Projektopgave: Ændring af løndata

Transkript

1 Projektopgave: Ændring af løndata Af XXX Dato: XXX 1

2 Indledning: Jester laver arbejde for flere private og kommunale interessenter/virksomheder samt drifter eget lønsystem Joe samt sammen med Johnson A/S. Jeg har valgt at fokusere på processen ændring af løndata hos en enkelt kunde, da der er flere i mine øjne unødvendige frem-og-tilbage-trin i processen, ligesom der er meget unødvendig liggetid/ventetid, som jeg er sikker på, vi kan eliminere. Jeg har tegnet processen, som jeg husker den med lidt fri fantasi oveni I procesdiagrammerne har jeg ikke regnet selve procestiden med, da den er irrelevant i forhold til problemstillingen jeg skønner, at den ligger på i omkredsen af en halv time inkl. alle interessenter. Det er derfor alene gennemløbstiden jeg fokuserer på. Opgaven er bygget op på følgende måde: 1 Problem A3 inkl. analyseværktøj Se vedhæftede dokument 2 As-is procesdiagram/kortlægning Se vedhæftede dokument 3 Liste over forbedringsforslag 4 To-be procesbeskrivelse Se vedhæftede dokument 1. A3 2

3 Fiskebensdiagram til A3 For lang gennemløbstid Pareto til A3: 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Series1 3

4 2. AS-IS-processen: Kommentarer til AS-IS: Jeg har gjort opmærksom på nogle hotspots: Hotspot 1: Centraladministrationen ender som flaskehals, eftersom aftalen med kunden var, at alle henvendelser, skulle gå igennem dem. Vi ville derfor undersøge, om vi kunne indgå en ny aftale med dem, hvis vi kunne fremvise en ny værdistrøm med en stor tidsmæssig besparelse. Hotspot 2: Her tænkte vi, om man kan screene sagerne for manglende materiale, når vi modtager dem. På den måde, vil vi spare liggetid, før man bliver klar over, at der mangler materiale for at kunne behandle ændringen. Hotspot 3: Er der nogen grund til, at vi printer og scanner og printer og scanner igen? Kan vi ikke modtage alt elektronisk og oprette et elektronisk arkiv til materialet, vi modtager? 3. Forbedringsforslag: a. Få lavet en interaktiv blanket, som skal udfyldes hos afdelingen. Blanketten skal være knyttet op mod lønsystemet, sådan at de data, afdelingen taster ind, bliver lagret direkte i lønsystemet. b. Skær hele processen hos centraladm. Væk. c. Undgå at printe dokumenterne ud alt må kunne ske elektronisk både hos os og hos kunden. 4

5 d. På sigt at komme af med regnearksløsningerne hos os selv vi er i gang med at finde en løsning, hvor man kan kigge direkte på en log i systemet. 4. TO-BE-processen: Kommentarer til TO-BE: Medarbejderne tegnede den nye proces, som de mente, den skulle se ud. Den blev forelagt kunden og blev godkendt på baggrund af den tidsmæssige besparelse. Processen ville desuden udmønte sig i færre henvendelser fra medarbejderne over deres lønsedler, da den hurtigere behandling ville gøre, at ændringerne ville komme med på lønsedlen op til en måned tidligere end med den gamle proces. Det viste sig, at der kommer så mange ændringer, at det ikke umiddelbart kan lade sig gøre at screene sagerne, når de kommer ind. Det skønnes, at der mangler materiale i 10% af sagerne, hvilket omvendt betyder, at 90% går lige igennem processen. Dog vil medarbejderne forsøge at arbejde videre med sagerne inden for en kortere tidsperiode, hvilket kan lade sig gøre, når de er færdige med en verserende bunkeafvikling (SLA-mål 0-3 dage). Den anden gevinst var, at sagen nu er blevet til en elektronisk sag, hvor der ikke er noget papir til stede. Dette gavner både miljøet samt tidsperspektivet, da vi undgår fysisk post. Dette gælder for alle sager 100%. 5

6 Konklusion: Der blev afgivet håndslag på, at den nye proces tages i brug hurtigst muligt, og at der følges op på effekterne, jf. vedhæftede A3. Kunden var meget tilfreds med, at vi havde taget problemstillingen op, og at det rent faktisk kan lade sig gøre, at forkorte processen så meget ved nogle enkle ændringer. Bilag: (ikke medtaget i dette eksempel): As-Is swimlane To-Be swimlane 6

7 A3 projektbeskrivelse og plan for projektet: Ændring af data Ansvarlig: Jens Dato: Oplæg godkendt af: Dato for godkendelse: A. Baggrund/formål: Kunden klager over, at der går for lang tid fra de sender ændringer til løn for deres medarbejdere ind til os, til det kommer med på lønsedlen. Dette betyder, at ændringerne i mange tilfælde først kommer med på næste måneds lønseddel. E. Foreslåede tiltag/handlinger 1. Aftale med centraladm. om at al kommunikation sker direkte mellem afdeling og BPO 2. Al korrespondance skal foregå pr. mail (dokumenter skal pdf es osv. ) 3. Rekvirering af evt. manglende dokumenter hos varehouse på dag 1 4. Elektronisk sagsbehandling og arkivering i warehouse B. Nuværende situation: 1. Mange ansvarsskift 2. Lang liggetid hos flere parter 3. For meget manuelt arbejde og for mange papirdokumenter i opgaven 4. Systemerne bruges ikke optimalt 5. Flaskehals hos enkelte personer E. Foreslåede tiltag/handlinger og tidsplan Nr.: Handling: Ansvarlig:Kommentarer: Dato/deadline: 1 Aftale med centraladm. på skrift Aftale om: 1. komm. Mellem afd. Og BPO og 2. kun mailkorrespondance 2 Instruks på kundens intranet om ny instruks vedr. mailkorrespondance C. Succeskriterier/målsætninger: 1. Samlet GTM på max. 7 dage 2. Skære et led (centraladministrationen væk) 3. Undgå papir i sagsbehandlingen 3 Ændring i intern arbejdsbeskrivelse og træning: tidligere rekv. Og elektr. Sagsbeh. Og arkivering. 4 Hvem kan træne? Hvem og hvad skal kommunikere/-s? D. Årsagsanalyser: Se Fiskebens- og Paretodiagram i projektbeskrivelsen. F. Opfølgning hvordan følger vi op? 1. Interne audits følger medarbejderne den nye arbejdsgang? Følger kunden de nye instrukser? 2. Måling af gennemløbstid efter 1 måned 3. Måling af antallet af klager over for lang gennemløbstid