ÅBENT Referat fra bestyrelsesmøde mandag den 19. september 2016, kl , på kontoret Damhusvej 5, 5750 Ringe.

Transkript

1 Boligforeningen Faaborg-Midtfyn Bestyrelsen ÅBENT Referat fra bestyrelsesmøde mandag den 19. september 2016, kl , på kontoret Damhusvej 5, 5750 Ringe. Fra bestyrelsen: Edel Andersen, Diana Fjeldstad, Connie Hald, Susanne Lindhardt Flemming Petersen, Karina Rasmussen og Frans Steenholdt. 1. suppl. Ulla Søgaard Boligkontoret Danmark: Conny Bruun og Jørgen Slangerup Dagsorden: 1. Velkomst og indledning v/formanden. 2. Godkendelse af Dagsorden, Referat fra bestyrelsesmøde d. 8. august Opfølgning på aktivitetsoversigt og beslutningsark udsættes til næste møde efter aftale med formanden. 3. Revisionsprotokol der intet til behandling. 4. Meddelelser fra formanden og administrationen 5. Oplæg til regulering af indskud oversigt vedhæftet - Vedhæftede Excel fil vil blive gennemgået på mødet, men i kan allerede danne jer et hurtigt overblik over hvor vi kan ændre, ud fra bemærkningerne i den sidste kolonne. Ved beregning af den gennemsnitlige udgift pr. kvm. til henholdsvis normalistandsættelse og mislighold, har vi anvendt tal fra de sidste 3 år. Vi skal dog også have fokus på, at istandsættelsen ved fraflytning er blevet billigere efter malerarbejdet har været udbudt, og at underskud i en flytteopgørelse, der kan medfører risiko for tab, også kan være lejerestancer. Bemærk listen ikke viser ungdomsboliger. Der opkræves depositum, der reguleres efter ændring i lejen. Depositum er normalt 3 måneders leje. 6. Beboerudvalgene, status på arbejdet Marketing Målsætning IT Trækningsret Effektiv drift Byggeudvalg Nudgingudvalg Generalforsamlingsudvalg 7. Behandling af indstilling fra effektiv drift udvalget vedhæftet (behandles som lukket punkt) 8. Behandling af målsætninger efter indstilling af udvalget: Hovedtema: Økonomi og drift vedhæftet i samlet fil o Administrationshonorar o Egenkapital o Indkøb Side 1 af 8

2 Hovedtema: Boligafdelingerne - vedhæftet i samlet fil o Beboerservice o Fremtidssikring og konkurrenceevne o Henlæggelser Energi - vedhæftet i samlet fil 9. Nybyggeri 10. Afdelingerne 11. Status på udlejningen 12. Økonomi, a) budgetkontrol for selskabet vedhæftet b) Samtykke til låneomlægning i afd eksisterende lån kan med fordel omlægges nu til lån med lavere rente og lavere årlig ydelse. I resten af lånets løbetid svarer det til en samlet besparelse på ca. kr Dokumenter medbringes på mødet, men omlægningsberegning er vedhæftet. 13. Evaluering af mødet 14. Eventuelt. Ad 1 Velkomst og indledning v/formanden. Formanden bød velkommen. Ad 2 Godkendelse af dagsorden, referat fra bestyrelsesmødet d Formanden indstillede til bestyrelsen, at der til dagordenen blev tilføjet et nyt lukket pkt. 5, vedrørende behandling af en fortrolig henvendelse. Referat fra mødet d blev godkendt og protokol underskrevet. Dagsorden blev godkendt med ændringer som foreslået af formanden, Ændret dagsorden: 1. Velkomst og indledning v/formanden. 2. Godkendelse af Dagsorden, Referat fra bestyrelsesmøde d Revisionsprotokol der intet til behandling. 4. Meddelelser fra formanden og administrationen 5. Nyt lukket punkt 6. Oplæg til regulering af indskud 7. Beboerudvalgene, status på arbejdet 8. Behandling af indstilling fra effektiv drift udvalget. 9. Behandling af målsætninger efter indstilling fra udvalget Lukket Punkt 10. Nybyggeri 11. Afdelingerne 12. Status på udlejningen 13. Økonomi 14. Evaluering af mødet 15. Eventuelt Ad 3 Revisionsprotokol Der var intet til behandling. Side 2 af 8

3 Ad 4 Meddelelser fra formanden og administrationen Fra formanden: a) Modtaget henvendelse fra Boligkontoret Danmark med orientering om ikrafttrædelse af det nye kontanthjælpsloft. Da boligstøtten udbetales direkte til udlejer, kan det som følge af kontantloftsreguleringen umiddelbart opfattes som at der er sket en lejestigning. Der er dog sket lejestigning pr i vores boligforening. Den boligsociale gruppe i Boligkontoret Danmark er klar til at hjælpe med vejledning til beboere der henvender sig. b) Modtaget henvendelse fra Faaborg-Midtfyn Kommune med oplysning om byggemodning af den gamle Kro grund i Ryslinge, der er nabogrund til vores byggeri på Rødamsvej. At kunne tiltrække flere ressourcestærke til Ryslinge er et en positiv udvikling for vores boligområde og for hele Ryslinge by. c) Modtaget invitation fra Faaborg-Midtfyn kommune om høring vedrørende den fremtidige plan for Ringe Kost og Realskole. Connie Hald og Karina Rasmussen deltog. Nyt tiltag med udvidelse med tilbud til elever fra 0-5. klasse medfører et behov for flere bygninger på området. Skolens mål er selv at kunne bestemme nybyggeriets art. Af hensyn til evt. forringelse eller gener for boligforeningens afd. 14, skal vi holde nøje øje med forslag til ændring af lokalplanen. d) Orientering om udbud af diverse kurser for afdelingsbestyrelser og nye medlemmer i organisationsbestyrelser. Som nyt arrangeres der kursus i IPads i samarbejde med AOF. Boligkontoret sender invitation og kursusplan ud til bestyrelsesmedlemmer. Når bestyrelsesmedlemmer har været på kursus, skal kopi af kursusbeviset indsendes til organisationsbestyrelsen. e) Der er Lokalrådsmøde på Fyn d , som holdes i Kollektivhuset Kragsbjerghave. f) D. 3. og 4. februar 2017 er der Lokalrådsseminar i Bogense. Temaet er effektiv drift og hvordan vi håndtere psykisk syge beboere. Fra administrationen: g) Der er ansat ejendomsfunktionærvikar indtil udgangen af oktober måned Ansat er Jørgen Johansen. Ad 5 Nyt lukket punkt Ad 6 Oplæg til regulering af indskud Som opfølgning på handlingsplanen til Egenkontrollen er et af fokusområderne at undgå/reducere tab på fraflytninger. Egenkontrollens anbefaling er at se på om der er behov for at forhøje indskuddene. Indskud opkræves og henstår til dækning af lejers forpligtelser til istandsættelse ved fraflytning. Lejemålsoversigt fremsendt forud for mødet. Oversigten viser forslag til forhøjelse, men også hvor indskud vurderes passende. Ved beregning er anvendt den gennemsnitlige udgift pr. kvm for hhv. normalistandsættelsen og mislighold, tilbage fra de sidste 3 år. Side 3 af 8

4 Det skal fremhæves, at disse tal er historiske og at vi jo har en forventning til en besparelse på istandsættelse ved fraflytning efter udbud af malerarbejdet. Det skal også fremhæves, at tab ved fraflytning ofte inkludere større lejerestancer, så en vurdering alene på istandsættelsen er ikke nok. Skal vi tage højde for at have indskud nok til imødegåelse af mulige lejerestancer i forbindelse med fraflytning, vil vi skulle have urealistiske høje indskud, der i sig selv vil være en økonomisk begrænsning for en stor del af vores boligsøgende. Bestyrelsen besluttede enstemmigt at udsætte beslutning med forhøjelse af indskud til september 2017, så vi kan se effekten på baggrund af de nye priser og den forventede besparelse på istandsættelsen. Udviklingen på tab ved fraflytninger følges i perioden. Opgaven med indskudsforhøjelse tilføjes aktivitetsoversigten. Ad 7 Beboerudvalgene, status på arbejdet Formanden gjorde opmærksom på eventuelle tiltag og forslag der er resultat af udvalgsarbejdet skal for god ordens skyld fremlægges og godkendes i bestyrelsen. Udvalgene opfordres derfor i god til at indsende noter og oplæg til Conny i administrationen, så det kan blive sat på dagsordenen og oplægs udsendes forud for mødet. Marketing: Der er aftalt nyt møde til d kl Vi har deltaget i følgende arrangementer: Open by Night i Ringe d Ryslingedagen d Open by Day i Gislev d , vores evaluering viser, at det har været nogle gode dage med mange besøgende. Der er udleveret ca. 100 goodiebags. Til næste gang ønskes hjælp til opsætning af pavillonen. Der ønskes indkøb af flere små ting bl.a. et lille klapbord. Målsætning: Som det fremgår af dagsordenen er der målsætninger til behandling og godkendelse fra udvalget. Næste møde er aftalt til d IT: Der har ikke været afholdt møde endnu. Der skal aftales dato for nyt møde v. Tovholder. Trækningsret: Næste opgave for udvalget er at få indhentet og behandlet tilbud på de prioriterede opgaver. Der er ikke aftalt nyt møde. Effektiv drift: Som det fremgår af dagsordenen er der også fra dette udvalg oplæg og indstilling til behandling i bestyrelsen. Som en del af handlingsplanen til effektiv drift er det aftalt at der vores rengøring af trapper, fælleshuse og institutioner skal i udbud. Det arbejdes der videre med. Samhandelsaftale indgået med Byens VVS. Det er en 2-årig aftale. Der er opnået besparelser på ca. 50 kr. pr. time. Der arbejdes videre med samhandelsaftaler med tømrer og el-installatør. Byggeudvalg: Det har ikke været aktuelt at møde endnu, men byggeudvalget inddrages i møder mv. med Ryslinge Pensionistboligforening og projektet med billig boliger. Der rykkes for status på helhedsplanen i afdeling Der rykkes for endelig tilbagemelding om Damhusvej 7 lejl. 7 og 13 må istandsættes og genudlejes. Side 4 af 8

5 Der aftales nyt møde med Kuben v. Martin Holst d kl på kontoret i Ringe. Nudgingudvalg: Der er indgået aftale med oplægsholder, så fællesmødet med afdelingsbestyrelserne rykkes til den kl Generalforsamlingsudvalg: I bestræbelserne på at få flere medlemmer til at deltage i den ordinære generalforsamling, har udvalget udsendt spørgeskemaer. Der er frist for besvarelse d , så resultatet vil blive fremlagt på næste møde i oktober. Nyt fra udvalgene blev taget til efterretning. Ad 8 Behandling af indstilling fra Effektiv drift udvalget Lukket punkt Ad 9 Behandling af målsætninger Målsætninger til godkendelse: Udvalget har i årets løb arbejdet med en del målsætninger, og vi er nu klar til at præsenterer dem for resten af bestyrelsen, således de kan få gyldig virkning. Tilføjelser som udvalget har foretaget er indført i oplæggene med rød skrift. Målsætninger vi skal godkende er i hovetemaerne: Økonomi og drift, samt Boligafdelingerne. Følgende målsætninger blev godkendt som indstillet: Hovedtema: Økonomi og drift o Administrationshonorar o Egenkapital o Indkøb Hovedtema: Boligafdelingerne o Beboerservice o Fremtidssikring og konkurrenceevne o Henlæggelser o Energi Ad 10 Nybyggeri Intet til drøftelse pt. Ad 11 Afdelingerne Afd. 2 - Administrationen har modtaget ønske fra beboerne om afholdelse af et ekstraordinært møde, med forslag om faste P-pladser. Administrationen mangler fortsat at få et konkret forslag, så det fremgår efter hvilke kriterier P-pladserne fordeles. Afd. 5 - lukket punkt Afd Vedrørende tagrenoveringen er det besluttet at sætte rådgiver på i forhold til materialevalg og procedure ved bortskaffelse af det gamle asbest tag. Side 5 af 8

6 Afd Udskiftet vaskemaskine i fællesvaskeriet. Afd Der er sendt selvaflæsningskort til beboerne. Vandmålerne skal aflæses i forbindelse med beslutning om at ændre fra kollektiv til individuel vandopkrævning pr Der er aftalt mødetidspunkt for info møde med beboerne om at være frivillig og engagere sig i sin boligafdeling. Det er målet at vi kan få valgt en afdelingsbestyrelse på afdelingsmødet i Mødet holdes d kl på kontoret i Ringe. Informationerne blev taget til efterretning. Ad 12 Status på udlejningen Pt. 5 ledige boliger, heraf 1 ungdomsbolig i Byhaven der er genudlejet, og 1 bolig i Kastanieparken der er reserveret. Ingen udsigt til tomgang. Det forlyder at nogle store træer ved Kastanieparken 28 er medvirken til, at de boligsøgende ikke ønsker denne bolig. Træerne står på privat grund. Undersøges evt. nærmere. Informationerne blev taget til efterretning Ad 13 Økonomi Følgende er til behandling: a) budgetkontrol for selskabet: Der er ingen budgetoverskridelse og vi er jo tæt på årsafslutningen. Ved næste budgetudarbejdelse skal tilstræbes at budgettal og de bogførte udgifter føres på samme konto. b) Samtykke til låneomlægning i afd eksisterende lån kan med fordel omlægges nu til lån med lavere rente og lavere årlig ydelse. I resten af lånets løbetid svarer det til en samlet besparelse på ca. kr Budgetkontrollen blev taget til efterretning. Bestyrelsen besluttede at give samtykke til låneomlægning af lån i afdeling Relevante dokumenter underskrevet. Ad 14 Evaluering af mødet Det har været et effektivt møde. Det er fint med mødestart kl , og at der kaffe og lidt brød til mødestart og indkøb af rugbrød og lidt pålæg til frokost. Indkøb til mødet går på skift og aftales fra møde til møde. Forplejning til næste møde: Connie Hald Side 6 af 8

7 Ad 12 Eventuelt Der er aftalt følgende møderække Mandag d kl Mandag d kl Mandag d kl Fredag d kl Fredag d kl Mandag d kl OB møde før fællesmøde med afdelingsbestyrelserne i Vesterparken Fællesmøde med afdelingsbestyrelserne med foredrag om nudging, i Vesterparken. OB møde kontoret OB møde med afsluttende julefrokost kl , i Vesterparken Julefrokost for bestyrelsen, personale og administration i Vesterparken OB møde - kontoret Onsdag d kl OB møde før fælles budgetmøde 2017 i Vesterparken Onsdag d kl Fælles budgetmøde 2017 I Vesterparken Onsdag d kl Onsdag d kl OB møde før ordinær Generalforsamling, på Det Gl. Posthus Generalforsamling på Det Gl. Posthus Mødet slut: Referat udsendes til organisationsbestyrelsesmedlemmerne og Boligkontoret Danmark. Referent: Conny Bruun Odense d Side 7 af 8

8 Bestyrelsens underskrift: Edel Andersen Karina Rasmussen Frans Steenholdt Diana Fjeldstad Flemming Petersen Connie Hald Susanne Lindhardt Side 8 af 8