Årsrapport for 2015 Område Midt/Vest

Transkript

1 Årsrapport for 2015

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Det økonomiske resultat indenfor selvforvaltning Redegørelse for det økonomiske resultat Opfølgning på selvforvaltningsmålene Redegørelse for målopfyldelsen Bemærkninger i øvrigt...5 Februar 2016 Side 2

3 1. Indledning Årsrapporten er Byrådets styringsredskab for opfølgning på et budgetår i den selvforvaltende virksomhed og en naturlig fortsættelse af den indgåede selvforvaltningsaftale mellem virksomheden og det politiske udvalg/center. I årsrapporten opgøres det økonomiske resultat med overskud eller underskud for det netop afsluttede budgetår. I årsrapporten foretages ligeledes en opfølgning på selvforvaltningsmål for det forløbne år. Virksomheden kan kommentere på både det økonomiske resultat og målopfyldelsen. Årsrapporten danner udgangspunkt for dialog mellem virksomheden og det politiske fagudvalg og center. Samtidig skal årsrapporten ses i sammenhæng med det efterfølgende års selvforvaltningsaftale. 2. Økonomi 2.1. Det økonomiske resultat indenfor selvforvaltning Virksomhedens økonomiske overførsel fra 2014 til 2015 samt den opgjorte overførsel fra 2015 til Overførsel fra 2014 til 2015 Resultat for året 2015 Overførsel fra 2015 til Kr Kr Kr. Procent af bruttobudgettet 4,4 % -= overskud; + = underskud 2.2. Redegørelse for det økonomiske resultat Her under beskrives årsager til overskud eller underskud, bevidst handling, mange uforudsete udgifter, afvikling af underskud, anvendelse af overskud mv. Ved merforbrug over 3% skal udarbejdes særskilt handleplan 1. : Redegørelse: Lønudgifter: I 2014, inden indførelse af områdeledelse, blev alle institutionsledere bedt om at tilpasse lønudgifterne i enhederne, så de harmonerede med det forventede udmøntede budget 2015, med de store besparelser der var besluttet indenfor CDAs område. Dette var ikke blevet gjort i langt størstedelen af Område Vests tolv enheder, og jeg overtog derfor ansvaret for tolv budgetter som ikke var i balance. I en enhed var der f.eks. bevidst prioriteret et overforbrug på løn, som skulle finansieres af overført overskud fra tidligere år, hvilket skabte et forvrænget billede af virkeligheden. Flere steder var der ikke afsat midler til uforudsete lønudgifter, ved f.eks. ophør af ansættelser eller overenskomstmæssige lønstigninger/løntillæg, hvorfor sådanne udgifter forårsagede et merforbrug på løn. Områdeledelse blev indført , og på det tidspunkt var budgetterne til de 12 enheder allerede meldt ud, og da der ikke var aftalt nogen egentlig opgave og kompetencefordeling inden start, skulle dette først på plads mellem områdeleder og daglige ledere, før jeg kunne begynde at handle på økonomien. I løbet af 2015 blev flere medarbejdere indstillet til afsked pga. langtidssygdom. Men da disse alle havde mellem seks og ni måneders opsigelse, har det ikke nået at få indflydelse på det økonomiske resultat for Resultatet heraf ses 1 Skabelonen til handleplanen er vedlagt som bilag i sagen, der hvor det er relevant Februar 2016 Side 3

4 derfor først i Desuden gik flere på efterløn og flere søgte ligeledes nye udfordringer, hvilket på den lange bane gav mulighed for at harmonisere lønudgifter til det udmøntede budget. Samtidig stod vi med opgaven at lukke en enhed og rokere medarbejdere samt børn til andre enheder. Dette gennemførte vi med succes og fastholdt de dygtige medarbejdere fra enheden i opståede vakante stillinger. I en af enhederne opdagede jeg i januar 2015, at der blev brugt betydeligt flere lønmidler i forhold til det afsatte beløb til faste medarbejdere. Dette har betydet, at enhedens underskud er blevet øget betydeligt år for år indtil Den pågældende institutionsleder er flere gange i årene forinden, blevet bedt om at reducere i medarbejderstaben så der opstod balance. Det var ikke blevet gjort. Der var samtidig et yderst belastet arbejdsmiljø, der bl.a. viste sig som højt sygefravær og udslag i APV. Lederen var belastet af personlige og private problemer, og var i flere perioder af året sygemeldt. Denne udfordring stod i konflikt med at jeg havde brug for at afskedige en medarbejder i enheden, men dette burde gøres i samråd med den daglige leder. For at værne om et belastet arbejdsmiljø, som kunne blive dyrt på en anden måde, hvis jeg gik ind fra højre og handlede, vurderede jeg at det bedste ville være at afvente den igangværende ledelsesmæssige afklaring, inden jeg regulerede i medarbejdere. Den ledelsesmæssige afklaring er nu afsluttet, og der er foretaget reduktion af medarbejdere, således at der er opnået balance i enhedens lønudgifter. Ikke kun forbruget på fast løn har påvirket årsresultatet. Også på lederlønningerne har der været et merforbrug i forhold til budget. I 2015 har der været flere bevægelser i lederteamet, som har haft økonomiske konsekvenser primært som konsekvens af udbetaling af ferie, mens der i et enkelt hus har været dobbelt udgift til lederløn i december pga. særlig aftale i forbindelse med opsigelse af ovennævnte daglige leder. Der er tale om i alt kr Jeg var ikke klar over at merforbrug på lederløn skulle finansieres af områdets øvrige budget, hvilket jeg har taget til efterretning for fremtidige ubalancer. Børnetallet: Område Vest er som mange andre udfordret af det faldende børnetal. I starten af år 2015 lagde jeg strategi for at nedbringe underskud i området sammen med Johnni Helt. Udover at underskuddet fra 2014 skulle indhentes, hvilket vi aftalte skulle gøres over 2 år, viste tal fra Prokap trukket for hele år 2015, at der samtidig burde reduceres i lønudgifter pga. tomme pladser. På baggrund af at de daglige ledere i 2014 ikke allerede havde tilpasset budgettet til 2015 niveau, lå der derfor samlet set en stor opgave forude for at opnå balance, hvilket ville påvirke organisationen meget. Til ledersparring aftalte jeg med Johnni at jeg skulle nøjes med at trække tal frem til juni i Procap, da tallene for hele året fik det til at se meget negativt ud. Jeg fulgte dette råd og via denne afgrænsning så tallet mere positivt ud, og der var ikke behov for at reducere lige så kraftigt i medarbejdere pga. tomme pladser. Men dette viste sig desværre ikke at holde stik. Det er en udfordring, at det indmeldte antal børn i princippet kan ændre sig fra måned til måned ud fra opskrivning og principper, som vi ikke umiddelbart har kendskab til, mens en medarbejder i gennemsnit har seks måneders opsigelse ved en regulering for børnetallet. Det er, af samme årsag, en udfordring for budgetlægningen, at vippen reguleres midt i budgetåret med eventuelle nye økonomiske udfordringer til følge. At forudsige børnetallet udover tre måneder frem i Prokap er en udfordring, og beror delvist på skøn og erfaring fra tidligere år i pågældende enhed. En vurdering ud fra Prokap har konsekvenser både for økonomien, medarbejdernes ansættelser og normeringen i den enkelte enhed. Der savnes derfor et værktøj, som kan hjælpe til en bedre forudsigelighed. Da man valgte, at udsætte beslutning af ny vippe og dermed lukning af Lagunen fra 1/7 til 21/9 fik dette økonomiske konsekvenser for Område Vest. Lagunen fik ganske vist justeret lønbudgettet, så lønudgifterne frem til 21/9 blev finansieret, men det antal børn, som var planlagt til at blive overført fra Lagunen til Møllen og Frit 16 1/7 blev først overflyttet 21/9, hvilket betød, at der var et stort antal manglende børn i disse to huse iflg. Prokap i perioden 1/7 til 21/9. Området er generelt meget udfordret af tomme pladser i Sandved/Fuglebjerg, samt i de to rene børnehaver; Frit 16 samt Møllen. I forbindelse med ny vippe ønskes dette reguleret så der opnås en større robusthed og forudsigelighed. Refusioner: Området afventer udbetaling af godkendte refusioner for barsels- samt plejeorlov og jobrotationsmidler fra 2015 svarende til kr Disse blev ikke udbetalt inden året blev afsluttet på trods af, at der blev rykket flere gange. Februar 2016 Side 4

5 Tilbageholdte midler: For at indhente underskuddet fra 2014, blev der i 2015 tilbageholdt 50% af rammen, svarende til kr. 1,5 millioner. Denne beslutning har betydet, at vi har begrænset øgning af underskuddet betragteligt i forhold til hvad vi ellers ville have set. Samlet set er underskuddet og øgningen heraf primært opstået på baggrund af merforbrug i enkelte enheder forårsaget af manglende tilpasninger til vippen løbende gennem årene. Derudover har der været ekstra lønudgifter som følge af opsagte medarbejdere/medarbejdere som af den ene eller anden årsag har valgt at forlade området samt manglende refusioner. Alle ovenstående parametre er der taget højde for i budgetlægningen og opfølgningerne i Alle tiltag for at undgå ovenstående scenarier er præsenteret i områdets handleplan for Vi forventer at kunne styre og stabilisere økonomien i Område Vest langt bedre i 2016, idet vi fra årets start har lagt et holdbart budget, der tager hensyn til indhentelse af underskud, manglende børn m.v. og fordi ansvaret for budgettet endeligt er overgået til områdeleder, der delegerer ansvar til de daglige ledere for mindre dele af budgettet via afdelingsaftalerne. 3. Opfølgning på selvforvaltningsmålene I nedenstående skema skal virksomheden beskrive målopfyldelsen på selvforvaltningsmålene for Vurderingen af målopfyldelsen sker i form af smileys Under oversigten over målopfyldelsen på selvforvaltningsmålene har du mulighed for at uddybe resultatet. For at sikre et hurtigt visuelt overblik over målopfyldelsen anvendes tre forskellige smileys med følgende betydning. Skriv selvforvaltningsmålet ind i nedenstående oversigt og kopier den relevante smiley ind i skemaet herunder. De tre smileys har følgende betydning: Slutopfølgning 2015 Resultatet er nået. Tidsplanen er holdt. Resultatet er i alt overvejende grad nået. Tidsplanen er i alt overvejende grad overholdt. (Forsinkelsen er mindre end 3 måneder) Resultatet er ikke nået Tidsplanen er ikke holdt. Mål ændret Der kan dermed ikke følges op på målet. Kommentarer: Hvis der anvendes røde eller gule smileyer, skal der kortfattet kommenteres på målopfyldelsen: Hvorfor er resultatet/tidsplanen ikke overholdt, hvad er konsekvenserne heraf og hvordan bringer vi os i mål Hvis de anvendes mål ændret skal det beskrives, hvem/hvorfor målet er ændret (ekstern ændring, politisk godkendelse) Nr. Selvforvaltningsmål (navn/titel) Smiley Resultat Smiley Tidsplan Viderefør es målet i 2016? (Ja/nej) Februar 2016 Side 5

6 1. Mål for arbejdet med børns sproglige udvikling 2. Udarbejdelse af fusionsplan. 3. Afklaring af det fremtidige job for de daglige ledere 4. Medinddragelse af forældre i læreplansarbejdet Redegørelse for målopfyldelsen Herunder skal du redegøre for målopfyldelsen. Hvis målet ikke er opfyldt i indeværende år og der derfor er anvendt den røde smiley, så skal der i tabellen herunder redegøres for konsekvenserne af, at målet ikke er opfyldt. Herudover er du velkommen til i øvrigt at redegøre for målopfyldelsen. (Tabellen vil udvide sig i takt med, at du skriver) Mål Konsekvenser af ikke opfyldt mål samt evt. redegørelse for målopfyldelsen nr. 1 Der er tegn der tyder på at børnenes sproglige niveau generelt er blevet dårligere, hvilket undersøges nærmere i samarbejde med CDA. 2 Fusionsplanen er udarbejdet og følges. Målet er to-årigt og derfor er vi ikke i mål med alle temaer endnu. 3 I Vest gik vi hurtigt i gang med at afklare det fremtidige job for de daglige ledere, inkl. fordeling af opgaver og kompetencer. Midtvejsevaluering af områdeledelse viser behov for at se nærmere på denne fordeling af opgaver, samt på definitionen af de daglige lederes pædagogiske tid. 4 I Vest inddrages forældrene i læreplansarbejdet på den måde at læreplanerne er tilgængelige for forældrene. Desuden drøftes de på forældrerådsmøder samt overordnet i områdebestyrelsen. Den gule smiley er udtryk for, at vi ikke har brugt så meget tid på dette mål i 2015, hvor meget andet har været vigtigt Bemærkninger i øvrigt (Mulighed for at komme med bemærkninger til virksomhedens daglige drift i 2015, selvforvaltningsaftalen, selvforvaltningsreglerne m.v.) Februar 2016 Side 6

7 Dato: Virksomhedsleder Februar 2016 Side 7