Når journalisten ringer en tjekliste. Vejen til journalisternes hjerter går via de gode historier!

Transkript

1 Når journalisten ringer en tjekliste Vejen til journalisternes hjerter går via de gode historier!

2 Kan jeg udtale mig til medierne? Energinet.dk er en offentlig virksomhed som varetager en række vigtige samfundsopgaver. Derfor skal næsten al vores virksomhed foregå i fuld åbenhed og med stor gennemsigtighed. I Energinet.dk kan alle medarbejdere derfor udtale sig til medierne Når de udtaler sig inden for deres eget ansvarsområde/fagområde Når de står ved det, de siger Når de gør det på en måde, så det ikke strider mod tavshedspligten i forhold til fortrolig kundeinformation og virksomhedens forretningshemmeligheder Når de efterfølgende informerer Kommunikationsafdelingen om kontakten og om nødvendigt drøfter budskaber og får sparring eller medietræning før interviewet. Hvem må udtale sig Faktiske Holdninger, Politiske Kriser i Energinet.dk? oplysninger vurderinger og holdninger og issues kommentarer Alle medarbejdere Ledere, andre bemyndigede og bestyrelsesformanden Ministeren Talsmand

3 Alle medarbejdere og ledere i Energinet.dk har et ansvar for at skabe god kommunikation. Faktiske oplysninger: Kan gives af alle medarbejdere. Holdninger, vurderinger og kommentarer: Gives som udgangspunkt af bestyrelsesformanden, den adm. direktør, afdelingsdirektører og sektionsledere og de medarbejdere eksperter og projektledere som har fået beføjelse til det. Politiske holdninger: Gives kun af vores ejer, ministeren. Kriser og potentielle kriser (issues): Kommunikationsdirektøren, andre direktører eller en talsmand udpeget af krisestaben. Uddrag af Energinet.dk s pressepolitik Din rolle i interviewet? Erfarings-interview Ekspert-interview Parts-interview Din rolle Fortæller Hjælper Modstander Journalistens Fødselshjælper Dummepeter Djævelens advokat rolle Skeptiker Rasmus Modsat Typer af Åbne spørgsmål: Åbne hv-spørgsmål: Men... Jamen... spørgsmål Fortæl mig om... Hvem, hvad, hvor, Din modpart siger... Beskriv... hvornår og hvorfor? Rapporten siger jo det modsatte... Opklarede eller ledende, lukkede spørgsmål: Vil det sige... (ja/nej) Det betyder altså... (ja/nej)

4 God forberedelse er vejen til et vellykket interview Hvad kan journalisten finde på at spørge om? Hvad vil jeg gerne sige? (budskaber) Har jeg brug for at drøfte budskaber med min chef eller med Kommunikation? Har jeg brug for sparring eller medietræning før interviewet? Under interviewet Husk dit hovedbudskab! Start med det væsentligste Tal altid sandhed Lad være med at gætte om ting, du kan tjekke Støt dig til dine facts Svar kort og konkret Undgå fagudtryk Det er ikke nogen synd eller en katastrofe at begå fejl eller huske forkert hvis du blot erkender det! Og husk Bevar roen og tænk før du svarer! Glem frygten for pauser Vær dig selv men vær i topform At tale uden for referat En simpel regel: Alle udtalelser er til citat Hvis du ønsker, at en journalist skal skrive om det, så fortæl ham det Er der noget, du ikke vil citeres for, så hold din mund! Særligt på tv Korte budskaber: Journalisten bruger kun en lille kort bid på måske sekunder fra interviewet med dig i det endelige tv-indslag Tv er kun interesseret i holdninger og følelser. Fakta bliver kun brugt til journalistens speak i indslaget eller udelades helt Tjek at optagestedet giver et godt billede Tjek frisuren og tøjet, inden du går på tv Se på den, du taler med. Hold øjenkontakt. Bed om at få det første spørgsmål på forhånd, så du ikke bliver overrumplet. En fair eller en god pressedækning? Det første har du krav på Det sidste skal du gøre dig fortjent til!

5 Vejledning om fotografering og tv-optagelser af anlæg Som udgangspunkt er vi positive over for mediernes ønsker om fotomuligheder. I krisesitationer skal adgang til kontrolrum og anlæg godkendes af krisestaben. Journalister og tv-holds adgang til kontrolrum Såfremt det ikke forstyrrer arbejdet kan journalister og tv-hold få adgang til kontrolrummet i kortere tidsrum. Kontrolrumschefen eller dennes stedfortræder skal være indforstået Kommunikationsdirektøren, adm. direktør eller fagdirektør skal godkende Kun et tv-hold/journalist ad gangen Tv-hold og journalist må ikke forstyrre arbejdet unødigt Evt. interviews i kontrolrummet sker med Energinet.dk s talsmand. Ved live indslag skal der sættes vagter ved alle adgangsdøre, da der rulles kabler ud fra sendevogn op til kontrolrummet, som forhindrer døre i at lukke. Journalister og tv-holds adgang til anlæg Adgang aftales med den ansvarlige afdelingsdirektør og kommunikationsdirektøren.

6 Når krisen indtræffer håndtering af medierne Vær tilgængelig! Ingen kommentarer er tegn på, at ledelsen har mistet kontrollen. Hvis du ønsker din version af sandheden repræsenteret så tal! Krisen er ofte ikke selve problemet, men det faktum, at nogen har forsøgt at dække over problemet: I did not have a sexual relationship with that woman Ms. Lewinsky Vent ikke på at blive taget med bukserne nede. Få det overstået. Konfronter problemet på dag ét, så det ikke udvikler sig til en regulær tv-serie Husk, at en beslutning, du ikke kan forklare, kan du heller ikke forsvare Fortæl sandheden og kun sandheden Gæt aldrig om noget, du har mulighed for at undersøge Find fakta i sagen og baser dig på dem Gør din holdning til problemet klart før du bliver spurgt! Ved interviews: Tag initiativet. Tag dit beskidte vasketøj frem i lyset og svar på indlysende, kritiske spørgsmål INDEN journalisten får lejlighed til at konfrontere dig med en skov af ubehagelige og aggressive spørgsmål Til de skrevne medier: Giv detaljer. Masser af detaljer! Detaljer skaber troværdighed. På tv: Lever dit budskab kort og præcist Dit budskab skal være enkelt og let forståeligt især på tv! Vis et menneskeligt ansigt sympati, bekymring, forståelse, måske fortrydelse, måske endda undskyld. Det viser, at vi bekymrer os, f.eks.: Jeg er personlig meget ked af det, der er sket, men (og her kommer så din version af historien) Giv forsikringer: Ingen yderligere fare; ikke skadeligt; hvad kan man gøre, hvis man er bekymret; en ud af en million; osv. Tre krisebudskaber (nøglebudskaber): Beroligelse. Det gør vi ved problemet! Det menneskelige ansigt.

7 Når journalisten ringer en tjekliste når journalisten ringer: Hvad er journalistens navn? Hvilken avis/medie? Hvad vil journalisten interviewe dig om? Hvorfor ringer journalisten til dig? Hvad skal interviewet bruges til? Hvornår (deadline)? Ved du nok om emnet eller skal journalisten tale med en anden? Har du brug for at købe dig tid?: Giv mig lige tid til at undersøge sagen, så vender jeg tilbage. inden interviewet går i gang: Har journalisten interviewet/talt med andre om emnet eller vil han? inden du afslutter samtalen med journalisten: Hvad bliver du citeret for? efter interviewet: Er der andre end kommunikationsdirektøren og din egen chef, du skal orientere om interviewet? i tænkepausen: Betyder det noget for dig, hvis journalisten optager samtalen på bånd? Hvilke konsekvenser kan det få at udtale sig? Hvilke facts bør du have på plads inden interviewet? Hvad er dine nøglebudskaber i interviewet? Hvem kan du evt. hente hjælp hos? Kontakt Energinet.dk s kommunikationsafdeling!

8 ENERGINET.DK Fjordvejen Fredericia Tlf Fax Ny adresse fra 1. januar 2008 Tonne Kjærsvej Fredericia /1-60 Mogensen