Kontrakt. Levering af skolemælk. mellem. Frederiksberg Kommune. Kontrakthaver

Transkript

1 Kontrakt om Levering af skolemælk mellem Frederiksberg Kommune og Kontrakthaver

2 Indhold 1. Parter Kontraktgrundlaget Kontraktperiode Kontraktens genstand Priser Prisregulering Betaling Uklarheder, hindringer eller lignende forhold Henvendelser, klager mv Kontrakthavers personale Statistik Opfølgning og brugerundersøgelser Statusmøder Ændringer i kontraktgrundlaget Forsinkelser og mangler Misligholdelse Erstatning Force majeure Arbejdsklausul Overdragelse af kontrakt Insolvens og konkurs Offentlighed og tavshedspligt Tvister Underskrift

3 Bilagsliste Bilag 1 Kravspecifikation Bilag 2 Prisskema Bilag 3 Adresseoversigt over skolerne Bilag 4 Skolernes feriekalender 2014/15 og 2015/16 3

4 1. Parter Kommunen Frederiksberg Kommune/v. Skoleafdelingen Smallegade Frederiksberg CVR-nr Kontaktreference: Kim Røssell, kiro02@frederiksberg.dk Kontrakthaver Firma Adresse Postnr. og by CVR-nr. cvr-nr. Kontraktreference: Navn, 2. Kontraktgrundlaget Stk 1. Kontraktgrundlaget mellem parterne er kontrakten (med bilag og senere tillæg og ændringer). 3. Kontraktperiode Stk 1. Kontrakten træder i kraft den og ophører uden varsel den Stk 2. Kommunen kan forlænge kontrakten i 3*12 måneder. Meddelelse herom skal ske skriftligt til kontrakthaver med mindst 3 måneders varsel. 4. Kontraktens genstand Stk 1. Kontrakthaver skal levere skolemælk til Folkeskolerne i Frederiksberg Kommune jf. adresseoversigten i bilag 3. Leverancen af skolemælk skal til enhver tid opfylde kravene i kravspecifikationen i bilag 1. Stk 2. Leverancen omfatter alle de beskrevne opgaver, herunder opgaver, der ikke er eksplicit beskrevet i kontraktgrundlaget, men som fremstår som naturlige led i udførelsen af leverancen. Stk 3. Kontrakthaver skal deltage i planlægningen og overtagelsen af leverancen fra tidspunktet for underskrivelsen af kontrakten. Kontrakthaver vil ikke modtage særskilt honorering herfor. Stk 4. Kontrakthaver skal have alt personel samt materiel, maskinel og andet udstyr, som er nødvendigt for at udføre leverancen, til rådighed. 4

5 Stk 5. I forbindelse med kontraktens udløb skal kontrakthaver levere alle informationer, data mv. til brug for Kommunens nye tilbudsindhentning, og kontrakthaver skal medvirke aktivt til kontraktens eventuelle overdragelse til en ny kontrakthaver. Kontrakthaver vil ikke modtage særskilt honorering herfor. 5. Priser Stk 1. Priser fremgår af prisskemaet i bilag 2. Stk 2. Kommunen forbeholder sig ret til at opkæve et håndteringsgebyr pr. leveret enhed. Gebyret pålægges i givet fald leverandørens enhedspriser jf. prisskemaet i bilag 2, og leverandøren skal videresende værdien af det samlede opkrævede gebyr til Kommunen 2 gange årligt pr. 1. januar og pr. 1. juli, bilagt dokumentation for beløbet størrelse. Leverandøren vil ikke modtage særskilt honorering herfor. Stk 3. Alle priser er i danske kroner og inkluderer alle ved kontraktens underskrift gældende afgifter, bortset fra moms. 6. Prisregulering Stk 1. Priserne er faste og gældende i den første bestillingsperiode. Derved er de tilbudte priser, som udgangspunkt gældende til den Såfremt bestillingsperioden for skoleåret i 2015 påbegyndes før d , kan priserne reguleres til den nye bestillingsrunde. Stk 2. Priserne reguleres hver halve år. Første gang den Stk 3. Reguleringen skal ske i henhold til Danmarks Statistiks indeks over mælkepriser. Indekset for kan findes på > Priser og forbrug >Forbrugerpriser > Nettoprisindeks >Pris7 > art (Mælk). Stk 4. Nye priser beregnes med udgangspunkt i prisindekset fra marts til september måned til regulering 1. januar. Tilsvarende fra september til marts måned til regulering 1. juli. Stk 5. Det påhviler kontrakthaver at beregne de nye priser og at dokumentere beregningen over for ordregiver. Stk 6. Prisreguleringen foretages hhv. primo oktober og primo april, således at den kommende pris kan meldes ud til forældre og elever i god tid. Prisreguleringen skal meddeles både Kommune og forældre/elever senest 1 måned, før den træder i kraft. 5

6 Stk 7. Hvis afgifter eller tilskud ændres, skal priserne reguleres med den økonomiske nettokonsekvens heraf, så kontrakthaver stilles uændret. Det påhviler kontrakthaver at redegøre for og dokumentere afgiftsændringerne og de meromkostninger, de medfører. 7. Betaling Stk 1. Al kontakt omkring bestilling, afbestilling og ændringer foregår direkte mellem forældre/elever og leverandøren. Stk 2. Betaling fra forældre til leverandører sker til den af leverandøren anviste konto. Stk 3. Leverandøren kan maksimalt kræve forudbetaling for 6 mdr. Stk 4. Rentelovens almindelige betingelser er gældende. Stk 5. Betalingsbetingelsen er 30 dage netto fra modtagelsen af fyldestgørende faktura. 8. Uklarheder, hindringer eller lignende forhold Stk 1. Kontrakthaver skal indhente anvisninger fra Kommunen, hvis Kontrakten ikke yder tilstrækkelig vejledning ved udførelsen af leverancen Leverancen ikke kan udføres som forudsat i kontrakten Der opstår forhold, som hindrer eller vanskeliggør arbejdet Stk 2. Hvis der ikke er tid for kontrakthaver til at indhente Kommunens anvisninger, skal kontrakthaver bedst muligt træffe de foranstaltninger, som er nødvendige for at undgå, at Kommunen lider tab. Kontrakthaver har krav på rimelig betaling herfor. 9. Henvendelser, klager mv. Stk 1. Alle henvendelser fra presse, borgere, offentlige myndigheder mv. samt alle klager over kontrakthavers varetagelse af leverancen, som tilgår kontrakthaver, skal kontrakthaver videresende til Kommunen hurtigst muligt. 10. Kontrakthavers personale Stk 1. Kontrakthavers personale skal i det hele optræde på en i forhold til lokaliteterne, opgavernes karakter og brugerne passende vis. 6

7 Stk 2. Kontrakthavers medarbejderes straffeattester ( 11 attest) må ikke indeholde forhold, som kan være problematiske i forhold til den ydelse, som skal præsteres, baseret på en konkret vurdering af det enkelte forhold. Stk 3. Straffeattesten skal på opfordring forevises ordregiver. 11. Statistik Stk 1. Kontrakthaver skal udarbejde og fremsende en leveringsstatistik halvårligt, og i øvrigt på ordregivers anmodning. Statistikken opgøres halvårligt pr. 1. juli og pr. 1. januar. Første statistik udarbejdes pr. 1. januar Stk 2. Statistikken skal være i Excel-format eller lignende og åben for bearbejdning. Stk 3. Statistikken skal være ordregiver i hænde senest 2 uger efter periodens afslutning. Stk 4. Statistikken skal være inddelt i periode, produktgruppe/type, leveringssted. Leveringen skal både opgøres samlet for hele Kommunen og fordelt på skoler samt klasser. Stk 5. Parterne skal i samarbejde tilpasse og udvikle det statistiske materiale. 12. Opfølgning og brugerundersøgelser Stk 1. Kommunen fører kontrol med kontrakthavers leverance. Stk 2. Kommunen er f.eks. berettiget til at gennemføre brugerundersøgelser eller på anden vis indhente oplysninger om opgavens udførelse for at sikre, at leverancen lever op til det aftalte. Stk 3. Kommunen kan bemyndige tredjemand til at føre tilsyn med kontrakthavers opfyldelse af kontrakten. I så fald skal Kommunen informere herom. Stk 4. Udgifterne til Kommunens kontrol afholdes af Kommunen. 13. Statusmøder Stk 1. Statusmøder afholdes 1 gange årligt, eller efter aftale mellem parterne. Stk 2. Statusmøderne har bl.a. til formål at afstemme parternes forventninger til kontrakten og at afklare eventuelle uoverensstemmelser. 7

8 14. Ændringer i kontraktgrundlaget Stk 1. Kommunen kan ændre kontraktens omfang, herunder kravspecifikationen og antallet af leveringssteder. Stk 2. Ændringer skal ske med rimeligt varsel. Stk 3. Hvis ændringen medfører, at kontrakten herefter kun kan opfyldes under anvendelse af væsentligt forøgede ressourcer, skal der samtidig ske en justering af vederlaget. Omfanget af ændringen vurderes både isoleret og i sammenhæng med tidligere gennemførte ændringer. Stk 4. Såfremt leverancer af enkelte mælkeprodukter eller de påkrævede emballagetyper stoppes eller begrænses af mejerierne, kan Kontrakthaver henvende sig til Kommunen med henblik på en forhandling om disse krav. Stk 5. Det samme gælder, hvis ændringen medfører en væsentlig lettelse af kontrakthavers opfyldelse af kontrakten. Stk 6. Den økonomiske konsekvens af ændringen baseres så vidt muligt på de aftalte priser i prisskemaet i bilag 2. Stk 7. Kan parterne ikke opnå enighed om ændringens økonomiske konsekvenser, løses tvisten som beskrevet i 23. Tvister. Stk 8. Kontrakthaver har dog pligt til at efterleve ændringen. Stk 9. Ændringer i kontraktgrundlaget indarbejdes i kontrakten i form af allonger, som udarbejdes af Kommunen og tiltrædes af kontrakthaver. 15. Forsinkelser og mangler Stk 1. Indtræffer forsinkelser og er det åbenbart, at en levering vil blive forsinket, skal kontrakthaver omgående og uden ophold meddele dette til de berørte skoler sammen med en angivelse af årsagen til forsinkelsen og et skøn over det tidspunkt, hvor levering i stedet vil kunne finde sted. Stk 2. Hvis en leverance er forsinket eller mangelfuld, skal kontrakthaver straks foretage afhjælpning/omlevering. Stk 3. Kommunen kan fastsætte en frist for afhjælpning/omlevering. Hvis kontrakthaver ikke leverer kontraktmæssigt inden for denne frist, kan Kommunen foretage dækningskøb. Foretager ordregiver dækningskøb, er kontrakthaver forpligtet til at godtgøre en eventuel difference. 8

9 Stk 4. Hvis en forsinkelse/mangel skyldes, at Kommunen ikke har opfyldt sine forpligtelser i henhold til kontrakten, og dette ikke kan henføres til manglende underretning fra kontrakthaver, udskydes eventuelle frister for arbejdets udførelse, i den udstrækning Kommunens manglende overholdelse af forpligtelserne har udelukket arbejdets korrekte udførelse. 16. Misligholdelse Stk 1. Ved kontrakthavers væsentlige misligholdelse kan Kommunen ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning og uden forudgående varsel. Stk 2. Til væsentlig misligholdelse henregnes navnlig, men ikke udelukkende, følgende situationer: Gentagne forsinkede eller mangelfulde leverancer, der er byrdefulde for Kommunen At kontrakthavers leverancer er behæftet med så mange og/eller alvorlige fejl eller mangler, at Kommunen med rimelighed må anse kontrakthaver for at være fagligt eller økonomisk ude af stand til at udføre de i kontrakten omfattede opgaver eller dele heraf 17. Erstatning Stk 1. Begge parter er erstatningspligtige over for modparten efter dansk rets almindelige regler. Stk 2. I tilfælde af Kommunens ophævelse af kontrakten som følge af kontrakthavers misligholdelse skal kontrakthaver erstatte ordregivers udgifter som følge af ophævelsen. Kommunen skal stilles, som om kontrakten fortsat var gældende. 18. Force majeure Stk 1. Ingen af parterne skal i henhold til denne kontrakt anses for ansvarlig over for den anden part for forhold, der ligger uden for partens kontrol, og som parten ikke ved kontraktens underskrift burde have taget i betragtning og ej heller burde have undgået eller overvundet. Stk 2. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, hvis der for underleverandøren foreligger en hindring, der omfattes af stk. 1, og som kontrakthaver ikke burde have undgået eller overvundet. Stk 3. Force majeure kan kun gøres gældende for den periode, force majeure situationen varer. Stk 4. Force majeure kan kun påberåbes, hvis den pågældende part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part uden ugrundet ophold efter, at force majeure er indtrådt. 9

10 19. Arbejdsklausul Stk 1. Kontrakthaver skal sikre, at de ansatte, som kontrakthaver og eventuelle underleverandører beskæftiger i Danmark med henblik på opgavens udførelse, har løn- og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesforhold, der er gældende for den pågældende branche på den egn, hvor arbejdet udføres, jf. dansk lovgivning og ILO konvention nr. 94. Stk 2. Overholder kontrakthaver ikke denne forpligtelse, og medfører dette et berettiget krav fra de ansatte, kan Frederiksberg Kommune tilbageholde vederlag til kontrakthaver med henblik på at tilgodese dette krav. Stk 3. Kontrakthaver forpligter sig desuden til at sikre, at de ansatte, som kontrakthaver og eventuelle underleverandører beskæftiger i Danmark med henblik på opgavens udførelse, har gyldige arbejdsopholdstilladelser. Frederiksberg Kommune forbeholder sig retten til at bortvise ansatte, der ikke er i besiddelse af nødvendige arbejds- eller opholdstilladelser og registreret i databasen RUT. Stk 4. Manglende overholdelse af arbejdsklausulen udgør væsentlig misligholdelse af nærværende kontrakt. 20. Overdragelse af kontrakt Stk 1. Kontrakthaver kan ikke overdrage sine forpligtelser i henhold til kontrakten til tredjemand, hverken helt eller delvist, uden forudgående skriftlig accept fra Kommunen. Kommunen har adgang til at afvise tredjemand, såfremt denne ikke kan opfylde kontrakten og kravspecifikationen, samt det øvrige materiale. Stk 2. Leverandørens forpligtigelser kan i kontraktperioden ikke overlades til udførelse af underleverandører uden kommunens skriftlige samtykke. 21. Insolvens og konkurs Stk 1. Hvis kontrakthaver går konkurs, standser sine betalinger, indgår forhandlinger om akkord, eller hvis kontrakthavers formueforhold i øvrigt er sådanne, at kontrakthaver må antages ikke at kunne opfylde kontrakten, kan Kommunen hæve kontrakten for fremtiden. Stk 2. Det samme gælder, hvis kontrakthaver ophører med den virksomhed, som kontrakten vedrører, eller der indtræder andre omstændigheder, der bringer kontraktens rette opfyldelse i fare. 10

11 22. Offentlighed og tavshedspligt Stk 1. Kontrakten er undergivet aktindsigt i henhold til forvaltningslovens og offentlighedslovens bestemmelser herom. Stk 2. Parterne og deres personale er underlagt tavshedspligt i forhold til alle oplysninger, som de måtte blive bekendt med under udførelsen af leverancen, og som efter deres karakter eller forholdene i øvrigt er at anse som fortrolige. Stk 3. Tilsvarende tavshedspligt er enhver underleverandør og person, der gennem en tilknytning til parterne er beskæftiget med udførelsen af opgaverne i henhold til kontrakten, underlagt. Stk 4. Tavshedspligten består også efter kontraktens ophør. 23. Tvister Stk 1. Enhver tvist mellem parterne skal søges bilagt ved forhandling. Stk 2. Såfremt uoverensstemmelsen ikke kan løses ved forhandling, skal tvisten afgøres endeligt og bindende ved domstolsbehandling. Stk 3. Dansk ret finder anvendelse. Værnetinget bestemmes til Retten på Frederiksberg. 24. Underskrift ORDREGIVER: Dato Inger Andersen Dato Adam Hey Børne- og Ungedirektør Afdelingschef, Udbud & Indkøb KONTRAKTHAVER Dato Navn Titel 11