SAPA - spørgsmål & svar for beslutningstagere

Transkript

1 SAPA - spørgsmål & svar for beslutningstagere Erstatter vi ikke bare et monopol med et andet? Nej. Vi vil kombinere en række forskellige nye og eksisterende it-løsninger, som hver især kræver flere forskellige leverandørers indsats. Vi bringer leverandører i spil ift. SAPA overbliksbilledet, ift. Advis-modul og ift. de forskellige nødvendige støttesystemer fra rammearkitekturen. Herudover vil it-løsningerne blive genudbudt, når kontrakterne udløber, og med høj kvalitet i dokumentation af de fælleskommunale løsninger giver vi fortløbende nye leverandører muligheder for at komme ind. Hvor lang tid skal kommunen have to systemer? I en overgangsperiode på måske 1-2 år vil de nye løsninger (SAPA m.m.) sameksistere med den oprindelige it-understøttelse (KMD Sag), fordi SAPA vil blive udrullet trinvist i kommunerne. SAPA-projektet er meget opmærksomt på, hvilke udfordringer dette giver for brugerne og for budgetterne. Ift. brugerne vil vi sikre, at den enkelte bruger i den enkelte afdeling kan undvære KMD Sag, når SAPA m.m. rulles ud, også selvom at kollegaer i andre afdelinger i en kortere overgangsperiode fortsat anvender KMD Sag. Ift. budgettet vil KOMBIT bringe sin egenkapital aktivt i spil for at sikre at kommunens økonomi først vil blive belastet i det øjeblik, hvor kommunerne er uafhængige af KMD Sag og kan opsige kontrakterne. Er borgerens adgang til egen sag tænkt med? Projektets mission er at afløfte udbudspligten for KMD Sag. SAPA understøtter derfor ikke i første omgang selvbetjening forstået som borgerens adgang til egne sager og dokumenter. Men SAPA designes med en arkitektur, der er forberedt til at give borgeren adgang til egne sagsdata via borger.dk. Hvilke krav skal jeg stille i udbud af fagsystemer, så vi kan opsige kontrakten på KMD Sag? KOMBIT er i færd med at udarbejde krav, kommunerne kan medtage i kravspecifikationer. Det er krav, som skal sikre, at udbyderen ikke bindes til en bestemt leverandør. Det drejer sig bl.a. om at undgå kontraktlige bindinger til KMD Sag, hvorfor kommunen skal kræve fleksibilitet i alle nye kontrakter.

2 Hvilke krav skal jeg stille i udbud af fagsystemer, så vi sikrer snitflader til SAPA? KOMBIT har udarbejdet forslag til krav, som kommunerne kan medtage i kravspecifikationer. Kravene skal sikre, at tilbudsgiver skal svare på om snitflader til Støttesystemerne (og dermed til SAPA) er inkluderet og prissat i løsningen. Har vi noget overblik over integrationerne mellem KMD Sag og de øvrige KMD-systemer? Ja. KOMBIT har i samarbejde med KMD kortlagt de tekniske og kontraktuelle integrationer mellem KMD Sag og de øvrige KMD-systemer. Har I talt med KMD om projektet? Vi har en løbende dialog med KMD om projektet på linje med den dialog vi har med de øvrige leverandører. Herudover drøfter vi særlige emner med relation til udfasningsassistance med KMD. Hvordan reagerer KMD på projektet? Dialogen med KMD er positiv og konstruktiv og vi er i færd med at fastlægge en fælleskommunal aftale om udfasningsassistance. Vi offentliggør løbende indholdet fra drøftelserne på hjemmesiden. Hvad med Udbetaling Danmark (UDK)? KOMBIT er i tæt dialog med UDK, som er meget interesseret i en kommende SAPAløsning, da denne vil kunne bruges til oplysning af borgerens sag. Dialogen fokuserer på det fremadrettede samarbejde, UDK's mulige brug af SAPA og UDK's kommende udbud af KMD-fagsystemer, som skal kunne integrere til SAPA. Hvornår kommer der en officiel udmelding fra KL? Der kommer løbende udmeldinger fra KL. Senest i forbindelse med indgåelsen af økonomiaftalen for 2013, hvoraf fremgår, at regeringen og KL forudsætter, at alle kommuner tilslutter sig de fælleskommunale udbud, som KOMBIT gennemfører, herunder SAPA. Hvorfor er SAPA-løsningen obligatorisk? KL's bestyrelse har besluttet, at den kommunale sektor går i fælles udbud for at etablere en landsdækkende fælleskommunal åben og standardiseret infrastruktur til at sikre monopolbrud. Monopolbruddet forudsætter, at alle kommuner er med af en række grunde: KMD Sag er en kompleks løsning, der kræver grundige analyser, før man kan sikre en reel konkurrenceudsættelse. Overblik på tværs af systemer er en kompleks opgave, der kræver en robust og sikker infrastruktur og en systematisk dialog med alle leverandører på markedet. Der er økonomiske stordriftsfordele ved

3 at gå sammen, og KMD stiller desuden kun udfasningsassistance til rådighed, hvis alle kommunerne er med. Hvad betyder obligatorisk tilslutning? Obligatorisk betyder, at det forudsættes, at samtlige kommuner tilslutter sig de fælleskommunale udbud, som KOMBIT gennemfører. Hvad kommer SAPA til at betyde for kommunernes økonomi? Det er målsætningen for SAPA-projektet, at kommunerne fremover kan spare 25 pct., ift. de omkostninger de har til KMD Sag. Hvornår skal kommunerne betale? Vi forventer, at afhængighederne til KMD Sag er fjernet i 2016, og kommunerne hermed kan opsige deres kontrakter med KMD dette år. Samtidig skal kommunerne begynde at refundere KOMBITs udlæg. Hvad er planerne ift. de manuelle sager, som i dag kun ligger i KMD Sag? Kommunestyregruppen har truffet beslutning om de manuelle sager, som i dag ligger i KMD Sag og kun her. Kommunerne skal hver for sig sikre, at disse sager lagres i en alternativ løsning. Det kan være en ESDH-løsning eller en fagløsning. Kommunerne skal hver for sig analysere brugernes anvendelse af KMD Sag mhp. at fastlægge, om de pågældende brugergrupper fremadrettet er bedst it-understøttet af en ESDH eller en fagløsning. Overblik over vores KMD-kontrakter. Hvad indebærer opgaven? Den enkelte kommune skal danne sig et samlet overblik over sine KMD-kontrakter for såvel monopolområdet som de konkurrenceudsatte områder og ved genudbud sikre, at KMD Sag ikke angives som et forudsætningssystem i den enkelte kontrakt. Hvis denne kontraktstyringsopgave ikke gennemføres, kan kommunen være kontraktuelt forpligtet til fortsat at betale for KMD Sag. Kan jeg ende med at betale både for KMD Sag og SAPA? KOMBITs forretningsmodel baserer sig på tålmodig kapital, hvorved KOMBIT lægger kapital ud, indtil idriftsættelse af den givne løsning. I tilfældet SAPA skal kommunen først refundere KOMBITs udlæg, når nærmere specificerede afhængigheder til KMD Sag er fjernet. Det forventer vi sker i Hvordan sikrer vi sagsbehandlernes ejerskab til en SAPA-løsning, hvis der er to parallelle løsninger (KMD Sag og SAPA)?

4 Hver enkelt bruger skal fra dag et gives et reelt alternativ til KMD Sag, så brugerne skal ikke efterlades i tvivl om, hvilken løsning de skal bruge. Så selvom KMD Sag vil eksistere i andre områder af kommunen i en overgangsperiode, vil SAPA dække dække de implicerede brugeres behov. Er der tænkt en sammenhæng til E2015, hvor borgerens sag skal være på nettet? Ja. Infrastrukturen for SAPA designes, så vi på sigt (fx via borger.dk) vil kunne give borgerne adgang til at kigge i de kommunale it-systemer og se, hvilke sager borgeren har i kommunen, samt den korrespondance der har været mellem borgeren og kommunen. Hvad skal kommunens interne styregruppe? Skabe accept af prioritering af projektet i kommunen, og dermed på tværs af forvaltninger Kunne træffe og understøtte beslutninger på vegne af de dele af organisationen, der bliver involveret Kunne tildele ressourcer i de dele, der bliver involveret Hvilke emner skal kommunens interne styregruppe behandle? Styregruppen skal tage stilling til, hvor mange ressourcer, der skal bruges på projektet internt i kommunen. Der bliver også tale om kommunikation af projektet og dets konsekvenser for medarbejderne, der i dag bruger KMD Sag og kommer til at bruge SAPA. Det kan f.eks. dreje sig om motivation og målsætning for kommunen for at overgå til SAPA. SAPA har også en konsekvens for kontrakter, der skal indgås samt revidering af gældende kontrakter. Sådanne spørgsmål kan godt komme op i projektet og det er noget styregruppen skal kunne tage stilling til. Der kan blive uenighedspunkter, hvor det er nødvendigt, at styregruppen skal træffe en beslutning, eksempelvis omkring implementeringsmetode, -hastighed osv. Der kan endvidere blive tale om tilfælde, hvor der skal prioriteres mellem driftsopgaver og projektopgaver, som styregruppen skal træffe beslutning om. Hvad gør vi med sager, som vi ikke har et kildesystem til? Bliver de hjemløse? Hvis ikke der er et kildesystem til sagerne, kan et sådan indkøbes af kommunen, så alle sager har et sted at bo. Kommunen kan overveje pr. sagstype, om denne bedst itunderstøttes af en fagløsning eller af en ESDH-løsning. Bliver data fra KMD Sag Journal konverteret til nyt sted?

5 Ja. Aftalen forhandles fælleskommunalt med KMD. Kommunen skal selv anvise en alternativ løsning. Den alternative løsning kan være en hvilken som helst sagsbærende itløsning også eksisterende produkter fra KMD. Når sagsarbejde light funktioner (opret sag/journalnotat) bruges i SAPA, er det så meningen at der hoppes til kommunens ESDH system hvor sagen/journalnotatet så oprettes? Vil den oprettede sag eller journalnotat efterfølgende være tilgængelig i SAPA? Sagen og journalnotatet bor i ESDH- eller fagsystemet. Man kan vælge at oprette et journalnotat via SAPAs brugergrænseflade, så man undgår et hop. Sager og journalnotat, som er lagret i fagsystemer/esdh, vil efterfølgende være tilgængelige i den udstrækning, at den pågældende løsning har etableret snitflade til Sag og Dokument indekset, hvor SAPA henter information fra. Hvordan skal man forholde sig hvis man ofte opretter journalnotater, som intet har med fagsystemerne at gøre. Fx personligt tillæg og enkeltydelser eller råd og vejledning? Der vil i nogle tilfælde altid være behov for at skrive journalnotater udenfor fagsystemerne. Disse lagres i én af de mange ESDH-løsninger, der understøtter arbejdsgange vedr. journalføring allerede i dag. Kommunerne anbefales at anskaffe en sådan løsning før SAPAløsningen implementeres. NB! Personligt tillæg og enkeltydelser understøttes at det kommende fælleskommunale KYsystem. Viser SAPA data på tværs af fagsystemer og afdelinger, fx ydelser indenfor arbejdsløshedsdagpenge, sygedagpenge og kontanthjælp? Ja. De enkelte del-overblik i SAPA-løsningen så som sags-, dokumentoverblik, overblik over bevillinger og effektueringer mv. viser netop et overblik på tværs af ESDH- og fagsystemer afhængig af rettighedsstrukturen. Dette er kernekonceptet i SAPA. Hvilke muligheder vil der være for at integrere SAPA med nye/andre ESDH- og fagsystemer? SAPA-løsningen udstiller, hvad der er tilgængeligt i det fælleskommunale Sag & Dokument indeks, der baserer sig på begrebs- og informationsmodellen for OIO Sag & Dokumentstandarden. Det er op til den enkelte kommune at drøfte muligheden for snitflader til indekserne med sin lokale ESDH- eller fagsystemleverandør og/eller stille krav herom i kommende udbud. KOMBIT forhandler på vegne af kommunerne dog en række af disse snitflader. Kan ESDH- og fagsystemer modtage journalnotater fra SAPA-løsningen?

6 KOMBIT kan ikke sikre at konkrete sagsbærende it-løsninger er tilpasset til at modtage journaldata fra SAPA-løsningen. Dette skal efterspørges af kommunerne hos den relevante it-leverandør. Med hvilken frekvens skal ESDH- og fagsystemerne opdatere Sagsindekset? Behovet fra SAPA er en online/synkron opdatering af indekset. Det skyldes nødvendigheden af, at kommunerne til enhver tid kan regne med at de sagsoplysninger, de ser i SAPA er opdaterede. Hvilke systemer skaber man sammenhæng til på det tekniske område... hvad med GIS/kort info? SAPA-løsningen udstiller, hvad der er tilgængeligt i det fælleskommunale Sag & Dokument indeks. Og her er der principielt ingen grænser, så længe den relevante it-løsning har de relevante OIO-S&D-snitflader til indekserne. Det er op til den enkelte kommune at drøfte muligheden med sin lokale ESDH- eller fagsystemleverandør og/eller stille krav herom i kommende udbud. GIS er ikke i scope for den fælleskommunale SAPA-løsning, men via App Shop vil det være muligt på sigt at udvide med lokale GIS-komponenter. Vil tværgående kommunedata blive muligt? Det vil give stor værdi, hvis kommunerne har seadgang til sager på tværs fx vedr. udsatte børn og familier (nomadefamilier) og mht. socialt snyd. Der kan være arbejdsgange, hvor der er behov for adgang til at se oplysninger fra andre kommuner. Vi er opmærksomme på dette behov, og sikrer at sikkerhedsmodellen for SAPA understøtter dette. Hvordan sikrer KOMBIT, at der stadig er en god kernefunktionalitet, som også udvikles og vedligeholdes løbende uden store ekstraomkostninger for kommunerne? Det er KOMBITs ansvar, at løsningen videreudvikles. Det er der også afsat midler til i business casen. Der vil blive et samarbejde mellem kommuner, KOMBIT og leverandøren omkring videreudvikling. Der skal prioriteres mellem alle de ønsker der kommer ind, fejlretninger og funktionalitet allerede ønsket i kravspecifikationen, som ikke indgår i SAPA version 1.0.