FACILITERING Et værktøj

Transkript

1 FACILITERING Et værktøj Af PS4 A/S

2 Velkommen til PS4s værktøj til facilitering Facilitering af møder Ved møder sker det ofte, at den indholdsmæssige diskussion sluger al opmærksomheden fra deltagerne, mens ingen rigtig har fokus på processen og om dialogen kunne foregå på en (endnu) bedre måde. For at gøre møderne effektive, kan der være brug for en mødefacilitator, der kan være med til at øge effektiviteten, når der optræder udfordringer, ved at fungere som ekstern observatør, mødeleder, mægler, konfliktløser og relationsskaber. Facilitering er en praksis, der har til formål at hjælpe grupper med at nå fælles mål gennem processer, der aktiverer, involverer og engagerer deltagerne optimalt. For at kunne facilitere et møde må du kunne være objektiv. Det betyder ikke, at du skal komme ude fra organisationen eller teamet. Det betyder blot, at du skal kunne fjerne dig tilstrækkeligt fra selve opgaven eller diskussionerne for at forholde dig neutralt og for at kunne holde fokus på at observere, lytte, stille spørgsmål og motivere. Overvejelser du kan gøre dig inden møde start: Det er først og fremmest vigtigt, at du som facilitator forstår, hvad formålet med mødet er, og ved hvad det er for et resultat, gruppen ønsker at få ud af mødet. Sørg for at der foreligger en agenda inden mødestart, derved bliver det også nemmere at holde mødet inde for den afsatte tid. Stil dig selv disse spørgsmål inden mødet: Hvad er formålet med netop dette møde? Hvad er målet på længere sigt? Hvordan sikrer du/i, at målet nås? Hvem er ansvarlig for hvilke dele af processen Er der noget, der trænger til at komme på bordet, som der ikke bliver talt om? Facilitatorens ansvarsområder under mødet: At lægge op til samarbejde og ide-generering At gribe ind, hvis diskussionen løber af sporet At være gatekeeper forhindre dominans og indkludere alle At opsummere samtaler og diskussioner At afslutte mødet med et resultat, dvs. en konklusion og/eller handlingsplan 1

3 Værktøjer til samarbejde og ide-generering: Hvis deltagerne ikke arbejder sammen til hverdag, kan der være brug for at bryde isen. Inden du planlægger din isbryder, kan det være en fordel at reflektere over, hvad det for en is, der skal brydes: Hvis mødedeltagerne er ligesindede, består isen måske blot af, at de ikke har mødt hinanden før. Hvis mødedeltagerne kommer fra forskellige lag i organisationen, kommer isen måske fra forskellen i status mellem deltagerne. Hvis mødedeltagerne kommer fra forskellig baggrund, kultur osv., kommer isen fra deltagernes forskellige verdenssyn og opfattelser af hinanden. Du skal behandle disse forskelligheder med forsigtighed og kun bryde den is, som er relevant for netop den event eller det møde, du faciliterer. En isbryder: En lille ting om dig selv: Bed alle deltagerne om på skift at præsentere sig selv, dvs. fortælle deres navn, deres rolle i organisationen, hvor lang tid de har været ansat og til sidst en lille speciel ting om dem selv. Den lille specielle ting bliver til det menneskelige element, som kan være med til at bryde isen mellem deltagerne. Sandt eller falskt: Bed alle deltagerne om at introducere sig selv og komme med tre eller fire udsagn om sig selv, hvori det ene udsagn er falskt. Nu skal resten af gruppen gætte hvilket udsagn, der er det falske. Udover at deltagerne lærer hinanden at kende, så er denne isbryder med til at starte en gruppeinteraktion. Problemløsning: Bed deltagerne om at finde sammen i mindre grupper. Fremlæg et lille scenarie, hvori der er en problemstilling, som de små grupper kan arbejde på i kort tid. Når grupperne har analyseret problemet og forberedt deres feedback, skal de fremlægge det for de andre grupper. Problemet, du fremlægger, skal være simpelt, så alle kan bidrage. Samarbejde mellem deltagerne Når mennesker samarbejder om at nå et fælles mål, stimulerer de hinanden til at nå et højere præstationsniveau. Nye ideer opstår og afprøves, og teamets produktivitet overstiger summen af den produktivitet, de enkelte kunne skabe hver for sig. En god måde at få deltagerne til at generere nye ideer sammen og skabe innovation i mødet er at bruge diverse brainstormteknikker fx tombolaen eller de 6 tænkehatte. Se disse værktøjer under værktøjet brainstorm-teknikker. 2

4 Grib ind hvis diskussionen løber af sporet Generelt set er konflikter i en gruppe ikke udelukkende negativt. Det er et tegn på, at medlemmerne i gruppen tager ansvar og deler deres synspunkter ærligt. Det sker dog, at gode konflikter eskalerer og ophører med at være konstruktive. Så snart en diskussion ophører med blot at være udtryk for forskellighed i tilgang og holdning, men også bliver en følelsesmæssig uenighed, og der opstår fastlåste positioner, er et indgreb fra facilitatorens side nødvendigt. Prøv at ændre deltagernes syn på situationen fra konflikt til udforskning. Du skal opmuntre deltagerne til at give information i stedet for blot at fortælle, at de er uenige eller utilfredse. Stil nogle præcist formulerede spørgsmål. Det skal ikke være ja/nej spørgsmål, men åbne spørgsmål (hv-spørgsmål, dvs. hvem, hvad, hvorfor o.l.), der kan afdække, hvad deltagerne tænker. Spørg ind til specifikke eksempler og få deltagerne til at give forslag til, hvordan den ide eller udtalelse, som var ophav til konflikten, kan ændres for, at den kan blive acceptabel for alle. Værktøjer til at forhindre dominans og få alle deltagerne inkluderet: Det kan være ødelæggende for flowet i mødet, hvis enkelte deltagere bruger en stor del af tiden på at udtrykke personlige meninger og holdninger eller forsøger at tage kontrol og derved bliver meget dominerende. Ligeledes er det ødelæggende, hvis enkelte afholder sig fra diskussioner, beslutningstagning og ikke ønsker at deltage, eller hvis nogle er ufokuserede, sludrende, fortæller historier og fjerner gruppen fra dens primære formål. Du kan forhindre, at enkelte deltagere dominerer diskussionen ved at bruge en lille bold. Når en deltager har bolden, er det kun ham eller hende, der har ordet. Når deltageren er færdig med at tale, kaster han eller hun bolden videre til den næste. Du kan få alle til at bidrage ved at få alle deltagerne til at afslutte det samme spørgsmål. Et eksempel på et spørgsmål kunne være: En ting jeg er nødt til at forstå ved dette møde er:. Opsummér samtaler og diskussioner Vi glemmer hurtigere, end vi tror. Sørg derfor altid for, at der er blevet taget noter under mødet, og at et referat af mødet efterfølgende bliver sendt ud til deltagerne, da disses egne mødenotater kan blive væk osv. Notér alle de beslutninger, som er blevet truffet, og alle de handlingsplaner, der er blevet lagt. Det kan være en god ide at få en anden til at notere, så du kan koncentrere dig om processen. Imens der noteres, så tjek med deltagerne at den information, der skrives ned er en korrekt refleksion af det, som er blevet diskuteret. Brug de ord, som er blevet brugt under diskussionen. 3

5 Sørg for at alle har forstået formålet og indholdet med mødet. Slut derfor altid mødet med 5-10 minutter, hvor der kan stilles spørgsmål eller kommes med afsluttende kommentarer, men sørg for at det ikke bliver en genoptagelse af diskussionen. For at sikre at alle deltagerne reflekterer over mødet, kan du bede dem om fx at forklare en ting, de har lært på mødet. Du skal afslutte mødet med et resultat, en konklusion og/eller en handlingsplan: Opsummér de ting I er blevet enige om (evt. også de ting, som det ikke er lykkedes at blive enige om, og som måske kræver et nyt møde). Gentag opgaver, som er uddelegeret og få bekræftet, at I er enige om deadlines. Spørg alle deltagerne om en ting, de vil gøre i løbet af den kommende dag, uge eller anden periode, som et resultat af dette møde. 4

6 Dette er et værktøj i serien: Engagerede mennesker skaber resultater, og er inspirerende at samarbejde med Vi i PS4 A/S er engageret i vores tilgang til samarbejde, resultater og virker ofte inspirerende på vores samarbejdspartnere. Så inspirerende og resultatskabende, at vi danner PartnerSkaber (PS4) inden for Leadershipsudvikling, Recruitment, Networking og Franching. Konsulenthuset PS4 A/S er din Full Service Partner inden for Leadership, Recruitment, Networking og Franchise. Vi blev grundlagt i 2001, og siden da har vi hjulpet vores kunder med lederudvikling, rekruttering, netværksfacilitering og franchise koncepter. Vi har kontor midt i København i Dronningens Tværgade og nyder at byde vores gæster velkommen. Vores samarbejde med dig bygger på en kombination af hjerne og hjerte koblet til handling. Dette fordi vi tror på, at de bedste resultater opnås ved at skabe indsigt i og forståelse for det hele menneskes betydning for organisatorisk og forretningsmæssig udvikling og vækst samt omsætning af dette til konkrete handlinger. Besøg os på og opdag, hvordan vi kan hjælpe dig ved at blive din Full Service Partner. Vi glæder os til at få besøg af dig! PS4 A/S