Notat AARHUS UNIVERSITET

Transkript

1 Modtagere: Alle enheder vice-direktører og administrationschefer, alle ledere af nye institutter og nationale centre, ledergruppen i AU Kommunikation Notat via mail Visuel identitet (brevpapir, logo, betegnelser m.v.) for nye institutter og andre enheder, sommeren 2011 Visuel identitet Svend Aage Mogensen I løbet af denne sommer vil de sidste, nye institutledere blive ansat og de nye institutter og nationale centre begynde at fungere. Mange af universitetets lokaliteter vil fremover rumme flere organisatoriske enheder og den ny administrative struktur træder i kraft. Det kræver nye logoer, brevpapir, fælles terminologi m.v. Brandingchef Dato: 06. juli 2011 Sagsnr.: Ref: Side 1/5 Der er allerede i forbindelse med 9. marts-rapporten vedtaget en brandingstrategi, som udstikker hovedlinjerne, og det forventes at Universitetsledelsen i august måned vil tage stilling til en række principielle spørgsmål i forlængelse af brandingstrategien. Det besluttes på hovedområdeniveau hvornår de enkelte nye enheder, så som institutter og nationale centre, de facto træder i kraft, og dermed hvornår man overgår til at bruge nyt navn frem for gammelt navn. Under alle omstændigheder må man forvente en vis overgangsperiode for alle enheder, men man bør bestræbe sig på at gøre den så kort som praktisk muligt. I dette brev vil jeg gøre rede for processen i forbindelse med overgangen, og der vil være mere detaljeret (og løbende opdateret) information på en hertil oprettet hjemmeside: Brevskabeloner (Word) De nuværende brevskabeloner (og skabeloner for notater, referater osv.osv.), som kan genereres i Word (det såkaldte AU Design, version 2), henter data fra centrale databaser hvad angår oplysninger om såvel personer som enheder. Eftersom de fleste hidtidige enheder om- eller nyorganiseres, skal alle ansatte også nyregistreres i disse baser, ligesom den ny enhedsstruktur fordrer en omprogrammering af visse databaser. Dette arbejde er i fuld gang. AU Kommunikation Aarhus Universitet Fredrik Nielsens Vej Aarhus C Tlf.: Fax: [email protected]

2 Den permanente løsning Når arbejdet er afsluttet og data err kvalitetssikrede, vil der blive implementeret enn ny version 3 af AU Design. AU Design 3 vil generee nyt, korrekt logo, stamdata og visse designændringer, herunder at kolofonen flyttes til højre spalte. Desuden vil der også blive installeret skabeloner til PowerPoint. Vi stræber desuden efter at få videreudviklet programmet, sådan at eventuelle sekun- i dære logoer eller labels (fx akkrediterings-labelen Equis) automatisk vil v blive indsat brevpapiret. Side 2/52 Logoer Den midlertidige løsning Indtil data er på plads i databaserne, vil det være nødvendigt med en manuel tilret- ning af stamdata til brevskabelonerne for at kunne benytte de nye navne og persona- ledata. Tidsplanenn er endnu ikke klar, men vil blive meldt så snart det er muligt. Alle enhe- der vil efterplanen være registrerede primo august og dermed tildelt permanente p en- hedsnumre, hvorefter alle ansatte vil blive registreret i systemet. Den eksisterende AU Design version 2 vil kunne bruges i hele forløbet, men vil gene- rere skabeloner og logoer i gammel stil, menn med nye navne. Når version 3 installe- res, vil skabeloner og logo skifte till ny stil. De nye hovedområder og nye institutter har fået tildelt midlertidige enhedsnumre og kan derfor generere brevpapir (i gammel stil) med nye navne ved at indtaste det mid- lertidige nummer feltett KontorID under kolofonoplysninger i AU Design (oversig- benytte brevskabelonenn for Aarhuss Universitet (enhedsnummer 8000, gammelt lo- go). Så snart enheden er tildelt permanent enhedsnummer, vil der kunne genereres brevpapir med nyt navn og logi forr enheden. ten over numre findes på ). Nye enheder, som ikke er tildelt midlertidige enhedsnumre, bedes herr i sommerferien Centre og andre enheder, som ikke ændrer navn kan indtil videre benytte det eksiste- rende logo og brevpapir m.v. Aarhus Universitets corporate logo Til publikationer, pressemeddelelser, forskningsformidling og anden ekstern kom- munikationn benyttes altid Aarhus Universitets s corporate logo (dvs. uden underenhe- fremhæves. Dog anvender Business and Sociall Sciences hovedområdelogo i relevante tilfælde, jævnfør brandingstrategien der), medmindre der er en særlig begrundelse e for at organisationstilknytningen skal herom.

3 Det danske logo benyttes når man kommunikerer på dansk, det engelske logo vedd kommunikation på andre sprog. Side 3/53 Nye og gamle logoer kan skelnes fra f hinandenn ved at Aarhus Universitet står øverst på nye logoer i ny stil, nederst på logoer i gammel stil. Til venstre engelsksproget logo for Health (midl.nr. 1737) i ny stil. Til højre: Engelsksproget logo for Det Sund- hedsvidenskabelige Fakultet (Faculty of Health Sciences) i gammel stil. s Logoer for såvel gamle som nye enheder kan genereres i logo-generatoren på design- nerne, og der vil først være logoer tilgængeliget e for alle nye enheder, når databaserne er opdaterede. Hvis det korrekte logo ikke er tilgængeligt i logo-generatoren, bedes enheden e benytte det Aarhus Universitets fælles logoo (enhedsnummer 8000, gammelt logo). l manual.au..dk. Logoer for nye hovedområder og institutter kan allerede nu hentes påå Logoer genereres ud fra de samme databaser, som ligger til grund for brevskabelo- Visse enheder kan få lov til at udvikle såkaldt eget logo. Dette skal altid a ske efter aftale med AU Kommunikation, og den grafiske udvikling skal ske i samråd med AUU Kommunikations designer. Visitkort, fortrykt brevpapir og kuverter Der er allerede nu muligt at bestille visitkort m.v. via rer/ Visitkort er i ny stil. Bemærk at visitkort pt. har meget kort levetid, da alle telefon- numre ændres i løbet af efteråret, alle -adresser ændres i løbet af efterår 2011 og forår Hertil kommer eventuelle fysiske flytninger. Alle nye hovedområder, nye institutter og vicedirektør-søjler er oprettet i systemet. Øvrige nye enheder forventes oprettet i augustt måned. Faktureringsoplysninger, postadresser og persondata skal indtastes manuelt. m Det er først muligt at bestille varer, når faktureringsoplysninger for enheden er indta- stet. Bemærk at felterne Afd og Afd. (fortsat) normalt skal stå tomme for f videnskabe- ligt ansatte.

4 -signaturer Der vil blive orienteret om nye -signaturer i forbindelse med indførelsen af det fælles mail-system. Side 4/5 -signaturer bør bestå af nedenstående i nævnte rækkefølge Navn Titel Evt. akademiske grader Direkte telefonnummer Mobilnummer E-post-adresse Personlig hjemmeside (ophold / ny spalte) Enhed Aarhus Universitet Adresse (vej, evt. postboks) Adresse (postnr + by) Enhedens telefonnummer Enhedens e-post-adresse Enhedens hjemmeside (ophold) Enhedens logo (grafik) Fax-nummer kan inkluderes, hvis det skønnes nødvendigt. Om AU Administration Alle ansatte i AU Administration er som bekendt ansat under et vicedirektør-område og skal vælge denne enhed, når man genererer brevpapir, visitkort osv. Hvis man er tilknyttet et center, kan det fremgå af titlen hvilket hovedområde der er det primære arbejdsfelt. Eksempler: Økonomileder, Arts, Kommunikationsmedarbejder, Health, Teknisk chef for Business and Social Sciences og Arts. Om postadresser Postadressen i brevpapir og på visitkort bør være den adresse, hvortil fysisk brevpost ønskes leveret (eftersom mange enheder vil i dag have flere fysiske post-adresser). Navne på campusser og lokaliteter anvendes ikke i mail-signaturer/postadresser (Lokaliteter brandes ikke som eller med faglige enheder, men alene som AU-lokaliteter). Akronymer, funktions-mail-adresser og enhedsbetegnelser Alle institutter og centre og øvrige enheder tildeles en forkortelse til brug for mail-adresse, domænenavn og diverse administrative databaser. Eksempelvis kan forkortelsen for Institut for Husdyrvidenskab være IHV, hvorved instituttets hoved-epost-adresse kan blive [email protected].

5 Der pågår i øjeblikket et arbejde med at fastlægge en systematik for disse forkortelser, og det forventes at Universitetsledelsen vil kunne tage stilling hertil i august måned. I samme ombæring vil der blive fastsat en systematik for en række enheds- og stillingsbetegnelser på både dansk og engelsk og mail-adresser på en række administrative funktioner. Side 5/5 Hjemmesider Der vil blive udsendt separat orientering om det igangsatte projekt med nye hjemmesider til alle (nye) enheder. Øvrige designændringer Ændringerne i struktur og navne betyder også at der skal ændres på eksempelvis skilte, pjecer, køretøjer, plakater, adgangskort, merchandise, annoncer etc. etc. Som en del af en kommende brand-manual vil designmanual.au.dk i løbet af efteråret blive udvidet og opdateret med information herom. I pressen I forhold til presse gælder (uforandret) at forskere præsenterer sig som tilhørende Aarhus Universitet og angiver faglig titel (fx lektor i middelalderarkæologi ved Aarhus Universitet, Hans Hansen og TAP er med titel dekan for Arts ved Aarhus Universitet, Mette Thunø, ). Såfremt spaltepladsen tillader det og det beriger formidlingen kan institut- eller centernavn tilføjes, men det må aldrig stå i stedet for Aarhus Universitet. Når Aarhus Universitet nævnes er vi sikre på at få signaleret at der ligger en velrenommeret og alment kendt autoritet bag (med ordet universitet, det samme gælder fx ikke for betegnelserne center eller institut, som også benyttes af ikkevidenskabelige instanser og virksomheder). Spørgsmål og kommentarer Tekniske spørgsmål til installation og funktion af brevskabeloner skal som hidtil rettes til [email protected], lokal Spørgsmål og kommentarer til implementeringen af brandingstrategien kan sendes til undertegnede (ferie fra 15. juli til 8. august). Med venlig hilsen Svend Aage Mogensen Brandingchef [email protected]