Vejledning i masseforsendelse via Doc2Mail

Transkript

1 Vejledning i masseforsendelse via Doc2Mail Indledning Masseflet giver mulighed for at flette flere enslydende breve til flere forskellige personer og i dette tilfælde sende brevene via Doc2Mail (dvs. via digital post eller fjernprint). Der er ikke mulighed for at anvende masseflet fra Acadre. Først skal du indtaste CPR eller CVR, navn, adresse, postnr. og by i et regneark på de personer, du skal skrive til. Der er lavet en regnearksskabelon, som du skal bruge. Start Word. Vælg fanen dynamictemplate. Tryk på knappen Skabeloner. Vælg skabelonen Flettekilde.xltx.

2 Klik på OK. Du kan nu gå i gang med at udfylde regnearket. Feltet CPR_CVR skal du udfylde med et CPRnr eller et CVRnr afhængigt af, om du skriver til en person eller en virksomhed. Hvis modtageren er en virksomhed med flere afdelinger, er der mulighed for at tilføje et Pnr. Du kan sagtens udbygge regnearket med flere oplysninger, som kan flettes ind i dit brev. Et Exel-regneark vil også kunne benyttes som flettekilde. Bemærk at der skal være en kolonne med CPR- eller CVR-nr. af hensyn til fremsendelse via Doc2Mail. Endvidere skal kolonne-overskrifterne i regnearket hedde det samme som i Flettekilde.xltx for at fletningen fungerer.

3 Endvidere skal første fanes navn ændres til DataFlettebrev Vær også opmærksom på, at flettefunktionen er beregnet til regneark med kun ét ark. Hvis du har en regnearksfil med flere ark, så skal du ind i indstillingerne og vælge tabel, systemtabeller, se alle ark. Når du har udfyldt dit regneark gemmer og lukker du det. Du starter Word og under fanebladet dynamictemplate klikker du på Skabeloner. Her vælger du så den brevskabelon du skal benytte til fletning altså enten Brev.dotm eller Brev_Jobcenter.dotm. Sæt ud for feltet Dan dokument som flettebrev. Når du har valgt et flettebrev er det selvfølgelig ikke muligt at skrive i de øverste felter, det er dem, der flettes med regnearket. Men udfyld overskrift og evt. medunderskriver. Klik på OK for at komme videre. I denne dialog vælger du din flettekilde (regnearket med adresser, som du startede med at oprette):

4 Klik på Åbn. Du kan nu indsætte en frase: Vælg knappen Fraser på fanen dynamictemplate Find mappen med din afdelings fraser i mappestrukturen eller skrive dit direkte i brev-skabelonen. Når du er færdig med at skrive brevet klikker du på Doc2Mail under fanebladet dynamictemplate.

5 Herved vil dialogboksen til fletning fremkomme, da Words standard fletning anvendes til at flette dokumenterne til Doc2Mail. Ved tryk på OK flettes de valgte poster til Doc2Mail. Følgende Doc2Mail vindue vises:

6 Det fortæller hvor mange dokumenter du har sat til afsendelse i dette tilfælde 2. Nederst har du mulighed for at vælge om du vil sende alle eller et af gangen øverst kan du følge med i hvor langt du er. Du kan tilknytte bilag, hvis du allerede har gemt bilag. Se nedenstående billede og vælg Tilføj fra arkiv. Hvis du ikke har gemt bilag og ønsker at tilføje et bilag til dine masseflet-breve er du nødt til at gøre dette før du starter massefletningen. Hvordan du uploader/tilføjer et bilag se Doc2Mail bilagsfunktion i dning%20marts% ashx. Hvis du sender et ad gangen, så vises følgende vindue:

7 Hvis du sender alle på én gang får du følgende vindue vist:

8 Se forsendelseslisten for at få vist, hvad du har sendt af sted. For at journalisere dokumenterne kan du enten journalisere brevet og flettekilden eller journalisere de færdigflettede dokumenter. I sidste tilfælde benytter du Words almindelige flettefunktion: Vælg fanen Forsendelser, knappen Afslut og flet. 23. marts 2015 Ebba Meier