Bestyrelsesprotokol nr OTG

Transkript

1 Bestyrelsesprotokol nr OTG Der indkaldes hermed til ordinært hovedbestyrelsesmøde torsdag den 6. februar 2014 kl på kontoret, Danmarksgade 81, 7000 Fredericia. Nedenstående dagsorden indeholder pkt Nr. Emne / oplæg Referat af ordinært hovedbestyrelsesmøde torsdag den 6. februar 2014 kl Tilstede: - Hovedbestyrelsesformand Erik Bennedsen (EB) - Næstformand Karin Engholm (KE) - HB-medlem Annie Kristensen (AK) - HB-medlem Per Ussing Nielsen (PUN) - Suppleant til HB Viggo Nielsen (VN) - Medarbejderrep. Finn Grøn Madsen (FGM) - Direktør Jens Christian Lybecker (JCL) - Sekretær Kristian Post (KP) Afbud: - HB-medlem Kurt Dahl (KD) Velkomst ved hovedbestyrelsesformand Erik Bennedsen. Skriftlig godkendelse af det sidste referat samt dagsordenen. Referat af det sidste FU-møde Hovedbestyrelsesformand Erik Bennedsen bød velkommen til mødet. Det sidste referat samt dagordenen blev godkendt. Det sidste FU-referat taget til efterretning. 159 Beretning fra hovedbestyrelsesformand Erik Bennedsen. Hovedbestyrelsesformandens beretning: Hovedbestyrelsesformandens beretning er ikke skriftlig og er ikke udsendt til hovedbestyrelsen forud for mødet. Deltaget i følgende møder/arrangementer: - Velkomstreception for borgmester Jacob Bjerregaard. - Afskedsreception for advokat Preben Skou-Nielsen, som har valgt at gå på pension. - Formandsmøde, hvor der blev nedsat arbejdsgrupper, som arbejder med den tværgående proces Fremtidens boli.nu mit hjem, vores liv, fælles ansvar

2 Hovedbestyrelsesformandens beretning blev herefter godkendt 160 Beretning fra direktør Jens Christian Lybecker. Direktørens beretning er skriftlig og er udsendt den 29. januar 2014 til hovedbestyrelsen. Direktøren gennemgik den udsendte beretning: ORGANISATION / PERSONALE LEAN - Workshop Hele personalet i boli.nu har den 4. februar 2014 deltaget i en LEAN Workshop på IBC Kolding. Det var god dag, hvor vi fik leget med begrebet LEAN og fik det prøvet af med øvelser over hele dagen. Nu er det op til os at tage det til os og arbejde med det. TN og MW får en stor opgave i forhold til driften og få det effektueret. Den 11. marts 2014 drager boli.nu s personale igen til IBC i Kolding for en opfølgning på LEAN workshoppen den 4. februar 2014 samt til en kreativ dag på IBC. Ændret organisationsplan er udsendt til HB. DC Bent Laursen har på MUS-samtalen i efteråret 2013 givet udtryk for, at han havde rigeligt at gøre med helhedsplanerne og det er meget svært at nå det hele og samtidig være udviklende i Teknisk Afdeling. boli.nu ændrer derfor organiseringen i Teknisk Afdeling. Der oprettes en stabsfunktion som projektleder til Bent Laursen, som kun skal være på byggesager. Teknisk Afdeling nedlægges og en driftsafdeling oprettes, som består af 3 driftsledere i selvstyrende teams med reference til direktøren. 2 driftsledere med afdelingsportefølje og 1 driftsleder med særlige opgaver. Byggesager indtil der foreligger et godkendt skema A ligger hos Direktøren, derefter overgår byggesagerne til projeklederen. Den 1. marts 2014 kan planen effektueres.

3 ADMINISTRATION Bagfacaden annonce og artikel i Lokalavisen. BOLIGSOCIALE HELHEDSPLANER I AFD. 10, 11 og 12 Pågår AFDELING 10 KORSKÆRPARKEN Stade projekt - Sagen pågår og er under projektering. AFDELING 12 SØNDERPARKEN Stade projekt - Sagen pågår og er under projektering. Konflikthåndtering mellem Rambøll og Enemærke og Petersen. Den 21. januar 2014 blev der på Hindsgavl Slot afholdt et seminar / møde med deltagelse af repræsentanter fra Enemærke & Petersen, Rambøll samt boli.nu vedr. konflikthåndtering. Uafklarede forhold vedr. økonomi, tid samt hvilke renoverings- og ombygningsarbejder, der reelt er indeholdt i tilbuddet fra E&P medfører et anspændt klima i samarbejdet mellem Rambølls repræsentanter på byggesagen samt Enemærke og Petersen. Konflikterne har over en tid udviklet sig fra at være rent fagligt baseret til at blive personlige angreb mellem parterne. Mødet resulterede i, at arbejdet i den nedsatte Task Force gruppe genoptages, hvorefter det er målet, at der kan skabes klarhed over hvilke punkter der henstår som uafklarede for herefter at finde løsninger af både teknisk, praktisk og økonomisk karakter, så byggepladsen ikke involveres i de overordnede beslutninger. Mødet blev gennemført i en konstruktiv og positiv tone, som tilsvarende gerne skal efterlade deltagerne med et positivt indtryk af det fremtidige forløb og samarbejde. Mødet blev faciliteret af Attractor, som er Rambølls konsuletteam. Referat tidsplansmøde den 10. januar 2014, vedr. ændring af udførelsestidsplanen. Aktivitetshus Sønderparken Stade projekt - Sagen pågår og er under projektering AFDELING 15 RANDALSPARKEN Stade projekt

4 Beretning fra andre hovedbestyrelsesmedlemmer. Udvalg under hovedbestyrelsen. - Sagen pågår og er under projektering AFDELING 7 SKANSEPARKEN - Sagen pågår. Helhedsplanen er fremsendt til Landsbyggefondens behandling. Bolinu.net Indkaldelse til bolinu.net bestyrelsesmøde den Direktørens beretning med tilhørende bilag blev godkendt. VN: Afdelingsformanden i afd. 24 Thygesminde Alle 1, går af grundet sygdom. Afdelingsbestyrelsen mødes den 7. februar 2014 for en drøftelse af det videre forløb. Kan der gøres noget ved parkeringen mm på Thygesminde Alle. JCL svarede, at boli.nu på vegne af lejerne i boli.nu s afdelingerne på Thygesminde Alle kan rette en forespørgsel til Fredericia Kommune. PUN: Intet at bemærke. AK: Intet at bemærke. KE: Intet at bemærke. FGM: Intet at bemærke. Nedsatte udvalg: Udvalg for energi, miljø og bæredygtighed: - Marie Willesen, Erik Bennedsen, Per Ussing Nielsen og Jens Christian Lybecker Status: Møde i udvalget er afholdt. Der indkaldes til nyt møde med et nyt oplæg. Udvalg for kommunikation- & informationsudvalg: - Karin Engholm, Per Ussing Nielsen og Jens Christian Lybecker. Status: Møde med Kragelund Kommunikation er afholdt og Kragelund Kommunikations arbejde pågår. Byggeudvalg: - Kurt Dahl, Karin Engholm og Jens Christian Lybecker Status: Pågår. Forretningsudvalg: - Hovedbestyrelsesformand Erik Bennedsen, næstformand Karin Engholm og direktør Christian Lybecker Status: Møder afholdes hver måned forud for hovedbestyrelsesmøderne.

5 163 Eventuelt. Hovedbestyrelsen besluttede, at Forretningsudvalget på næste møde drøfter underholdning mm til boli.nu s 70 s jubilæum og derefter drøfter det på hovedbestyrelsesmødet i marts Næste ordinære hovedbestyrelsesmøde afholdes torsdag den 6. marts 2014 kl på administrationens kontor, Danmarksgade 81, 7000 Fredericia. Ellers intet at bemærke. Mødet slut.

6 Indstillinger: BL informerer nr.: 1 4 Udsendte: Udbud kommunale almene boliger Indkaldelse og infor-mation om valg til BLs repræsentantskab, bestyrelse og kredse.

7 Ovenstående referat er godkendt af hovedbestyrelsen. Fredericia, den 6. marts Erik Bennedsen Karin Engholm Annie Kristensen Per Ussing Nielsen Kurt Dahl Viggo Nielsen Finn G. Madsen

8