Det er op til tilbudsgiverne frit at fastsætte timelønssatsen og timelønssatsen er således ikke begrænset til tilbudsgiverens faktiske kostpris.

Transkript

1 Spørgsmål og svar til udbuddet for Fremtidens Industrielle Forretningsmodeller (TED-publication ( )) 1. Spørgsmål stillet d. 8 oktober Det handler om rammeaftalen, hvor vi gerne vil have en bekræftelse på at vi som konsulent ikke er omfattet af følgende i Bekendtgørelse om støtteberettigelse, regnskab mm... Kap 3 Paragraf 9 Stk. 4. For projekter under målet om regional konkurrenceevne og beskæftigelse kan EU-tilskuddet i et projekt ikke overstige 50 % af de afholdte og betalte støtteberettigede udgifter, jf. 10. og Kap Ved anvendelse af løn som støtteberettiget udgift kan der maksimalt medregnes den faktiske timeløn ganget med det antal timer, som anvendes på projektet. Timelønnen for månedslønnede beregnes efter retningslinjer udsendt af tilsagnsgiver. Den beregnede løn (den faktiske timeløn ganget med det antal timer der anvendes) kan ikke overstige den betalte løn. Dvs. at vi kan fastsætte vores timepris efter vores egen vurdering i hvad der er rimeligt ud fra den betragtning at komme med et udbud der er det økonomiske mest fordelagtige tilbud og som nedfældes i et bilag 3 som vi selv udarbejder. Honorartilbuddet skal jf. udbudsbetingelsernes pkt afgives som timelønssats for de konsulenter, der skal udføre opgaver omfattet af rammeaftalen. Som det fremgår af udbudsbetingelsernes pkt skal der i timelønssatsen være inkluderet samtlige omkostninger, herunder, men ikke begrænset til, omkostninger til administration, afrapportering, transport, overnatning, forplejning (både til konsulent og deltagere i vækst- og udviklingsforløb), leje af mødelokale og AV-udstyr. Det er op til tilbudsgiverne frit at fastsætte timelønssatsen og timelønssatsen er således ikke begrænset til tilbudsgiverens faktiske kostpris. Tilbuddet skal afgives ved udfyldelse af tilbudslisten, der indgår som en del af udbudsmaterialet. 2. Spørgsmål stillet d 8 oktober I rammeaftalen om levering af konsulentydelser er der beskrevet (2.2) 1 ud af 5 rammeaftaler. Vil det sige at der er mulighed at ansøge som: Et konsortium hvor flere konsulenthuse går sammen om at ansøge om projektet eller Et konsulenthus ansøger om projektet og så er der op til 5 konsulenthuse som kan få andel i projektet om Fremtidens Industrielle Forretningsmodeller.

2 VIA vil, forudsat at der indkommer min. 5 konditionsmæssige og egnede tilbud, indgå rammeaftale med 5 forskellige tilbudsgivere om løsning af opgaven. Tildeling af en konkret aftale på baggrund af rammeaftalen vil herefter ske til én af de 5 tilbudsgivere, som der er indgået rammeaftale med i henhold til proceduren beskrevet i rammeaftalens pkt. 5. Det er op til de enkelte virksomheder og afgøre, om de vil afgive selvstændige bud eller i stedet afgive bud sammen med andre virksomheder som et konsortium. 3. Spørgsmål stillet d 11 oktober Kan et konsulenthus med flere afdelinger afgive et samlet tilbud omfattende ydelser på flere af de 5 temaer? f.eks : Konsulenthusets afd.1 tilbyder Trimmet produktion, og konsulenthusets afd. 2 tilbyder Holistisk forretning i stedet for bred produktfokusering. Såfremt bevillingsgiver kun ønsker at anvende tilbud afgivet af den ene af afdelingerne, vil det diskvalificere hele konsulenthusets tilbud? Det ses gerne, at der afgives et samlet tilbud med de relevante kompetencer, som konsulenthuset kan tilbyde. Det vil ikke diskvalificere konsulenthusets tilbud, såfremt der afgives et samlet tilbud. Der er tale om en rammeaftale. 4. Spørgsmål stillet d 23 oktober I ydelsesbeskrivelsen til Fremtidens Industrielle Forretningsmodeller angives under punktet : Maks. betaling for de enkelte opgaver, at - Maksimum betaling for afholdelse af en strategiworkshop inklusiv alt, herunder men ikke begrænset til indledende og afsluttende møder, procesfacilitering af workshoppen, transport, materialer m.m. er ekskl. moms. - Maksimum betaling for afholdelse af vækst og udviklingsgruppe forløb inklusiv alt, herunder men ikke begrænset til workshops, kurser, transport, forplejning til deltagere, leje af lokaler, materialer m.m. er ekskl. moms for gruppeforløbet og maksimum ekskl. moms for hver deltagende virksomhed. Virksomheden skal som minimum deltage i 3 møder for at kunne registreres som deltager.

3 I de tilbudte timepriser skal samtlige omkostninger være indeholdt jf. udbudsbetingelsernes pkt Vi vil gerne have præciseret, at vi ved angivelse af en timepris kan angive en timepris både gældende for afholdelse af strategiworkshop og afholdelse af vækst-udviklingsgruppe forløb, hvor det vil være en timepris, der vil omfatte alt, herunder transport, materialer, kurser, lokaleleje, forplejning ect. Ja, det er korrekt. Der skal alene anføres en timepris, som skal gælde for konsulentydelser i forbindelse med gennemførelse af både strategiworkshop og vækst- og udviklingsgrupper. I timeprisen skal (som anført i udbudsmaterialet) være indeholdt samtlige omkostninger forbundet med gennemførelsen af aktiviteterne med undtagelse af moms. 5. Spørgsmål stillet d 24 oktober Med henvisning til udbuddets pkt Egnethedsvurdering skal vi bede om et svar på om samtlige dele af nedenstående formulering vedr. konsortier og solidarisk hæftelse også finder anvendelse hvor en rådgivningsvirksomhed benytter sig af underleverandører. Såfremt tilbuddet afgives af et konsortium, skal konsortiet forinden evt. indgåelse af rammeaftale afgive en erklæring om direkte, ubegrænset og solidarisk hæftelse mellem alle deltagere i konsortiet, samt en bemyndigelse til én deltager i konsortiet til ubegrænset at kunne forpligte de øvrige medlemmer af konsortiet ved sin underskrift. I det omfang tilbudsgiver støtter sine kompetencer på en anden virksomheds økonomiske og finansielle formåen, skal oplysningerne i henhold til punkt B også vedlægges for denne virksomhed sammen med en erklæring om, at virksomheden indestår for tilbudsgivers opfyldelse af rammeaftalen. I det omfang tilbudsgiver støtter sine kompetencer på en anden virksomheds tekniske formåen, skal oplysningerne i henhold til punkt C også vedlægges for denne virksomhed sammen med en erklæring om, at virksomheden stiller sine ressourcer til rådighed for tilbudsgiveren i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen. Vil anvendelse af underleverandører også være omfattet af ovenstående punkter: Det øverste afsnit vedrørende konsortium og solidarisk hæftelse finder alene anvendelse, hvis tilbuddet afgives af et konsortium bestående af flere virksomheder, som ønsker at afgive fælles bud og dermed hæfte fælles over for VIA for opgavens udførelse.

4 Ønsker en tilbudsgiver at anvende underleverandører/underrådgivere, hæfter alene tilbudsgiver over for VIA. Anvendes underleverandører hæfter tilbudsgiver altså også for underleverandørens/underrådgiverens korrekte opfyldelse af aftalen jf. også rammeaftalens pkt Anvendes der underleverandører/underrådgivere til opgavens løsning, og ønsker tilbudsgiver, at der skal lægges vægt på denne underleverandørs/underrådgivers tekniske kompetencer i forbindelse med egnethedsvurderingen af tilbudsgiver, skal der jf. det ovenfor anførte vedlægges en erklæring fra underleverandøren/underrådgiveren om, at denne stiller sine ressourcer til rådighed for tilbudsgiveren i forbindelse med opfyldelsen af rammeaftalen samt vedlægges de i udbudsbetingelsernes pkt C anførte oplysninger for underleverandøren/underrådgiveren. Ønsker tilbudsgiver ikke, at der skal lægges vægt på underleverandørens/underrådgiverens tekniske kompetencer, behøver tilbudsgiver ikke at vedlægge disse oplysninger. Tilbudsgivers egnethed vil i så fald alene blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers egne tekniske kompetencer. Ønsker en tilbudsgiver at anvende underleverandører/underrådgivere til løsning af dele af opgaverne, kan der desuden vedlægges CV-er fra underrådgiveren som led i tilbuddet jf. udbudsbetingelsernes pkt Der må dog maks vedlægges 8 cv-er inkl. evt. cv-er fra underleverandører/underrådgivere. I det omfang tilbudsgiver til brig for egnethedsvurderingen ønsker at støtte sine finansielle kompetencer på en anden virksomheds økonomiske og finansielle formåen (dette kunne typisk være f.eks. et moderselskab, der indestår for et datterselskab), skal oplysningerne i henhold til punkt B også vedlægges for denne virksomhed sammen med en erklæring om, at virksomheden indestår for tilbudsgivers opfyldelse af rammeaftalen. 6. Spørgsmål stillet d 24 oktober Da der er tale om en rammeaftale ønsker vi det nærmere uddybet hvordan denne ramme i praksis vil blive forvaltet. a. Strategiworkshops: Er det den enkelte virksomhed som beslutter hvilken rådgiver der skal benyttes? b. Vækst og udviklingsgrupper: Hvordan afgøres det hvilke temaer og hvilke rådgivere, der kan samles en gruppe omkring? c. Vil udbyder kunne garantere rådgiver en minimumsandel af den samlede budgetramme? a. Tildeling af konkrete aftaler på baggrund af de indgåede rammeaftaler sker jf. rammeaftalens pkt. 5 på baggrund af de i tilbuddene på rammeaftalen oplyste timelønssatser (Pris) og tilbudte CV er (kompetencer) og i henhold til tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud" med underkriterierne "Pris" (25 %) og "Kompetencer" (75 %).

5 Tildeling af konkrete aftaler på rammeaftalen vil således ske på baggrund af en fornyet evaluering af tilbuddene i relation til kriterierne anført ovenfor og på baggrund af behovet i den konkrete aftale. Det er ekspertpanelet fra basecamp som i dialog med virksomheden, der foretager valg af konsulent og emne for den efterfølgende strategiworkshop. Panelet består af uvildige konsulenter og forskere fra Århus Universitet, VIA University College, Dansk Industri og Væksthus Midtjylland samt evt. suppleret med erfarne erhvervsledere. b. Tildeling af konkrete aftaler på baggrund af de indgåede rammeaftaler sker jf. rammeaftalens ligesom ovenstående på baggrund af de i tilbuddene på rammeaftalen oplyste timelønssatser (Pris) og tilbudte CV er (kompetencer) og i henhold til tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud" med underkriterierne "Pris" (25 %) og "Kompetencer" (75 %). Tildeling af konkrete aftaler på rammeaftalen vil således ske på baggrund af en fornyet evaluering af tilbuddene i relation til kriterierne anført ovenfor og på baggrund af behovet i den konkrete aftale. Det er projektledelsen som i dialog og i enighed med virksomhederne, der foretager valg af konsulent og emne for de efterfølgende vækst og udviklingsgrupper. c. Nej, da konsulenternes samlede honorar dels vil afhænge af det konkrete behov, der bliver for at trække på rammeaftalerne, dels vil afhænge af, hvor mange opgaver den enkelte konsulent får tildelt på baggrund af ovenstående procedure. 7. Spørgsmål stillet d 24 oktober I udbudsmateriale pkt angives, at der kan indsendes max 8 CV i løsning af en opgave forstås en opgave her som 8 CV i forhold til Strategiworkshop + 8 Cv er i forhold til udviklingsforløb eller samlet 8 CV pr tilbudsgiver/konsortium Der skal indsendes max 8 CV ere i alt. De max 8 CV ere skal således dække strategiworkshop og vækst/udviklingsgrupper. 8. Spørgsmål stillet d 24 oktober Vil strategi workshoppen, der afholdes hos den enkelte virksomheden være tematiseret altså har den enkelte virksomhed forud valgt et eller flere af de 5 temaer? Ja, - det forventes, at resultatet af virksomhedens basecamp vil være, at ekspertpanelet i dialog med den enkelte virksomhed vil vælge konsulent ud fra de kriterier, der er anført i rammeaftalen og tema for den efterfølgende strategiworkshop.

6 9. Spørgsmål stillet d 25 oktober I pkt i udbudsbetingelserne under afsnittet vedr. tilbudgiverens økonomiske og finansielle formåen står der, at tilbudsgiver bl.a. skal oplyse omsætningstal for de seneste tre regnskabsår. Vil det være tilstrækkeligt, at vedlægge de officielle og revisor reviderede årsrapporter, hvor toplinien er oplyst i form af bruttofortjenesten, og således ikke omsætningen? Og såfremt dette ej er tilstrækkeligt, forlanges det, at de oplyste omsætningstal er revisor certificerede? Det er ok, hvis der som alternativ til omsætningstal i stedet vedlægges dokumentation for bruttofortjeneste. Tilbudsgiver kan dokumentere sin egnethed i relation til økonomisk kapacitet ved vedlægges af årsregnskaber eller alternativt en ledelsesattesteret erklæring. Der er således ikke krav om, at erklæring med økonomiske nøgletal er revisorattesteret med mindre, der er tale om en virksomhed, der endnu ikke har afsluttet det første regnskabsår jf. udbudsbetingelsernes pkt B 10. Spørgsmål stillet d 25 oktober I pkt i udbudsbetingelserne under metodebeskrivelse står der, at VIA vil lægge vægt på: "... hvorledes tilbudsgiver vil sikre inddragelse af virksomheder i tilbudsgivers og projektpartnernes netværk i projektet". Skal det forstås sådan, at tilbudsgiver har et medansvar for visitering af virksomheder til projektet, evt. allerede i projektets indledende faser, hvor de lokale erhvervscenter og Væksthus Midtjylland skal screene virksomheder til projektet? Tilbudsgiver har ikke et medansvar for visitering af virksomheder til projektet. 11. Spørgsmål stillet d 25 oktober I ydelsesbeskrivelsen under afsnittet "Overordnet indhold af programmet" står der, at som forberedelse til de individuelle strategiworkshops skal virksomhederne deltage i en basecamp, hvor de bl.a. skal præsentere deres vækstambitionener og egne forventninger til projektet for et ekspertpanel. Det oplyses endvidere, at mindst 100 virksomheder skal deltage på en basecamp. Er planen at afholde en stor basecamp - evt. over to dage - hvor alle 100 virksomheder deltager, eller planlægger I at holde flere basecamps. Er det planlagt, hvornår I afholder basecamp og evt. hvor? Det forventes, at der afholdes basecamps med deltagelse af ialt 100 virksomheder. Den første er planlagt til d. 17 december, mens resten forventes afholdt frem mod juli 2014.

7 12. Spørgsmål stillet d 25 oktober I ydelsesbeskrivelsen under afsnittet "Overordnet indhold af programmet" står der endvidere, at virksomhederne får mulighed for at møde de udvalgte tilbudsgivere (konsulenter) på basecampen. Men hvem bestemmer egentligt hvilke konsulenter, der skal knyttes til hvilke virksomheder, og hvornår sker det? Det er ikke sikkert, at det af praktiske/logistiske grunde er muligt for virksomhederne at møde udvalgte konsulenter på basecampen, men det er ekspertpanelet i dialog med den enkelte virksomhed, der bestemmer hvilken konsulent, der skal afholde den efterfølgende strategiworkshop. Det forventes at finde sted i forbindelse med afholdelsen af basecamp mødet. Udvælgelsen sker på baggrund af kriterierne anført i rammeaftalens pkt Spørgsmål stillet d 25 oktober I forlængelse af forrige spørgsmål: Hvornår kan tilbudgiver tidligst forvente at få tildelt opgaver? Januar Spørgsmål stillet d 25 oktober I ydelsesbeskrivelsen under afsnittet "Overordnet indhold af programmet" står der, at hver virksomhed tilbydes en strategiworkshop med en konsulent med henblik på "at identificere virksomhedens centrale udfordringer og prioritere virksomhedens fremadrettede indsats." Skal dette udsagn forstås sådan, at virksomheden sammen med konsulenten selv får lov til at bestemme, hvilken udfordringer, de vil fokusere på, og at Væksthusets indledende Væksthjuls-afklaring og ekspertpanelets vurderinger alene skal tjene som input til det videre forløb? Nej, det forventes at væksthusets specialiserede vejledning sammen med ekspertpanelets vurderinger ligger til grund for det videre arbejde i strategiworkshoppen. Det er inden for den ramme, at konsulenten sammen med virksomheden bestemmer hvilke udfordringer, de vil fokusere på. 15. Spørgsmål stillet d 25 oktober I ydelsesbeskrivelsen under afsnittet "Beskrivelse af de konkrete opgaver og krav til indhold" står der, at "konsulentvirksomhederne skal udvikle og afholde vækst- og udviklingsgrupper for de deltagende virksomheder. Skal det forstås sådan, at flere konsulentvirksomheder godt kan blive udpeget til i samarbejde at arrangere og gennemføre et enkelt vækst- og udviklingsgruppeforløb, eller bliver der kun knyttet én konsulentvirksomhed til hvert vækst- og udviklingsforløb?

8 Nej umiddelbart er det tænkt således, at en konsulent/konsulentvirksomhed arrangerer og gennemfører et vækst og udviklingsforløb. 16. Spørgsmål stillet d 25 oktober I ydelsesbeskrivelsen under afsnittet "Maks. betaling for de enkelte opgaver" står der, at hver virksomhed, der deltager i vækst- og udviklingsforløbene som minimum skal deltage i "3 møder for at kunne blive registreret som deltager". Vi vil i den forbindelse høre, om en manglende registrering er ensbetydende med, at der ikke sker en udbetaling på kr. til konsulenten for pågældende virksomhed? Hvis det er tilfældet, vil vi gerne opfordre Jer til at genoverveje denne bestemmelse, fordi den pålægger konsulenten en risiko, som konsulenten reelt set kun har en begrænset mulighed for at styre. Vi vil i stedet foreslå, at der indføres en no-show-fee på fx kr. hver gang en virksomhed ikke dukker op. Det er jo alene virksomhederne, der bestemmer, om de dukker op eller ej. Det er derfor kun rimeligt - og mest effektivt - at de økonomiske incitamenter for virksomhedernes deltagelse i vækst- og udviklingsgruppeforløbene rettes mod dem selv. Ja et manglende fremmøde vil betyde, at der ikke sker en udbetaling på 8000 kr og der påtænkes ikke indført et no-show fee. Virksomheden forventes som udgangspunkt have stor interesse i at deltage i vækst og gruppeforløbet, idet de har betalt for deltagelsen. 17. Spørgsmål stillet d 25 oktober Endelig vil vi gerne høre, om det er muligt først at afholde et vækst- og udviklingsforløb for en gruppe virksomheder og herefter gennemføre de individuelle strategiworkshops? Vi mener, spørgsmålet er yderst relevant, fordi forretningsmodeludvikling er en hel ny disciplin for de fleste virksomheder. Det er vores erfaring, at virksomhederne har brug for en god og grundlæggende introduktion til emnet og til de mere operationelle værktøjer, før end de sammen med en konsulent kan begynde at arbejde fornuftigt med forretningsmodeludvikling. Nej, - strukturen i projektet ligger fast. Der gennemføres strategiworkshops inden vækst og udviklingsgrupperne påbegyndes 18. Spørgsmål stillet d 28 oktober Såfremt der påtænkes et konsortiesamarbejde med Aarhus Universitet, eller lignende organisation, der indgår i ekspertpanelet vil det give habilitetsproblemer og i så fald være diskvalificerende på grund af mulige interessekonflikter? Med andre ord: kan organisationer (eksempelvis Aarhus Universitet), der indgår i ekspertpanelet accepteres som evt. partnere i et konsortium, der udfører strategiworkshop og vækst/udviklingsgrupper?

9 Nej, - De parter, som udgør konsortiet kan ikke byde ind på strategiworkshops og vækst/udviklingsgrupper. 19. Spørgsmål stillet d 28 oktober Er det muligt at få oplyst navne og tilhørsforhold på de personer, der indgår i Ekspertpanelet på basecamp? Nej, - ekspertpanelet er ikke på plads for nuværende og forventes heller ikke at være på plads frem mod d 11 november. VI forventer at offentliggøre ekspertpanelet omkring d 1 december. 20. Spørgsmål stillet d 28 oktober I jeres udbudsmateriale ifb. med Fremtidens industrielle Forretningsmodeller har i et bilag, Reglab rapporten Fremtidens industri i Danmark. Pdf udgaven har imidlertid 2 rapportsider på en pdf side, og det gør det svært læselig, når man udprinter (rapport læsning på godt gammeldags papir er nu at foretrække). Det er mig ikke muligt at manipulere dette. Har I en udgave, hvor det er 1:1 (altså en rapportside på en pdf side)? På Reglabs hjemmeside skal man være medlem for at kunne logge på biblioteket. Nej, det er desværre ikke muligt for os, at hjælpe med en anden version end den der er tilgængelig på FIF hjemmesiden. 21. Spørgsmål stillet d 28 oktober Punkt Dokumentation for erhvervsansvarsforsikring. Menes der her rådgiveransvar? Er der krav til forsikringssummer? Tilbudsgiverne skal med henblik på opfyldelse af kravet om dokumentation for erhvervsansvarsforsikring fremsende kopi af police. Erhvervsansvarsforsikringen vil for konsulenter ofte blandt andet omfatte rådgiveransvar. Er tilbudsgivers rådgiveransvar omfattet af særskilt rådgiveransvarsforsikring, kan tilbudsgiver som alternativ til erhvervsansvarsforsikring fremsende dokumentation for rådgiveransvarsforsikring i form af kopi af police.

10 22. Spørgsmål stillet d 29 oktober Spørgsmål ang pkt 10.4 i Rammeaftalen : 10.4 Konsulenten er i forbindelse med afrapportering og evaluering forpligtet til at anvende de af VIA anviste værktøjer og programmer til brug herfor. Kan I komme lidt ind på hvilken kompleksitestgrad disse værktøjer har? Vores IT afdeling krymper sig lidt ved tanken om at vi kan blive pålagt et eller andet programkompleks der ikke kan indpasses i vores it værktøjer. Hvis det f.eks. drejer sig alene om online værktøjer eller lign. er det ikke noget problem. Der vil ikke være tale om værktøjer eller programmer af stor kompleksitet. Vi forestiller os følgende potentielle værktøjer/programmer, som primært er onlinebaseret. - Adobe Connect Pro til afholdelse af webinarer m.m. - Scopia Desktop til videomøder - Fælles kalender. Vi regner med at bruge - VIA projektwebsted primært til fildeling Dertil kommer nogle fælles dokumenter, som følger de deltagende virksomheder. 23. Spørgsmål stillet d 29 oktober I ydelsesbeskrivelsen står der under Beskrivelse af de konkrete opgaver og krav til indhold Der afsættes maks. 20 timer pr. virksomhed inkl. tre møder og forberedelse hertil. Skal dette forstås som at forløbet SKAL være planlagt således at virksomheden ikke kommer til at bruge flere timer hvis det f.eks. vil give mening at de bruger mere tid til forberedelse mellem møderne er dette så OK? Eller forstås de 20 timer som vores konsulent timer? Timetallet refererer ikke til virksomhedens timeforbrug udelukkende til konsulentvirksomhedens ressourcetræk og estimat. 24. Spørgsmål stillet d 29 oktober : Metodebeskrivelse i Ydelsesbeskrivelse Sætningen: Hvorledes sikres inddragelse af virksomheder fra både tilbudsgivers og projektpartnernes netværk i projektet Jeg kan forstå på et tidligere spørgsmål at dette ikke drejer sig om visitering af flere/nye virksomheder, kan I derfor komme ind på hvad formålet med denne inddragelse er?

11 Det er ikke tilbudsgivers ansvar at visitere virksomheder til projektet, - men det forventes at projektet formidles og udbredes til relevante virksomheder i tilbudsgivers netværk.