Vejledning til ØS LDVs lønfremskrivningsværktøj

Transkript

1 Vejledning til ØS LDVs lønfremskrivningsværktøj Januar 2014

2 Denne vejledning introducerer ØS LDVs lønfremskrivningsværktøj og indbefatter svar på spørgsmålene: 1. Hvorfor lønfremskrive / lønbudgettere? Hvad bruges værktøjet til og hvad indgår i lønfremskrivningen? Hvordan bruges lønfremskrivningsværktøjet og af hvem? Hvordan fremgår lønbudgetterne i fremskrivningskuben? Hvilke begrænsninger har lønfremskrivningsværktøjet? Moderniseringsstyrelsen Vejledning til ØS LDVs lønfremskrivningsværktøj Side 2 af 14

3 1. Hvorfor lønfremskrive / lønbudgettere? Lønudgifterne fylder meget på institutionens budget. Derfor er en god prognosticering af lønbudgettet også afgørende for det samlede budget. Hermed følger flere nævneværdige fordele, heriblandt at det bliver lettere for institutionen at : planlægge, prioritere og koordinere sine aktiviteter. følge op på økonomien i de planlagte aktiviteter, hvormed det tydeliggøres om det er realistisk at nå budgettets fastsatte mål. identificere følsomme, relativt budgettunge aktiviteter, der med fordel vil kunne effektiviseres. ØS LDVs lønfremskrivningsværktøj er et hjælpeværktøj som institutionen kan benytte i sin udarbejdelse af lønbudgetter. Moderniseringsstyrelsen Vejledning til ØS LDVs lønfremskrivningsværktøj Side 3 af 14

4 2. Hvad bruges værktøjet til og hvad indgår i lønfremskrivningen? Institutionen bruger lønfremskrivningsværktøjet til at udforme femårige lønbudgetter og til at angive hvilket af disse, der er det aktuelle lønbudget. De udformede lønbudgetter kan analyseres i kuben SLS_Fremskrivning og på længere sigt også i en række standardrapporter. Når institutionen opretter et nyt, femårigt lønbudget i værktøjet, baseres det på de lønindplaceringer, der foreligger fra seneste lønkørsel i SLS. Institutionen korrigerer herefter lønbudgettet i fremskrivningsværktøjet. Fx ved: at rette i en eksisterende medarbejders lønindplacering. Medarbejderen kan få en ny stillingsbetegnelse, blive sendt på barsel, få forhøjet sin månedsløn, rykke stedtilknytning mv. at tilføje lønindplaceringer på en ny medarbejder. Den nye medarbejder får tildelt stillingsbetegnelse, ansættelsesdato, månedsløn, stedtilknytning mv. På baggrund af institutionens indtastninger vil værktøjet udarbejde det femårige lønbudget. Det vil sige for det indeværende år samt de fire følgende år. Budgettet består både af det faktiske og det fremskrevne lønforbrug: Det faktiske forbrug dækker dét lønforbrug, der har fundet sted i indeværende år. Det stammer fra den seneste lønkørsel i SLS og kan ikke redigeres. Det fremskrevne forbrug angiver et forventet lønforbrug og kan redigeres. I fremskrivningen indgår fremskrivningsværdige løndele 1 og der tages højde for kendte oprykningsdatoer på løntavlelønnen (løndel 2000), aktionskodedatoer samt PL-reguleringer. Ved PL-reguleringer tages udgangspunkt i den procentregulerede løn fra Finansministeriets seneste lønoversigt. Kendes kommende ændringer i procentreguleringssatsen tager lønfremskrivningsværktøjet højde herfor. Fx blev der ved seneste overenskomst aftalt en generel lønforhøjelse svarende til 0,80 pct. af den samlede faste løn pr. 31. marts Stigningen træder i kraft fra 1. april Derfor vil alt fremskrevet lønforbrug, der knytter sig til april 2014 og frem, være opskrevet med 0,80 pct. Når der foreligger nye faktiske løninformationer, i forbindelse med SLS lønkørsler, vil de oprettede lønbudgetter automatisk opdateres med disse. I praksis betyder det, at sidste måneds fremskrevne værdier overskrives med de faktiske. 1 SLS definerer de fremskrivningsværdige løndele som de, hvor: Løndelstypen er 31, dvs. løndelen er løbende. Ksamko er 2 eller 3, dvs. løndelen ikke knytter sig til en efterregulering. Løndelen er større end 1999 og ikke lig 2655, 4251, 5000, 5010, 5020, 5030,5040, 5017, 5027, 5037, 7045 eller løndelen er i intervallet , hvor løndelens konto er mindre end Moderniseringsstyrelsen Vejledning til ØS LDVs lønfremskrivningsværktøj Side 4 af 14

5 3. Hvordan bruges lønfremskrivningsværktøjet og af hvem? Lønfremskrivningsværktøjet, hvor de nye lønbudgetter oprettes, kan kun tilgås af rapportadministrator(er). Til gengæld indgår de oprettede lønbudgetter i kuben SLS_Fremskrivning, hvor de kan studeres af alle ØS LDV brugere, der har adgang til løndata. Afsnittet omhandler brugen af lønfremskrivningsværktøjet, herunder: (3.1.) Hvordan man tilgår værktøjet (3.2.) Hvordan man opretter og korrigerer lønbudgetter i værktøjet (3.3.) Hvordan man specificerer, hvilket af disse der er det aktuelle (3.4.) Hvordan man straks-opdaterer fremskrivningskuben 3.1. Værktøjet tilgås via standardrapport Værktøjet kan tilgås to steder fra: Enten via mapperne SLS Fremskrivning og rapporten Ændring af lønfremskrivning, hvorfra webkonfigurationen Lønfremskrivning og budgettering kaldes. Ellers via mappen Dokumentation, rapporten Indstillinger af ØS LDV og kald af webkonfigurationen Lønfremskrivning og budgettering. Af figur 1 nedenfor ses rapporten Indstillinger af ØS LDV, hvorfra webkonfigurationen kan kaldes. Figur 1: Rapporten Indstillinger af ØS LDV Ved kald af lønfremskrivningsværktøjet fremkommer startsiden. Denne samt beskrivelser af dets faner ses af figur 2 nedenfor. Figur 2: Lønfremskrivningsværktøjets startside Moderniseringsstyrelsen Vejledning til ØS LDVs lønfremskrivningsværktøj Side 5 af 14

6 3.2.i. Oprettelsen af nye lønbudgetter Nye lønbudgetter oprettes via fanen Budget (markeret med et C i figur 2). Første gang værktøjet tilgås foreligger der ingen lønbudgetter i værktøjet. Derfor er budgetoversigten tom, jf. figur 3a nedenfor. Figur 3a: Budgetfanen, når ingen lønbudgetter foreligger i værktøjet Er der tidligere oprettet lønbudgetter i værktøjet, vil disse fremgå af oversigten. Her kan lønbudgetter slettes og deres Navn og Beskrivelse kan rettes, jf. figur 3b. Figur 3b: Budgetfanen, når oprettede lønbudgetter foreligger i værktøjet Ved oprettelsen af et nyt lønbudget baseres det som udgangspunkt på de lønindplaceringer, der foreligger i SLS i dag. Ved brug af Kopier fra budget kan man imidlertid vælge at basere det nye lønbudget på ét af de allerede oprettede. Dette fremgår også af figur 3b ovenfor. 3.2.ii. Budgetkorrektioner Man vælger dét lønbudget, der skal korrigeres via drop down menuen Budget (markeret med et A i figur 2). Først når et lønbudget er valgt, kan fanerne Personale, Forbrug og Kube opdatering tilgås. Fra de to førstnævnte tilføjes nye lønindplaceringer og eksisterende rettes. Fra sidstnævnte opdateres fremskrivningskuben, så foretagne korrektioner straks slår igennem i kuben. Af fanen Personale (markeret med et D i figur 2) fremgår alle medarbejdere, der har fået løn i indeværende år samt oprettede, fremtidige medarbejdere. Personalefanen ses af figur 4 nedenfor. Figur 4: Personalefanen Moderniseringsstyrelsen Vejledning til ØS LDVs lønfremskrivningsværktøj Side 6 af 14

7 Informationer om en fremtidig, fast, månedlig lønomkostning tilføjes lønbudgettet ved udfyldelse af et nyt stamkort, der tilgås via knappen Ny person. Som regel vil det dreje sig om en ny medarbejder. Andre nye, faste lønomkostninger kan dog med fordel indtastes i et stamkort. Fx Tillægspuljen-2014 dækkende puljen til faste tillæg, der formodes tildelt medarbejderne fra Hvis man allerede i 2013 ved, at der fra 2014 afsættes yderligere kr. månedligt til tillæg, vil dette således kunne indtastes separat i et stamkort. Dermed sikres, at den fremskrevne del af lønbudgettet, tager højde herfor. Det blanke stamkort ses af figur 5a nedenfor. I figur 6 gennemgås stamkortets forskellige felter og hvad rapportadministrator skal foretage sig i udfyldelsen heraf. Figur 5a: Stamkort på en ny månedlig lønomkostning Indtastninger i stamkortet er fiktive i den forstand, at de ikke sendes til SLS. De er institutionens bedste bud på de faktiske lønindplaceringer, der først reelt kendes, når lønudbetalingen har fundet sted. Med ansættelsesdatoen, Ansatdato, angives således to ting. For det første fra hvilken måned i det fremskrevne lønbudget, de fiktive lønindplaceringer skal figurere. For det andet fra hvilken dato, de fiktive løninformationer kan formodes erstattet af faktiske løninformationer fra SLS. Eksempel: Institutionen ved allerede i slutningen af 2013, at Anders And ansættes per 1. april Lønbudgettet beriges ved oprettelsen af et stamkort med Anders Ands fiktive lønindplaceringer. Disse vil herefter fremgå af lønbudgettet som en lønomkostning, der rammer fra april 2014 og frem. Når lønfremskrivningsværktøjet, i slutningen af april 2014, opdateres med SLS-data knyttet til april, vil de fiktive indplaceringer automatisk slettes, da de formodes erstattet af de faktiske fra SLS. Stamkortet vil til den tid (efter lønkørslen for april 2014) se ud som i figur 5b. Det tilgås via knappen Ret fra enten personalefanen eller forbrugsfanen. Figur 5b: Stamkort på SLS-registreret (eksisterende) medarbejder Moderniseringsstyrelsen Vejledning til ØS LDVs lønfremskrivningsværktøj Side 7 af 14

8 Oplysningerne i stamkortet på en eksisterende medarbejder kan rettes. Husk, at rettelserne er fiktive i den forstand, at de ikke sendes til SLS og vil forsvinde, når de må formodes erstattet af det faktiske lønforbrug (ved SLS-lønkørslen efter fremskrivningsdatoen). Fx kan institutionen ændre i Anders Ands stillingsbetegnelse, ugentlige timetal, månedsløn og/eller knytte en aktionskode på ham osv. Foretages der rettelser i stamkortet, angives ved fremskrivningsdatoen fra hvornår rettelserne skal figurere i lønbudgettet. Bemærk i øvrigt, at også SLS-segmenterne kan rettes. Det betyder blandt andet, at institutionen kan rette medarbejdernes stedkoder, hvormed de går fra at belaste lønbudgettet på én stedkode til fra fremskrivningsdatoen af at belaste på en ny stedkode. Funktionaliteten er tiltænkt scenarier, hvor man vil undersøge, hvilken effekt eksempelvis organisationsændringer har på lønbudgettet. Stamkortet indeholder en række felter. Udfyldelsen af visse felter er obligatorisk, mens udfyldelsen af andre er frivillig. I figur 6 på næste side præsenteres felterne i de to typer af stamkort. Dvs. henholdsvis et nyt og et eksisterende stamkort. Med fed er markeret svaret på, hvad rapportadministrator skal foretage sig i det givne felt. Moderniseringsstyrelsen Vejledning til ØS LDVs lønfremskrivningsværktøj Side 8 af 14

9 Figur 6: Hvad foretager rapportadministrator sig ved udfyldelsen af et hhv. nyt og eksisterende stamkort? Når rapportadministrator har udfyldt et nyt stamkort eller rettet i eksisterende trykkes på Gem, hvorefter de tilføjede oplysninger slår igennem i lønbudgettet. Moderniseringsstyrelsen Vejledning til ØS LDVs lønfremskrivningsværktøj Side 9 af 14

10 Det femårige lønbudget kan ses af fanen Forbrug. Har institutionen korrigeret lønbudgettet, vil der være et grønt flueben i venstre margin ud for det navn på hvem, der er foretaget korrektioner. Det nye lønforbrug er fremhævet med rødt, jf. figur 7 nedenfor. Figur 7: Forbrugsfanen det fremskrevede lønbudget Som nævnt tidligere sondres i lønbudgettet mellem det faktiske og det fremskrevne lønforbrug. Det faktiske forbrug dækker det lønforbrug, der har fundet sted. Derfor vil det kun være registreret på indeværende år og det vil ikke kunne redigeres. Det fremskrevne forbrug er estimeret på baggrund af de lønindplacereringer, der er registreret i SLS samt de korrektioner, institutionen har foretaget. Da det fremskrevne forbrug er en estimeret størrelse, kan det redigeres. Forbrugsfanen for indeværende år ses af figur 8 nedenfor. Det faktiske lønforbrug er de beløb, der ikke er omgivet af en boks. De kan ikke redigeres. Det fremskrevne lønforbrug er de beløb, der omgivet af en boks. De kan redigeres. Figur 8: Forbrugsfanen indeværende års lønbudget Forbruget redigeres enten ved at tilgå stamkortet, hvis rettelsen er fast og månedlig. Alternativt ved at stille sig direkte i boksen og rette beløbet. Via den blanke boks DecTillæg kan fremtidige engangsudbetalinger, såsom forventet over-/ merarbejde, engangsvederlag o.l., tilføjes lønbudgettet for det valgte år Specifikation af det aktuelle lønbudget Institutionen vælger via fanen Setup og drop down menuen AktuelBudget, hvilket af de oprettede lønbudgetter, der skal slå igennem som værende det aktuelle i fremskrivningskuben. Herved hjælper man de brugere, der vil analysere lønbudgetterne via kuben. I kuben fremgår de nemlig blot med de navne, der er tildelt dem i værktøjet, hvorfor det kan være svært for brugeren at gennemskue, hvilket af lønbudgetterne, der er mest aktuelt. Af figur 9 nedenfor ses et skærmbillede af, hvordan man i værktøjet vælger det aktuelle lønbudget. Moderniseringsstyrelsen Vejledning til ØS LDVs lønfremskrivningsværktøj Side 10 af 14

11 Figur 9: Det aktuelle lønbudget 3.4. Straks-opdatering af fremskrivningskuben Normalt vil fremskrivningskuben opdateres med data fra lønfremskrivningsværktøjet ved den natlige opdatering. Ønsker rapportadministrator imidlertid, at de foretagne budgetkorrektioner skal slå igennem i kuben øjeblikkeligt, kan opdateringen fremskyndes ved tryk på Opdater Kube database. Knappen findes under fanen Kube opdatering. En straksopdatering har dog visse begrænsninger. Tilføjes parametre til stamkortets felter, der ikke har været benyttet før, vil betegnelsen Unknown fremgå i kuben. Efter den natlige kubeopdatering vil de fleste af disse have deres nye, rigtige parameterbetegnelser tilknyttet. Der er dog fortsat visse betegnelser, der fejlagtigt vil fremgå som Unknown. Af figur 10 nedenfor fremgår, hvilke felter i stamkortet det drejer sig om. Figur 10: Felter, hvor førstegangsanvendte parametre vil fremgå som Unknown i kuben efter en straks-opdatering efter den natlige kubeopdatering Felt Personalekategori, P.Kategoriklasse, Ugentligt timetal Trin, Delregnskab og SLS-segmenter Personalekategori, P.Kategoriklasse og Delregnskab Moderniseringsstyrelsen Vejledning til ØS LDVs lønfremskrivningsværktøj Side 11 af 14

12 4. Hvordan fremgår lønbudgetterne i fremskrivningskuben? Frigivelsen af lønfremskrivningsværktøjet har medført en versionsopdatering af kuben SLS_Fremskrivning. Nu henter kuben sin data i værktøjet, så de oprettede lønbudgetter kan analyseres herfra. Alle institutionens ØS LDV -brugere med adgang til løndata har indtil videre adgang til kuben. Når man begynder sin analyse i kuben, er det vigtigt at vælge, hvilket lønbudget der skal tages udgangspunkt i. Gør man ikke dette, vil de viste værdier svare til summen af samtlige lønbudgetter, der ligger i lønfremskrivningsværktøjet. Hvilket lønbudget, analysen skal tage udgangspunkt i, vælges enten via dimensionen Budget eller Budget version. Af dimensionen Budget fremgår alle lønbudgetter, der foreligger i lønfremskrivningsværktøjet. De fremgår med dét navn, der er tildelt dem i værktøjet. Hvis navnet ikke umiddelbart kendes, kan Aktuel budget vælges i dimensionen Budget version. Herved trækkes data fra dét lønbudget, der i værktøjet er specificeret som værende det aktuelle. Med versionsopdateringen af kuben er der også sket en reduktion af værdifelterne, der nu blot består af følgende tre: Beløb, Bevillingstimer og Aarsværk. Værdifeltet Beløb svarer til lønforbruget fra fanen Forbrug i lønfremskrivningsværktøjet. I kuben er det muligt at komme helt ned på de enkelte løndele knyttet til den enkelte medarbejder. Ved ydermere at vælge dimensionen Posteringstype opsplittes forbruget i, hvad der er (faktisk) forbrug og hvad der er fremskrevet. Dette fremgår af figur 11 nedenfor. Figur 11: Fremskrivningskuben Værdifeltet Beløb Af figuren ses også, at medarbejdere, der er ophørt i indeværende år, fortsat vil belaste lønbudgettet i indeværende år med sit faktiske lønforbrug. Der vil til gengæld ingen fremskrevne værdier være knyttet på den pågældende. På samme vis vil der kun være fremskrevet lønforbrug knyttet til en fremtidig medarbejder, der i lønfremskrivningsværktøjet er simuleret ansat fra en given dato. Moderniseringsstyrelsen Vejledning til ØS LDVs lønfremskrivningsværktøj Side 12 af 14

13 I øvrigt skal man være opmærksom på, at værdifelter og dimensioner i kuben kan være navngivet anderledes end deres modstykke i lønfremskrivningsværktøjet. De væsentligste er opsummeret nedenfor. Værdifelterne Bevillingstimer og Aarsværk trækker data fra feltet ugentligt timetal i medarbejdernes stamkort i lønfremskrivningsværktøjet. Her er: Bevillingstimer = 52 ugentligt timetal og Aarsværk = Bevillingstimer Dimensionerne Finansår og Regnskabsperiode svarer til År og måned i lønfremskrivningsværktøjet. Moderniseringsstyrelsen Vejledning til ØS LDVs lønfremskrivningsværktøj Side 13 af 14

14 5. Hvilke begrænsninger har lønfremskrivningsværktøjet? Værktøjet tager ikke højde for alle oprykningsdatoer I det fremskrevne lønforbrug er der taget højde for kendte oprykningsdatoer på løntavlelønnen (løndel 2000), men ikke for kendte oprykningsdatoer på andre løndele (fx rådighedstillæg). Værktøjet medtager ikke alle løndele i det fremskrevne lønforbrug Ikke-fremskrivningsværdige løndele, fx engangsvederlag og over-/merarbejde, indgår ikke i den fremskrevne løn. De skal derfor tilføjes lønbudgettet manuelt. Dette kan fx gøres via forbrugsfanens blanke boks DecTillæg. Se mere om hvordan institutionen laver manuelle korrektioner i lønbudgettet i afsnit 3.2.ii. Værktøjet tager ikke højde for omsætningshastigheden Typisk vil medarbejdere, der forlader institutionen, have en højere løn end de, der starter i institutionen. Værktøjet korrigerer ikke automatisk herfor. En løsning kan være, at institutionen opretter et stamkort med navnet Regulering af omsætningshastigheden eller et andet sigende navn, hvortil der knyttes en negativ månedsløn. Værktøjet kan ikke overføre hidtil ubenyttede SLS-parametre til fremskrivningskuben Hvis institutionen knytter hidtil ubenyttede SLS-parametre til visse felter i en medarbejders stamkort, vil disse kunne fremgå som Unknown, når kuben straks-opdateres. Det tilknyttede lønforbrug vil dog fremgå rigtigt af kuben. Efter den natlige kubeopdatering vil de fleste af disse have deres nye, rigtige parameterbetegnelser tilknyttet. Der er dog fortsat visse betegnelser, der fejlagtigt vil fremgå som Unknown. Af figur 10 nedenfor (fra afsnit 3.4.) fremgår, hvilke felter det drejer sig om. Figur 10: Felter, hvor førstegangsanvendte parametre vil fremgå som Unknown i kuben efter en straks-opdatering efter den natlige kubeopdatering Felt Personalekategori, P.Kategoriklasse, Ugentligt timetal Trin, Delregnskab og SLS-segmenter Personalekategori, P.Kategoriklasse og Delregnskab Værktøjet specificerer ikke lønnen ud på løndele I lønfremskrivningsværktøjets stamkort er lønnen blot fordelt ud på Månedsløn og Pensionsbeløb. I forbrugsfanen summeres disse til ét samlet lønforbrug. Det betyder, at hvis institutionen korrigerer en medarbejders lønforbrug i værktøjet, vil medarbejderens nye, fremskrevne løn ikke blive opsplittet i dets underliggende løndele i kuben. Moderniseringsstyrelsen Vejledning til ØS LDVs lønfremskrivningsværktøj Side 14 af 14