Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 28. april 2016, kl Hvidovreparkens beboerlokale, Hvidovregade 18B, Hvidovre

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 28. april 2016, kl Hvidovreparkens beboerlokale, Hvidovregade 18B, Hvidovre Til stede: Formand Carsten Groth-Rasmussen, næstformand Mogens Bentzen, Birgit Bilstrup, Henrik Svendsen, Jørgen Rørvold KAB: Kundechef John Gilbert Nielsen, driftschef Johnny Hansen, kundesupportchef Lone Skriver Afbud: René Pedersen, Hanne S. Hjortby Indholdsfortegnelse 1. Valg af dirigent Referat af organisationsbestyrelsesmøde den 4. februar Organisationsbestyrelsens sammensætning Revisionsprotokol Meddelelser fra formanden... 4 Sager til beslutning Budgetter Ansøgning om egen trækningsret Skårupvej Ansøgning om ny pulje til individuel modernisering af køkken og bad i afdeling Baunevangen /14

2 9. Pas på huslejen få hjælp til en 360 analyse... 9 Sager til orientering Nyt kursuskatalog for beboervalgte Salg af fordringer til Lindorff Nyt fra afdelingerne/driften Nyt fra udvalgene Kommende møde Eventuelt Referat fortrolighed Bilag 1: Budgetter for Bilag 2: KAB-kurser for beboervalgte Bilag 3: Aktionslister /14

3 1. Valg af dirigent Det indstilles, at organisationsbestyrelsen foretager valg af dirigent. Organisationsbestyrelsen valgte Birgit Bilstrup som dirigent. 2. Referat af organisationsbestyrelsesmøde den 4. februar 2016 Referat af organisationsbestyrelsesmødet afholdt den 4. februar 2016 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 12. februar Det indstilles, at referatet godkendes og efterfølgende underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 3. Organisationsbestyrelsens sammensætning Organisationsbestyrelsen har følgende sammensætning: På valg: Carsten Groth-Rasmussen, formand 2016 Mogens Bentzen, næstformand 2017 Birgit Bilstrup 2017 Jørgen Rørvold 2016 Hanne S. Hjortby 2016 Henrik Svendsen 2017 René Pedersen 2017 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3/14

4 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4. Revisionsprotokol Der er ikke sket indføjelser i revisionsprotokollen siden seneste møde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. 5. Meddelelser fra formanden Formand Carsten Groth-Rasmussen, vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Samtlige afdelinger i boligorganisationen har i marts 2016 afviklet afdelingsmøder. Afdeling Skårupvej skal dog afholde et ekstraordinært afdelingsmøde den 2. maj 2016 med valg af afdelingsbestyrelse, da tidligere valg var kendt ugyldigt. Afdeling Skårupvej har afviklet samarbejdet med driftsleder, som er fratrådt. Daglige opgaver i afdeling Skårupvej håndteres midlertidigt af en vikar, og driftsleder Jesper Rolland er midlertidigt på sidelinjen. Efter det ekstraordinære afdelingsmøde i afdeling Skårupvej vil bestyrelsen, i samarbejde med KAB, aftale den fremtidige driftsmodel for afdelingen. Hjertestartere er indkøbt og placeret i afdelingerne Hvidovreparken og Baunevangen, men endnu ikke i afdeling Skårupvej. Der forventes udsendt informationsmateriale til beboerne snarest. Det samme gælder orientering om kursusmuligheder. 4/14

5 Der har i dag været afholdt styringsdialogmøde med Hvidovre Kommune. På mødet blev der drøftet følgende punkter: -Støjdæmpning på Hvidovrevej -Kommunens anvisningsret -Flisebelægning på præstemosen -Grundvandsproblematikken i Baunevangen -Helhedsplaner og renoveringsprojekter i boligselskabet -Ældre beboeres mulighed for at forblive i området i ældrebolig -Kommunens anvising boliger til ældre fra andre kommuner -Beplantning af træer i rabatter på Hvidovrevej. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Sager til beslutning 6. Budgetter Budgetterne udviser følgende: Budgettet er godkendt på organisationsbestyrelsesmødet den 24. november 2015 og medtages her for at skabe en helhed sammen med afdelingsbudgetterne Hvidovreparken Budgettet forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til en lejeforhøjelse på 17,65 kr. pr. m² eller 2,04 % af nuværende leje. Hvorefter lejen pr. 1. juli 2016 udgør 884,02 kr. pr. m² årligt. Budgettet er godkendt på afdelingsmødet den 21. marts Baunevangen Budgettet forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til 14,55 kr. pr. m² eller 1,97 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr. 1. juli 2016 udgør 752,01 kr. pr. m² årligt. Budgettet er godkendt på afdelingsmødet den 10. marts Hvidovreparkens Børneinstitution Budgettet forudsætter ingen merindtægt. Lejen pr. 1. juli 2016 udgør uændret 326,64 kr. pr. m² årligt. Budgettet er sendt til godkendelse i Hvidovre Kommune. 5/14

6 Skårupvej Budgettet forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til en lejeforhøjelse på 25,32 kr. pr. m² eller 2,35 % af nuværende leje. Herudover forudsætter budgettet en nødvendig merindtægt på kr. til hjemfald, svarende til 10 kr. pr. m², hvorefter lejen pr. 1. juli 2016 udgør 1.120,79 kr. pr. m² årligt. Budgettet er godkendt på afdelingsmødet den 17. marts Baunevangens Ældreboliger Budgettet forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til 34,06 kr. pr. m² eller 2,66 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr. 1. juli 2016 udgør 1.315,88 kr. pr. m² årligt. Budgettet er godkendt på afdelingsmødet den 17. marts Bilag 1: Budgetter for Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender budgetterne for Organisationsbestyrelsen godkendte budgetterne for med følgende bemærkninger: Der ønskes en forklaring på hvorfor der er forskel i den procentvise stigningstakst på udgifter til lønninger i henholdsvis afdeling Hvidovreparken og afdeling Baunevangen. Forklaring: Posten lønninger under konto 114 renholdelse indeholder: normallønninger, sociale ydelser, overtid, snerydning, arbejdsskadeforsikring og trivselsordning. Poster som overtid og snerydning budgetteres og bogføres ikke efter lønfordelingsnøglen, da overtid og snerydning som oftest vil blive bogført i den afdeling det vedrører. Derfor er der forskel i procentstigningen i afdelingerne. 7. Ansøgning om egen trækningsret Skårupvej På organisationsbestyrelsesmødet den 30. april 2015 godkendte organisationsbestyrelsen, at der iværksættes en pulje på kr. til individuel modernisering af indvendige trapper og køkkener i afdeling Skårupvej. Organisationsbestyrelsen godkendte ligeledes, at der kan ydes tilskud fra egen trækningsret på maks kr. i tilskud pr. enhed. 6/14

7 Der er ansøgt og bevilget egen trækningsret til 18 trapper eller køkkener á kr. pr. enhed på i alt kr. Der er på nuværende tidspunkt godkendt individuel modernisering af 17 køkkener og trapper. Resultatet viser, at den gennemsnitlige modernisering af køkkener udgør kr. pr. køkken og dermed en mindreudgift pr. enhed på kr. Mindreudgiften betyder, at der kan moderniseres yderligere syv køkkener eller trapper indenfor puljen på kr. Der ansøges derfor om egen trækningsret til yderligere syv køkkener eller trapper på i alt kr. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender tilskud fra egen trækningsret på kr. til modernisering af trapper og køkkener i afdeling Skårupvej. Organisationsbestyrelsen godkendte tilskud fra egen trækningsret på kr. til modernisering af trapper og køkkener i afdeling Skårupvej. 8. Ansøgning om ny pulje til individuel modernisering af køkken og bad i afdeling Baunevangen Afdeling Baunevangen har tidligere, på et afdelingsmøde den 15. marts 2000, besluttet at tilbyde beboerne mulighed for modernisering af deres køkken eller badeværelse mod en individuel lejeforhøjelse. Puljen på kr. der blev bevilget i 2014 er nu opbrugt. Beboerne besluttede, på afdelingsmødet den 10. marts 2016, at ansøge om en ny pulje på kr. således at beboerne fortsat skal tilbydes, at de kan modernisere deres køkken eller badeværelse mod en individuel lejeforhøjelse. Følgende ordning er godkendt på afdelingsmødet: Modernisering i et lejemål må koste maksimalt kr. for køkken og kr. for badeværelse, som skal inkludere håndværker- og materialeudgifter samt finansieringsomkostninger. Projektet må kun gennemføres i eksisterende rum i boligen, og kun i de rum som p.t. er indrettet til samme formål. 7/14

8 Moderniseringerne gennemføres som totalentrepriser, hvor de firmaer der indgås kontrakter med, forestår samtlige arbejder i forbindelse med moderniseringen. Ordningen vil også omfatte modernisering af køkkener i fraflyttede lejemål. Projektet finansieres med et 20-årigt lån i afdelingen. Der er besluttet en maksimal låneramme på kr. Hvis der moderniseres for det maksimale beløb på kr. for køkken og kr. for badeværelse og med den nuværende rente og kurs på et 20-årigt realkreditlån, giver det en maksimal huslejestigning på 600 kr. pr. måned, i de lejligheder hvor der etableres nye køkkener, og 700 kr. pr. måned hvor der etableres badeværelser. Organisationsbestyrelsen har den 16. november 2000 godkendt, at afdelingen foretager individuelle moderniseringer. Organisationsbestyrelsen har tidligere godkendt, at der bevilges et tilskud fra egen trækningsret på kr. til modernisering af et køkken eller et badeværelse. Iværksættelse af individuel modernisering af køkken og bad er betinget af: - At kommunalbestyrelsen i Hvidovre Kommune godkender iværksættelse af projektet, finansieringen og de deraf følgende lejestigninger. - At Landsbyggefonden giver tilsagn fra egen trækningsret på kr. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender: - At der ansøges om optagelse af lån på kr. til ny pulje. - At der ydes et tilskud fra egen trækningsret på kr. til modernisering af køkken eller badeværelse i Baunevangen. Organisationsbestyrelsen godkendte, at der ansøges om optagelse af lån på kr. til ny pulje og der ydes et tilskud fra egen trækningsret på kr. til modernisering af køkken eller badeværelse i Baunevangen. Det skal bemærkes at modernisering i et lejemål må koste maksimalt kr. for køkken og kr. for badeværelse er truffet på et tidligere afdelingsmøde. 8/14

9 9. Pas på huslejen få hjælp til en 360 analyse Boligorganisationerne og afdelingerne skal passe på huslejen og samtidig skal græsset fortsat slås, hækken klippes og sneen ryddes sammen med de øvrige mangfoldige driftsopgaver. Krav om besparelser i den almene boligsektor er på vej fra regeringen. Mange beboere i KAB-fællesskabet bliver fattigere i disse år. De har mindre råd til husleje, blandt andet på grund af nedskæringer i boligstøtten. Selv 2 % i årlig huslejestigning betyder voldsomt meget for denne gruppe. Samtidig varsler regeringen krav om besparelser i den almene sektor. Derfor sætter KAB nu temaet om husleje og effektiv drift til debat. Organisationsbestyrelsen har både et ansvar for og en særlig rolle i at fremme afdelingernes arbejde med effektiv drift og dermed huslejens størrelse. Huslejens størrelse besluttes som bekendt af beboerne på afdelingsmødet. Forud for afdelingsmødet er der foregået en lang forberedelse af budgettet mellem afdelingsbestyrelsen og driften. Diskussionen med afdelingerne er vigtig, men ikke tilstrækkelig til at opnå resultater. Andre grunde til at kigge på huslejen og mulighederne for en mere effektiv drift er: - Boligorganisationerne og afdelingerne bliver mere konkurrencedygtige. - Afdelingerne kan opnå mere attraktive arbejdspladser. - Attraktive arbejdspladser tiltrækker bedre ledere. Boligorganisationen bør derfor sætte en strategisk tilgang til effektiv drift på dagsordenen, som afklarer: Hvad koster vores nuværende drift? Kan vi gøre noget anderledes? Hvad ønsker vi at opnå med en mere effektiv drift? Både boligorganisationen og afdelingerne har brug for et værktøj, som med tal og ord belyser situationen i afdelingen og peger på muligheder for forbedringer. KAB har derfor udviklet et analyseværktøj en såkaldt 360 analyse, der gennemgår driften. Analysen tegner et præcist billede af den enkelte afdelings drift. Det sker på baggrund af tal, observationer og rapporter om afdelingen og gennem interviews med blandt andet afdelingsbestyrelse og den lokale leder af driften. Ud fra analysen stiller KAB i rapporten forslag til mere dybtgående forbedringer og billiggørelse af driften. Boligorganisationen opnår med analysen et overblik over afdelingerne, som kan anvendes i organisationens strategiske arbejde og til god dialog med afdelingsbestyrelserne. Afdelingsbestyrelserne får et redskab, som kan anvendes i dialogen med beboerne og de ansatte, og som helt praktisk kan bruges til at træffe beslutninger om at sætte nye initiativer i gang. Bemærk at materialet til henholdsvis organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne vil blive præsenteret på organisationsbestyrelsesmødet. 9/14

10 En 360 analyse koster kr. ekskl. moms, hvis man har eget ejendomskontor og kr. ekskl. moms ved fælles ejendomskontor. Køber boligorganisationen analysen for alle afdelinger, giver KAB en rabat på 25 %. Analysen er ikke indeholdt i det almindelige administrationsbidrag, da det er en overbygning til den almindelige drift. Der er tale om et omfattende analysearbejde af alle parametre af betydning for driften. Det indstilles, at boligorganisationen beslutter, at købe 360 analyser for afdelingerne Hvidovreparken, Baunevangen og Skårupvej. Organisationsbestyrelsen besluttede, ikke at købe 360 analyser for afdelingerne Hvidovreparken, Baunevangen og Skårupvej. Årsagen var at organisationsbestyrelsen har manglende tillid til, at der bliver fuldt op på resultatet af analysen, og samtidigt efterspurgte organisationsbestyrelsen flere initiativer fra teamet i KAB. Sager til orientering 10. Investeringsforeninger Som bekendt blev 2015 ikke noget særlig godt år for vores investeringsforeninger. Kursen var stort set den samme ultimo som primo. Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning 5. april 2016 (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec Indre værdi (Kurs) 5. april 2016 Værdiudvikling hidtil 2016 Værdiudvikling hele ,86 112,80 +1,94 %-point -0,01 %-point SEB ,03 113,22 +2,19 %-point +0,04 %-point Nykredit Port ,28 115,17 +1,89 %-point -0,14 %-point Som det fremgår af ovenstående ser det umiddelbart meget mere positivt ud i det nye år. 10/14

11 P.t. er kursen på investeringerne støt stigende, så forhåbentlig bliver 2016 et bedre år end Der kan forekomme betydelige udsving - positive såvel som negative. Der gøres opmærksom på, at indskud i investeringsforeningerne skal ses som en langsigtet investering. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 10. Nyt kursuskatalog for beboervalgte Kursuskalenderen for 2016 blev udsendt i starten af december sammen med det første nummer af KAB s nye magasin Indblik. Kataloget kan desuden ses på I kataloget findes et bredt udbud af kurser. Her er bl.a. en nyhed - nemlig lørdagskurser - hvor flere kurser afholdes samtidig i KAB, og hvor alle kursister mødes på tværs til fælles oplæg, frokost og snacks. Desuden tilbyder KAB forskellige seminarer, studieture, ERFA-møder og På vej hjem-møder. På næsten alle arrangementer er der en deltagerbetaling. En del boligorganisationer har valgt, at de betaler disse udgifter, mens det andre steder er de enkelte afdelinger, der betaler. Organisationerne opfordres til at drøfte og sørge for, at der i boligorganisationen og/eller i de enkelte afdelinger er fastlagt en uddannelses- og kursuspolitik, så beboervalgte har mulighed for at deltage i relevante arrangementer og kurser. Bilag 2: KAB-kurser for beboervalgte 2016 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter behov og niveau for kursuspolitik samt tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 11/14

12 11. Salg af fordringer til Lindorff KAB har i en årrække haft et godt samarbejde med Lindorff om inddrivelse af tilgodehavender hos fraflyttere, efter sagerne har været til inkasso hos advokat. Indkomne beløb er blevet delt mellem Lindorff, afdelingen og KAB i forholdet 50 %, 40 % og 10 %. Lindorff er en af Europas førende inden for håndtering af manglende betalinger. For at få ryddet op i gamle tilgodehavender har KAB solgt alle fordringer dateret 1. august 2015 og 10 år tilbage til Lindorff mod et engangsbeløb på 6,25 mio. kr., som fordeles mellem de berørte afdelinger i forhold til deres tilgodehavende. Hvis der inden for de næste 3 år hjemhentes mere end de 6,25 mio. kr., får afdelingerne yderligere 50 % heraf. Engangsbeløbet på 6,25 mio. kr. svarer til de hidtidige erfaringer med omfanget af tilbagebetalinger, dog tilfalder hele beløbet nu afdelingerne, som tidligere blev delt med Lindorff og KAB. Fremadrettet modtager afdelingerne betaling som hidtil, alt efter om det er deres skyldnere, der tilbagebetaler. I løbet af 2016 forventes en ny afregningsmetode forhandlet med Lindorff, med henblik på fremadrettet at øge afdelingernes andel af de inddrevne beløb. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 12. Nyt fra afdelingerne/driften Driftschefen vil på mødet give en orientering fra afdelingerne samt driften. Bilag 3: Aktionslister Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 12/14

13 13. Nyt fra udvalgene Formændene for udvalgene, vil give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. IT-udvalget: Udvalget får i øjeblikket en del henvendelser fra udbydere der ønsker at sælge deres løsninger. Udvalget ønsker at der afholdes et IT-møde vedrørende valg af fremtidige løsninger. Mødet ønskes afholdt umiddelbart efter sommerferien. Ældreboligudvalget: Ældreboligerne har afholdt afdelingsmøde, hvor der var et pænt fremmøde og hvor der var beboere fra 11/12 boliger. Generelt er beboerne i ældreboligerne tilfredse med samarbejdet med ældreboligudvalget. På mødet blev det besluttet, at beboerne må holde en kat. Vedrørende Ældreboligernes hjemmeside er der dialog med Steen Garset om at færdiggøre hjemmesideløsningen, og den forventes at være på plads i juni Hjemmesideudvalget: Afdeling Hvidovreparken har nedsat et hjemmesideudvalg bestående af René Pedersen og Martin Sjelle. De går i gang med afdelingens hjemmeside, som forventes at være færdig inden udgangen af Driftsudvalget: Driftschefen indkalder til nyt driftsfællesskabsmøde den 27. maj 2016, hvor der blandt andet vil blive drøftet forslag til en fremtidig driftsmodel. Punkter til driftsfællesskabsmødet sendes til driftschefen. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 14. Kommende møde Organisationsbestyrelsesmøder samt repræsentantskabsmøde i 2016: Organisationsbestyrelsesmøde: torsdag den 15. september 2016, kl Organisationsbestyrelsesmøde: tirsdag den 29. november 2016, kl Repræsentantskabsmøde: tirsdag den 29. november 2016, kl /14

14 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 15. Eventuelt Formanden orienterede om udsætningssag i afdeling Baunevangen. 16. Referat fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. Intet til fortrolighed. 14/14