Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 10. februar 2011, kl i Skårupvejs Grønne Fælleshus, Skårupvej 136, Hvidovre

Transkript

1 #JobInfo Criteria=Hbs1# Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 10. februar 2011, kl i Skårupvejs Grønne Fælleshus, Skårupvej 136, Hvidovre Til stede Mogens Bentzen, Birgit Bilstrup, Hanne Hjortby, Peter Wolfram, Jørgen Madsen, Carsten Groth-Rasmussen og Anette Ploug Jensen. Afbud Fra KAB Christen Mors og Henrik Rune Jensen. Indholdsfortegnelse Sager til behandling: Referat af organisationsbestyrelsesmøde den 30. september Referat af organisationsbestyrelsesmøde den 25. november Referat af repræsentantskabsmøde den 25. november Organisationsbestyrelsens sammensætning Revisionsprotokol Meddelelser fra formanden...4 Sager til beslutning: Voldgiftssag Baunevangens Ældreboliger Hvidovreparken Byggeregnskab for individuelle moderniseringer Bestyrelseshonorar 2010/ Sager til orientering: Tab på debitorer ved fraflytning i afdelingerne Beboerklagenævnssager Nyt fra afdelingerne/driften Næste møde Eventuelt /13

2 #JobInfo Criteria=Hbs1# Bilag 1: Revisionsprotokolbemærkninger...4 Bilag 2: Regler for behandling af sager ved voldgiftsretter...6 Bilag 3: Byggeregnskab...7 Bilag 4: Beboerklagenævnssager...9 2/13

3 Sager til #JobInfo behandling: Criteria=Hbs1# 1. Referat af organisationsbestyrelsesmøde den 30. september 2010 Referat af organisationsbestyrelsesmøde afholdt den 30. september 2010 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 11. oktober Hanne Hjortby og Anette Ploug Jensen har efterfølgende bemærket, at det vedrørende punkt 10 ikke var en enig organisationsbestyrelse, der vedtog at boligorganisationen påtager sig visse udgifter i Baunevangens Ældreboliger. Der var et mindretal, der stemte imod dette. at organisationsbestyrelsen godkender referatet med ovenstående tilføjelse. Referatet underskrives efterfølgende af organisationsbestyrelsens formand Mogens Bentzen. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet med ovenstående tilføjelse. 2. Referat af organisationsbestyrelsesmøde den 25. november 2010 Referat af organisationsbestyrelsesmøde afholdt den 25. november 2010 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 2. december at organisationsbestyrelsen godkender referatet, og at det efterfølgende underskrives af organisationsbestyrelsens formand Mogens Bentzen. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 3. Referat af repræsentantskabsmøde den 25. november 2010 Referat af repræsentantskabsmøde afholdt den 25. november 2010 er udsendt til repræsentantskabet den 2. december at organisationsbestyrelsen godkender referatet, og at det efterfølgende underskrives af organisationsbestyrelsens formand Mogens Bentzen. 3/13

4 Organisationsbestyrelsen #JobInfo Criteria=Hbs1# godkendte referatet. 4. Organisationsbestyrelsens sammensætning Organisationsbestyrelsen har følgende sammensætning: Mogens Bentzen, formand 2011 Birgit Bilstrup, næstformand 2011 Jørgen Madsen 2011 Carsten Groth-Rasmussen 2012 Peter Wolfram 2011 Hanne Hjortby 2012 Anette Ploug Jensen 2012 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5. Revisionsprotokol Som bilag 1 vedlægges s, afdeling Hvidovreparkens revisionsprotokolbemærkninger vedrørende byggeregnskab for individuelle moderniseringer. Bilag 1: Revisionsprotokolbemærkninger at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. 6. Meddelelser fra formanden Formanden, Mogens Bentzen, vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. 4/13

5 Det #JobInfo indstilles, Criteria=Hbs1# at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Formand Mogens Bentzen orienterede om, at Hvidovre Kommune har godkendt s vedtægter. I forlængelse af seneste organisationsbestyrelsesmøde opfordrede formanden igen til, at afdelingerne meddeler ham eventuelle emner, der kan tages med til dialogmødet med Hvidovre Kommune den 3. marts Formanden ønsker at drøfte særlige aftaler omkring anvisning af hjemløse, som Hvidovre Kommune har fået en særbevilling til. Baunevangen bad om at det forhold, at Baunevangen havde fortrinsret til 6 af de 16 lejemål i Baunevangens Ældreboliger, drøftes med kommunen. Spørgsmålet er, om denne aftale håndhæves ved anvisning af ledige lejemål i ældreboligerne. Tilsvarende bør det drøftes med kommunen om ikke eventuel etablering af affaldsøer i Baunevangen bør medføre en reduktion i udgiften til renovation. Organisationsbestyrelsen drøftede i øvrigt bestyrelsens sammensætning. Baunevangens Ældreboliger har givet udtryk for, at de ønsker repræsentation i organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen var enig heri, og besluttede, at organisationsbestyrelsen sammen med repræsentantskabet sikrer, at en kandidat fra ældreboligerne vælges ind i organisationsbestyrelsen på repræsentantskabsmødet den 24. november Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Sager til beslutning: 7. Voldgiftssag Baunevangens Ældreboliger Organisationsbestyrelsen behandlede på mødet den 30. september 2010 status efter 5-års eftersynet i Baunevangens Ældreboliger. Her gennemgik KAB, Flemming Bøgebjerg Hansen et notat over de forhold, der er reklameret over i forbindelse med 5-års eftersynet, hvilke forhold entreprenøren har udbedret og status på de tilbageværende punkter. Organisationsbestyrelsen vedtog at afholde udgifter på op til kr. til el-arbejder i forbindelse med belysning på p-plads. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede ikke at anlægge voldgiftssag mod entreprenøren. Formand Mogens Bentzen har imidlertid udtrykt ønske om at få punktet om anlæggelse af voldgiftssag mod entreprenøren til behandling på dette organisationsbestyrelsesmøde. Det skyldes, at varmerørene udenfor har været frosset med nedsat tilløb til følge. 5/13

6 KAB, #JobInfo Christen Criteria=Hbs1# Mors har kontaktet en advokat, der har speciale i at føre voldgiftssager. Advokaten orienterede om muligheden for at sætte sig ind i sagen, og herefter deltage på et organisationsbestyrelsesmøde og orientere om processen ved at føre en voldgiftssag. Udgifter der er forbundet herved samt en vurdering af, hvor meget entreprenøren i givet fald kan pålægges af genopretningsarbejder. Den foreløbige estimering på udgift ved at inddrage advokat beløber sig til kr. Bilag 2: Regler for behandling af sager ved voldgiftsretter - at organisationsbestyrelsen godkender at inddrage uafhængig advokat til at gennemlæse sagen og efterfølgende orientere bestyrelsen om processen ved at føre en voldgiftssag, udgifterne forbundet herved samt en vurdering af, hvor meget entreprenøren i givet fald kan pålægges af genopretningsarbejder - at organisationsbestyrelsen godkender den estimerede udgift på kr. forbundet med inddragelse af uafhængig advokat Mogens Bentzen og Carsten Groth-Rasmussen har fået udleveret materiale vedrørende Baunevangens Ældreboliger, som indeholder udbudsmaterialet, 1-års eftersynet samt 5-års eftersynet. Organisationsbestyrelsen kan ikke acceptere, at der fortsat er fejl og mangler ved byggeriet. KAB, Henrik Rune Jensen orienterede om, at han har foretaget en gennemgang af flere boliger i Baunevangens Ældreboliger og bemærkede, at der især er følgende forhold, der bør være opmærksomhed på: 1) Varmeanlæggene taber vand over længere perioder, hvilket formodentligt skyldes enten vekslerfejl eller ventilutætheder 2) Fuger i hjørnerne på badeværelserne er nogle steder udført med faste mørtelfuger eller utætte silikone fuger 3) Der er visse steder utætheder ved loft 4) Vandrør fryser i installationsrum 5) Elkabler i jorden er flere steder skadet i plasticen, hvilket har ført til, at fugt har medført at strømmen er afbrudt 6) Undertaget blafrer flere steder 7) Ventilationsanlægget fremkommer med nogle pibende lyde. Organisationsbestyrelsen godkendte, at træffer aftale med en byggesagkyndig med henblik på at gennemgå flere lejemål i Baunevangens Ældreboliger. Det skal registreres, hvilke fejl og mangler, der observeres og løsninger på, hvordan disse afhjælpes. 6/13

7 Når #JobInfo der foreligger Criteria=Hbs1# en rapport på registrerede mangler, vil organisationsbestyrelsen på ny tage stilling til, hvorvidt der skal føres en voldgiftssag mod entreprenør Anker Hansen eller rådgiver Dominia. KAB, Christen Mors foreslår en byggesagkyndig, ligesom organisationsbestyrelsen selv foreslår en eller to byggesagkyndige. Mogens Bentzen har kontaktet LLO for at bede dem anbefale en byggesagkyndig. Organisationsbestyrelsen godkendte nedsættelse af følgegruppe for ældregruppen, der består af Mogens Bentzen og Carsten Groth-Rasmussen. Organisationsbestyrelsen godkendte bevilling af op til kr. af dispositionsfonden til udarbejdelse af en rapport om fejl og mangler. 8. Hvidovreparken Byggeregnskab for individuelle moderniseringer Den første pulje af individuelle moderniseringssager i Hvidovreparken er afsluttet. Der er foretaget endeligt byggeregnskab for 33 individuelle moderniseringssager med et samlet resultat på kr. Hvidovreparken vedtog på afdelingsmødet den 25. marts 2008 en iværksættelse af denne pulje individuelle moderniseringer med en samlet udgiftsramme på kr. Organisationsbestyrelsen godkendte på mødet den 10. april 2008 iværksættelse af denne pulje af individuelle moderniseringer. Bilag 3: Byggeregnskab at organisationsbestyrelsen godkender det samlede byggeregnskab for individuelle moderniseringer i Hvidovreparken. Der var enkelte spørgsmål til, hvordan den månedlige huslejeforhøjelse udregnes for lejemål, der har fået gennemført individuel modernisering. KAB, Christen Mors vender tilbage med uddybende svar herpå. Organisationsbestyrelsen godkendte det samlede byggeregnskab for individuelle moderniseringer i Hvidovreparken. 7/13

8 9. Bestyrelseshonorar #JobInfo Criteria=Hbs1# 2010/11 Socialministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at bestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, dvs. fra den 1. juli 2010 Reguleringsindekset for september 2010 er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 71,49 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 42,89 kr. pr. lejemålsenhed. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august Reguleringen vil medføre en ændring af det samlede årshonorar fra kr. til kr. Bestyrelsen har på bestyrelsesmødet den 27. september 2007 besluttet, at bestyrelseshonoraret fordeles således, at formanden modtager kr., næstformanden kr. og de øvrige medlemmer kr. Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til bestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtræden af bestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i bestyrelsen betales der honorar fra førstkommende kvartal. at organisationsbestyrelsen godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. Organisationsbestyrelsen godkendte reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. Sager til orientering: 10. Tab på debitorer ved fraflytning i afdelingerne Som følge af en øget tendens til tab på debitorer ved fraflytning i afdelingerne, har der været en dialog mellem revisorerne og KAB om anvendt praksis i forbindelse med vurdering af tab på fraflyttere til inkasso. Der er opnået enighed om at anvende følgende metoder ved bogføring, budgetfastlæggelse og regnskabsudarbejdelse. Skærpet praksis for bogføringen af eventuelt tabsgivende debitorer ved fraflytning Når fraflytters adresse er ukendt i en flyttesag, registreres flyttesagens udestående straks på kontoen for fraflyttere til inkasso. Herved sikres, at udgiften fremstår som potentielt tabsgivende i afdelingens regnskab, uagtet at sagen ikke er afsluttet overfor skyldneren. 8/13

9 #JobInfo Criteria=Hbs1# Ved denne arbejdsgangsændring vises et mere realistisk billede af de potentielt tabsgivende sager. Det skal dog bemærkes, at KAB fortsat har fokus på at inddrage eventuelle udeståender, som en fraflytter skylder boligorganisationen på fraflytningstidspunktet. Budgetlægningspraksis I forbindelse med budgetlægning henlægges der, så der minimum er henlagt 75 % af bogført tilgodehavende hos fraflyttere til inkasso på budgettidspunktet. Regnskabspraksis I forbindelse med udarbejdelse af årsregnskab vurderes henlæggelsens størrelse på statustidspunktet. Hvis status viser, at henlæggelse til tab på fraflyttere på trods af ovenstående er mindre end 75 % af det faktiske tilgodehavende hos fraflyttere til inkasso, vurderes det, om der skal foretages en ekstraordinær henlæggelse for at opnå balance mellem henlæggelsens størrelse og inkassokontoen. Man kan tillige vælge at undlade at dække allerede konstaterede tab fuldt ud for at opnå førnævnte balance. Det vil i nogle tilfælde medføre et driftsunderskud, som efterfølgende skal afvikles efter reglerne for afvikling af underskud. I disse tilfælde kontakter forretningsføreren revisor med henblik på en drøftelse af, om situationen giver anledning til en bemærkning eller et forbehold i revisors påtegning. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 11. Beboerklagenævnssager I bilag 4 vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden Bilag 4: Beboerklagenævnssager at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen ønskede oplyst afgørelserne af beboerklagenævnssagerne. På oversigten, der udleveres på næste organisationsbestyrelsesmøde den 14. april 2011 vil afgørelserne af beboerklagenævnssagerne fremgå. 9/13

10 Organisationsbestyrelsen #JobInfo Criteria=Hbs1# tog orienteringen til efterretning. 12. Nyt fra afdelingerne/driften Generelt Det tidlige snefald og mængden af dette har bevirket, at driftspersonalet har været travlt optaget med saltning og rydning af sne. Driftspersonalet har som følge heraf haft mange overarbejdstimer. Ydermere betyder det øgede udgifter til salt og grus samt traktoromkostninger, herunder reparationer. Personalet har kæmpet hårdt, og har modtaget meget ros for snerydningen. Der ses dog frem til, at den leasede traktor bliver leveret i slutningen af januar 2011, hvilket vil gøre snerydningen nemmere for personalet. Ydermere har det tidlige snefald også bevirket, at det udvendige vedligeholdelsesarbejde af håndværksmæssig karakter er indstillet indtil foråret I forbindelse med tøvejret efter de kraftige snemængder har flere afdelinger oplevet vand i kældrene. De midlertidige åbningstider for Ejendomskontoret er blevet godt modtaget af beboerne i. De ændrede åbningstider har virket aflastende for personalet på Ejendomskontoret og bevirket, at man har kunnet fokusere på drifts- og administrationsopgaver. De midlertidige åbningstider gælder frem til 1. marts 2011, hvor det nye ejendomskontor bliver taget i brug. Personalet på Ejendomskontoret vil afholde et åbent hus arrangement i forbindelse med ibrugtagningen af det nye ejendomskontor. I løbet af januar 2011 er de respektive afdelingsbestyrelser blevet præsenteret for KAB s udspil til langtidsbudgettet for de enkelte afdelinger. I udspillet var der ikke taget højde for den kommende ændring i driftsfællesskabet inden for, hvilket vil påvirke konto 116 for kørende materiel. Afdelingsbestyrelserne vil ultimo januar 2011 modtage det samlede budget for , hvor der er taget højde for ændringerne i driftsfællesskabet. Personale Driftslederassistent Gerd Wegener er tilbage på næsten fuld tid, og opfylder til fulde de målsætninger, som er blevet opstillet i den fastholdelsesplan, der, i henhold til gældende lovgivning, blev udarbejdet fire uger efter Gerds sygemelding. Driftsmøde med afdelingsformænd Der er blevet afholdt driftsmøde tirsdag den 25. januar Fællesejet bolignetværk/antenneanlæg Der er ikke afholdt møde siden sidste organisationsbestyrelsesmøde den 10. november /13

11 Der #JobInfo vil i løbet Criteria=Hbs1# af februar 2011 blive indkaldt til møde i IT-udvalget. Hvidovreparken For at belyse mulighederne for hulmursisolering og efterisolering, igangsætter afdelingsbestyrelsen indenfor nærmeste fremtid et projekt, som indeholder termografifotografering af udvalgte bygningsdele i afdelingen. Afdelingen har problemer med fugt i kælderen på blok 2. Der arbejdes i øjeblikket på at finde den rette løsning på problemet. Vinduesudskiftningen Der er sket en skriftlig færdigmelding af tagvinduesudskiftningen og på servicegennemgangen af vinduerne i Hvidovreparken. Sagen er dog ikke endeligt afsluttet endnu, da der er problemer med rustangreb på terrassedørgrebene. Entreprenøren påstår, at legeringen på dørgrebene overholder nævnte standarden i udbudsmaterialet. For at fastslå kvaliteten af legeringen vil der blive afsendt et dørgreb til undersøgelse hos Teknologisk Institut. Baunevangen Projektet vedrørende udskiftning af kvistvinduer og kældervinduer i Baunevangen er gennemført og der er holdt aflevering. Der udestår lidt mangler vedr. malerarbejder som udføres til foråret når vejret tillader det. Ligeledes skal der ske retablering af græsareal, hvor der har været byggeplads. Byggeregnskabet er udarbejdet og godkendt af følgegruppen. Det samlede projekt var budgetteret til kr. Regnskabet er afsluttet med et resultat på kr. I byggeregnskabet er afsat kr. til yderligere arbejder såfremt afdeling ønsker at få udskiftet vinduer i fælleshuset. Dette kræver, at afdelingen godkender udskiftning af vinduer i fælleshuset på ordinært afdelingsmøde den 9. marts Overskrifter andre opgaver Hulmursisolering af seks gavle Efterfølgende termografisk fotografering af de hulmursisolerede gavle. Vandmåler E-ON sagen Opstilling af kommunale flaskecontainere i bebyggelsen. Skårupvej Afdelingen har gennem en længere periode haft problemer med kondensdannelse i ventilationsaftræksrørene fra badeværelserne. Dette har bevirket fugtskader på badeværelseslofterne. Hvidovre Kommune vil blive ansøgt om tilladelse til at etablere ventilationsudkastet i facaden, hvorefter arbejdet vil blive udført og fugtproblemet derved løst. 11/13

12 Vinduesudskiftning #JobInfo Criteria=Hbs1# Der udføres udskiftning af vinduer samt terrasse/altandøre til træ/alu elementer fra VELFAC, og der udskiftes sålbænke til nye i skifer. Entreprenøren afleverede arbejdet den 20. december 2010, og efterfølgende er der foretaget afhjælpning af mangler, hvilket endnu pågår, og forventes afsluttet medio februar Blandt andet har det massive frostvejr i november og december 2010 gjort, at etableringen af sålbænke blev forsinket undervejs. Omfanget af mangler vurderes i øvrigt at være som forventet for denne type af sager. Byggeregnskabet forventes at være klar til godkendelse i afdelingen ultimo februar Byggesagens økonomi er - på trods af de massive tilkøb - ganske god, og det forventes umiddelbart, at sagen ender med at blive ca. 1 mio. kr. billigere end oprindelig budgetteret og vedtaget. Ældreboligerne Der har i december 2010 været problemer med, at vandinstallationer i Baunevangen Ældreboliger frøs til på grund af utilstrækkelig isolering omkring rørinstallationerne. Problemet er midlertidigt afhjulpet ved at opsætte en alternativ elvarmekilde. Der arbejdes på at finde en økonomisk fordelagtig løsning på problemet, og arbejdet vil blive sat i gang, når frosten er ude af jorden. Hvidovreparkens Institution Der er i starten af oktober 2010 konstateret rotter i skunken i tagetagen. Der blev, efter påbud af Hvidovre Kommune, monteret gravide damer på de pågældende faldstammer. Ydermere blev der opsat fælder. Efterfølgende er der igen blevet konstateret rotter i institutionen, og der er fremsendt endnu et påbud om at etablere ensretning i kloakbrøndene. Driftsleder Finn Dalhammer opdagede, at der var brud på faldstammerne i skunken, og fik dette udbedret. Der er blevet opsat en automatisk fælde i hovedkloakken, som den kommunale rottefænger fører tilsyn med. Finn Dalhammer har i hele processen været i tæt dialog med Kommunen og den tilknyttede rottefænger. El-forsyningskablet til institutionen er defekt, og er blevet erstattet af et nyt kabel, som midlertidigt er placeret på jordoverfladen, men som vil bliver gravet ned, når klimaet tillader det. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 12/13

13 #JobInfo Criteria=Hbs1# 13. Næste møde Der afholdes organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 14. april 2011, kl i Baunevangens selskabslokale. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 14. Eventuelt 13/13