Lean Administration 5S-Audit

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Lean Administration 5S-Audit"

Camilla Krog
4 år siden
Visninger:

Point tælles op på stedet og overføres omgående til måleskema.

1 Lean Administration S-Audit Praktisk auditeringsskema. Praktisk betyder at skemaet er udviklet til at blive udfyldt under audit. Point tælles op på stedet og overføres omgående til måleskema. Intet regneark eller andre IT-løsninger. Formålet er, at fastholde og udvikle S-niveauet løbende. Flexkom side 1

2 Om Flexkom Lean sparring og konsulenthjælp. Interne kurser og træning. Flexkom Lean Akademi: Praktiske Lean kurser og uddannelser. Link Dansk Lean Forum. Alt om Lean! besøg på år! Link To Lean-grupper på LinkedIn*. FamilienPlus.dk. Lean i hjemmet. Flexkom referencer: Toyota, Arla, Kamstrup, Kbh. Universitet, Sparekassen Himmerland, Ferrosan, Sydbank, Tresu, Wexøe, Yara Praxair, Nomeco, Alfa Laval, PN Beslag, Skanderborg Forsyning, Weber, Dansk Computer Center og mange mange flere! Link *Grupper: Dansk Lean Forum og Lean i Danmark. Flexkom side 2

3 S praktisk auditeringsskema Indhold: Formål, standard og auditører 4 Introduktion til praktisk S-audit 7 Procedure for anvendelse 8 Eksempel udfyldt audit-skema 11 Eksempel udfyldt måleskema 12 Blanke skemaer 13 Praktisk auditeringsskema. Praktisk betyder at skemaet er udviklet til at blive udfyldt under audit. Point tælles op på stedet og overføres omgående til måleskema. Intet regneark eller andre IT-løsninger. Flexkom side 3

4 Formål med S-audit Formålet med S-audit er, at fastholde og forbedre det opnåede Sniveau. Det er vigtigt at have formålet for øje, og nogle steder falder det ikke naturligt at auditere. Her vil det måske være mere bedre at gennemføre audit som en del af Lean forbedringsmøder eller som en Flexkom anbefaler generelt ikke denne form for audit i administration. I stedet anbefales én af de anbefalede metoder. Hvis præsentationens audit-skema anvendes anbefales det, at det bliver brugt som et dialogværktøj og ikke som et værktøj til kontrol af S. Det vil ofte møde modstand. del af et mere overordnet Lean audit. Flexkom side 4

5 Audit af en S-standard Husk at der skal være en standard for S inden der kan auditeres. Standarden er i dette værktøj indarbejdet i skemaet (i checklisten). Det er vigtigt, at en gruppe ledere og medarbejdere har kigget checklisten Det er vigtigt, at sætte standarden lidt lavere i starten, så alle kommer med. Der skal kun én til at ødelægge et godt Ssystem. Læs mere om S standard på Dansk Lean Forum Link. igennem og sat egne ord på niveauet af S. Flexkom side

6 Hvem skal gennemføre S-audit Det er vigtigt, at det ikke er en gruppe af naturlige ordensmenne- Læs mere om S faldgrupperne på Dansk Lean Forum Link. sker som går audit. Gruppen skal være en repræsentativ gruppe for organisationen inklusiv naturlige rodehoveder. Flexkom side 6

7 Introduktion til praktisk S-audit Grundtanken bag en praktisk tilgang til S-audit er, at audit kan gennemføres, udfyldes og evalueres på stedet! Audit skal ikke skrives ren, beregnes eller lignende i en computerfil. Med praktisk S-audit flyttes en større del af ejerskabet for S og ansvar for fastholdelse og forbedringer ud til den enkelte medarbejder og afdeling. Ansvaret for processen placeres hos en Sgruppe bestående af medarbejdere fra forskellige afdelinger. Flexkom side 7

8 Procedure audit Print blanke audit-skemaer. S-gruppen samles og auditerer afdelinger. Ét audit-skema udfyldes per afdeling. Point lægges sammen for hver afdeling og overføres til afdelingens S-måleskema. Ved audit noteres også de opgaver, som Sgruppen vurderer vil hæve S-niveauet. Ved print: Vær opmærksom på, at der er tale om A2-format. Hvis man ønsker at printe i eks. A4, skal man huske at Skaler for at tilpasse til papiret. Dato for næste audit fastlægges. Flexkom side 8

9 Udarbejdelse af eget skema Alternativt kan målepunktet Arbejdsmiljø anvendes. Navnet S-audit kan virke negativt. Kald det evt. S-evaluering. Brug evt. 4 målepunkter i stedet for 3. Som alternativ til point kan en Smileyordning anvendes ( ). Måling på arbejdsmiljøet skal bl.a. sikre, at ingen får et ringere arbejdsmiljø pga. Lean. Hverken psykisk eller fysisk. Fire målepunkter fjerner muligheden for den bløde mellemvare. Enten er man over eller under det forventede niveau. Flexkom side 9

10 Se også Flexkoms præsentation af S hvori S-begreberne er nærmere nærmere uddybet. Man kan læse mere om S, Lean og downloade Lean-værktøjer på Flexkom.dk Find præsentationen på Flexkom.dk Flexkom side 10

11 S Audit Virksomhedsnavn: Afdeling S-gruppen Navne: Anita, Marianne, Jens, Ole Område Opgavestyring Arbejdspladser Fælles områder IT-systemer Opslagstavler Standarder og procedurer Ringe Middel Dato for audit Dato: 8. september 2013 Godt Bemærkninger! Fællesområder er flotte. Gode til at holde fast i aftale system! Aktiviteter godt i gang. Fremskridt. Men et stykke vej endnu. Folk skal være bedre til at lægge ordrer på plads når der ikke arbejdes på dem. Der scannet meget godt! Flot! Dato for næste audit Dato: 6. oktober 2013 Det roder generelt på borde, i skuffer og på personlige reoler. Det er tid til at stramme op på S! En del standarder mangler. Gode de standarder der er lavet. Auditering S-niveauet auditeres én gang om måneden. Resultatet overføres til S-måleskema. S-gruppen vil løbende over måneden observere niveauet og medtage dette i auditeringen. Målet er, at opnå max i alle områder. Derefter vil S-gruppen revurdere skalaen og/eller de områder der evalueres. S-Checkliste Arbejdspladser Orden og system på arbejdsbord, i personlige reoler mm. Ting findes på afmærkede pladser. Ingen overflødige dokumenter, mapper mm. Ryddeligt skrivebord på PC. Genveje på PC til de mest benyttede foldere/dokumenter. Opgavestyring Dokumenter, brochurer, evt. fysiske emner mm. er samlet per opgave. Håndskrevne notater, tegninger mm. er scannet og gemt i filsystem hvor det er fundet nødvendigt. Filstruktur til opgaver anvendes og standarder følges. Fælles områder Farvekoder: Godt S-niveau = point Middel S-niveau = 3 point Ringe S-niveau = 1 point Orden og system i fælles reoler, arkivrum mm. Alle mapper mm. i brug. Arkivering sker løbende. Orden i kontorredskaber og system til sikring af genbestilling. Orden i afdelingens køkken og system til sikring af genbestilling. Opslagstavler Opslagstavler er opdelt i informationstyper. Det er let at se om nye informationer er tilføjet. Information og nøgletal på opslagstavler er opdaterede og relevante. IT-systemer Klar og entydig struktur i filsystem. Standard for fælles-foldere og oprettelse af nye foldere. Standard for arkivering i filsystem. Det samme gælder system til kundedata! Test: Find dokument på 30 sek! Standarder og procedurer Alle nødvendige standarder og procedurer for S forefindes og er opdaterede. Eksisterende standarder og procedure følges. S-audit udføres i henhold til plan. S Aktivitetsplan Område Inputs til løsning, forslag, kommentarer mm. Ansvarlig Ressourcer Deadline Godkendt af (S-gruppe) Personlige pladser Der skal strammes op generelt. AN ALLE! 4. okt 13 Filsystem Projekter i gang. Nærmere beskrevet i opgavebeskrivelse. JJ 3 grupper arbejder på sagen! 1. okt 13 Standarder opgavestyring Opdatere standarder for opgavestyring. Lave manglende. MA AN 4. okt 13 Flexkom Flexkom side 11

12 S Måleskema Afdelingsnavn 30 MAKSIMUM MÅL 20 AUDIT 10 0 Okt. Nov. Dec. Jan. Feb. Marts April Maj Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dec. Flexkom Flexkom side 12

13 S Audit S-gruppen Navne: Område Arbejdspladser Ringe 1 Middel 3 Dato for audit Dato: Godt Bemærkninger! Dato for næste audit Dato: Auditering S-niveauet auditeres én gang om måneden. Resultatet overføres til S-måleskema. S-gruppen vil løbende over måneden observere niveauet og medtage dette i auditeringen. Målet er, at opnå max i alle områder. Derefter vil S-gruppen revurdere skalaen og/eller de områder der evalueres. Farvekoder: Godt S-niveau = point Middel S-niveau = 3 point Ringe S-niveau = 1 point Fælles områder IT-systemer Opgavestyring Opslagstavler Standarder og procedurer S-Checkliste Arbejdspladser Orden og system på arbejdsbord, i personlige reoler mm. Ting findes på afmærkede pladser. Ingen overflødige dokumenter, mapper mm. Ryddeligt skrivebord på PC. Genveje på PC til de mest benyttede foldere/dokumenter. Opgavestyring Dokumenter, brochurer, evt. fysiske emner mm. er samlet per opgave. Håndskrevne notater, tegninger mm. er scannet og gemt i filsystem hvor det er fundet nødvendigt. Filstruktur til opgaver anvendes og standarder følges. Fælles områder Orden og system i fælles reoler, arkivrum mm. Alle mapper mm. i brug. Arkivering sker løbende. Orden i kontorredskaber og system til sikring af genbestilling. Orden i afdelingens køkken og system til sikring af genbestilling. Opslagstavler Opslagstavler er opdelt i informationstyper. Det er let at se om nye informationer er tilføjet. Information og nøgletal på opslagstavler er opdaterede og relevante. IT-systemer Klar og entydig struktur i filsystem. Standard for fælles-foldere og oprettelse af nye foldere. Standard for arkivering i filsystem. Det samme gælder system til kundedata! Test: Find dokument på 30 sek! Standarder og procedurer Alle nødvendige standarder og procedurer for S forefindes og er opdaterede. Eksisterende standarder og procedure følges. S-audit udføres i henhold til plan. S Aktivitetsplan Område Inputs til løsning, forslag, kommentarer mm. Ansvarlig Ressourcer Deadline Godkendt af (S-gruppe) Flexkom Flexkom side 13

14 S Måleskema 30 MAKSIMUM Flexkom side 14

Relaterede dokumenter

5S i produktion. 5S kan trods det simple mål om system og orden skabe markante forbedringer. 5S er typisk et af de første skridt mod Lean.

5S i produktion. 5S kan trods det simple mål om system og orden skabe markante forbedringer. 5S er typisk et af de første skridt mod Lean. 5S i produktion 5S er typisk et af de første skridt mod Lean. 5S kan trods det simple mål om system og orden skabe markante forbedringer. side 1 Om Flexkom Lean sparring og konsulenthjælp. Interne kurser