Blåt Medlem. Vejledning i medlemsdelen

Transkript

1 Blåt Medlem Vejledning i medlemsdelen 1

2 Indhold Færdselsregler i Blåt Medlem... 4 Frem og tilbage... 4 Ikoner... 4 Det blå spørgsmålstegn... 4 Organisationsdata (gruppens forside)... 5 Faneblade Stamdata Beskrivelse Enheder Funktioner Personer Kontingent Historik... 8 Opret medlem (indmeldelse) Medlemskab Oplysninger om det nye medlem Er han/hun medlem andre steder i DDS? Medlem af gruppen Tilknyttet en afdeling Kontingent Færdig? ikke helt Medlemsredigering Faneblade Stamdata Profil Medlemskab Funktioner Børneattest Kontingent Find medlem Flyt enhedsmedlemmer (oprykning) Hvor fra og til Hvem rykker op Oprykning fra trop til seniorklan Gør medlem inaktivt/udmeld Vælg medlem Vælg gruppe Årsag til udmeldelse Er der kontingentrestance? Pårørende Ny funktion Slet funktion (deaktiver) Ny lederfunktion Vælg medlem Vælg enhed Ny lederfunktion Skal tidligere funktioner slettes? Opret enhed

3 1. Enhedstype Navn og aldersgruppe Luk enhed Ny adresse Gruppeindberetning Rapporter Funktionsliste Medlemsliste Medlemsstamkort DUF-liste, kommuneliste og statistikskema Regnskab Eksemplerne i denne vejledning er taget fra en fiktiv testgruppe. 3

4 Færdselsregler i Blåt Medlem Frem og tilbage Når du går frem, klikker du på det, du vil frem til, men når du vil tilbage, skal du passe lidt på. Brug helst ikke browserens returpil. I mange tilfælde bliver du smidt af Blåt Medlem og må starte forfra. I stedet bør du klikke dig frem til det, du ønsker. Klik om nødvendigt på enhedens navn øverst til venstre. Så kommer enheden frem i højre side af skærmen. Hvis du er i en underenhed, f.eks. en afdeling eller patrulje, vil gruppens navn stå i grå skrift før den underenhed, du er i. Klik på den grå enhed, du vil tilbage til. Ikoner Betydningerne varierer lidt, men fører du musen hen over ikonen, kommer der en præcis forklaring. er en retteblyant (rediger). betyder udmeld er en skraldespand Det blå spørgsmålstegn På mange sider ligger der en vejledning, som er tilgængelig ved et klik på det blå spørgsmålstegn i øverste højre hjørne. Hvis der er et blåt spørgsmålstegn, er der hjælp at hente. 4

5 Organisationsdata (gruppens forside) Gruppens forside hedder Organisationsdata. Herfra kan du vælge dig frem til alt i Blåt Medlem. Til venstre er en menu-søjle med forskellige funktioner. Øverst er der et antal faneblade til skærmbilleder om gruppen og dens medlemmer. I midterfeltet af faneblad 1 Forside kan du vælge videre til gruppens afdelinger og patruljer (underenheder). Når du vælger en afdeling eller patrulje, kommer dens organisationsdata frem med tilsvarende faneblade. Fanebladet 6 Personer findes dog kun i medlemsbærende enhed, altså gruppe og division. Hvis du fører musen hen over et af de navne, der står på skærmen, kommer et lille felt frem med personens navn, adresse, telefon og . Hvis du klikker på et navn, kommer du ind på medlemmets side. Den grå skrift, som du kan skimte her, og som betyder, at du ikke kan gå ind på medlemmets side, forekommer normalt ikke i grupper. I divisioner, hvor man kan se gruppernes forside, kan man kun gå ind i medlemmer, man på anden måde har adgang til f.eks. divisionsledelsen. 5

6 Faneblade 2 Stamdata For gruppen er de fleste nødvendige felter udfyldt i forvejen. Adressefeltet med jeres mødelokale bør være udfyldt. For afdelinger (minier, juniorer osv.) er det ikke vigtigt. 3 Beskrivelse 4 Enheder For gruppen er aldersangivelsen ikke vigtig, men det er den for afdelingerne. Da aldersgrænserne i korpset kan vælges frit af grupperne, er denne aldersangivelse divisionens eneste mulighed for at kontakte lederne i en gren (f. eks lederne i troppene) uden at gå ind og finde hver enkelt. For korpset er aldersgrænserne vigtige, da det er ud fra disse der sendes spejderblade ud til bladmodtageren. Her er en liste over underenheder (afdelinger og patruljer). Det er den samme liste som på forsiden, men her er aldersgrænser med. Ny enhed kan oprettes enten herfra eller fra Medlem i menu-søjlen til venstre på skærmen. Se under Ny enhed. Der kan også indgå virksomheder, som er oprettet i regnskabsdelen. 5 Funktioner Her er en liste over medlemmer med funktioner, altså både lederfunktioner (AFDL, GL osv.) og Blåt Medlem funktioner (Medlemsansvarlig, Økonomiansvarlig og Enhedsansvarlig). Om Blåt Medlem funktionerne se vejledningen Kom godt i gang med Blåt Medlem. Der er en linje for hver funktion, og da mange ledere har flere funktioner, står de der ofte flere gange. Du kan ændre antallet af rækker (linjer) på skærmen, men vær opmærksom på, at alle linjer skal overføres hver gang, skærmen opdateres, så mange linjer tager lang tid. Bemærk rullemenuerne for neden: 6

7 Du kan ændre rækkefølgen ved at klikke på en kolonneoverskrift. Så ordnes de alfanumerisk efter den kolonne. Der skal normalt flueben i Vis Underenheder. Underenheder for gruppen er afdelinger (grene), for afdelinger er det patruljer. Inaktive er udmeldte. Tilføj funktion, se afsnittet Ny funktion. Du kan trække flere data ud end dem, der vises på skærmen. Se vejledningerne Eksport til Excel og Eksport til Open Office. Rullemenuen til højre vedrører dette udtræk. Med Print Labels kan du udskrive to typer Avery labels. Hvis du foretrækker en tredje type labels, kan du udskrive ved at flette fra Excel til Word eller i Open Office. 6 Personer Fanekortet Personer findes kun i medlemsbærende enhed, altså gruppen/divisionen, ikke i afdelinger eller patruljer. Her er en liste over alle personer uden angivelse af funktioner. Hver person står altså kun ét sted. Du kan trække flere data ud end dem, der vises på skærmen. Se vejledningerne Eksport til Excel og Eksport til Open Office. Læg mærke til rullemenuerne for neden. Inaktive er udmeldte. Ikke-medlemmer er f.eks. pårørende. Se under Opret medlem på de næste sider. Du kan ændre rækkefølgen ved at klikke på en kolonneoverskrift. Så ordnes de alfanumerisk efter den kolonne. Udtræk af data fungerer lige som for Funktioner. 7

8 7 Kontingent Kontingent findes kun i medlemsbærende enhed, altså gruppen/divisionen, ikke i afdelinger. Billedet viser gruppens/divisionens kontingentposteringer og samlede tilgodehavende/skyldigt. Kontingentopkrævning hører under den økonomiansvarlige, men kontingentsatsen skal sættes på ved indmeldelse. Se under Opret medlem (nedenfor). 8 Historik Her kan du se alle ændringer i en valgt periode for aktive og inaktive (udmeldte) medlemmer. 8

9 Opret medlem (indmeldelse) Klik Opret medlem under Medlem i menu-søjlen til venstre på skærmen Der er gruppen, der er medlemsbærende. En spejder kan ikke være medlem af troppen, men han/hun er medlem af gruppen og tilknyttet troppen. 1. Medlemskab Når du indmelder et barn, skal du i de allerfleste tilfælde bruge korpsmedlemskab. De forskellige medlemskaber er defineret således: Korpsmedlemskab: Er betegnelsen for det medlemskab, der tæller som medlemskab af DDS, og hvortil der skal betales et personligt kontingent (SMUK-medlemmer) eller afregnes korpskontingent via gruppen eller divisionen. Hver person bør kun have ét korpsmedlemskab i én enhed, da der ellers skal betales korpskontingent flere gange. En person, som har tilknytning til flere grupper/divisioner må således vælge, hvor vedkommende ønsker sit korpsmedlemskab. I de andre enheder kan medlemmet så have Andet medlemskab eller være Ikke-medlem. Andet medlemskab: Betegner en anden medlemsmæssig tilknytning til en gruppe, division, eller f.eks. et centralt udvalg i DDS. I det tilfælde vil den pågældende have sit korpsmedlemskab i en gruppe, og så være opført med Andet medlemskab de andre steder. Vedkommende skal kun betale korpskontingent der hvor korpsmedlemskabet er. De andre enheder kan godt opkræve et særskilt kontingent, men skal altså ikke betale kontingent videre til korpset. Ikke medlemskab: Betegner den kategori af personer ("civile"), som man gerne vil registrere, f.eks. fordi de, uden at være medlemmer af DDS, indgår i bestyrelsen, en forældrepatrulje, eller på anden vis har tilknytning til gruppen og i den egenskab f.eks. skal kunne trækkes ud på en liste over personer der skal modtage gruppens blad eller en nyhedsmail fra gruppen. Hvis du vil oprette et medlem med Andet medlemskab, kan du gøre det, og så vente til korpskontoret kører en kontrolkørsel og finder ud af det. Du kan dog spare både dig selv og korpskontoret for en del besvær ved at få medlemsnummer og gruppe oplyst og så i en mail bede korpskontoret om at oprette Andet medlemskab hos jer. 9

10 2. Oplysninger om det nye medlem Hvis det barn, du vil indmelde, har en bror eller søster i gruppen, kan du få de fælles oplysninger udfyldt automatisk ved at åbne rullemenuen med Forudfyld oplysninger og klikke på bror/søster. Bemærk, at forældres navne først skal på senere. 10

11 3. Er han/hun medlem andre steder i DDS? Her tjekkes, om det nye medlem er medlem af DDS i forvejen. Når du indmelder et barn, vil det næsten altid se ud som dette. Hvis Blåt Medlem finder en dublet, kan det vare et stykke tid, før korpskontoret finder det. 4. Medlem af gruppen Kun hvis du er medlemsansvarlig i flere grupper, er der noget at vælge imellem. 5. Tilknyttet en afdeling Her vælger du afdeling, altså i eksemplet minier. 11

12 6. Kontingent Hvis I bruger Blåt Medlems kontingentfunktion, er det vigtigt, at kontingentsats og første opkrævningsdato bliver sat på. Ellers bliver der ikke opkrævet kontingent for medlemmet! Hvis du ikke selv står for kontingentopkrævning, så bør du samarbejde med ham/hende, der gør det (den økonomiansvarlige). Det kan enten gøres ved, at du ved, hvad du skal gøre eller ved, at du meddeler ham/hende, hvem du har meldt ind, så han/hun kan sætte kontingent på. En anden mulighed er at overlade alle ind- og udmeldelser til den økonomiansvarlige. Første opkrævningsdato bliver udfyldt med dags dato, men du kan ændre den, som du vil. Blåt Medlem beregner det første kontingent i forhold til, hvor mange dage, der er tilbage af opkrævningsperioden, så det bliver typisk et skævt tal første gang, også hvis du vælger datoen, så der er et helt antal måneder tilbage. 7. Færdig? ikke helt 12

13 Så ser det ud som om, du er færdig, men det er du ikke. Der mangler nogle oplysninger. Du kommer nu ind i Medlemsredigering. Senere kan du til enhver tid gå ind i Medlemsredigering ved at klikke på medlemmets navn eller via Find medlem i menu-søjlen til venstre... 13

14 Medlemsredigering Faneblade 1. Stamdata Ved indmeldelse (Opret medlem) var de med rødt indrammede felter ikke med i det skema, du udfyldte. 14

15 Navn Du kan ikke rette i en leders navn. Det kan kun korpskontoret. Det giver en sikkerhed mod, at en anden sættes ind, uden at børneattesten er i orden. Pårørende: Du kan oprette pårørende, f.eks. forældre. Rullemenuen er til pårørende, som er med i forvejen. Det kan være forældre registrerede til søskende, eller det kan være ledere, der har børn i gruppen. Hvis de ikke er på listen, opretter du dem. Pårørende får så et medlemsnummer, selv om de ikke bliver medlemmer. Pårørenderegistrering er et tilbud, som I kan benytte eller lade være. Pårørende kan sættes på som primær kontaktperson og/eller betaler. Det kan være praktisk f.eks. til skilsmissebørn og plejebørn. Når man bruger pårørende er det tanken at man på stamdata for spejderen indtaster spejderens egne kontaktoplysninger (mobiltelefon, mailadresse mv.), mens de pårørendes kontaktoplysninger indtastes på deres egne stamdata. Vær omhyggelig med at indtaste de fælles adresseoplysninger og telefonnummer ens, for så vil en smart funktionalitet i Blåt Medlem nemlig gøre det muligt at ændre oplysningerne samtidig for alle personerne når blot én af dem ændres. Pinkoden kan I opgive til forældrene (eller spejdere, der er gamle nok til det), så de kan gå ind og se og rette i deres egne data, lige som de kan tilmelde sig kurser. Når de har brugt koden første gang og har valgt en selv, kan du ikke se den mere. Glemmer de koden, skriver du bare en ny midlertidig kode og giver dem den. De øvrige indrammede felter kan I bruge, hvis I finder det formålstjenligt. 2. Profil Felterne i faneblad 2. Profil kan I bruge, hvis I finder det formålstjenligt. 3. Medlemskab Dette faneblad har kun betydning for medlemmer af flere grupper, division, centrale udvalg e.l. For børnene i gruppen vil det se ud som her. Retteblyanten står her 48 timer efter, at et medlem er oprettet. I den tid kan du ændre medlemskabet. Derefter kan du kun ændre Ikke-medlem til Korpsmedlem (og det kan du kun, hvis du står i den medlemsbærende enhed, altså gruppen og ikke i en afdeling). Andre ændringer må du bede korpskontoret gøre. Ikonen er grå eller findes ikke, hvis du ikke kan rette. Det betyder, at I kan have børn på venteliste stående som ikke-medlemmer og så ændre til korpsmedlemmer, når de bliver indmeldt. Lad være med at placere dem i deres afdeling (f.eks. miniafdeling). Opret i stedet et udvalg eller en arbejdsgruppe til dem. 15

16 4. Funktioner Dette eksempel viser en aktiv (fiktiv) leder. Ikonerne for de funktioner, der er uden for din rækkevidde (her i divisioner), er grå. Ligeledes kan du ikke ændre bestyrelsesposter, som jo er valgt. Det kræver en ny gruppeindberetning. Lederfunktionerne kan du heller ikke rette, fordi retteproceduren her ville betyde, at du kunne sætte en anden person ind uden tjek for børneattest. Du skal ud i Handlinger, Ny lederfunktion for at kunne gøre det. Her er der tjek på børneattesten. Skraldespanden betyder her deaktiver, altså slet funktionen (ikke udmeld). For børn i gruppen vil der kun stå Enhedsmedlemskab. 5. Børneattest Det ville være en overtrædelse af datalovgivningen, hvis dette faneblad var tilgængeligt. I får besked fra korpskontoret, hvis en leder ikke har børneattesten i orden. 6. Kontingent Hvis kontingentet ikke blev sat rigtigt op ved oprettelsen eller er ændret senere, kan det rettes her. Se i øvrigt under Oprettelse. 16

17 Find medlem Findes i menu-søjlen til venstre under Medlem. Du kan udfylde et hvilket som helst af felterne helt eller delvis. Så finder den de medlemmer, det passer på og skriver dem nedenfor. Du klikker på det rigtige og du er inde i Medlemsredigering for det pågældende medlem. Sæt et flueben i Vis inaktive medlemmer, hvis du søger en udmeldt. 17

18 Flyt enhedsmedlemmer (oprykning) Kan også bruges til at flytte spejdere mellem patruljer. Findes under Handlinger i menuen til venstre på skærmen. Her ser du et af de tydeligste beviser for, at Blåt Medlem er specielt designet for DDS. Oprykning er særdeles enkel. 1. Hvor fra og til Vælg de afdelinger, du vil flytte fra og til. Hvis spejderne i den afdeling, de flytter fra, er opdelt i patruljer i Blåt Medlem, så sæt et flueben i Medtag underenheder. Hvis spejderne i den afdeling, de flytter til, er opdelt i patruljer, og du ved, hvem der skal i hvilken patrulje, så sæt et flueben i Medtag underenheder. Hvis du ikke ved, hvilke patruljer, de skal i, kan du altid senere foretage en tilsvarende flytning fra trop til patrulje. 2. Hvem rykker op Sådan ser det ud, når der ikke er valgt underenheder (patruljer) i troppen: 18

19 Sæt flueben ved dem, der skal rykke op. Skal næsten alle rykke op, sætter du flueben i felter i overskriftslinjen, så bliver alle valgt, og slet fluebenet for dem, der ikke skal rykke op. Hvis I har forskellig kontingentsats for de to afdelinger, kan du vælge ny kontingentsats for de oprykkede. 19

20 Sådan ser det ud, hvis der er valgt underenheder (patruljer i troppen): Her skal du for hver enkelt vælge patrulje. Hvis I har forskellig kontingentsats for de to afdelinger, kan du vælge ny kontingentsats for de oprykkede. (Alders-kolonnen er blændet i dette eksempel, da testgruppen er oprettet for år tilbage, og medlemmerne stadig er de samme med helt forkert alder) Oprykning fra trop til seniorklan Hvis du oprykker patruljeledere og assistenter fra troppen til seniorklan, så vær opmærksom på, om deres funktion som PL hhv. PA forsvinder i patruljen. Det sker ikke mens dette skrives. Du kan deaktivere (slette) funktionerne manuelt i Organisationsdata (gruppens forside) faneblad 5 Funktioner, eller på faneblad 4 Funktioner under medlemmets egne stamdata. 20

21 Inaktiver medlem/udmeld medlem Som udgangspunkt gøres et medlem inaktivt, når det forlader gruppen. Herved udmeldes medlemmet automatisk ved udgangen af indeværende år, og korpset er sikret det bedste sammenligningsgrundlag med andre lignende organisationer. "Inaktiver medlem" findes i menu-søjlen til venstre på skærmen under Medlem. 1. Vælg medlem 2. Vælg gruppe For det tilfælde, at du er medlemsansvarlig i flere enheder (grupper, divisioner osv.) 21

22 3. Årsag til udmeldelse Det kunne jo være, nogen ville lave statistik på det. 4. Behold den angivne dato og kontroller, om der er kontingentrestance Hvis det inaktive medlem skylder kontingent (eller lederne har glemt at give den økonomiansvarlige besked før opkrævningen), kommer der en rød advarsel, og så skal der ryddes op (men medlemmet kan alligevel godt inaktiveres eller udmeldes). Ellers bliver hun/ han ved med at få kontingentopkrævning, og det er ikke populært. Hvad enten I foretrækker at rykke for ubetalt kontingent eller at afskrive det, kan det gøres efter inaktivering. Det kræver en postering i regnskabet. Kontakt den økonomiansvarlige. Du kan se medlemmets data, hvis du vælger at tage inaktive med i oversigten (teksten er lidt forskellig rundt omkring i Blåt Medlem). Hvis du vælger et inaktivt medlem i oversigten, så har du mulighed for at foretage endelig udmeldelse af korpset fra dags dato. Straksudmelding sker, hvis medlemmet ønsker det, eller ved ekskludering af et medlem. Find en videotutorial og hjælp til endelig straks-udmeldelse på: dds.dk/gruppeadministration/vejledninger/medlemsdel Pårørende Ved udmelding slettes pårørende automatisk, hvis de ikke har anden tilknytning til gruppen. 22

23 Ny funktion Den kan findes på flere måder: 1. Under Handlinger i menu-søjlen til venstre på skærmen. 2. Ved klik på Ny funktion nederst på skærmen i faneblad 5. Funktioner i Organisationsdata (gruppens forside). 3. Ved klik på Ny funktion i faneblad 4. Funktioner under Medlemsredigering for det pågældende medlem. Det drejer sig her om: 1. Blåt Medlem funktionerne medlemsansvarlig, økonomiansvarlig, enhedsansvarlig og enhedsmedlemskab 2. Patruljeleder og assistent 3. Enkelte andre funktioner, som passer godt ind her: Offentlig kontaktperson, webansvarlig og bladmodtager Blåt Medlem funktionerne og leder/bestyrelsesfunktionerne (f.eks. afdelingsleder og kasserer) er i princippet ikke afhængige ad hinanden. Dog bliver gruppeleder og formand automatisk medlemsansvarlig, mens kassereren bliver medlemsansvarlig og økonomiansvarlig. Derudover er I selv ansvarlige for tildelingen af Blåt Medlem funktioner. Det er i det mindste hensigtsmæssigt, at en afdelingsleder er enhedsansvarlig for sin afdeling. Når en leder har underskrevet ledererklæring og fået godkendt børneattesten, er han/hun godkendt som leder i gruppen og kan uden videre tildeles andre lederfunktioner. Det gælder ikke for patruljeledere og assistenter. Derfor er de med her og ikke under Ny lederfunktion. De skal alligevel have børneattest, hvis de er over den kriminelle lavalder. Det kræver dansk lov. Offentlig kontaktperson, se vejledningen Kontaktperson. Du vælger en funktion og et navn. Ved enhedsansvarlig, skal enheden (afdelingen) vælges. Som du kan se, er bladmodtager, offentlig kontaktperson og web-ansvarlig kommet med her, fordi I selv er ansvarlige for disse funktioner på samme måde som Blåt Medlem funktionerne, og der ikke er tale om ledererklæring og børneattest i forbindelse med dem. 23

24 Hvis du vælger en patrulje som enhed, kan du også udnævne patruljeleder og assistent. Slet funktion (deaktiver) Dette gælder både lederfunktioner, Blåt Medlem funktioner og andre. Hvis du vil ændre en leders funktion, så opret altid den nye, før du sletter den gamle. Ellers risikerer I at måtte starte forfra med ledererklæring og børneattest. Det hele kan gøres i rigtig rækkefølge med Ny lederfunktion (nedenfor). Du kan slette (deaktivere) en funktion flere steder: 1. I Medlemsredigering under det pågældende medlem, faneblad 4. Funktioner 2. I Organisationsdata (gruppens forside), faneblad 5. Funktioner, linjen med det pågældende medlem. I begge tilfælde bruges skraldespanden. Du kan ikke slette funktioner, der har forbindelse med bestyrelsen (altså de forskellige former for bestyrelsesmedlem og andre valgte poster). Det kan kun ske ved en ny gruppeindberetning. Deaktivering betyder ikke udmeldelse. Ny lederfunktion Findes under handlinger i menu-søjlen til venstre. Patruljeledere og assistenter, se under Ny funktion ovenfor. 1. Vælg medlem Med mindre du vil ændre en lederfunktion inde i en afdeling, anbefales at gå ind fra gruppens organisationsdata (forside). Du får så en liste over ledere i gruppen. Hvis personen ikke er med her, er han/hun ikke leder, og så skal han/hun underskrive en ledererklæring og en anmodning om børneattest. De sendes til 24

25 korpskontoret, som efter at politiet har godkendt børneattesten foretager ændringen i Blåt Medlem. 2. Vælg enhed Vælg den enhed (gruppe eller afdeling) lederen skal være leder for. 3. Ny lederfunktion 4. Skal tidligere funktioner slettes? Marker tidligere funktion(er), der skal slettes med flueben. 25

26 Opret enhed Findes under Medlem i menu-søjlen til venstre. Det drejer sig om en underenhed, dvs. afdeling (gren), patrulje, udvalg eller arbejdsgruppe. Udvalg kan f.eks. være hytteudvalg. Som nævnt under Medlemsredigering, 3. Medlemskab kan der oprettes et udvalg til børn på venteliste som ikke-medlemmer. Der kan også oprettes virksomhed, men det hører under regnskabsdelen. 1. Enhedstype Vælg enhedstype. Det vil oftest i gruppen være afdeling (som nogle kalder gren) eller patrulje. 2. Navn og aldersgruppe Giv afdelingen et navn. Aldersgruppen er vigtig, fordi den er divisionens eneste mulighed for at lave en liste over ledere i en bestemt gren. I gamle dage, da vi havde de faste aldersgrænser, som mange stadig bruger, kunne man søge på f.eks. tropledere, men med de frie aldersgrænser er det ikke muligt. Du kommer så ind i Organisationsdata (forsiden) for afdelingen og kan udfylde resten. Se organisationsdata i begyndelsen af denne vejledning. Vær opmærksom på, at mange ting i Blåt Medlem nok ikke virker som forventet, når du efter at have oprettet en underenhed har denne som aktuel enhed. Du skal så skifte tilbage til gruppen eller divisionen som vist under Færdselsregler i starten af denne vejledning. 26

27 Luk enhed Findes under Handlinger i menu-søjlen til venstre. Du skal stå i en højere enhed, end den, du skal lukke, dvs. oftest i gruppen. Vælg enhed og dato. Og så lige en bekræftelse: Hvis der er medlemmer i enheden, og de ikke har andet enhedsmedlemskab vil de komme til at stå uden tilknytning, og det er lidt upraktisk. Sørg for at flytte dem først. Ny adresse - under handlinger i menu-søjlen i venstre side. Det er lettere at gå ind i medlemmets stamdata under Medlemsredigering (med Find medlem) og ændre adressen dér. Husk at gemme ændringen. Gruppeindberetning Findes i Handlinger i menu-søjlen til venstre. Efter grupperådsmødet skal der udfyldes en gruppeindberetning. Den går så videre til divisionen til godkendelse og derefter til korpskontoret. Den er grundlag for gruppens anerkendelse som gruppe i DDS. Der er en fyldig vejledning på skærmen over indberetningen. Rapporter Funktionsliste Du kan vælge en dato for listen, hvor listen fra faneblad 5 altid er pr. dags dato. Hvis du vælger kun at få én linje pr. person, er det faktisk en personliste, og funktion skrives ikke. Hvis I bruger pårørende-registreringen, kan du ikke tage en funktionsliste uden at få alle pårørende med. Du har nok ikke megen glæde af at have pårørende med, for det fremgår ikke, hvem de er pårørende for. Listen er opdelt i afdelinger. Virksomheder (fra regnskabsdelen) er også med, men naturligvis uden medlemmer. 27

28 Medlemsliste Du kan vælge en dato for listen, hvor listen Personer fra faneblad 6 altid er pr. dags dato. Du kan vælge, hvilke medlemskaber, du vil have med. Det betyder, at du kan udskrive med eller uden pårørende, som er ikke-medlemmer. Du har nok ikke megen glæde af at have pårørende med, for det fremgår ikke, hvem de er pårørende for. Listen er opdelt efter medlemskab, Korpsmedlemskab, andet medlemskab og ikke-medlemmer. Medlemsstamkort Du kan udskrive stamdata, altså personlige oplysninger, for hvert medlem. Det er oplysningerne fra Medlemsredigering, Stamdata. Her er også pårørendes navne, adresser, telefon og mail med. Det kan være praktisk for lederne at have med på lejr. Som der også gøres opmærksom på før udskriften, er det fortrolige oplysninger, der skal behandles med omhu. Du kan vælge, hvilken afdeling (eller alle) du vil have med. Man kan også bruge medlemsstamkortet til at sende til medlemmerne for at vise, hvilke oplysninger, man har registreret, og for at bede om rettelser til især kontaktoplysninger. Her skal du være opmærksom på, at du kun får medlemsstamkort på pårørende med, hvis du vælger alle i gruppen. DUF-liste, kommuneliste og statistikskema Disse er forklaret udmærket i oversigten over rapporterne. Kommunelisten kan umuligt være fyldestgørende alle steder, da vi har næsten 100 kommuner med hver deres regler. Regnskab Som medlemsansvarlig kan du gå ind i regnskabet og læse i det, men du kan ikke ændre noget. Se i øvrigt vejledningen Kom godt i gang med regnskabsdelen i Blåt Medlem. Udarbejdet april - maj 2012 af Jens Sørensen, Blåt Medlem Arbejdsgruppen 28