Digital Post - Fjernprint - Sikker mail. Erfaring fra Næstved Kommune. Lean metoden

Transkript

1 Erfaring fra Næstved Kommune Implementering med Lean metoden Helle Bonvang, Projektleder

2 Lean i sig selv må ikke blive målet Lean er en metode til at opnå målet Outputmanagement system

3 digital post Masser af krav og forventninger Økonomiaftaler Digitaliseringsstrategier Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi edagene Budgetter Reducering i bloktilskud fra 2013

4 Hele paletten af interessenter Borger Virksomheder Politikere Økonomi Medarbejderne Interesseorganisationer Leverandører af itsystemer KL, Digitaliseringsstyrelsen, regeringen

5 Projekt Elektronisk forsendelse Bevidst valg af projektnavn for inddragelse af sikker mail og øget fokus på interne forsendelser. Styring Synlig ledelse fokus undervisning information vejledning vidensdeling

6 Ikke alene en skal ting Projektet har skabt synlighed Forandringen ikke alene var en skal ting Elektronisk forsendelse skaber værdi Effektiviserede arbejdsrutiner. Mere tid til effektiv sagsbehandling Færre rykkere mere tid glade mennesker

7 Projektorganisationen Styregruppe (direktionen) Projektansvarlig (direktørplan) Projektleder Teknisk delprojektleder Delprojektledere fra hele organisationen (mellemleder plan). Tværorganisatorisk samarbejde vidensdeling indblik Tab af fokus = tilbagegang for implementeringsfaserne

8 Underskriftsprincipper Direktionsbeslutning (kan hentes på KL s hjemmeside) Ingen underskrifter på digitale forsendelser Ingen underskrift på lokalprint forsendelser Undtagelse Ansættelse, tjenstlig samtale og afskedigelse Digital forsendelse anvendes til alle forsendelser, hvor lovkrav ikke gør det umuligt at undlade f.eks. erklæring ekstraordinært børnetilskud. Ledelsen vinkede med følg mig flaget for at signalere deres ledende rolle En nødvendighed da implementering strækker sig over hele organisationen

9 Workshops inddragelse vidensdeling Projektet indførte Elektronisk forsendelse ved at optimere arbejdsgangene Medarbejdere indgår aktivt i Lean forløb = ejerskab Ejerskab => Vilje => Tryghed => Glæde => Effektivitet 5 LEAN principper i relevante workshops

10 Fastlæg hvad der giver værdi for borgeren Det første princip handlede om at finde ud af, hvem borgeren/samarbejdspartneren egentlig er samt de ønsker, krav og behov, som de har. Grundlag for at kunne vurdere, hvad der er værdiskabende og ikkeværdiskabende.

11 Identificer værdikæden i den nuværende situation Det andet princip handlede om at kortlægge værdistrømme/processer for at eliminere spild og finde forbedringsmuligheder. I alle procesforløb kunne der elimineres spild, og i flere tilfælde kunne arbejdsprocesser reduceres spildforløb i en størrelsesorden fra 30 til 4 trin inkl.. transport til og fra posthus.

12 Flow design af den fremtidige situation Det tredje princip handlede om at optimere gennemløbstiden i processerne ved at eliminere unødvendig ventetid og uhensigtsmæssige processer Skabe overblik over hvordan modtager og afsender vi. Hvordan arkiverer vi. Hvilke processer kan automatiseres ved IT understøttende redskaber. Oplistningen er ikke udtømmende. Flow = Mere tid mindre stress gladere mennesker øget produktivitet

13 Skabe træk (ordrestyret aftræk) i værdikæden Det fjerde princip handlede om at tilpasse serviceniveauet efter, hvad borgeren/samarbejdspartneren ønsker. Her skal der holdes et skarpt fokus på, hvad der er ønsker fra modtageren og ikke hvad organisationen mener er modtagerens ønsker. Lovpligt må naturligvis ikke overskrides. Differentierede forsendelsesmetoder er nødvendige.

14 Skabe en kultur af løbende forbedringer i organisationen Det femte og sidste princip handlede om at skabe en forbedringskultur, hvor der løbende blev lavet små rettelser og optimeringer, altid med fokus på nye og bedre løsninger. Denne kulturforandring er afgørende for, om organisationen er i stand til (løbende) at forbedre sine procesforløb, som et helt naturligt element af hverdagen.

15 Det er vigtigt, at: Inddrage slutbruger i forandringsprocesserne. Skabe sammenhæng på det tværorganisatoriske plan. Dette fører til mere fleksibelt og smidigt samarbejde, samt mere effektive arbejdsgange m.m. Ledelsen er nærværende, lyttende, holder fokus samt udviser beslutningsdygtighed. Information forståelse indblik fokus nærvær styring ledelse

16 Intern post kan være bekostelig Et skræmmende eksempel der ikke er et særsyn for Næstved kommune. 2. Sal producerer og afsender dokument til samarbejdspartner I stue etagen Efterfølgende produceres retursvar

17 SPILD SPILD SPILD SPILD SPILD SPILD SPILD SPILD SPILD SPILD SPILD Send som mail (lukket system) 11 x 2 spildprocesser 2 x spildt porto 2 spildte kuverter X antal spildte stykker papir Spildt brændstofforbrug Spildt elforbrug Spildt slidtage af printer Spildt arbejdstid for mange personer Overflødigt papir arkiv osv.

18 Hvornår skal hvilke forsendelsesmetoder anvendes Det er vigtigt, at skabe et forståeligt og synligt overblik over, hvornår hvilke forsendelsesmetoder skal anvendes. Det er vigtigt, at skabe forståelse af omfang at der ikke blot er tale om et brev om dagen, men flere hundrede forsendelser. Brug fornuften

19 Her indsættes oversigt over hvornår hvad anvendes Brug fornuften + positiv kontrol igen og igen

20 Lidt statistik Sat ind i en graf er det tydelig at stigningen er relativt lineær. Fortsætter denne udvikling er det sandsynligt at andelen af breve der sendes som digital post vil runde de 40 % ved årsskiftet 2012/2013 Juni 2011 juni 2012 besparelse i ren portoudgift Hertil kommer besparelse på intern post, transport, effektiviserede arbejdsgange, el, papir, afhentning af post på decentrale lokationer osv.

21 ??sidder de nu igen og chatter privat i arbejdstiden Yammer FaceBook Twitter Effektivitet eller tidsrøvere? Eksempelvis fælleskommunal digitalisering Møde mellem blot 4 samarbejdspartnere o min 3 gange transporttid og omkostning Udveksling af informationer via Yammer, FaceBook eller Twitter kan hurtigt udgøre en besparelse på mange kostbare timer og rejseudgifter også selvom den private FaceBook profil får et henkastet blik samtidig. Pas på ikke at frasorter elementer blot fordi de er ukendte

22 Tak for jeres opmærksomhed Held og lykke med implementering af Elektronisk forsendelse Det er ikke let men spændende