Fruering og Vitved Menighedsråd. Referat af fællesrådsmøde. Tirsdag den 20. januar 2015

Transkript

1 Fruering og Vitved Menighedsråd Referat af fællesrådsmøde Tirsdag den 20. januar 2015 Referatet sendes til: MR- medlemmer, kirkeværger, suppleanter, sognepræst, ansatte, regnskabsfører, webbmaster samt lejer af forpagtergårdsboligen. Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Bemærkninger til referat fra mødet den 20. november Økonomi, herunder underskrift af referat vedrørende regnskab 2013, godkendte budgetter 2015 og forberedelse til regnskaber for Orientering om renoveringsprojektet i Fruering kirke 5. Evt. køb af hjertestarter (bilag) 6. Genanvendelse af udgåede gravsten (bilag) 7. Revision af kirkegårdsvedtægt fælles vedtægt og tillæg for Vitved (bilag) 8. Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd 9. Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd 10. Orientering ved sognepræsten 11. Orientering ved kontaktperson 12. Orientering ved kirkeværger og opfølgning på provstesyn Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget, herunder brev til Skanderborg kommune (bilag) 14. Orientering ved medarbejderrepræsentant 15. Orientering ved folkevalgte kasserere 16. Eventuelt Bispevalget Fællesskab uden grænser Studietur nedsættelse af udvalg Mødet blev ledet af: Arne Sørensen Referent: Niels Peter Skrubbeltrang Mødedeltagelse: Der var afbud fra Anne Marie Thormann, Magda Jensen, Anders Nielsen og Holger Aaen 1

2 Mødet blev indledt med at vi sang nr Sneflokke kommer vrimlende. Pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Under pkt. 3 blev tilføjet: Godkendelse af revisionsprotokoller. Med denne tilføjelse blev dagsordenen godkendt uden bemærkninger. Pkt. 2 Bemærkninger til referat fra mødet 20. november 2014 Referatet blev godkendt uden bemærkninger. Pkt. 3 Økonomi, herunder underskrift af referat vedrørende regnskab 2013, godkendte budgetter 2015 og forberedelse til regnskaber for 2014 Regnskabet for Fruering kirkekasse blev godkendt af provstiet 3. november uden bemærkninger. På dette møde føres til referat, at menighedsrådet har behandlet provstiets godkendelse og eventuelle bemærkninger, og det under skrevne referat indlæses i Dataarkivet. Budget 2014 for Vitved kirkekasse er ændret med de bevilgede kr. til anlæg (nyt trægulv over skibet i kirken), og herefter godkendt igen af provstiet. Anne Marie laver foreløbigt udkast af regnskaberne for 2014 og der blev aftalt møde med formænd og folkevalgte kasserer hos Anne Marie den 19. marts. Revisionsprotokollerne blev gennemgået. Bemærkningen i begge protokoller vedrørende indskydergaranti blev taget til efterretning. Begge protokollater blev underskrevet af alle. Beslutningsreferat + revisionsprotokollerne lægges i Dataarkivet jævnfør vejledningen. Anlægsønsker og eventuelle ønsker om ændringer til driftsrammer skal indsendes til provstiet inden 15. april. Punktet tages op på regnskabsmødet 19. marts. Hvis der fra medarbejdere og præst er ønske om ændringer, skal de sendes til formænd senest 15. marts. Gurli påpegede, at det med det nuværende budgetsystem var svært at gennemskue, hvad der reelt er til aktiviteter, da lønudgifter indgår i beløbene. Punktet tages op på vores budgetmøde, hvorvidt der kan laves ændringer, der gør budgettet mere gennemskueligt. Pkt. 4 Orientering om renoveringsprojektet i Fruering kirke Projektet blev principgodkendt af Stiftet 10. december (overraskende hurtigt) efter udtalelser fra varmekonsulent, orgelkonsulent, Nationalmuseet og positiv udtalelse fra kgl. bygningsinspektør ( en god og nænsom istandsættelse af kirken med bevaring af inventar ). En forudsætning for godkendelsen er, at der fremsendes yderlig en begrundelse for kombination af fjernvarme og el varme. Varmekonsulenten anbefaler en fuldstændig konvertering til fjernvarme. Arkitektfirmaet er i gang med at undersøge konsekvenserne heraf (økonomi). Derudover enkelte henstillinger og forslag, samt at der efter udførelse skal fremsendes udførlig rapport til Nationalmuseet om renoveringen og konservator rapport vedrørende istandsættelse af gamle altertavle. En del kommentarer til udkast til rådgivningsaftalen med arkitektfirmaet. De væsentligste er: o at honoraret synes højt når henses til at konservatorarbejdet er en væsentlig del af udgiften. o Max for honorarets størrelse o Timesatser og timeforbrug skal specificeres Møde med arkitektfirmaet 4. februar hvor projektet skal gennemgås, herunder specielt fjernvarmen og forhandlinger om rådgivningsaftalen. Evt. omprioritering eller ekstra ansøgning til provstiet. Forventer herefter tidsplan og udbudsmateriale. 2

3 Stiftets godkendelse og kommentarer til rådgivningsaftalen vedlægges referatet. Pkt. 5 Evt. køb af hjertestarter Der var enighed om at købe hjertestarter i Fruering og at den bedste placering er i gangen i graverbygningen, da her altid er åbent og indendørs placering anbefales. Tilbuddet fra Lars Frandsen på demonstrationsmodel til kr. inkl. moms blev godkendt (nypris kr.). Hertil skab + montering til ca kr. inkl. moms, i alt ca kr. Aftalt at Niels Peter kontakter Lars og aftaler udførelse. Vitved menighedsråd besluttede også køb, og NP beder Lars Frandsen kontakte Ulla. Pkt. 6 Genanvendelse af udgåede gravsten Vagn havde fået tilbud fra Horsens Stenhuggeri om aftale vedrørende genbrug af gravsten. De sløjfede gravsten afhentes af Genbrugsgravsten.dk og omhugges på forsiden indenfor 7 dage. 10 % af salgsprisen tilfalder kirkegården. Stenene afhentes stk. af gangen og kirkegården sender en faktura på den aftalte betaling for stenene. Det modtagne beløb skal ikke indgå i den daglige drift, men på en speciel konto til udvikling og forskønnelse af kirkegården. Der var enighed om at indgå aftale om genbrug af stenene, og Vagn kontakter Horsens Stenhuggeri, for at aftale nærmere. Vagn skønner at der er ca. 50 sten til genbrug i Fruering. Pkt. 7 Revision af kirkegårdsvedtægt Et udvalg bestående af Ulla, Magda, Vagn og Niels Peter har gennemgået de gældende vedtægter og foreslået ajourføring og ændringer på enkelte områder. De vigtigste er: Fredningsperiode for børnegrave på 12 år, hvilket mangler i gældende vedtægt ( 20) Forbud mod anvendelse af zink og egetræskister ( 22 og 26) Nyt afsnit D om takster Ajourføring, så der er størst mulig overensstemmelse med de faktiske forhold ( 3 og 7) Ændringerne blev godkendt og to eksemplarer underskrevet af formændene. Niels Peter sender vedtægterne til godkendelse i provstiet. Herefter ajourføring af hjemmesiden med de nye vedtægter. Tillæggene til vedtægterne skal ikke godkendes i provstiet, men alene underskrives af formændene. Vitved har ajourført tillægget, og i Fruering skal der ske ajourføring, når de endelige planer for kirkegården er godkendt. Pkt. 7 Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd Formandsmøde 27. januar. Emner: 1) Forholdet mellem målstyring og budgetstyring, 2) Et provstis rolle og funktion i relation til den orange betænkning. Erfa møde for regnskabsførere og (folkevalgte kasserer) den 4. februar kl til Emne: Årsafslutning. Opfølgning fra tidligere møde. Kirkegårdskonference Nyborg Strand 18. marts. Tilmelding senest 9. marts. Pris 1295 kr. (kirkeværger og gravere tilmelder selv, hvis man ønsker at deltage). Pkt. 8 Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd Inspirationsdag i Middelfart den 03.12,2014 de ved hvor skoene trykker Uddeling af årlige priser og hædringer i Skanderborg Kommune den 16. februar 2015 Formandsmøde med provstiet tirsdag den 27. januar kl Kirkecenter Kirkebakken 4 i Skanderborg Problemer med IT- skrivebordet hos Vitved menighedsråd Landsforeningen vil sætte fokus på dåbstal fra 1990 til 2012 er dåbstallet faldet fra 81 % til 66 % Tilslutning af Anders og Vibeke på Den Digitale Arbejdsplads Kontingent til Landsforeningen og Distriktsforeningen opkrævning sker via DAP Kirkestafet Vitved kirke den 1. juli - planlægning 3

4 Pkt. 10 Orientering ved sognepræsten Takkede for julegaver også fra Marianne Schindel Henvendelsen fra nogle Solbjerg forældre om evt. flytning af konfirmationsdage er nu lukket. Biskoppen havde bedt præsterne komme med udtalelse og deres svar er taget til efterretning. Der sker derfor ingen flytning af de planlagte konfirmationsdatoer. Tilsyneladende også kun et ønske fra få forældre. Konfirmanderne er nu i gang. Helt nødvendigt at bruge de nye lokaler pga. de store hold, og derfor også nødvendigt med tilslutningen af fjernvarmen, hvilket er sket til stor glæde for alle. Sidste gudstjenester i Fruering inden renoveringen bliver søndag den 17. maj. Lørdagen inden er der to bryllupper og to barnedåb om søndagen. Herefter er alle kirkelige handlinger i Vitved indtil genindvielsen 1. søndag i advent Kirkeblad sendes ud i uge 6 Gospelgudstjeneste søndag 25. januar. Eli hjælper til fra kl og får kl forhåbentlig hjælp fra fruen. Familiegudstjeneste 8. februar med efterfølgende tøndeslagning i Fruering forsamlingshus. Vagn og Legarth stiller borde op og Preben og Lisbeth hjælper med servering fra kl marts sangaften. Lene og Ulla hjælper til. 2. april (skærtorsdag) ost og rødvin efter gudstjeneste kl i Vitved og kl i Fruering. Babysalmesang begynder i uge 8 og gennemføres 8 gange med Gitta som tovholder. Pkt. 11 Orientering ved kontaktperson Personalemøde planlagt. Ulla deltager som repræsentant for menighedsrådene. Vibeke skal på ugekursus i marts vedrørende beskæring af buske og træer. Inge Gerd skal til præstestævne og Gurli til organiststævne. Pkt. 12 Orientering ved kirkeværger Vagn: Har deltaget i erfa møde for gravere og kirkeværger. Emnet var de nye kirkegårdskort og omkostningsbaserede kirkegårdstakster. Data fra kirkegårdskortene overføres til Brandsoft og der skal ske ajourføring af kortene hver 4 år for mindre kirkegårde og hver andet år for de større kirkegårde. Der skal ske nyberegning af kirkegårdstakster fra 2016, og som grundlag herfor har graverne udfyldt spørgeskema. Sprøjtemidler på kirkegårdene blev diskuteret. Vi anvender ikke sprøjtemidler overhovedet. Ulla: Vitved beholder de nuværende lysestager i kirkebænkene Opfølgning på syn: Ændringerne af el installationer og nyt loft skal koordineres. Overslag fra Rokkedal på elarbejder accepteres. Har fået henvendelse vedrørende tidlig (familie)gudstjeneste juleaftensdag Pkt. 13 Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget Præstegårdsudvalget holdt møde 17. december med følgende punkter: o Forlængelse af Kims lejeaftale for boligen indtil ultimo 2018 blev godkendt o Der er installeret bimålere til fjernvarme i konfirmandlokalet og varmen tilsluttet o De sidste døre og låse er installeret o Kontakt til kommunen om udvidet brug af konfirmandlokalet. Endnu ikke tilbagemelding o Oprydning på loft mv. over konfirmandlokalet tages op på møde 4

5 o o Opkørselen til loftet over konfirmandlokalet skal reetableres (synsopgave). Fået overslag fra Jens Ove Thomasen. Niels Peter kontakter Jens Ove og aftaler nærmere. Haft møde med Rose (ejer af Nedergården). Aftalt at Rose selv kan lave aftale med Poul Holm, hvis han ønsker at leje et stykke jord. Pkt. 14 Orientering ved medarbejderrepræsentant (Gurli, da afbud fra Holger) Takkede for julegaver på medarbejdernes vegne. Specielt Pierre var meget rørt over at han også fik gave. Han stopper nu, da man forsøger at finde sted, hvor der er mulighed for senere ansættelse. Der blev bevilget en time om uge til Gitta til fortsat hjælp med pigekorene Pkt. 15 Orientering ved folkevalgte kasserere Intet nyt. Pkt. 16 Eventuelt Bispevalg er nu officielt udskrevet. o Tidsplan ligger på DAP. Kandidater skal anmeldes senest 17. marts. Foreløbig to kandidater Jens Maibom Pedersen og Henrik Wigh Poulsen o Valgmateriale til første 1. runde sendes ud 15. april o Modtagelse af stemmer senest 6. maj kl Vi skal evt. afholde møde og diskutere kandidaterne. Aftales på næste menighedsrådsmøde o Hvis mere end to kandidater og ingen opnår 50 % af stemmerne i første runde, skal der afholdes 2. valgrunde mellem de to kandidater, som får flest stemmer. Valgmateriale hertil udsendes 27. maj o Modtagelse stemmer senest 17. juni kl o Bispevielse 6. september Møder med de foreløbig to kandidater Henrik Wigh Poulsen og Jens Maibom Pedersen. o Henrik Wigh: Diakonhøjskolen 28. januar og Sejs Svejbæk Kirke 25. februar kl o Jens Maibom: 22. januar på Diakonhøjskolen kl og Skanderborg Kirkecenter 3. marts kl o Fællesmøder4 med alle kandidater i samarbejde med distriktsforeninger. 4 møder. Skanderborg bliver 15. april i kulturhuset. ( Og ikke 14. april som først udmeldt). Fællesskab uden grænser. Henvendelse fra frivillig koordinator Inga Klode om at deltage i informationsmøde i Solbjerg i februar. Formålet er at udvikle fællesskaber på tværs af alder og tilhørsforhold specielt for enlige borgere i Solbjerg og omegn. Aftalt at henvendelsen lægges på hjemmesiden. Legarth sender til Svend Hofgaard. Der er planlagt studietur den 23. august 2015 begyndende med gudstjeneste i Vitved kirke. Der blev nedsat planlægningsudvalg bestående af Inge Gerd Lene og Jørgen. Mødet sluttede kl