntagen til denne karakter. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 8

9 14 Ikrafttræden og ophør Kontrakten er gældende fra den 1. januar 2017 til 31. december 2019, dog således at kontrakthaver færdiggør revisionen af regnskabet for regnskabsåret 2019 i foråret Kontrakten er uopsigelig for begge parter. Ved uenighed jfr. 8 kan kontrakten opsiges med 6 måneders varsel til udgangen af et regnskabsår under forudsætning af tilsynsmyndighedens godkendelse, dog således at Kontrakthaver færdiggør revisionen af årsregnskabet for det pågældende år. Aarhus, den / 2016 Skanderborg, den / 2016 BDO Statsautoriseret Revisionsaktieselskab Skanderborg Kommune Steen Andersen Ole Nielsen Partner, direktør Director INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 9