1. Onlinehjælp til WorkZone Mobile Nyheder Kom godt i gang Brug WorkZone Mobile Log på og log af 10

Transkript

1 2017 Onlinehjælp

2 WorkZone Mobile2017 Indhold 1. Onlinehjælp til WorkZone Mobile Nyheder 4 3. Kom godt i gang 6 4. Brug WorkZone Mobile 7 5. Log på og log af Arbejde med møder Arbejde med opgaver Opgavefrister og prioriteter Arbejde offline Vilkår og betingelser 17 2

3 Onlinehjælp 1. Onlinehjælp til WorkZone Mobile 2017 WorkZone Mobile er fuldt integreret med WorkZone Process og WorkZone Meeting, og giver dig hurtig adgang til dokumenter og opgaver på en ipad og iphone. OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL HVAD SKER DER, HVIS JEG ARBEJDER OFFLINE? Du kan udføre en opgave, selvom du er offline. Den slags opgaver gemmes under Usendte opgaver. Når du igen er online og trækker for at opdatere, sendes dine usendte opgaver. RELATERET PRODUKTDOKUMENTATION WorkZone Process onlinehjælp WorkZone Meeting onlinehjælp WORKZONE LINKS WorkZone dokumentation WorkZone support WorkZone website WorkZone på 3

4 WorkZone Mobile Nyheder WORKZONE MOBILE 2017 Ny og ændret funktionalitet Proceduren for Log på er ændret lidt. Du kan åbne Microsoft Office-dokumenter, foretage ændringer og gemme ændrede dokumenter tilbage på en opgave eller et møde. Du kan nu eksportere dokumenter fra dokumentfremviseren til tredjepartsapps, for eksempel hvis du vil redigere eller dele et dokument. Tryk på i dokumentfremviseren og vælg en app. Den valgte app åbner en kopi af dokumentet. Bemærk at du ikke kan gemme dokumentet tilbage i WorkZone. Visning af opgavefrister i opgavelisten er forbedret og du kan nu sortere opgavelisten efter frist, prioritet og dato for sidste opdatering. Se Opgavefrister og prioriteter. Du kan nu angive WorkZone serverindstillinger i din enheds indstillinger, og derefter behøver du ikke indtaste disse oplysninger, når du logger ind. Hvis WorkZone Mobile er installeret med Mobile Device Management, bliver serverindstillinger nu angivet automatisk. Se Log på. NY HEDER I WORKZONE MOBILE 2016 Ny funktionalitet Vis møder, der er oprettet som WorkZone-møder i Microsoft Outlook. Se Arbejde med møder. Forudsætning: Du skal have installeret WorkZone Meeting. Et nyt navigationspanel til venstre. Du kan set forbindelsestilstand nederst i navigationsruden. Tilføje og fjerne dokumenter på opgaver. Se Tilføj eller fjern dokumenter og Tilføj eller fjern aktører. DET VAR NY T I WORKZONE MOBILE 2014 BY GGENR. 549 WorkZone Task hedder nu WorkZone Mobile. Ny funktionalitet WorkZone Mobile bruger nu WorkZone til server login og forbindelse. Du vil nu få meddelelser, når du modtager en ny opgave eller hvis en opgave er blevet ændret, for eksempel når frister og prioriteter er ændret. Se Meddelelser. En ny liste KOMMENDE OPGAVER på opgavelisten, hvor du kan se planlagte fremtidige opgaver. Du kan nu tilføje eller fjerne dokumenter eller aktører fra opgaver i for eksempel en forelæggelsesproces, når du er online. En meddelelse vises, når forbindelsen til serveren ændres, mens du arbejder på en opgave. Du kan vælge at genindlæse opgaven. Se Arbejde offline. 4

5 Onlinehjælp Bedre brugeroplevelse Opgavelisten og indholdet af opgaver bliver nu automatisk opdateret, hvis nye processer er startet eller eksisterende processer ændres i Outlook eller i oversigten Processer. Forudsætninger: Meddelelser skal slås til på din ipad, se Medelelser. Ændret funktionalitet Opgavelisten viser nu alle opgaver for brugeren, der er logget ind. Det er ikke længere muligt at ændre opstartsmappe og derfor er funktionaliteten udfaset. Se Kom godt i gang DET VAR NY T I WORKZONE TASK 2013 BY GGENR. 489 WorkZone Task understøtter nu også IOS8 for ipad eller iphone. Se Kom godt i gang, trin 1. 5

6 WorkZone Mobile Kom godt i gang Log på til WorkZone Mobile. Nu kan du: Se dine WorkZone møder i dag, i morgen, og fremefter (kræver WorkZone Meeting). Tryk på for at åbne navigationsruden for at vælge et andet modul, for eksempel tryk på OPGAVER for at set en opgaveliste. Opgaverne er markeret i forhold til frister og prioriteter. På et møde kan du: Trykke på et møde for at se mødetaljer. I mødedetaljerne, kan du se oplysninger om dato og tid, placering, deltagere, dagsordenspunkter og vedhæftede filer. Se dokumenter, der er vedhæftet på et møde. I mødetaljerne, trykke på et dokument for at se det. Rediger dokumenter i Microsoft Office I dokumentfremviseren, tryk på og vælg en relevant app. Eksportér dokumenter til andre apps. Tryk på i dokumentfremviseren og vælg en app. Arbejde offline. På en opgave kan du: Trykke på en opgave under USENDTE, ÅBNE, KOMMENDE eller LUKKEDE OPGAVER for at vise den til højre. I opgavedetaljer, se procesoplysninger som for eksempel sagsnummer, sagsbehandler, hvem der startede processen, opgave- og procesfrist. Se dokumenter, der er vedhæftet på opgaven. I opgavedetaljerne, trykke på et dokument for at se det. Tilføje eller fjerne dokumenter på opgaver. Rediger dokumenter i Microsoft Office I dokumentfremviseren, tryk på og vælg en relevant app. Eksportér dokumenter til andre apps. Tryk på i dokumentfremviseren og vælg en app. Se hvem der gjorde hvad og hvornår under Proceslog. Besvar en opgave ved at bruge svarknapperne. Arbejde offline. Få medelelser når du får en ny opgave eller en opgave er ændret. Notat:Det kan være nødvendigt at hente en dokumentfremviser fra App Store til at vise bestemte dokumentformater. 6

7 Onlinehjælp 4. Brug WorkZone Mobile Når du starter WorkZone Mobile første gang, vises din mødeliste. Hvis du ikke har WorkZone Meeting installeret, vises en tom mødeliste. HVORDAN NAVIGERER JEG? Tryk på for at åbne navigationsruden. 7

8 WorkZone Mobile2017 Tryk på MØDER, OPGAVER, HJÆLP eller LOG UD alt efter hvad du vil gøre. Bemærk at SØG og INDSTILLINGER ikke er tilgængelige. HVORDAN OPDAT ERER JEG LIST ER? 8

9 Onlinehjælp Træk ned for at opdatere møde- og opgavelister. HVORDAN KAN JEG MODT AGE MEDDELELSER? Du kan vælge at modtage meddelelser, når du får en ny opgave eller en opgave er blevet ændret, for eksempel når frister eller prioriteter er blevet ændret. De meddelelser, du modtager, afhænger af din rolle i processen. For eksempler på meddelelser, se Om opgavemeddelelser i WorkZone Process onlinehjælpen. Gå til Indstillinger > Meddelelser > WorkZone og tryk på Tillad meddelelser for at slå meddelelser til på din ipad Vigtigt: For at synkronisere og opdatere din opgaveliste og opgaveindhold automatisk skal du slå meddelelser til. Hvis du ikke har slået meddelelser til, må du opdatere opgavelisten manuelt. Træk i opgavelisten for at opdatere den. Notat:Meddelelser er ikke tilgængelige i modulet WorkZone Meeting. 9

10 WorkZone Mobile Log på og log af LOG PÅ Når du har åbnet WorkZone Mobile, vises siden Log på WorkZone Mobile. 1. Indtask URL for WorkZone i feltet Server. Tip: Du kan angive serverindstillinger en gang for alle i din enheds indstillinger. Tryk på Indstillinger > WorkZone og indtast URL'en for WorkZone i feltet Adresse. Næste gang du logger ind, behøver du ikke indtaste serveoplysninger. 2. Indtast dit brugernavn i feltet Brugernavn og tryk derefter på Næste. 3. Indtast din adgangskode i feltet Adgangskode (det er typisk det samme som dit netværksbrugernavn og kode). 4. Tryk LOG IND. Notat:Hvis WorkZone Mobile er installeret med et Moble Device Management-system (system til styring af mobile enheder), er serverindstillinger angivet automatisk. Du kan se indstillingerne på din enhed. Tryk på Indstillinger > WorkZone > Indstillinger under ADMINISTRATION AF MOBILE APPLIKATIONER. LOG UD 1. Tryk på for at åbne navigationsruden. 2. Tryk LOG UD. 10

11 Onlinehjælp 6. Arbejde med møder Forudsætninger: Kræver WorkZone Meeting. Du kan se møder, der er oprettet som WorkZone-møder i Outlook. WorkZone Mobile åbner med en liste over dagens møder øverst. Lige nedenunder kan du se møder i morgen efterfulgt af fremtidige møder. Tryk på et møde for at se detaljer. Træk for at opdatere mødelisten, hvis du vil se møder, der er oprettet efter du er logget ind (eller efter dine sidste opdatering). VIS DOKUMENT ER Nogle møder kan dokumenter vedhæftet til dagsordenspunkter. Tryk på dokumenttitlen for at se indholdet. REDIGER DOKUMENT ER I MICROSOFT OFFICE Forudsætning: Microsoft Office 365 skal være installeret på din enhed. Du kan kun redigere dokumenter, når du er online. 1. Tryk på det dokument, du vil redigere. 2. I dokumentfremviseren, tryk på for at åbne dokumentet for redigering i den tilsvarende Office-app. 3. Foretag dine ændringer og tryk på for at vende tilbage til mødet. Notat:Hvis du ikke har slået Gem automatisk til i din Office-app, skal du først trykke på, gemme dine ændringer og derefter trykke på for at vende tilbage til opgaven. Hvis dokumentet ikke er et Office-dokument, kan du eksportere dokumentet til en relevant app for redigering. Se Eksportér dokumenter til andre apps.. EKSPORT ÉR DOKUMENT ER T IL ANDRE APPS. 1. Tryk på det dokument, du vil eksportere. 2. I dokumentfremviseren, tryk på og vælg en relevant app. Den valgte app åbner en kopi af dokumentet. Bemærk at du ikke kan gemme dokumentet tilbage i WorkZone. 11

12 WorkZone Mobile Arbejde med opgaver Når du har modtaget en opgave i WorkZone Mobile, kan du besvare den. For eksempel kan du Accepter, Videresend, Spring over, Godkend eller Afvis en opgave eller trykke på OK for at bekræfter alt efter opgavetype. Før du besvarer, kan du redigere dokumenterne, skrive en kommentar og tilføje eller fjerne dokumenter og aktører. 1. Tryk på for at åbne navigationsruden og tryk derefter på OPGAVER for at se en opgaveliste. 2. Tryk på en opgave for vises opgavedetaljer. 3. Tryk på en svarknap for at besvare en opgave eller ændre opgaver eller opgavedokumenter. Besvar en opgave Nedenfor er der nogle eksempler på, hvordan du kan besvare opgaver inden for forskellige procestyper. ACCEPT ER Hvis du accepterer ejerskab af, for eksempel, en fordelingsopgave, bliver du sagsbehandler. VIDERESEND Hvis du ikke kan eller ønsker at udføre en opgave, kan du videresende den til en anden. 1. Tryk Videresend. 2. Begynd at skrive et navn og vælg derefter fra listen. 3. Tryk Videresend. SPRING OVER Nogle typer opgaver kan springes over. Hvis du, for eksempel, springer en opgave i en forelæggelsesproces over, videresendes opgaven til næste person i godkendelsesrækkefølgen. GODKEND ELLER AFVIS En opgave kan bestå i at godkende eller afvise noget, for eksempel et dokument. Sagsbehandleren får besked om dit valg, og processen kan enten starte forfra eller gå ind i den næste fase. OK Hvis du som procesejer modtager et svar på din proces, vil du blive bedt om at bekræfte, at du har modtaget svaret. Opgaven opdateres derefter i oversigten Processer og i Outlook og processen lukkes. Andre handlinger på opgaver Dette er eksempler på handlinger, som du kan udføre på en opgave. TILFØJ ELLER FJERN DOKUMENT ER 12

13 Onlinehjælp 1. Tryk og derefter: For at fjerne dokumenter fra opgaven. For at søge i alle dokumenter på den aktuelle sag og tilføje dokumenter. For at anvende filtre på dine dokumenter (ikke arkiverede eller afsluttede) og tilføje dokumenter. Hvis du har tilføjet arkiverede eller afsluttede dokumenter til dine Favorit dokumenter, vises disse, når du anvender dette filter. 2. Tryk for at vende tilbage til opgaven og gemme eller annullere dine ændringer. REDIGER DOKUMENT ER I MICROSOFT OFFICE Forudsætning: Microsoft Office 365 skal være installeret på din enhed. Du kan kun redigere dokumenter, når du er online. 1. Tryk på det dokument, du vil redigere. 2. I dokumentfremviseren, tryk på for at åbne dokumentet for redigering i den tilsvarende Office-app. 3. Foretag dine ændringer og tryk på for at vende tilbage til opgaven. Notat:Hvis du ikke har slået Gem automatisk til i din Office-app, skal du først trykke på, gemme dine ændringer og derefter trykke på for at vende tilbage til opgaven. Hvis dokumentet ikke er et Office-dokument, kan du eksportere dokumentet til en relevant app for redigering. Se Eksportér dokumenter til andre apps.. EKSPORT ÉR DOKUMENT ER T IL ANDRE APPS. 1. Tryk på det dokument, du vil eksportere. 2. I dokumentfremviseren, tryk på og vælg en relevant app. Den valgte app åbner en kopi af dokumentet. Bemærk at du ikke kan gemme dokumentet tilbage i WorkZone. TILFØJ ELLER FJERN AKT ØRER 1. Tryk og derefter: For at fjerne aktører. For at søge efter medarbejdere og enheder, der har registreret mail-oplysninger, og tilføje dem som aktører. For at søge i aktørsekvenser og tilføje sekvenser. 2. Tryk for at vende tilbage til opgaven og gemme eller annullere dine ændringer. ÆNDRE RÆKKEFØLGEN AF DOKUMENT ER OG AKT ØRER 13

14 WorkZone Mobile Tryk og tryk derefter. 2. Træk et dokument eller en aktør til en ny placering for at ændre rækkefølgen, for eksempel rækkefølgen af dokumenter og godkendere på en forelæggelsesopgave. 14

15 Onlinehjælp 8. Opgavefrister og prioriteter Opgaverne på opgavelisten er markeret i forhold til frister og prioriteter. Som standard er opgaverne sorteret efter frist. Tryk på Prioritet eller Opdateret øverst på listen, hvis du vil sortere opgaverne efter prioritet eller efter hvornår de sidst er opdateret. F RIST ER En opgave er markeret med en farvet linje til højre. Grøn Processen er i gang. Gul Procesfristen nærmer sig. Rød Procesfristen er overskredet. Frister vises ved siden af opgaverne. Åbn en opgave for se flere oplysninger om frister. PRIORIT ET ER En opgave er markeret med et udråbstegn "!" hvis den har høj prioritet og med et punktegn " ". hvis den har lav prioritet. Notat:Kun udvidede processer kan have prioriteter. 15

16 WorkZone Mobile Arbejde offline Du kan udføre en opgave, selvom du er offline. Opgaver gemmes under USENDTE OPGAVER. Når du igen er online, sendes dine usendte opgaver. OPDATER MØDELISTEN EFTER DU HAR VÆRET OFFLINE Hvis du har været offline, skal du trække for at opdatere mødelisten, når du er online igen for opdatere møder, som er blevet ændret, mens du har været offline. ÆNDRET FORBINDELSESTILSTAND MENS DU ARBEJDER PÅ EN OPGAVE Når forbindelsen til serveren ændres fra online til offline og omvendt, mens du arbejder på en opgave, får du besked og bliver spurgt, om du vil genindlæse opgaven. Hvis du trykke på Ja, genindlæses opgaven og du mister ikke gemt arbejder, for eksempel kommentarer, og du kan ikke redigere dokumenter og aktører. Hvis du trykker på Nej, kan du fortsætte med at arbejde på opgaven og besvare ved at bruge svarknapperne. 16

17 Onlinehjælp 10. Vilkår og betingelser INTELLEKTUEL EJENDOMSRET Dette dokument tilhører KMD. Oplysningerne heri må ikke kopieres, anvendes eller videregives uden for den sammenhæng hvori de er givet og til andet end de af KMD godkendte forretningsmæssige formål eller til teknisk evaluering. Dette forbehold afskærer ikke modtageren fra at bruge oplysningerne, såfremt de er fremskaffet på lovlig vis, og der ikke fremgår andre begrænsninger af anden aftale mellem KMD og modtageren. ANSVARSFRASKRIVELSE Dette dokument er udelukkende beregnet til generel information. Oplysningerne anses for at være korrekte og retvisende. men KMD kan ikke garantere dette. KMD forbeholder sig ret til at ændre dokumentet og de beskrevne produkter uden varsel, og KMD samt dokumentets ophavsmænd fraskriver sig ethvert erstatningsansvar. Copyright KMD A/S Alle rettigheder forbeholdes. 17