Vejledning Aarhus Universitets wordskabeloner

Transkript

1 Vejledning Aarhus Universitets wordskabeloner Opdateret den 13. maj 2014

2 Indhold Introduktion... 3 Sådan opretter du et nyt dokument via menuen 'AU'... 4 Dialogboksen Dokumentoplysninger... 6 Side1: Dokumentoplysninger... 6 Side 1: Dokumentfelter og personlige oplysninger... 7 Sådan printer du... 9 Kopier tekst fra et gammelt dokument over i et nyt Papirlinje, eksempel på brev Papirlinje, eksempel på Dagsorden/Referat Indholdsfortegnelse Publikationer Funktioner i AU Publikations menuerne Eksempel på Publikation

3 Introduktion Universitetets skabelonsystem sikrer, at breve og andre dokumenttyper bliver opstillet i overensstemmelse med universitetets designretningslinjer, og at det sker på samme måde hver gang. Det sker via dialogbokse, hvori du indtaster de nødvendige oplysninger, som derefter automatisk bliver placeret på de rigtige steder i dokumenterne, så du kan koncentrere dig om det indholdsmæssige. Der er i skabelonerne blevet brugt AU Passata, Georgia og AU Peto (sidst nævnte til Logo og 5 Element) Alle relationer mellem typografier, font størrelser, linjeafstand og margin er grundigt planlagt, så vær venlig ikke at tilføre eget design til skabelonerne. TIP: Brug F11 for at komme fra et felt til et andet. Brug ikke TAB med mindre andet er indikeret. 3

4 Sådan opretter du et nyt dokument via menuen 'AU' Når Word åbnes vil der være tilføjet en ny menu i menu linjen, hvorfra Aarhus Universitets skabeloner åbnes. Opret et dokument ved at vælge en skabelon fra listen under "Vælg skabelon". 4

5 Funktioner på menuen AU menu. Funktion Vælg skabelon Dokumentoplysninger Rediger brugerprofil Vis logo Skjul logo Udskriv Specielle funktioner Typografier Gem som PDF som PDF Hjælp Beskrivelse Opret et nyt dokument Viser en dialogboks hvor man kan ændre brugerprofil og dokumentoplysninger tilknyttet til dokumentet Viser en dialogboks hvor man kan oprette og redigere brugerprofiler Vis logo i dokumentet Skjul logo i dokumentet så dokumentet kan printes på fortrykt brevpapir Åbner en dialogboks, hvor du kan printe og vælge printerindstillinger Indholder funktioner til at bruge hoppefelter og indsætte dags dato Her kan du hurtigt vælge de mest anvendte typografier Gemmer dokumentet som PDF Opretter en ny , og vedhæfter dokumentet som en PDF Her kan du åbne vejledningen og se informationer om WordEngine 5

6 Dialogboksen Dokumentoplysninger Når der oprettes et nyt dokument vises dialogboksen Dokumentoplysninger. Skabelonerne i 'AU' menuen indeholder specifikke informationer, som f.eks. dato, referencer, yderligere modtagere. Disse information kan ændres her. Vær opmærksom på, at dokumentoplysningerne kan være forskellige i fra skabelon til skabelon. Side1: Dokumentoplysninger Dokumentprofil: Her kan du vælge din nuværende profil. Hvis du har flere forskellige profiler, vil de bliver listet i en drop-down menu (f.eks. hvis du skriver på vegne af en anden). Dokumentsprog: Her kan du angiv det sprog, som dokumentet skal oprettes med. Prædefinerede fellter vil blive oversat til det valgte sprog. Dokumentoplysninger: De forskellige skabeloner har specifikke informationer, som kan udfyldes. Informationerne kan variere afhængig af skabelonerne. Næste eller OK: Hvis det er første gang du opretter et dokument skal du trykke Næste for at indtaste afsenderadresse. Ellers skal du bare trykke OK for at oprette dokumentet. 6

7 Ret/opret brugerprofiler Side 1: Dokumentfelter og personlige oplysninger Side 1: Felter og personlige brugeroplysninger Enhedsnummer og Rediger Enhedsinfo: Indtast enhedsnummer, for at systemet kan hente dine enhedsoplysninger. Vælges 'Nej' i Rediger Enheds oplysninger er det ikke muligt at ændre noget på side 2. Vælges der derimod 'Ja', er det muligt, på side 2, at ændre i afsender-adresse oplysningerne, som indsættes i dokumentet. Benyt nej hvis du ikke har nogen ændringer, da disse oplysninger derved opdateres automatisk ved ændringer. Brugerinformation: Indtast dine brugeroplysninger i brugerprofilen og tryk Gem for at gemme dem i den valgte profil. Logo farve: Vælg om der skal indsættes et blåt eller sort logo. Sekundær logo: Angiv stien til hvor den sekundær logo fil er placeret på drevet. Profilhåndtering: Tryk Gem for at gemme oplysningerne for den valgte profil. (se også forklaring på den følgende side) Næste eller OK: Hvis det er første gang du opretter et dokument skal du trykke Næste for at indtaste afsenderadresse. Ellers skal du bare trykke OK for at oprette dokumentet. 7

8 Side 2: Enhedsinfo (adresseoplysninger) Side 3: Enhedsinfo (afdelingens adresseoplysninger) Adresseoplysninger: Hvis muligheden for at redigere i enheds oplysningerne er valgt, kan du her indtaste din afdelings adresseoplysninger manuelt. Disse oplysninger gemmes automatisk når du trykker på 'OK'. OK Tryk 'OK' for at indsætte oplysningerne i dokumentet. Adresseoplysningerne gemmes automatisk, og genbruges næste gang du opretter et dokument. Funktion Brugerprofil Gem Ny Slet Omdøb Standard Beskrivelse Her kan du vælge en af de brugerprofiler som du har oprettet. Gem ændringer til den valgte brugerprofil. Opret en ny brugerprofil. Du vil blive spurgt om et navn til profilen og kan derefter indtaste oplysninger for profilen. Slet den valgte brugerprofil. Du vil blive bedt om at bekræfte sletningen. Giv den valgte brugerprofil et nyt navn. Sæt den valgte brugerprofil til at være standard- profil. 8

9 Sådan printer du Dialogboksen "Quick Print" Vælg den printer du vil udskrive til Vælg bakke / papir Udskriv Når du trykker Print gemmes dine indstillinger, og bruges næste gang du printer 9

10 Kopier tekst fra et gammelt dokument over i et nyt. Ønsker du at kopier tekst fra et gammelt dokument er det vigtigt at ingen formatering fra det gamle dokument bliver overført til det nye dokument. For at undgå dette er det bedst at rydde op i formateringen i det gamle dokument inden du indsætter teksten i det nye dokument og derefter lægge den korrekte formatering på teksten i det nye dokument ved at bruge de typografier der er lavet til AU skabelonerne. Procedure: I det gamle dokument: 1. vælg alt teksten (brug CTRL+A) eller vælg den del af teksten som du ønsker at kopiere. 2. Tryk CTRL+SHIFT+N eller vælg typografien Normal i typografi listen. 3. Tryk CTRL+C for at kopiere teksten. I det nye dokument baseret på en Aarhus Universitet skabelon: 4. stil cursoren der hvor du ønsker at indsætte teksten. 5. Tryk CTRL+V for at indsætte teksten i det nye dokument. 6. Formater teksten paragraf for paragraf ved at benytte typografierne oprettet til AU skabelonerne, disse kan findes i format>style and formatting. ELLER du kan også bruge den følgende måde at kopier og indsætte den gamle tekst: 1. vælg alt teksten (brug CTRL+A) eller vælg den del af teksten som du ønsker at kopiere. 2. Tryk CTRL+C for at kopiere teksten. 3. I det nye document sitl cursoren der hvor du ønsker at indsætte teksten 4. gå ind i Edit > Paste special og nedenstående dialog boks vil åbne her vælges unformatted text og tryk OK. I 2007 ligger Paste Special under Home > Paste (Første ikon i rækken) 5. Teksten vil nu blive indsat i den typografi som er valgt der hvor cursoren står. 10

11 Papirlinje, eksempel på brev Logonavnetræk: Denne bliver automatisk generet ud fra det Enheds nr. som indtastes i dialogboksen Felter: Tryk F11 for at springe fra felt til felt Brug IKKE tabulator! Brugeroplysninger: Her indsættes brugeroplysninger fra dialogboksen Kolofonoplysninger: Her indsættes oplysninger fra side 1 i dialogboksen Vælg Aarhus Universitet > Vis dokumentoplysninger... for at rette i oplysningerne. Sekundær logo: Det sekundær logo indsættes via den indsatte sti i dialogboksen. Logoet flugter med institut navnes top og skaleres så det er enten max H: 0,85 eller B: 2.72 Vælg Aarhus Universitet > Vis dokumentoplysninger... for at rette i brugeroplysningerne. Adresseoplysninger: Her indsættes adresseoplysninger fra dialogboksen Vælg Aarhus Universitet > Vis kolofonoplysninger... for at rette adresseoplysningerne. 11

12 Papirlinje, eksempel på Dagsorden/Referat Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse: Det første punkt i Dagsorden og Referat er indholdsfortegnelsen. For at denne kan genereres automatisk er det vigtigt at de punkter der skal indgå i indholdsfortegnelsen bliver skrevet med typografien Heading1/Overskrift1 ligesom feltet Punkt 1 på dagsordenen er formateret med. Når dokumentet er færdigt, placér da cursoren i feltet Dette er en indholdsfortegnelse... højre klik med musen og vælg opdater. Eller tryk på F9 for at opdater. 12

13 Publikationer Skabelonerne der findes i menuen under Publikationer har en ekstra menu kalder 'AU funktioner' Denne menu findes i følgende skabeloner: Denne menu findes i følgende skabeloner: Denne menu findes i følgende skabeloner: Publikation A4 Publikation A5 Publikation M65 Denne menu findes i følgende skabeloner: Plakat A4 Plakat A3 Profilannonce 4 spalter Profilannonce 6 spalter Rubrik 86X86 Rubrik 86X86 med farvet baggrund Denne menu findes i følgende skabeloner: Rubrik 41X41 Rubrik 41X41 med farvet baggrund 13

14 Funktioner i AU Publikations menuerne Funktion Indsæt ny kapitel overskrift Indsæt heading1 over 1½ kolonne Beskrivelse Indsætter en tabel over to kolonner, med Kapiteloverskrift, heading2 og stor afstand ned til felterne til heading4 og brødtekst. Indsætter en tabel der går hen over 1½ kolonne med en skrive felt til heading1 og kort streg over. Indsæt heading1 (to kolonner) Indsætter en tekstboks over to kolonner Indsæt faktaboks Indsætter en faktaboks ved cursors placering Farven på denne afhænger af farven valgt i farveskemaet. Indsæt citat boks over 1½ kolonne Denne funktion indsætter en tekstboks til citat over 1½ kolonne. Indsæt slut note Indsætter en tabel i kolonnebrede med kort streg over. Til at indtaste et slut notat i dokumentet. 14

15 Indsæt billede (1 kolonne) og 2 (Kolonner) Denne funktion indsætter en tabel ved cursors placering over henholdsvis 1 kolonne og 2 kolonner afhængig af hvilken der er valgt i menuen. Dobbelt klik på feltet i tabellen og følgende dialogboks åbnes: Klik på gennemse for at finde billede filen på disken. Når billedet er valgt tryk Open og derefter OK. Billedet er nu indsat i dokumentet. Indsæt billede (2 kolonner) med billedtekst til højre. Denne funktion indsætter en tabel med to celler, ved cursors placering med to kolonners brede. Dobbelt klik på feltet i tabellen og følgende dialogboks åbnes: Klik på gennemse for at finde billede filen på disken. Når billedet er valgt tryk Open og derefter OK. Billedet er nu indsat i dokumentet og der er til højre for billedet et felt til indtastning af billedtekst, farven på denne tekst afhænger af det valgte farveskema. 15

16 Skift farve skema Følgende dialogboks åbnes: 1. vælg logofarve 2. vælg ekstra farver: Ved blå logo valg er det kun muligt at vælge farven blå. Ved sort logo valg er det ikke muligt at vælge farven blå men derimod de 9 andre farver i skemaet. Det valgte farve skema bliver lagt på det 5 element, faktaboks, Overskrifter og enkelte andre specielle typografier. 16

17 Tilret element på forsiden/bagsiden Det er her muligt at indsætte det intet element, 5 element, billede eller tekstboks på for- og bagside af publikationerne Femte element 3. vælg element type 4. vælg størrelse på elementet: 1-4 linjer 5. tilret elementet: vælg en prædefineret tekst i dropdown listen Vælg selv at skrive den ønskede tekst til det 5 element. Det er muligt at se det skrevne i Preview vinduet. 6. Indsæt det valgte i dokumentet. 17

18 Billede 7. vælg element type 8. vælg højden på elementet: 1-4 linjer 9. tilret elementet: klik på søg for at finde billedfilen på disken. Tekstboks 1. vælg element type 2. vælg størrelse på elementet: 1-4 linjer 3. tilret elementet: indtast den ønskede tekst i linjerne. 18

19 Linje 1: Alternativ Overskrift 1 Linje 2: Alternativ Overskrift 2 19

20 Eksempel på Publikation Element: Her indsættes det valgte element fra menuen. For at ændre dette vælg AU Publikationer > Tilret element på forsiden/bagsiden Felter: Tryk F11 for at springe fra felt til felt Tryk IKKE på tabulator! I Headings brug der Bold til at fremhæve vigtige ord i sætningen. Adresseoplysninger: Her indsættes adresseoplysninger fra dialogboksen Vælg Aarhus Universitet > Vis kolofonoplysninger... for at rette adresseoplysningerne. Sekundær logo: Det sekundær logo indsættes via den indsatte sti i dialogboksen. Logoet skaleres så det er enten max H: 0,85 eller B: