Vejledning til. eindkomst. i FagLøn

Transkript

1 Vejledning til i FagLøn 3. december 2008

2 I FagLøn INDHOLD Rekvirere eskattekort... 1 Gen-rekvisition af... eskattekort 3 Manuel rekvisition af eskattekort... 4 Hente/indlæse eskattekort... 5 Indberette... 8 Betaling vedr Problemer med Stikordsregister...0

3 1 1 Når du har kørt dine lønkørsler, skal der indberettes oplysninger til SKAT. Det foregår nemmest via SKATs selvbetjeningssystem 'TastSelv Erhverv', som du tilmelder dig på hjemmesiden Skat.dk. Der går et par dage, fra du har tilmeldt dig, og til du modtager en adgangskode. Når du har modtaget koden, kan du logge dig på TastSelv, og her skal du sørge for at tilmelde dig 'Indberetning til/forespørgsel på /LetLøn'. Inden du laver din første indberetning eller rekvirerer eskattekort skal du i FagLøn sikre dig, at følgende er i orden: 1. I personregisteret (Registre, Personer) skal du for hver lønmodtager tage stilling til, om der er tale om hovedarbejdsforhold, og om der skal angives P-nummer og evt. fast skatteprocent. Desuden skal du sikre dig, at der er angivet ansættelsesdato sæt den evt. til 1/1 det pågældende indkomstår, hvis du er i tvivl. Se Stamoplysninger på person. 2. I ydelsesregisteret (Registre, Ydelser, Løn og tillæg) skal du angive, hvor mange timer den pågældende ydelse tæller. Se Generelt om løn- og tillægsydelser. Når du har ordnet alle disse ting, er du klar til atrekvirere eskattekort 1.1 1, indberette 8 mv. Rekvirere eskattekort For at kunne gennemføre lønkørsler og indberette lønoplysninger for dine lønmodtagere til SKAT, skal du have abonnement på deres eskattekort. Det gør du ved at sørge for at rekvirere eskattekort på alle nye lønmodtagere, inden du laver løn til dem. Denne funktion skal du kun benytte første gang, du vil hente eskattekort på en lønmodtagere. Når du har fået eskattekort på en lønmodtager, vil du fremover automatisk få besked fra SKAT.dk, hvis der er ændringer til dennes skattekort, som du så vil kunne hente med funktionen Hent eskattekort 5. Sådan gør du: Vælg Kørsler,, Anmod om skattekort i FagLøn. I næste billede sætter du prik i Ny rekvisition og klikker OK:

4 2 FagLøn Du får nu en liste over lønmodtagere i personregisteret, der ikke har eskattekort og er aktive i året: Du kan fjerne mærket Medtag, hvis der er personer i listen, du ønsker at udelade, ligesom du kan fjerne (eller sætte) mærket for hovedkort, hvis det er forkert. Klik OK for at danne fil til SKAT. Rekvisitionsfilen - ereq.dta - dannes og gemmes i -mappen, dvs. på C:\SSV\FAG95\<navnet-på-dit-datasæt>\Indberet\ hvis du har en standardopsætning af FagLøn. Har du ikke det, skal du erstatte 'C:\SSV\FAG95' med din arbejdssti. Du kan finde oplysning om din arbejdssti ved at vælge Hjælp, Produktinformation i FagLøn. Du vil nu få mulighed for at gå direkte til TastSelv på skat.dk og overføre eller vælge manuel behandling, hvor du kan overføre filen til SKAT via TastSelv på et andet tidspunkt. Når du har logget ind på TastSelv Erhverv, skal du vælge punktet Indberette/forespørge på /LetLøn. (Kan du ikke se dette punkt, skal du først vælge Ændre tilmedlingsoplysninger og tilmelde dig).

5 3 Herefter skal du vælge Indberet lønoplysninger filupload. I billedet til indsendelse af indberetningsfil, vælger du Gennemse og finder frem til filen 'ereq.dta' i -mappen. Eller hvis du er gået direkte til skat.dk - du kan indsætte filnavn og -placering direkte i feltet ved at trykke Ctrl+V. Når du har indsat filnavn og placering, klikker du på Indsend-knappen i bunden af billedet. Når indberetningsfilen er indsendt, får du en kvittering på skærmen. Du vil også modtage en kvittering på og en meddelelse om status på modtagelse af filen. Status skal være 'modtaget'. Er den delvist modtaget eller afvist, er der fejl i filen, og du vil ikke modtage (alle) dine skattekort. Kontakt evt. SSV for hjælp. Er status = modtaget, vil du normalt inden for kort tid modtage du en om, at der er skattekort til afhentning. Se Hente/indlæse eskattekort Gen-rekvisition af eskattekort Gen-rekvisition af eskattekort kan benyttes til at bestille nye skattekort til lønmodtagere, du allerede har abonnement på. Det kan f.eks. være, at du skal bruge hovedkort på nogle medarbejdere, du allerede har bikort på (eller omvendt). Du starter en gen-rekvisition af eskattekort ved at vælgekørsler,, Anmod om skattekort - og sætte prik i 'Gen-rekvisition'. Indtast den ønskede startdato for skattekortene. Gen-rekvisition lister kun medarbejdere med abonnement. Da det som regel kun vil være en enkelt eller nogle få, du vil gen-rekvirere på, kan det være en fordel at vælge knappen 'Medtag ingen' og derefter sætte mærke i 'Medtag' ud for dem, du vil genrekvirere skattekort på. Husk også at kontrollere, at mærket

6 4 FagLøn for 'Hovedkort?' er korrekt ud for de lønmodtagere, du medtager. Klik OK for at godkende listen og danne rekvisitionsfilen 'ereq.dta', der overføres til SKAT på sædvanlig vis - se evt. Rekvirere eskattekort Manuel rekvisition af eskattekort Med funktionen 'Manuel rekvisition' af eskattekort kan du selv bestemme, hvilke lønmodtagere der medtages i rekvisitionsfilen. Du starter en manuel rekvisition ved at vælge Kørsler,, Anmod om skattekort. Sæt prik i 'Manuel rekvisition' og klik OK. Du får en tom liste over lønmodtagere, hvor du selv sætter de personer ind, du vil medtage: Bemærk: Oversigten viser kun lønmodtagere med gyldige cpr- eller cvr-numre. Klik OK for at godkende listen og danne rekvisitionsfilen 'ereq.dta', der overføres til SKAT på sædvanlig vis - se evt. Rekvirere eskattekort 1.

7 1.2 5 Hente/indlæse eskattekort Når du har modtaget besked fra SKAT om, at der er en fil med eskattekort klar, skal filen hentes og indlæses i FagLøn. I FagLøn vælger du Kørsler,, Hent eskattekort. Du får dette billede: Klik på knappen Hent fil fra Told og Skat for at hoppe til login-billedet for TastSelv på skat.dk. Når du har logget på TastSelv Erhverv og klikket på Indberette/forespørge på /LetLøn, skal du vælge 'Skattekort download'. Du vil få et billede, hvor du skal tage stilling til en række parametre: Vælg 'Skattekort med nyt fast record format', indkomstår og sæt prik i Alle nye eller ændrede, ikke tidligere downloadet. Du vil typisk skulle gemme filen på denne sti: C:\SSV\FAG95\<navnet-på-dit-datasæt>\Indberet\

8 6 FagLøn hvis du har en standardopsætning af FagLøn. Har du ikke det, skal du erstatte 'C:\SSV\FAG95' med din arbejdssti. Du kan finde oplysning om din arbejdssti ved at vælge Hjælp, Produktinformation i FagLøn. Du kan roligt overskrive en evt. eksisterende fil med skattekort - når først skattekortene er indlæst, skal FagLøn ikke længere bruge filen. Luk overførselsbilledet, når filoverførslen er gennemført, og du vil igen stå med dette billede, denne gang med udfyldt filnavn: Klik Start indlæsning og derefter Ja. Du får et resumé af filens indhold: Resuméet sammenholder de indlæste skattekort med de gamle skattekort. Hvis der er indlæst andet end hovedkort på lønmodtagere, der har mærke i 'hovedarbejdsforhold' på deres stamkort, vil resumeet advare med røde linier i listen. Listen kan udskrives og/eller eksporteres til Excel. Bemærk:

9 7 Den angivne startdato har betydning for, hvornår skattekortet vil blive sat ind på personen. Se herunder. Du kan i særlige tilfælde have fået et skattekort med skatteprocent = 0 af typen 'Intet skattekort'. Sådanne skattekort vil af FagLøn blive overskrevet med 60%, fordi SKAT kræver, at man trækker 60% på lønmodtagere uden skattekort. Der er ofte tale om udlændinge, der arbejder i Danmark men endnu ikke har fået tildelt en trækprocent hos SKAT. Når det er sket, udsender SKAT nyt eskattekort med den korrekte trækprocent. Klik OK for at indlæse skattekortene og opdatere de berørte personer. I personregisteret (vælg Registre, Personer) på fanen skattekort kan du se, om der er ventende skattekort på en person. Bemærk, at der kan være flere ventende skattekort med forskellige startdatoer. Et ventende e-skattekort aktiveres som følger: - Ved bagud-løn anvendes det skattekort, der er gyldigt på dispositionsdatoen. - Ved forud-løn anvendes det skattekort, der er gyldigt på lønperiodens startdato.

10 8 1.3 FagLøn Indberette Mindst én gang om måneden skal du indberette lønoplysninger til SKAT. Det gør du således: Vælg Kørsler,, Månedsindberetning og angiv hvilken måned, du vil indberette for. Klik OK. Vælg hvilken måned, du vil indberette for Der startes en indberetning, som lister de lønmodtagerere, der har fået lønudbetalinger i den valgte måned. Har en lønmodtager været med i flere lønkørsler med forskellig periode, f.eks. en månedskørsel og en påkravskørsel, vil vedkommende stå flere gange i listen. Du kan få en fuld rapport over, hvilke oplysninger der indberettes ved at klikke på Udskriv fuld rapport nederst til venstre i billedet.

11 9 NB: Månedsindberetningen er en opsamlende kørsel: Eventuelle lønkørsler, der ligger i en tidligere periode, som er kørt efter sidste månedsindberetning, vil blive talt med i afregningen. Beløb kommer ikke til at blive glemt. Du kan godt indberette flere gange på samme måned. Vælg Dan indberetningfil for at danne en fil med oplysningerne til SKAT. Der udskrives en skatteopgørelse og indberetningsfilen dannes og gemmes automatisk. FagLøn vil herefter spørge, om du ønsker uploade indberetningen til SKAT med det samme. Svar Ja for at gå direkte til TastSelv på Skat. dk. Svar Nej, hvis du vil overføre filen på et andet tidspunkt. Uploade indberetningsfil til SKAT Gå til Tast Selv Erhverv på Skat. dk og log ind. Klik på Indberette/forespørge på /LetLøn i TastSelv-menuen og vælg derefter punktet Indberet lønoplysninger filupload. I billedet til indsendelse af indberetningsfil, vælger du Gennemse og finder frem til filen.dta, som ligger i -mappen i dit datsaæt. Har du en standard-installation af FagLøn vil det være på denne sti: C:\SSV\FAG95\<navnet-på-dit-datasæt>\Indberet\

12 10 FagLøn Har du ikke en standard-installation, skal du udskifte 'C:\SSV\FAG95' med din arbejdssti. Du kan finde oplysning om arbejdsstien ved at vælge Hjælp, Produktinformation i FagLøn. Du kan også - hvis du er gået direkte til skat.dk - indsætte filnavn og placering i feltet ved at trykke Ctrl +V. Når du har indsat filnavn og placering, klikker du på Indsend-knappen i bunden af billedet: Når indberetningsfilen er indsendt, får du en kvittering på skærmen. Du vil også modtage en kvittering på . Du kan først få en betaleridentifikation på TastSelv, når du har modtaget en fra SKAT om, at status er Modtaget på indberetningen. Se Betaling vedr. 10. Bemærk: Indberetningsfilen.dta kan gendannes fra kørselsoversigten i FagLøn (vælg Rapportering, Kørselsoversigt). Herfra kan du også genudskrive skatteopgørelsen. 1.4 Betaling vedr. Når du har modtaget en fra SKAT om at indberetningsstatus er Modtaget, kan du hente sumoplysninger, betaleridentikation til overførsel af pengene i din netbank og betalingsfrist på SKAT. dk. NB: Får du en fra SKAT om at indberetningsstatus er 'Afvist' eller 'Delvist modtaget', skal du straks reagere. Se Problemer med 13.

13 11 Log ind på TastSelv Erhverv og vælg Betaling vedrørende. I næste billede kan du hente sumoplysninger fra enten ved forespørgsel til en konkret periode eller ved forespørgsel på et interval af betalingsfrister. Klik Hent angivelsesoplysninger.

14 12 FagLøn Du vil nu få et billede med en betaleridentifikation - indbetalingskort med kortartkode 71 indbetalingsfrist og beløb:

15 13 Du kan udskrive billedet ved at trykke Ctrl+P. Indbetal beløbet som du plejer i din netbank. 1.5 Problemer med Månedsindberetningen er tom? Det kan selvfølgelig skyldes, at du ingen lønkørsler har i den pågældende periode. Men det kan også være, fordi du allerede har kørt månedsindberetningen. I kørselsoversigten kan du se, hvornår den sidste 'Indrapportering af ' er kørt, og her kan du også genudskrive rapporten og evt. gendanne indberetningsfilen.

16 14 FagLøn I en fra SKAT står der, at indberetningsstatus er 'Delvist modtaget' eller 'Afvist'? Når status er 'Delvist modtaget' betyder det, der er fejl på en eller flere indberetningslinier, der således ikke er modtaget, mens de øvrige linier er modtaget og registreret. Når status er 'Afvist' er hele indberetningen afvist pga. en fejl. Du skal logge på TastSelv Erhverv og vælge punktet 'Indberette/forespørge på /LetLøn' på TastSelv Menuen. Dernæst skal du vælge punktet 'Forespørg på indberetningsstatus' og finde den indberetning frem, det drejer sig om. Her vil du på fanen Fejlmeddelelser kunne se lidt mere om, hvorfor indberetningen kun er delvist modtaget eller afvist. Vi anbefaler, at du altid kontakter SSV support på tlf , når du har en indberetning, der er 'Delvist modtaget' eller 'Afvist'. Betalingsoplysningerne hos SKAT stemmer ikke overens med tallene på rapporten fra FagLøn? Det kan skyldes, at SKAT har delt betalingen op i to eller flere dele - det afhænger bl.a. af hvilke disposionsdatoer, der er anvendt i kørslerne. Betaling for forudlønnede vil f.eks. ofte komme til at figurere i den kommende måned i stedet for den indeværende. Du vil da kunne se en ekstra betalingslinie ved at hente betalingsoplysninger 11 for en periode, der inkluderer den kommende måned.